Protokoll fört vid ordinarie styrelsemöte 2014-09-30 kl. 18.30 Närvarande: Magnus Andersson, Fredrik Andersson Förhinder: Vladimir Luna, Mikael Andersson och Lenny Englund- Becker Adjungerade: Gert Henningsson och Reza Bagherzadeh Förhinder: Martin Fjällman 1. Styrelsemötet öppnas Ordföranden hälsade de närvarande välkomna och förklarade mötet öppnat. 2. Justerare Till att jämte ordföranden justera dagen protokoll utsågs Fredrik Andersson 3. Dagordningen Godkändes med följande tillägg av Borås Stad, bynet samt tidigareläggning av ansökan till länsstyrelsen. 4. Föregående protokoll - Styrelseprotokoll 2014-09-14 Beslöts med godkännande läggas till handlingarna. 5. Rapporter: - Ekonomi o Intäkter o Utgifter Beslöts att bordlägga frågan tills bokslut upprättats. o Leader, timmar intäkter Beslöts att Magnus Andersson utformar ett excel-blad med uppgift om namn och antal timmar på medlemmar som deltar i projektet. Detta excel-blad läggs i Dropbox och skall löpande fyllas i - Administrationsgruppen - Entreprenadgruppen - Områdesansvariga - Intresseanmälningar Beslöts att bordlägga frågan tills det att grupperna bemannats. - Leader, från möte 2014-09-22 Magnus Andersson lämnade rapport från mötet och meddelade samtidigt att Martin Fjällman lämnar en särskild rapport från mötet den 29 september. Beslöts att godkänna rapporten. 6. Styrelsens ansvar: o Utformning av dagordning och protokoll enligt bilaga 1. Beslöts att arbeta efter föreslagen dagordning. o Intresseanmälningar Varför stannade intresseanmälningarna av efter stämman? Åtgärder för att öka antalet intresseanmälningar Frågorna diskuterades varvid konstaterades att åtgärder skall sättas in omgående. Beslöts att ytterligare informationsåtgärder skall sättas in. Gert Henningsson utformar ett förslag till informationsblad som även innefattar information om nytt ansökningsdatum till Länsstyrelsen. o Bemanning av arbetsgrupper: Genomgång av funktionsbeskrivning för grupperna Beslöts att komplettera administrationsgruppen med ansvar för hemsidan. Administrationsgruppen Entreprenadgruppen Områdesansvariga Beslöts att bemanna grupperna så snart som möjligt, genomgång av medlemsregistret skall ske med inriktning att hitta medlemmar som kan ingå i respektive grupp. Respektive styrelseledamot tar ansvar för var sin grupp. Härigenom tillsförsäkras styrelsen löpande information om gruppernas arbete. Gert Henningsson utformar förslag till informationsblad som efter godkännande kan sändas till samtliga medlemmar via e-post. o Grundläggande villkor för att söka bredbandsstöd 1
Kontrollera att det inte finns NGA-nät Kontrollera att det inte finns marknadsaktörer som planerar utbyggnad i vårt område Kontrollera att vårt projekt är förenligt med befintlig regional och kommunal strategi Samråd med kommunen i samband med att projektet planeras Ansvarig: Magnus Andersson o Poängsättning och prioritering av projekten Fritidshus, fast boende ev. företag Ansvarig: Martin Fjällman o Ansökan till Länsstyrelsen Magnus Andersson informerade om att reglerna för hantering av ansökningarna hos Länsstyrelsen var sådana att vid lika poängtal mellan föreningarna var ansökningsdatum avgörande för vilken förening som skulle tilldelas bidrag. Lenny Englund-Becker har därför startat upp ifyllandet av ansökan. Beslöts att godkänna rapporten samt att detta informeras ut till medlemmarna i kommande informationsblad. o Villkor som skall uppfyllas under tiden för genomförande av projektet Skaffa alla tillstånd som behövs för att genomföra projektet Avtal markägare Avtal med medlemmar rörande anslutning Använda befintlig infrastruktur och utnyttja samförläggning där det är möjligt Genomföra upphandling Säkerställa att vi har ett robust och driftsäkert bredbandnät Driftsätta bredbandsnätet för att projektet skall räknas som klart Ansvarig: Magnus Andersson o Borås Stad Beslöts att inge en ansökan om stöd för lokal utveckling om 50 000 kr, bilaga 2. o bynet Beslöts att vid mötet den 1 oktober 2014 väcka följande frågor: viket är lämplig antal fastigheter vid ansökan till Länsstyrelsen offerthantering var i fastigheten är det lämpligt att gå in med fiber, fråga från medlem. 7. Information: Beslöts att till medlemmarna utge information enligt punkt 6, bemanning arbetsgrupper och intresseanmälningar samt om tidigareläggning av ansökningsdatum till Länsstyrelsen. 8. Nya frågor Beslöts frångå punkten då inga nya frågor väckts. 9. Nästa styrelsemöte, 14 oktober 2014, Solhallsgatan 11. 10. Mötet avslutas Ordförande tackade för visat intresse och förklarade mötet avslutat. Borås som ovan Gert Henningsson Justeras: Magnus Andersson Fredrik Andersson 2
