TJÄNSTESKRIVELSE 1(5) Datum Diarienummer 2019-04-15 KLK 2019/384 Handläggare Enhetschef, Jessica Nilsson Kommunledningsförvaltningen Kommunikationsavdelningen jessica.b.nilsson@hassleholm.se Uppdraget vid servicekontoren i Vittsjö, Sösdala och Hästveda Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige följande beslut: Kommunfullmäktige beslutar följande: 1. Avveckling av servicekontoren i Vittsjö, Sösdala och Hästveda påbörjas från och med augusti 2019 genom uppsägning av befintliga lokaler och en minskning av öppettiderna under hösten 2019. Servicekontoren ska ersättas av en mobil verksamhet i alla större tätorter i kombination med kontaktcenter i enlighet med kommunfullmäktiges beslut, den 6 december 2018, 161 Strategisk plan 2019-2021 med Budget 2019 och flerårsplan 2020-2021. 2. Uppdraget att utveckla lokalsamhället och att stödja samhällsutvecklingen flyttas över till tillväxtavdelningen inom kommunledningsförvaltningen från och med augusti 2019. Sammanfattning Hässleholms kommun har som mål att ha en samhällsservice av hög kvalitet och öka tillgängligheten. För att nå målet ska ett kontaktcenter med mobil verksamhet i de större tätorterna inrättas i Hässleholms kommun under 2020. Syftet med utvecklingen av den mobila verksamheten är att ge alla kommunens större tätorter samma service. För att kunna ta ställning till utformningen av den mobila verksamheten behövs ett beslut kring befintliga servicekontor i Sösdala, Vittsjö och Hästveda och dess uppdrag. Servicekontoren har idag en låg besöksfrekvens och har samtidigt svårt att upprätthålla den del av uppdraget som avser att stödja samhällsutvecklingen på orterna. Förslaget är att avveckling av servicekontoren påbörjas från och med Kommunledningsförvaltningen / Kommunikationsavdelningen200001 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se
2 (5) augusti 2019 genom uppsägning av befintliga lokaler och en minskning av öppettiderna under hösten 2019. Parallellt utreds den mobila verksamheten i de större tätorterna. Den del av uppdraget som avser utveckling av lokalsamhället och att stödja samhällsutvecklingen föreslås flyttas över till tillväxtavdelningen inom kommunledningsförvaltningen. Det behov som nuvarande servicekontor fyller bedöms kunna tillgodoses genom att inrätta en mobil verksamhet i kombination med att en del av uppdraget flyttas till annan avdelning. Dessutom ökar servicenivån i övriga tätorter. Beskrivning av ärendet I samband med att Hässleholms kommuns Strategiska plan 2019-2021 med Budget 2019 och flerårsplan 2020-2021 antogs av kommunfullmäktige den 6 december 2018, fastställdes följande övergripande mål; Samhällsservice av hög kvalitet. Till det övergripande målet finns ett inriktningsmål om att Hässleholms kommun ska ha en hög tillgänglighet. I den strategiska planen framgår att målet bland annat ska nås genom att ett kommungemensamt kontaktcenter inrättas och är i drift senast 2020-01-01. En del av kontaktcentret ska vara en mobil verksamhet i de större tätorterna. Syftet med det är att öka tillgängligheten för medborgarna och satsa på att ge alla kommunens större tätorter samma service. Hur verksamheten ska utformas är inte klart, inte heller vilken omfattning den mobila verksamheten ska ha eller hur den ska läggas upp. Inom Hässleholms kommun finns idag medborgarkontor i Sösdala, Hästveda och Vittsjö, de så kallade servicekontoren. Beslutet om att införa ett kontaktcenter med mobil verksamhet i de större tätorterna tar inte ställning till huruvida servicekontoren ska vara kvar eller om de ska avvecklas, vilket behöver tydliggöras. Medborgarna har idag förändrade vanor vid kontakt med kommunen. De väljer inte i samma utsträckning att besöka kommunen för att få svar på sina frågor utan väljer andra kontaktvägar såsom att själva hämta information på webbsidan, telefonkontakt, kontakt via sociala medier och e-post. Statistik visar att servicekontoren i Sösdala, Vittsjö och Hästveda har få besökare. Besöken på respektive ort uppgår till i genomsnitt 5 besök per vecka. Hässleholms kommun behöver därför se över nuvarande servicekontor för att se hur servicen till medborgaren kan förbättras inom hela kommunen samtidigt som resurserna används på bästa sätt. Servicekontorens nuvarande uppdrag fastställdes i kommunstyrelsens arbetsutskott 2003-02-12 och innebär att: Ge medborgarna i bygden service och stöd JAV
