SV Östergötland Revisionspromemoria avseende räkenskapsåret 2014 Inledning Vi vill i denna rapport sammanfatta väsentliga iakttagelser avseende föreningens resultat och ställning samt övriga noteringar med anledning av vår granskning. Vår rapportering är främst en avvikelserapportering, men är samtidigt en redogörelse över vår granskning under året till avdelningens styrelse, verksamhetsledare och våra medrevisorer. Detta innebär att vi översiktligt presenterar granskningens inriktning och noterar iakttagelser från kritiska granskningsmoment samt anger förhållande i övrigt som framkommit i samband med revisionen. Vår revisionsgranskning är baserad på risk och väsentlighet. Våra fokusområden i 2014 års granskning har varit: Finansiell revision av bokslutet granskning av balans- och resultaträkningen Stadgar, verksamhetsplan och styrelseprotokoll - med avseende på verksamhetsplanering och uppföljning. Bokföring och avstämning - att bokföringen uppfyller Bokföringslagens krav Statsbidrag att de erhållits och fördelats i enlighet med beslut Inköpsrutinen - att flödet från utvärdering av leverantörer, beställning, attestering, kontering och betalning är tryggt Lönerutinen att löner, utlägg och ersättning grundar sig beslutade grundlöner, korrekta och attesterade underlag och bokförts på ett riktigt sätt. Dessutom att skatter och avgifter redovisas och betalas korrekt. IT-miljön- avstämning av att olika systemrutiner och processer för hantering av risker kopplade till IT-miljön hanteras säkert Vi har även gått igenom väsentliga försäkringar, avtal och policys. Samtliga granskningsmoment har utförts enligt god revisionssed.
Resultaträkningen Resultaträkningen i sammandrag (tkr) Utfall Budget 2014 2014 Deltagarintäkter 3 119 2 490 25% Bidrag 9 065 8 613 5% Övriga rörelseintäkter 608 406 Summa intäkter 12 792 11 509 11% Material och externa vsamhettj -1 200-860 40% Lokal, inventarier, fastighet -2 534-2 309 Förbrukning, reparation, frakter -187-148 Resekostnader -61-60 Marknadsföring -113-200 Kontorskostnader -1 125-1 224-8% Övriga externa kostnader -88-33 Personalkostnader -7 234-6 540 11% Avskrivningar -223-180 Summa kostnader -12 765-11 554 10% Resultat före finansnetto 27-45 Finansnetto 83 45 Resultat efter finansnetto 110 0 Kommentarer till resultaträkningen Årets verksamhet i avdelningen redovisar ett överskott om 110 tkr, vilket är bättre än budgeterat. En jämförelse mot budget visar att intäkterna har ökat med 11 % och kostnaderna har ökat med 10%. Bland intäkterna är det samtliga intäkter som ökat och bland kostnaderna är det främst personalkostnader och material och externa verksamhetstjänster som har ökat. Analytisk granskning har skett av avdelningens resultaträkning. Väsentliga intäkter och kostnader har kontrollerats mot underlag. Balansräkningen Kommentarer till väsentliga balansposter Inventarier 403 (509) Inköp har under året gjorts med 116 tkr. Avskrivning har gjort enligt plan med 33% på datorer och 20% på övriga inventarier. Vi har kontrollerat årets inköp mot fakturor och underlag. Vi har även kontrollräknat årets avskrivningar och bedömt att avskrivningsplanen är densamma som tidigare år. Anläggningsregistret har stämts av utan anmärkning. 2 av 8