Bilaga 1. Förslag till dagordning för Bossnet Ek. Förening, arbetsunderlag: Kallade: Magnus Andersson, Lenny Englund-Becker, Fredrik Andersson, Vladimir Luna och Mikael Andersson. Härutöver skall de kallas som styrelsen adjungerar till sig. Kan ex. vara ledare för grupperna, administration, entreprenad och områdesansvariga. Vidare kan efter behov kallas yttre intressenter, såsom bynet, Borås kommun eller andra som är väsentliga för styrelsens uppdrag. Förteckning över ledamöter eller adjungerade ledamöter som har anmält förhinder. 1. Styrelsemötet öppnas 2. Justerare 3. Föregående protokoll - Här behandlas föregående justerade protokoll, avstämning och ev. kompletterande uppgifter. Läggs med godkännande till handlingarna. - Ledamot som har annan uppfattning än det som styrelsen i övrigt företräder kan vid styrelsemötet begära att få sin mening antecknad till protokollet genom att skriftligen ange sin mening vid mötet. - Beslutsprotokoll eller diskussionsprotokoll? Idag är det ovanligt med diskussionsprotokoll även om de kan ha sin tjusning. - Protokollets tillgänglighet och information om besluten i protokollet. o I första hand är protokollet en arbetshandling för styrelsen som efter justering ligger till grund för genomförande av fattade beslut. Genomförande av beslut kan inte ske förrän protokollet är justerat, eller att styrelsen omedelbart vid beslutet också fattat beslut om att punkten o i fråga är justerad vid sittande bord. Information om styrelsens beslut till medlemmarna bör i första hand gå ut i form av särskild informationsskrift eller annat dokument. Förslag: Styrelsen fattar beslut om att protokollet är en intern handling för styrelsens bruk. Att det vid varje styrelsemöte bestäms vilka punkter som skall informeras om till medlemmarna och externa intressenter. Prokollet utskrivs som ett beslutsprotokoll. 4. Rapporter: - Ekonomi o Intäkter o Utgifter o Leader, timmar intäkter - Administrationsgruppen innefattande extern information - Entreprenadgruppen - Områdesansvariga o Här rapporteras löpande om ekonomi, förslagsvis en gång i månaden o Grupperna informerar löpande om sin verksamhet till styrelsen o Rapporterna skall vara muntliga - Anslutningsgrad 5. Styrelsens ansvar och eller beslutspunkter: o Bemanning av: Administrationsgruppen Entreprenadgruppen Områdesansvariga o Grundläggande villkor för att söka bredbandsstöd Kontrollera att det inte finns NGA-nät Kontrollera att det inte finns marknadsaktörer som planerar utbyggnad i vårt område 3
Ansvarig: o Kontrollera att vårt projekt är förenligt med befintlig regional och kommunal strategi Samråd med kommunen i samband med att projektet planeras Poängsättning och prioritering av projekten Fritidshus, fast boende ev. företag Ansvarig: Martin Fjällman o Villkor som skall uppfyllas under tiden för genomförande av projektet Skaffa alla tillstånd som behövs för att genomföra projektet Avtal markägare Avtal med medlemmar rörande anslutning Använda befintlig infrastruktur och utnyttja samförläggning där det är möjligt Genomföra upphandling Säkerställa att vi har ett robust och driftsäkert bredbandnät Driftsätta bredbandsnätet för att projektet skall räknas som klart Ansvarig: - Punkten 5 avser styrelsens ansvar att fatta beslut i enlighet med stadgan och anvisningar från föreningsstämmans genom av föreningsstämmans justerade protokoll. Punkterna kan varieria beroende på var vi bifinner oss i den totala beslutsprocessen. Enskild medlem kan till styrelsen inlämna förslag, styrelsen har då att pröva detta och fatta beslut. Beslutet skall meddelas medlemmen. Om enskild önskar få fråga behandlad skall frågan lämnas till styrelsens sekreterare fjorton dagar innan ordinarie styrelsemöte. 6. Information: - Här fattar styrelsen beslut om vilka punkter som skall informeras om till medlemmar och andra intressenter. - Informationen skall ske via befintliga kanaler såsom hemsidan eller via e-post. 7. Nya frågor - Ny fråga kan anmälas vid styrelsemöte men beslut kan inte fattas förrän frågan har beretts i styrelsen. Kommer därför upp för ev. beslut vid nästkommande styrelsemöte. - Styrelsen kan om den är enig enhälligt besluta om att fatta beslut vid sittande möte. 8. Nästa styrelsemöte 9. Mötet avslutas Det kan synas som mycket och byråkratiskt men det gäller att om möjligt att täcka upp alla punkter så att vi får ett så effektivt arbetssätt som möjligt. Läs och tänk igenom vad är vi behöver för dagordning för att uppnå effektivitet och hög kvalité. Kom gärna med synpunkter och kompletteringar innan mötet den 29 september. 2014-09-18 Bilaga 2 4
Borås Stad Samhällsplaneringen 2014-09-30 Ansökan om bidrag för lokal utveckling 2014. BossNet ek. för. Är en nybildad förening, bildades 2014-02-10, föreningens mål är att skapa ett fibernätverk för boende i Bosnäs-Funningen av hög kvalité. Vi bifogar stadgar jämte protokoll fört vid konstituerande föreningsstämma, separat översänder vi registreringsbevis. Syftet är att skapa förutsättningar för de boende i Bosnäs/Funningen att få tillgång till ett fibernät där både privatpersoner och enskilda näringsidkare kan ansluta sig. Åtgärden leder till att området på detta sätt ges möjlighet att ta nya steg i sin utveckling men också möjligheter att anpassa sig till dagens krav på kommunikation. Mot ovanstående bakgrund ansöker vi därför om 50 000 kr till att täcka främst de initiala konsultkostnaderna för rådgivning och projektering, informationsutskick, kartor och detaljplaner från kommunen samt drift av hemsida. Med vänlig häsning BossNet Ekonomisk Förening Lenny Englund Becker e.u. 5