KALLELSE 1 (15) 2016-11-02 Kallelse och föredragningslista Enligt uppdrag Ordförande Anders Teljebäck Sammanträdesdatum 9 november 2016 Plats och tid Stadshuset A287, klockan 13.30 Ledamöter Ersättare Ordförande Anders Teljebäck (S) 1:e vice ordförande Amanda Agestav (KD) 2:e vice ordförande Elisabeth Unell (M) Carin Lidman (S) Staffan Jansson (S) Ann-Louise Molin Östling (S) Magnus Edström (MP) Lars Kallsäby (C) Anna Hård af Segerstad (M) Rodrigo Romo (M) Jesper Brandberg (L) Ann-Christine From Utterstedt (SD) Vasiliki Tsouplaki (V) Jazmin Pettersson (S) Mikael Lindh (S) Solveig Nilsson (S) Mikael Sandberg (S) Anna Thunell (MP) Vicki Skure Eriksson (C) Eric Söderberg (KD) Staffan Anger (M) Caroline Högström (M) Marcus Jacobson (M) Jenny Boström (L) Patric Sjölund (SD) Anna Maria Romlid (V)
2016-11-02 2 (15) 1 Dnr KS 1810725- Beslut om offentliga ärenden 1. Ärende 1 till och med 9 är offentliga. 2 Dnr KS 1810764- Protokollsjustering Elisabeth Unell (M) Carin Lidman (S) 3 Dnr KS 1813433- Information - Upphandling 4 Dnr KS 2016/01144-1.2.1 Beslut - Nämndinitiativ från (M) om strategiska HR-frågor 1. Nämndinitiativet föranleder ingen ytterligare åtgärd. Moderaterna har i ett nämndinitiativ med rubriken "Strategiska HR-frågor" beskrivit hur Västerås stad för att lyckas med framtida rekrytering och kompetensförsörjning behöver kunna attrahera duktiga chefer och medarbetare och att organisationen ger anställda möjlighet att kunna göra karriär och utvecklas. Nämndinitiativet pekar på vikten av strategiska HRfrågor och kunskapen om dess möjligheter som en viktig förutsättning för att lyckas. Nämndinitiativet föreslår kommunstyrelsen besluta att ge stadsledningskontoret i uppdrag: "Att ge stadsledningskontoret i uppdrag att ta fram en utbildning och information till ledare och verksamma i Västerås stad om HR-frågor." "Att ge stadsledningskontoret i uppdrag att marknadsföra och synliggöra stadens möjligheter som arbetsgivare."
2016-11-02 3 (15) "Att ge stadsledningskontoret i uppdrag att ta fram en planering för att möta efterfrågan av praktik och examensarbeten vid Mälardalens högskola, så att Västerås är ett attraktivt val för studenter som framtida arbetsgivare." 1. Nämndinitiativet föranleder ingen ytterligare åtgärd. 5 Dnr KS 2016/01175-1.5.2 Beslut - Överenskommelse med U-Sam 1. Överenskommelse med U-Sam godkänns. Samhällets krisberedskap bygger på att alla verksamheter tar sitt ansvar, samtidigt som de samverkar med varandra. Länsstyrelsen är geografiskt områdesansvarig på regional nivå. Det innebär bland annat att Länsstyrelsen före, under och efter en samhällsstörning arbetar för samordning mellan länets kommuner och andra viktiga aktörer. I Västmanland sker detta genom U-Sam som står för samverkan i U-län. Det är Länsstyrelsen som är sammanhållande för aktiviteter inom U-Sam, men alla parter i överenskommelsen är lika viktiga för en väl fungerande samverkan i länet. Samverkan syftar till att resurserna ska användas effektivt och ansvarsfullt, helheten av vidtagna åtgärder ska möta behoven optimalt och var och en av parterna i överenskommelsen ska kunna lösa sina uppgifter. Samverkan ska präglas av öppenhet och ömsesidigt utbyte mellan parterna för att skapa trygghet, säkerhet och hälsa för de personer som bor, vistas eller verkar i Västmanlands län. Länsstyrelsen har nu utarbetat en ny överenskommelse som ersätter 2012 års avtal. Överenskommelsen är ändrad utifrån de synpunkter som framkom vid en hearingen där Västerås stad deltog. Ändringarna är förankrade i en mindre arbetsgrupp med representanter från parterna i U-Sam där Västerås stad är en av deltagarna. Överenskommelsen är därmed klar för beslut i respektive organisation. De grunder för regional ledning och samverkan som redovisas i överenskommelsen gäller även under höjd beredskap. Dokumentet med överenskommelsen undertecknas vid regionala krishanteringsrådet den 9 december.
