1(13) Plats och tid Gammelgården, Ludvika, kl. 14.00-15.10 ande ledamöter Mohammed Alkazhami (S), Ludvika Hag Lasse Persson (S), Ludvika Maria Hellstrand (MP), Ludvika Carina Länk (S), Ludvika, tjänstgörande ersättare Barbro Kvist (BOP), Ludvika, tjänstgörande ersättare Lars-Ove Norling (S), Smedjebacken, tjänstgörande ersättare Håkan Berggren (M), Smedjebacken, tjänstgörande ersättare Ej beslutande ersättare Inga Karlsson (V), Ludvika Övriga närvarande Tjänstemän Magnus Åström, kulturskolechef Mikael Carstensen, förvaltningschef Rita Österholm, förvaltningssekreterare Övriga Underskrifter Sekreterare Paragrafer 16-22 Rita Österholm Ordförande Mohammed Alkazhami Justerande Maria Hellstrand ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Paragrafer 16-22 Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Datum då anslaget tas ned Protokollet förvaras på social- och utbildningsförvaltningens kansli, Ludvika Underskrift
2(13) Ärendelista 16 Dnr VKN 2017/7 04 Budgetuppföljning april 2017... 3 17 Dnr VKN 2017/9 04 Budget 2018... 5 18 Dnr VKN 2017/4 61 Elevuppföljning maj 2017... 7 19 Dnr VKN 2017/5 61 Frånvarostatistik - elever... 8 20 Dnr VKN 2017/6 61 Svar på motion om Västerbergslagens utbildnings-förbund (VBU) huvudman för kulturskolan... 9 21 22 Verksamhetsinformation... 12 Redovisning av meddelanden... 13
3(13) 16 Dnr VKN 2017/7 04 Budgetuppföljning april 2017 godkänner redovisningen av budgetuppföljningen april 2017. Uppföljning januari april över förväntat ekonomiskt utfall för 2017. Prognosen är i enlighet med budget. Årsbudget Periodbudget Utfall Resultat jan-april jan-april jan-april 691 Kulturskolan Ers fr Smedjebacken -2 830-941 -941 0 Arvoden 53 21 11 10 Övr kostn/intäkt 133 14 2 12 Avskrivning, ränta 71 23 35-12 -2 573-883 -893 10 692 Administration Lönekostnader 1 166 389 338 51 Övr kostn/intäkt 133 58 22 36 1 299 447 360 87 695 Undervisning Elevavg, instrumenthyra -343-172 -164-8 Övr intäkter -1 020-156 -4-152 Lönekostnader 10 555 3 511 3 262 249 Övr kostnader 982 344 321 23 10 174 3 527 3 415 112 SUMMA NETTO 8 900 3 091 2 882 209 (exkl proj digitalt skapande) Björkmanska kulturpriset Intäkter -51 Kostnader 51 0
4(13) Digitalt skapande (proj 8664) Intäkter -436 Kostnader 138-298 sunderlag Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 18 maj 2017. skickas till Ekonom, ekonomienheten Ludvika Ekonomienheten Smedjebacken, inkl tjänsteskrivelse, för kännedom
5(13) 17 Dnr VKN 2017/9 04 Budget 2018 1. godkänner underlaget till budget 2018 och översänder handlingarna till kommunstyrelsen i Ludvika för vidare handläggning. 2. översänder budgetunderlaget för 2018 till kommunstyrelsen i Smedjebacken för kännedom. Den ekonomiska driftram som förväntas beslutas av kommunfullmäktige för uppgår till 9 216 tkr. Investeringsramen är 100 tkr för 2018. Budget 2018 691 Kulturskolan Driftbdr från Smedjebacken -2 890 Lönekostnad 56 Övriga kostnader 126 Avskrivning, ränta 73-2 635 692 Administration Lönekostnader 1 200 Övriga kostnader 133 1 333 695 Undervisning Elevavg, instrumenthyra -343 Övriga intäkter -900 Lönekostnader 10 848 Övriga kostnader 911 10 516 Summa netto 9 214
6(13) sunderlag Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 22 maj 2017. Verksamhetsplan daterad den 31 maj 2017. skickas till Ekonomienheten/kommunstyrelsen Ludvika, inkl handlingar Ekonom, stöd- och styrningsförvaltningen Ludvika Ekonomienheten/kommunstyrelsen Smedjebacken, inkl handlingar, för kännedom
7(13) 18 Dnr VKN 2017/4 61 Elevuppföljning maj 2017 godkänner redovisningen av elevuppföljningen. För närvarande har Kulturskolan 876 elever och det är 466 elever i kö. Aktiva elever Kulturskolans har 876 elever inskrivna. Det är 648 elever från Ludvika och 228 från Smedjebackens kommun. Det är flest elever på dans med 153, därefter gitarr med 132 och piano med 98 elever. Antalet unika elever är 724. Totalt är ca 67% av eleverna är tjejer och 33% är killar. Elever på kö Köerna har ökat sedan förra mätningen. Anledningen är att Kulturskolan nyligen har genomfört instrumentdemonstrationer och öppet hus i syfte att locka nya elever till höstterminen. Nu finns det 466 elever på kölistan. Det är flest elever i kö till dans med 153, och därefter kommer piano med 59 och sång med 39 elever i kö. sunderlag Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 22 maj 2017. skickas till
8(13) 19 Dnr VKN 2017/5 61 Frånvarostatistik - elever godkänner redovisningen av frånvarostatistiken. Frånvarostatistiken för eleverna visar på 30,2% frånvaro. Närvaron är alltså 69,8%. Beräkningen är gjord under april och maj månad 2017. Lägst frånvaro har det varit på Musikal (3%) och Digitalt skapande (8%). Högst frånvaro har ämnena piano (46%) samt stråk (38%). Under perioden har Kulturskolans lärare varit engagerade i många framträdanden, instrumentdemonstrationer och fortbildningar, och detta har medfört att lektioner har ställts in. Om man bortser från frånvaroorsaker där skolan och kulturskolan är inblandade, så är frånvaron endast 12,6%. sunderlag Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 22 maj 2017. skickas till
