Demokratifesten årsmöte för lokalgruppen 2014 2015 Guiden är till våra lokalgrupper så att de kan genomföra demokratiska, inkluderande och roliga demokratifester. Till guiden finns ett flertal mallar och dokument som hjälper dem skriva olika dokument och de finns att ladda ner på vår www.umr.se.
Vad är ett årsmöte? Årsmötet är lokalgruppens viktigaste möte, och är lokalgruppens högst beslutande organ. Det betyder att det är på årsmötet som de viktigaste besluten för lokalgruppen ska bestämmas. Ni ska bestämma vad lokalgruppen ska göra det kommande året, hur pengarna ska spenderas och vilka personer som ska leda lokalgruppen under året. Under årsmötet kommer ni även fira vad ni gjort under föregående år och bestämma om olika förslag som kommit från medlemmar eller styrelsen. Att ha årsmöte är något som alla föreningar 1 i Sverige gör och under alla årsmöten pratar och bestämmer de om samma saker: vad de gjort under året, vad de ska göra härnäst, hur pengarna ska spenderas och vilka personer som ska leda föreningen. Att ha ett årsmöte är en otroligt viktig del i demokratin! De föreningar som inte genomför ett årsmöte kan inte kalla sig demokratiska eftersom de bryter mot de regler som finns för föreningar. Om en förening inte genomför ett årsmöte har de även svårt att få bidrag från stiftelser, kommun och andra bidragsgivare. För oss i Ungdom Mot Rasism är det väldigt viktigt att våra lokalgrupper genomför årsmöte eftersom det påverkar hur vårt bidrag från staten kommer bli. Vi är även en organisation som värnar om demokratin och då är det viktigt att våra lokalgrupper är demokratiska och följer alla de regler som finns. Det är väldigt viktigt att ni i lokalgruppen genomför ert årsmöte! Eftersom årsmötet är en viktig del i demokratin kallar vi årsmötet för demokratifesten då det kan liknas med en fest där ni ska skicka ut inbjudningar, fira vad ni gjort under året, ha kul och spåna på idéer kring vad ni vill göra i framtiden. Därmed kommer du i resten av texten istället för årsmöte läsa demokratifest eller festen. 1 Er lokalgrupp är en förening. 2
Steg 1 Planering långt innan demokratifesten 1. Bestämma datum, tid och lokal 2. Inbjudan till medlemmar 3. Förbereda viktiga dokument 1. Bestämma datum, tid och plats Snacka ihop er i styrelsen/lokalgruppen om demokratifesten i god tid. Bestäm dag, tid och plats. Enligt lokalgruppens stadgar (regler) står det att demokratifesten ska vara senast den siste februari. Det står även att inbjudan ska skickas ut 4 veckor innan så att alla medlemmar får veta i god tid när det är dags och kan skicka in motioner (förslag till lokalgruppen). Om ni bestämmer att ni ska ha er demokratifest den 30 januari måste ni skicka ut inbjudan innan den 2 januari. Val av lokal är viktigt för hur demokratifesten blir. Välj en lokal som känns trevlig och inbjudande till diskussion, tänk på att välja en lokal som alla medlemmar kan komma in i och där alla kan delta på lika villkor. Om det är möjligt, sitt hellre i en ring så att alla kan se varandra än i bänkrader, det gör det lättare att diskutera. Har ni ingen lokal att vara i, kolla med Studiefrämjandet eller kontakta Lokalgruppsombudet för hjälp och tips. När ni bestäm datum, tid och plats hör ni av er till Lokalgruppsombudet (medlem@umr.se). Lokalgruppsombudet vill gärna vara med under er demokratifest för att kunna hjälpa till och stödja er! 3
