ST inom Migrationsverket Sektion Syd Tid: 25 februari 2019 kl. 09.00-15.00 Plats: Konferensrum Den Okände Rebellen, Agnesfridsvägen 111, Malmö Närvarande: Kent Helgesson, Anna Ahnlund, Christer Blom, Christian X Andersson, Badr Machoun, Mikael Vester, Lisa Westling, Henrik Andersen, Göran Larsson (AEMA2) (från 4), William Read (HAMO), Jenny Nilsson (valberedning) (endast för 12) Förhinder: Sanna Norblad, Andrea Bustos 1 Mötets öppnande Kent Helgesson öppnade mötet. 2 Val av mötesordförande och protokolljusterare Badr Machoun valdes till mötesordförande. Anna Ahnlund valdes till protokolljusterare. 3 Fastställande av dagordning Mötespunkt 8 (Arbetsmiljö) tidigarelades och flyttades till mötespunkt 6. 4 Adjungering av lokalt AO Göran Larsson adjungeras som lokalt arbetsplatsombud. 5 Föregående mötesprotokoll Samtliga mötesprotokoll finns publicerade på hemsidan. 6 Arbetsmiljö HAMO gav en kort beskrivning av vad som har skett i regionen sedan årsskiftet. Organisationsförändringar i Malmö Q1-paketet med organisationsförändringar har fått både positiva resultat, liksom skapat situationer där arbetsgivaren behöver utveckla. - Assistentsamordningen var från en början otydlig med både arbetslednings- och arbetsmiljöansvar. Det har nu lyfts in under fördelningsenhet 1, har bytt sektion och är en del av asyl. Det finns nu ett tydligt arbetsmiljöansvar med en och samma enhetschef. - Tillstånd 2 har genom sammanslagning med medarbetare från fördelningsenheten fått fler medarbetare och har valt AMO, både ordinarie och ersättare. I de flesta fall har AMO från enheter som har lagts ner eller sammanslagits med andra enheter fått nytt förtroende på sin nya enhet. Genom detta har man bevarat kompetensen där flera har varit med vid riskbedömningarna före organisationsförändringarna och kan därför följa effekterna även efter att förändringarna är genomförda. ST inom Migrationsverket Sektion Syd ST Direkt: 0771-555 444 Webbplats: www.st.org/migration
Arbetsmiljöverkets krav efter incidenten i Malmö Efter incidenten i receptionen i Malmö har Migrationsverket fått fyra krav från arbetsmiljöverket. - Arbetsgivaren har gjort en undersökning, där man gjort både enkätundersökning, liksom gått igenom rutiner. Detta resulterade i en rapport om vilka faktorer som ledde till att incidenten kunde inträffa. - Arbetsgivaren brast i att rapportera in tillbudet i tid, då tillbud ska rapporteras in inom 24 timmar. Fyra enhetschefer var inblandade och det tog 8-9 dagar innan det rapporterades. Enhetschefer ska alla gå en utbildning innan de kan ta över arbetsmiljöansvaret där denna information går ut. Arbetsgivaren lade ansvaret på sektionschef för sektion 3, där det blev otydligt vem som faktiskt skulle rapportera till arbetsmiljöverket. - Krav på att riskbedömning ska upprättas och revideras. - Enheternas säkerhetsrutiner måste revideras. Det finns risk i att det finns en bristande samordning mellan de enheter som arbetar i samma lokal. Enheterna i Malmö har därför hämtat inspiration från receptionen i Sundbyberg. Reviderade säkerhetsplaner och riskbedömningar har skickats in som bilaga till svar på Arbetsmiljöverkets krav. Arbetsgivaren har i efterhand hållit övningar i receptionen. Medarbetare från NSC i Stockholm kom ner och planerade övningarna med ett flertal olika scenarion tillsammans med lokala säkerhetsbiträden. HAMO reagerade på att vi har väldigt hög toleransnivå. Avvecklingen av Karlskrona Det finns nu ett utkast för riskbedömning som HAMO och ATO har fått ta del av. HAMO har föreslagit månatliga uppföljningar av riskbedömningen. Ger ATO och HAMO möjlighet att stämma av med AO och AMO. Frågan återstår dock hur avvecklingen av Karlskrona påverkar andra enheter i form av att uppgifter omfördelas till andra