9(13) 20 Dnr VKN 2017/6 61 Svar på motion om Västerbergslagens utbildningsförbund (VBU) huvudman för kulturskolan 1. överlämnar till kommunfullmäktige i Ludvika att hantera frågan om byte av huvudman för kulturskolans verksamhet samt frågan om s eventuella avveckling. 2. överlämnar till kommunfullmäktige i Smedjebacken att hantera frågan om byte av huvudman för kulturskolans verksamhet samt frågan om s eventuella avveckling. 3. förordar dock att vid ett eventuellt byte av huvudman skall nämnden kvarstå likaså att ekonomiska anslag och särställning bibehålls. HåGe Persson (M) och Bert Broman (M) föreslår i en motion, daterad den 14 december 2016, att Västerbergslagens utbildningsförbund (VBU) ska bli huvudman för Västerbergslagens kulturskola. Detta i syfte att frigöra samt optimera resurser för att minska köerna till och möta efterfrågan på platser i kulturskolan. Samtidigt föreslår de att vid en sådan organisationsförändring avvecklas. Västerbergslagens kulturskolas verksamhet drivs gemensamt av Ludvika och Smedjebackens kommuner. Fördelningen av elever som är inskrivna på kulturskolan ligger relativt konstant på 75-80% från Ludvika och 20-25% från Smedjebacken. Denna fördelning är i stort i linje med elevfördelningen på VBU. Västerbergslagens kulturskola hör idag organisatoriskt till social- och utbildningsförvaltningen i Ludvika, dock med en egen nämnd i form av Västerbergslagens kulturskolenämnd. Inför hösten 2016 flyttade kulturskolan från sina dåvarande lokaler i Kyrkskolan till Högbergsskolan/VBU. Mellan dessa två verksamheter finns idag ett visst utbyte av varor och tjänster. Ett av de tydligaste är att kulturskolans nya
10(13) lokaler hyrs av VBU, och delas med deras estetiska gymnasieprogram. Hyresavtalet sträcker sig till den 30 juni 2017 med ett års löpande förlängning om inte avtalet sägs upp nio månader innan hyrestidens utgång. Förvaltningen lämnar i tjänsteskrivelsen förvaltningens synpunkter på yrkanden i motionen och följande förslag till beslut: 1. Kommunfullmäktige bifaller motionen att Västerbergslagens utbildningsförbund blir huvudman för kulturskolans verksamhet. 2. överlämnar till kommunfullmäktige i Ludvika att hantera frågan om s eventuella avveckling. 3. överlämnar till kommunfullmäktige i Smedjebacken att hantera frågan om s eventuella avveckling. sunderlag Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 21 maj 2017. Behandling Mohammed Alkazhami (S) yrkar att förvaltningens första beslutspunkt stryks och att det i de två övriga punkten görs ett tillägg så att lydelsen blir följande: - överlämnar till kommunfullmäktige i Ludvika att hantera frågan om byte av huvudman för kulturskolans verksamhet samt frågan om s eventuella avveckling. - överlämnar till kommunfullmäktige i Smedjebacken att hantera frågan om byte av huvudman för kulturskolans verksamhet samt frågan om s eventuella avveckling. Ordförande ställer förvaltningens förslag mot eget yrkande och finner att beslutat enligt Mohammed Alkazhamis yrkande. Hag Lasse Persson (S) yrkar att nämnden inte ska avvecklas. Håkan Berggren (M) yrkar att nämndens ekonomiska anslag och särställning bibehålls.
11(13) Ordförande ställer proposition dels på Håkan Berggrens yrkande dels på Hag Lasse Persson yrkande och finner att beslutat att den tredje beslutspunkten får följande lydelse: - förordar dock att vid ett eventuellt byte av huvudman skall nämnden kvarstå likaså att ekonomiska anslag och särställning bibehålls. skickas till Kommunfullmäktige Ludvika, inkl tjänsteskrivelse Kommunfullmäktige Smedjebacken, inkl tjänsteskrivelse
12(13) 21 Verksamhetsinformation noterar informationen. Information från kulturskolechefen om bland annat: - Ny stråklärare har anställts. - Ny teaterlärare har anställts. - Inga sommarmusikanter från kulturskolan denna sommar. - Kommande konserter och aktiviteter. - Bidrag på 230 000 kr har beviljats från Kulturrådet. Ska användas för att ta bort instrumenthyran samt till ämnet Digitalt skapande. skickas till
13(13) 22 Redovisning av meddelanden godkänner redovisningen av meddelandena. a) VKN 2016/7 04 Kommunfullmäktige Ludvika kommun. Återrapportering av åtgärdsplan för ekonomi i balans 2016. KF 2017-04-24 65 b) VKN 2017/7 04 Kommunfullmäktige Ludvika kommun. Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2017. KF 2017-04-24 66 c) VKN 2015/10 61 Kommunstyrelsen Ludvika kommun. Redovisning av nämndernas uppföljning av 2016 års planer för intern kontroll. KS 2017-04-11 82 sunderlag Tjänsteskrivelse från förvaltningen daterad den 18 maj 2017. skickas till