Innehållsförteckning Stadgar för Bilpoolarna i Uppsala ekonomisk förening... 1 1. Namn... 1 2. Säte... 1 3. Ändamål... 1 4. Organ... 1 5. Medlemskap... 2 6. Medlemmars rättigheter och skyldigheter gentemot föreningen... 3 7. Insats... 3 8. Årsavgift... 4 9. Överskottsdisposition... 4 10. Styrelse... 4 11. Firmatecknare... 4 12. Verksamhetsår... 4 13. Föreningsmöte... 4 14. Ärenden på årsmöte... 4 15. Extra föreningsmöte... 5 16. Styrelsens uppgifter... 5 17. Styrelsesammanträden... 5 18. Beslutsförhet... 6 19. Revision... 6 20. Valberedning... 6 21. Stadgeändring... 6 22. Upplösning... 6 23. Övrigt... 6 Stadgar för Bilpoolarna i Uppsala ekonomisk förening 1. Namn Föreningens namn är Bilpoolarna i Uppsala ekonomisk förening. 2. Säte Styrelsen har sitt säte i Uppsala kommun. 3. Ändamål Föreningen har till ändamål att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att tillhandahålla motorfordon, vilka är lämpliga i ekonomiskt, praktiskt och miljömässigt hänseende. Föreningen ska i övrigt verka för en miljöanpassad och säker trafik samt gemensamt nyttjande av motorfordon. Medlemmarna deltar i den ekonomiska verksamheten genom att begagna sig av föreningens tjänster samt genom att utföra vissa arbetsuppgifter i samråd med föreningens styrelse. Föreningens huvudsakliga verksamhet och arbetsuppgifter ska skötas på ideell grund. 4. Organ Föreningens organ är 1. Föreningsstämma 2. Styrelse 3. Revisorer 4. Valberedning 5. Av styrelsen utsedda arbetsgrupper 1 (6) 2009-12-01
Funktionärer inom organen ska väljas bland föreningens fysiska medlemmar. Till revisor bör ickemedlemmar utses. Juridisk person som är medlem kan representeras av högst en ledamot eller ersättare i föreningens styrelsen. 5. Medlemskap Allmänt Medlemskap kan beviljas fysiska och juridiska personer. Ansökan ska beviljas sökande som vill främja föreningens ändamål och om det inte innebär att föreningen eller dess medlemmar sannolikt kan komma att lida skada av att ansökan beviljas. Ansökan om medlemskap eller nyttjanderätt ställes skriftligen till föreningens styrelse som snarast fattar beslut i frågan och meddelar den sökande. Nyttjanderätt söks av medlem och den tilltänkte nyttjaren tillsammans Vid avslag ska motivering lämnas. Fysiska personer En fysisk person ska erlägga tio insatser för att antas som medlem. Villkoren för medlemmens rättigheter och skyldigheter regleras i paragraf 6 men kan undantagsvis regleras i ett separat avtal mellan föreningen och medlemmen. Juridiska personer En juridisk person ska erlägga tio insatser för att antas som medlem. Villkoren för medlemmens rättigheter och skyldigheter ska regleras i ett separat avtal mellan föreningen och medlemmen. Extra nyttjanderätt kopplad till fysisk persons medlemskap En fysisk person som bor permanent i samma hushåll som en medlem och är medlemmens make/maka, sambo, barn eller barn till medlemmens make/maka eller sambo kan beviljas nyttjanderätt. Med nyttjanderätt menas rätt att använda föreningens fordon och att delta i föreningens verksamhet. En fysisk person ska erlägga en insats för att medges Extra nyttjanderätt kopplad till fysisk persons medlemskap. Villkoren för denna nyttjares rättigheter och skyldigheter regleras i paragraf 6 men kan undantagsvis regleras i ett separat avtal mellan föreningen och nyttjaren. Om medlemmen och /eller nyttjaren inte längre uppfyller kriterierna i första stycket ska medlemmen anmäla detta till styrelsen som återkallar nyttjanderätten. Avliden medlems insats Den, till vilken avliden medlems andel övergått på grund av bodelning, arv eller testamente, äger inträda som medlem i den avlidnes ställe, om han/hon uppfyller förutsättningarna för medlemskap. Samma rätt gäller för avliden medlems dödsbo. Skriftlig anmälan om