TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2019-06-19 Sida 1 (1) Diarienr IFN 2019/00417-1.3.2 Individ- och familjeförvaltningen Annelie Pettersson Epost: annelie2.pettersson@vasteras.se Kopia till Individ- och familjenämnden Styrmodell för individ- och familjenämnden Förslag till beslut Individ- och familjenämnden beslutar att anta riktlinjen för styrmodellen. Ärendebeskrivning Styrmodellen för individ- och familjenämnden utgår från stadens beslutade modell. Riktlinjen ger nämnd och förvaltning en gemensam bild av hur styrningen ska genomföras. Utgångspunkter för styrningen är hållbar utveckling och god ekonomisk hushållning. I riktlinjen beskrivs styrningens struktur och inriktning. I styrmodellen finns resultatstyrning i form av styrkort och följekort, samt ekonomistyrning där roller och ansvar tydligt definieras. Riktlinjen beskriver även vilka rapporter som ska tas fram med innehåll och ansvar.
Program Policy Handlingsplan Riktlinje Styrmodell Individ- och familjenämnden Beslutad den 27:e juni 2019 DNR: IFN 2019/00417
Innehållsförteckning Inledning... 3 Utgångspunkter för styrningen... 3 Hållbar utveckling... 3 God ekonomisk hushållning... 3 Styrsystemet i individ- och familjenämnden... 4 Styrningens struktur... 4 Styrningens inriktning... 4 Resultatstyrning... 5 Styrkort... 5 Följekort... 5 Ekonomistyrning... 6 Budgetram... 6 Budgetansvar... 6 Rapporter... 7 Rapporter i planeringsprocessen... 7 Rapporter i uppföljningsprocessen... 8 Bilaga 1: Årshjul individ- och familjeförvaltningen Bilaga 2: Styrkort, handlingsplan, uppföljningsplan, återrapportering Program Policy Handlingsplan Riktlinje uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad
Inledning Styrmodellen för individ- och familjenämnden utgår från Västerås stads beslutade styrmodell. Till grund ligger Policy för styrningen i koncernen Västerås stad. Riktlinjen ger nämnden och förvaltningen en gemensam bild av hur styrning ska genomföras. Den ger också en samlad bild av hur roller och ansvar fördelas inom förvaltningen. Utgångspunkter för styrningen Hållbar utveckling Hållbar utveckling är en utveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Individ- och familjeförvaltningen ska ha en hållbar verksamhetsutveckling för en hållbar framtid. Det innebär att de tre hållbarhetsperspektiven alltid ska finnas med i styrningen: Ekologisk hållbarhet handlar om att långsiktigt bevara vattnens, jordens och ekosystemens produktionsförmåga och att minska påverkan på naturen och människans hälsa till vad de "klarar av". Social hållbarhet handlar om att bygga ett långsiktigt stabilt och dynamiskt samhälle där grundläggande mänskliga behov uppfylls. Ekonomisk hållbarhet handlar om att hushålla med mänskliga och materiella resurser på lång sikt. God ekonomisk hushållning God ekonomisk hushållning regleras i kommunallagen och är en väsentlig del av den kommunala styrningen. Syftet är att resurser ska användas på ett effektivt sätt. I god ekonomisk hushållning ingår att individ- och familjenämndens verksamhet ska utövas på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. För att uppnå detta ska det finnas mål för nämndens verksamhet. Målen för nämndens verksamheter behövs för att visa hur mycket av de olika verksamheterna som kan bedrivas med de ekonomiska resurser nämnden har till sitt förfogande. Det ska finnas en koppling och balans mellan verksamhet och ekonomi. Målen ska göra de kommunala grunduppdragen tydliga och visa vilken ambitionsnivå nämnden har. 3
