Fastighet- och lokalstrategi Strategi Dokumenttyp, datering Strategi, 2018-12-19 Giltighetstid fr. o. m. t. o. m. 2019-02-14-- Gäller tills vidare Gäller för målgruppen Kommunförvaltningen Antagen av Kommunfullmäktige Dokumentansvarig i förvaltningen Fastighetschef Kontakt om styrdokumentet e-post: samhallsutveckling@orust.se Antagande dnr, beslutsparagraf (första beslutsdatum) KS/2018:1626 7 (2019-02-14)
Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Strategins syfte och målgrupp... 3 1.2 Relaterade styrdokument... 3 2 Strategi... 3 2.1 Fastighetsinnehav för egen verksamhet... 3 2.2 Fastighetsinnehav av strategiska skäl... 4 2.3 Fastighetsinnehav av kulturella skäl... 4 2.4 Fastighetsinnehav för att stödja särverksamheter med kommunalt intresse... 4 2.5 Inhyrda lokaler... 4 2.6 Råmarksförsörjning... 4 3 Verksamhetslokaler... 4 3.1 Skolfastigheter (förskolor, grundskolor och gymnasier)... 4 3.2 Särskilda boenden (biståndsbedömt boende)... 4 3.3 Idrotts-/fritids- och kulturlokaler... 5 3.4 Övriga verksamhetslokaler... 5 4 Byggnationer och underhåll... 5 4.1 Energi- och klimatneutralt... 5 5 Kommunövergripande lokalförsörjningsplan... 5 6 Ansvar... 6 6.1 Kommunstyrelsen... 6 6.2 Kommunstyrelsens arbetsutskott... 6 6.3 Utskottet för samhällsutveckling... 6 6.4 Samtliga utskott... 7 6.5 Organisation... 7 7 Förvalta strategin... 7 7.1 Säkerställa styrdokument... 7 7.2 Avvikelser och förslag... 7 2
1 Inledning Orust kommun är en kommun som vill växa och behovet av kommunal service med tillhörande lokaler kommer att öka och förändras framöver. För att verksamheterna ska ha ändamålsenliga och kostnadseffektiva lokaler måste det finnas en balans mellan tillgång och efterfrågan på lokaler. Detta förutsätter en övergripande planering och samordning i fastighets- och lokalförsörjningsfrågor, så kallad strategisk lokalresursplanering. Fastighet- och lokalstrategin ska säkerställa att den långsiktiga planeringen av kommunens lokalbehov bedrivs effektivt. Det övergripande målet är att använda kommunens resurser på bästa sätt och lokalutvecklingen ska innebära en successivt förbättrad hushållning med lokalresurserna. 1.1 Strategins syfte och målgrupp Grundläggande syfte är att kommunen skall tillvarata sitt fastighetskapital effektivt och att våra verksamheter har ändamålsenliga lokaler idag och i framtiden. Målgruppen är förtroendevalda och verksamhetsansvariga och i förlängningen brukare och medborgare. 1.2 Relaterade styrdokument Program för bostadsförsörjning Översiktsplan Riktlinjer för markanvisningar och exploateringsavtal Energi- och klimatstrategi samt Energiplan Lokalförsörjningsplan Riktlinjer för upplåtelser, förvärv och försäljning av mark Riktlinjer för investeringar Projektmodell VA-plan 2 Strategi För val av strategisk inriktning finns bedömningsgrunder för ägande och avyttring. De fastigheter som kommunen inte behöver äga, baserade på kriterierna i denna strategi, bör avyttras om det bedöms ge kommunen ett ekonomiskt mervärde och/eller minskad ekonomisk risk (kapitalrisk och verksamhetsrisk) jämfört med att äga fastigheten. I undantagsfall kan det finnas andra skäl än rent strategiska att äga fastigheter. Följande ska värderas: Långsiktigheten i verksamheten. Kärnverksamhetens volym och art i dagsläget och i framtiden. Bedömning av kostnadsutvecklingen i eget respektive externt ägande. Alternativ användning på öppna marknaden. 2.1 Fastighetsinnehav för egen verksamhet Kommunen bör äga de fastigheter som behövs för den egna verksamheten där det är långsiktigt ekonomiskt fördelaktigt för kommunens invånare. Med långsiktigt tidsperspektiv avses minst 10 år. 3
