2017-05-16 Kommunstyrelsen Erika Nysäter Kvalificerad utredare Telefon 08-555 010 89 erika.nysater@nykvarn.se Sammanträdesplan för 2018 och uppdrag till nämnderna att synkronisera sina sammanträdesplaner med kommunstyrelsen KS/2017:245 Förvaltningens förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen fastställer sammansträdesplan för kommunstyrelsen samt för kommunstyrelsens arbetsutskott för 2018 enligt Förslag till sammanträdesplan 2018. 2. Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige att fastställa sammanträdesplan för kommunfullmäktige samt för kommunfullmäktiges presidium för 2018 enligt Förslag till sammanträdesplan 2018. 3. Kommunstyrelsen beslutar att ge i uppdrag till nämnderna att fastställa sina sammanträdesplaner för 2018 senast den 10 oktober 2017 utifrån kommunstyrelsens sammanträdesplan med sina nämndsammanträden veckan före stopptid till kommunstyrelsen så att ärenden kan gå vidare för beslut inom fastslagen tid. 4. Förslag till nämndernas sammanträdesplaner för 2018 ska återredovisas till kommunstyrelsen senast den 10 oktober 2017. Sammanfattning av ärendet Sammanträdesplan för år 2018 behöver fastställas i god tid för att synkroniseras med nämnder och övriga sammanträden. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till sammanträdesplan för kommunstyrelsen, kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunfullmäktige, F-samverkansgrupp samt kommunfullmäktiges presidium. I förslaget har bland annat arbetet med budget, delårsbokslut, bokslut beaktats samt kommunallagens krav på överlämning av årsredovisning till fullmäktige och revisorer senast den 15 april. Sammanträdesplanen har lagts jämnare över året så att det blir kortare uppehåll över jul och sommar. Det har lagts in en vecka extra mellan KS och KF i april med hänsyn till revisorernas yttrande över årsredovisningen. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(3)
Nämndernas sammanträdesplaner behöver synkroniseras med kommunstyrelsens för att ärenden ska gå vidare för beslut inom fastslagen tid. Nämndernas sammanträden behöver vara veckan före stopptid för kommunstyrelsen för att t.ex. remisser ska gå vidare för beslut inom angiven tid. Det kan fordras omedelbar justering och skyndsam expediering för att ärenden från nämnderna ska gå vidare till kommunstyrelsen genom beredningsprocessen. Stopptid för ärenden till kommunstyrelsen är tre veckor innan kommunstyrelsens sammanträde. Om ett ärende ska vidare för beslut i kommunfullmäktige är stopptid fem veckor före fullmäktiges sammanträde för korrekt beredning och facklig samverkan utifrån lagens krav. Stopptid för ärenden till kommunstyrelsen är för 2018: 2 januari, 30 januari, 6 mars, 17 april, 15 maj, 31 juli, 11 september, 9 oktober och 13 november. Vård- och omsorgsnämnden brukar ha sammanträden på måndagar, bygg- och miljönämnden på dagar och utbildningsnämnden vanligen på tisdagar för att undvika möteskrockar. Förslaget är att nämnderna har möten samma vecka och synkroniseras för att kunna ha gemensam facklig samverkan. Om vård- och omsorgsnämnden har sammanträden på måndagar blir förslag till sammanträdesdatum för 2018: 22 januari, 26 februari, 9 april, 7 maj, 11 juni, 3 september, 1 oktober, 29 oktober och 3 december. Förslag till sammanträdesdatum för utbildningsnämnden: 30 januari, 6 mars, 10 april, 15 maj, 12 juni, 11 september, 