ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND k.f.

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Organ Datum 9/2018 Förbundsstyrelsen Sammanträdestid Torsdag den kl Sammanträdesplats Omsorgskansliet, Besöksadress: Skarpansvägen 30 Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE x Öfverström, Clas ordf. Lindfors, Nina x Hambrudd, Annika vice ordf Karlsson, Rolf Andersson, Ulla x Beijar, Christian x Landgärds, Viveka Söderlund, Pernilla x Ulenius, Katarina Lindman, Gun x Sundman, Roger avl Danielsson, Nicklas x Schütten, Erik Fagerlund, Miina Föredragande x Påvals, Marie-Louise, t.f. omsorgsdirektör Sekreterare x Nordström-Tapio, Anette, vik. kanslist Övriga närvarande x Johansson, Petter ordf. för förbundsfullmäktige x Andersson, Ove vice ordf. för förbundsfullmäktige x Häggblom, Josefine, ekonomichef 90 x Segerström, Hanna, koordinerande chef 90 x Silander, Anu, personalchef 90 x Hellberg, Jimmy 90 Paragrafer Underskrift Ordförande Sekreterare Clas Öfverström Ordförande Protokolljustering Ort och tid Mariehamn den kl Erik Schütten 86-90, Sammanträdet är kungjort Mariehamn den Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den kl Anette Nordström-Tapio Sekreterare Annika Hambrudd Nina Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift

2 ÄRENDE: 86 Sammanträdets sammankallande och beslutsförhet Protokolljustering Godkännande och komplettering av föredragningslistan Uppdaterat system för uppehälleavgift Förslag till budget 2019 och ekonomiplan Rättelseyrkande, konfidentiellt ärende Rättelseyrkande, konfidentiellt ärende Utlåtande gällande lagförslag om tillgängliga webbplatser och mobila applikationer inom förvaltningen Utlåtande gällande lagförslag om kollektivtrafiktjänster Extra tilläggsresurs till ekonomikansliet Tillsättande av ledargrupp för specialomsorger Delgivningar för kännedom Dispositionsrätt till förbundets bankkonton Tillsättande av vikarierande servicechef Bilagor: 1. ÅMHM:s beslut MB Förslag till nytt system för uppehälleavgifter 3. Förslag till budget 2019 och ekonomiplan Rättelseyrkande, konfidentiell bilaga 5. Rättelseyrkande, konfidentiell bilaga 6. Begäran om utlåtande gällande lagförslag om tillgängliga webbplatser och mobila applikationer 7. Begäran om synpunkter om lagförslag om kollektivavtalstjänster 0

3 SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 86 Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutsfört. PROTOKOLLJUSTERING 87 Till protokolljusterare valdes Roger Sundman. Protokollet justeras kl på omsorgskansliet. Då Roger Sundman avlägsnade sig före mötets slut har ordförande föreslagit följande: till protokolljusterare väljs Erik Schütten för 86-90, Annika Hambrudd väljs till protokolljusterare Protokollet justeras den kl på omsorgskansliet. Till protokollet bifogas samtligas medgivande till ändring av protokolljusterare. 1

4 GODKÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 88 Förbundsstyrelsen godkände föredragningslistan med komplettering av två paragrafer 98 dispositionsrätt till förbundets bankkonton, 99 tillsättande av vikarierande servicechef. 2

5 UPPDATERAT SYSTEM FÖR UPPEHÄLLEAVGIFT 89 ÅMHM har den meddelat att fr.o.m skall Ålands omsorgsförbund k.f. (ÅOF) upphöra uppbära avgifter för samtliga åtgärder som är kopplade till medicinhantering inom specialomsorgens öppna vård. Bilaga 1/FST Enligt systemet för uppehälleavgift från uppbärs 10 per månad då ÅOF:s personal ombesörjer medicinhanteringen för en klient. I och med ÅMHM:s beslut bör systemet justeras, enligt Bilaga 2/FST T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att underställa förbundsfullmäktige föreliggande förslag till ändrade uppehälleavgifter inom boendeservicen från för beslut. Annika Hambrudd anlände kl Enligt förslag. 3

