Sammanträdesdatum Plats och tid Barn- och skolas sammanträdesrum kl. 08:00-12:00 Ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Mario Melani (S) (ordförande) Irena Rodic (S) (vice ordförande) Ann-Carin Landström (V) Anna Wallgren (M) (2:e vice ordförande) Thomas Jansson (L) Gunilla Kindberg (Barn- och skolchef) Sofie Klintefelt (Chefs- och nämndsekreterare) Camilla Brolin (Verksamhetschef) 133-137 Anders Torén (Rektor Wennerbergskolan) 135 Jenny Ryding (Rektor Lilleskogskolan) 136-137 Johanna Wik (Ekonom) 138, 140 Åsa Fyhr (Rektor grundsärskolan) 147 Per-Anders Johansson Ögren (IT-pedagog) 141 Barbara Dalemo (Ekonomi- och planeringschef) 145 Gustav Grunselius (Barn- och elevhälsochef) 144 Anna Wallgren (M) Justeringens plats och tid Stadshuset, 2018-10-26 10:00 Protokollet omfattar 133-148 Underskrifter Sekreterare... Sofie Klintefelt Ordförande.... Mario Melani (S) Justerande.... Anna Wallgren (M) Page 1 of 22
Blad 2 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2018-10-26 Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Barn & Skola protokollet Underskrift... Sofie Klintefelt 2018-11-16 Page 2 of 22
ÄRENDELISTA 133 Rapport elevers frånvaro 134 Rapport kränkningar 135 Elevärende Wennerbergsskolan 136 Elevärende Lilleskog skola 137 Elevärende Lilleskogskolan 138 Utebliven betalning av förskole- och skolbarnsomsorgsavgifter 139 Internkontroll representationskostnader 140 Interkommunal ersättning grundsärskola 141 Information om DoIT 142 Kommunrevisionens enkät om Intern styrning och kontroll 2018 143 Projekt modersmål i förskoleklass 144 Elevhälsoenkät årskurs 8 145 Strategisk plan och budget 2019-2021 i detalj, barn- och skolnämnden 146 Information och dialog 147 Timplan grundsärskolan 148 Övrigt Page 3 of 22
133 Rapport elevers frånvaro (BSN 2018/2) Arbetsutskottet godkänner rapporten. Under september månad har oroväckande frånvaro rapporterats in för en elev som inte rapporterats tidigare under läsåret. Verksamhetschef Camilla Brolin är ute på alla enheter under Huvudmannens uppföljning och återkoppling (HUÅ) och går då igenom alla elever med mer än 20% frånvaro. Expedieras till Verksamhetschef Page 4 of 22
134 Rapport kränkningar (BSN 2018/3) Arbetsutskottet godkänner informationen. Under september månad rapporterades 122 kränkningar i grundskolan och två kränkningar i förskolan. Expedieras till Verksamhetschef Page 5 of 22
135 Elevärende Wennerbergsskolan (BSN 2018/338) Arbetsutskottet godkänner rapporten. Information lämnas om situation vid Wennerbergskolan där personal har kränkt elev, samt vilka åtgärder som vidtagits. Händelsen är nu utredd. Expedieras till Rektor Wennerbergskolan Verksamhetschef Page 6 of 22
136 Elevärende Lilleskog skola (BSN 2018/344) Arbetsutskottet godkänner rapporten. Information lämnas om situation där elever upplever sig kränkta av personal och kring hur detta har hanterats. Uppföljning kommer ske på skolan kring detta ärende. Page 7 of 22
137 Elevärende Lilleskogskolan (BSN 2018/270) Arbetsutskottet godkänner informationen- Återrapport i ärende gällande elevs situation med hög frånvaro på Lilleskogskolan. Information lämnas för vilka insatser som har satts in och hur skolan arbetar med eleven. Expedieras till Rektor Lilleskogskolan Verksamhetschef Page 8 of 22
