Krisledningsplan för Melleruds Kommun

Krisledningsplan för Melleruds Kommun Antagen av kommunfullmäktige 2012-12-19

Innehåll 1 Bakgrund 3 1.1 Lag om kommuners och landstings åtgärder 1.2 Definitioner 2 Om krisledningsplanen 3 2.1 Planens ikraftträdande 2.2 Planens syfte 2.3 Planens omfattning 3 Inriktningsmål 4 4 Samverkan 4 5 Utbildning och övning 4 6 Larming 4 7 Ledningsplats 5 8 Organisation 5 8.1 Krisledningsnämnden 8.2 Krisledningsgruppen 8.3 Samordningsfunktion 8.4 Informationsgrupp 8.5 Servicegrupp 8.6 Förvaltningar och bolag 9 Ekonomi 6 10 Psykiskt och socialt stöd 6 11 Återgång till ordinarie verksamhet 7 12 Utvärdering 7 13 Aktualisering av planen 7 Krisledningsplan för Melleruds kommun - 2

1 Bakgrund 1.1 Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap syftar till att kommuner och landsting ska minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Kommuner och landsting ska därigenom också uppnå en grundläggande förmåga till civilt försvar. Enligt lagen ska varje kommun analysera vilka extraordinära händelser som kan inträffa i kommunen i fredstid och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet ska värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys (RSA). Kommunen ska, med beaktande av analysen, för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hantering av extraordinära händelser. I varje kommun ska det finnas en nämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser i fredstid (krisledningsnämnd). I Melleruds kommun utgör kommunstyrelsens arbetsutskott krisledningsnämnd. Kommunen har ett geografiskt områdesansvar och ska i fredstid verka för att olika aktörer i kommunen samverkar i planerings- och förberedelsearbetet, samt att de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en allvarlig händelse samordnas. Kommunen ska även verka för att informationen till allmänheten vid en händelse samordnas. Kommunen har även ansvar för sin egen verksamhet, att så långt som möjligt sörja för att verksamheten är säker och kan genomföras också under störda förhållanden. I Melleruds kommun gäller att den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden har motsvarande ansvar även under krissituationer och höjd beredskap. 1.2 Definitioner Med extraordinär händelse avses i denna lag en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner, och kräver skyndsamma insatser av kommun eller ett landsting. Med samhällsviktig verksamhet avses ur ett krisberedskapsperspektiv en verksamhet som uppfyller minst ett av följande villkor: Ett bortfall av eller en störning i verksamheten kan ensamt eller tillsammans med motsvarande händelser i andra verksamheter leda till att en allvarlig kris inträffar i samhället. Verksamheten är nödvändig eller mycket väsentlig för att en redan inträffad kris i samhället ska kunna hanteras så att skadeverkningarna blir så små som möjligt. 2. Om krisledningsplanen 2.1 Planens ikraftträdande Denna krisledningsplan för Melleruds kommun har antagits i kommunfullmäktige (kf x) 2012-12-19 och gäller tills vidare. 2.2 Planens syfte Syftet med planen är att skapa en grundläggande besluts- och handlingsförmåga vid extraordinär händelse eller under höjd beredskap och att upprätthålla god funktion i samhällsviktig verksamhet. Krisledningsplan för Melleruds kommun - 3