3 (5) Vara en förmedlande länk i bygden för de kommunala verksamheterna Stödja samhällsutvecklingen i bygden. Uppdraget ska fullgöras bland annat genom att: Ge rådgivning och information om den kommunala verksamheten. Medverka till att skapa goda förutsättningar för medborgarengagemang och vi-känsla i bygden. Ta tillvara och tillföra erfarenheter från lokalsamhället och de lokala förutsättningarna. Initiera och stödja nätverk på orten med representanter bland annat från myndigheter, föreningar, företag och enskilda personer. Stödja den lokala utvecklingen i vid mening genom att initiera och inledningsvis stödja projekt viktiga för bygden. Samverka med de lokala kommunala verksamheterna, andra myndigheter, näringslivet och föreningslivet. Ordna/vara mötesplats för och sammanföra olika nya initiativ och aktiviteter. Uppdraget skiljer sig från medborgarkontoret i Stadshuset där fokuset är att ge medborgarna stöd och service samt rådgivning och information om den kommunala verksamheten. Från januari 2019 minskades öppettiderna på kommunens servicekontor i Vittsjö, Sösdala och Hästveda. Anledningen till detta är personalförändringar. Tidigare bemannades servicekontoren genom tre 75% tjänster med en samhällsvägledare på respektive kontor. Samhällsvägledartjänsten i Hästveda blev vakant i början av året och har inte tillsatts fullt ut på grund av besparingskraven inom kommunen. Detta har inneburit att närvaron på kontoren har minskat samtidigt som det blivit svårt att upprätthålla den del av uppdraget som innebär att stödja samhällsutvecklingen i bygden. Inom kommunledningsförvaltningen finns tillväxtavdelningen som har ett samordnande ansvar för tillväxtorienterade frågor. Detta innebär bland annat att samordna, initiera och ibland driva utvecklingsprocesser som är strategiskt viktiga för Hässleholms kommun med bland annat fokus på landsbygdsutveckling. För att renodla medborgarserviceenhetens serviceuppdrag samt frigöra resurser inom medborgarserviceenheten för att utveckla den mobila verksamheten, föreslås JAV
4 (5) att servicekontorens nuvarande uppdrag att stödja samhällsutvecklingen i bygden flyttas till tillväxtavdelningen från och med augusti 2019. Med hänsyn till målet att införa ett kontaktcenter i Hässleholms kommun under 2020 med en mobil verksamhet i de större tätorterna bedöms inte nuvarande servicekontor kunna vara kvar i befintlig form. För att få en likvärdig service i samtliga tätorter samtidigt som kostnaderna hålls nere föreslås att servicekontoren i Sösdala, Hästveda och Vittsjö avvecklas. Eftersom besöksfrekvensen på nuvarande servicekontor är mycket låg och personalresurserna är små föreslås öppettiderna minskas ytterligare från och med augusti 2019 samtidigt som avveckling av kontoren påbörjas genom uppsägning av lokalerna. Servicekontoren håller då öppet under hösten med begränsade öppettider samtidigt som utformningen av den mobila verksamheten utreds parallellt. En mobil verksamhet skulle exempelvis kunna utformas så att kontaktcentrets personal reser ut till tätorterna och finns på plats i kommunens befintliga lokaler för att vara tillgängliga för frågor från medborgaren och för att informera om kommunens verksamheter. De som arbetar i den mobila verksamheten bör vara knutna till det kommungemensamma kontaktcentret för att kunna ge en likvärdig service där alla handläggare inom kontaktcentret har samma tillgång till information och utbildning. Utredningen om exakt utformning och startdatum sker lämpligen inom införandeprojektet för kontaktcenter. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Förslaget innebär minskade öppettider på servicekontoren i Sösdala, Hästveda och Vittsjö vilket medför minskad personlig närvaro på dessa orter. De minskade öppettiderna påverkar ett fåtal personer inom respektive tätort då antalet besökare är lågt. Införandet av mobil verksamhet medför ökad och mer flexibel service i övriga tätorter och totalt sett en mer likvärdig service för medborgarna inom Hässleholms kommun. Barnperspektivet Vittsjö servicekontor är inhyst innanför en fritidsgård. Fritidsgården är välbesökt och det kommer i genomsnitt 50 barn per dag. Fritidsgårdens lokal är liten i förhållande till antalet besökande barn. En avveckling av servicekontoret i Vittsjö skulle kunna ge en möjlighet för fritidsgården att utöka sin yta vilket är bra utifrån ett barnperspektiv. Samhällsvägledaren på servicekontoret får ofta besök av barnen på fritidsgården och en flytt från lokalen minskar därmed antalet närvarande vuxna, vilket bör kunna lösas inom ramen för fritidsgårdens verksamhet. JAV
5 (5) Miljökonsekvenser Ej aktuellt Facklig samverkan Ärendet samverkas på förvaltningssamverkan 2019-05-10. Ekonomiska konsekvenser Möjlighet finns till besparing i samband med att lokalerna för respektive servicekontor sägs upp. Lokalerna i Vittsjö och Sösdala ägs av Hässleholms kommun. Om de sägs upp så innebär det en besparing för kommunledningsförvaltningen. Tekniska förvaltningen som hyr ut lokalerna kan hyra ut lokalen i Vittsjö till annan verksamhet. Stationshuset i Sösdala kan avyttras eller användas till annat. Hyran för Sösdala uppgår till 275 tkr per år + städkostnader 25,9 tkr/år. Hyran för Vittsjö uppgår till 26,8 tkr per år + städkostnader 7,7 tkr/år. De interna hyresavtalen kan sägas upp med sex månaders varsel. Hästveda servicekontor hyrs av en privat fastighetsägare och kontraktet löper till och med 2020-12-31. Hyran är 27,8 tkr per år och kostnad för städ är 16,9 tkr. Total besparing för lokalerna är 380 tkr per år när samtliga lokaler har avyttrats. Bilagor Fastställande av de lokala servicekontorens uppdrag, Ks au, 2003-02-12, 45 Sändlista: Tekniska nämnden Tillväxtchefen Kommunledningsförvaltningen Hanna Gardell Kommunikationschef Jessica Nilsson Enhetschef JAV
Förändring av verksamhet, riskbedömning Bedömning av risker vid en förändring i verksamheten samt handlingsplan för åtgärder Risknivå enligt riskmatris F = försumbart 0 = acceptabel risk, ingen åtgärd krävs 1 = låg risk, bör åtgärdas på sikt 2 = förhöjd risk, bör åtgärdas snarast 3 = hög risk, åtgärd krävs omgående Datum 2019-04-30 Ansvarig chef Jessica Nilsson Framtagen av Kommunledningskontorets personalavdelning 2018-07-11 Förvaltning Arbetsplats Kommunledningsförvaltningen Medborgarserviceenheten, Servicekontoren Skyddsombud Övriga närvarande Saknas Jenny Alm, Kristina Uddman Vad består förändringen av? Avveckling av servicekontoren påbörjas från och med augusti 2019 genom uppsägning av befintliga lokaler och en minskning av öppettiderna. Verksamheten ska ersättas av mobil verksamhet i de större tätorterna. Samhällsvägledarena deltar i utvecklingsarbetet för den mobila verksamheten och ska ingå i denna när den startat. Den mobila verksamheten ska förläggas i befintliga kommunala lokaler. Den del i uppdraget som handlar om att stödja samhällsutvecklingen och utveckla lokalsamhället flyttas från och med augusti 2019 över till tillväxtavdelningen då detta redan ligger inom ramen för deras uppdrag. Var ska förändringen genomföras? Servicekontoren i Sösdala, Hästveda och Vittsjö Vilka berörs? Samhällsvägledarna Jenny Alm och Kristina Uddman Vilka risker innebär förändringen? Risknivå Positiva effekter till följd av förändringen Vilka åtgärder ska genomföras? Klart datum Ansvarig Uppföljn. datum Dåligt anpassade lokaler för verksamheten när förändringen är genomförd. Det kan leda till att det blir svårare att ge den service som man önskar, vilket kan upplevas som stressande. 1 Risken är sannolik i ett inledningsskede. Välja bra lokaler som är möjliga att anpassa. Uppdraget kan också utformas beroende på hur lokalerna ser ut. 2020-03- 31 Enhetschef 2020-01- 31