138 Utebliven betalning av förskole- och skolbarnsomsorgsavgifter (BSN 2018/12) Arbetsutskottet godkänner rapporten. 2018 11 oktober skickades 4 kravbrev, av dessa har två inte betalat eller hört av sig och därför fått brev om förlorande av plats. 13 september skickades 10 kravbrev. En av dessa har betalat hela skulden, en har betalat del av skuld och en har fortfarande inte betalat trots löfte. I oktober månad skickades nytt brev om förlorande av plats. 9 augusti skickades 24 kravbrev. 17 av dessa har betalat hela skulden, två har betalat del av skuld och i fem av fallen har platserna avslutats i samråd med vårdnadshavare och rektor på grund av att det inte längre fanns behov av dem. 9 maj skickades sex kravbrev. Fem har betalat. En har betalat del av skuld. 10 april skickades fem kravbrev. Det var en av dessa som inte betalade eller hörde av sig och fick brev om förlorande av plats, personen har sedan delbetalat skulden. Nytt brev om förlorande av plats har skickats under oktober månad på grund av att ingen ytterligare betalning inkommit sedan september månad. 13 februari skickades sex kravbrev. Tre har betalat hela skulden. Av de resterande tre finns en som har betalat del av skuld och en som har kommit in med ändrade inkomstuppgifter och pga o kr i inkomst inte får fler fakturor. Det finns också en ytterligare person där det tidigare rapporterats att man ej har betalat och där barn och elevhälsan är inkopplade pga att barnen har placerats av särskilda skäl. Flera större betalningar har nu inkommit och platserna är sedan september månad övertagna av den andra vårdnadshavaren. 10 januari skickades tretton kravbrev. Alla utom en har betalat hela skulden, den resterande har betalat del av skuld och har också avslutat platsen från och med september månad på grund av att det inte längre finns behov för den. Page 9 of 22
2017 11 oktober skickades femton kravbrev. En har kvar del av sin skuld men valde i september 2018 att avsluta platsen på grund av att det inte längre finns behov för den. 9 mars skickades åtta kravbrev. Det är en av dessa som inte har betalat hela sin skuld men som har betalat senare fakturor. Expedieras till Ekonom sunderlag Tjänsteskrivelse utebliven betalning av förskole- och skolbarnsomsorgsavgifter Page 10 of 22
139 Internkontroll representationskostnader (BSN 2018/337) Arbetsutskottet föreslår att barn- och skolnämnden godkänner rapporten samt att nämnden beslutar att fortsätta med representationskostnader som internkontrollsområde. Då internkontrollen kom fram till att flera fakturor saknade korrekta uppgifter gällande syfte och/eller deltagare beslutar et att Barn & Skola ska återkoppla hur de har säkerställa att fakturorna innehåller de uppgifter som kommunens rutin kräver. Enligt internkontrollplan 2016-2018 för barn- och skolnämnden ska det genom stickprov kontrolleras att fakturor gällande representationskostnader har anteckning om vem/vilka som deltagit och syftet med representationen. Ansvarig för rutinen är chefer inom Barn & Skola. Ur kommunens regelverk kring representation: Om fakturan avser representation så krävs en anteckning på fakturan om vilka personer som deltagit samt vilket syfte representationen haft. Det ska även anges vilket företag eller organisation deltagarna kommer från. Internkontrollen omfattar fakturor som bokförts på konto 710 representation och 711 personalrepresentation (intern representation, det vill säga alla deltagare ska vara anställda inom eller förtroendevalda i kommunen) under perioden augusti och september 2018. Resultat internkontroll konto 710 representation: 4 tkr har bokförts på kontot under perioden vilket motsvarar tre transaktioner. En av fakturorna avser frukt i samband med föräldramöte och den är korrekt konterad, men deltagare framgår ej (enbart skola och vilka klasser som avses). De övriga två avser enbart personal och skulle