Protokoll 2014:6 fört vid styrelsemöte 19-21 september 2014 i Arlandastad Närvarande: Tommy Hansson, ordförande Iris Åkerberg, sekreterare Åsa Bratt, kassör lördag 20.9 Ing-Marie Lindh, redaktör Frånvarande: Henrik Kjellgren, viceordförande Gunnar Bodmar Jessica Dhyr Maria Keinänen Göran Wetterqvist Inledning 1. Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes med följande tillägg - Annonsstorlek - Klubbhandbok - Nationell logo - Inregistreringsuppgifter - Recognus 3. Val av justerare Utöver ordföranden utsågs Ing-Marie Lindh att justera dagens protokoll. 4. Föregående mötesprotokoll I föregående mötesprotokoll ändras platsen för Europaconvention till Stratford upon- Avon. Konstaterade också att tiden för inlämnande av rekryteringsbidrag är senast 31.10. Därefter godkändes protokollet och läggs till handlingarna. 5. ToDo-listan ToDo-listan genomgicks. Administration 1. Ekonomi a. Ekonomisk rapport Åsa gick igenom den ekonomiska rapporten. Mälarhöjdens Squaredancers och Vita Bergens Squaredancers har meddelat att de slutar sin verksamhet. Konstaterade att prenumerationen på Square-Info och försäkringar gäller året ut. Konstaterade att inget svar inkommit från Skatteverket på ansökan om befrielse att deklarera. 2. Återkoppling av stämman/convention 2014 Konstaterade att positiv respons inkommit på möjligheten att betala med kort på Convention i Västerås. Förfrågan om Förbundet var intresserade av att köpa IZettle och kvittoskrivare, som arrangörerna inköpt, besvaras negativt. Konstaterade också att Förbundet ger ett standar till Conventionarrangören oberoende av hur många klubbar som ingår. 1
3. Ansvarsområden i styrelsen Tommy gick igenom förbundsstyrelsens organisation. Beslöts att Jessica ansvarar för kommunikation, marknadsföring och rekrytering. Tommy fungerar som ansvarig utgivare och ansvarar således för vad förbundet skriver på sociala medier, men inte för vad andra skriver. Beslöts att Göran ansvarar för utbildningen. Tommy kontaktar Christina och Anders angående höstens styrelseutbildning. Ingvar Thörn och Sven Nilsson har avgått från SquareO medan Inger Toreld och Marianne Hjelm fortsätter. Sociala medier 1. Hemsida Gick igenom hemsidan flik för flik och sida för sida under Marias ledning. Varje styrelsemedlem har olika ansvarsområden när det gäller hemsidan. Den gamla hemsidan ska gås igenom för att se vad som ska föras över till nya sidan och vad som ska tas bort. Innehållet ska vara relevant för squaredansen. Översättningen av vissa sidor till engelska måste göras. Beslöts också aktivt fråga efter squaredansbilder från dansarna. Beslöts ta bort forumet, vilket ger utrymme för annat, bl a relevanta länkar. Beslöts att Björn och Maria har rätt att bestämma hur vi går vidare med hemsidesföretaget. 2. Facebook etc. Beslöts öppna en facebook-sida i Squaredansförbundets namn. Facebook kan ses som ett komplement till hemsidan. På hemsidan ska allt viktigt finnas och facebook kan fungera som en påminnelse. Jessica ansvarar för sidans utformning och är tillsammans med Tommy administratör för sidan. Henrik, Ing-Marie och Iris fungerar som redaktörer. Vår facebook-sida presenteras på seminariet. Marknadsföring och rekrytering 1. Kommunikation med media Beslöts förtydliga seminariets program. 2. Rekryteringsfonden Ingenting nytt har inkommit. 3. Folder A7 Foldern har tagits emot bra, det finns inte många kvar att dela ut. På seminariet diskuteras om eventuellt nytryck. För närvarande finns den inte elektroniskt. Klubbkontakter 1. Klubbsamarbete Gunnar redogjorde för nuläget i Västsam. Diskussion förs om samverkan med Stockholmsklubbar. Klubbarna i norr har ett visst samarbete trots avstånden. 2
b. "Rätt hatt" vid kommunikation med klubbar Konstaterade att det är viktigt att vi i frågor som rör Förbundet, representerar Förbundet och inte vår egen klubb, när vi kommunicerar med olika klubbar. Square-Info 1. Nuläget nr 3 Square-Info nr 3 har nyligen utkommit. Diskuterades tidningens innehåll. Jessica har idéer till artiklar som hon gärna ställer samman. 2. Ekonomi Konstaterade att annonserna minskar och kostnaderna ökar. Ska vi tillåta annonsering på hemsidan? Beslöts att Jessica återkommer med förslag på hur vi kan hantera det. Har vi någon gräns för när vi avskaffar papperstidningen? 3. Nästa nummer Deadline till nr 4 är 15.10. Visst material har kommit redan. Nr 1/2015 kommer i början av mars. Beslöts att Jessica skriver förbundsnytt i nr 4. 4. Annonsstorlek Diskuterades Square-Infos annonsinnehåll. Dansrelaterade annonser prioriteras. I samband med större danser typ Convention kan annonser för logi vara intressanta. Politiska budskap tas inte in. Beslöts ta bort stående halvsida. Dans & Convention 1. Convention 2015 Konstaterade att conventionarbetet inför nästa år löper på bra. 2. Convention 2016 För Convention 2016 är avtalet underskrivet och arrangörerna har inlett sitt arbete. b. Conventiongruppen besöker arrangören den 10 oktober för genomgång. 3. Europaconvention 2016 i England a. Nominering av caller Beslöts nominera två svenska callers till Europaconvention. Tommy talar med callerna och vidarebefordrar våra nomineringar till BAASDC. Seminarier 1. Seminariet 2014 Målgruppen för seminariet är alla som vill utveckla squaredansen. Seminariegruppen har haft både fysiska möten och telefonmöten. Diskuterade seminariets program. Beslöts förtydliga programmet på hemsidan. 3
Specifika frågor och projekt 1. Styrelseutbildning i Arboga 25 oktober Konstaterade att det är sex anmälda i nuläget till styrelseutbildning i Arboga. Om det inte blir fler måste vi tyvärr ställa in. Alandia Square Dancers är också intresserade av att hålla en kurs i styrelseutbildning till våren. 2. SquareO, nya ledamöter Diskuterade olika förslag på nya ledamöter till SquareO. 3. Klubbhandbok Christina och Ing-Marie uppdaterar klubbhandboken och lägger ut den på hemsidan när den är klar, förhoppningsvis till seminariet. 4. Nationell logo Tanken med logon är att det ska finnas tryckbart material till t ex tröjor. Konstaterade att nya bidrag har kommit in. 5. Inregistreringsuppgifter Maria påminner klubbarna om att det är dags att registrera sina uppgifter. 6. Recognus Beslöts beställa badgar och danglers med namn till dem som behöver. Övriga frågor 1. Ordet är fritt Diskuterade textlängderna i blanketten för utmärkelser. Beslöts att texten om meriterna kan vara max 300 tecken (tre rader) och motiveringen max 1 000 tecken. Nästa möte 1. Nästa möte a. Webbmöte 26 oktober kl.19 Beslöts hålla nästa möte som webbmöte den 26 oktober kl 19. ToDo ToDo-listan genomgicks. Mötets avslutning Ordförande tackar för visat intresse och avslutar mötet. Vid protokollet Iris Åkerberg Sekreterare 4
Justeras Tommy Hansson Ordförande Ing-Marie Lindh Ledamot 5