2016-11-02 4 (15) 1. Överenskommelse med U-sam godkänns. 6 Dnr KS 2016/00047-181 Beslut - Remittering av klimatprogram för Västerås stad 2016-2020 1. Förslag till Klimatprogram 2017-2020 remitteras för yttrande. Då det ständigt tillkommer ny kunskap på klimatområdet måste Klimatprogrammet kontinuerligt uppdateras för att hållas aktuellt. Därför föreslogs i Klimatprogrammet att målen skulle revideras hösten 2015. Under 2015 och 2016 har mål och åtgärder arbetats om med utgångspunkt att behålla de åtgärder som fortfarande är aktuella och arbeta in nya åtgärder som uppkommit till följd av i programmet genomförda utredningar. En workshop arrangerades i juni 2015 för att ta fram helt nya åtgärder. Åtgärderna har tagits fram gemensamt med berörda förvaltningar och bolag och förslaget är nu klart för remiss. Stadsledningskontoret har till kommunstyrelsen lämnat följande förlag till 1. Förslag till Klimatprogram 2017-2020 remitteras för yttrande. 7 Dnr KS 2016/00948-1.3.2 Beslut - Översyn av samhällsbyggnadsförvaltningarnas organisation 1. Godkänna en sammanslagning av tekniska kontoret och fastighetskontoret i enlighet med alternativ 1 och med tilläggsförslag a. 2. Tekniska kontorets strategiska/översiktliga trafik- och parkplaneringskompetenser flyttas över till stadsbyggnadsförvaltningen. 3. Uppdra till Stadsledningskontoret att i samarbete med berörda förvaltningar ta fram en övergripande genomförandeplan samt verkställa ett
2016-11-02 5 (15) genomförande av sammanslagningen från 1 januari 2017. Uppdraget innefattar att tillställa Kommunfullmäktige förslag om reviderade reglementen för berörda nämnder. 4. Föreslå fastighetsnämnden och tekniska nämnden att Hans Näslund under hösten 2016 ska inneha uppdraget som direktör vid Fastighetskontoret samt vid Tekniska kontoret, för att från den 1 januari 2017 få uppdraget som direktör för den nya sammanslagna förvaltningen. 5. Uppdra till fastighetsdirektör Hans Näslund att leda den nya förvaltningen och utarbeta en ny detaljorganisation och arbetsformer för den nya förvaltningen. Uppdra till Lotta Lindstam att leda förändringen inom Stadsbyggnadsförvaltningen. Arbetet ska ske i samverkan med de fackliga organisationerna. 6. Inför kommande mandatperiod uppdra till stadsledningskontoret att: a. Inför nästa mandatperiod förbereda en nämndorganisation som stämmer med den nya förvaltningsorganisationen, b. Följa införandet av nya arbetsformer gällande strategiska exploateringsfrågor och överväga om mark- och exploateringsfrågorna kräver en organisatorisk placering vid stadsledningskontoret. beslutade den 6 april att ge stadsledningskontoret i uppdrag att i samarbete med berörda förvaltningar göra en översyn av samhällsbyggnadsförvaltningarnas organisation. I översynen har ingått en nulägesbeskrivning, omvärldsbevakning och ett flertal workshops med nyckelpersoner på berörda förvaltningar. Arbetet har letts av en styrgrupp med berörda förvaltningschefer och direktörer från stadsledningskontoret under ledning av stadsdirektör Bo Dahllöf. Översynen presenterades för kommunstyrelsen för överläggning vid sammanträde den 3 oktober 2016. I detta tjänsteutlåtande presenteras kompletteringar utifrån diskussionen under överläggningen i kommunstyrelsen, samt den remiss som genomförts i berörda nämnder. 1. Godkänna en sammanslagning av tekniska kontoret och fastighetskontoret i enlighet med alternativ 1 och med tilläggsförslag a.