önskat inträde ska snarast lämnas till föreningens styrelse, dock senast sex månader efter dödsfallet. Utträde Medlem har rätt att, dock tidigast ett år efter beviljat inträde, hos föreningens styrelse skriftligt uppsäga sitt medlemskap. Utträdet sker vid utgången av det verksamhetsår som avslutas närmast tre månader efter det föreningens styrelse mottagit uppsägning av medlemskapet. Utträdande medlem har rätt att utan speciell ansökan återfå inbetald insats. Om föreningen har gått med förlust sedan medlemmen inträdde kan styrelsen besluta att behålla högst medlemmens andel av denna förlust. Utbetalning av utträdande medlem tillkommande medel sker senast sex månader efter utträdet. Fysisk person med nyttjanderätt kopplad till annan fysisk persons medlemskap kan beviljas utträde efter att antingen denne eller medlemmen som nyttjandeskapet är 2 (6) 2009-12-01
kopplat till så skriftligen begär hos föreningens styrelse. Utträdet sker vid utgången av det verksamhetsår som ansökan inkommit till styrelsen. Utträdande person med nyttjanderätt har rätt att utan speciell ansökan återfå hela den inbetalda insatsen senast sex månader efter utträdet. Avstängning Styrelsen kan avstänga en medlem eller person med nyttjanderätt om denna använder sitt medlemskap i strid med gällande regler eller till fara för föreningen eller annan. Styrelsen kan avstänga både medlem och samtliga de nyttjare vars rätt är kopplad till medlemmen om det råder tvivel om vem av dessa som använt sin nyttjanderätt i strid med gällande regler eller till fara för föreningen eller annan. Avstängningen innebär att medlemmen, tills dess att styrelsen återkallar avstängningen, mister rättigheterna 1 och 5 i paragraf 6. Avstängningen träder i kraft omedelbart efter det att medlemmen meddelats avstängningen. Uteslutning Medlem som medvetet bryter mot föreningens stadgar, skadar föreningen eller dess egendom, motverkar föreningens syften, inte fullgör sina skyldigheter mot föreningen eller inte längre fyller förutsättningarna för medlemskap kan, efter skriftlig varning av styrelsen, uteslutas. Personer med nyttjanderätt som är kopplad till utesluten medlem ska uteslutas. Den uteslutne har rätt att inom två månader efter mottagandet av besked om uteslutning överklaga styrelsens beslut till ett medlemsmöte. Om överklagandet inte sker inom nämnda tid träder styrelsens beslut om uteslutning i kraft. Om medlem utesluts är av denne inbetald insats förverkad och tillfaller föreningens reservfond. 6. Medlemmars rättigheter och skyldigheter gentemot föreningen Nyttjanderätt jämställs i detta avsnitt med medlemskap där inget annat anges. Medlem har rätt att: 1. använda föreningens fordonstjänster 2. delta i föreningens verksamhet 3. få information om föreningens verksamhet och ekonomi. Medlem förmedlar information till personer med nyttjanderätt kopplad till medlemmen. 4. närvara, yttra sig, motionera till och rösta på föreningens möten 5. nominera eller kandidera till styrelsen eller annat organ inom föreningen Medlem är skyldig att: 1. meddela styrelsen aktuella personuppgifter 2. rätta sig efter föreningens stadgar, ordningsregler och andra beslut 3. betala de avgifter och insatser som beslutats i enlighet med stadgarna 4. betala de avgifter som härrör från föreningens fordonstjänster gentemot medlemmen och de extra nyttjanderätter som kopplats medlemmen 5. slutföra på uppdrag av styrelsen, arbetsuppgifter för föreningen, minst det antal timmar per år som årsmötet bestämmer. 7. Insats En insats är 500 kronor. Ordinarie medlem erlägger tio insatser enligt 5. Medlem ska erlägga hela insatsbeloppet senast fyra månader efter att denne beviljats inträde. Medlemskapet träder i kraft när hela insatsbeloppet är erlagt. Nyttjanderätten träder i kraft när hela insatsbeloppet är erlagt. 8. Årsavgift 3 (6) 2009-12-01
