ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND k.f.

Organ Datum 11/2018 Förbundsstyrelsen 07.11.2018 Sammanträdestid Onsdag 07.11.2018, kl. 15.30-18.15 Sammanträdesplats Omsorgskansliet, Besöksadress: Skarpansvägen 30 Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE x Öfverström, Clas ordf. Lindfors, Nina x Hambrudd, Annika vice ordf. (från 15.40) Karlsson, Rolf x Andersson, Ulla Beijar, Christian x Landgärds, Viveka Söderlund, Pernilla x Ulenius, Katarina (från 15.50) Lindman, Gun x Sundman, Roger Danielsson, Nicklas x Schütten, Erik Fagerlund, Miina Föredragande och x Hellgren Jimmy, vik. t.f. omsorgsdirektör Sekreterare och metod- och kvalitetschef Övriga närvarande x Johansson, Petter ordf. för förbundsfullmäktige (till 17.05) x Andersson, Ove vice ordf. för förbundsfullmäktige x Häggblom, Josefine, ekonomichef 110-118 x Ahlberg, Vivi, vik servicechef 110-113 x Segerström, Hanna, koordinerande chef 110-113 x Silander, Anu, personalchef 110-113, 119-120 Paragrafer 110-125 Underskrift Ordförande Sekreterare Protokolljustering Clas Öfverström Ordförande Ort och tid Mariehamn den Jimmy Hellgren Sekreterare Sammanträdet är kungjort Mariehamn den 1.11.2018 Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den Nina Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift

ÄRENDE: 110 Sammanträdets sammankallande och beslutsförhet... 1 111 Protokolljustering... 1 112 Godkännande och komplettering av föredragningslistan... 2 113 Kommunernas yttranden angående budget och ekonomiplan... 3-5 114 Riktlinjer för Ålands omsorgsförbund k.f.... 6 115 Utredning av systemet för stödbehovsbedömning... 7-8 116 Revisionsprotokoll vår 2018... 9 117 Revisionsprotokoll höst 2018... 10 118 Ökning av checklimit och upptagande av lån... 11-12 119 Upphandling företagshälsovård för perioden 1.1.2019-31.12.2020... 13 120 Arbetsgruppens rekommendationer gällande förebyggande av sjukfrånvaro... 14-16 121 Delgivningar för kännedom... 17 122 Nästa möte... 17 123 Förfrågan om praktiktjänstgöring... 18 124 Förlängning av förordnande som vik tf omsorgsdirektör... 19 125 Information om omsorgsdirektör... 20 Bilagor: 1. Kommunernas yttranden över budget och ekonomiplan 2019-2021 2. Protokoll från slutrevision för räkenskapsperioden 2017 3. Protokoll från mellanrevision 4. FST 25.10.2017 104 5. Sammanställning av inkomna offerter företagshälsovård 6. Arbetsgruppens åtgärdsplan för att motverka sjukfrånvaro 0

SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 110 Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutsfört. PROTOKOLLJUSTERING 111 Protokollet justeras fredag 9.11.2018 på omsorgsförbundets kansli. Till protokolljusterare utsågs Viveka Landgärds. 1

GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 112 Förbundsstyrelsen godkände föredragningslistan med tre tilläggsparagrafer. 123 förfrågan om praktiktjänstgöring; 124 förlängning av förordnande som vik tf omsorgsdirektör; 125 information om omsorgsdirektör. 2