2.2 Fastighetsinnehav av strategiska skäl Kommunen bör anskaffa fastigheter som bedöms vara strategiska innehav för den långsiktiga samhällsutvecklingen (styrande dokument är kommunens Översiktsplan och Riktlinjer för markanvisningar och exploateringsavtal). Kommunen bör behålla de fastigheter som finns i kommunens ägo där det bedöms vara motiverat på lång sikt. Temporär uthyrning kan ske. 2.3 Fastighetsinnehav av kulturella skäl Fastigheter som har stark koppling till kommunens historia och är av stort lokalt kulturellt intresse bör behållas. Finns det föreningar med profil mot historia och kulturarv kan man låta dessa förvalta sådana fastigheter. 2.4 Fastighetsinnehav för att stödja särverksamheter med kommunalt intresse Kommunen kan för att stödja verksamhet med kommunalt intresse behålla fastigheter i sin ägo och mot någon form av nyttjanderättsavtal (såsom exempelvis hyresavtal eller skötselavtal) upplåta dessa till ideella föreningar. Grundläggande principer som ska följas är likabehandling och marknadsmässig hyra. Kommunen skall i ett nyttjanderättsavtal noga reglera de rättigheter och skyldigheter som den ideella föreningen har gentemot kommunen och annan. Här skall regleras avtalstid, hyresnivå, drift- och underhållsansvar samt hur återlämnandet skall ske. 2.5 Inhyrda lokaler Vid verksamhetsplanering skall bedömning alltid göras om lokalbehovet är av varaktig eller tillfällig karaktär. Förhyrning av tillfällig karaktär skall ske med maximal hyrestid om fem år i taget. 2.6 Råmarksförsörjning Planering av råmarksförsörjning ska ske med stöd av kommunens översiktsplanering, se mer i Översiktsplan och Riktlinjer för upplåtelser, förvärv och försäljning av mark. 3 Verksamhetslokaler 3.1 Skolfastigheter (förskolor, grundskolor och gymnasier) Kommunen skall äga huvuddelen av de lokaler där kommunen driver utbildningsverksamhet. Motiven för att kommunen bör äga skolfastigheter är: Verksamheten är av utpräglat långsiktig art. Lokalerna och dess utrustning är ofta skräddarsydda för verksamheten på ett sätt som ger kapitalförlust vid omställning till annan verksamhet. Tillgången till den här typen av lokaler är liten/obefintlig på marknaden. Kommunen behöver ha kontroll över byggnaderna för att lätt och flexibelt kunna genomföra verksamhetsförändringar. 3.2 Särskilda boenden (biståndsbedömt boende) Kommunen bör äga huvuddelen av de lokaler/bostäder som används för biståndsbedömt boende enligt lag om service och stöd för vissa funktionshindrade eller socialtjänstlagen. Verksamhet i dessa lokaler planeras efter ett långsiktigt behov. Lokalerna och dess utrustning är ofta skräddarsydda för verksamheten på ett sätt som ger kapitalförlust vid omställning till annan verksamhet. Tillgången till den här typen av lokaler är liten/obefintlig på marknaden. 4
Möjligheten att anpassa hyresbostäder till gruppboenden till rimliga kostnader skall särskilt beaktas. Det kan emellertid finnas sociala skäl att integrera särskilt boende i existerande bostadsområden eller vid nyproduktion. I dessa fall är oftast enda möjligheten att hyra in bostaden. Behovet får bedömas i varje enskilt fall. Servicelägenheter kan ägas eller hyras in. Boende för flyktingar tillgodoser oftast ett kortsiktigt behov och bör därför hyras in. 3.3 Idrotts-/fritids- och kulturlokaler Kommunen bör äga de lokaler och anläggningar (sporthallar) som allmänheten skall ha tillträde till och som är förenade med stora kapitalkostnader. Specifika idrotts- och fritidsanläggningar bör om möjligt läggas ut till föreningsdrift. 3.4 Övriga verksamhetslokaler Kommunen bör äga lokaler med ett långsiktigt verksamhetsbehov i kommunal regi utifrån bedömningsgrunderna ovan. 4 Byggnationer och underhåll Beslut om investeringar i fastigheter ska vara grundade på kommunens gemensamma lokalbehov över tiden. Investeringar i nya eller befintliga fastigheter får göras om de leder till mätbara kvalitetsförbättringar, effektiviseringar eller besparingar för kommunen, se mer i Riktlinjer för investeringar. Byggnadstekniska investeringar för att vidmakthålla byggnader och funktioner ska anpassas till den tid som kommunen har ett dokumenterat behov av byggnaden eller till den tid som det finns beslut om att upprätthålla ett alternativvärde, t.ex. försäljningsvärde. 