6 FÖRSLAG TILL BUDGET OCH EKONOMIPLAN FÖR Enligt förbundets grundavtal skall den preliminära budgeten och ekonomiplanen tillställas medlemskommunerna senast den och den godkända budgeten och ekonomiplanen före den Till det förslag som föredras för förbundsfullmäktige skall medlemskommunernas yttrande bifogas. Förbundsfullmäktige godkänner budgeten för varje begynnande period senast den föregående år. Avsikten med föreliggande förslag till budget och ekonomiplan för åren , Bilaga 3/FST , är att ge förbundsstyrelsen möjlighet att ta ställning till det förslag som förbundets ledningsgrupp utarbetat utgående ifrån de volymer som kommunerna beställt i insatser från omsorgsförbundet samt de stödbehovsbedömningar som gjorts inom daglig verksamhet och boendeservice. De märkbara förändringarna i föreliggande budget och ekonomiplan är; Stödbehovsbedömningarna har justerats och påvisat ett ökat behov, vilket i sin tur medför ökade behov av personalresurser. Föreståndarsituationen inom omsorgsförbundet är problematisk, flera föreståndare med färre enheter behövs. Fr.o.m upphör omsorgsförbundet uppbära avgift för samtliga åtgärder kopplade till medicinering, i enlighet med ÅMHM:s beslut MB I och med detta dras tjänsten som sjukskötare in fr.o.m Kanslipersonalen behöver förstärkning, i form av en kanslist, en driftsansvarig för IT- och fastigheter och en verksamhetssamordnare. Fastighetsbeståndet inom förbundet ses över, som resulterar i omfattande renoveringar och nya fastigheter, medan andra fastigheter avyttras eller slås ihop. De budgeterade kommunandelarna för år 2019 uppgår till totalt ,75, en förändring med 3,0 % i jämförelse med den godkända budgeten för år 2018 ( ). Kommunernas socialförvaltningar har vecka 26 delgivits de klientvolymer som på basen av beställda insatser, beräknas skötas via omsorgsförbundet år

7 90 forts. Vid styrelsesammanträdet kommer förbundets ledningsgrupp att finnas till hands för att presentera sina respektive områden. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen tar ställning till det, av förbundets ledningsgrupp, uppgjorda budgetförslaget i enlighet med Bilaga 3/FST och den följdenligt förslagna ekonomiplanen för åren , varefter budget- och ekonomiplaneförslaget lämnas till kommunerna för yttrande. Christian Beijar avlägsnade sig kl Ärendet återremitterades för några textändringar enligt gjorda anteckningar av tjänstemän under mötet samt i avsnitt mom. P. ny tjänst som verksamhetssamordnare med årskostnad tas bort. I investeringsdelen 5.4 redogörs enskilda investeringsprojekt/ belopp och i översikten redogörs för omsorgsförbundets kostnader för plan 2020 och 2021 trots att vi inte vet vad KST medför, samma gäller för resultaträkningen Roger Sundman och Petter Johansson avlägsnade sig kl

8 UTLÅTANDE GÄLLANDE LAGFÖRSLAG OM TILLGÄNGLIGA WEBBPLATSER OCH MOBILA APPLIKATIONER INOM FÖRVALTNINGEN 93 Landskapsregeringen har givit omsorgsförbundet tillfälle att lämna in synpunkter på utkast till lagförslag om tillgängliga webbplatser och mobila applikationer inom förvaltningen. Synpunkterna skall vara landskapsregeringen tillhanda senast Bilaga 6/FST Dagens samhälle blir allt mer digitaliserat. Kommunikationen mellan allmänheten och myndigheter sköts allt mer så att ärendehanteringen blir helt eller delvis digital. Detta förutsätter att de digitala plattformerna är tillgängliga för samtligt invånare, även för personer med funktionsnedsättning. Inom EU trädde tillgänglighetsdirektivet i kraft i december 2018, för att vara genomfört inom medlemsstaterna senast Enligt lagförslaget ska bestämmelserna tillämpas på Åland fr.o.m för webbplatser som har offentliggjorts före lagens ikraftträdande. Lagförslaget innehåller landskapslagstiftning som ska genomföra tillgänglighetsdirektivet och gäller offentliga myndigheters webbplatser och mobila applikationer. Offentliga myndigheter ska vidta åtgärder för att göra sina webbplatser och mobila applikationer mer tillgängliga genom att göra dem möjliga att uppfatta, hanterbara, begripliga och robusta, dock så att dessa åtgärder inte lägger oproportionell börda på myndigheten. På varje webbplats ska det finnas ett tillgänglighetsutlåtande där myndigheten redogör för vilka delar av innehållet på webbplatsen inte uppfyller tillgänglighetskraven och skälen till avvikelserna, anvisningar hur man går tillväga för att få den uteslutna informationen, anvisningar om hur man elektroniskt kan lämna in meddelande om oförenlighet med tillgänglighetskraven samt en länk till landskapsregeringens webbplats där klagomål kan angöras. I förarbetena uttrycks att tillgänglighetsutlåtandet köps som tjänst, förslagsvis genom Åda Ab. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen konstaterar att lagförslaget ligger helt i tiden och ser inga hinder för att lagen antas. Enligt förslag. 6

