ARRANGÖRSREGLEMENTE AEROBIC GYMNASTICS 2019 1 V.1.0 2019-01-25
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Förord... 3 1 Avtal och handlingar... 3 1.1 Parter... 3 1.2 Ekonomi... 3 1.3 Handlingar... 3 2 Tävlingsinformation... 3 2.1 Inbjudan... 3 2.2 PM... 3 2.3 Kost... 4 2.4 Logi... 4 2.5 Kvällsaktivitet... 4 3 Tävlingsupplägg... 4 3.1 Ackreditering... 4 3.2 Sekretariat... 4 3.3 Musik... 5 3.4 Tävlingsgenomförande... 5 3.5 Ledarmöte... 5 3.6 Prisutdelning... 5 3.7 Resultatredovisning... 5 3.8 Protester... 6 4 Domare... 6 4.1 Anmäla domare/uttagning av domare... 6 4.2 Domaransvarig... 6 4.3 Domarmöte och domarrum... 7 4.4 Domarservice... 7 4.5 Resor, kost och logi... 7 4.6 Domarnas placering... 7 4.7 Domarnas utrustning... 7 5 Funktionärer... 7 5.1 Tävlingsledare... 7 5.2 Tävlingsjury... 7 5.3 Speaker... 8 5.4 Entré- och informationsansvarig... 8 5.5 Musikansvarig... 8 5.6 Representant från Gymnastikförbundet... 8 5.7 Sjukvård... 8 6 Lokaler... 9 6.1 Tävlingshall... 9 6.2 Uppvärmningshall... 9 6.3 Publik... 9 6.4 Utsmyckning... 9 7 Redskap/tävlingsgolv... 9 8 Media... 9 9 Styrelse, domare och stor grabb/tjej... 10 2 V.1.0 2019-01-25
Förord 1 Avtal och handlingar 1.1 Parter Ett arrangörsavtal tecknas mellan Svenska Gymnastikförbundet (GF) och arrangerande förening (arrangör). 1.2 Ekonomi Ekonomi för arrangemanget framgår av gällande arrangörsavtal och av GF tecknade sponsoravtal. 1.3 Handlingar Tillsammans med avtalet utsänds GF:s gällande sponsoravtal samt följande handlingar och reglementen: Arrangörsreglemente Redskapsreglemente Tekniskt reglemente Bedömningsreglemente (Tävlingsstege AER och/eller Code of Points 2017-2020) Tävlingsbestämmelser Direkt efter anmälningstidens utgång skickas följande material från Gymnastikförbundet till arrangören: Kopia på samtliga anmälningar med uppdelning på respektive disciplin. Där startordning och lottning är gjord. Kontaktuppgifter till tävlade föreningar och ansvarig ledare. 2 Tävlingsinformation 2.1 Inbjudan Arrangören ansvarar att skriva ihop ett utkast av inbjudan som skickas till den nationella samordnaren i aerobic gymnastics för godkännande minst en vecka innan utskick. Inbjudan ska publiceras två månader innan tävlingen på Gymnastikförbundets hemsida, publicering av inbjudan ansvarar Gymnastikförbundet för via aerobic@gymnastik.se. 2.2 PM Arrangören ansvarar att skriva ihop ett utkast av ett PM som skickas till den nationella samordnaren i aerobic gymnastics för godkännande minst en vecka innan utskick. Efter 3
godkännande skickar arrangerade förening ut PM till anmälda föreningar, domare, nationell samordnare i aerobic gymnastics och till aerobic@gymnastik.se senast 2 veckor efter sista anmälningsdag. I PM ska en startordning framgå, startordningen lottas av Gymnastikförbundet och skickas till arrangören. Startordningen lottas av Gymnastikförbundet efter sista anmälningsdag. Sker strykningar ska dessa meddelas till aerobic@gymnstik.se. Gymnastikförbundet publicerar därefter PM på www.gymnastik.se. 2.3 Kost Vid servering av måltider ska Gymnastikförbundets fastställda riktpriser för frukost, lunch och middag följas. I samband med tävling kan tävlingsmiddag med aktivitet för deltagande gymnaster, tränare, domare och funktionärer arrangeras. Vid tävlingsmiddag ska Gymnastikförbundets alkoholpolicy följas. Frukost 55:- Lunch 85:- alternativt lunchpaket 60 :- Middag 85:-, vid tävlingsmiddag kan avsteg göras Möjlighet att beställa enbart vissa mål ska finnas. Specialkost ska finnas som alternativ, t.ex. glutenfritt, laktosfritt och vegetariskt. Domarnas möjlighet till utspisning ska säkerställas enligt punkt 4.5. Tider för matservering ska vara mycket generöst tilltagna och ta hänsyn till förtränings- och tävlingstider. 