Förändring av verksamhet, riskbedömning Bedömning av risker vid en förändring i verksamheten samt handlingsplan för åtgärder Risknivå enligt riskmatris F = försumbart 0 = acceptabel risk, ingen åtgärd krävs 1 = låg risk, bör åtgärdas på sikt 2 = förhöjd risk, bör åtgärdas snarast 3 = hög risk, åtgärd krävs omgående Framtagen av Kommunledningskontorets personalavdelning 2018-07-11 Vilka risker innebär förändringen? Risknivå Positiva effekter till följd av förändringen Vilka åtgärder ska genomföras? Klart datum Ansvarig Uppföljn. datum Förändrat arbetssätt för personalen både under förändringsprocess men också efteråt. Osäkerhet och otrygghet för personal. 1 Mindre ensamarbete. Blir tryggare och säkrare än att jobba ensam. Personal kan arbeta antingen tillsammans med annan samhällsvägledare eller annan kommunal tjänsteman. Medarbetare är delaktiga i utvecklingsprocessen och är informerade under hela processen. 2020-10- 30 Enhetschef Löpande Personalen får ta emot ortsbefolkningens kritik, oro och ilska samt klagomål vilket blir en psykisk belastning. 1 Kan bli allvarlig och en 2:a om kritik pågår en längre tid. Mobil verksamhet bör starta upp samtidigt som befintliga servicekontor läggs ner helt. Medarbetare är delaktiga i utvecklingen och har information för att kunna bemöta ortsbefolkningen. När information som ges ej upplevs tillräcklig kan hänvisning ges till chef och politiskt beslut. 2020-02- 28 Enhetschef Löpande Arbetet upplevs mindre stimulerande när den del som avser lokal utveckling lyfts ifrån uppdraget. 1 Kan bli allvarlig och en 2:a Att få vara del i utvecklingsarbetet med att utveckla den mobila verksamheten är Medarbetare är delaktiga i utvecklingsprocessen. 2020-02- 28 Enhetschef Löpande
Förändring av verksamhet, riskbedömning Bedömning av risker vid en förändring i verksamheten samt handlingsplan för åtgärder Risknivå enligt riskmatris F = försumbart 0 = acceptabel risk, ingen åtgärd krävs 1 = låg risk, bör åtgärdas på sikt 2 = förhöjd risk, bör åtgärdas snarast 3 = hög risk, åtgärd krävs omgående Framtagen av Kommunledningskontorets personalavdelning 2018-07-11 Vilka risker innebär förändringen? Risknivå Positiva effekter till följd av förändringen Vilka åtgärder ska genomföras? Klart datum Ansvarig Uppföljn. datum beroende på utformni ngen av uppdrage t stimulerande och gör att medarbetare känner en delaktighet. Nya arbetsuppgifter kan kännas stimulerande. Idag har samhällsvägledare en djupare ortskunskap om sin respektive ort. När man har mobil verksamhet kommer detta ej vara möjligt. Risk finns att man känner otillräcklighet och okunskap. Känslan av avsaknad av fysisk arbetsplats vid mobil verksamhet. Kan leda till att personal upplever sig splittrad och stressad. Arbetsplatsen blir ej anpassad ergonomiskt. 1 1 Medarbetare får en större kännedom om hela kommunen. Kunskaps- och erfarenhetsutbytet mellan medarbetare ökar när man sitter och utgår från samma fysiska plats. Bra hjälpmedel och kunskapsdatabaser behövs. Samarbeta med varandra och med andra förvaltningar. Ha ett bra informationsutbyte. Regelbundna träffar med kollegor och chef för handledning. Mobil verksamhet utgår från Stadshuset. Personal har en fast fysisk arbetsplats i Stadshuset och tydlig schemaläggning för att få balans mellan arbete i den mobila verksamheten, kontaktcentret och i samverkan med andra förvaltningar. 2020-10- 30 2020-02- 28 Enhetschef Enhetschef Löpande 2020-01- 31
Förändring av verksamhet, riskbedömning Bedömning av risker vid en förändring i verksamheten samt handlingsplan för åtgärder Risknivå enligt riskmatris F = försumbart 0 = acceptabel risk, ingen åtgärd krävs 1 = låg risk, bör åtgärdas på sikt 2 = förhöjd risk, bör åtgärdas snarast 3 = hög risk, åtgärd krävs omgående Framtagen av Kommunledningskontorets personalavdelning 2018-07-11 Riskmatris Vid riskbedömning ska riskens allvarlighet bedömas. En risk bedöms utefter sannolikheten för att något ska inträffa och vilka konsekvenser händelsen eller situationen kan medföra. För att underlätta vid bedömning av riskers allvarlighetsgrad ska denna mall vara vägledande. Vid bedömning av risknivå skall ingen hänsyn tas till hur lätt eller svårt det är att åtgärda risken. Riskmatris Konsekvens Sannolikhet Högst osannolikt Liten F Allvarlig Mycket allvarlig 0 1 Osannolikt 0 1 2 Sannolikt 1 2 3