Långfristiga värdepappersinnehav 129 (129) Fonder och aktier har bokförts till anskaffningsvärde. Samtliga värdepapper har bokförts till det lägsta av anskaffningsvärde och marknadsvärde vid bokslutsdagen. Vi har kontrollerat långfristiga värdepappersinnehav mot årsbesked och engagemang. Kundfordringar 705 (554) Posten innehåller fordringar från Gustav på 761 tkr. Osäkra kundfordringar finns på 56 tkr. Vi har genomfört periodiseringskontroll och betalningskontroll. Denna granskning har utförts utan anmärkning. Interimsfordringar 731 (623) Posten består främst av förutbetalda hyror för kvartal 1 2015, upplupet lönebidrag för november och december 2014 samt bonusränta för hela 2014. Lönebidrag för november och bonusränta har betalats in under januari 2015. Ökningen mot föregående år avser framför allt ökning av förutbetalda hyror vilket beror på att avdelningen har en lokal mer under 2014. Vi har genomfört periodiseringskontroll, betalningskontroll samt kontroll mot fakturor. Denna granskning har utförts utan anmärkning. Likvida medel 4 002 (4 763) Avstämning har skett mot undertecknade kassarapporter samt engagemangsbesked. Eget kapital 3 530 (3 420) Eget kapital totalt uppgår till 3 530 tkr varav årets resultat är 110 tkr. Leverantörsskulder 806 (666) Avstämning har skett mot leverantörsreskontra. Den består till stor del av hyreskostnader. Det finns endast enstaka förfallna leverantörsskulder i leverantörsreskontran per 2014-12-31. Vi har genomfört periodiseringskontroll, betalningskontroll och kontroll mot fakturor. Denna granskning har utförts utan anmärkning. Övriga kortfristiga skulder 212 (219) Skulden avser projektskulder, löneskatt för 2013 och 2014 samt skuld av källskatt dragen på december månads löner. Kontroll av löneskatt har skett mot årets beräkning utifrån inbetalda pensionspremier samt mot slutskattsedel för tax 14. Kontroll av källskatt har skett mot skattedeklaration samt inbetalning till Skatteverket i januari 2015. Interimsskulder 1 422 (1 273) Posten består till största del av personalrelaterade skulder i form av upplupna löner, semesterlöner och sociala avgifter samt beräknat arvode för revision. Bland de förutbetalda intäkterna kan nämnas kommunbidrag från Linköping kommun om 303 tkr samt deltagarintäkter för verksamhet 2015 som fakturerats från GUSTAV under 2014 på 442 tkr. 3 av 8
Granskning har skett mot underlag. Vi har genomfört periodiseringskontroll. Denna granskning har utförts utan anmärkning. Förvaltningsrevision/Intern kontroll Granskning av intern kontroll har skett samordnat med de enheter inom Studieförbundet Vuxenskolan, nedan kallad SV, som hanteras av redovisningscentralen, nedan kallad RC, och där PwC är valda revisorer. Följande enheter har ingått i den samordnade granskningen: 1. Studieförbundet Vuxenskolan, Riksorganisationen 2. Humanus Utbildning AB 3. Förbundet Vi Unga 4. Vi Unga Stockholms län 5. SV Örebro 6. SV Uppsala 7. SV Västmanland 8. SV Sörmland 9. SV Östergötland 10. SV Blekinge 11. SV Västra Skåne 12. SV Söderslätt 13. SV Kalmar 14. SV Gävleborg 15. SV Stockholms län 16. Kunskapsstegen AB 17. SV Region Stockholm-Uppsala 18. SVs Regionförbund Skåne Granskningen har utförts under hösten 2014 och främst vid besök hos redovisningscentralen i Örebro och Uddevalla. Protokoll Vi har läst protokoll från avdelningsstämman samt samtliga styrelseprotokoll under 2014. Vi noterar att inget formellt val av PwC som revisorer har gjorts. Vi rekommenderar att detta görs under 2015. Löpande bokföring Affärssystemet Hogia används. I Hogia finns både grundbok och huvudbok. Gemensamma rutiner för den löpande bokföringen finns dokumenterade i Ekonomihandboken på SVs Intranät. Ekonomihandboken uppdateras och kompletteras löpande. Vi har kontrollerat att rätt ingående balanser finns i huvudboken jämfört med föregående års utgående balanser. Vi har läst ett urval av verifikationer och leverantörsfakturor för år 2014. Dessa bedöms vara: 4 av 8