2.4 Logi Logi ska erbjudas i skolsal, vandrarhem och hotell. Logi i skolsal: 100:-/natt 2.5 Kvällsaktivitet Beroende på tävlingens upplägg kan en kvällsaktivitet arrangeras för deltagande föreningar och domare. Om deltagarfest ordnas måste hänsyn till GF:s alkoholpolicy som finns i Tekniskt Reglemente. 3 Tävlingsupplägg 3.1 Ackreditering Arrangören ser till att det finns möjlighet för ackreditering i tävlingshallen. Ackreditering sker vid ankomst till tävlingshallen. 3.2 Sekretariat Vid samtliga nationella tävlingar ska ett sekretariat tillhandahållas av arrangören. Sekretariatet är oftast placerat i anslutning till tävlingsytan. Vid sekretariatet är tävlingsledare, speaker och musikansvarig placerad. Sekretariatet tillhandahåller domarnas resultat samt resultatredovisning under pågående tävling. 4
3.3 Musik Musik laddas upp via Tariff (SportEventSystems) alternativt via egen lösning av arrangören. Detta ska framgår i tävlingsinformationen i PM. 3.4 Tävlingsgenomförande 3.4.1 Förträning och uppvärmning Varje tävlande har träningstid på tävlingsgolvet. De tävlande skall då ha möjlighet att kontrollera sin ljudhastighet och lyssna och/eller utföra sin rutin till musik. Varje individuell tävlande, par, trio, grupp får mellan en (1) till och med en och en halv (1,5) minut per rutin beroende på antal starter på tävlingen. Musiken kollas och musikansvariga ser till att tiden hålls. 3.4.2 Defilering Defilering skall ske innan tävlingsstart. 3.4.3 Startordning Efter lottningen ska startordning göras. När startordningen bestäms av klasserna ska det tas hänsyn till gymnaster som tävlar i flera klasser, gymnasterna bör ha ca 12-15 min paus mellan sina starterna. 3.5 Ledarmöte Ledarmöte genomförs av tävlingsarrangören (förslagsvis tävlingsledaren) innan tävlingsstart med alla ledare med deltagande gymnaster. 3.6 Prisutdelning Defilering skall ske innan och efter prisutdelning. 3.6.1 Priser, medaljer och diplom Vid JSM och SM erhålls Riksidrottsförbundets SM-tecken. Gymnastikförbundet ansvarar för att beställa och bekosta SM-tecken som sedan skickas till arrangörsföreningen. Vandringspokal delas endast ut vid JSM och SM. Vid övriga finaltävlingar delas medaljer ut till platserna guld, silver och brons. Medaljer som delas ut ska vara neutrala eller ha disciplinenligt utseende. Samtliga deltagare ska erhålla diplom som ska vara neutrala eller ha disciplinenligt utseende. Arrangören har rätt att dela ut ytterligare priser. 3.7 Resultatredovisning 3.7.1 Resultatsystem Arrangören tillhandahåller resultatsystem samt resultatredovisning vid tävling. 3.7.2 Resultattavla Önskvärt är att en stor och tydlig resultattavla ska finnas i tävlingshallarna. 5
3.7.3 Resultatlista Samtliga resultat ska fyllas på efter hand och finnas kvar. Resultatlistor ska vara möjligt vara klara i direkt anslutning till tävlingens slut. Resultaten mailas till deltagande föreningar samt till Gymnastikförbundet via aerobic@gymnastik.se. Därefter publiceras resultatlistorna på www.gymnastik.se. 3.8 Protester Som arrangör bör du känna till hur ett protestförfarande går till, detta tydliggörs i Tekniskt reglemente punkt 1.6. 4 Domare 4.1 Anmäla domare/uttagning av domare Deltagande förening ansvarar för att anmäla domare. Vid 1-5 starter anmäls en domare och vid 6 eller fler starter anmäls två domare. Detta gäller förbundsdomare alternativt regionsdomare på Nivå 1 och Nivå 2 tävlingar. Om en förening inte anmäler domare enligt ovan kommer en avgift utgå på 1500 kr för 1-5 starter och 3000 kr för 6 starter eller fler. Domaravgiften faktureras av arrangerande förening och intäkten ska användas till resa och logi för extra domare. Efter nästa förbundsdomarkurs kan antalet domare/start höjas, även avgift kan höjas. Ny förening med tävlande i aerobic gymnastics behöver inte betala domaravgift under sitt första tävlingsår. Räknat från den första tävlingen. 