Instruktion för revision av förvaltningar inom Stockholms läns landsting 2014 Version 27 aug 2014 Kontaktuppgifter för granskningsansvariga har uppdaterats. Avsnitt 1 har uppdaterats fr.o.m. tidpunkten då förvaltningarna rapporterar årsbokslut. Kapitel 4, inledande texten om räkenskaper innan avsnitt 4.1 har uppdaterats för att matcha texten i mallen för rapport över löpande granskning. Kapitel 7.1 och 8.3 har uppdaterats avseende dokumentationen av granskningen. Mall A-B och D har uppdaterats innehållsmässigt Landstingsrevisorerna Box 22230 104 22 Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: 08-737 25 00 Fax: 08-737 53 50 E-post: landstingsrevisorerna@rev.sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 23 21 00-0016 www.sll.se/rev
Innehållsförteckning 1. TIDPLAN... 1 2. INLEDNING... 2 3. OMFATTNING OCH ANSVARIGA... 2 4. BEDÖMNINGAR... 3 4.1 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat... 3 4.2 Intern styrning och kontroll... 4 4.3 Räkenskaper... 5 5. BEKRÄFTELSE AV ATT REVISIONSINSTRUKTIONER ERHÅLLITS... 6 6. GRANSKNING AV DELÅRSRAPPORTEN... 6 6.1 Översiktlig granskning av delårsrapport... 6 6.2 Uttalande från förvaltningsledningen... 6 7. LÖPANDE GRANSKNING... 6 7.1 Rapport över löpande granskning... 6 8. GRANSKNING AV ÅRSBOKSLUT... 7 8.1 Clearance... 7 8.2 ÅrsbokslutsPM... 7 8.3 Rapport över årlig granskning... 8 8.4 Rapportering av efterföljande händelser... 8 8.5 Uttalande från förvaltningsledningen... 8 8.6 Årsrapport... 9 9. FÖRSLAG TILL REVISIONSPLAN 2015... 9 10. KVALITETSUPPFÖLJNING... 9 Bilagor: A. SLL:s organisation (bifogas) B. Uttalande från förvaltningsledningen delårsrapporten (bifogas) C. Rapportmall översiktlig granskning av delårsrapport (bifogas) D. Rapportmall löpande granskning (bifogas efter uppstartsmötet) E. Clearance årsbokslutet (bifogas senare) F. ÅrsbokslutsPM (bifogas senare) G. Rapportmall över årlig granskning (bifogas senare) H. Uttalande från förvaltningsledningen (bifogas senare) I. Uttalande från juridiskt ombud (bifogas senare)
1. TIDPLAN Datum Händelse Hänvisning 2014-05-19 Uppstartsmöte 2012 års revision 2014-05-23 Bekräftelse av att revisionsinstruktioner erhållits 5 2014-09-12 Förvaltningarna rapporterar utfallet per augusti Senaste datum för nämnder och styrelser att behandla 2014-09-23 delårsrapporten 2014-09-26 Rapportering av uttalande från förvaltningsledning 6.2 och bilaga B 2014-09-26 Rapportering av översiktlig granskning av delårsrapport 6.1 och bilaga C 2014-09-29 Rapport över löpande granskning - RGIII 7 och bilaga D 2014-10-06 Rapport över löpande granskning - RGII 7 och bilaga D 2014-10-20 Rapport över löpande granskning - RGI 7 och bilaga D 2014-10-28 kl. 09:30 RG III (09.30) behandlar delåret och löpande granskning 2014-11-04 kl. 09:30 RG II (9.30) behandlar delåret och löpande granskning 2014-11-27 kl. 10.00 RG I (10.00) behandlar delåret och löpande granskning 2014-12-15 kl 09.00-11.00 Bokslutsmöte revisionskontoret Förvaltningarna rapporterar årsbokslut Inlämning av tjänstemannabehandlad förvaltningsberättelse med bilagor Clearence årsbokslutet. Inkl signerade rapportpaket avseende resultat- och balansräkning samt noter 8.2 och bilaga E ÅrsbokslutsPM 8.3 och bilaga F Uttalande från juridiskt ombud (legal letter) 8.3 och bilaga I Senaste datum för nämnder och styrelser att behandla årsredovisningen Fastställs i samråd med granskningsansvarig Rapport över årlig granskning 8.4 och bilaga G mars 2015 Rapportering av efterföljande händelser 8.5 mars 2015 Rapportering av uttalande från förvaltningsledning 8.6 och bilaga H