Delrapport Fullmäktigeberedningen för medborgardialog i styrning Februari 2017 juni 2017 Ordinarie ledamöter: Nils Ahlqvist (C, ordf.), Linda Johansson (S), Kerstin Johannesen (M), Lotta Neckman (HS), Eva Hallström (MP), Anna-Karin Sandell (L), Tellervo Zetterberg (V) Sverigedemokraterna har sedan juni 2016 valt att lämna beredningen med tidsbrist som angivet skäl. Ersättare: Gunilla Ingemyr (C), Tobias Eriksson (S), Henrik Lagerlöf (HS), Barbro Dolling (L) Lars-Erik Hedlund (V) 1. Uppdragsbeskrivning och beredningens karaktär Syftet med projektet är att arbeta fram ett system för medborgardialog som en del i styrprocessen. 1. Starta processen med utgångspunkt från vår egen modell för dialog, Sunnemodellen, samt intentionerna i SKL:s tvååriga projekt Masterclass i medborgardialog i styrning. 2. Ge förslag på Vision Övergripande mål Kvantitativa mål 3. Tidsplan: december 2015 december 2017 4. Delredovisningar: augusti 2016, januari 2017, augusti 2017 5. Slutrapport: Skriftlig slutrapport till kommunfullmäktige i januari 2018 Medborgardialog är ett verktyg för att nå kommunens mål i kommunstrategin 2014-2025. Målet med beredningen är att implementera medborgardialog som en del i styrprocessen, utifrån den redan existerande Sunnemodellen för medborgardialog. Målet är också att utveckla kommunikationsprocesser för en framgångsrik medborgardialog, liksom metoder för resultatuppföljning av process och resultat av medborgardialogerna. Masterclass är en utbildningsform där vi får del av forskning från såväl nationella som internationella erfarenheter. Mellan träffarna på SKL jobbar vi med projektet på hemmaplan utifrån våra egna behov och uppslag från SKL. Under projektet har vi, utöver det vi tar del av hos SKL, möjlighet att göra studiebesök eller bjuda in någon annan kommun/landsting som är framgångsrika på området för erfarenhetsutbyte.
2. Mötesordning Beredningsgruppen har under perioden samlats för möten vid fyra tillfällen: 10 februari, 7 april, 12 maj samt 9 juni. Ordföranden har inför varje sammanträde utsänt en preliminär dagordning till beredningsgruppen. Ansvarig tjänsteman Anneli Jansson(kommunikationsstrateg) har löpande fört minnesanteckningar från mötena, vilka utgör ett stöd för beredningsgruppens framåtsyftande arbetsordning. Mötet i mars ställdes in pga. för få punkter på dagordningen. På mötet den 12 maj var tjänsteman Anneli Jansson ledig, och Tobias Eriksson skötte protokollsysslan. Närvaron har genomgående varit hög, och stämningen har präglats av saklighet och respekt. 3. Övergripande resultat I den förra delrapporten presenterade beredningsgruppen ett utkast till styrningsschema för medborgardialog i Sunne. Modellen vilar i praktiken på tre pelare: 1. Reviderad uppdragsbeskrivning/rollfördelning för politik och förvaltning. Exempelvis föreslår beredningen att ansvaret för att väcka frågan om huruvida medborgardialog ska initieras skall ligga hos utskottsordföranden. Alla kommuninvånare har dock möjlighet att föreslå detsamma. Regelbunden utbildning och fortbildning bör erbjudas för kommunens förtroendevalda och tjänstemän. 2. Utarbetning av praktisk handbok för medborgardialog i Sunne, där metodiken beskrivs detaljerat och pedagogiskt. Handboken bör vara densamma för både politik och förvaltning, med syftet att skapa enhetlighet i kunskaps- och informationsspridning. Därmed måste handboken samtidigt vara tydlig med åtskillnad mellan politikens och förvaltningens roller. Handboken ska vara ett levande dokument, som ständigt kan förändras utifrån de lärdomar Sunne kommun gör av genomförda medborgardialoger. 3. Säkra finansiering av medborgardialog Kommunstrategin bör sätta ramarna för vad som kan göras. Beredningen föreslår att budgetberedningen och ledningsgruppen, i samråd med utskotten, reviderar verksamhetsmålen så tillitshöjande målsättning adderas. På så sätt blir medborgardialog ett naturligt verktyg för detta, och behöver budgetpost. Handboken Under våren år 2017 har beredningen lagt mycket energi på att slutföra arbetet med tidigare nämnda handbok för medborgardialog. Utöver en metodisk genomgång av den övergripande styrningen och dialogprocessens alla faser, har beredningen även adderat följande: Bakgrund och syfte för medborgardialog Förslag på vision och reviderade mål för kommunstrategin Rollbeskrivning för politiker, tjänstemän och medborgare Praktiska råd och riktlinjer kring dialog och bemötande, för att på så sätt minska risken för debatt och fruktlösa diskussioner under dialogmöten. Råd och riktlinjer för dialoger om känsliga ämnen I och med delrapporten i september år 2017 ämnar beredningsgruppen sätta punkt för arbetet