Årsmötet kan besluta att medlemmarna ska betala en årsavgift på högst tre tusen kronor. Personer med nyttjanderätt betalar ej årsavgift. 9. Överskottsdisposition Efter lagenlig avsättning till reservfonden ska stämman besluta om återstående överskott ska tillföras reservfonden, tillföras annan fond inom föreningen eller delas ut i form av återbäring baserad på hur mycket varje medlem har köpt av föreningen. 10. Styrelse Föreningens styrelse består av ordförande, vice ordförande och en, tre eller fem ledamöter med minst en och högst fem rangordnade ersättare. Ordföranden väljes av årsmötet för en tid av ett år. Halva antalet ledamöter och ersättare väljes av årsmötet för en tid av två år. Fyllnadsval kan förrättas vid extra föreningsmöte, varvid den invalde ledamoten väljes för resterande mandattid. 11. Firmatecknare Föreningens firma tecknas, förutom av styrelsen, av två eller flera av styrelsen därtill utsedda styrelseledamöter. Firma tecknas av två i förening. 12. Verksamhetsår Föreningens verksamhetsår löper från och med 1 januari till och med 31 december. 13. Föreningsmöte Medlemmarnas och personer med nyttjanderätts rättighet att deltaga i handhavandet av föreningens angelägenheter utövas på föreningsmöte som kan vara årsmöte eller extra föreningsmöte. Vid föreningsmöte har varje medlem och varje person med nyttjanderätt en röst vardera. Omröstning sker öppet utom vid personval, där sluten omröstning ska äga rum, om någon så begär. Beslut fattas, där dessa stadgar ej annorlunda bestämmer, med enkel röstövervikt. Vid lika röstetal gäller den mening, som ordföranden biträder, dock sker vid personval avgörandet genom lottning. Årsmöte avhålls senast under mars månad inom Uppsala kommun på plats och tid som bestäms av styrelsen. Extra föreningsmöte kan avhållas när styrelsen eller revisor så anser erforderligt eller då minst en tiondel av föreningens medlemmar så hos styrelsens ordförande skriftligen begär. Extra föreningsmöte ska avhållas inom Uppsala kommun. Skriftlig kallelse, med föredragningslista, ska utsändas till av medlem anmäld adress, som brev med posten, tidigast fyra veckor före föreningsmöte, senast två veckor före årsmöte och en vecka före extra föreningsmöte. Övriga meddelanden ska utsändas till av medlem anmäld adress, som brev med posten. Om medlem skriftligen givit sitt godkännande, kan styrelsen välja att utsända skriftlig kallelse med föredragningslista samt övriga meddelanden via annat överenskommet medium, exempelvis epost eller fax. 14. Ärenden på årsmöte Vid årsmöte ska följande ärenden förekomma: 1. Val av ordförande för årsmötet 2. Fastställande av dagordning för årsmötet 3. Upprättande av röstlängd 4. Val av två justeringspersoner 5. Val av två rösträknare 4 (6) 2009-12-01
6. Fråga om årsmötets behöriga utlysande 7. Behandling av styrelsens årsredovisning för senaste verksamhetsåret 8. Revisorernas berättelse för samma tid 9. Fråga om fastställande av resultat och balansräkningar samt disposition av tillgängliga överskottsmedel 10. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens förvaltning 11. Beslut om arvoden till styrelseledamöter, ersättare, revisor och revisorsersättare för perioden fram till nästa årsmöte 12. Val av antal ledamöter och ersättare i styrelsen 13. Val av ordförande, vice ordförande och kassör 14. Val av ledamöter i styrelsen 15. Val av ersättare och fastställande av deras inträdesordning i styrelsen 16. Val av revisor och revisorsersättare 17. Val av två ledamöter i valberedningen varav en är sammankallande 18. Val av nivå på medlemmars arbetsplikt 19. Val av årsavgift 20. Behandling av ärende som styrelsen hänskjutit till årsmötet eller som enskild ledamot hos styrelsen skriftligt begärt senast den 15 februari. Ärende som ej upptagits på föredragningslistan må ej göras till föremål för beslut på årsmöte. Ledamot eller ersättare i styrelsen må icke delta i beslut om ansvarsfrihet eller val av revisor och revisorsersättare. 