KOMMUNERNAS YTTRANDEN OM BUDGET OCH EKONOMIPLAN 113 Enligt grundavtalet för Ålands omsorgsförbund k.f. 11 skall vid beredning av budget och ekonomiplan medlemskommunerna ges tillfälle att framlägga förslag till utvecklande av kommunalförbundets verksamhet. Följande är en sammanställning av kommunernas yttranden över omsorgsförbundets budget 2019 och ekonomiplan 2020-2021 per 31.10.2018 klockan 14.00. Ytterligare yttranden kan fortfarande inkomma, eftersom sista datum för det är 2.11.2018 klockan 15.00. De nu inkomna finns i sin helhet som Bilaga 1. Övriga presenteras på mötet. Yttranden har hittills inkommit från Kumlinge, Saltvik, Mariehamn, Lemland, Vårdö, Lumparland och Föglö. Kumlinge vill se att alla verksamheter redovisas i budget, att de interna fördelningarna framgår ur budgeten, att alla kommunandelar och vad de grundar sig på framgår ut budgeten, samt att omsorgsförbundet övergår till solidarisk fördelning av kostnader. Saltvik hälsar att kommunstyrelsen inte omfattar den ökade kostnadsramen i sin helhet utan endast till den del som det berör avtalsenliga löneförhöjningar. Mariehamn anser att ökningar i form av fler anställda, två nya bilar samt korttidsboendets höga kostnader bör ses över. Ökningar bör antingen strykas eller minskas rejält. Man anser det förvånande att omsorgsförbundet föreslår utökningar istället för att koncentrera sig på att förvalta och strukturera mer långsiktigt. Socialnämnden omfattar inte budgetförslaget, utan emotser ett bantat förslag. Lemland vill uppmärksamma omsorgsförbundet på att personalstyrkan i gruppboendeservicen ökar medan antalet klienter minskar. Man uppmanar förbundet att värdera om den planerade ökningen av årsverken inom gruppboendeservicen. Lumparland undrar hur omsorgsförbundet avser fortskrida med planerna för och förbredandet av KST. Man föreslår att medlen i budgetförslaget för IT- och fastighetsansvarig används till att projektanställa någon för förverkligandet av KST. Föglö menar att deras preliminära kostnadsandel bör justeras. 3

Under det informationsmöte kring förbundets budgetförslag som hölls den 24.10.2018 fördes bl a diskussion kring att alla respektive kommunandelar för respektive verksamheter bör redovisas i budgetbok, efter önskemål från i första hand Vårdö. Vårdö önskade att information ska gå ut till kommunerna i god tid angående att omsorgsförbundet kommer anställa arbetslösa ungdomar under sommaren, så att informationen kan spridas också lokalt. På fråga från ordförande om vad deltagarna tyckte om stödbehovsbedömningar uppstod en diskussion om för- och nackdelar, där den stora nackdelen ansågs vara att det har lett till fler anställda och att det är tidskrävande för såväl förbundet som för kommunerna. De som ville ha systemet kvar, ville emellertid att det inte skulle vara direkt knutet till debiteringen, utan att det ska vara en solidarisk kostnadsfördelning. Det faktum att omsorgsförbundet fakturerar 5% av kanslikostnaderna som avgift för förmedlade tjänster ansågs av alla inbjudna vara alltför mycket. I övrigt önskades nyckeltal för de korta sjukskrivningarna samt att förvaltningen ser över möjligheten till köptjänst för löneräkningen. Sedan förslaget till budget och ekonomiplan 2019-2021 gick ut till kommunerna har den totala kommunandelen minskat med ca 250 000, inbegripande avslutandet av tre förmedlade tjänster, avskrivningar på den minskade investeringsdelen (FST 10/2018 104) samt ökade hyror pga att Mariehamn behöver Mariegård för egen barnomsorg. Det innebär en procentuell minskning med 2,3% (en ökning med 1,1% mot 2018 års budget istället för 3,4%). I liggande budgetförslag finns en ny bil 90 000 till klienttransporter. Att leasa skulle innebära mer eller mindre samma kostnad. Alternativet till att köpa eller leasa bil, är att överge tanken med att sköta klienttransporterna på egen hand. Det skulle innebära en marginell kostnadsminskning på kort sikt, där chaufförens lön (ca 37 500 inkl sociala avgifter), mindre drivmedel behövs (ca 8 000 ) och inköp av bil (ca 9 000 per år i 10 år) försvinner, samtidigt som det blir en kostnadsökning om ca 30 000 för upphandlade taxitransporter. En fördel med en sådan åtgärd är att komma ifrån sårbarheten i att klienttransporterna är avhängiga en person. I övrigt finns för- och nackdelar med detta redan listade i liggande budgetförslag under punkt 2.2.2. Transport. 4

VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Styrelsen diskuterar yttranden som inkommit och ger förvaltningen i uppdrag att göra eventuella förändringar i budget och ekonomiplan 2019-2021 till nästa förbundsstyrelse 14.11.2018. Annika Hambrudd anlände 15.40. Katarina Ulenius anlände 15.50. Förbundsstyrelsen (fst) beslöt att göra följande förändringar: Bibehålla avgiften för förmedlade tjänster för 2019 och att den ska revideras inför 2020. Fortsätta med klienttransporter i egen regi med anställd chaufför, men att bilen ska leasas istället för att köpas. Sett ur ett klientperspektiv anser fst att den trygghet och flexibilitet som egen chaufför erbjuder, behöver prioriteras även fortsättningsvis. Alla respektive kommunandelar för respektive verksamhetsform skall redovisas i budgeten. Alla verksamhetsformer skall redovisas i tabellform i budgeten. I texten skall Åkersvängens verksamhetsförändring tydligare förklaras. Den lägre kostnaden för korttidsavlastningen jämfört med budget 2018 skall också tydliggöras. I texten tydliggöra att medel för den beslutade lönejusteringen 2019 finns i budget. Ett tydliggörande av kostnadsutvecklingen över tid skall presenteras i budgeten. En avsiktsförklaring att Ålands omsorgsförbund k.f. avser förverkliga KST och kommer att anhålla om medel för detta hos Landskapsregeringen, då det är tydligare vilka kostnader detta kommer att medföra, skall införas i budgetdokumentet. Där skall också framgå att till Landskapsregeringen skall en begäran skickas att överföra redan beviljade, ej nyttjade, medel till 2019. 5

RIKTLINJER FÖR ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND 114 En brist i förbundet är att det under lång tid saknats tydliga riktlinjer eller funnits dubbla riktlinjer som ibland motsäger varandra. Det har också varit oklart var man som tjänsteman eller personal ska leta för att hitta de riktlinjer som finns. Det har dessvärre skapat en kultur eller praxis som inte alltid stämmer överens med de riktlinjer som finns och som dessutom kan skilja sig åt beroende på vilken enhet man arbetar. Det har också lett till en situation där en personal eller föreståndare får olika svar på samma fråga beroende på vem i ledningsgruppen frågan riktas till. För att komma tillrätta med denna otydlighet har ledningsgruppen påbörjat en revidering av samtliga policydokument och riktlinjer som finns i förbundet, för att förenhetliga dem, uppdatera dem och säkerställa att de följer övergripande styrdokument. De dokument som är överflödiga tas bort och de som saknas produceras. Alla kommer sedan raderas från de platser de finns sparade idag och sedan publiceras på förbundets intranät, där alla kan hitta dem. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Styrelsen ger ledningsgruppen i uppdrag att fullfölja detta arbete samt efterhand som de blir klara publicera dem på intranätet, som tills vidare gällande. När arbetet är klart, senast sista februari, håller ledningsgruppen och förbundsstyrelsen en gemensam planeringsdag där samtliga riktlinjer för Ålands omsorgsförbund k.f. gås igenom, eventuellt ändras och godkänns av förbundsstyrelsen. Enligt förslag. 6