med handboken för medborgardialog, och enbart göra mindre justeringar under hösten om behov anses finnas. Förankringsarbete Beredningsgruppen har sedan tidigare betonat vikten av att beredningsarbetet har förankring inom och utom den kommunala organisationen. Om inte kunskap och intresse för dialogmetoden uppstår, så löper medborgardialog i Sunne stor risk att stöta på problem. Beredningsgruppen har därför lagt tid på att ordna fysiska träffar med politiker, tjänstemän och medborgare för att diskutera medborgardialog som fenomen och verktyg. Mer om dessa möten under kapitel 4. Det ekonomiska perspektivet Medborgardialog är till stora delar en fråga om ekonomi. Tillitsfulla relationer och arbetssätt inom den kommunala organisationen samt mellan kommun och medborgare borgar för effektiv tjänsteproduktion, exempelvis färre överklaganden av byggärenden, kostnadseffektivt samarbete mellan offentliga och privata organisationer gällande evenemang/projekt, etc. Långsamma och konfliktfyllda processer är ofta dyra processer. Tanken är därför att medborgardialog ska bli en investering som på sikt lönar sig i termer av kronor och ören. Tydlig styrning och finansiering är därför av största vikt för en effektiv medborgardialogsstruktur. Ansvars- och rollfördelning för initiering och utförande av medborgardialog måste preciseras i handboken. Ett förslag är färdigt. Fullmäktiges beslut att utveckla och använda medborgardialog måste följas upp av finansiering. Beredningen föreslår att budgetberedningen och ledningsgruppen låter revidera verksamhetsmålen, så ett fåtal men kvalitativa medborgardialoger med nödvändighet utförs varje år. Medborgarbudget är ett sätt att låta kommuninvånare, i samråd och under ledning av kommunen, initiera, diskutera och besluta om en mindre summa pengar för specifika projekt. Det är då ett friare och i flera fall billigare alternativ till en ren dialogprocess, som ofta genomförs i projektform gällande t.ex. utsmyckning av lokal park eller liknande. Även i detta fall är en fast summa pengar avsatta, och det beslutade projektet måste rymmas inom de fastslagna ekonomiska ramarna. Beredningsgruppen har diskuterad finansieringsaspekten med bl.a. SKL och andra kommuner. Några kostnadsschabloner är svåra att precisera, men budgetprocessen bör alltid innehålla ett reserverat belopp som möjliggör ett fåtal men kvalitativa och fullständiga medborgardialoger. 4. Aktiviteter Masterclassprojektet har medfört möjligheten att sända beredningsledamöter till Stockholm för utbildning under SKL:s ledning. Beredningen beslöt tidigt att applicera ett rullande schema för resorna, med syftet att låta alla ledamöter få chansen att fortbilda sig. Under utbildningsdagarna har ledamöterna fått ta del av föreläsningar från SKL:s experter samt möjligheten att diskutera erfarenheter och lärdomar med representanter från andra kommuner i landet, vilket har varit mycket givande. Temat för terminen har annars varit förankring, vilket gjort att många aktiviteter kretsat kring diskussion om medborgardialogens syfte, möjliga funktion och utförande med politiker, tjänstemän och medborgare.
Följande datum har beredningsledamöterna besökt SKL i Stockholm: 22 februari, Tema Kommunikation, Nils Ahlqvist (ersatte Tellervo Zetterberg som fått förhinder), Anneli Jansson (ansv. tjänstman) 4 april, Tema Dialog med unga, Nils Ahlqvist (C) 17 maj, Tema Dialogmetoder, Anneli Jansson (ansv. tjänsteman) Följande datum har SKL:s representanter besökt Sunne: 3 april, Edward Andersson(SKL:s expert). Diskussion om verksamhetsmål och budgetering med utskottsordföranden samt workshop med fullmäktige Övriga studiebesök: Beredningens representant Lina Johansson(S) samt ekonom Maria Mattsson besökte Lissabon 3-5 maj för två intensiva dagars studier av medborgarbudget i praktiken. Johansson och Mattsson avlade rapport från studiebesöket på beredningsmötet 9 juni, där flera lärdomar och idéer om ekonomisk styrning och praktisk planering fördes till beredningsarbetet. En utförligare rapport finns i beredningsprotokollet från 9 juni. Möte med medborgare: Sunne Hembygdsförenings årsmöte 12 mars. Nils Ahlqvist(C) informerade, efter inbjudan av Lotta Neckman(HS), om dialogarbetets syfte och funktion, och svarade på frågor och funderingar. Bemötandet var mycket positivt. SG Broby Framtidsdag 16 mars. Diskussion med elever om bl.a. lämpliga mötesformer och kommunikationskanaler vid dialog med unga. Möte med SIA Sunne Idrottsallians 2 maj. Nils Ahlqvist(C) och Anneli Jansson (ansv. tjänsteman) diskuterade samverkan mellan kommun och föreningsliv inom ramarna för medborgardialog. Mötet med SIA var särskilt intressant, då deltagarna konstaterade att inte bara kommunen har svårt att rekrytera medborgare till olika former av deltagande, även föreningslivet lider av samma problem. Vi kom dock fram till att behålla kontakten med SIA, och låta nätverket bli en naturlig kontaktväg till socknarna och medborgarna när idrottsmässiga spörsmål föreligger. 5. Inför perioden januari augusti 2017 Beredningen har beslutat att ägna hösten år 2017 åt att genomföra en praktisk medborgardialog enligt de ramar och riktlinjer beredningen utarbetat. På beredningsmötet 9 juni beslöts att Sunnes högstadie-/gymnasieungdomar bör ligga i fokus. Preliminärt upplägg: Syfte: få insikt i Sunneungdomarnas vardag genom att undersöka deras syn på fritidsaktiviteter, offentliga lokaler och offentliga utemiljöer Metod: Kort enkät till alla högstadie-/gymnasieelever som besvaras under skoltid. Möjligen kompletterat med diskussion och samtal på plats. SKL rådfrågas om frågeformulering och upplägg, i övrigt ska handboken få göra sitt elddop.