Styrsystemet i individ- och familjenämnden Kommunfullmäktige har det fulla politiska ansvaret för all verksamhet gentemot invånarna i Västerås och mot staten. Individ- och familjenämnden har ansvar gentemot kommunfullmäktige för den verksamhet som ska bedrivas enligt nämndens reglemente. Styrningen bygger på att nämnden fullgör sitt uppdrag samtidigt som helhet och koncernnytta tillvaratas. För att undvika suboptimering, ska helhetssyn för hela staden och koncernen vara överordnad den egna verksamhetens perspektiv. Styrningen i individ- och familjeförvaltningen utgår från stadens långsiktiga inriktning, visionen, samt vid varje tidpunkt gällande lagstiftning, föreskrifter och nationella mål för den kommunala verksamheten. Lagar och förordningar av speciell betydelse för nämndens verksamhet är: Kommunallagen Socialtjänstlagen Lagen om vård av unga Lagen om unga lagöverträdare Lagen om vård av missbrukare i vissa fall Socialtjänstförordningen Förvaltningslagen Arbetsmiljölagen Alkohollagen Offentlighet och sekretesslagen Föräldrabalken Styrningens struktur Individ- och familjenämnden beslutar om mål och budget för nämndens verksamhet utifrån kommunfullmäktiges övergripande mål och ekonomiska ramar. Nämndens styrning följer stadens planerings- och uppföljningsprocess för verksamhet och ekonomi, se bilaga 1 Årshjul för individ- och familjenämnden. Styrningens inriktning Individ- och familjenämndens styrning ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivit sätt där kvalitet och ambitioner i grunduppdraget tillsammans med måluppfyllelse alltid bygger på en ekonomi i balans. Individ- och familjenämnden ska: Skapa värde genom resultatstyrning Fokus på resultat för nämndens kunder. Styrning ska ske på det som är väsentligt och måste förbättras. För detta används styrkort. Skapa stabilitet genom ekonomistyrning Utifrån fullmäktiges ram fördelar nämnden resurser till verksamheterna inom nämndens område. 4
Resultatstyrning Individ- och familjenämnden följer stadens modell med styrning i fyra olika perspektiv; Kund, Kvalitet, Ekonomi och Medarbetare. Styrkort används för att beskriva det mest väsentliga som nämnden vill styra mot och innehåller få mått. Följekort används för att nämnden ska kunna följa hela verksamhetens utveckling och innehåller många olika mått. Styrkort Nämnden beslutar om kritiska framgångsfaktorer för respektive perspektiv och övergripande mål som fastställts av fullmäktige. Framgångsfaktorerna ska vara de mest väsentliga för att nämnden ska nå det övergripande målet. För varje framgångsfaktor beslutar nämnden om indikatorer med styrtal. Indikatorerna ska beskriva vad det är som ska mätas för att nämnden ska kunna se att framgångsfaktorn är uppfylld. Styrtalet beskriver vid vilken nivå nämnden anser att indikatorn är uppfylld. Kritisk framgångsfaktor Indikator Styrtal Vad är det som är mest väsentligt för att nå målet? Vad är det nämnden behöver ha fokus på för att styra mot målet? 1-2 för varje mål Vad är det vi ska mäta för att se att vi uppfyller den kritiska framgångsfaktorn? Det kan vara flera olika indikatorer för samma kritiska framgångsfaktor! 4-5 per mål Vid vilket resultat anser vi att indikatorn är uppfylld? (grön/gul/röd) 1 per indikator Individ- och familjeförvaltningen ska på verksamhetsnivå och enhetsnivå utifrån styrkortet ta fram en handlingsplan med aktiviteter och en uppföljningsplan för varje indikator. En återrapportering till nämnd av styrkortet ska ske vid varje delårsrapport och verksamhetsberättelse. Vid återrapporteringen ska förvaltningens analysmodell användas. En enhet som saknar kritisk framgångsfaktor på nämndnivå ska lägga till egna framgångsfaktorer och indikatorer med styrtalför att bidra till det övergripande målet. Se bilaga 2 Styrkort, uppföljningsplan, handlingsplan och återrapportering Följekort Eftersom styrkortet endast fokuserar på det som är viktigast och det som behöver förbättras finns följekortet för att nämnden ska ha kontroll på hela verksamheten. Följekortet ska innehålla verksamhetsmått och nyckeltal som nämnden bedömer är viktiga för att säkerställa att den totala verksamheten bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Följekortets mått och nyckeltal rapporteras i månadsrapporter, delårsrapporter och verksamhetsberättelse till nämnden. Förvaltningen ska ha fler och mer detaljerade verksamhetsmått och nyckeltal på både verksamhetsnivå och enhetsnivå för att säkerställa att verksamheten styrs effektivt och ändamålsenligt. 5
