VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 8 (14)

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 8 (14) Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-04-07 46 Arkivbeskrivning med arkivorganisation för kommunstyrelsen (KS 2013.516) Beslut Arbetsutskottet föreslår att Kommunstyrelsen beslutar anta arkivbeskrivning med arkivorganisation enligt förslaget. Ärendet i korthet Enligt arkivlagen ska varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Arkivbeskrivningen ska ses över årligen och revideras vid behov. Det är viktigt att dokumentera organisations- och verksamhetsförändringar som påverkar arkivhanteringen. Kommunarkivet har tagit fram en gemensam mall för nämndernas arkivbeskrivningar. Hur myndighetens arkivorganisation är bemannad ingår i arkivbeskrivningen. Yrkanden Örjan Lid (M) yrkar att arbetsutskottet föreslår att kommunstyrelsen beslutar anta arkivbeskrivning med arkivorganisation enligt förslaget. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Örjan Lids (M)-yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med yrkandet. Handlingar 1. Arkivbeskrivning med arkivorganisation för kommunstyrelsen, tjänsteskrivelse 2. Arkivbeskrivning med arkivorganisation för kommunstyrelsen Expedieras till Akt Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS 2013.516 MARIANNE SARBERG SID 1/2 KOMMUNARKIVARIE 08-587 850 11 MARIANNE.SARBERG@VALLENTUNA.SE Tjänsteskrivelse Arkivbeskrivning med arkivorganisation för kommunstyrelsen Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar anta arkivbeskrivning med arkivorganisation enligt förslaget. Ärendet i korthet Enligt arkivlagen ska varje myndighet upprätta en arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Arkivbeskrivningen ska ses över årligen och revideras vid behov. Det är viktigt att dokumentera organisations- och verksamhetsförändringar som påverkar arkivhanteringen. Kommunarkivet har tagit fram en gemensam mall för nämndernas arkivbeskrivningar. Hur myndighetens arkivorganisation är bemannad ingår i arkivbeskrivningen. Bakgrund Arkivbeskrivning ska ses över årligen och revideras vid behov. Det är viktigt för sökbarheten i arkivet att dokumentera organisations- och verksamhetsförändringar som påverkar arkivhanteringen. Kommunarkivet har även tagit fram en ny gemensam mall för arkivbeskrivningar för att få en likartad dokumentation inom hela kommunen. I förslaget ingår också kommunstyrelsens arkivorganisation. Enligt Vallentuna kommuns arkivreglemente, fastställt av kommunfullmäktige, ska hos varje myndighet finnas en arkivansvarig, en arkivhandläggare och minst en arkivredogörare som i en del av sin tjänst har till uppgift att sköta den löpande arkivvården. Handlingar 1. Arkivbeskrivning med arkivorganisation för kommunstyrelsen, tjänsteskrivelse 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KLK@VALLENTUNA.SE

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS 2013.516 SID 2/2 Roland Beijer Kommundirektör Kalle Sönnergren Kommunsekreterare Ska expedieras till: Akt Kommunarkivarie

SID 1/5 DNR 2013.516 Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (kap.4, 2) och arkivlagen (6 ) ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. I arkivlagen kallas denna arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Beskrivningen ska utgå från dess arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som alstras. 1. Historik kommunstyrelsen fr o m 1971- Kommunstyrelsen bildades vid sammanslagningen av Össeby och Vallentuna kommuner 1971. Myndighet/ Tidigare Tillkom Upphörde arkivbildare Kommunstyrelsen Kommunsammanslagningen 1971 - För arkivbeskrivningar före 1971 hänvisas till arkivförteckning hos kommunarkivet 2. Organisation och verksamhet Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan och har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd och arkivmyndighet. Kommunstyrelsen svarar för de uppgifter som åligger kommunen enligt lagen om civilt försvar. Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i myndighetens verksamheter. Kommunstyrelsens reglemente anger övriga uppdrag från kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen består av 13 ledamöter och 13 ersättare. Kommunstyrelsens arbetsutskott är det beredande organet till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen är i sin tur beredande organ till kommunfullmäktige. Under kommunstyrelsen finns även näringslivs- och planutskottet och teknik och fastighetsutskottet.

SID 2/5 Kommunala funktionshinderrådet KFR samt kommunala pensionärsrådet KPR är rådgivande organ under kommunstyrelsen. 3. Förvaltningskontor Kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen administrerar kommunstyrelsens verksamhetsområden. Arkivmyndighetens arkivarier ansvarar för kommunarkivet och utför tillsyn över kommunens myndigheter enligt arkivlagen. 4. Förändringar i verksamhet Fr o m 2007-02-05 bildas en politisk planberedningsgrupp med uppgift att bereda planärenden inför beslut i kommunstyrelsen respektive fullmäktige. Denna ombildas 2011-05-02 till ett planutskott under kommunstyrelsen med befogenhet att besluta om planbeslut, enligt den nya plan- och bygglagen (PBL). I samband med en omorganisation 2012-01-01 då samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden för teknik och miljö läggs ned och en miljö- och samhällsbyggnadsnämn bildas, tar kommunstyrelsen över delar av SBN:s tidigare ansvarsområden för exploatering av mark och detaljplaner samt fastighetsförvaltning, se även reviderat reglemente för kommunstyrelsen. Planutskottet byter namn till näringslivs- och planutskottet och under kommunstyrelsen bildas även teknik- och fastighetsutskottet. Den 1 december 2010 blev Arbetsförmedlingen huvudansvarig och samordnande myndighet för alla nyanlända flyktingar. Det var då den nya Etableringslagen infördes och som ersatte den gamla Lagen om introduktion. Det kvarstående ansvaret för kommunerna i Sverige, var de flyktingar som efter omfattande utredningar bedömts som icke arbetsföra. I och med det beslutet ska ersättning i form av Försörjningsstöd betalas ut och därför övergick kvarvarande ansvar till socialförvaltningarna i landet. Socialnämnden tar, genom beslut i fullmäktige september 2012, över alla frågor runt integration, invandring och icke arbetsföra flyktingar. Kommunfullmäktige för 2013 över uppgiften vad som ankommer på en kommunal nämnd enligt lagen om nämnder för vissa trafikfrågor, lokala trafikföreskrifter, undantag (dispens) från trafikföreskrifter" från miljö- och stadsbyggnadsnämnden till till kommunstyrelsen. Med denna revidering av reglementet förs samtliga trafikfrågor över till kommunstyrelsen.