Norrtäljeorganisationen behandlar årsrapport för TioHundra RG I behandlar årsrapporter (LFS, IFAB) 8.7 RG III behandlar årsrapporter 8.7 RG II behandlar årsrapporter 8.7 RG I behandlar årsrapporter (LISAB, LS, KCFI, LSF) 8.7 2015-04-15 Förslag till revisionsplan 2014 9 maj 2015 Kvalitetsuppföljning 10 Uppstartsmöte 2015 års revision Revisorsgrupp I (RG I) ansvarar för granskningen av Landstingsstyrelsen, Landstingshuset i Stockholm AB, AB Stockholms läns Internfinans AB och Donationsfonderna. Revisorsgrupp II (RG II) ansvarar för granskningen av Hälso- och sjukvårdsnämnden, Patientnämnden, Stockholms läns sjukvårdsområde, Karolinska universitetssjukhuset, Danderyds sjukhus AB, Södersjukhuset AB, Södertälje Sjukhus AB, S:t Eriks ögonsjukhus AB, Folktandvården Stockholms läns landsting AB, Ambulansverksamheten i Storstockholm AB och Stockholm Care AB.
Revisorsgrupp III (RG III) ansvarar för granskningen av AB Storstockholms Lokaltrafik, Waxholms Ångfartygs AB, Locum AB, Kulturnämnden, Trafiknämnden, MediCarrier AB och Stiftelsen Clara. 2. INLEDNING Denna instruktion avser revisionen av förvaltningar inom Stockholms läns landsting (SLL) som leds av nämnd eller styrelse. I instruktionen används genomgående begreppet nämnd. I instruktionen används ansvarig revisor för ansvarig revisor vid anlitad revisionsbyrå och granskningsansvarig för granskningsansvarig vid revisionskontoret. Målet med den samlade revisionen av SLL-koncernen är att: Ge landstingsfullmäktige en försäkran om att den ekonomiska rapporteringen från nämnderna är rättvisande. Ge de förtroendevalda revisorerna underlag för sina bedömningar avseende den finansiella rapporteringen i nämnderna. Ge de förtroendevalda revisorerna i nämnderna underlag för bedömning av intern styrning och kontroll samt verksamhetens ändamålsenlighet och effektivitet. Utvärdera och rapportera eventuella brister i nämndernas administrativa rutiner och interna kontroll. Bekräfta att nämndernas årsredovisningar är i allt väsentligt korrekta, fullständiga och upprättade enligt gällande lagstiftning. Information om SLLs organisation finns på www.sll.se. Observera att arbetsmaterial som tas fram under revisionsåret kan bli offentlig handling efter slutrevisionen. Frågor kring instruktionen ställs till Lars Åström (08-737 53 31) vid revisionskontoret. 3. Omfattning och ansvariga Ansvariga för revisionen av nämnderna inom SLL framgår nedan: Nämnd Byrå Ansvarig revisor Granskningsansvarig Förvaltning för utbyggd tunnelbana Hälso- och sjukvårdsnämnden Karolinska universitetssjukhuset PWC PWC Anders Hägg anders.haegg@se.pwc.com Anders Hägg anders.haegg@se.pwc.com Koncernfinansiering EY Magnus Fagerstedt magnus.fagerstedt@se.ey.com Kulturnämnden EY Johan Perols Landstingsfastigheter Stockholm EY Johan.perols@se.ey.com Magnus Fagerstedt magnus.fagerstedt@se.ey.com Patientnämnden PWC Anders Hägg anders.haegg@se.pwc.com Johan Blomberg johan.blomberg@rev.sll.se Karin Eduards karin.eduards@rev.sll.se Eva Hansson Risberg/ Camilla Salomonsson eva.hansson-risberg@rev.sll.se / camilla.salomonsson@rev.sll.se Lars Åström lars.astrom@rev.sll.se Camilla Graf Morin camilla.graf-morin@rev.sll.se Joakim Klasa joakim.klasa@rev.sll.se Karin Eduards karin.eduards@rev.sll.se