ARBETSMATERIAL, version 3 Juli 2017 Handbok för medborgardialog i Sunne kommun Vad är medborgardialog? Med en väl planerad dialog i tidigt skede kan Sunneborna bidra med vägledande kunskap och åsikter i den politiska beslutsprocessen. Samtidigt får förtroendevalda möjlighet att informera om de faktamässiga förutsättningarna. Medskapande, öppenhet och ett gott bemötande ger förutsättningar för att skapa tillit. Politikerna sätter lyssnandet i fokus med syfte att hämta in synpunkter och idéer. De representerar Sunne kommun i dialogen, inte sina partier. Partipolitik kommer in först när processen går in i beslutsfasen. Dialogens resultat är en del av beslutsunderlaget. De förtroendevaldas ansvar är att väga samman synpunkter från dialogen med tillgängliga fakta för att kunna fatta ett väl underbyggt beslut. Medborgardialog är rådgivande inte direktdemokrati och behöver inte sluta i samförstånd. Ytterst är det politikerna i vårt representativa system som har ansvar för att ta beslut i ett ärende. Medborgardialog används enbart när det finns utrymme att påverka ett beslut alltså där dialogen kan göra skillnad. Denna handbok ska följas steg för steg för att ge medborgardialogen goda förutsättningar att lyckas. Dialogerna genomförs med olika metoder anpassat till målgrupperna. Medborgardialog är ett verktyg för att nå kommunens mål i kommunstrategin 2014-2025. Page 8 of 25
Varför medborgardialog? Sunne kommun vill bli den bäst lyssnande kommunen, stärka demokratin och öka tilliten. Målsättningen med kommunens kommunikation är att skapa relationer som fungerar. (ur Sunne kommuns kommunikationspolicy) Människors olika perspektiv ska beaktas och belysas i beslutsprocessen. Genom att lyssna och lära av varandra bygger vi tillit och förtroende. De förtroendevalda får ett bredare och bättre underlag inför beslut som gör fler nöjda. Medborgare får större förståelse för de beslut som tas. När vi tar vara på fler människors kunskap ökar vi tempot i utvecklingen. Digitaliseringen gör exempelvis att alltfler organisationer öppnar upp sina data för att alla som vill ska kunna bidra till utveckling. Vision Inför besluten om Sunne kommuns utveckling deltar politiker, tjänstemän och medborgare i en konstruktiv dialog. Utbytet är ömsesidigt och bygger på respekt och tydlighet genom hela processen. Mål I Sunne 2025 (kommunstrategin 2014-2025) - tar vi bättre tillvara människors erfarenheter och kunskap - känner sig fler invånare delaktiga i kommunens utveckling - bedrivs fler utvecklingsprojekt i samverkan med invånare, företag, föreningsliv och lokala grupper - har fler tjänster som kommunen erbjuder utvecklats i dialog med invånarna - avsätts resurser under budgetarbetet för en-tre dialoger per år. Resurserna fördelas utifrån dialogens art och omfattning Roller i en medborgardialog: Vilka människor som deltar i en medborgardialog beror på vad den handlar om. Politikerna beslutar om vilka som deltar. Förutom de som berörs mest av frågan är ambitionen att få med så många olika infallsvinklar som möjligt inför beslut. Medborgare Är delaktiga i konsultativt syfte och i dialog om utveckling. Det kan också handla om medskapande/inflytande i utformningen av något eller i identifiering av behov. Det kan i specifikt uttalade fall handla om medbeslutande. Medborgare kan ta initiativ till en medborgardialog som ett förslag till ordförande i något av utskotten. Politiker Är dialogpolitiker - det vill säga representerar Sunne kommun, inte partiet. Partipolitik kommer in först när processen går in i beslutsfasen. Ordförande i respektive utskott har huvudansvaret för att väcka frågan om medborgardialog. Enskilda politiker kan ta initiativ till en medborgardialog som ett förslag till ordförande i något av utskotten. Tjänstemän Stödjer politikerna i planeringen, genomförandet och utvärderingen av dialogen. Bidrar med sakkunskap. Kan ta initiativ till en medborgardialog som ett förslag till ordförande i något av utskotten. Page 9 of 25
När ska vi inte ha medborgardialog: När ett beslut redan är fattat och det inte går att förändra När inte avsikten är att ta med synpunkterna i beslutsprocessen Om dialogen används för att skjuta upp ett ärende där det är svårt att fatta beslut, samtidigt som dialogen inte ses som en viktig del i beslutsfattandet Så upprätthåller vi medborgardialog i kommunens styrning Årliga utbildningsinsatser för att höja kompetensen hos politiker och tjänstemän. SKL informerar vartannat år kommunfullmäktige och alla ledare i Sunne om utvecklingen inom medborgardialog Nuvarande beredning för medborgardialog som har en övergripande kunskap/grundläggande kompetens i medborgardialog är bollplank vid dialoger, inte utförare. I takt med att dialoger genomförs sprids kunskapen till fler Lärdomar från varje utvärdering förs in i handboken för att ständigt förbättra dialogprocessen. Ansvaret för att detta görs ligger på varje enskild projektledare Resultat av medborgardialogen tas med i årsberättelse, delårsbudget och på webbplatsen. Vi synliggör årligen hur inflytandet och delaktigheten utvecklas. Ansvaret för att det görs ligger på varje enskild projektledare Page 10 of 25