2.3 Planens omfattning Denna plan gäller för kommunens ledning vid extraordinär händelse och/eller höjd beredskap i det geografiska området Melleruds kommun. Planen omfattar samtliga verksamheter inom den kommunala koncernen; förvaltningar/nämnder och kommunala bolag/styrelser. Planen ska även tillämpas vid extraordinära händelser i kommunens närområden, i samverkan med berörda grannkommuner, eller om en händelse inträffar på annan plats, men berör många kommunmedborgare. Tillämpliga delar av planen kan användas vid händelser/kriser av annan karaktär, som kräver samordning och ledning från kommunledningen. 3 Inriktningsmål Kommunen ska värna befolkningens trygghet och säkerhet. Kommunen ska vara organisatoriskt och personellt förberedd för att skador på människor, miljö, egendom och samhälle ska kunna minimeras. Kommunens verksamhet ska även vid en extraordinär händelse bedrivas i så normala former som möjligt. Särskild hänsyn ska visas människor i behov av stöd. Kommunen ska ge kommunens invånare all den information som behövs för att de ska kunna hantera den uppkomna situationen. Kommunens ledningsorganisation ska ha förmåga att utifrån rådande risker och hot utöva ledning och samordning i kommunen med uthållighet över tid. Kommunens planering för en stärkt krisberedskapsförmåga ska beakta resultatet av genomförd risk- och sårbarhetsanalys. 4 Samverkan Både vid en extraordinär händelse och i förebyggande syfte ska kommunen samverka med externa aktörer, berörda myndigheter, organisationer och frivilliga inom det geografiska området. Ansvarig: Kommunchefen 5 Utbildning och övning För varje mandatperiod fastställs en utbildningsplan för krisledningsnämnden och berörda tjänstemän. Tjänstemän, staben och informationsgruppen deltar i minst en övning årligen. Krisledningsnämndens ledamöter deltar i minst en övning per mandatperiod. Samverkande aktörer deltar när det är lämpligt utifrån övningens art. Ansvarig för att övningarna blir av: Kommunchefen 6 Larmning Vid en allvarlig händelse kontaktar tjänsteman i beredskap eller annan myndighetsperson kommunchefen alternativt dennes ersättare, som larmar berörda parter i krisledningsorganisationen och inleder krisledningsarbetet. Larmlistorna uppdateras fortlöpande. De ska finnas tillgängliga i pappersform och digitalt, och innehålla namn och kontaktuppgifter för ordinarie och ersättare i krisledningsnämnden, ordinarie och ersättare i krisledningsgruppen, samt informationsgruppen och kommunväxeln. De som larmats ska snarast möjligt inställa sig för tjänstgöring. Ambitionen är att arbetet ska vara igång inom tre timmar från första larm. Krisledningsplan för Melleruds kommun - 4

Ansvarig för att krisledningsnämndens och tjänstemannaledningens larmlistor uppdateras är kommunchefen. Respektive förvaltnings/bolagschef ansvarar för larmlistor inom sin verksamhet. Informationsansvarig ansvarar för informationsgruppens larmlistor. 7 Ledningsplats Ledningsplatsen ligger på plan 2 i kommunhuset. Den är tillgänglig dygnet runt med tillgång till telefonlinje till kommunväxeln samt direktlinjer till det allmänna telefonnätet, datorkommunikation internt och externt, radiokommunikation, IT-utrustning med nödvändiga IT-system, kartor Alternativ ledningsplats med reservelkraft och viss utrustning finns i räddningstjänstens lokaler. Ansvarig för ledningsplatsernas funktionalitet: Administrativa chefen. 8 Organisation En skiss över organisationen finns i bilaga 1. 8.1 Krisledningsnämnden Kommunfullmäktige fastställer reglemente för krisledningsnämnden, där uppgifter och ansvar för nämnden framgår. Kommunfullmäktige fastställer även i ägardirektiv till de kommunala bolagen, bolagens skyldighet att ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser. Sammansättning Krisledningsnämnden utgörs av kommunstyrelsens arbetsutskott och består av fem ledamöter samt fem ersättare. Ansvar och mandat Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extra ordinära händelsens art och omfattning. Om delar av denna plan används för händelser/kriser utan att krisledningsnämnden sammankallas gäller vid beslut ordinarie nämnders/bolagsstyrelsers ansvarsområden, beslutsbefogenheter och delegation. Krisledningens arbetsuppgifter och organisation beskrivs närmare i ledningens reglemente. Bilaga 2. 8.2 Krisledningsgruppen Krisledningsgruppen vid extraordinär händelse ska ha grundbemanning med bred kompetens och erfarenhet från verksamheten. Kommunchefen eller dennes ersättare har behörighet att fatta beslut om Krisledningsgruppens sammansättning utifrån aktuell extraordinär händelse. Kommunchefen eller dennes ersättare är gruppchef och leder arbetet. När kraven på insatser vid en extraordinär händelse blir tydliga, ska Krisledningsgruppen anpassas genom att företrädare för berörda delar av verksamheten inklusive de kommunala bolagen ingår i ledningsorganisationen. 8.3 Samordningsfunktion Samordningsfunktionen leds av den administrativa chefen eller dennes ersättare. Samordningsfunktionen ansvarar för IT-support, telefonväxeln samt dokumentationen, inklusive den dagbok som ska föras vid en extraordinär händelse. Dokumentationen ska finnas tillgänglig i pappersform och digitalt. Krisledningsplan för Melleruds kommun - 5