4.2 Domaransvarig En domaransvarig ska utses av arrangören inför och under tävlingen. Denna har följande uppgifter: Se till att domarna får det material som respektive klass kräver i samband med domarmötena. Vara länken mellan domarna och sekretariatet under tävlingen. Delta i starten av samtliga domarmöten under tävlingen. Uppdatera domarna med förändringar i startlistor etc. Se till att domarna, direkt efter tävlingen, får generalprotokoll av sekretariatet för genomgång och signering 4.2.1 Linjedomare Under tävlingen behövs två linjedomare (gärna föreningsdomare). Deras uppgift är att övervaka så gymnasten/gymnasterna inte trampar utanför tävlingsytan. 6
4.3 Domarmöte och domarrum Arrangören ska tillse att domarrum finns där domarmöte kan hållas. Domarmöte hålls av tävlingsarrangören samt huvuddomare cirka två (2) timmar innan tävlingsstart. 4.4 Domarservice På domarborden i tävlingshallen och i domarrummet ska det finnas vatten/dryck, kaffe och frukt. 4.5 Resor, kost och logi Vad gäller domarnas resor, kost och logi ska det följa riktlinjer och resepolicyn för domare (finns att hämta på www.gymnastik.se). Arrangören ansvarar och står för måltider till domarna under pågående tävling. 4.6 Domarnas placering Tävlingsarrangören i samråd med Gymnastikförbundet fördelar i domarpooler. Minst 6 domare ska ingå i domarpanelen. Domarna ska placeras så att dessa kan arbeta ostört och sitta rakt framför tävlingsytan. Tydliga avspärrningar ska finnas mellan domare och publik. Linjedomarna sitter i varsitt hörn mitt emot varandra en bit från tävlingsytan. 4.7 Domarnas utrustning Det ska finnas anteckningspapper av A4 format och pennor till samtliga domare. Domarformulären (FIGs) tillhandahålls av huvuddomaren på tävlingsdagen. 5 Funktionärer 5.1 Tävlingsledare Tävlingsledaren är ansvarig med kontakten med Gymnastikförbundet inför tävlingstillfället samt har den övergripande kollen på plats under genomförandet av tävlingen. 5.2 Tävlingsjury Vid nationella tävlingar ska alltid en tävlingsjury finnas. Tävlingsjuryn består av tre personer (en person kan inte ha samma roll vid tävlingen). Nationella samordnare/representant från Gymnastikförbundet, Tävlingsledare Huvuddomare 7
5.3 Speaker Det är att föredra att samtliga nationella tävlingar har en speaker/konferencier som presenterar framträdande och guidar publiken genom tävlingen. Speakern behöver startlista samt eventuellt tävlingsformulär som inlämnas ifyllda av de tävlande. 5.4 Entré- och informationsansvarig Vid de nationella tävlingar där entréavgift för tävlingarna finns bör det finnas funktionärer som tar hand om denna uppgift. 5.5 Musikansvarig Ska sköter musiken både under förträning samt under tävling. 5.6 Representant från Gymnastikförbundet Ambitionen är att vid varje nationell tävling ska en officiell representant finnas från Gymnastikförbundet. Representanten är från tävlingskommittén/samordnare eller anställd på Gymnastikförbundet utsett som officiell representant. Representanten ingår i tävlingsjuryn. 