2. Inbjudan till medlemmar Alla medlemmar har rätt att veta när demokratifesten ska vara och ska få veta detta i god tid innan. Inbjudan till alla medlemmar måste skickas ut senast 4 veckor före festen. I inbjudan ska det tydligt stå vad ni ska prata om, när det ska vara och var någonstans samt kontaktuppgifter till lokalgruppen. Medlemmarna behöver även veta om de behöver betala för resor, och om det bjuds på någon fika. Det är också viktigt att göra det möjligt för medlemmar att berätta om de har något speciellt behov för att kunna delta. Uttryck tydligt att ni kommer att anpassa demokratifesten efter dessa behov så att alla kan delta. I inbjudan är det också bra att påminna om att motioner (förslag) till demokratifesten och att de ska skickas till lokalgruppen senast två veckor före demokratifesten. När ni skrivit er inbjudan mailar ni den till Lokalgruppsombudet som skickar ut den till er. Kontakta Lokalgruppsombudet om ni vill skicka ut inbjudan själva. 3. Förbered viktiga dokument för demokratifesten Under demokratifesten pratar ni främst om fem saker: 1. Vad den ska innehålla. 2. Hur förra året har gått för lokalgruppen. 3. Välja personer som ska arbeta med lokalgruppen. 4. Vad lokalgruppen ska göra under det kommande året. 5. Vad som får kosta under det kommande året. Dessa saker beskrivs i en dagordning och är en lista över vilken ordning frågorna ska pratas om så att alla hänger mer. Enligt era stadgar ska dagordningen innehålla en del punkter och det är viktigt att ni följer den. För att ert demokratimöte ska flyta på är det en del dokument ni måste förbereda innan. 4
Verksamhetsberättelse En verksamhetsberättelse är en rapport över vad lokalgruppen gjort under året. I verksamhetsberättelsen beskriver ni vad ni gjort under året och både små och stora aktiviteter ska stå med. Det är viktigt att ni får med allt som ni gjort, pratat om och funderar på att göra. Att ha med lite statistiska uppgifter om hur många medlemmar som finns i lokalgruppen och hur många som värvats under året är även bra att få med i verksamhetsberättelsen. Utgå gärna från föregående verksamhetsplan och protokoll från styrelse- och lokalgruppsmöten när ni skriver er verksamhetsberättelse. I de dokumenten står vad lokalgruppen sagt att de ska göra och vad som faktiskt är genomfört. Fundera kring om ni gjort det ni skrivit att ni skulle göra eller har ni gjort något annat. Förklara gärna i så fall varför ni gjort det. Ekonomisk berättelse Ett bokslut eller ekonomisk berättelse är en rapport från styrelsen över lokalgruppens kostnader och intäkter. Det är lämpligt att använda samma "beskrivning" som ni använt i er budget. I den ekonomiska berättelsen ingår även en balansräkning. Den beskriver hur stor del av lokalgruppens pengar som finns i banken, som finns på plusgirot och som eventuellt är utlånade till någon, samt slutligen hur mycket pengar som lokalgruppen totalt har, så kallat "eget kapital". Tänk på att den ekonomiska berättelsen gäller i de flesta fall 1 januari 31 december, alltså kalenderår. Detta innebär att utgifter ni kommer ha i januari 2015 inte ska stå med i den ekonomiska berättelsen för 2014. Om ni är osäkra på hur ni gör en ekonomisk berättelse är det bara att kontakta Lokalgruppsombudet så hjälper hen er. 5
Revisionsberättelse Lokalgruppens revisorer ska innan demokratifesten skriva en revisionsberättelse. I den skriver revisorn vad hen har kommit fram till under sin kontroll av lokalgruppens protokoll och ekomomiska redovisning, för att slutligen ge förslag på om styrelsen ska få ansvarsfrihet eller inte för föregående år. För att revisorn ska kunna skriva revisionsberättelsen måste hen få tillgång till lokalgruppens kvitton, bokföring och protokoll från möten. Det är viktigt att ni kontaktar er revisor långt innan demokratifesten så hen hinner kontrollera det hen ska. Ovanstående tre dokument är berättelser som beskriver hur föregående år har varit och det är viktigt att styrelsen/lokalgruppen förbereder dem innan demokratifesten. Nedanstående två dokument är dokument som handlar om vad lokalgruppen ska göra efter demokratifesten. Det är bra ifall styrelsen skriver förslag men det är viktigt att tänka på att det är demokratifesten och medlemmarna där som bestämmer vad ni ska göra. Lokalgruppsombudet hjälper er gärna under festen att spåna idéer och tankar och skriva ner dem i dokumenten. Verksamhetsplan En verksamhetsplan är en planering över vad lokalgruppen ska göra under året. Verksamhetsplanen innehåller oftast konkreta aktiviter, tankar och mål. Styrelsen skriver ett förslag på verksamhetsplan som demokratifesten tillsammans diskuterar och utvecklar. Det är viktigt att ni är överens om att det som står i verksamhetsplanen är det ni vill göra under året. 6