UTREDNING AV SYSTEMET FÖR STÖDBEHOVSBEDÖMNING 115 I budgetförslaget för år 2016 fanns i text förslaget att förbundet under 2016 skulle skapa ett system för och införa stödbehovsbedömningar som grund för kommundebiteringen från och med 1.1.2017. Vårdtyngdsmätning planeras som projekt i början av 2016, för att styra kommundebiteringen, i enlighet med en vedertagen nordisk modell. Det innebär bland annat att "effektiverad vård" och "invidboende" blir överflödiga som verksamhetsformer från år 2017. För uppdraget behövs en projektanställd socialarbetare fyra månader, kostnad ca 30 000, inklusive support. Detta genomfördes utan att, skulle det senare visa sig, fullt ut förstå vad det skulle komma att innebära och utan att fastslå några ramar för hur det skulle fortlöpa efter implementering. Vissa uppenbara brister i systemet korrigerades inför budgetåret 2018. Nuvarande brister, enligt förbundets ledningsgrupp: Det finns inte fastställt hur ofta nya stödbehovsbedömningar skall genomföras, utan det har hetat att det skall göras vid behov (vid presentationer för kommunrepresentanter och förtroendevalda under 2016 var tanken att det kunde knytas till klienternas serviceplaner och eventuella behovsförändringar som kunde utläsas där). Även om det är så att alla nya bedömningar som har genomförts har varit befogade, är det här något som skadar trovärdigheten i systemet. Budgetnivåerna i förbundets budget är, enligt gällande grundavtal bindande. Om en ny stödbehovsbedömning görs under budgetåret, kan inte ny personal anställas för att tillgodose ett större stödbehov utan att extra fullmäktigemöte hålls. Detta till trots finns följande text som en del av Bilaga 2 till FST 2/2018, 28.02.2018 22, delgivningar för kännedom: När en ny bedömning har gjorts meddelas hemkommunen och föreståndaren på enheten den nya kategorin, inklusive belopp och personalresurs. Den nya kategorin faktureras därpå följande månad. En föreståndare har rätt att begära omprövning av stödbehovsbedömningen efter att ett förändringsbehov varat ca 4 månader. Till dess att ny bedömning görs får tillfällig personal tas in för att täcka stödbehovet. Om en ny stödbehovsbedömning visar att behovet har minskat, kan förbundet inte nödvändigtvis göra sig av med personalkostnader motsvarande det minskade stödbehovet, eftersom personal är tills vidare anställd i förbundet. 7

Förslag på åtgärder, enligt förbundets ledningsgrupp: Nya stödbehovsbedömningar då en uppdatering av klientens serviceplan (kartläggning, riskbedömning och genomförandeplan) visar att det skett en väsentlig förändring i stödbehov (antingen mer eller mindre). Ny stödbehovsbedömning görs också om det funnits begränsande åtgärder kring klient längre än en månad (alternativt överenskommer förbundet och klientens hemkommun i dessa fall om en temporär kategoriförändring för den klienten, som skall utvärderas inom överenskommen tid). När en stödbehovsbedömning har visat på ett större behov av personal, som gör att klienten hamnar i en högra kategori, kan förbundet, om klientens hemkommuns representant godkänt bedömningen, anställa personal motsvarande den tiden till årets slut. Den kommer senare med i budget för efterkommande år. På varje enhet behöver en av personalraderna vara projektanställning om sex månader åt gången. På det sättet kan man åtminstone två gånger om året minska personalkostnaderna om stödbehovet har minskat på den enheten eller inom förbundet i stort. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen utser en arbetsgrupp som får i uppdrag att skriva ett förslag på tydliga riktlinjer för hur stödbehovsbedömningarna skall genomföras och påverka personalbudget etc, som överensstämmer med grundavtal och förvaltningsstadga. Förslaget skall vara klart till första förbundsstyrelse sammanträde 2019. Enligt förslag med ändringen att förslaget skall vara klart inom mars 2019. Som arbetsgruppens medlemmar utsågs metod- och kvalitetschefen, ekonomichefen, Annika Hambrudd och Petter Johansson. 8

REVISIONSPROTOKOLL VÅREN 2018 116 Den 8.3.2018 och 9.3.2108 hölls slutrevision för räkenskapsperioden 2017. Vid mellanrevisionen, som behandlas i nästa paragraf konstaterade revisorerna muntligen att protokollet från slutrevisionen (Bilaga 2) inte hade behandlats av förbundsstyrelsen. I protokollets sjätte punkt redogörs för iakttagelser och förslag. Det kan konstateras att dessa är av sådan natur att förbundsstyrelsen hade behövt ta del av dessa och sannolikt ta beslut om åtgärder. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen går igenom punkterna som nämns ovan och ger ledningsgruppen i uppdrag att åtgärda det som fortfarande kan och bör åtgärdas. Enligt förslag. Petter Johansson lämnade 17.05. 9