Planering av dialogen i tre steg före, under, efter Läs först igenom samtliga punkter i handboken. Utför dem sedan steg för steg. Ansvarig för dialogprocessen säkerställer att planeringen följs från start till mål. Med noggrann planering och uppföljning återför vi nya lärdomar till handboken för att ständigt förbättra kommunens dialogprocess. Gör kunskapsinhämtningen klar i hela cykeln innan slutsatser dras även om det pekar i en viss riktning. Följ handboken hela vägen: planera göra resultat analys. Bestäm var i delaktighetstrappan medborgardialogen ska äga rum. Skapa rätt förväntningar. Förutsättningarna och påverkansmöjligheterna ska göras tydliga för alla inblandade politiker, tjänstemän och medborgare. Detta är av största vikt och påverkar både resultatet och klimatet under arbetet. Påminn ofta om detta under processen. Läs mer om delaktighetstrappan i bilagan Sunnemodellen Steg 1 = före. Steg 2 = under (se bilaga Sunnemodellen). Steg 3 = efter. Page 11 of 25
Steg 1: Styrprocessen politiskt ställningstagande 1. Utse lämpliga områden för medborgardialog Synliggör hur det blev med inflytandet och delaktigheten i årsberättelse, delårsbudget och webbplatsen sunne.se 2. Bestäm graden av medborgarnas Dialog inom framtidsfrågor/utveckling, investeringar, besparingar, effektiviseringar. Kommunstrategin sätter ramarna för vad som kan göras. Dialogen ska kopplas till något/några av strategins mål. Se sid 2 i dokumentet Sunnemodellen. Säkerställ rätt förutsättningar innan Alla kan ta initiativ till en medborgardialog; politiker, tjänstemän, individer. Förslag lämnas till ett av våra utskottsordförande. Utskottsordförandena ansvarar för att beslut fattas om lämpliga medborgardialoger eftersom dessa måste in tidigt i processen. Utskottsordförandena ska försäkra sig om att ämnet för medborgardialogen är påverkansbart! Lyssna också efter vad medborgarna vill ha dialog om. Lämpliga medborgardialoger ska fastställas i budgetprocessen och beslutas om i kommunfullmäktige. Arbetsgruppens ansvar. En plan för återrapportering av processen till politik/förvaltning Page 12 of 25
inflytande enligt delaktighetstrappan dialogen genomförs så att alla får rätt ställda förväntningar. Använd dialogtrappan och åskådliggör för alla var i den dialogen äger rum. och deltagare/invånare ska beslutas. Informera från start om hur resultatet av dialogen återkopplas och när. Informera alla inblandade om att medborgardialog är rådgivande. 3. Beslut om ansvariga Ett av kommunens utskott utser en mindre arbetsgrupp med en ansvarig för hela dialogprocessen. Beslutet lyfts som information i kommunstyrelsen och fullmäktige. Arbetsgruppen består av dialogpolitiker och till den kopplas tjänstemän med specialistkunskaper. 4. Beskriv nyttan av och syftet med dialogen 5. Bedöm vilka resurser som krävs 6. När i processen ska dialog genomföras? 7. Beskriv förväntat resultat vad gäller antal deltagare och engagemang Formulera tydligt syfte och mål med dialogen. Varför ska vi ha medborgardialog i den här frågan? Vad vill vi veta? Bestäm dialogens omfattning och budget. Vilka resurser finns tillgängliga? Vilka extraresurser behövs? Se till att vi får bredd i vilka vi pratar med. Rätt målgrupper för ämnet. Blanda gärna personer som har olika perspektiv för att de ska upptäcka varandras synvinklar och se att det finns olika behov som behöver tillgodoses. Utskottet och arbetsgruppen sätter målen i samverkan med dem som sedan ska uppfylla dessa. Utskottet stämmer av med verksamheten. Beslut tas politiskt. Resurser måste avsättas under budgetprocessen för att dialogen ska ha förutsättningar att lyckas. Gör tidplan i samverkan med utsedda tjänstemän Arbetsgruppens ansvar. Se checklistan i Sunnemodellen (bilaga) Page 13 of 25
Steg 2: Dialogprocessen Arbetsgruppen designar hela dialogprocessen tillsammans med professionen. En kommunikationsplan görs för hela dialogprocessen. Sunnemodellen används i själva genomförandet av dialogen. Kommunikationsplanen ska utöver nedanstående innehålla SWOT-analys, val av kanaler för kommunikation, aktiviteter med tidplan och ansvariga för genomförande. 8. Identifiera målgrupper 9. Design = planera aktuell dialog och utvärdering Läs mer om utvärdering under steg 3* 10. Vilken metod passar bäst för dialogen? Locka deltagare, skapa meningsfullhet hos deltagarna, förankra internt, externt och hos deltagarna. Återkoppling när dialogen är avslutad Gör en målgruppsanalys. Det tydliggör var störst fokus ska läggas. Tänk på att få åsiktsrepresentativitet. Beakta jämställdhet och mångfald. Hur skapar vi förutsättningar för alla att delta på lika villkor? Hur bjuder vi in deltagarna? Ska vi arbeta uppsökande för att nå fler och andra än de som hörs mest. Design = planera dialogen från start till mål med tidsram, nyckeldatum och nyckelaktiviteter. Framtidsprojekt behöver minst 2 års framförhållning. Bestäm när återkoppling ska ske och vad som ska utvärderas. Vad vill vi veta? Varför vill vi veta det? Hur vet vi om vi har lyckats? ( Dialogen är framgångsrik om ) Hur tar vi bäst reda på det vi vill? Hur når vi de olika målgrupperna? Exempel: workshops, fokusgrupper, enkät, trygghetsvandring, Kommunikationsplanen görs i samverkan med kommunikationsstrategen. Kommunikation går igenom hela dialogprocessen. Den måste planläggas för att bli framgångsrik. Arbetsgruppens ansvar. Titta på livsstilar, drivkrafter, engagemang inte bara ålder, kön, osv. Hur når vi de tysta grupperna? Ansvarig för dialogen jobbar fram designen tillsammans med utsedd arbetsgrupp. För att lyckas med medborgardialogen är det mycket viktigt att vara ute i god tid i varje projekt. Bestäm vem som genomför praktiskt arbete med bokning av mötesdatum, bokning av lokaler, förberedelser av underlag, att bjuda in deltagare, planering av fika/mat till möten, moderera webbverktyg, förankra internt, dokumentering av synpunkter Bra exempel på verktyg och metoder finns på dialogguiden.se Rådgör med SKL vid behov. Ta hjälp av expertis. Vid känsliga, svåra frågor Page 14 of 25