2016-11-02 6 (15) 2. Tekniska kontorets strategiska/översiktliga trafik- och parkplaneringskompetenser flyttas över till stadsbyggnadsförvaltningen. 3. Uppdra till Stadsledningskontoret att i samarbete med berörda förvaltningar ta fram en övergripande genomförandeplan samt verkställa ett genomförande av sammanslagningen från 1 januari 2017. Uppdraget innefattar att tillställa Kommunfullmäktige förslag om reviderade reglementen för berörda nämnder. 4. Föreslå fastighetsnämnden och tekniska nämnden att Hans Näslund under hösten 2016 ska inneha uppdraget som direktör vid Fastighetskontoret samt vid Tekniska kontoret, för att från den 1 januari 2017 få uppdraget som direktör för den nya sammanslagna förvaltningen. 5. Uppdra till fastighetsdirektör Hans Näslund att leda den nya förvaltningen och utarbeta en ny detaljorganisation och arbetsformer för den nya förvaltningen. Uppdra till Lotta Lindstam att leda förändringen inom Stadsbyggnadsförvaltningen. Arbetet ska ske i samverkan med de fackliga organisationerna. 6. Inför kommande mandatperiod uppdra till stadsledningskontoret att: a. Inför nästa mandatperiod förbereda en nämndorganisation som stämmer med den nya förvaltningsorganisationen, b. Följa införandet av nya arbetsformer gällande strategiska exploateringsfrågor och överväga om mark- och exploateringsfrågorna kräver en organisatorisk placering vid stadsledningskontoret. 8 Dnr KS 1810730- Beslut - Anmälan av handlingar 1. Redovisningen läggs till handlingarna. Postlistan för kommunstyrelsens diarium samt inkomna remisser och handlingar av särskild betydelse som inkommit sedan föregående sammanträde anmäls till kommunstyrelsen.
2016-11-02 7 (15) 9 Dnr KS 1810731- Beslut - Redovisning av delegeringsbeslut 1. Redovisningen läggs till handlingarna. Delegeringsbeslut fattade under perioden som gått sedan föregående sammanträde redovisas för kommunstyrelsen. 10 Dnr KS 2016/00718-1.3.4 Beslut - Sammanträdesplan för kommunfullmäktige 2017 1. Kommunfullmäktige sammanträder följande tider och dagar 2017 Torsdag 2 februari kl. 16:00 Torsdag 7 september kl 16:00 Torsdag 9 mars kl. 16:00 Torsdag 12 oktober kl. 09:00-18:00 Torsdag 6 april kl. 16:00 Torsdag 9 november kl. 16:00 Torsdag 4 maj kl. 16:00 Torsdag 7 december kl. 16:00 Torsdag 1 juni kl. 16:00 Onsdag 21 juni kl. 08:00 Torsdag 22 juni (reservdag) kl. 08:00 Kommunfullmäktige beslutade 2016-10-13 att återremittera förslag till sammanträdesdagar för 2017 med motiveringen att sammanträdena i möjligaste mån ska ligga den första torsdagen i månaden. Utifrån detta har ett nytt förslag till sammanträdesdagar utarbetats. Förslaget har stämts av med fullmäktiges presidium. Presidiet beslutade också genom majoritetsbeslut att sammanträdet i oktober på försök ska förläggas på dagtid. Kommunfullmäktige sammanträder följande tider och dagar 2017
