ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND k.f.

Transkript

1 Organ Datum 5/2019 Förbundsstyrelsen Sammanträdestid Onsdag kl Sammanträdesplats Omsorgskansliet, Besöksadress: Skarpansvägen 30 Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE x Öfverström, Clas ordf. Lindfors, Nina x Hambrudd, Annika vice ordf. Karlsson, Rolf x Andersson, Ulla Beijar, Christian x Landgärds, Viveka Söderlund, Pernilla x Ulenius, Katarina Lindman, Gun x Sundman, Roger Danielsson, Nicklas x Schütten, Erik Fagerlund, Miina Föredragande och x Hellgren Jimmy, t.f. omsorgsdirektör Sekreterare Övriga närvarande x Johansson, Petter ordf. för förbundsfullmäktige x Andersson, Ove vice ordf. för förbundsfullmäktige (anlände kl ) Häggblom, Josefine, ekonomichef x Segerström, Hanna, t.f. koordinerande chef 46 & 50 Silander, Anu, personalchef Paragrafer Underskrift Ordförande Sekreterare Clas Öfverström Ordförande Protokolljustering Ort och tid Mariehamn den Jimmy Hellgren Sekreterare Roger Sundman Sammanträdet är kungjort Mariehamn den Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den Nina Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift

2 ÄRENDE: 40 Sammanträdets sammankallande och beslutsförhet Protokolljustering Godkännande och komplettering av föredragningslistan Riktlinjer för intern kontroll Tidsplan för KST-arbete Tillsättande av ledargrupp Klienttransporter Kommunindelningsutredningar Elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare Ärenden till kännedom Omdisponering av investeringsmedel... Bilagor: 1. Direktiv för den interna kontrollen 2. Förslag till Riktlinjer för inter kontroll 3. Tidsplan för förberedande av kommunernas socialtjänst 4. Förslag till respons på brev gällande klienttransporter 5. Lagförslag gällande elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare 6. Stadens svar angående grundavtalsförslag för kommunernas socialtjänst 0

3 SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 40 Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutsfört. PROTOKOLLJUSTERING 41 Protokollet justeras klockan på omsorgsförbundets kansli. Till protokolljusterare utsågs Roger Sundman. _ 1

4 GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 42 Förbundsstyrelsen beslöt att ta upp ett extra ärende, 50, Omdisponering av investeringsmedel.. 50 behandlas direkt efter 46. 2

5 RIKTLINJER FÖR INTERN KONTROLL 43 Den interna kontrollen i omsorgsförbundet har varit bristfällig i flera år och det kulminerade under år 2018, då största delen av ledningsgruppen byttes ut under ett par månader på våren. Revisorerna påpekade också detta i sin rapport under våren Det meddelades till förbundsstyrelsen att förvaltningen skötte den interna kontrollen enligt Direktiv för den interna kontrollen, (Bilaga 1/FST ) fastslagen av förbundsstyrelsen i november 2009, samt att denna var under omarbetning under Förbundsstyrelsen beslutade , 143, att ge ledningsgruppen i uppgift att till förbundsstyrelsen möte i mars arbeta fram nya riktlinjer för intern kontroll. I Finlands kommunförbunds Allmän anvisning om upprättande av bokslut och verksamhetsberättelse för kommuner och samkommuner sammanfattas syftet med intern kontroll som, att säkra att kommunens verksamhet är ekonomisk och resultatrik, att den information som besluten bygger på är tillräcklig och tillförlitlig, att lagens bestämmelser, anvisningar av myndigheterna och beslut av kommunens organ iakttas och att egendom och resurser tryggas. Det handlar till stor del alltså om att förutse eventuella problem innan de faktiskt uppstår. Syftet med riktlinjerna för intern kontroll, som presenteras i Bilaga 2/FST är att säkerställa att förbundsstyrelsen och förvaltningen tillsammans kan upprätthålla en tillräckligt god intern kontroll för att uppnå efterlevnad av lagar, föreskrifter och andra styrdokument, tryggande av förbundets resurser, ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, samt tillförlitlig rapportering och information om verksamheten. De anvisningar och mallar som nämns på sidan 4 i Bilaga 2 presenteras på mötet Förbundsstyrelsen beslutar föra ledningsgruppens förslag till Ålands omsorgsförbunds riktlinjer för intern kontroll till förbundsfullmäktige för godkännande. Ärendet bordlades. 3

