Kommunikationsstrategi 2019 21
Kommunikationsstrategi för Nordiska ministerrådet 2019 21 US2018:440 Nordiska ministerrådet 2018 Text: Mary Gestrin Layout: Louise Jeppesen Tryck: Rosendahls Printed in Denmark Den digitala versionen av Kommunikationsstrategi för Nordiska ministerrådet 2019 21 finns på NordPub Appen, tillsammans med: Kommunikationsverktyget KOMM UT Riktlinjer för sociala medier Strategin för internationell profilering och positionering Designmanualen finns här Dansk version: design.norden.org Engelsk version: design-en.norden.org Kommunikationsstrategi för Nordiska ministerrådet 2019 21 finns på svenska och engelska. 2
Kommunikationsstrategi 2019 21 5 Förord 7 Inledning 9 Vision och värderingar 11 Syfte 13 Kommunikationsmål och målgrupper 15 Mätbara kommunikationsmål 16 Kommunikationsverktyg och -kanaler 19 Nordiska publikationer 21 Koordinering och samordning av kommunikationsarbetet
Kommunikationsstrategin skall fungera som en ledstjärna för alla som jobbar inom Nordiska ministerrådets kommunikationsnätverk. FOTO: UNSPLASH.COM 4
Förord Befolkningen i Norden har en mycket positiv syn på det nordiska samarbetet. I opinionsundersökningen Ett värdefullt samarbete (2017) svarade över 90 procent att samarbetet är viktigt eller mycket viktigt. Endast en procent av respondenterna anser att det nordiska samarbetet inte alls är viktigt. Utvecklingen i världen har påverkat inställningen till Norden; för många är Norden och samarbetet viktigare än förr för att den övriga världen är otryggare och instabilare än tidigare. Enligt undersökningsresultatet uppfattas demokrati, transparens och människovärde som de mest typiska nordiska värderingarna. Ett sådant förtroende från befolkningen förpliktar. För att leva upp till förväntningarna måste det politiska samarbetet mellan Sverige, Norge, Danmark, Finland, Island, Färöarna, Grönland och Åland kontinuerligt skapa konkret nytta för regionen och dess invånare; och också förmå förmedla information och kunskap om samarbetets resultat till alla berörda i regionen. Kommunikationsverksamheten är därmed en central strategisk byggkloss i samarbetet; en lyhörd länk mellan politiken och samhället. Denna kommunikationsstrategi ersätter den tidigare strategin som har varit i kraft under perioden 2015 2018, och den skall fungera som en ledstjärna och ett ramverk för alla dem som jobbar inom Nordiska ministerrådets kommunikationsnätverk. 5
6 FOTO: NORDEN.ORG / MARY GESTRIN
Inledning Kommunikationsstrategin är av överordnad karaktär. Dess syfte är att vägleda och styra kommunikationsarbetet inom det nordiska nätverket: Nordiska ministerrådets sekretariat, Nordiska ministerrådets institutioner och samarbetsorgan, samt Nordiska ministerrådets kontor i de baltiska länderna och Ryssland. Strategin kompletteras med separata kommunikationsstrategier eller planer för ministerrådets institutioner och samarbetsorgan, för kontoren i de baltiska länderna och Ryssland, samt för de olika ministerråden. Skilda kommunikationsplaner görs också upp för enskilda projekt och program. Alla strategier och planer som berör det politiska samarbetet uppgörs i linje med de överordnade riktlinjer som definieras här, både för kommunikationsverksamhet inom Norden och utanför Norden. Strategin för internationell profilering och positionering av Norden definierar ramarna för profileringen av Norden som region, och är en bilaga till denna strategi (bilaga 1). Kommunikationen utgör en integrerad del i allt arbete inom Nordiska ministerrådet. Konkret innebär detta att tillräckliga ekonomiska och tidsmässiga resurser för kommunikationsverksamhet skall reserveras inom de enheter och organ som behöver kommunikation. Kommunikationsavdelningen vid Nordiska ministerrådets sekretariat ger strategisk rådgivning och har ansvar för samtliga kommunikationsinsatser relaterade till verksamheten, som har koppling till sekretariatet. I detta ingår produktion av nyheter och pressmaterial samt faktainnehåll, produktion av digitalt innehåll, produktion av publikationer samt eventproduktion. Kommunikationsavdelningen har också ett nära samarbete med kommunikationsansvariga enheter på ministerier och departement i länderna, i första hand i det land som innehar ordförandeskapet inom ministerrådet. Kommunikationschefen vid Nordiska ministerrådets sekretariat ansvarar för samordning och uppföljning av strategin. 7
Öppenhet, tillit, nytänkande, medmänsklighet och övertygelsen om alla människors lika värde samt hållbar förvaltning av naturen är styrande värderingar. FOTO: UNSPLASH.COM 8