2016-11-02 8 (15) Torsdag 2 februari kl. 16:00 Torsdag 7 september kl 16:00 Torsdag 9 mars kl. 16:00 Torsdag 12 oktober kl. 09:00-18:00 Torsdag 6 april kl. 16:00 Torsdag 9 november kl. 16:00 Torsdag 4 maj kl. 16:00 Torsdag 7 december kl. 16:00 Torsdag 1 juni kl. 16:00 Onsdag 21 juni kl. 08:00 Torsdag 22 juni (reservdag) kl. 08:00 11 Dnr KS 2016/00799-2.5.5 Beslut - Begäran från Vafabmiljö om kommunal borgen 1. Fastställa en låneram på 567 000 000 kr för utlåning till VafabMiljö Kommunalförbund. Låneramen är villkorad av att övriga delägarkommuner tecknar borgen motsvarande sin respektive ägarandel, för Västerås utlåning till förbundet. 2. Teckna borgen som säkerhet för avslutning av avfallsupplag och pensioner, upp till 36 188 000 kr, vilket är Västerås del (43,6%) av totalt borgensbehov på 83 000 000 kr. 3. För utnyttjad borgen ska en årlig borgensavgift på 0,50% tas ut. I bifogade skrivelse från VafabMiljö Kommunalförbund 2016-08-23 beskrivs förbundets behov av utökat låneutrymme samt borgensåtagande från ägarkommunerna. Befintlig låneram (336,6 mnkr) och borgen (74,3 mnkr) uppgår idag till totalt 410,9 mnkr, beslutat 2014. De investeringar förbundet står inför kräver en utökning till totalt 650 mnkr, varav 83 mnkr avser borgen för avslutning av avfallsupplag samt pensioner. Då Västerås är långivare till förbundet, ska alla övriga ägarkommuner gå i borgen för motsvarande sin ägarandel, för ett lånebelopp om 567 mnkr. Av Västerås totala låneram på 567 mnkr är då ca 319,8 mnkr täckt av borgen från övriga ägarkommuner. När det gäller borgen för avslutning av avfallsupplag samt pensioner, tecknar alla ägarkommuner borgen motsvarande sin ägarandel.
2016-11-02 9 (15) Västerås del av det totala åtagandet är 283,4 mnkr varav 36,2 mnkr avser borgen för avslutning av avfallsupplag och pensioner. 1. Fastställa en låneram på 567 000 000 kr för utlåning till VafabMiljö Kommunalförbund. Låneramen är villkorad av att övriga delägarkommuner tecknar borgen motsvarande sin respektive ägarandel, för Västerås utlåning till förbundet. 2. Teckna borgen som säkerhet för avslutning av avfallsupplag och pensioner, upp till 36 188 000 kr, vilket är Västerås del (43,6%) av totalt borgensbehov på 83 000 000 kr. 3. För utnyttjad borgen ska en årlig borgensavgift på 0,50% tas ut. 12 Dnr KS 2016/00535-042 Beslut - Utbetalning av partistöd för 2017 1. Utbetalning av partistöd för 2017 godkänns. Reglerna för kommunalt partistöd finns i kommunallagen. Enligt lagen är ändamålet för partistödet att stärka partiernas ställning i den lokala demokratin. Kommunfullmäktige beslutade 2014-06-04 162 att utifrån ändringar i kommunallagen anta nya regler för kommunalt partistöd i Västerås kommun. Partistödet består av ett grundstöd samt ett mandatstöd. Grundstöd lämnas med lika stort belopp till varje i kommunfullmäktige representerat parti oavsett antalet mandat. Grundstödet ska utgöra två basbelopp, avrundat till närmaste hela 1 000-tal kronor. Mandatstödet utbetalas med lika stort belopp per mandat för varje i kommunfullmäktige representerat parti. Vid fördelningen av partistöd beaktas endast mandat för vilken en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap vallagen (2005:837). Partistöd utgår under 4 månader efter det att representationen upphört. Partistöd för ledamot som saknar partitillhörighet utbetalas enligt kommunallagen till det parti som ledamoten representerade innan utträdet.
