Socialnämndens arbetsutskott

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2017-03-14 25 Organisationsförändring - gemensam kostenhet för barn- och ungdomsförvaltningen och socialförvaltningen (SN 2017.008) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden tillstyrker förslaget gällande omorganisationen av socialförvaltningens kostenhet och lämnar följande yttrande: Socialnämndens budget ska enbart täcka den kostnadsökning för 2016 som beror på omständigheter som verksamhetsansvarig inte kunnat påverka. Resterande del av underskottet ska täckas av den kostnadseffektivisering som kommer vid omorganisationens stordriftsfördelar. Ärendebeskrivning Socialförvaltningen ser betydande stordriftsfördelar med att samla samtliga kostenheter. Både en ökad service och kvalité men också en kostnadseffektivitet. Emellertid har socialförvaltningen upplevt stora kostnadsökningar för kostenheten under den tid verksamheten varit under styrning av Barn och ungdomsförvaltningen. Underskottet har mellan år 2015 till 2016 stigit från 0,53 mnkr till 1,75 mnkr. Bedömningen är att en del av kostnadsökningarna beror på omständigheter som inte varit möjliga att påverka som verksamhetsansvarig. Bland annat har lokalhyror och transportkostnader ökat under föregående år samtidigt som samtliga inköpspriser ökat. Socialförvaltningens bedömning är att 1,1 mnkr av kostnadsökningarna går att härleda till ovanskrivna orsaker. Däremot går det inte att förklara 0,65 mnkr av föregående års underskott och bedömningen är att kostnadsökningen beror på byte av ledning. Därför är det socialnämndens uppfattning att syftet med omorganisationen är att kostnadseffektivisera verksamheten med minst den kostnaden. Således anser socialnämnden att organisationsförändringen inte ska ta följande summa på 0,65 mnkr i anspråk när budgeten flyttas över till barn och ungdomsnämnden. Med organisationsförändringen, det vill säga en kostenhet, finns det möjlighet för kommunen att ge en god och jämnt kvalitet på maten och samtidigt uppnå kostnadseffektivisering av matleveranser till samtliga kunder inom äldreomsorgen. I dagsläget finns det ett överflöd av administrativa mellanhänder inom organisationen som skapar onödiga kostnader. Till exempel hanteringen av in- och utbetalningar i olika system och kommunikationen mellan avdelningar. Socialförvaltningen planerar att med i och med en eventuell organisationsförändring utveckla leveranssystemet så att matleveransen sker från kostenheten direkt till kunder och inte som Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 134

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2017-03-14 idag via hemtjänsten. På det sättet effektiviseras hanteringen och minskar kommunens kostnader. Yrkanden Björn Furugren Beselin (C) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden tillstyrker förslaget gällande omorganisationen av socialförvaltningens kostenhet och lämnar följande yttrande: Socialnämndens budget ska enbart täcka den kostnadsökning för 2016 som beror på omständigheter som verksamhetsansvarig inte kunnat påverka. Resterande del av underskottet ska täckas av den kostnadseffektivisering som kommer vid omorganisationens stordriftsfördelar. Beslutsgång Ordförande, Björn Furugren Beselin (C), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Remissvar, utredning om gemensam kostenhet 2. Protokollsutdrag Kommunstyrelsen, 217/2016 3. Remiss - utredning gemensam kostenhet Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2135