enheter som kanske får längre körsträckor och fler besökande i reception, med mera. Det har varit rörigt och otydligt vem som hade enhetschefsansvaret när besked om uppsägning och omplaceringserbjudanden skulle ges. Det finns även många verksamhetsfrågor som inte är helt tydliga, vilket utgör en riskfaktor. Detta har tagits upp i riskbedömningen. Det diskuterades även en riskbedömning för Kalmar, då regionen planerar att utnyttja lokalerna för återvändandesamtal. I Kalmar finns det även en risk i att personalstyrkan minskat snabbt. Arbetsmiljödagar och sektionsträffar HAMO hoppas på att man kan utöka sektionsträffar i maj/juni för att göra en uppföljning av Arbetsmiljödagarna i 2018. Då är planen att även inkludera enhetschefer och följa upp arbetet med riskbedömningar i form av workshops eller liknande. Det finns även signaler om att arbetsgivaren vill hålla Arbetsmiljödagar under hösten 2019. 7 Aktuellt Regionen Rapport om regional MBL Anna Ahnlund deltog och fokus var Karlskrona. Man diskuterade även den regionala riskbedömningen, där den generella ska sammanvävas med den särskilda riskbedömningen som gjordes 2018 som var mer kopplad till omställningen och riskbedömningarna som hade gjorts på enhetsnivå. Planen för i år är att det ska finnas en regional riskbedömning som inkluderar både omställning och det generella arbetsmiljöarbetet. Vid omorganiseringen av enhetschefer i Malmö ansågs det inte finnas övertalighet då resurserna kunde omfördelas till andra uppdrag. Den konkreta omorganiseringsplanen saknade däremot förankring bland regionens enhetschefer. De sena beskeden till berörda enhetschefer kan ha skapat oro bland både chefer och medarbetare. Inför nästa regionala AMK/MBL vill ST att man diskuterar följande frågor. ST inom Migrationsverket Sidan 2 (5)
- Hur har regionen gått vidare och hur har enhetscheferna löst situationen med övertalighet bland TL, eventuella rockader med mera. (Christer ska även lyfta frågan till avdelningsstyrelsen.) - Rapport från lokalt AO Som ett led i omorganiseringen för Asyl 360 har delar av ansökningsenheterna slagits ihop med fördelningen och har nu ansvar för ankomstboende och spår 6 (förlängning av UT på grund av skyddsskäl). Antalet spår 6-ärenden kommer att öka efter juni 2019, där sektionen räknar med att 100 årsarbetare ska jobba med spår 6 under hösten. Jägersbo blir ett renodlat ankomstboende, där de med ärenden som inte går att avgöra inom 30 dagar ska flyttas ut, men man räknar med att många kommer att bo kvar i upp till tre månader. I nuläget finns det ett stabilt och jämnt flöde, men man vet inte hur avvecklingen av andra boenden i regionen kommer att påverka Jägersbo. Sedan finns det andra externa riskfaktorer, såsom vad som händer när säkerhetsläget i Syrien förändras. Medarbetarna som kommer från fördelning har hand om boendet medan medarbetare från ansökningen tar ärendehanteringen. 8 Information från avdelningsstyrelsen Nästa möte för avdelningsstyrelsen är den 27-28 februari. Förberedelserna inför RALS kommer att påbörjas på avdelningsstyrelsens nästa möte. Omställningsförhandlingarna Det som varit på agendan den senaste månaden är omställningsförhandlingarna som resulterade i GDs beslut. - Vakanslistan är inte särskilt omfattande. Alla orterna behandlades på samma möte och när vakanserna är så få är det endast ett fåtal omplaceringserbjudanden som legat på bordet. - ATO har däremot reagerat på att skälighet vid omplaceringserbjudanden har tagit bort utan förhandling. ATO har därför bett om förtydligande om vad det innebär. Arbetsbrist hos Interna utredningar Funktionen Interna utredningar har arbetsbrist. Denna funktion lyder under GD men ligger under ÖD. ATO djupt oeniga med arbetsgivaren på grund av arbetsgivarens beslut att centralisera funktionen till Norrköping. Tidigare har medarbetare varit utspridda över landet. Skriftlig tillrättavisning ATO i region syd har ställt frågan om skriftlig tillrättavisning utan gallring efter en viss tid. Svar från HR är att det inte ännu är förankrat, men det har ändå börjat användas. Finns det ett centralt beslutsprotokoll? Christer Blom tar med frågan till avdelningsstyrelsen. 