Stockholms läns sjukvårdsområde Trafiknämnden inkl. Färdtjänstavdelningen och Färdtjänsverksamheten PWC EY Anders Haglund anders.haglund@se.pwc.com Magnus Fredmer magnus.fredmer@se.ey.com Christin Huring christin.huring@rev.sll.se Emma Cars emma.cars@rev.sll.se 4. Bedömningar Enligt kommunallagen ska de förtroendevalda revisorerna pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen inom nämnderna är tillräcklig. För denna prövning har de förtroendevalda revisorerna beslutat om följande områdesindelning: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Ekonomiskt resultat granskas av ansvarig revisor. Verksamhetsmässigt resultat granskas av granskningsansvarig. Intern styrning och kontroll Intern styrning och kontroll granskas av såväl ansvarig revisor som granskningsansvarig. Ansvarig revisor granskar bl.a. ekonomistyrning. Granskning av ledningsnära kostnader och representation ska prioriteras och utföras av ansvarig revisor. Räkenskaper Räkenskaper granskas av ansvarig revisor. Efter utförd granskning samråder granskningsansvarig och ansvarig revisor om de omdömen som ska lämnas i förhållande till fastställda bedömningsmål och bedömningskriterier. Ingen preliminär bedömning ska lämnas i Rapport över löpande granskning. Däremot ska av kommentar framgå om granskningen har sett brister/vidtagna åtgärder som skulle kunna försämra/förbättra den slutliga bedömningen i slutet av året. En slutlig bedömning lämnas i Rapport över årlig granskning. I ansvarig revisors uppdrag ingår att följa upp tidigare års iakttagelser och rekommendationer. Granskningsansvarig tillhandahåller aktuell rekommendationslista. 4.1 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Följande bedömningsmål har fastställts för ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat: 1. Nämnden har uppnått fullmäktiges resultatkrav.
2. Nämnden har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Följande bedömningskriterier har fastställts för ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat: Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. 4.2 Intern styrning och kontroll Nämnden har ett ändamålsenligt och aktuellt system för styrning, ledning, uppföljning och kontroll som är tydligt och funktionellt. Det finns ett strukturerat arbetssätt med definierade processer och rutiner för att styra ekonomi och verksamhet. Verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och säkert sätt i syfte att uppfylla fullmäktiges mål och efterleva lagar, föreskrifter m.m. Följande bedömningsmål har fastställts för intern styrning och kontroll: 1. Nämnden har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 2. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 3. Nämndens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi, verksamhet och kvalitet. 4. Nämnden har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 5. Nämnden har ett ändamålsenligt och aktuellt system för intern styrning och kontroll.
6. Nämnden genomför årligen, i enlighet med Ägarpolicyn, en systematisk utvärdering av hur väl den interna styrningen och kontrollen fungerar. (Gäller nämnder som bedrivs i bolagsliknande former). Följande bedömningskriterier har fastställts för intern styrning och kontroll: Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Brister kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större brister. Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga brister som måste åtgärdas snarast. 4.3 Räkenskaper Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Följande bedömningsmål har fastställts för räkenskaper: 1. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Följande bedömningskriterier har fastställts för räkenskaper: Rättvisande Inte rättvisande Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Brister/förbättringsmöjligheter kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller väsentliga brister i förhållande till bedömningsmålen..