SID 3/5 Myndighet/ arkivbildare Kommunstyrelsen Ändring i verksamhet/ organisation/ ansvarsområde Revidering av reglemente, samtliga trafikfrågor förs över till kommunstyrelsen från miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden övertar frågor runt integration, invandring och icke arbetsföra flyktingar. Övergått till/upphört Från kommunstyrelsen till socialnämnden Datum/ Beslut 2013-03-01 KF sept 2012 Kommunstyrelsen övertar i samband med omorganisation delar av SBN:s tidigare ansvarsområden för exploatering av mark och detaljplaner samt fastighetsförvaltning Näringslivs- och planutskottet samt teknik - och fastighetsutskottet bildas i samband med omorganisation Gemensamt nämndkansli bildas på kommunledningskontoret i samband med omorganisation. Samtliga nämndsekreterare/ registratorer ingår i kommunstyrelsens kansli. Rollen som arkivhandläggare flyttar från förvaltningarna till kansliet. Planutskott med befogenhet att besluta om planbesked, enligt den nya plan- och bygglagen (PBL). Från samhällsbyggnadsnäm nden till kommunstyrelsen Från tidigare politisk planberedningsgrupp till planutskott 2012-01-01 2012-01-01 2011 2011 Politisk planberedningsgrupp med uppgift att bereda planärenden inför beslut i kommunstyrelsen respektive fullmäktige. Kommunala funktionshinderrådet KFR och kommunala pensionärsrådet KPR övergår till kommunstyrelsen. 2007-2011 2011 Från socialnämnden till kommunstyrelsen 2008

SID 4/5 5. Sökingångar i arkivet I arkivförteckningen finns uppgifter om vilka handlingar som slutförvaras i kommunarkivet. Arkivförteckningen finns publicerad på kommunens hemsida. I dokumenthanteringsplanen finns uppgifter om och när handlingar ska gallras eller bevaras, dvs överlämnas för slutförvaring till kommunarkivet. Registrator för kommunstyrelsen kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter. Handlingar som inte längre behövs i verksamheten och ska bevaras kan sökas hos kommunarkivet. 6. Sekretess Sekretess förekommer inom bl a personaladministration enl. 39 kap. OSL, upphandling enl. 19 kap OSL, och vissa säkerhetsfrågor, arbetsmarknadsfrågor, mm. 7. System för registrering Registrering sker i kommunens centrala dokument- och ärendehanteringssystem Platina samt i verksamhetsspecifika system. 8. Arkivorganisation kommunstyrelsen Arkivroll Befattning Placering /enhet Anmärkning Arkivmyndighete n Arkivansvarig KLK Arkivansvarig SBF Kommunarkivarie Kommundirektören Samhällsbyggnadschefen Arkivhandläggare Kommunarkivarie Arkivredogörare KLK Kommunregistrator Nämndsekreterare Arbetsmarknadskonsult Kommunledningskont oret Samhällsbyggnadskont oret Samtliga nämnder KF/KS/KSAU/NäPlu/TeFau, Protokoll med bilagor samt diarium. Nämnder och utskott: SN, MSN, BUN, UN, FN, KN Protokoll med bilagor samt diarium Arbetsmarknadsenheten Kommuncontroller Ekonomiavdelningen Budget, uppföljning Redovisningsansvarig Ekonomiavdelningen Redovisning Redovisningsekonom/ Ekonomiavdelningen handläggare stiftelser Stiftelser

SID 5/5 Arkivredogörare SBF Upphandlingsansvarig Ekonomiavdelningen Upphandling Kommunregistrator Personalakter HR Förhandlingschef HR-avdelningen Löne- och HR-administration, inkl. systemen ecompanion, BeSched och MIA HR-konsult HR-avdelningen Rekrytering, inkl systemet ReachMee HR-konsult HR-avdelningen Arbetsmiljö, inkl. systemet KIA (och ev. system för medarbetarenkät) HR-konsult HR-avdelningen Kompetensutveckling, inkl systemet KOLL Administratör Kommunikations- och marknadsavdelningen Intranät, hemsida, informationsmaterial, mm Exploateringsingenjör Renhållningshandläggare Projektledare, väg Trafikplanerare Vägingenjör Landskapsarkitekt Driftledare för park, natur och skog Tekniker Samordnande planarkitekt Avdelningschef Exploaterings- och infrastrukturavdelninge n Exploaterings- och infrastrukturavdelninge n Exploaterings- och infrastrukturavdelninge n Planeringsavdelningen Planeringsavdelningen Exploatering Renhållning, avfallshantering Infrastruktur, uppdelat per ansvarsområde Planbesked, detaljplaner, enkelt och normalt planförfarande Översiktsplan, fördjupad översiktsplan Saknas Fastighetsavdelningen Ny-, om- och tillbyggnad Fastighetsavdelningen Ekonomisk förvaltning av kommunens lokaler och bostäder Fastighetsavdelningen Fastighetsservice, drift och underhåll av kommunens verksamhetslokaler