11. Dialog med personal/ tjänstemän 12. Förankra medborgardialogen digitalt forum, dialogappar, matchmaking, uppsökande möte, Future City Game Intern dialog mellan politiker och personal/tjänstemän. Viktigt att lyssna in professionens aspekter som en del i beslutsunderlaget. Som en del i styrningen bör alla förtroendevalda och verksamheterna veta vilken fråga som är aktuell för medborgardialog, förväntad nytta, tidplan för dialogen och vilket inflytande medborgarna får. Vad medborgardialogen ska handla om måste också göras tydligt för invånare generellt och för berörda målgrupper exempelvis genom utskick till alla hushåll eller annonsering, via media, webb och sociala medier. Använd flera kanaler. rekommenderas att ta in en neutral, utomstående som leder workshopen. Arbetsgruppens ansvar. Arbetsgruppens ansvar. Berörda politiker och verksamheter bör veta grunden för styrprocessen, hur målgruppen valts ut, dialogmetodens innebörd och förväntat resultat. Medborgardialog ska göra att ingen upplever att det fattas förhastade och oövertänkta beslut. Genom att förankra hela processen och få in åsikter tidigt skapas tillit till politiken och kommunen. Vi lägger oss vinn om att göra rätt saker för Sunnebornas bästa. Page 15 of 25
Steg 2: Dialog med Sunnemodellen Följ Sunnemodellen se bilaga Medborgardialog ska genomföras i ett öppet lyssnande där politikerns uppgift är att hämta in synpunkter. Partipolitik kommer in först när processen går in i beslutsfasen. Habermas, Räftegård, Dryzek och Dahl anser att huvuddelen av en dialog ska vara baserad på fakta/vara planerad, men det måste också finnas utrymme för icke-styrt prat som är en grundförutsättning för en äkta dialog. Sök efter det gemensamma istället för det som krockar. Skapa samtalsnivå t ex med hjälp av visualisering. Utnyttja teknik och gör det som diskuteras synligt. Ta alltid in uppgifter om deltagarna namn, mobilnummer, e-post, adress, ålder, utbildning, yrke så att vi kan återkoppla och se vilka vi har pratat med. Frågor som inte hör till ämnet för dagen parkeras. Det innebär att synpunkten med kontaktuppgifter skrivs ner och tas med till rätt verksamhet/utskott. Workshop/samtalsledaren informerar om att hen tar frågan med sig och återkommer med svar. Page 16 of 25
Att tänka på i mötet med olika människor: (layout: i en färgad ruta) Skapa rätt förutsättningar Att ta ställning till före dialogen: Med vilken känsla vill du starta dialogen? Vilka signaler vill du sända ut? Reflektera över vad du vill förmedla till deltagarna. Vilket beteende hjälper dig att skapa en god kontakt? Att personerna på mötet känner sig förstådda och lyssnade på är grundläggande för att få en bra dialog. För att leda ett samtal framåt på ett förtroendefullt sätt behöver vi alltid börja med att visa förståelse för hur deltagarna uppfattar och tolkar ett ärende eller en situation. Några råd Sätt den du möter i fokus. Du själv bör inte ta upp mer än 20 % av taltiden Ha en vänlig inställning, visa att du lyssnar och tar det som sägs på allvar. En person som känner sig respekterad och lyssnad på hamnar sällan i försvar. I en lyckad dialog känner sig motparten sedd, hörd och bekräftad Ha en förstående inställning oavsett åsikt. Bekräfta det personen säger genom att upprepa det: Om jag förstår dig rätt så och fråga stämmer det? Acceptera det personen tycker, även om du inte håller med Undvik fällan att börja försvara och förklara. Det väcker den andres försvarsställning Ha lösningsfokus. Sök förslag, ställ framåtsyftande frågor, skapa delaktighet i att hitta lösningar Om du inte vet svaren på frågor som ställs: säg att du ska ta reda på dem och återkommer med svar Dokumentera och säg att du tar med alla förslag till vidare diskussioner i kommunen Var tydlig med hur och när återkoppling till deltagarna ska göras Var tydlig med att alla förslag blir en del av politikernas beslutsunderlag. Alla åsikter beaktas, och politikernas ansvar är att, utifrån framförda synvinklar, göra en helhetsbedömning där ekonomi och andra förutsättningar vägs in. Alla kommer inte att kunna få som de vill, förslagen ska däremot tydliggöra vad som blir bästa lösningen för de som berörs mest och/eller för majoriteten utifrån tillgängliga resurser Effektiv kommunikation kräver ofta minst ett par möten Steg 3: Återkoppling och utvärdering Återkoppling avgör om medborgarna känner förtroende och upplever att dialogen varit meningsfull. Att få veta resultatet och varför ett beslut blev som det blev påverkar viljan att delta igen. Medborgarna behöver få veta hur de förtroendevalda ser på det som kommit fram i dialogen i förhållande till det beslut som togs. Analysera resultaten och eventuellt missnöje. Överväg noga människors tankar och känslor i frågan. Förklara i återkopplingen hur åsikterna har gett vägledning i processen. Kom ihåg att kommunicera specifikt till deltagare. Ofta finns också behov av att kommunicera till större grupperingar exempelvis alla Sunnebor, företagare, föreningar eller myndigheter. Page 17 of 25