5. Bekräftelse av att revisionsinstruktioner erhållits Bekräftelse på att dessa instruktioner mottagits skickas enligt tidplan till landstingsrevisorerna@rev.sll.se. 6. Granskning av delårsrapporten Enligt kommunallagen och lagen om kommunal redovisning ska kommuner och landsting minst en gång under räkenskapsåret upprätta en särskild redovisning (delårsrapport). Delårsrapporten ska innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av kommunens eller landstingets verksamhet och resultat sedan utgången av föregående räkenskapsår. Inom SLL upprättar alla nämnder och styrelser delårsrapport i enlighet med anvisningar från landstingsstyrelsens förvaltning. Revisionen av måluppfyllelsen utförs av granskningsansvarig. 6.1 Översiktlig granskning av delårsrapport Revisionen av den finansiella rapporteringen utförs av ansvarig revisor i enlighet med Standard för översiktlig granskning (SÖG 2410). Mall för rapportering i Revisors rapport över översiktlig granskning av delårsrapport bifogas. Rapporten skickas till landstingsrevisorerna@rev.sll.se enligt fastställd tidplan. 6.2 Uttalande från förvaltningsledningen Enligt anvisningar från landstingsstyrelsens förvaltning ska ledningen i samband med revisionen av delårsrapporten upprätta ett uttalande. I anslutning till anvisningarna finns en standardiserad mall för uttalandet som utgår från Bilaga 3 Exempel på uttalanden från företagsledningen till Standard för översiktlig granskning (SÖG 2410). Ledningen måste anpassa uttalandet till den egna verksamheten och därefter stämma av innehållet med ansvarig revisor innan det undertecknas. Ansvarig revisor ska skicka granskningsansvarig kopia av uttalandet när det har undertecknats av ledningen. 7. Löpande granskning 7.1 Rapport över löpande granskning Rapport över löpande granskning ska upprättas. Denna rapport hanteras som arbetsmaterial hos revisionskontoret och presenteras inte som en separat rapport för berörd revisorsgrupp. Rapporten över den löpande granskningen ska faktakontrolleras av verksamheten innan den skickas till granskningsansvarig. Observera att inga preliminära bedömningar ska lämnas i rapporten, förutom i de fall det finns något väsentligt som granskningsansvarig vid revisionskontoret bör få kännedom om. Vid faktakontrollen får eventuella förslag till preliminära bedömningar inte framgå.
En del i bedömningen av den interna styrningen och kontrollen är bokslutsprocessen och processer kopplade till den finansiella rapporteringen. Rapporteringen omfattar därför även bedömningar av dessa områden inklusive bedömning av kvaliteten på nämndens delårsrapport. För uppföljningen av tidigare års iakttagelser och rekommendationer tillhandahåller granskningsansvarig vid revisionskontoret aktuell A-lista och B-lista. Mall för Rapport över löpande granskning bifogas. Rapporten skickas till granskningsansvarig enligt fastställd tidplan. Till rapporten ska bifogas en sammanställning i tabellform för de granskningar som rapporteras i samband med rapport över löpande granskning med utgångspunkt från inlämnad granskningsplan (revisionsplan) för respektive objekt. För resp. granskningsfråga (kopplat till risker) ska kortfattat framgå vilken granskning som genomförts samt iakttagelser och slutsatser. Sammanställningen/dokumentationen lämnas tillsammans med övriga rapportunderlag till revisionskontoret i samband med avrapporteringen av löpande granskning. Konsulten ansvarar för att upprätta och bevara övrig dokumentation och revisionsbevis för genomförda granskningar enl. god revisionssed. Dessa ska vara tillgängliga för revisionskontoret. Granskningsansvarig kan vid behöv begära att ta del av ytterligare revisionsbevis för vissa väsentliga slutsatser eller poster. Vid behov av underhandskommunikation med berörd förvaltningsledning, om den rapport som granskningsansvarig upprättar, ska ansvarig revisor delta. Granskningsansvarig informerar ansvarig revisor om tid för underhandskommunikation. 8. GRANSKNING AV ÅRSBOKSLUT Inom Stockholms läns landsting upprättar alla nämnder och styrelser årsredovisning i enlighet med anvisningar från landstingsstyrelsens förvaltning. 8.1 Clearance Signerade rapportpaket (resultat- och balansräkning) för årsbokslutet bifogas rapporteringen av Clearance. Mall för rapportering av Clearance årsbokslutet bifogas. Rapporteringen skickas till landstingsrevisorerna@rev.sll.se och sllekonomirapport@sll.se i enlighet med fastställd tidplan. 8.2 ÅrsbokslutsPM I ÅrsbokslutsPM uttalar sig ansvarig revisor om förhållanden som är väsentliga ur ett koncernrevisionsperspektiv. Innehållet ska vara avstämt med ekonomichef och om det bedöms erforderligt med ledningen för förvaltningen. Mot bakgrund av identifierade avvikelser tidigare år ska ÅrsbokslutsPM specifikt omfatta resultatet av granskningen av bilagorna ANLT (anläggningstillgångar) och PANY (pågående ny- till- och ombyggnader) i Controller. De uppgifter som rapporteras i Controller ska sålunda direkt kunna ligga till grund för och överensstämma med tilläggsupplysningar/noter i årsredovisningen.