9 oktober, 6 november och 11 december. Tisdag den 23 januari, 8 maj, 2 och 30 oktober krockar med kommunstyrelsen, varför utbildningsnämnden föreslås sammanträda tisdagen veckan innan eller efter eller på onsdag eller annan lämplig dag. Bygg- och miljönämndens semesteruppehåll bör inte överstiga 10 veckor på grund av bygglov varför följande sammanträdesdatum föreslås: 25 januari, onsdag 7 mars (p.g.a. krock med fullmäktige 8 mars), 5 april, 17 maj (p.g.a. kristi himmmelsfärd dag 10 maj), 28 juni, onsdag 5 september (p.g.a. krock fullmäktige), 4 oktober, 1 november och 13 december 2018. Torsdag den 8 mars och 6 september 2018 krockar med fullmäktige, varför bygg- och miljönämnden föreslås sammanträda onsdag 7 mars och 5 september eller annars dagen veckan innan eller efter eller annan lämplig dag. Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar att ge i uppdrag till nämnderna att fastställa sina sammanträdesplaner för 2018 senast den 10 oktober 2017 utifrån kommunstyrelsens sammanträdesplan med sina nämndsammanträden veckan före stopptid till kommunstyrelsen så att ärenden kan gå vidare för beslut inom fastslagen tid. Förslag till nämndernas sammanträdesplaner för 2018 ska återredovisas till kommunstyrelsen senast den 10 oktober 2017. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(3)
Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2017-05-16 Förslag till sammanträdesplan 2018 Ekonomiska konsekvenser Ärendet medför inga ekonomiska konsekvenser. Barnkonventionskonsekvenser Ärendet medför inga konsekvenser för barn och unga utifrån barnperspektivet. Ola Edström Kommundirektör Thomas Jansson Kanslichef Beslutet expedieras till Akten Kansliavdelningen Kommunfullmäktige Kundcenter Förvaltningsledningsgrupp Nämndsekreterare Utbildningsnämnd, bygg- och miljönämnd och vård- och omsorgsnämnd F-samverkansgrupp AB Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 3(3)
Stopptid tis Vällingen 9.00 12.00 13 dec 2 jan 24 jan 30 jan 28 feb 6 mars 11 april 17 april 9 maj 15 maj 13 juni 31 juli 5 sep 11 sep 3 okt 9 okt FLG Vällingen ons Ärendegenomgång ons Ordfberedn Sammanträdesplan 2018 Utskick KSAU fre KSAU 08.30 Vällingen Utskick KS fre F-samverkan KS Yngern tis Presidium KF Mindals Utskick KF ons KF Sländan 9.00/ 10.00 9.00 08:30 15.00-17.00 13.30 17.00 18.00 13 dec **10 jan 4 jan 5 jan 8 jan 12 jan 18 jan 23 jan 25 jan 31 jan 8 feb 24 jan 7 feb 21 feb 1 feb 2 feb 5 feb 9 feb 15 feb 20 feb 22 febr 28 feb 8 mars 28 feb * 12 14 mars 8 mars 9 mars 12 mars 16 mars 22 mars 27 mars 5 april april *19 april **ons halvdag, så ons 9 maj 11 april 25 april 19 april 20 april 9 maj * Stämma 23 april 27 april 3 maj 8 maj kl 11 16 maj 24 maj **ons 20 juni **tis halvdag, så mån 4 juni 7 juni 13 juni 30 maj 17 maj 18 maj **tis 22 maj 25 maj 31 maj 13 juni **15 aug 29 aug 2 aug 3 aug 6 aug 10 aug 16 aug 21 aug 23 aug 29 aug 6 sep 5 sep 19 sep 13 sep 14 sep 17 sep 21 sep 27 sep 2 okt 4 okt 10 okt 18 okt 3 okt 17 okt 11 okt 12 okt 7 nov 21 nov 12 dec 15 nov 16 nov 15 okt 19 okt 25 okt 30 okt 1 nov 7 nov 15 nov 19 nov 23 nov 29 nov 13 dec 4 dec 6 dec 12 dec 7 nov 13 nov *Hänsyn har tagits till kommunallagens krav på överlämning av årsredovisning till KF och revisorer senast 15 april enligt KL 8:17. stämma efter KF. ** OBS! Avvikande veckodag eller intervall t.ex. p.g.a. röda dagar, halvdag och lov. **ons 19 dec