Ekonomistyrning Individ- och familjenämndens ekonomistyrning ska leda till en hållbar ekonomi. Styrningen ska se till helhet för staden och nämndens verksamhet. Budgetram Utifrån den budgetram som kommunfullmäktige beslutat om ska nämnden fördela resurser till de olika verksamhetsområdena inom nämndens ansvarsområde. Utifrån nämndens fördelning av ramen ska förvaltningen göra en mer specificerad fördelning av resurserna till olika budgetområden. Ett budgetområde är ett definierat område som har en utpekad budget. Vanligast är en organisatorisk enhet med en chef. Det kan även vara en process eller verksamhet som hör ihop, som bildar ett område, till exempel systemförvaltning, vårdkostnader och gemensamma övergripande kostnader för förvaltningen. Budgetansvar En utpekad person ska finnas för varje budgetområde och ska vara budgetansvarig, vilket innebär att man ska: Beskriva framtida behov inför nytt budgetår Planera för att verksamheten ryms inom tilldelad budget Följa upp och analysera verksamheten inom budgeten Vid avvikelser ska ansvarig genast planera för åtgärder, vidta åtgärder och följa upp åtgärdernas effekt Som stöd för detta finns controllers, ekonom och ekonomisekreterare. ROLLER OCH ANSVAR Direktör har det övergripande budgetansvaret för hela förvaltningen. Verksamhetschef har det övergripande budgetansvaret för sitt verksamhetsområde. Enhetschef har budgetansvar för sin enhet. Enhetschef har också som regel även ansvar för ytterligare område eller del av område, t.ex. vårdkostnader och ekonomiskt bistånd. 6
Rapporter I både planeringsprocessen och uppföljningsprocessen behöver nämnden och förvaltningen beskriva verksamhet och ekonomi. All rapportering ska följa stadens riktlinje för rapportering av verksamhet och ekonomi. Rapporter i planeringsprocessen PLANERINGSUNDERLAG FÖR NÄMNDEN Planering för de kommande fyra åren där behov och prioriteringar beskrivs. Det ska också innehålla eventuella åtgärder för att få ekonomi i balans och vilka konsekvenser det får för verksamheten. Underlaget utgör beslutsunderlag och information till fullmäktiges årsplan. UNDERLAG FÖR REVIDERING AV ÅRSPLAN Under hösten görs en revidering av stadens beslutade årsplan och underlaget ska beskriva nämndens förutsättningar att genomföra uppdrag och nå verksamhetsmässiga mål och styrtal i nämndens styrkort med tilldelad budgetram. VERKSAMHETSPLAN FÖR NÄMND Nämnden beskriver verksamhetsplanering för kommande år för att nå fastställda mål och uppdrag i årsplanen samt nämndens styrkort och följekort. I verksamhetsplanen fattas också beslut om budget och investeringsbudget. Åtgärder för att få ekonomi i balans utifrån givna budgetramar ska presenteras och eventuella konsekvenser för verksamheten ska beskrivas. Den ska också innehålla en internkontrollplan. VERKSAMHETSPLAN FÖR FÖRVALTNINGEN En övergripande plan för hela individ- och familjeförvaltningen för det kommande året. Verksamhetsplanen ska innehålla: Uppdraget Budget Styrkort med ev egna tillägg av framgångsfaktor/indikator o styrtal o Handlingsplan o Uppföljningsplan Följekort för förvaltningen Internkontrollplan Egenkontrollplan HR-strategisk plan Direktör är ansvarig för att rapporten tas fram. 7