Mall för ÅrsbokslutsPM bifogas. Uttalande från jurist ska insändas enligt tidplan. Av juridiska uttalanden ska framgå vilken bedömning det juridiska ombudet gör avseende utgång i tvist. Anvisningar från LSF kommer att innehålla krav på uttalande från juridiskt ombud när tvister finns. Rapportering sker till landstingsrevisorerna@rev.sll.se. 8.3 Rapport över årlig granskning Rapport över årlig granskning ska upprättas. Denna rapport hanteras som arbetsmaterial och presenteras inte som en separat rapport för berörd revisorsgrupp. Rapporten över den årliga granskningen ska faktakontrolleras av verksamheten innan den skickas till granskningsansvarig. Observera att vid faktakontrollen får förslag till slutliga bedömningar inte framgå. För uppföljningen av tidigare års iakttagelser och rekommendationer tillhandahåller granskningsansvarig vid revisionskontoret aktuell A-lista och B-lista. Mall för Rapport över årlig granskning bifogas. Till rapporten ska bifogas en sammanställning i tabellform för de granskningar som rapporteras i samband med rapport över årlig granskning med utgångspunkt från inlämnad granskningsplan (revisionsplan) för respektive objekt. För resp. granskningsfråga (kopplat till risker) ska kortfattat framgå vilken granskning som genomförts samt iakttagelser och slutsatser. Sammanställningen/dokumentationen lämnas tillsammans med övriga rapportunderlag till revisionskontoret i samband med avrapporteringen av årlig granskning. Konsulten ansvarar för att upprätta och bevara övrig dokumentation och revisionsbevis för genomförda granskningar enl. god revisionssed. Dessa ska vara tillgängliga för revisionskontoret. Granskningsansvarig kan vid behöv begära att ta del av ytterligare revisionsbevis för vissa väsentliga slutsatser eller poster. Rapporten skickas till granskningsansvarig enligt fastställd tidplan. 8.4 Rapportering av efterföljande händelser Rapportering av efterföljande händelser ska vid behov ske skriftligen. Rapporteringen ska avse tidsperioden från det att Rapport över årlig granskning avlämnats till datum för respektive revisorsgrupps slutrevisionsmöte. Rapportering sker till landstingsrevisorerna@rev.sll.se och granskningsansvarig. 8.5 Uttalande från förvaltningsledningen Enligt anvisningar från landstingsstyrelsens förvaltning ska ledningen i samband med revisionen av årsredovisningen upprätta ett uttalande. I anslutning till anvisningarna finns en standardiserad mall för uttalandet som utgår från Bilaga 3 Exempel på uttalanden från företagsledningen till Standard för översiktlig granskning (SÖG 2410). Ledningen måste anpassa uttalandet till den egna förvaltningen och därefter stämma av innehållet med ansvarig revisor innan det undertecknas. Ansvarig revisor ska skicka granskningsansvarig kopia av uttalandet som är undertecknat av ledningen.
8.6 Årsrapport Årsrapport upprättas av granskningsansvarig. Ansvarig revisor ska delta vid underhandskommunikation och faktakontroll av årsrapporten med berörd förvaltningsledning. Ansvarig revisor ska delta vid revisorsgruppens slutrevisionsmöte (sammanträde angående årsrapporten). Granskningsansvarig informerar ansvarig revisor om tider för underhandskommunikation och slutrevisionsmöte. 9. Förslag till revisionsplan 2015 Utkast till revisionsplan ska distribueras till granskningsansvarig enligt fastställd tidplan och innehålla minst följande områden: Kort beskrivning av nämndens verksamhet. Förändringar i nämndens verksamhet och organisation jämfört med föregående år. Revisorernas risk- och väsentlighetsanalys inkluderande kortfattad angreppsplan för väsentliga riskområden som identifierats. Utvalda rutiner för särskild genomgång 2015. Övriga identifierade problem och frågeställningar som påverkar revisionen. 10. Kvalitetsuppföljning Under maj 2015 kommer revisionskontoret att genomföra en kvalitetsuppföljning av 2014 års revisionsarbete. En utvärdering ska göras av hur förvaltningar och bolag ser på hur anlitade revisionsbyråer genomför sitt uppdrag inom den årliga revisionen. Frågorna avser bl.a. förmåga att sätta sig in i bolagets/förvaltningens verksamhet, planering av revisionsuppdraget, revisionsteamets samarbetsförmåga och lyhördhet, tillgänglighet m.m.