REVISIONSPROTOKOLL HÖSTEN 2018 117 Den 26.10.2018 hölls mellanrevision av förbundets verksamhet. Protokollet (Bilaga 3) visar på tydliga brister, som dels beror på den ansträngda personalsituationen främst på kansliet men också inom förbundets resterande verksamhetsområden, dels på att iakttagelser och förslag från slutrevisionen i mars i år inte har följts upp på tillbörligt sätt. Ekonomichefen har enligt egen analysförmåga konstaterat vad som i princip redan omnämnts i revisions PM:et för bokslut 2017 men haft varken kapacitet i tidsåtgång eller i form av ekonomiresurser att sköta sedvanlig ekonomistyrning under rådande omständigheter. Det framgår med all tydlighet att förbundsstyrelsen behöver anhålla om tilläggsmedel för budgetåret 2018. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen ger ledningsgruppen i uppdrag att utreda vad som har gått fel, vad det beror på samt till nästa förbundsstyrelse (14.11.2018) bereda ett ärende om tilläggsbudget till förbundsfullmäktige 29.11.2018. Enligt förslag. 10

ÖKNING AV CHECKLIMIT OCH UPPTAGANDE AV LÅN 118 Ekonomichefen rekommenderar att förbundet ej kan invänta utfallet av en försäljning av boendet Smedjegränd för att finansiera investeringsutgifterna som nämns i 104 FST 25.10.2017 (Bilaga 4). Förbundet bör omedelbart istället uppta ett lån som motsvarar beloppet 180 000 inbegripande överskridningen av gruppboendet Maskrosen (41 730,35 enligt Revisions PM 9.3.2017 (Bilaga 3)). Utöver detta behöver även investeringar finansieras med lån enligt investeringsbudgeten för år 2018 med ett belopp om 100 000. Det upptagna ursprungliga lånet om 320 000 euro enligt fullmäktiges beslut vid fastställande av budget år 2018 har i sin helhet behövt finansiera återbetalningen av slutregleringen för kommunandelar för bokslut 2017 sett ur ett likviditetsperspektiv. Noteras skall att en realisering av försäljning Smedjegränd enligt beräknat marknadsvärde 420 000 budget 2018 står i motsvarande proportion till ett återstående skuldsaldo för landskapslån 308 905,41 per 30.09.2018 för fastigheten. Förbundet behöver härav utöka sin checklimit med 175 000 euro nu inledningsvis inom november för att möjliggöra den retroaktiva utbetalningen enligt KAD cirkulär 31.08.2018 vilket sammantaget skulle omfatta enligt grovt estimat en överskridning av lönebudget om totalt ca 85 000 (9,2 % av novemberlönerna samt retroaktiv lönejustering 1,25 % sedan 1.5.2018). Dessa lån om totalt 280 000 samt utökad checklimit behöver upptas i det snaraste för att åtgärda den likviditetskris förbundet nu står inför fram tills att en grundlig internkontroll har utförts för att kartlägga behovet av en tilläggsbudget för år 2018 främst gällande klargöranden kring förbundets faktiska lönekostnader och budgeterade lönekostnader för år 2018. När förbundet är i fas med debitering av kommunandelar och reviderad amorteringsplan för förbundets upptagna lån bör nuvarande checklimit om 250 000 ses över och eventuellt återbetalas eller omförhandlas för ändamålet att just vara en buffert så som checklimit för oförutsedd likviditetsbrist p.g.a. att uppkomna situationer kan uppstå då fakturering och förbundets lagstadgade utbetalningar enligt förfallodagar av någon anledning skulle innebära ett negativt kassaflöde för en kortare period om några dagar. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att omsorgsförbundet upptar lån och en utökad checklimit enligt ovanstående beredning. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar enligt ekonomichefens förslag. 11

Ärendet återremitteras och bereds som två skilda ärenden till förbundsstyrelsens möte 14.11.2018. 12

UPPHANDLING AV FÖRETAGSHÄLSOVÅRD FÖR PERIODEN 1.1.2019-31.12.2020 119 Omsorgsförbundets avtal om lagstadgad företagshälsovård med nuvarande företagshälsovårdsproducent Cityläkarna AB går ut 31.12.2018. Offertförfrågan har riktats till de tre på Åland verksamma företagshälsovårdsproducenterna. Offerterna är begärda till 6.8.2018 kl. 15.00. Sammanställning av de inkomna offerterna ses i Bilaga 5. Inom tid har tre svar på förfrågningsunderlaget inkommit, varav en avstår från att ge pris på grund av bristande volymkapacitet. PERSONALCHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen antar det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. VIK. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen omfattar personalchefens förslag. Enligt förslag. 13