Budget En budget kan beskrivas som en planering av vilka pengar lokalgruppen ska få in och hur ni ska använda dem under året. Genom att göra en budget sätter ni upp mål för hur ni ska använda era pengar vilket gör det lättare för er att följa vart era pengar går. Budgeten är ett hjälpmedel för styrelsen att veta vad lokalgruppen vill att pengarna ska satsas på under året. Steg 2 Planering lite innan demokratifesten 4. Hitta mötesfunktionärer 5. Göra festen roligare 6. Köpa fika 4. Hitta mötesfunktionärer För att demokratifesten ska flyta på så bra som möjligt behöver ni personer som kan hjälpa er leda det och fungera som mötesfunktionärer. Mötesordförande: Det är mötesordförandes ansvar att leda demokratifesten och se till så att ni hinner med alla punkter i dagordningen, tar beslut som majoriteten tycker, alla får komma till tals och ser till så att alla hänger med. Det är viktigt att mötesordförande är inkluderande och gör så att alla blir delaktiga. Någon i lokalgruppen kan vara mötesordförande, men även någon utifrån. Lokalgruppsombudet kan också vara mötesordförande för er. Mötessekreterare: Det är sekreterarens uppgift är att skriva ner vad som sägs och beslutas under demokratifesten. Det finns en mall på ett protokoll som sekreteraren kan följa. När demokratifesten är avslutat har sekreteraren i uppgift att se till så att mötesordförande och justerare granskar protokollet och skriver under det. 7
Justerare: Det är justerarens uppgift är att läsa igenom protokollet och granska så att allt stämmer. Om allt stämmer skriver justeraren under protokollet som bevis på att sekreteraren har skrivit rätt. 5. Gör mötet roligt En demokratifest ska inte vara strikt och tråkigt! Fundera i lokalgruppen hur ni kan göra så att det blir roliga. Använd gärna er av roliga metoder och övningar för att diskustera de olika punkterna i dagordning. Bryt gärna för energizers och lära känna -övningar. Behöver ni förslag på metoder och övningar är det bara att kontakta Lokalgruppsombudet. 6. Köp fika Fika är trevligt, gott och piggar upp. Bjud gärna på fika i börja av demokratifesten och bryt någon gång under så att ni har energi att diskutera. Lokalgruppen kan få bidrag för att köpa in fika för 100 kronor! 8
Steg 3 Att tänka på under demokratifesten 7. Inledning 8. Pauser 9. Delaktighet och inkludering 10. Avslutning 7. Inledning Det är bra att ha en tydlig och bra inledning på demokratifesten. Börja gärna med en namnrunda och en lära känna -övning. Det är alltid bra att alla i gruppen får säga något och testa rösten, eftersom det gör att en känner sig mer bekväm att säga något igen. Berätta därefter vad som kommer hända under demokratifesten. För att alla ska kunna vara delaktiga är det viktigt att alla vet vad som kommer hända och vilka frågor ni ska diskutera och vad ni ska bestämma om. Skriv gärna ut dagordningen eller skriv upp på en whiteboard eller stort papper vilka punkter ni ska diskutera. 8. Pauser Tänk på att ta pauser under tiden eller ha energizers så ni får röra på er. Energizers brukar göra det roligare och ge deltagarna ny energi att gå vidare. Glöm inte att bryta för fikapaus! 9. Delaktighet och inkludering För att alla ska kunna hänga med är det viktigt att prata så att alla förstår. Använd inte svåra ord! Se till att vara tydlig och förklara när något är svårt. Förklara hellre en extra gång än ingen gång alls. Under mötet är det jätteviktigt att alla får komma till tals! Ha en schysst attityd mot varandra. 9