rörelserelaterade uppfylla Bokföringslagens krav på vad en verifikation ska innehålla adresserade till rätt SV enhet attesterade av attestberättigad person konterade rimligt rätt För de enheter som hanteras av RC tillämpas gemensamma avstämningsrutiner. Avstämningsrutinerna finns dokumenterade i Ekonomihandboken på SVs Intranät. Där framgår att fullständig avstämning sker varje kvartal. Däremellan sker avstämningar månadsvis av likvida medel, kundfordringar, leverantörsskulder och skattekonto. Avstämningarna dokumenteras av respektive kundansvarig i excelfiler. Vi har kontrollerat avstämningar per 2014-09-30 och per 2014-12-31. Avskrivningar för inventarier sker löpande. Stats-, landstings- och kommunbidraget bokförs varje månad som intäkt. Kund- och leverantörsreskontra finns för samtliga enheter. Lönerna administreras via Hogia Lön. Leverantörsfakturorna scannas, attesteras och konteras i Baltzar. Sidoordnade system är integrerade med ekonomisystemet. Vår bedömning är att rutinerna för den löpande bokföringen inklusive rutinen kring regelbundna avstämningar av väsentliga konton bedöms fungera väl. Statsbidrag Statsbidragen inbetalas varje kvartal till SV. Totalt har SV beviljats statsbidrag med 333 mkr under 2014. Dessutom har det beviljats 2,5 mkr för läsfrämjande verksamhet. Från statsbidraget avgår avgifter för till Folkbildningsförbundet på totalt 3 mkr. Enligt den budget som är beslutad för SV skall 11,5% användas i riksorganisationen, vilket för hela 2014 motsvarar 38,2 mkr. Ytterligare 5,4 % d v s 17,5 mkr skall enligt budget hanteras av riksorganisationen avseende kostnader för gemensam utveckling. Resterande belopp om 274 mkr fördelas till avdelningarna såsom grundbidrag, verksamhetsbidrag och förstärkningsbidrag. En del av förstärkningsbidraget finns tillgängligt för avdelningarna avseende kostnader för arbete med människor med invandrarbakgrund. För 2014 är det 257,6 mkr som utbetalas till avdelningarna i grund- och verksamhetsbidrag. Grundbidraget fördelas utifrån genomsnittligt bidrag för de två senaste åren. Verksamhetsbidraget fördelas utifrån avdelningens rapporterade verksamhet 2012. Statistikuppgifter från SCB inhämtas för beräkning av verksamhetsbidraget. Dessa statistikuppgifter bygger på verksamhetsrapportering som avdelningen gjort i systemet GUSTAV för verksamhet som bedrivits under 2012. Vi har bett de förtroendevalda revisorerna att kontrollera avdelningens verksamhetsrapportering i GUSTAV för året 2014. Deras uppgift har bestått i att besöka några studiecirklar, att granska några cirkelredovisningar, kulturredovisningar och redovisningar av annan folkbildning utifrån de kriterier som gäller för dessa olika typer av verksamheter. De förtroendevaldas granskning är viktig då uppgifterna i GUSTAV påverkar storleken av avdelningens framtida statsbidrag. Vi har kontrollerat inbetalningarna från Folkbildningsrådet för kvartal 1-3. Vi har kontrollerat beräkningen av grund- och verksamhetsbidrag för fyra avdelningar d v s 12% av fördelat statsbidrag. Vi har även kontrollerat utbetalningar har skett korrekt till avdelningarna för kvartal 1 och 2. Vår bedömning är att SV har en god rutin för fördelning av statsbidrag. 5 av 8
Leverantörsfakturor och utbetalningsrutin Leverantörsfakturor är adresserade direkt till Frösön där de scannas in i systemet Baltzar. Baltzar tolkar fakturan avseende leverantör, totalbelopp, referensperson och bankgironummer. Logg-ansvarig på RC granskar att fakturan tolkats rätt så att den når rätt avdelning och rätt person. Fakturan går sedan vidare i systemet till angiven kontrollant, konterare och attestant på respektive avdelning. Efter attest sänds den åter till kundansvarig på RC som definitivbokför fakturan i Hogia via inläsning av fil från Baltzar. Förutom leverantörsfakturor scannas också utlägg från cirkelledare m fl. De som erhåller lön upprättar istället reseräkning och får sina utlägg utbetalda via lönerutinen. Delegationsordningen och