Vision och värderingar Kommunikationsarbetet inom Nordiska ministerrådet grundar sig på de nordiska samarbetsministrarnas vision Tillsammans är vi starkare och dess fyra grundpelare: Ett gränslöst Norden Ett innovativt Norden Ett synligt Norden Ett utåtriktat Norden Det grundläggande nordiska perspektivet och de nordiska värderingarna som bland annat lyfts fram i Strategin för internationell profilering av Norden utgör en utgångspunkt för kommunikationen om samarbetet. Värderingarna öppenhet, tillit, nytänkande, medmänsklighet och övertygelsen om alla människors lika värde samt hållbar förvaltning av naturen är styrande för kommunikationsarbetet. 9
Kommunikationen skall signalera hållbarhet, den skall vara jämställd, tillgänglig och genderneutral, och också ta hänsyn till barns och ungas perspektiv. FOTO: UNSPLASH.COM 10
Syfte Nordiska ministerrådet är en transparent och öppen organisation, vars politik formas som en följd av samhällets händelser och utveckling. Kommunikationen skall visa att politik och handling följs åt: kommunikationen skall både till innehåll och form signalera hållbarhet, den skall vara jämställd, tillgänglig och genderneutral, och också ta hänsyn till barns och ungas perspektiv. Om de nordiska grundvärderingarna ändras skall kommunikationen anpassas till det. Den nytta som samarbetet skapar för Norden som region och för dess invånare skall genomsyra kommunikationsinsatsen. Strategin skall skapa en ram för en kommunikation som utifrån sett skall vara identifierbar, sammanhållen och enhetlig, trots att substansinnehållet spänner över ett mycket brett fält. Målsättningen är att underlätta koordineringen av kommunikationsarbetet mellan alla delarna i kommunikationsnätverket inom Nordiska ministerrådet, så att kommunikationsinsatsens strategiska resultat maximeras. Kommunikationsstrategin skall också definiera kommunikationens syfte och roll för dem inom det nordiska samarbetet som inte på daglig bas arbetar med kommunikation. 11
FOTO: UNSPLASH.COM Nordiska ministerrådet ska vara en proaktiv och flexibel organisation, och interaktivitet är ett centralt element i strategin. 12
Kommunikationsmål och målgrupper All kommunikationsverksamhet inom Nordiska ministerrådet strävar efter att skapa synlighet och legitimitet åt det politiska samarbete som ministerrådet bedriver, och dess resultat. Ländernas stöd och engagemang, samt samarbetets finansiering, förutsätter en förståelse för och insikt om samarbetet. Kommunikationsinsatsens roll är att visa hur samarbetet skapar konkret avkastning, både för nordborna, för den offentliga sektorn och för näringslivet i regionen. Samtidigt sätts samarbetet i sammanhang och förankras. Det är också helt avgörande att nordborna själva, deras behov och synpunkter tillgodoses i kommunikationen. Nordiska ministerrådet skall vara en proaktiv och flexibel organisation, och interaktivitet är ett centralt element i ett kommunikationslandskap där sociala medier spelar en allt mer betydande roll. Information och service som underlättar mobilitet och fri rörlighet inom regionen, och som stöder den gemensamma värdegrunden, är centrala delar av kommunikationen. Målgrupperna för kommunikationen är invånare i hela Norden, politiker i regeringar och parlament, tjänstemän, representanter för näringslivet och för den offentliga sektorn. Målgrupperna är i första hand i Norden, och i andra hand utanför regionen. Den politiska kommunikationen som riktar sig till områden utanför Norden lyfter fram de nordiska värderingarna, det nordiska samarbetets resultat och hur de nordiska lösningsmodellerna kunde tillämpas av andra. 13
Kvantitativa indikatorer för kommunikation är bland annat antal följare, räckvidd och intryck i sociala medier. FOTO: UNSPLASH.COM 14
Mätbara kommunikationsmål Kommunikationsinsatserna kan utvärderas både kvantitativt och kvalitativt. Kvantitativa bedömningar görs dels kontinuerligt på årsbasis, och dels i samband med större enskilda kommunikationssatsningar. Kvantitativa indikatorer för kommunikation är antal sidvisningar på webbsajter, antal följare, räckvidd och intryck i sociala medier, antal nedladdningar av rapporter samt synlighet i traditionella medier. Den kvalitativa bedömningen av kommunikationsarbetet görs bäst genom en kännedomsmätning i slutet av denna strategis giltighetsperiod år 2021, lämpligen i kombination med en opinionsundersökning om det nordiska samarbetet. 15