9 UTLÅTANDE GÄLLANDE LAGFÖRSLAG OM KOLLEKTIVTRAFIKTJÄNSTER 94 Landskapsregeringen har berett omsorgsförbundet möjlighet att inkomma med ett yttrande över ett utkast till lagförslag om kollektivtrafiktjänster. Yttrandet skall vara landskapsregeringen tillhanda senast Bilaga 7/FST Europaparlamentets och rådets förordning nr 1370/2007 trädde i kraft i december Förordningen reglerar vilka åtgärder som medlemsstaterna ska vidta för att säkerställa att medborgarna erbjuds högkvalitativa och säkra persontransporttjänster inom kollektivtrafik. Den medför således att genomgripande lagstiftningsändringar behövs på Åland. Befolkningsmängden ökar på Åland och många pendlar dagligen till Mariehamn. Detta medför stort tryck på parkeringsplatser och utrymmena är begränsade, de behövs i första hand till boendelösningar. Detta resulterar i att allt fler kommer att/skulle behöva nyttja kollektivtrafiken och ny lagstiftning behövs därför för att bl.a. reglera hur kollektivtrafiken ska planeras, vilka krav som ska gälla och vilka stödsystem som skall inrättas. Nuvarande kollektivtrafikavtal gäller till I lagförslaget har beaktats barn och ungas möjlighet att förflytta sig och därmed kunna ha ett rikt socialt liv, likväl inte vara beroende av föräldrarna för transport. Ett jämställdhetsperspektiv är satt på förslaget. Kvinnor pendlar mer än män så insatser för att få män att nyttja kollektivtrafiken bör fokuseras på. Ökad användning av kollektivtrafiken ger också positiva konsekvenser för miljön och samhället i stort. Det konstateras att för att öka användningen av kollektivtrafiken bör följande principer beaktas: det ska vara enkelt att resa på Åland, kollektivtrafiken ska vara förutsägbar över tid, kollektivtrafiken ska tillhandhållas till förmånligt pris och klimatmålen ska infrias. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen konstaterar att lagförslaget bygger på principer som kan öka användningen av kollektivtrafiken och ser inga hinder för att lagen antas. Enligt förslag. Ove Andersson avlägsnade sig kl

10 EXTRA TILLÄGGRESURS TILL EKONOMIKANSLIET 95 Ekonomikansliet har hankat sig fram sedan våren med olika temporära lösningar; vik. kanslister och vik. löneräknare. Mycket av arbetet ligger kansliet efter med och kansliet är väldigt sårbart med enskilda anställda som ansvariga för uppgifter som saknar back-up. Lägg därtill ny personal som ännu i vissa avseenden håller på inskolas. Lönesidan behöver förstärkas med back-up. En lösning är att anställa nuvarande tillfälliga kanslist fram till Den tillfälliga kanslisten kunde i huvudsak handha växeln/receptionen och sekreterarrollen medan den vikarierande kanslisten kunde sköta statistik och leverantörreskontra samt vara back-up för löneräkningen och den ordinarie kanslisten kunde få fokusera på arkiveringen. EKONOMICHEFENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen ger förvaltningen mandat att förstärka ekonomikansliet med en tillfällig kanslist fram till T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen godkänner ekonomichefens förslag. Förbundsstyrelsen gav förvaltningen mandat att förstärka ekonomikansliet med en tillfällig kanslist 50 % fram till