6 TIDSPLAN FÖR KST-ARBETE 44 Förbundsstyrelsen beslutade , 37, att skicka en anhållan om medel för förberedande av KST till landskapsregeringen , 18, beslutade förbundsstyrelsen att förbundsfullmäktiges och förbundsstyrelsens ordföranden samt t.f. omsorgsdirektören skulle anhålla om ett möte med socialvårdsbyråns chef och ansvarig minister för att förklara varför Ålands omsorgsförbund inte levt upp till de villkor som lanskapsregeringen ställt för att bevilja utbetalande av medel På ovanstående möte diskuterades även anhållan om medel för år Landskapsregeringens representanter ansåg att det, utöver den beskrivning av vad eventuella medel skulle användas till, också behövdes en tidsplan för när de olika åtgärderna skulle göras. En sådan tidsplan är nu framtagen (Bilaga 3/FST ) Förbundsstyrelsen beslutar skickar en tidsplan, i enlighet med Bilaga 3/FST , till landskapsregeringen som komplement till den redan inlämnade anhållan om medel. Förbundsstyrelsen beslutade enlig t.f. omsorgsdirektörens förslag. 4

7 TILLSÄTTANDE AV LEDARGRUPP 45 Ledargruppens mandatperiod har gått ut och en ny bör utses. Ledargruppen utgörs av förbundets omsorgsdirektör, en externt medicinskt sakkunnig, en pedagogisk expert samt en sakkunnig inom socialvård. Förbundsstyrelsen beslutar att Ledargruppen för perioden har följande sammansättning; omsorgsdirektören, ordförande; servicechefen (sakkunnig socialvård), föredragande och sekreterare; metod-och kvalitetschefen (pedagogisk expert); chefsläkare Olli- Pekka Lehtonen (medicinskt sakkunnig) och specialpedagog Anne-Marie Alavainio (suppleant). Förbundsstyrelsen beslutade enligt t.f. omsorgsdirektörens förslag. 5

8 Förbundsstyrelsen , 21 3/2019 Förbundsstyrelsen , 36 4/2019 SKRIVELSE GÄLLANDE KLIENTTRANSPORTER 21 Inkom till förbundsstyrelsen en skrivelse (Bilaga 5) angående förbundets klienttransporter. Koordinerande chefens beredning: Det åligger Ålands omsorgsförbund kf att transportera våra klienter till och från dagverksamheten, att transportera personer och varor i olika former. På veckoslut/kvällar har boendeenheterna olika former av verksamheter och aktiviteter för våra klienter. Vi transporterar oftast klienter till olika aktiviteter för att de behöver en handledare/vårdare under tiden för sin verksamhet, detaljer för varför klienten behöver en handledare/vårdare är inget vi kan eller kommer att redogöra för. Största orsaken till att bibehålla klienttransporterna i egen regi är klientsäkerheten, beaktande av tystnadsplikt, bemötande och kvalitetssäkring. Kvalitetsmässigt handlar det om att öka flexibiliteten. Med flexibilitet menas att flexibel körmöjlighet möjliggör klienternas individuella scheman och deltagande i olika aktiviteter på olika enheter, i enlighet med förbundsstyrelsens beslut , 113. Ålands omsorgsförbund kf har ingen ambitioner att konkurrera med privata aktörer, men vi bör ha en flexibel och kostnadseffektiv verksamhet i enlighet med vårt uppdrag från det Åländska kommunerna. Sedan januari 2018 sker de flesta klienttransporterna i egen regi. Fyra turer med rullstolstaxi i Mariehamn förblir kvar som upphandlad t.o.m samt rullstolstaxi i Godby. En chaufför anställdes Ålandsomsorgsförbund kf har utarbetade riktlinjer gällande transport i egen regi, färdtjänstkörning samt FPA körningar för våra klienter. Trafiktillstånd I landskapslag (1976:33) om yrkesmässig trafik definieras yrkesmässig trafik som att motorfordon jämte förare mot betalning ställs till allmänhetens eller viss uppdragsgivares förfogande för person- eller godsbefordran på väg som avses i vägtrafiklagen (1983:27) för landskapet Åland.( saxat från LR hemsida) 6