2016-11-02 10 (15) För att partistöd ska utbetalas måste en redovisning lämnas in där det framgår att stödet använts för sitt ändamål under föregående år. Till redovisningen ska dessutom en granskningsrapport bifogas. Samtliga partier har inkommit med redovisning och granskningsrapport. Partistöd betalas ut årligen i förskott kvartalsvis senast den femte i kvartalets första månad, efter beslut av fullmäktige. 1. Utbetalning av partistöd för 2017 godkänns. 13 Dnr KS 1813435- Överläggning - Komplettering av årsplan 14 Dnr KS 2016/00401-010 Beslut - Plan för ledning och samverkan vid samhällsstörningar 1. Plan för ledning och samverkan vid samhällsstörningar antas. Varje kommun ska enligt förordning (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap ha en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras. En ny plan ska tas fram för varje mandatperiod. Planen ska beskriva hur: hur kommunen ska organisera sig under en extraordinär händelse, hur kommunens organisation för krisledning leder, samordnar, samverkar samt säkerställer samband för att hantera en extraordinär händelse samt, vilka lokaler med nödvändig teknisk utrustning för ledning och samverkan som disponeras vid en extraordinär händelse.
2016-11-02 11 (15) "Plan för ledning och samverkan vid samhällsstörningar" beskriver hur Västerås stad i samverkan med andra aktörer i samhället ska hantera, eller vid risk för att drabbas av, en extraordinär händelse. Denna plan ska även användas vid samhällsstörningar som inte betecknas som extraordinära händelse i lagens mening, men ändå utsätter stadens organisation, eller delar av den, för stor påfrestning. Planen har tagits fram av Stadsledningskontoret och bygger på de nya gemensamma grunderna för ledning och samverkan som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap har tagit fram i bred samverkan med ett stort antal aktörer. I arbetet med framtagandet av planen har den varit ute på bred remiss hos stort antal aktörer. I samrådsredogörelsen redovisas vilka synpunkter som inkommit och hur de har hanterats. 1. Plan för ledning och samverkan vid samhällsstörningar antas. 15 Dnr KS 2016/00327-015 Beslut - Revisionsrapport, Granskning av grundskolenämndens åtgärder för ekonomi i balans 1.Godkänna stadsledningskontorets svar på revisionsrapporten granskning av grundskolenämndens åtgärder för ekonomi i balans. 2. Revisionsrapporten läggs till handlingarna. På uppdrag av revisorerna i Västerås stad har Ernst & Young granskat grundskolenämndens åtgärder för ekonomi i balans. Rapporten är lämnad till grundskolenämnden för yttrande och nämnden har yttrat sig i ärendet. I samband med detta yttrande har nämnden också gett förvaltningen i uppdrag att återkomma med en revidering av styrdokumentet "Grundskolenämndens styrmodell".