kostnadsbärarplanen i respektive enhet styr flödet i Baltzar. Ibland är det flera personer som ska kontrollera sin rad på fakturan. Beloppsgränser, begränsningar i konton och resultatenheter finns inlagda i systemet. Påminnelse att attestera sina fakturor sker varje dag då personen har oattesterade fakturor kvar i systemet. Samtliga kundansvariga på RC innehar ensam administratörsbehörighet till Baltzar. Administratörsbehörigheten ger dessa personer ensam rätt att ändra i Baltzars attestbehörigheter och kan t ex tillfälligt ändra en beloppsgräns för attest för att kunna få en viss faktura attesterad och sedan betald. Betalningsförslag tas ut ur Hogia och överföring sker sedan via fil till banken. Efter att kundansvarig kontrollerat betalningsförslaget utanordnas betalningen. Ingen kontrasignering sker av betalfilen innan utbetalning. Det innebär en risk då det är möjligt att manuellt lägga in en betalning i betalfilen. Vi har läst ett urval av leverantörsfakturor för år 2014. Vi har kontrollerat att leverantörsfakturorna är adresserade till rätt SV enhet, attesterade av attestberättigad person samt rimligt konterade. Vi har stickprovsvis kontrollerat att fullmakter erhållna från banken stämmer överens med beslut om teckningsrätt. Vår bedömning är att rutinen för leverantörsfakturor fungerar väl. Vi noterat dock att en ensam person kan ändra i behörigheterna i systemet Baltzar, varför vi påtalat för förbundet att administratörsbehörigheter bör tilldelas två i förening eller att ändringar i behörigheter i systemet kontrolleras av annan person och att dokumentation sker attest- och delegationsordningarna skiljer sig mycket åt mellan avdelningarna, varför vi föreslagit att förbundet tar fram en rekommendation/mall till avdelningarna om hur de ska utforma sina attest- och delegationsordningar och vilka beloppsgränser som är rimliga för olika nivåer i attest- och delegationsordningen en ensam person kan verkställa utbetalningar. För att säkerställa god intern kontroll bör två personer i förening äga rätt att teckna föreningens namn samt äga rätt att utbetala medel. Vi har vid vår granskning av utbetalningsrutinen uppmärksammat att så inte sker på SVs regioner och avdelningar. Rutin för löner inkl skatter och sociala avgifter Hogia Lön Plus används för löneberedning. Avvikelserapportering sker för fast anställda via webben i Hogia PBM Time & Attendance. Avvikelserapporten går vidare i systemet till attesterande chef och därefter kan löneadministratören hämta upp avvikelserapporteringen för export in i löneberedningen i Hogia Lön Plus. För utlägg och reseräkningar används Hogia Travel Manager på liknande sätt. Efter attestering av chef hämtar löneadministratören upp reseräkningarna för export in i löneberedningen. 6 av 8
Vår granskning utvisar att denna rutin fungerar bra och att inga underlag kommer till löneberedningen utan att vara attesterade. För cirkelledare med timlön och tillfälligt anställda sker tidrapporteringen manuellt. Den anställde fyller i en tidrapport, antal arbetade timmar, sjukdom m.m. Även reseräkning sker manuellt för dessa personer. Attestering sker av närmaste chef. Attestören mailar tidrapporter och reseräkningar till löneadministratören för löneberedning. När avvikelserapportering, tidrapportering och reseräkningar inkommit till löneadministratören sker en preliminär löneberedning som skickas till avdelningschefen för godkännande. När godkännande har skett sker slutlig löneberedning och utbetalning av lönerna. Attestlista med samtliga utbetalda nettolöner skickas till avdelningschef för slutligt godkännande. Godkännande sker via mail. Ändring av fasta data i lönesystemet sker av löneadministratörerna utifrån uppgifter erhållna