ARBRETSGRUPPENS REKOMMENDATIONER GÄLLANDE FÖREBYGGANDE AV SJUKFRÅNVARO Förbundsstyrelsen 20.12.2017 133 12/2017 TILLSÄTTANDE AV ARBETSGRUPP FÖR ATT TA FRAM ÅTGÄRDSPLAN FÖR ATT MOTVERKA SJUKFRÅNVARON INOM ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND 133/2017 Personalchefens beredning: Enligt budgeten för 2018 ska en arbetsgrupp tillsättas som ska ta fram en åtgärdsplan inklusive analys av sjukfrånvaron inom Ålands omsorgsförbund. Arbetsgruppen bör ha representation från omsorgsförbundets olika verksamhetsformer, såsom boendeenhet, daglig verksamhet och kansli. Från arbetsgivarens sida bör en styrelsemedlem och koordinerande chefen och personalchefen ingå. Det 1.1.2018 nytillträdda PAS (samarbetsorgan för arbetarskydd och personalfrågor) utser en representant och arbetet sker i samverkan med företagshälsovården. I enlighet med 11 omsorgsförbundets förvaltningsstadga tillsätter styrelsen arbetsgrupper om medlemmar från omsorgsförbundets olika förvaltningsenheter ingår. Enligt 4 a lag om jämställdhet mellan kvinnor och män (FFS 1986/609), tillämplig på Åland i enlighet med 1 LL (1989:27) om tillämpning av lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män, ska i organ för kommunal samverkan kvinnor och män vara representerade till minst 40 % vardera. Arbetsgruppens åtgärdsplan bör vara färdig 31.5.2018 för att förslag till åtgärder ska kunna tas upp i budget 2019. Km-ersättning ges för deltagande i möten, samt mötesarvode för det fall att en medlem i arbetsgruppen deltar utanför arbetstid. Förslag till sammansättning av arbetsgruppen: en representant för PAS, föreståndaren för daglig verksamhet Lilian Nyholm, styrelsens representant Roger Sundman, vik. metod- och kvalitets chef Sam Grandell, byråsekreterare Madeleine Andersson och personalchef Alexandra Favorin. Personalchef Alexandra Favorin är inkallad som sakkunnig. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att godkänna personalchefens förslag till arbetsgrupp som ska ta fram en åtgärdsplan inklusive analys av sjukfrånvaron inom Ålands omsorgsförbund. Ordförande för 14

Förbundsstyrelsen 20.12.2017 133 12/2017 arbetsgruppen blir Roger Sundman och sekreterare för arbetsgruppen blir personalchefen. Arbetsgruppens mandatperiod pågår till 31.5.2018. Enligt förslag. 120 Arbetsgruppen har upprättat en åtgärdsplan (Bilaga 6). Arbetsgruppens åtgärdsplaner inklusive analys av sjukfrånvaron inom Ålands omsorgsförbund har 31.10.2018 lämnat in sin slutrapport. Arbetsgruppen har sammankommit två möten och kommit fram förslag för att minska sjukfrånvaro inom Ålands omsorgsförbund: Redovisning om sjukfrånvaron presenteras kvartalsvis till berörda Sjukfrånvaron och personaldimensionering analyseras kontinuerligt Erbjuda möjlighet arbetsrotation till personalen Erbjuda introduktionsutbildningen till nya föreståndare och andra utbildnings insatser vid behov Arbetsgruppen har begärd föreståndarna uppdatera bry-sig-om-samtal blankett Arbetsgruppen har tagit del av ÅOF:s policy för uppföljning och tidigt stöd vid sjukfrånvaro Bilaga A, Bilaga B Åtgärder för att öka personalens yrkesstolthet och delaktighet samt medverka till en positiv arbetsplats PERSONALCHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen tecknar sig arbetsgruppens åtgärdsplan till kännedom och ger förvaltningen i uppdrag att implementera arbetsgruppens åtgärdsplan inom hela organisationen. VIK TF OMSORSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Mandatet för arbetsgruppen gällde till 31.5.2018. Eftersom det är av yttersta relevans att komma till rätta med den höga sjukfrånvaron inom förbundet, föreslås att mandatet förlängs retroaktivt och att förbundsstyrelsen antingen godkänner eller återemitterar ärendet till arbetsgruppen med ett förlängt mandat. 15