Samordningsfunktionen ansvarar för att det finns uppdaterad information om sändlistor, lokaler, uppsamlingsplatser, samverkande aktörer med mera i pappersform och digitalt. Ansvarig: Administrativa chefen. 8.4 Informationsgrupp Informationsfunktionen leds av kommunens informationsansvarig och ansvarar för samordning av extern och intern information, samt omvärldsbevakning kring den aktuella händelsen. Gruppens ansvar, arbetsuppgifter och organisation beskrivs i en särskild informationsplan. Se bilaga 3. Ansvarig: Kommunens informationsansvarig 8.5 Servicegrupp Servicegruppen ger praktiskt stöd till övriga grupper. Det gäller mat, transporter, påfyllnad av kontorsmaterial, vaktmästarsysslor med mera. Ansvarig: Chefen för serviceenheten. 8.6 Förvaltningar och bolag Respektive nämnd/styrelse ansvarar inom sitt verksamhetsområde för att risk- och sårbarhetsanalyser enligt Lag 2006:544 genomförs. Respektive nämnd/styrelse ansvarar för att nödvändiga förberedelser vidtas i normalläge/fredstid. Ansvarig: Ordförande i respektive nämnd/styrelse. Samtliga förvaltningar och kommunala bolag ansvarar för det finns upprättade krisledningsplaner för extraordinära händelser. Planerna ska beakta resultatet av genomförd risk- och sårbarhetsanalys. De ska aktualiseras årligen och vid behov revideras. Respektive förvaltning/nämnd har ansvar för sina verksamhetsområden vid extraordinär händelse om inte krisledningsnämnden fattat beslut om att överta ansvaret. Respektive bolag/styrelse har ansvar för sina verksamhetsområden vid en extraordinär händelse. Om verksamhet upphandlas från externa entreprenörer ska förberedelse för och ansvar vid extraordinär händelser aktualiseras i samband med att avtalet skrivs. Ansvariga: Respektive förvaltningschef/bolagschef 9 Ekonomi Kostnader som härrör från den extraordinära händelsen ska debiteras ansvarig verksamhet med särskilt projektnummer, för att tydliggöra kostnadsfördelning och för eventuellt framtida försäkrings- och skadeståndsanspråk. Särskild konteringsanvisning ska finnas hos ekonomienheten. Ansvarig: Ekonomichefen. Om behov finns kan krisledningsnämnden avsätta särskilda medel för den extraordinära händelsen. 10 Psykiskt och socialt stöd Vid en extraordinär händelse, som kan komma att beröra många människor, kan finnas behov av särskilt psykosocialt stöd. Om behov av stöd uppstår kallar krisledningsgruppen kommunens POSOM-grupp, som sedan ansvarar för samordningen av detta stöd. Krisledningsplan för Melleruds kommun - 6

11 Återgång till ordinarie verksamhet Krisledningsnämnden tar beslut om när extraordinär händelse upphör och kommunen återgår till ordinarie organisation och verksamhet. Samtliga berörda meddelas beslutet snarast möjligt. 12 Utvärdering Efter att det har fattats beslut om återgång till ordinarie verksamhet ska de beslut som togs och de åtgärder som genomfördes med anledningen av händelsen utvärderas. Utvärderingen ska dokumenteras skriftligt. Den ska finnas med som underlag vid kommande aktualiseringar och revideringar av krisledningsplanen. De som har deltagit i händelsen ska senast två dagar efter avslutad händelse beredas möjlighet till samlad genomgång av händelsen, samt om behov finns, erbjudas debriefing. Ansvarig: Kommunchefen 13 Aktualisering av krisledningsplanen Krisledningsplanen ska aktualiseras, och vid behov revideras, minst en gång per mandatperiod. Ansvarig: Kommunchefen Krisledningsplan för Melleruds kommun - 7