VERKSAMHETSPLAN FÖR VERKSAMHETSOMRÅDE En övergripande plan för respektive verksamhetsområde i förvaltningen för det kommande året. Verksamhetsplanen ska innehålla: Uppdraget Budget Styrkort med ev egna tillägg av framgångsfaktor/indikator o styrtal o Handlingsplan o Uppföljningsplan Följekort för förvaltningen Internkontrollplan Egenkontrollplan HR-strategisk plan Verksamhetschef är ansvarig för att rapporten tas fram. Ska godkännas av direktör. VERKSAMHETSPLAN FÖR ENHET En plan för enheten i förvaltningen för det kommande året. Verksamhetsplanen ska innehålla: Uppdraget Budget Styrkort med ev egna tillägg av framgångsfaktor/indikator o styrtal o Handlingsplan o Uppföljningsplan Följekort för förvaltningen Internkontrollplan Egenkontrollplan HR-strategisk plan Enhetschef är ansvarig för att rapporten tas fram. Ska godkännas av verksamhetschef. Rapporter i uppföljningsprocessen I uppföljningsprocessen återrapporteras både verksamhet och ekonomi. Det sker månadsvis, delårs och helår. MÅNADSRAPPORT TILL NÄMND Rapporten ska innehålla ekonomiskt utfall, prognos och avvikelse mot budget. Vid en prognos som avviker negativt mot budget ska åtgärdsplan och uppföljning av effekter av åtgärder redovisas. Nämndens verksamhetsmått och nyckeltal som finns i följekortet ska också redovisas. Ansvarig för månadsrapport är direktör. Samtliga chefer på alla nivåer ska bidra till att korrekt information kan rapporteras. Ekonomichef, controllers och ekonomer är de som praktiskt sammanställer och rapporterar. Månadsrapport lämnas för februari, mars, maj, juli, september, oktober och november. 8
DELÅRSRAPPORT TILL NÄMND Delårsrapporten är en uppföljning av nämndens verksamhetsplan och utgör underlag till stadens delårsrapport. Rapporten ska innehålla en uppföljning av verksamhetsutveckling, måluppfyllelse utifrån styrkortet, ekonomisk utveckling och prognos. Nämndens verksamhetsmått och nyckeltal som finns i följekortet ska också redovisas. Ansvarig för delårsrapport är direktör. Inför delårsrapporten ska samtliga chefer delta i förvaltningens dag för delårsanalys och bidra till att korrekt information kan rapporteras. Ekonomichef, controllers och ekonomer är de som praktiskt sammanställer och rapporterar tillsammans med verksamhetschefer och direktör. Delårsrapport lämnas per30:e april och 31:a augusti. VERKSAMHETSBERÄTTELSE NÄMND Verksamhetsberättelsen är en uppföljning av nämndens verksamhetsplan och utgör underlag till stadens årsredovisning. Rapporten ska innehålla en avstämning kring verksamhetsutveckling, måluppfyllelse och ekonomisk utveckling. I verksamhetsberättelsen redovisas styrkort, följekort samt uppföljning av internkontrollen. Ansvarig för verksamhetsberättelsen är direktör. Inför rapporten ska samtliga chefer delta i förvaltningens dag för analys och bidra till att korrekt information kan rapporteras. Ekonomichef, controllers och ekonom är de som praktiskt sammanställer och rapporterar tillsammans med verksamhetschefer och direktör. Verksamhetsberättelsen för nämnden ska lämnas för helår. VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖRVALTNING Rapporten ska innehålla en uppföljning av samtliga delar som finns i förvaltningens verksamhetsplan. Ansvarig för rapporten är direktör. VERKSAMHETSBERÄTTELSE VERKSAMHETSOMRÅDE Rapporten ska innehålla en uppföljning av samtliga delar som finns i verksamhetsområdets verksamhetsplan. Ansvarig för rapporten är verksamhetschef. Rapporten skickas till direktör. VERKSAMHETSBERÄTTELSE ENHET Rapporten ska innehålla en uppföljning av samtliga delar som finns i enhetens verksamhetsplan. Ansvarig för rapporten är enhetschef. Rapporten skickas till verksamhetschef. 9
BILAGA 1: ÅRSHJUL FÖR PLANERING OCH UPPFÖLJNING 10
BILAGA 2: STYRKORT, UPPFÖLJNINGSPLAN, HANDLINGSPLAN OCH ÅTERRAPPORTERING 11
Kontaktcenter: 021-39 00 00 www.vasteras.se