Förbundsstyrelsen 20.12.2017 133 12/2017 Emedan bilagorna A och B i åtgärdsplanen inte är de korrekta, återremitteras ärendet till förbundsstyrelsen 14.11.2018. 16

DELGIVNINGAR FÖR KÄNNEDOM 121 1. Stadsplaneändring 2. Ändring av arbetsbeskrivning för Kanslist VIK TF OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen antecknar informationen till kännedom men det föranleder inga åtgärder. Enligt förslag. 122 NÄSTA MÖTE VIK TF OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Föreslås att förbundsstyrelsen sammanträder för att besluta om ärenden som skall föras till förbundsfullmäktige budget och ekonomiplan för 2019-2021 samt tilläggsbudget för 2018, den 14.11.2018, då dessa två ärenden måste justeras omedelbart. Enligt förslag. 17

FÖRFRÅGAN OM PRAKTIKTJÄNSTGÖRING 123 Eckerös kommundirektör, Arsim Zekaj, har riktat en förfrågan till förbundsstyrelsens ordförande, Clas Öfverström, vik tf omsorgsdirektör, Jimmy Hellgren och personalchef, Anu Silander, om att få genomföra en praktiktjänstgöring vid Ålands omsorgsförbund k.f. Zekaj studerar socialt arbete/socialrätt vid Lunds universitet. I studierna behöver han under november genomföra en praktiktjänstgöring under en till tre arbetsdagar. Han skulle inom ramen för detta vilja studera Ålands omsorgsförbund som leverantör på strategisk nivå, dvs analysera organisationsmodellens styrkor- svagheter, utvecklingspotential, förmåga och anpassningsbarhet i relation till beställarens förväntningar och framtida reformer. VIK TF OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen tackar nej till en praktiktjänstgörande person på omsorgsförbundets kansli med hänvisning till den personalbrist och i övrigt pressade situation som för tillfället råder. Enligt förslag. Vik tf omsorgsdirektören meddelar Arsim Zekaj imorgon, 8.11.2018. 18

Förbundsstyrelsen 3.10.2018 107 10/2018 FÖRLÄNGNING AV FÖRORDNANDE SOM VIK TF OMSORGSDIREKTÖR 107 T.f. omsorgsdirektör Marie-Louise Påvals är för tillfället inte i tjänst. Till dess att hon kommer Tillbaka behöver en ersättare utses. Det är oklart hur länge t.f. omsorgsdirektören kommer att vara frånvarande, samtidigt som det är svårt att rekrytera någon till posten för en kortare period. Av den anledningen behöver det vara en person som redan känner väl till organisationen. STYRELSEORDFÖRANDES FÖRSLAG: Styrelseordförande föreslår att metod- och kvalitetschef, Jimmy Hellgren, med assistans av övriga ledningsgruppen samt styrelsens ordförande förordnas att fungera som ersättare för t.f. omsorgsdirektören. Förordnandet skall upphöra att gälla den dag t.f. omsorgsdirektören är åter i tjänst, alternativt omprövas senast vid förbundsstyrelsens nästa sammanträde 7.11.2018. Enligt förslag. 124 Enligt förbundsstyrelsens beslut 107/2018 skall detsamma omprövas senast vid sammanträdet 7.11.2018. T.f. omsorgsdirektör Marie-Louise Påvals fortsatt inte i tjänst. STYRELSEORDFÖRANDES FÖRSLAG: Styrelsen beslutar att förlänga metod- och kvalitetschef Jimmy Hellgrens förordnande som vik tf omsorgsdirektör till dess att tf omsorgsdirektör är åter i tjänst. Enligt förslag. 19

INFORMATION OM OMSORGSDIREKTÖR 125 Styrelsens ordförande informerar styrelsen till kännedom om hur rekryteringsgruppens arbete fortskrider gällande rekrytering av ny omsorgsdirektör. STYRELSEORDFÖRANDES FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen antecknar informationen till kännedom, men det föranleder inga åtgärder. Enligt förslag. 20