1. Återkoppling Hur, när och vad återkopplar vi till deltagare och andra berörda? Behöver alla Sunnebor informeras? 2. Utvärdering Bestäm om det ska vara en extern utvärderare Återkoppling kan se på olika sätt: via webben/sociala medier, e-post/brev, sms, möte, utställning, media, med mera. Vad som ska utvärderas görs redan i planeringen av dialogprocessen. Utvärdera både resultatet och själva processen. 10-15 procent av resurserna bör läggas på utvärderingen. Bestäm vilken typ av utvärdering som ska göras beroende på var i dialogtrappan dialogen genomförs. 3. Återrapportering Beskriv hur återrapporteringen till styroch ledningsprocessen ska gå till. Information ska alltid ges internt först. Gör en tidplan för återkopplingen. Utse ansvariga. Åsiktsinhämtningen ska synas i beslutsunderlaget. Visa hur synpunkterna använts, varför man bortsåg från vissa av dem om så gjordes. Rikta specifika utskick och bjud in till återkopplingsmöten riktade till deltagarna. Komplettera med generell info/kommunikation via egna kanaler och media Se exempel på innehåll i en utvärdering nedan. Hur vet vi om projektet har lyckats? Utvärderingen är ett viktigt sätt att lära sig av misstag och även fånga det som blev bra. Ställ frågor som ger lärdomar för nästa medborgardialog. Gör en tidplan för återrapporteringen som ska göras till kommunfullmäktige/beställaren. Uppdatera handboken för medborgardialog! Säkerställ att lärdomarna tas tillvara. Vi lär både av misstag som av goda exempel Utvärdering Besluta om hur utvärderingen ska göras redan i planeringsfasen. Utvärderingen görs för att skaffa ny kunskap som gör att vi kan utföra nästa dialog på ett ännu bättre sätt. Med hjälp av systematisk utvärdering skapar vi en lärande kultur. Misstag betraktar vi som gåvor som successivt hjälper oss bygga en allt bättre och mer professionell organisation. Page 18 of 25
Fastställ mål* (riktlinjer för att sätta mål finns längst bak i dokumentet) Ta fram indikatorer som efteråt visar om önskat resultat har uppnåtts Koppla analyserna till ett program - exempelvis Defgo eller annat enkätprogram som gör överskådliga sammanställningar och grafer Involvera deltagarna i utvärderingen av processen Upplevde deltagarna att medborgardialogprocessen genomfördes professionellt? Bemöttes deras synpunkter med respekt? Fick de möjlighet att framföra sina åsikter? Upplevdes metoden bra för dialog? Var förutsättningarna tydliga från start? Uppstod några missförstånd? I så fall varför? Gör jämställdhets- och jämlikhetsanalys Finns det skillnader i hur kvinnor/män/flickor/pojkar upplevde dialogen? Har kvinnor/män/flickor/pojkar erbjudits samma förutsättningar för att delta? Tas kvinnor/män/flickor/pojkars synpunkter tillvara i lika hög grad i beslutsunderlaget? Har vi sett till att olika människor, med olika bakgrund, fått komma till tals? Har vi sett till att tysta grupper gett sin syn på saken? Detta ska utvärderingen innehålla Dialogens syfte och mål Vad var dialogens ursprungliga syfte och mål? Varför valdes dessa? Ändrades syftet under processens gång och i så fall varför och hur? Har syftet och målet uppnåtts? Graden av inflytande Vilken grad av inflytande fick deltagarna? Uppnåddes önskad grad av inflytande? Var det rätt grad av inflytande för den aktuella processen? Gick vi in på rätt plats i dialogtrappan? Metoder och verktyg Vilka metoder och verktyg användes? Varför valdes dessa? Var det rätt metoder och verktyg utifrån syftet? Vad fungerade bra och mindre bra? Deltagare Vilka grupper ville vi nå? Nådde vi målgrupperna? Var det rätt målgrupper? Hur många deltog? Analys av deltagarna (utbildning, ålder, kön, etnicitet, socioekonomisk status) Page 19 of 25
Resurser Vilka kostnader medförde medborgardialogprocessen (arbetstid, möten, kommunikation, metodstöd) Indirekta kostnader som deltagarnas tid, frivilligas tid Var dialogens resultat värd vad den kostade i lagda resurser? *Fastställa mål Ett mål ska ge en föreställning om vad man konkret vill uppnå inom en given tidsram. De mål som sätts ska därför vara mätbara och tydliga. Arbetet med att sätta bra mål kan underlättas av att man talar om SMART:a mål: Specifika: Tydligt avgränsade. Använd ord som innehåller en riktning som öka, minska, förbättra, utveckla. Undvik ord som värna om, tillvarata, tillgodose de anger ingen riktning. Mätbart: Kom överens om lämpliga mått i exempelvis antal enheter, pengar eller tid. Ska gå att följa upp Accepterat: Mål bör vara satta av dem som ska uppfylla dem och vara accepterat av alla parter Realistiskt: Det måste finnas tillräckliga och realistiska förutsättningar att nå målen. Det går att lägga ribban olika högt. Ibland talar man om trygghetsmål, realistiska mål och barriärbrytande mål. Tidsbestämt: Det är lätt att snabbt slå till med en tidpunkt när något ska vara klart. Tidpunkten ska bestämmas av dem som är involverade. Indikatorer Ta fram mått som visar varför, inte bara påvisar hur något är (exempel på hur: det kom 5 personer till mötet. Exempel