15. Extra föreningsmöte Vid extra föreningsmöte må endast till beslut upptagas ärende som varit angivet i kallelsen till mötet. Som ordförande fungerar föreningens ordförande, i den mån inte mötet annorlunda bestämmer. Över extra föreningsmöte föres protokoll, som justeras av två därtill vid mötet valda justeringspersoner. 16. Styrelsens uppgifter Styrelsen företräder föreningen, bevakar dess intressen och handhar dess angelägenheter samt beslutar på föreningens vägnar i alla ärenden vars handläggning icke regleras av dessa stadgar. Det åligger styrelsen att: verka för föreningens ändamål verkställa av föreningsmöte fattade beslut omhänderta föreningens ekonomi och bokföring upprätta förvaltningsberättelse och årsredovisning samt framlägga dessa vid föreningens årsmöte föra medlemsförteckning på det sätt lagen kräver verkställa övriga åligganden enligt dessa stadgar. Styrelsen har rätt att delegera genomförandet av beslut. Dock kvarstår ansvaret för genomförandet på styrelsen. 17. Styrelsesammanträden Styrelsen sammanträder på ordförandens kallelse eller när minst halva antalet styrelseledamöter så begär. Över sammanträdena ska föras beslutsprotokoll, i väsentliga frågor med motivering, vilket justeras av ordföranden och en därtill vald närvarande ledamot. Kallelse till styrelsesammanträde ska utsändas minst en vecka före sammanträdet. Ordinarie ledamot som ej kan deltaga ska omedelbart anmäla förfall till ordföranden. Ordföranden ska kalla ersättare i den inträdesordning som beslutats av årsmötet. Ersättare som tjänstgör för ordinarie ledamot anses enligt dessa stadgar som ordinarie. Annan ersättare må närvara och har yttranderätt men ej rösträtt. 5 (6) 2009-12-01
18. Beslutsförhet Styrelsen är beslutsför då ordförande eller vice ordförande samt minst halva antalet ledamöter är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. 19. Revision Styrelsens förvaltning och föreningens räkenskaper ska årligen granskas av en på årsmöte utsedd revisor. För revisor utses en ersättare. Revisor och revisorsersättare väljes för en tid av ett år. Revisors och revisorsersättares mandattid är det verksamhetsår inom vilket de blivit valda. Förvaltningsberättelse och årsredovisning ska överlämnas till revisorn för granskning senast den 14 februari. Revisorn ska senast tre veckor före årsmötet skriftligen avge berättelse över sin granskning. 20. Valberedning Valberedningen ska bestå av minst två ledamöter och har till uppgift att föreslå om eller nyval av ordförande, vice ordförande, styrelseledamöter, styrelseersättare, revisor och revisorsersättare. Valberedningens förslag bör överlämnas till styrelsen i så god tid att det kan bifogas kallelsen till det föreningsmöte där val ska äga rum. 21. Stadgeändring För ändring av dessa stadgar krävs beslut vid två på varandra följande föreningsmöten, varav ett ska vara årsmöte, och att förslaget vid den sista stämman biträds av minst två tredjedelar av avgivna röster i den mån inte frågans karaktär är sådan att lagen uppställt högre krav på röstetal. 22. Upplösning För upplösning av föreningen krävs beslut vid två på varandra följande föreningsstämmor, varav en ska vara årsmöte, och att förslaget vid den sista stämman biträds av minst två tredjedelar av avgivna röster. Vid föreningens upplösning ska nettobehållningen fördelas mellan medlemmarna i förhållande till inbetalda insatser. 23. Övrigt I allt som inte stadgas ovan gäller Lag om ekonomiska föreningar. 6 (6) 2009-12-01