Kommunikationsverktyg och -kanaler Kommunikationen sker i form av text, bild och video, eller genom närvaro på relevanta evenemang. Detta strategidokument reglerar inte detaljer i operativt kommunikationsarbete. För detta ändamål har kommunikationsverktyget KOMM UT (bilaga 2) utarbetats. KOMM UT är avsett för alla delar av Nordiska ministerrådets kommunikationsnätverk. Verktyget definierar 7 centrala steg i planering och operationalisering av en strategisk kommunikationsinsats, och är en praktisk ryggrad i all kommunikationsplanering inom det nordiska samarbetet. KOMM UT är ett stödjande verktyg både för kommunikationsrådgivare och för medarbetare på sekretariatets fackavdelningar. De kommunikationskanaler som används är Norden.org och sociala medier; åtminstone under strategiperiodens inledningsfas i första hand Facebook, Twitter, LinkedIn och Instagram. Nya relevanta kanaler kan tillkomma under strategiperioden. Ansvarig utgivare för allt innehåll på Norden.org är kommunikationschefen vid sekretariatet. Det övriga kommunikationsnätverkets medarbetare kan inte publicera innehåll på Norden.org utan att det på förhand godkänns av kommunikationschefen. Ministerrådets kommunikationsavdelning har ansvaret för allt innehåll som publiceras på Norden.org, samt för samtliga publiceringsbeslut. De sektorvisa prioriteringarna planeras i samråd med fackavdelningarna inom sekretariatet, som också ansvarar för att leverera uppdaterad information för Norden.org till kommunikationsavdelningen. 16
Ansvar för övrigt innehåll på Norden.org kan delegeras till andra enheter, bland annat fackavdelningarna vid sekretariatet. Publicering av text, bilder och videor på sociala medier görs utgående från principer som motsvarar god publicistisk sed och följer de fastslagna Riktlinjerna för sociala medier (bilaga 3). De officiella nordiska kanalerna på sociala medier administreras av enheten för digitala medier på kommunikationsavdelningen vid ministerrådets sekretariat. Designmanualen (bilaga 4) definierar formspråket för alla kommunikationsprodukter inom det nordiska samarbetet, samt ger klara riktlinjer för användningen av samarbetets logotyp, Svanen. Val av kommunikationskanal görs utgående från en analys som innefattar en bedömning både av målgruppens sammansättning och de kommunikationsmål som eftersträvas. 17
Målsättningen är att alla publikationer under strategiperioden planeras plattformsneutralt, så att de lämpar sig för läsning på mobiler och läsplattor. FOTO: UNSPLASH.COM 18
Nordiska publikationer Planering, layout och publicering av publikationer med nordiskt innehåll är en del av kommunikationsarbetet. Ansvaret är förlagt till publikationsenheten på kommunikationsavdelningen. Ansvarig utgivare är kommunikationschefen vid sekretariatet. Med undantag för de publikationer som är definierade som arbetspapper, följer alla publikationer som ges ut inom ramen för det nordiska samarbetet de riktlinjer för det visuella uttrycket som är fastslagna i det nordiska samarbetets Designmanual (bilaga 4). De nordiska publikationerna utges i första hand digitalt och i undantagsfall även analogt, d.v.s. i tryckt form. Målsättningen är att alla publikationer under strategiperioden planeras plattformsneutralt, så att de lämpar sig för läsning på mobiler och läsplattor. Tillgänglighet är en central faktor vid planeringen av Nordiska ministerrådets publikationer. De tryckta upplagornas storlek minimeras. 19
20 FOTO: UNSPLASH.COM
Koordinering och samordning av kommunikationsarbetet Det nordiska kommunikationsnätverket omfattar kommunikationsrådgivare från ministerrådets sekretariat, institutioner och samarbetsorgan, samt de baltiska och ryska kontoren. Denna strategi är överordnad för hela nätverket. Nätverket samlas två gånger årligen till seminarier som fungerar både som koordineringstillfällen, kompetensutveckling och informationsutbyte. Bland annat ministerrådets årliga ordförandeskapsprogram, de strategiska utredningarna och statsministerinitiativen utgör gemensamma tyngdpunktsområden för hela nätverket. Samarbetet och arbetsfördelningen kring dessa koordineras vid behov av Nordiska ministerrådets kommunikationschef. 21
Bilagor I ett appendix till själva strategin samlas konkreta verktyg som stöder strategin, samt kompletterande strategier. Strategin för internationell profilering och positionering (bilaga 1) Kommunikationsverktyget KOMM UT (bilaga 2) Designmanualen (bilaga 3) Dansk version: design.norden.org Engelsk version: design-en.norden.org Riktlinjer för sociala medier (bilaga 4) 22
Nordiska ministerrådet och Nordiska rådet finns på följande officiella digitala kanaler: Facebook Facebook.com/nordensk (skandinavisk) Facebook.com/nordenis (isländsk) Facebook.com/pmnpn (finsk) Facebook.com/nordenen (engelsk) Facebook.com/nrlitteraturpris (Nordiska rådets litteraturpris) Facebook.com/sdnordic (Sustainable Development the Nordic way) Twitter twitter.com/nordensk (skandinavisk) twitter.com/nordenen (engelsk) twitter.com/nordenis (isländsk) twitter.com/nordenpub (nordiska publikationer) twitter.com/nordic_climate twitter.com/nordicfoodpol @nordicfoodpol LinkedIn The Nordic Council of Ministers and The Nordic Council eller Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd Instagram Nordisk Samarbejde @nordisksamarbejde 23
Nordiska ministerrådet Nordens Hus Ved Stranden 18 DK-1061 Köpenhamn www.norden.org US2018:440