på varför: varför kom det bara 5 personer?). Om exempelvis inkludering är viktigt: mät vem som svarar på frågor och vilka som deltar. Mät attityder innan processen för att kunna se skillnaden efter. Skapa testområden/ kontrollgrupper. Vad händer där vi gör en sak jämfört med där den inte görs? Fler exempel: - deltagarna upplevde att de påverkade det slutgiltiga beslutet - deltagarna förstod vad projektet gick ut på - beslutsfattarna ansåg att det slutliga beslutet förbättrades av att medborgarna deltog i dialogen Indikatorer måste vara meningsfulla (genomförbara och begripliga så att alla förstår varför de är viktiga) relevanta (de mäter det vi vill uppnå med dialogen. Direkt relaterat till processen) mätbara (så att data kan samlas in enkelt, exempelvis från intervjuer med deltagare och beslutsfattare (kvalitativa data) eller genom enkäter och demografisk analys (kvantitativa data) Page 20 of 25
Sunnemodellen Medborgardialog är ett strukturerat arbetssätt och en del i kommunens styrning. Du som utför en medborgardialog i Sunne kommun ska följa handboken för medborgardialog samt Sunnemodellen. Dessa ger vägledning och förutsättningar för en lyckad process. SKL (Sveriges Kommuner och Landsting) har under ett antal år fördjupat sig i ämnet medborgardialog både nationellt och internationellt och formulerar nedanstående: Medborgardialog innebär inte att det representativa systemet ersätts med direktdemokrati Avsikten är att komplettera det representativa systemet genom att ge de förtroendevalda ett bredare underlag inför beslut Medborgardialog handlar om att ge medborgare/deltagare möjlighet att tala och lyssna på varandra, sätta fokus på det gemensamma och bjuda in till att ta ansvar och se handlingsmöjligheter. Metoden blandar olika grupper/intressenter och perspektiv för att hitta gemensamma prioriteringar och avvägningar där vi tar hänsyn till olika behov. Medskapande Sunne kommun vill i högre utsträckning använda kontakten med medborgarna som medskapare. Det är ett av målen i kommunstrategin, 2014-2025. Vi vänder fokus från debatt till dialog och fokuserar på lösningar och ett gemensamt ansvar. Att arbeta med medborgardialog är en förändringsprocess som ger oss nya roller vilket kräver både utbildning och övning. Page 21 of 25
Vi går ifrån tankesättet brukare som sätter jag framför vi med fokus på rättigheter och går istället till tankesätt medborgare. Det innebär ett gemensamt fokus på allas bästa och kräver engagemang och ansvarstagande. Medborgarna bjuds in att vara med och forma framtiden. Tillsammans skapar vi förändringar och hittar nya lösningar. Vi skapar delaktighet, tillit och förståelse när vi bjuder in medborgarna från start. Dialog framför debatt Medborgardialog innebär dialog istället för debatt, att samtala istället för att fördöma. I en debatt argumenterar vi för att överbevisa varandra om min/vår ståndpunkt att mitt/vårt behov är viktigast. Vi angriper och påpekar fel och vi hamnar ofta i ordklyveri. I en dialog står lyssnande och respekt för varandras olikheter och olika åsikter i fokus liksom nyfikenhet och öppenhet. Detta förhållningssätt skapar förutsättningar för tillit vilket öppnar upp för att kunna prioritera och finna lösningar som utgår från gemensamma behov. Lösningar och beslutsunderlag som utgår från det gemensamma har större förutsättningar att vinna acceptans. Delaktighetstrappan I varje enskild process ska det tas beslut om syftet med medborgardialogen och var i delaktighetstrappan vi väljer att gå in. Förutsättningarna och påverkansmöjligheterna ska göras tydliga för alla inblandade politiker, tjänstemän och medborgare. Det är viktigt att skapa rätt förväntningar, eftersom detta påverkar både resultatet och klimatet under arbetet. Påminn om det under processen och ta det aldrig för självklart. vill vi informera? (exempel på metoder: informationsmöte, trycksak, affischer, film, webb, sociala medier, media) Page 22 of 25
vill vi konsultera? (exempel på metoder: fokusgrupper, fysiska eller digitala paneler, Mystery Shopping som undersöker kvaliteten i en tjänst) vill vi låta medborgarna möta andra för att föra dialog om frågor som rör samhällets utveckling? (exempel på metoder: dialogcafé, rådslag, walk and talk, expertpanel, SWOT-möte) vill vi ge medborgarna möjlighet att vara medskapande och få inflytande från identifiering av behov, utveckling av alternativ, val av förslag/lösningar? (exempel på metoder: framtidsverkstad, workshops där viktiga intressenter arbetar tillsammans) vill de förtroendevalda delegera ett ansvar - medbeslutande? (exempel på metoder: råd med beslutanderätt, medborgarbudget) Modellen Sunnemodellen bygger på fem pusselbitar och handlar både om ett förhållningssätt och en praktisk metod för att ta tillvara människors kompetens och vilja att bidra. Förhållningssättet är att människor vill och kan bidra med sina olika erfarenheter och kompetenser. Människan/individen sätts i centrum i arbetsmodellen. Syftet är att ta vara på individens kompetens, kreativitet och vilja att vara med och påverka. Att arbeta med medskapande innebär att människor bjuds in tidigt i processen och att grupper mixas. Eftersom mixen av olikheter och infallsvinklar ger många perspektiv ska möten mellan olika människor, intressen, åldrar, nationalitet och