10. Avslutning Det är bra att ha en tydligt och bra avslutning av demokratifesten. Avsluta gärna med att en runda om hur det varit och att sekreteraren går igenom besluten som ni bestämt om. Steg 4: Efter demokratifesten 11. Protokoll och andra dokument 12. Konstituerande styrelsemöte 13. Meddela kansliet 14. Kör igång! 11. Protokoll och andra dokument Sekreteraren har under demokratifesten skrivit ner alla beslut ni bestämt om i protokollet. Protokollet är giltigt först när det skrivits under av mötesordföranden, mötessekreteraren och justeraren. Se till så att alla skriver under så snart som möjligt. Kan ni skriva ut protokollet direkt efter demokratifesten gör gärna det annars bestäm en tid när ni träffas för att göra det. Samla alla protokoll i en pärm eller liknande så att lokalgruppens alla protokoll finns samlade på ett och samma ställe. Tänk att protokollet ska sparas för medlemmar i framtiden och att ni behöver det för att söka bidrag. 12. Konstituerande styrelsemöte Efter demokratifesten är det bra att samla alla som blivit valda till styrelsen och ha vad som kallas ett konstituerande styrelsemöte. Under det mötet väljer ni roller som inte valdes under årsmötet till exempel kontaktperson, medlemsansvarig och kommunikationsansvarig. Ni väljer även firmatecknare och det är en eller flera person/er som har rätt att skriva under 10
avtal i föreningens namn. Mer om firmatecknaren och dennes roll kan ni läsa i ekonomiguiden. Det är även bra att under det konstituerande styrelsemötet prata om hur ni vill jobba under året. Exempelvis: Hur ska ni kontakta varandra? Ska ni ha en privat facebook-grupp för er i styrelsen? Slutligen är det bra att bestämma när nästa styrelsemöte ska vara. Det är jätteviktigt att ni skriver protokoll från detta möte då banken behöver veta vem som är firmatecknare för er lokalgrupp. Det finns en guide för det konstituerande styrelsemötet och den kommer skickas till er innan demokratifesten. 13. Meddela kansliet Det är viktigt att vi på Ungdom Mot Rasism kansli har en kopia på ert protokoll från demokratifesten och tillhörande dokument; verksamhetsberättelse, ekonomiskberättelse, revisionsberättelse, verksamhetsplan, budget, motioner och annat. Vi vill även ha en kopia på protokollet från ert konstituerande styrelsemötet. Vi behöver dessa kopior eftersom vi måste skicka dem till våra revisorer och bidragsgivare för kontroll samt för arkivering. Skicka alla dokument till: Ungdom Mot Rasism, Lokalgruppsombudet, Box 140 30, 167 14 Bromma. 14. Kör igång! Nu har ni genomfört er demokratifest riktigt bra jobbat! Ni har en styrelse, verksamhetsplan och budget för året. Nu är det bara att köra igång och jobba för att det ni bestämde på demokratifesten blir verklighet. Titta gärna igenom verksamhetsplanen under ert första styrelsemöte och planera in när ni tänker att de olika sakerna ska ske. I dropboxen för våra lokalgrupper finns en övning som heter 12 papper strukturera upp året som ger er tips på hur ni kan planera upp er verksamhet under året. Självklart kan Lokalgruppsombudet ge er fler tips. 11
Checklista Bestämt datum Bokat lokal Meddelat datum och plats till Lokalgruppsombudet Skrivit inbjudan Skickat inbjudan till lokalgruppsombudet för utskick Skrivit en dagordning Skrivit verksamhetsberättelse Skrivit en ekonomisk berättelse/bokslut Bett revisorerna att skriva en revisionsberättelse Gjort ett förslag på verksamhetsplan Gjort ett förslag på budget Gått igenom anmälningar och sett över behov för tillgängligheten Har ett förslag på mötesordförande Har ett förslag på mötessekreterare Har ett förslag på justerare Har olika övningar, lekar och annat för att göra det roligare Köpt in fika Haft en bra inledning Gått igenom dagordningen Tagit pauser eller gjort energizers Alla hängde med Det var en schysst attityd på mötet Haft en bra avslutning Skrivit rent protokollet från demokratifesten Justerat protokollet från demokratifesten Haft konstituerande styrelsemöte Valt firmatecknare Valt andra roller Bestämt datum för nästa styrelsemöte Skickat protokoll från demokratifesten och konstituerande styrelsemöte till Lokalgruppsombudet. 12