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING 2017-02-13 DNR SN 2017.008 DAVID GYLLENSTRÅLE SID 1/2 CONTROLLER DAVID.GYLLENSTRALE@VALLENTUNA.SE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Remissvar, utredning om gemensam kostenhet Förslag till beslut Socialnämnden tillstyrker förslaget gällande omorganisationen av socialförvaltningens kostenhet och lämnar följande yttrande: Socialnämndens budget ska enbart täcka den kostnadsökning för 2016 som beror på omständigheter som verksamhetsansvarig inte kunnat påverka. Resterande del av underskottet ska täckas av den kostnadseffektivisering som kommer vid omorganisationens stordriftsfördelar. Ärendet i korthet Socialförvaltningen ser betydande stordriftsfördelar med att samla samtliga kostenheter. Både en ökad service och kvalité men också en kostnadseffektivitet. Emellertid har socialförvaltningen upplevt stora kostnadsökningar för kostenheten under den tid verksamheten varit under styrning av Barn och ungdomsförvaltningen. Underskottet har mellan år 2015 till 2016 stigit från 0,53 mnkr till 1,75 mnkr. Bedömningen är att en del av kostnadsökningarna beror på omständigheter som inte varit möjliga att påverka som verksamhetsansvarig. Bland annat har lokalhyror och transportkostnader ökat under föregående år samtidigt som samtliga inköpspriser ökat. Socialförvaltningens bedömning är att 1,1 mnkr av kostnadsökningarna går att härleda till ovanskrivna orsaker. Däremot går det inte att förklara 0,65 mnkr av föregående års underskott och bedömningen är att kostnadsökningen beror på byte av ledning. Därför är det socialnämndens uppfattning att syftet med omorganisationen är att kostnadseffektivisera verksamheten med minst den kostnaden. Således anser socialnämnden att organisationsförändringen inte ska ta följande summa på 0,65 mnkr i anspråk när budgeten flyttas över till barn och ungdomsnämnden. Med organisationsförändringen, det vill säga en kostenhet, finns det möjlighet för kommunen att ge en god och jämnt kvalitet på maten och samtidigt uppnå kostnadseffektivisering av matleveranser till samtliga kunder inom äldreomsorgen. I dagsläget finns det ett överflöd av administrativa mellanhänder inom organisationen som skapar onödiga kostnader. Till exempel hanteringen av in- och utbetalningar i olika system och kommunikationen mellan avdelningar. Socialförvaltningen planerar att med i och med en eventuell organisationsförändring utveckla leveranssystemet så att matleveransen sker från kostenheten direkt till SOCIALFÖRVALTNING 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 SF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 136

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING 2017-02-13 DNR SN 2017.008 SID 2/2 kunder och inte som idag via hemtjänsten. På det sättet effektiviseras hanteringen och minskar kommunens kostnader. Handlingar 1. Remissvar, utredning om gemensam kostenhet Mojgan Alimadad Socialchef Vildana Zorlak Avdelningschef Ska expedieras till Kommunstyrelsen 137

VALLENTUNA KOMMUN REMISS FÖRVALTING 2017-01-25 DNR KS 2016.047 JOHANNA HARLING SID 1/1 KOMMUNSEKRETERARE JOHANNA.HARLING@VALLENTUNA.SE REMISSINSTANS Remiss Utredning gemensam kostenhet Svar på remissen önskas senast: 4:e april 2017 Hos oss handläggs ärendet av Emelie Hallin Remissvaret sänds i pappersformat till kommunledningskontoret samt elektroniskt till registrator.klk@vallentuna.se Förlängd remisstid begärs snarast hos handläggaren. Johanna Harling Bilagor: Bifogade handlingar KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 138

VERSION DIARIENUMMER 2016-05-16 Utredning av förutsättningarna för en gemensam kostenhet KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2016 139

Utredning av förutsättningarna för en gemensam kostenhet Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Genomförande... 3 3. Den kommunala kostverksamhetens övergripande mål... 4 3.1 Kommunens kostpolicy... 4 3.2 Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF)... 4 3.3 Socialförvaltningen (SF)... 4 4. Nuvarande kostorganisation... 4 4.1 Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF)... 4 4.2 Socialförvaltningen (SF)... 5 5. Ekonomi och nuvarande finansiering... 6 5.1 Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF)... 7 5.2 Socialförvaltningen (SF)... 7 6. Fördelar med en kommungemensam kostenhet... 7 7. Risker med en gemensam organisation... 9 8. Hur skulle en gemensam kostenhet kunna se ut?... 10 9. Utvärdering... 12 10. Fortsatt arbete... 12 KOMMUNLEDNINGSKONTORET 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 140