2016-11-02 12 (15) Revisorernas slutsats i rapporten är att grundskolenämnden till 2016 har vidtagit tillräckliga åtgärder för ekonomi balans men att ytterligare åtgärder måste vidtas för att samtliga enheter ska kunna uppnå minst ett nollresultat. Revisorerna rekommenderar: Fastställ en strategi för hur en ekonomi i balans ska säkerställas inom verksamhetsekonomin. Utforma med stöd av strategin en handlingsplan (åtgärder) Överväg om skolstrukturen inom 6-9 kan förändras i syfte att förbättra verksamhetens kostnadseffektivitet. Integrera metoden som använts vid genomlysningsprojekt i den ordinarie styr- och planeringsprocessen. Tydliggör per ansvarsnivå i styrmodellen vad budget- och ekonomiansvaret innebär. 1.Godkänna stadsledningskontorets svar på revisionsrapporten granskning av grundskolenämndens åtgärder för ekonomi i balans. 2. Revisionsrapporten läggs till handlingarna. 16 Dnr KS 2016/00525-001 Beslut - Motion från (M) om förkortade ledtider och effektivare organisation 1. Motionen föranleder inte någon ytterligare åtgärd. Claes Kugelberg (m) har i en motion med rubriken "Motion om förkortade ledtider och effektivare organisation" föreslagit kommunfullmäktige besluta att ge kommunstyrelsen i uppdrag:
2016-11-02 13 (15) "Att återkomma med förslag om hur en förändringsprocess kan startas och drivas i syfte att uppnå förkortade ledtider, färre flaskhalser och ett mera flödesorienterat och effektivt arbetssätt inom staden." Kommunfullmäktige har den 12 maj 2016 beslutat remittera Motion om förkortade ledtider och effektivare organisation, till kommunstyrelsen för beredning. Stadsledningskontoret har utan remittering till andra styrelser och nämnder berett ärendet. 1. Motionen föranleder inte någon ytterligare åtgärd. 17 Dnr KS 2016/00278-335 Beslut - Motion från (M) om odlingslotter för asylboenden - 201605/1-KS 1. Motionen bifalls. Claes Kugelberg (M) har lämnat in en motion om odlingslotter för asylboenden. I motionen anges att många nyanlända är mycket intresserade av att odla och ägnar en stor del av sin fritid åt sina odlingslotter. Vidare anges att det bor många på de olika asylboendena som säkert också skulle finna det mycket meningsfullt att få tillgång till en odlingslott där det går att odla grönsaker, frukt och blommor. Motionären yrkar: Att staden ser över möjligheten att ordna tillfälliga odlingslotter i anslutning till asylboenden i Västerås. Kommunfullmäktige beslutade den 17 mars 2016 att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Stadsledningskontoret har i arbetet med remissvaret på motionen haft samråd med Bostads AB Mimer, stadsbyggnadsförvaltningen, fastighetskontoret och tekniska förvaltningen. Frågan har också varit uppe i fastighetsnämnden 2016-08-25 där nämnden beslutade att godkänna kontorets förslag till yttrande och överlämna det till kommunstyrelsen.
2016-11-02 14 (15) 1. Motionen bifalls. 18 Dnr KS 2016/00376-316 Beslut - Motion från (M) om lagning av "potthål" 1. Motionen bifalls. 2. Tekniska nämnden får i uppdrag att ta fram en ny servicedeklaration för lagning av "potthål" i gator samt gång- och cykelvägar. Uppdraget ska vara genomfört och återrapporterat till kommunstyrelsen senast mars 2017. I en motion från Claes Kugelberg (M), daterad 5 april 2016, framgår bl.a. att det eftersatta gatuunderhållet medför att det finns en stor mängd s.k. potthål där bilar kan skadas och olyckor förorsakas, att det finns andra städer som har servicegarantier för lagning av potthål samt att det är ekonomiskt fördelaktigt att laga potthålen innan de blir stora. Motionären yrkar: Att Västerås stad tar fram en servicegaranti för lagning av så kallade "potthål" i gator och gång- och cykelvägar. Kommunfullmäktige beslutade 2016-04-07 att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Motionen har sedan gått på remiss till tekniska nämnden med önskan om svar senast 2016-07-05. Tekniska nämnden beslutade 2016-06-13 att godkänna tekniska kontorets yttrande och överlämnar det till kommunstyrelsen, med tillägget att i sista stycket i tjänstskrivelsen ska texten "utöver de trafikfarliga potthålen" läggas till. 1. Motionen bifalls.
2016-11-02 15 (15) 2. Tekniska nämnden får i uppdrag att ta fram en ny servicedeklaration för lagning av "potthål" i gator samt gång- och cykelvägar. Uppdraget ska vara genomfört och återrapporterat till kommunstyrelsen senast mars 2017. 19 Dnr KS 1813445- Uppföljning av flygplatsen 20 Dnr KS 1810717- Stadsdirektören informerar 21 Dnr KS 1810735- Kommande ärenden till kommunstyrelsen