9 Förbundsstyrelsen , 21 3/2019 Förbundsstyrelsen , 36 4/2019 Ålands omsorgsförbund kf har rätt att transportera våra klienter i enlighet med vår verksamhet, våra klienter betalar inte för transporter det bekostar Ålands omsorgsförbund kf i enlighet med vårt uppdrag. I övrigt kör vi varken buss eller lastbil i någon form av trafik. De frågor som avsändaren ställer i sitt brev till förbundsstyrelsen, besvaras av koordinerande chefens beredning. Förbundsstyrelsen beslutar därför att sända det till avsändaren som svar på dennes brev. Förbundsstyrelsen beslöt återremittera ärendet med önskan om att de interna riktlinjerna presenteras. 36 Förbundsstyrelsen beslutade återremittera ärendet gällande den skrivelse (Bilaga 5/FST ) som inkommit om klienttransporter. Koordinerande chefen har uppdaterat sitt förslag till respons, se Bilaga 6/FST De interna riktlinjerna finns att ta del av som Bilaga 7/FST Förbundsstyrelsen beslutar sända koordinerande chefens respons i enlighet med Bilaga 6/FST till avsändaren som respons på dennes brev. Annika Hambrudd anlände klockan Ärendet återremitterades ånyo med begäran om att förvaltningen kontrollerar riktigheten i att sköta klienttransporter i egen regi med därför avsedda tillsynsmyndigheterna, ÅMHM och/eller Valvira. Beslutades att Bilaga 7/FST , när svar skickas, skall bifogas svaret. 7

10 Förbundsstyrelsen , 21 3/2019 Förbundsstyrelsen , 36 4/ Koordinerande chefen har, i enlighet med förbundsstyrelsen beslut 36/ , varit i kontakt tillsynsmyndigheterna. ÅMHM gav följande svar: Enligt 39 i lag om specialomsorger (FFS 519/1977) ska samkommuner för specialomsorgsdistrikt eller en kommun som ordnar specialomsorger för personer som förordnats till undersökning eller som ges specialomsorger av samkommunen eller kommunen ordna transport mellan samkommunens eller kommunens verksamhetsenheter. Dessutom ska samkommunen eller kommunen ordna de transporter eller ersätta kostnaderna för de transporter som är nödvändiga för att en person ska få specialomsorger. En kommun eller en samkommun kan med andra ord välja att antingen ordna transport i egen regi eller ersätta kostnader för transporter (taxi etc.) så länge det sker i de syften som stadgas i 39. Nämnda lagparagraf uppställer minimikrav avseende kommunens/samkommunens skyldigheter. Jag har svårt att se att en kommun/samkommun inte skulle ha rätt att ordna eller bekosta transporter i andra syften än de som nämns i 39. Valvira har inte givit något skriftligt svar, men muntligen förklarat för koordinerande chefen att det inte ligger på deras bord. Om skriftligt svar hinner fås innan , presenteras det på sammanträdet. Koordinerande chefens förslag till svar samt de interna riktlinjerna som presenterades på förra mötet, , finns som Bilaga 4/FST Förbundsstyrelsen beslutar sända koordinerande chefens respons samt de interna riktlinjerna för klienttransporter i enlighet med Bilaga 4/FST till avsändaren som respons på dennes brev. Förbundsstyrelsen beslutade enligt t.f. omsorgsdirektörens förslag. 8

11 UTLÅTANDE GÄLLLANDE KOMMUNINDELNINGSUTREDNINGAR 47 Ålands omsorgsförbund har givits möjlighet att lämna ett utlåtande gällande kommunindelningsutredningarna för den pågående kommunreformen. Landskapsregeringen meddelar att Henricsson AB har färdigställt kommunindelningsutredningarna för samarbetsområdena "Skärgården", "Norra Åland" och "Södra Åland" (finns för påsyn på sammanträdet). Eventuella utlåtanden ska vara landskapsregeringen tillhanda senast Förbundsstyrelsen tackar landskapsregeringen för möjligheten att lämna ett utlåtande kring de tre kommunindelningsutredningarna. Förbundsstyrelsen ser att det, ur förbundets målgrupps perspektiv, kan vara en klar fördel med färre kommuner, då det sannolikt ökar chanserna för likabehandling. För att ytterligare säkerställa det, vore ett kommunernas socialtjänst ännu viktigare. Förbundsstyrelsen beslutade enligt t.f. omsorgsdirektörens förslag. 9