ha konterats på konto 711 personalrepresentation. På två av de tre fakturorna saknas deltagarförteckning, man hänvisar istället till exempelvis all personal på XX-enheten. Resultat internkontroll konto 711 personalrepresentation: 167 tkr har bokförts på kontot under perioden vilket motsvarar 60 transaktioner. Det finns anteckningar på samtliga fakturor men det förekommer att anteckningarna är ofullständiga (uppgift om ändamål/syfte eller uppgift om deltagare saknas). Anteckningarna innehåller inte alltid namnen på alla deltagare utan hänvisar ofta till all personal på XX- Page 11 of 22
enheten, ibland står det också att deltagarförteckning förvaras på enheten. Följande noterades vid granskningen: - På tre av fakturorna saknas uppgift om syfte. - På tolv av fakturorna saknas bifogad deltagarförteckning eller information om att deltagarförteckning finns på enheten. - Fem fakturor avser annat än representation och har bokförts på fel konto (dessa avser samtalsstöd för personal på Avonova, tidningsprenumeration, leasing kaffemaskin och arbetskläder till nyanställd). Gällande momshanteringen vid representation så har jag enbart tagit stickprov på några större fakturor i och med de ändrade momsreglerna som gäller sedan januari 2017. De nya reglerna innebär att avdrag för moms får göras på måltider ända upp till 300 kr per person och tillfälle och det är sällan kostnaderna för måltider överskrider detta. I samband med denna granskning noterades inga fel. De upptäckta felen kommer meddelas ansvarig chef. Expedieras till Ekonom sunderlag Tjänsteskrivelse internkontroll representationskostnader Page 12 of 22
140 Interkommunal ersättning grundsärskola (BSN 2018/342) Arbetsutskottet föreslår att barn och skolnämnden beslutar att fastställa följande ersättningsbelopp för höstterminen 2018 avseende grundsärskola och träningsskola. Grundsärskola åk 1-6: 167 003 kr per termin (1 av 13 elever är skriven i annan kommun) Träningsskola åk 1-6: 236 513 kr per termin (5 av 23 elever är skriven i annan kommun) Grundsärskola åk 7-9: 152 736 kr per termin (2 av 9 elever är skriven i annan kommun) Grundsärskola fritids: 111 004 kr per termin (15 barn + en lovplats) Lidköpings kommun tar emot elever i grundsärskolan från kringliggande kommuner, då denna verksamhet inte omfattas av Skaraborgsavtalet behöver ett särskilt beslut fattas kring ersättningsbelopp för 2018. Kommunens budget för verksamheten 2018 ligger till grund för förslaget samt grundsärskolans personalbudget och elevtal för höstterminen. Expedieras till Ekonom sunderlag Tjänsteskrivelse interkommunal ersättning Page 13 of 22
141 Information om DoIT Arbetsutskottet godkänner informationen. Barn & Skola har tidigare haft en IT-plan, PlanIT. Den har nu reviderats och ersatts med DoIT. DoIT finns endast digitalt och innehåller bland annat konkretiserad information om förändringar i läroplanen gällande digitalisering samt förväntansdokument på personal i Barn & Skola inom detta området. Page 14 of 22
142 Kommunrevisionens enkät om Intern styrning och kontroll 2018 (BSN 2018/324) Arbetsutskottet föreslår barn- och skolnämnden att godkänna informationen och ge Barn & Skola i uppdrag att ta fram analys och eventuella åtgärder till barn- och skolnämndens 181127 samt till barn- och skolnämndens sammanträde 181211. Kommunens revisorer har genomfört en övergripande granskning av nämndernas interna styrning och kontroll. Granskningen har genomförts i form av en webbenkät till samtliga förtroendevalda och chefer i kommunen. För barn- och skolnämnden har tolv av tjugotvå ledamöter och ersättare svarat på enkäten. Resultatet visar på starka resultat för många påståenden och flertal förbättringar jämfört med granskningen 2015. Resultatet visar dock även på ett visst behov av mer analys för en del påståenden samt eventuella behov av åtgärder. Nämndens analys och eventuella åtgärder med anledning av resultatet ska överlämnas till kommunrevisionen under december 2018. sunderlag Missiv Enkätresultat Barn & Skola Detaljredovisning med kommentarer Page 15 of 22