Krisorganisation Krisledningsnämnd KSAU Infogrupp extern info intern info webmaster press/media omvärlds - bevakning krisledningsgrupp samordning uppföljning Sambandsavdelning IT/växel Medborgarkontoret anhörig/upplysning Servicegrupp underhåll logistik

Krisledningsplan för Melleruds kommun Bilaga 2 Reglemente för Krisledningsnämnden i Melleruds kommun Detta reglemente för Melleruds kommun vid extraordinär händelse samt höjd beredskap antogs av kommunfullmäktige 2012-12-19 och skall träda i kraft 2013-01-01. Utöver vad som föreskrivs om nämnder i kommunallagen och lagen om vissa kommunal befogenheter (1991:900 och 2009:47) gäller bestämmelserna i detta reglemente. Krisledningsnämndens uppgifter 1 Krisledningsnämnden fullgör kommunens uppgifter under extraordinära händelser i enlighet med vad som anges i lagen (2006:544) om extraordinära händelser i fredstid och vid höjd beredskap hos kommuner och landsting. Med extraordinär händelse avses en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun. 2 Krisledningsnämnden ska inför varje ny mandatperiod upprätta en plan (ledningsplan) för hur kommunen ska hantera extraordinära händelser. Planen ska fastställas av kommunfullmäktige. Sammansättning och mandatperiod 3 Kommunstyrelsens arbetsutskott utgör krisledningsnämnd. Utskottet består av fem ledamöter och fem ersättare. Ledamöterna och ersättarna väljs för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av kommunfullmäktige ägt rum i hela landet. Delegering 4 Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. När förhållandena medger det ska krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd. Kommunfullmäktige får besluta att krisledningsnämndens verksamhet ska upphöra. Om kommunfullmäktige fattar ett sådant beslut ska de verksamhetsområden som krisledningsnämnden har övertagit omedelbart återgå till ordinarie nämnd. Reglemente för krisledningsnämnden i Melleruds kommun - 1

Ansvar och rapporteringsskyldighet 5 Krisledningsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige beslutat, de föreskrifter som finns i lagar och förordningar, samt bestämmelserna i detta reglemente. Krisledningsnämnden ska rapportera sina beslut, samt ge en sammanställning av inträffade händelser och vidtagna åtgärder under en extraordinär händelse, till kommunfullmäktige. Under en extraordinär händelse ska rapporteringen ske fortlöpande vid varje närmast följande kommunfullmäktigesammanträde. Sammanträde/att träda i funktion 6 Ordföranden eller, om hon/han har förhinder, vice ordförande, bedömer när en extraordinär händelse medför att krisledningsnämnden ska träda i funktion och kallar då till sammanträde. När varken ordföranden eller vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. Brådskande ärenden 7 Ordföranden eller, om hon/han har förhinder, vice ordförande, får besluta på krisledningsnämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att man inte kan avvakta nämndens avgörande. Sådana beslut ska därefter snarast anmälas till nämnden. När varken ordföranden eller vice ordförande kan fatta beslut i brådskande ärenden ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. Sådana beslut ska därefter snarast anmälas till nämnden. Beredning av ärenden 8 Vid beredning av ärenden som berör annan nämnds verksamhet får krisledningsnämnden adjungera förtroendevalda från berörda nämnder. De adjungerade har yttranderätt vid krisledningsnämndens sammanträden men får inte delta i nämndens beslut. Från kommunens övriga nämnder och förvaltningar får krisledningsnämnden begära de yttranden och upplysningar som behövs för att nämnden skall kunna fullgöra sina uppgifter. Krisledningsnämnden får vid en extraordinär händelse ta i anspråk de förvaltningsresurser från övriga nämnders förvaltningar som krisledningsnämnden anser sig vara i behov av. Arbetsformer i övrigt 9 Rapporter till krisledningsnämnden lämnas till nämndens ordförande eller vid förhinder för henne/honom någon av vice ordförandena, enligt fastställd turordning. Från krisledningsnämnden utgående skrivelser och/eller andra handlingar ska undertecknas på sätt nämnden särskilt beslutar om. Reglemente för krisledningsnämnden i Melleruds kommun - 2