4.1 Energi- och klimatneutralt Vid ny- om- eller tillbyggnation, samt sedvanliga underhållsrenoveringar, ska en ökad energieffektivisering, minskad energianvändning, sunda materialval och en minskad miljö- och klimatpåverkan eftersträvas. Utemiljön har stor betydelse för att skapa trivsamma och trygga områden för våra medborgare. Inom kommunens fastigheter eftersträvas att all utomhusmiljö ska vara inbjudande, välskött, trygg och tillgänglig. Kommunen ska aktivt arbeta med att minska möjlighet till skadegörelse utanför verksamhetstid. 5 Kommunövergripande lokalförsörjningsplan Kommunen ska tillgodose verksamheternas behov av ändamålsenliga och kvalitetsmässigt bra lokaler. Lokaler är en strategisk stödfunktion till verksamheterna. För att få en bild över kommunens lokalförsörjningsutveckling, både på kort och lång sikt, ska det finnas en kommunövergripande strategisk lokalförsörjningsplan. I bilaga 1 återfinns en beskrivning över processen. Den strategiska lokalförsörjningsplanen ska ge en samlad överblick över kommunens samtliga verksamhetslokaler. Syftet med planen är att den ska utgöra ett verktyg för och prioritering av 5
lokalbehovet så att framtida investeringsbehov och lokalkostnader kan ske med framförhållning och kostnadseffektivitet. Basen för lokalförsörjningsplanen är respektive sektors årliga reviderade lokalförsörjningsplaner. Planen utgör en bilaga till respektive sektors uppdragsdokument och detaljbudget. Planen innehåller beskrivning av nuvarande lokalbestånd och om det råder över- eller underskott av lokaler inom 5 år respektive 10 år. Utifrån nulägesbeskrivningen och med hänsyn till befolkningsprognos och detaljplaner ger sektorerna förslag på vilka lokalförändringar som bör prioriteras. Sektorernas lokalförsörjningsplaner sammanfattas till kommunens övergripande lokalförsörjningsplan. Den utgör underlag i budgetarbetet och är en bilaga till budgetdokumentet. Utifrån planen och kommunens budgetarbete tas beslut om vilka åtgärdsförslag som ska genomföras. Dessa bildar olika lokalprojekt. För att skapa effektiva och ändamålsenliga lokaler som håller god kvalitet är det av stor vikt att verksamheterna deltar aktivt i lokalförsörjningsarbetet vad gäller dimensionering och utformning av de egna lokalerna. Det åligger alla verksamheter att ha en hög kostnadsmedvetenhet samt att aktivt söka möjligheter att effektivisera lokalanvändningen och medverka till att beslutade lokaleffektiviseringar genomförs. Lokalanvändningen ska, så långt det är möjligt, disponeras så att lokaler som inte behövs kan frigöras för avyttring/avveckling. Vid nyanskaffning eller ombyggnad av fastigheter ska lokaleffektivitet och flexibilitet prioriteras. Lokaler ska i största möjliga mån möjliggöra olika typer av verksamheter. Samordnade lokallösningar ska eftersträvas när det är möjligt. Nya lokaler ska utformas för aktuell verksamhet, men i beaktande ska också förberedas/planeras för en eventuell framtida alternativ användning. Utgångspunkt, om inte annat beslutats, är att all byggnation sker utifrån standard. 6 Ansvar 6.1 Kommunstyrelsen I kommunstyrelsens reglemente anges att kommunstyrelsen ansvarar för planeringen av mark och vatten och ska se till att bostadsbyggande, samhällsbyggande och näringslivets utveckling främjas. Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens försörjning av mark samt ser till att tillfredsställande markberedskap upprätthålls. Det är i kommunstyrelsen som den fulla överblicken över pågående plan- och exploateringsprojekt finns. Vidare har kommunstyrelsen ett ägar- och samordningsansvar för kommunens totala lokalförsörjning. Kommunstyrelsen ska ha den samlade bilden av kommunens lokalbehov och ska bevaka att beslutad lokalprocess hålls samt säkerställa att verksamheterna har en gemensam syn på lokalprocessen. Kommunstyrelsen ska prioritera lokalprojekt och säkra att lokalprojekten hänger samman med helheten. 6.2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunstyrelsens arbetsutskott fungerar som styrgrupp för större investeringar (>7 mkr), se mer i Riktlinjer för Investeringar. 6.3 Utskottet för samhällsutveckling Utskottet för samhällsutveckling ansvarar, genom sin fastighetsenhet, för förvaltning, drift och underhåll av kommunens fastigheter och lokaler, tillhandhåller ändamålsenliga lokaler till kommunens olika verksamheter, kostnadsberäknar och genomför på uppdrag ny-, om-, och tillbyggnader samt svarar för uthyrning av verksamhetslokaler med därtill hörande administration. 6
Fastighetsenheten ansvarar för nytecknade av all extern inhyrning av lokaler och all uthyrning av kommunens lokaler. 6.4 Samtliga utskott Respektive utskott ansvarar inom fastställd budgetram för inhyrning samt därtill hörande ev. verksamhetsanpassningar av verksamhetslokaler från Fastighetsenheten. 6.5 Organisation Samordning av lokalförsörjningsarbetet sker av ekonomienheten i kommunen. Organisationen ska säkerställa att verksamheterna har en gemensam syn på lokalprocessen och säkerställa att kommunstyrelsen får en samlad bild av kommunens lokalbehov. Samplanering av det kommunövergripande lokalförsörjningsarbetet sker genom Lokalstrategigruppen. 7 Förvalta strategin 7.1 Säkerställa styrdokument Dokumentansvarig chef i förvaltningen ansvarar för att verksamheten har en rutin för att styrdokument är aktuella och publiceras på rätt sätt. Dokumentansvarig chef har också ansvar för att medarbetarna är informerade om styrdokumenten. Målgruppen för strategin ansvarar för att ta del av och efterleva den. 7.2 Avvikelser och förslag Den som läser strategin och upptäcker avvikelser eller har kännedom om sådant som påverkar strategin såsom förändringar i lagstiftning, avvikelser eller har förslag till förändringar meddela kontaktperson för strategin. Bilagor: Lokalprocess Investeringsprocess 7
Bilaga: Tidplan lokalprocess Funktion Aktivitet/tid Aktivitet/tid Aktivitet/tid År 1 År 2 År 3 och framåt Aug-sept Nov Dec Jan Febr Mars April Maj Juni LFP bilaga till sektorns Planering och Genomgång av lokalbehov. Genomgång av övriga investeringsbehov och exploateringar SEKTOR uppdragsdokument och deltagande i projekt LFP per sektor uppdateras detaljbudget FASTIGHET EKONOMI Sammanställning av sektorernas LFP och förslag på kommunövergripande LFP till LSG Beräkning av investering och driftkostnad i samverkan med fastighet och sektor Förslag till LFP och investeringsbudget Förslag till budget inkl. LFP LFP verkställs LSG Förslag till lösningar utifrån behov och prioritering, förslag till kommunövergripande LFP Förslag till LFP KLG POLITISK ORG. Utskott bereder och KS beslutar om uppdragsdokument och detaljbudget per sektor, LFP bilaga Förslag till LFP och investeringsbudget Omvärldsoch budgetdagar Förslag till budget inkl. LFP KS föreslår och KF fastställer Beslutspunkter enligt projektmodell Begreppsförklaringar LFP Lokalförsörjningsplan LSG Lokalstrategigrupp KLG Kommunchefens ledningsgrupp
Bilaga: Tidplan investeringsprocess Funktion Aktivitet/tid Aktivitet/tid År 1 År 2 och framåt Jan Febr Mars April Juni Aug FÖRVALTNING/ SEKTOR Behovsinventering investeringar och förslag till prioritering i investeringsbudget Utredning, planering och genomförande av investeringar POLITISK NIVÅ Omvärldsoch budgetdagar KS föreslår budget och investeringsramar KF fastställer budget och investeringsramar Beslutspunkter enligt projektmodell 9