via mail från avdelningscheferna. Vi har vid vår granskning av lönerutinen uppmärksammat att ändring av fasta data i löneprogrammet kan ske av en ensam person. Vi kan dock konstatera att några felaktigheter i de fasta data som fanns i löneprogrammet ej har påträffats vid vår granskning. Löneadministratören läser in lönefilen till banken. Ingen kontrasignering krävs för att lönefilen skall betalas. Vår granskning av skatter och avgifter har bestått i att granska rimligheten i gjorda skatteavdrag avseende bruttolöner, kontroll att betalning av skatter sker i rätt tid, avstämning av två månaders skattedeklarationer till Skatteverket samt en totalavstämning av sociala avgifter utifrån bokförd bruttolön. Vår bedömning är att lönerutinen i övrigt är tillfredsställande, men vi noterat dock att en ensam person kan verkställa utbetalningar, vilket vi enligt ovan påtalat för förbundet ändring av fasta data kan göras av en ensam person, varför vi rekommenderat förbundet att ändring av fasta data ska kontrolleras av en andra person och att kontrollen dokumenteras. IT-miljö Rutinerna för IT har stämts av med IT-strateg på Förbundet. All datahantering sköts via ASPleverantör, dvs en leverantör som sköter alla SVs centrala system. Alla centrala driftsystem finns i säkra bergslokaler där data information lagras. Back-up sker dagligen av alla centrala system och filer. Datorerna är anslutna till ett WAN (Wide Area Network) alla datorer är centralt installerade på en server och inga personer får installera program på dessa datorer för att förhindra intrång utifrån. Ekonomipersonal, IT-strateg och support har behörighet till ekonomi- och lönesystemet. Alla anställda har en egen mapp där de kan spara dokument som ingen annan kommer åt. Stöldskyddsmärkning av inventarier sker ej. Enligt policy skall alla använda skärmsläckare på sina datorer. Varje enskild användare kan själv ändra inställningar och det går inte att centralt styra/tvinga alla att använda skärmsläckare. Vajerlås används på de förbundsanställdas datorer. Vår bedömning är att SV har en tillfredsställande IT-miljö. 7 av 8
Försäkringsskydd Försäkringsbrev från Moderna försäkringar med försäkringsnummer 896174, daterat 2014-04-28 har granskats. Försäkringen omfattar egendomsförsäkring på Franzénsgatan 6 i Stockholm, Silovägen 16 i Haninge, Mätslingan 17A i Täby, 200 bemannade kontor och övriga lokaler. Försäkringen innehåller också avbrottsförsäkring, ansvarsförsäkring, ansvar för hyrd fastighet, extrakostnadsförsäkring, förmögenhetsbrottsförsäkring, glasförsäkring, maskinförsäkring, rånförsäkring, rättskyddsförsäkring, tjänstereseförsäkring och VD- och styrelseansvarsförsäkring. Försäkringsbelopp finns angivet i försäkringen för flera av försäkringsställena. Då ingen samlad ekonomisk sammanställning görs för hela SV och försäkringen gäller alla enheter inom SV är det svårt att bedöma om angivna försäkringsnivåer är rimliga utifrån den verksamhet som försäkras. Ansvarsförsäkring för redovisningsverksamhet finns samt kollektiv olycksfallsförsäkring för samtliga deltagare i studieförbundets verksamhet. Vår bedömning är att SV ett tillfredsställande försäkringsskydd. Skatt Särskilda skatteregler gäller för ideella föreningar. Föreningar är inskränkt skattskyldiga om vissa villkor (ändamålskrav, verksamhetskrav, fullföljdskrav och öppenhetskrav) är uppfyllda. Om villkoren är uppfyllda är ideella föreningar skattskyldiga endast för näringsverksamhet och innehav av fastighet. Vår bedömning är att avdelningen inte bedriver någon moms- eller skattepliktig verksamhet. Tänk dock på om det är momspliktigt i avdelningen att ändra denna text! Örebro 2015-02-11 Maria Hedlund Auktoriserad revisor Eva Bolminger 8 av 8