12 ELEKTRONISK FAKTURERING HOS UPPHANDLANDE ENHETER OCH NÄRINGSIDKARE 48 Den inkom från landskapsregeringen en begäran om synpunkter över ett lagförslag gällande landskapslag om tillämpning på Åland av lagen om elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare (Bilaga 5/FST ). Remisstiden går ut , varför Ålands omsorgsförbund inte hinner avge något yttrande gällande lagförslaget inom utsatt tid. Lagförslaget har tagits fram för att implementera Europaparlamentet och rådets direktiv 2014/55/EU för om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling. Direktivet ska implementeras senast , vilket förklarar den korta remisstiden. Landskapsregeringen föreslår att Europaparlamentet och rådets direktiv om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling genomförs och tillämpas på Åland genom att rikets lag om elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare antas som blankettlag på Åland. Förbundsstyrelsen tackar Ålands landskapsregering för möjligheten att lämna yttrande över lagförslaget. Förbundsstyrelsen meddelar vidare att man inte har några ytterligare kommentarer till lagförslaget. Förbundsstyrelsen beslutade enligt t.f. omsorgsdirektörens förslag. 10

13 ÄRENDEN TILL KÄNNEDOM Förbundsstyrelsens ordförande vill att styrelsen gemensamt diskuterar kring hur man vill göra med kallelser, protokoll etc i framtiden, så att förvaltningen kan bereda ett ärende i frågan till nästa sammanträde. 2. Gällande förbundsfullmäktiges förslag till grundavtal för KST har nu samtliga 16 kommuner svarat. Staden inkom med svar Stadsstyrelsen meddelar omsorgsförbundet att staden i detta skede inte tar ställning till ett avtalsförslag som ändå har förfallit samt översänder beredningen av ärendet (Bilaga 6/FST ) såsom stadens utlåtande om ärendet. Förbundsstyrelsen tecknar sig ovanstående till kännedom men det föranleder inga åtgärder. Förbundsstyrelsen beslutade enligt t.f. omsorgsdirektörens förslag. 11

14 OMDISPONERING AV INVESTERINGSMEDEL 50 Koordinerande chefens beredning: Under våren 2018 besiktades Hildas Hus tak av Robin Österlund Byggkontroll Ab tillsammans med Klingbergs då uppdagade att taket var skadat av s.k. bitumenkorrosion (plåten rostar underifrån). Flera hål hittades. Detta tak kräver omedelbara åtgärder. Där av önskas en omdisponering av från investeringsdelen för den planerade perioden Koordinerande chefens förslag: För att omedelbart komma igång med renoveringen av taket på Hildas Hus behöver e omdisponeras i investeringsdelen Enligt Förvaltningsstadgan för Ålands omsorgsförbund k.f, 94, skall budgetändring föreläggas förbundsfullmäktige inom budgetåret. Renovering av taket på Hildas Hus finns inte med fastslagen budget för 2019, men är enligt Byggkontroll den mest akuta åtgärden i förbundets fastighetsbestånd. Förbundsstyrelsen beslutar (i) godkänna att förvaltningen påbörjar en upphandling av renovering av taket på Hildas hus. I handlingarna skall framgå att upphandlingen gäller under förutsättning att förbundsfullmäktige godkänner en budgetändring; (ii) att förvaltningen till nästa sammanträde, , presenterar ett förslag på ändrad investeringsbudget inom ramen för den redan fastslagna budgeten för år 2019, som kan föras till förbundsfullmäktige för godkännande. Ove Andersson anlände klockan Ärendet behandlades direkt efter 46. Förbundsstyrelsen beslutade enligt t.f. omsorgsdirektörens förslag. 12