Krisledningsplan för Melleruds kommun Bilaga 3 Krisinformationsplan 1. Mål Vid en extraordinär händelse ska beslutsfattare, anställda, allmänhet och media ges den information de behöver för att hantera den uppkomna situationen. Informationen ska vara korrekt, saklig och utformad på ett sådan sätt att alla berörda kan ta den till sig. 2. Om planen 2.1 Planens omfattning Denna plan gäller för kommunens interna och externa information vid extraordinär händelse och/eller höjd beredskap i det geografiska området Melleruds kommun. Den omfattar organisatoriskt samtliga verksamheter inom den kommunala koncernen; förvaltningar/nämnder och kommunala bolag/styrelser. Planen ska även tillämpas vid extraordinära händelser i kommunens närområden, i samverkan med berörda grannkommuner eller om en händelse inträffar på annan plats, men berör många kommunmedborgare. Tillämpliga delar av planen kan användas vid händelser/kriser av annan karaktär, som kräver samordning och ledning från kommunledningen. Kommunchefen beslutar om så kan ske. 2.2 Syfte Syftet med planen är att skapa en grundläggande beredskap för att hantera informationsfrågorna vid en extraordinär händelse. 3. Informationsgruppens arbetsuppgifter Informationsgruppen ansvarar för att sammanställa och sprida information om det aktuella läget och om genomförda, pågående och planerade åtgärder med anledning av händelsen. Informationsgruppen ansvarar också för omvärldsbevakning, det vill säga att följa och sammanställa vad media i vid bemärkelse skriver eller rapporterar om händelsen. Gruppen ansvarar för information till följande: Krisledningsgruppen och krisledningsnämnden Anställda Allmänheten Media Informationen ges dels skriftligt genom: Pressmeddelanden Kommunens webbplats och Facebook-sida, inklusive svar på frekventa frågor. Kommunens intranät Anslag på utvalda ställen Informationsmaterial på utvalda ställen Dels muntligt genom: Telefonsvararfunktion Information till besökare Meddelanden via radio och TV Krisinformationsplan för Melleruds kommun - 1

4. Informationsgruppens sammansättning Krisinformationsgruppen består av: Informationsansvarig (sammankallande) Webbansvarig Medborgarkontorets personal Två representanter för vardera Kultur- och utbildningsförvaltningen, Samhällsbyggnadsförvaltningen samt Socialförvaltningen. De som utses som representanter ska vid en extraordinär händelse ha möjlighet att gå ifrån sina ordinarie tjänster för att delta i krisinformationsgruppens arbete på heltid. Gruppen ska ha möjlighet att adjungera medlemmar, till exempel personer med goda kunskaper i olika invandrarspråk. Gruppen ska vara dimensionerad för 24/7-bemanning (under minst en vecka). 5. Gruppens lokalisering I händelse av en extraordinär händelse disponerar krisinformationsgruppen, förutom deltagarnas ordinarie arbetsrum följande lokaler: Medborgarkontoret som informationscentral, där medborgare kan få svar på frågor och där aktuell skriftlig information finns tillgänglig. Sammanträdesrum Kroppefjäll för gruppmöten och diskussioner. Dalslandsrummet och/eller Tingshuset för presskonferenser. 6. Särskilda frågor 6.1 Larmlistor Sammankallande ansvarar för att en larmlista upprättas och hålls uppdaterad. Till larmlistan bifogas en lista över resurspersoner gruppen kan adjungera. Resurspersonslistan ska innehålla personer som kan hjälpa till med översättningar enligt punkt 6.2. 6.2 Information på andra språk än svenska. Till planen bifogas en lista över vilka andra språk informationen kan/bör översättas till. Kultur- och utbildningsförvaltningens representanter ansvarar för att denna lista hålls uppdaterad. 6.3 Lämpliga platser för anslag och skriftlig information Lista över anslagstavlor och andra platser lämpliga för att anslå skriftlig information ska finnas tillgänglig. Krisinformationsplan för Melleruds kommun - 2