5.7 Sjukvård Vid tävlingar i Hopprep och Aerobic, regionstävlingar och övriga tävlingar och Uppvisningar gäller följande. Någon form av sjukvårdare/ansvarig med sjukvårdsmaterial måste finnas till hands vid förträning och tävling vid alla tävlingsarrangemang arrangerade av region eller förening på uppdrag av region eller Svenska Gymnastikförbundet. Den medicinska resursens kompetensområde måste omfatta: Hjärt- och Lungräddning (HLR), akut omhändertagande vid Andning-, Blödning, Chock (ABC), isning och linda. I de fall hjärtstartare finns i tävlingsanläggningen skall även denna kunna hanteras av medicinsk resurs på plats, och/eller av annan utsedd person med kompetens för att handha denna. Detta gäller även vid uppvisningar arrangerade av eller på uppdrag av region eller Svenska Gymnastikförbundet. Respektive deltagande förening är ansvarig för att i förväg anmäla till sjukvårdspersonalen om man har deltagande gymnaster som lider av allvarliga sjukdomar och/eller allergier. 5.7.1 Sjukvårdspersonalens ansvar Delta på ledarmöte som finns inför tävlingarna och där presentera sig och informera tränarna om var sjukvårdspersonalen är placerad. Märka ut sin placering med någon skylt eller dylikt. Markera sina kläder (funktionärströjor) med någon form utav sjukvårdssymbol. Ansvara för en adekvat behandling av de deltagande gymnasterna. 8
Dokumentera samtliga behandlingar som utförs på därför avsedd skaderapport/patientkort som tillhandahålles av tävlingsarrangören. Tejpning sker i första hand av tränare eller ledare. Om någon i sjukvårdsteamet kan tejpning är det önskvärt att han/hon bistår med detta. 5.7.2 Skaderapportering Från och med 2017 ska alla skador som sker på våra rikstävlingar dokumenteras på en digital skaderapport. Information om den digitala skaderapporten skickas i ett separat mail till arrangören inför respektive arrangemang. 6 Lokaler 6.1 Tävlingshall Tävlingar kan arrangeras I idrottshall, teaterlokal eller liknande. Musikanläggningarna skall vara av god kvalitet. Möjlighet att spela upp mp3 alternativt via AUX ska säkerställas. En reservanläggning för musik ska finnas på plats och snabbt kunna kopplas in om behov uppstår. 6.2 Uppvärmningshall För de tävlande krävs en uppvärmnings- och förträningsyta före och under tävlingen. Musikanläggning bör finnas i hallen. 6.3 Publik Läktarplatser och övriga ytor för publik och icke tävlande gymnaster ska vara tydligt anvisade och avgränsade gentemot domarplatser och tävlingsytor. 6.4 Utsmyckning Arrangörsföreningen ansvarar för att lokalen och tillhörande ytor är representativa gällande exponering av sponsorer/skyltar/utsmyckning. 7 Redskap/tävlingsgolv Golvytan som tävlingen utförs på bör vara minst 12x12 meter. Tävlingsytan har olika mått beroende på nivå och klass, oftast tejpar man båda tävlingsytorna (7x7 meter respektive 10x10 meter) då det oftast behövs. Nybörjartävling räcker vanligtvis ytan 7x7. Det går bra att tejpa tävlingsytan på ett vanligt idrottsgolv om man inte har ett AER tävlingsgolv. Det ska i inbjudan framgå vilken typ av tävlingsgolv som ska användas. 8 Media Mediabearbetningen planeras och görs av arrangörsföreningen. Gymnastikförbundet ansvarar för att resultaten publiceras på hemsidan. 9
9 Styrelse, domare och stor grabb/tjej Arrangerande förening bör vara medveten om att styrelseledamot, förbundsdomare, stor grabb/stor tjej har rätt att gå och titta på alla riksarrangemang utan kostnad (står i arrangörsavtalet som ni skrivit under). Om en person med någon av ovanstående titlar är intresserad av att titta på en tävling förväntas personen i fråga höra av sig till arrangerande förening (eller via nationella kansliet). Det är då viktigt att arrangören har en rutin för reservation samt tydligt förklarar för personen hur denne ska hämta ut eventuell biljett (ifall det är inträde för att titta på tävlingen). Det kan hända att någon från ovanstående grupper dyker upp oanmäld. Självklart är detta inte optimalt för arrangörsföreningen (och något GF jobbar på för att undvika) men uppmaningen är att hantera en sådan situation på bästa möjliga sätt och så tillmötesgående som möjligt. 10