143 Projekt modersmål i förskoleklass (BSN 2018/339) Arbetsutskottet föreslår barn- och skolnämnden att förlänga projektet med modersmål i förskoleklass ytterligare 1.5 år till juni 2020 för att utveckla projektets syfte och mål. Barn- och skolnämnden beslutade 2016-11-10 att starta språk- och kulturprojekt i förskoleklassen från 2017, projektet sträcker sig till 2018-12-31. Syfte och mål är samma som för förskolan: Projektets syfte är att utveckla arbetet med flerspråkiga barn och deras familjer, ge alla pedagoger i förskoleklass en gemensam grund i språk- och kulturarbetet samt att barn och vårdnadshavare i Lidköpings kommun ska mötas av ett gemensamt förhållningssätt vad gäller språkutveckling, flerspråkighet och kultur. Projektets mål är att alla pedagoger som arbetar i förskoleklass i Lidköpings kommun skall besitta ett interkulturellt förhållningssätt. Utvärdering av språk- och kulturprojektet i förskoleklass är genomförd under oktober månad genom att modersmålspedagoger och pedagoger i förskolan har svarat på frågor kring projektet. Expedieras till Barn- och skolchef Kvalitets- och utvecklingschef Page 16 of 22
144 Elevhälsoenkät årskurs 8 (BSN 2018/345) Arbetsutskottet föreslår barn- och skolnämnden att godkänna det nya arbetssättet kring elevhälsans elevenkäter i årskurs 4 och årskurs 8. Varje år genomförs en hälsoenkät för samtliga elever i årskurs 4 samt årskurs 8. Tidigare har endast resultatet av enkäten i årskurs 8 har redovisats för barn- och skolnämnden och inga djupare analyser eller jämförelser av resultat för enkäterna har gjorts. Barn- och elevhälsochef Gustav Grunselius har därför tillsammans med skolsköterskorna arbetat fram ett nytt sätt för att redovisa och arbeta vidare med resultatet från elevernas hälsoenkäter både i årskurs 4 och årskurs 8. Resultatet från enkätundersökningen kommer framöver att ingå i det systematiska kvalitetsarbetet (SKA) i område Normer och Värden (NOV). Rektor kommer arbeta tillsammans med sitt elevhälsoteam (EHT) kring att analysera de viktigaste utvecklingsområdena utifrån vad resultatet från enkäterna visar för varje enskild skola. Skillnaderna med det nya arbetssättet förväntas bland annat bli att det blir en större genomslagskraft i alla skolors systematiska kvalitetsarbete gällande hälsa samt att skolsköterskorna får en tydligare roll inom SKA. Expedieras till Barn- och elevhälsochef Page 17 of 22
145 Strategisk plan och budget 2019-2021 i detalj, barn- och skolnämnden (BSN 2018/340) Barn- och skolnämnden beslutar att fastställa preliminär budgetfördelning enligt föreliggande förslag. Detta ligger till grund för ramberäkning och anvisningar till enheterna. Schablonbelopp för 2019 kommer att justeras utifrån löneökningarna 2018. Nedan redovisas gällande belopp för 2018: Schablon 0-2år (per barn/år): 90 745 Schablon 3-5 år (per barn/år): 84 311 Schablon 6-9 år (f-3): 41 818 Schablon 10-12 år (åk 4-6): 53 882 Schablon 13-15 år (åk 7-9): 56 483 Schablon fritids: 32 060 Schablon familjedaghem 0-2 år: 99 727 Schablon familjedaghem 3-5 år: 92 437 Schablon familjedaghem 6-12 år: 31 712 