9 Ekonomi Christian Andersson har varit på kassörträff med alla sektionskassörer. Gick igenom den ekonomiska policyn, kontoplanen och hade utbildning kring vilka underlag som krävs, hur bokslut och redovisning ska se ut. Avdelningen vill att budget ska se lika ut i alla sektioner, vilket innebär att sektionsstyrelsens förslag till en mer detaljerad budget får revideras. 10 Medlemsaktiviteter Frågan om medlemsvärvning och att ta över värvningsansvaret bordläggs till nya styrelsen efter årsmötet den 26 mars 2019. Förslag till AO-dagen Som aktivitet på AO-dagen föreslogs att styrelsen tillsammans med arbetsplatsombud går igenom aktivitetspaket som kan användas på enheterna. Tema är friskvård och vad man kan göra på arbetsplatsen. ST inom Migrationsverket Sidan 3 (5)
11 Övriga frågor Val till arbetsplatsombud ska ske på enheterna innan årsmötet. Mandatperioden sträcker sig fram till den 31 mars 2019. Valprotokollen laddas upp på hemsidan för varje mandatperiod. 12 Internt Sektion Syd Förberedelser årsmötet 2019 Kallelse ska skickas ut senast den 26 februari 2019. Saker att följa upp: - Mikrofoner i Malmö - Kent Helgesson gör utkast till verksamhetsberättelse o Inledande om verksamhet o Deltagande på AO-dagar o Styrelsemöten o Christian Andersson har utkast för ekonomi och budget o Verksamhetsplan inga förändringar o Revisionsberättelse Revisorn ska gå igenom ekonomin den 1 mars 2019 - Catering o Finns möjlighet att beställa catering till varje ort. Ta fram 2-3 förslag och gör en prisjämförelse. o Lisa Westling tar ansvar för catering i Malmö och Växjö. - Therese Hermansson tar ansvar för Skype-lösning i Växjö. Anna ska dubbelkolla vem som tar ansvar för Skype-lösning i Kristianstad. Förslagsvis utses två förslag till rösträknare på varje ort i förhand. Frågan om poströstning diskuterades under mötet. Rekommendationen från avdelningen och förbundet är att inte använda poströstning, då rösten endast kan användas en gång och blir ogiltig vid omröstning eller mer avancerade valomgångar. Styrelsen beslutar att inte använda poströstning och ser istället att samtliga medlemmar ges möjlighet att delta via Skype om de inte kan delta på plats i Malmö. Rapport valberedningsuppföljningen den 30/1 Anna Ahnlund representerade sektionen i uppföljningsmötet för valberedningarbetet inom avdelningen. Mötet var mer ett avstämningsmöte och sektionens valberedning uppgav att hon låg i fas, även om hon har mycket att göra som ensam valberedare. Det saknas förslag till revisorer (måste ha två) och valberedare. Jenny Nilsson från valberedningen rapporterade att nästan alla intervjuer med nominerade är inbokade. Det kommer in nya nomineringar fortfarande. Katarina Andersson från avdelningen har stöttat upp och gett mall för intervjuerna och vilka frågor som ska ställas Det finns två förslag på olika styrelsekonstellationer, antingen 5+2 (fem ordinarie och två ersättare) eller 7+3. Valberedningen ska kolla på förslag till båda. Även förslag till ny valberedning och revisorer ber styrelsen att valberedningen kollar om det finns intressanta kandidater. 13 Nästa möte Nästa möte hålls i Växjö den 13 mars 2019. ST inom Migrationsverket Sidan 4 (5)
14 Mötets avslutande Badr Machoun avslutade mötet. Kent Helgesson Lisa Westling Anna Ahnlund Ordförande Sekreterare Protokolljusterare ST inom Migrationsverket Sidan 5 (5)