11 Förbundsstyrelsen , 80 7/2018 TILLSÄTTANDE AV LEDARGRUPP FÖR SPECIALOMSORGER 80 Ledargruppens mandatperiod har gått ut och nya medlemmar behöver utses. Ledargruppens sammansättning utgörs av förbundets direktör, en externt medicinskt sakkunnig, en pedagogisk expert samt en sakkunnig i socialvård. ÅHSs representant sedan flera år, Kirsti Karlström, har avböjt omval. ÅHS har därför utsett chefsläkaren till ny representant i ledargruppen. Till följd av rådande personalsituation på omsorgsförbundets kansli bör ny ledargrupp bara utses för tiden Nytt val bör göras inom augusti. STYRELSEORDFÖRANDES FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att Ledargruppen för tiden , har följande sammansättning; externt medicinskt sakkunnig chefsläkaren Olli-Pekka Lehtonen, pedagogiskt sakkunnig förbundets metod- och kvalitetschef samt ordförande och tillika förbundets sakkunniga i socialvård, t.f. omsorgsdirektören, som även fungerar som ledargruppens sekreterare. För samma tid, , förlängs Ilona Ahlfors uppdrag som en suppleant till ledargruppen i egenskap av specialpedagog inom förbundet. Enligt förslag. 96 Framtiden gällande personalsituationen på omsorgsförbundets kansli är fortfarande oklar. Ledargruppens mandatperiod bör dock förlängas. STYRELSEORDFÖRANDES FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att Ledargruppen för tiden har följande sammansättning; externt medicinskt sakkunnig chefsläkaren Olli-Pekka Lehtonen, pedagogiskt sakkunnig förbundets metod- och kvalitetschef, ordförande och tillika förbundets sakkunniga i socialvård, t.f. omsorgsdirektören, som även fungerar som ledargruppens sekreterare samt förbundets specialpedagog. Enligt förslag. 9

12 DELGIVNINGAR FÖR KÄNNEDOM Lemlands kommun, tillkännagivande om att ett förslag till detaljplanerändring för del av Prestgårdenby och Bengtsböle finns framlagt till allmänt påseende Eventuella anmärkningar bör inlämnas till kommunstyrelsen senast Brev från anhörig. T.F. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen antecknar informationen till kännedom men det föranleder inga åtgärder. Förbundsstyrelsen antecknade ovanstående till kännedom. 10

13 DISPOSITIONSRÄTT TILL FÖRBUNDETS BANKKONTON 98 Enligt förvaltningsstadgans 57 tecknas förbundets namn av förbundsstyrelsens ordförande och omsorgsdirektören, såvida inte annat anges i stadgan eller förbundsstyrelsen befullmäktigat andra personer att göra det. Förbundsstyrelsen äger även besluta om penningrörelsen. Till följd av organisationens omfattning och behovet av att säkerställa kontinuiteten i verksamheten behöver flera än två personer ha dispositionsrätt till på förbundets bankkonton, vilket varit gällande även för ekonomichefen och en av byråsekreterarna. En uppdatering av denna rätt är nödvändig i och med att omsorgsdirektör Veronika Snellman slutat sin anställning hos förbundet och Helena Söderlund slutar den som byråsekreterare. T.F OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen besluter att dispositionsrätt till förbundets samtliga bankkonton uteslutande beviljas följande personal: t.f.omsorgsdirektör Marie-Louise Påvals ekonomichef Josefine Häggblom Snellman och Söderlund befrias från dispositionsrätten. Förbundsstyrelsen beslöt bevilja dispositionsrätt över förbundets bankkonton samt tillhörande avtal till Marie-Louise Påvals och Josefine Häggblom. 11

14 TILLSÄTTANDE AV VIKARIERANDE SERVICECHEF 99 Ålands omsorgsförbund k.f. har ännu ingen ny omsorgsdirektör. Servicechefen är utsedd till t.f. omsorgsdirektör till dess att en ny omsorgsdirektör tillträder. Förvaltningen önskar en vikarie på servicechefsposten. Social- och omsorgsutbildade Vivi Ahlberg, tidigare vikarierande metodoch kvalitetschef, har vidtalats och samtyckt till att fungera som vikarierande servicechef till dess att ordinarie servicechefen återgår till sitt arbete. Ahlberg önskar påbörja sitt uppdrag och om 70 %. T.F OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG Förbundsstyrelsen beslutar att anställa Vivi Ahlberg som vikarierande servicechef om 70 % från och med Ahlberg erhåller uppgiftsrelaterad lön om 70 % av 3604,16, d.v.s.2522,91 /månad. Lönen för vikariatet konteras på konto FSOC Enligt förslag. 12