Utöver detta gäller för 2019: Den statsbidragsfinansierade lågstadiesatsningen medför ett extra bidrag om 2800 kr/år för elever i årskurs f-3. Bidraget syftar till att öka personaltätheten Den statsbidragsfinansierade fritidshemssatsningen medför ett extra bidrag om 800 kr/år för elever i årskkurs f-3. Bidraget syftar till att öka personaltätheten De ekonomiska effekterna av den fastställda fördelningen arbetas in i förslaget till reviderade SPB 2019-2021 som hanteras på nästkommande nämndsmöte Kommunfullmäktige tog 2018-06-18 beslut kring Strategisk plan och budget 2019-2021. Barn- och skolnämnden har fått följande budgetramar: 2019: 765,2 mnkr 2020: 776,0 mnkr 2021: 787,6 mnkr I dessa ramar har korrigeringar gjorts för målgruppsförändringar utifrån befolknings-prognos (mars 2018). Vidare har uppräkningar gjorts för hyror och övriga kostnader (1,5%). Barn- och Page 18 of 22
skolnämndens ramar har, i likhet med andra nämnder, korrigerats utifrån det effektiviseringskrav som fanns med i inriktningsbeslutet. I Kommunfullmäktiges beslut gjordes ett tillägg om 3,2 mnkr (2019) för uppdraget att minska barngruppernas storlek. Vidare gjordes ett tillägg om 0,9 mnkr för att kompensera mellanskillnaden mellan den generella uppräkningen 1,5% och det som presenterats av IS-Kost(3%) gällande måltider år 2019. Med utgångspunkt från de inriktningar som funnits med i nämndens tidigare hantering av SPB 2019-2021 och den dialog som förts kring budgetfördelningen på ets sammanträde 2018-10-10 har förvaltningen nu upprättat ett förslag till fördelning av detaljbudget för 2019 samt plan för 2020-2021. Det finns i dagsläget en obearbetad differens mellan budget och beräknade kostnader för 2020 och 2021. Den framarbetade fördelningen ligger sedan till grund för: de ekonomiska sammanställningar som skall inarbetats i den slutliga versionen av SPB 2019-2021 (sista inlämningsdag 13/12) de budgetramar och anvisningar som skickas till respektive enhet/budgetansvarig för utarbetande av detaljbudget 2019. sunderlag Förslag till fördelning Detaljbudget Page 19 of 22
146 Information och dialog (BSN 2018/1) Informationen anmäls till protokollet. Barn- och skolchefen informerar om följande: Elevärende Dalängskolan från Skolväsendets överklagandenämnd har inkommit gällande placeringsärende för Sjölunda skola har kommit från Förvaltningsrätten kring ärendet gällande vite för vårdnadshavare till barn med hög frånvaro som nämnden fattade beslut om i våras (BSN 2018/225, BSN 2018/40) Genomgång av presentationer för föreläsningar om NPF Elevrådsmöte 30/11 Expedieras till Barn- och skolchef Page 20 of 22
147 Timplan grundsärskolan (BSN 2018/341) Arbetsutskottet föreslår att barn- och skolnämnden godkänner informationen. Elever som går i grundsärskolan har rätt till ett minsta antal garanterade undervisningstimmar. I timplanen finns beskrivet hur de ska fördelas mellan ämnen och ämnesområden. Information lämnas för revidering av timplan för grundsärskolan. Timplanen är uppdelad i en timplan för träningsskolan och en timplan för grundsärskolan. I den nya timplanen framgår en tydlig fördelning låg-, mellan- och högstadie. Expedieras till Rektor grundsärskolan åk 1-6 sunderlag Timplan inriktning ämnen grundsärskolan årskurs 1-6 Timplan träningsskolan reviderad 180613 Page 21 of 22
148 Övrigt Informationen läggs till protokollet. Ann-Carin Landstöm (V) ställer följande fråga: Har fått till mig om en elevgrupp med olämpligt agerande på Dalängskolan, vad gör skolan åt det? Svar: Verksamhetschef tar med sig frågan till skolans rektorer. Page 22 of 22