branscher skapas. Att möta människor som tänker annorlunda och har andra infallsvinklar än jag själv öppnar för att vi får förståelse mellan olika behov. Förmågan att lyssna och ta vara på varandras kreativitet och idérikedom bygger på hur vi bemöter varandra. För att få en trygg och kreativ samtalsmiljö behöver vi möta varandra med ödmjukhet och ha en öppenhet för allas åsikter. Att ha ett öppet sinne och vara medveten om de fördomar och förutfattade meningar vi alla bär på. Pusselbiten öppenhet handlar om att det inte ska finnas några dolda agendor arbetet börjar med ett blankt papper. Inga färdiga lösningar eller förslag finns. Det är enbart fakta och förutsättningar som presenteras. Allt som arbetas fram blir transparent. Med dessa pusselbitar byggs ett ömsesidigt förtroende tillit som gör att vi tillsammans kan skapa förutsättningar för utveckling och tillväxt. Förhållningssätt När människor ska involveras i en arbetsprocess är det viktigt att de är med från start. Det innebär att det inte får finnas färdiga utredningar eller förslag. Det ska vara tydligt att diskussionerna inte redan är inledda eller redan har kommit en bit på väg. Vitsen med arbetsmodellen är att få igång medskapande och engagemang. Det skapar vi när vi låter människor vara med från det allra första steget som tas i en process. Förhållningssättet är att människor vill bidra med sina olika erfarenheter och kompetenser och att vi vill ta vara på detta. Vi ska främja mötet mellan olika människor, intressen, åldrar, nationalitet och branscher. Page 23 of 25
Undersökningar visar att det är människor utanför den till synes givna gruppen som ofta har de bästa idéerna. Vår förmåga att lyssna och ta vara på andras kreativitet och idérikedom är därför en framgångsrik väg. I komplicerade processer ska vi ta in en extern, neutral moderator eller processledare. Moderatorn ser till att ordet fördelas, att alla håller sig till ämnet och att siktet är inställt på att nå en gemensam helhetslösning där vi respekterar varandras åsikter. Alla kan inte få sin vilja fram, men medskapandet i processen ger förståelse och acceptans för de beslut som slutligen fattas. De människor som är med i processen blir viktiga spridare. De är insatta och kan förklara. Checklista för arbetet Följ handboken i medborgardialog steg för steg se separat dokument. Praktiskt genomförande av en workshop enligt Sunnemodellen: Beskriv förutsättningarna Beskriv för deltagarna var i delaktighetstrappan just den här medborgardialogen äger rum. Var tydlig med förutsättningarna och deltagarnas möjlighet att påverka. Mål och syfte Beskriv hela dialogprocessen och varför den genomförs: antal möten, bearbetning av synpunkter, vad som händer emellan mötena. Om processen ska leda fram till ett direkt beslut eller om resultatet är rådgivande för politiken. Låt alla komma till tals var nyfiken. Fördela ordet jämnt mellan grupperna. Visa ödmjukhet och öppenhet inför allas åsikter. Tips: Skriv ner syfte och mål samt graden av delaktighet på blädderblock väl synligt för deltagarna på mötet. Tidplan Berätta hur länge processen ska pågå och när beslut kan förväntas komma. Presentera fakta och utmaningen Presentera utmaningen: vad är det vi ska hitta en lösning på? Presentera de fakta som finns att förhålla sig till: exempelvis budget, lagar och andra förutsättningar. Inga färdiga lösningar föreslås från kommunen, bara fakta. Om det, som exempel, gäller övergripande skolfrågor ska det finnas representanter med från kommunens alla skolor så att helheten blir belyst. Berätta om spelreglerna för mötet: det är inte tillåtet att såga en idé på det här stadiet. Allas åsikter är välkomna och ska respekteras Informera om hur deltagarna får återkoppling. Visa hjulet på bild och de steg som ska tas i processen. Gör alltid det ni lovar att ni ska göra. Informera om det kommer in nya infallsvinklar som påverkar arbetet. Låt deltagarna ta del av dokumentationen och visa hur deras åsikter har redovisats. Tips: Skapa e-postlistor för att enkelt kunna sprida information. Page 24 of 25
Har du frågor om Sunnemodellen kontakta Anneli Jansson, kommunikationsstrateg, Sunne kommun tel 164 14, 070-236 34 65, anneli.jansson@sunne.se Fakta: Du som ska utföra en medborgardialog i Sunne kommun ska följa handboken för medborgardialog samt Sunnemodellen. Sunnemodellen arbetades fram under EU projektet Genius Loci platsens talang som Sunne kommun drev 2008-2011. Dokumentet är reviderat i samband med att handboken i medborgardialog arbetats fram. Ett av de övergripande målen i Genius Lociprojektet var att utveckla en tillväxtskapande modell. I detta dokument beskrivs själva arbetsättet för modellen. En mer utförlig beskrivning av metodutvecklingen finns att ta del av i ett annat projektdokument. Genius Loci utvecklade nya arbetssätt utanför etablerade ramar med syfte att ge ökad tillväxt i regionen och stärka den globala konkurrenskraften i Sverige. Penta helix-samarbete där forskare, företag, offentlig sektor, föreningar och enskilda medborgareldsjälar samverkar och tar tillvara platsens lokala tillgångar är centralt i modellen. Projektet involverade över 4500 människor, 250 företag och 29 olika kommuner och organisationer. Modellen sprids till andra kommuner i Sverige, Norge och Danmark. Page 25 of 25