1. Sammanfattning Kommunstyrelsen gav 2016-02-22 i uppdrag till kommundirektören att utreda förutsättningarna för en gemensam kostenhet för socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen. Utredningens resultat visar att det finns goda förutsättningar för en gemensam kostenhet, och att en placering inom barn- och ungdomsförvaltningen är att föredra. Utredningen ser att ett samlat ansvar för kommunens kostverksamhet på ett bättre sätt kan säkerställa en lagenlig, kvalitativ och effektiv kost- och måltidsproduktion jämfört med hur den är organiserad idag. Resultatet av utredningen visar också att en kommungemensam kostorganisation har större möjlighet till att ge en enhetlig bild över vad kommunens olika typer av måltider kostar, vilket leder till en möjlighet att effektivisera produktionen. En kommungemensam kostenhet behöver dock ta hänsyn till två typer av finansieringar, barn- och ungdomsförvaltningens avdragsfinansiering och socialförvaltningens intäktfinansiering. Det är även viktigt att kostverksamhetens intäkter och kostnader ses över, så att en kommungemensam kostenhet inte får överta en ekonomi som befinner sig i obalans. 2. Genomförande Uppdraget har utförts i fem olika faser: Kartläggning av socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningens nuvarande kostverksamhet. Beaktande över för- respektive nackdelar med en gemensam kostenhet. Informationshämtning genom diskussioner med skyddsombuden, samt en genomförd riskbedömning angående en gemensam kostenhet. Intervju med medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), där information om kraven för kost inom socialförvaltningens områden utifrån Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) inhämtades och beaktades. Utvärdering av förutsättningar för en gemensam kostenhet. 3 141

3. Den kommunala kostverksamhetens övergripande mål 3.1 Kommunens kostpolicy Kommunens kostpolicy (fastställd 2014-12-15) innefattar områden som kvalitet, miljö, måltidsmiljö och näring. Policyn säger att; Alla matgäster, men även vårdnadshavare och anhöriga, ska känna en trygghet i att det serveras välsmakande och näringsriktig väl sammansatt kost inom Vallentuna kommuns måltidsverksamheter. Maten som serveras ska vara säker avseende specialkoster och livsmedelshygien, den ska även vara framställd med så låg miljöpåverkan som möjligt. 1 3.2 Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF) Kostenheten inom barn- och ungdomsförvaltningen har som övergripande målsättning att bidra till att Vallentunas skolor når topp 30 i ranking jämfört med andra kommuner, samt att alla barn ska äta sig mätta i skolmatsalen. Maten som serveras ska följa de nationella riktlinjerna för näringsinnehåll, Livsmedelsverkets råd kring bra mat i skola och förskola samt kommunens kostpolicy. 3.3 Socialförvaltningen (SF) Kostenheten inom socialförvaltningen ska bidra till att socialnämndens mål uppfylls, samt ansvara för en god kvalitet i verksamheten som motsvarar socialförvaltningens ledningssystem för kvalitet. Maten som serveras ska följa de nationella riktlinjerna för näringsinnehåll, Livsmedelsverkets råd kring bra mat i äldreomsorgen samt kommunens kostpolicy. 4. Nuvarande kostorganisation Nuvarande kostorganisation är uppdelad på två förvaltningar, barn- och ungdomsförvaltningen och socialförvaltningen. 4.1 Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF) Kostenheten på barn- och ungdomsförvaltningen består av tio skolkök och skolrestauranger, fem förskolekök med tillagningskök, fem förskolor med mottagningskök samt köket och restaurangen på Vallentuna gymnasium. Tre av skolköken är mottagningskök och dessa får sin mat från Hammarbackens kök. 1 Se bilaga 4 142

Tillagningsköken lagar också mat till externa gäster inom barnomsorgen och omsorgen. Kostenheten arbetar med att planera, tillaga, transportera och servera mat till Vallentuna kommuns skolbarn och barn i omsorg. I dagsläget serveras cirka 5500 portioner per vardag, varje dag serveras två till tre stycken lunchalternativ där en alltid är vegetarisk. Kostenheten fokuserar på att öka andelen vegetariska rätter genom att göra de tillgänglig för alla, all lunch som serveras är näringsberäknad. Kommunens kostpolicy som är antagen av kommunfullmäktige fokuserar även på att öka andelen av ekologisk och närodlad mat, upphandlingsarbetet för att nå dessa mål ska underlättas. I verksamheten är cirka 56 personer tillsvidareanställda och ett tjugotal är timanställda, verksamheten styrs av en kostchef och en biträdande kostchef. Kostchefen och den biträdande kostchefens arbetsuppgifter är bland annat: Leda kostenheten för att uppnå uppsatta mål/utveckla verksamheten Leda kostenhetens ledningsgrupp Stöd till kökscheferna i dagliga frågeställningar Tillsyn/uppföljning av miljö och hälsofrågor samt rutiner Kostdirektiv och lokalfrågor Administration och fakturahantering Personalfrågor som rekrytering och bemanning Övergripande ekonomi Utbildning och utvecklingsarbete Centrala upphandlingar och externa kunder Varje kök har en kökschef, i mottagningsköken benämns de som skolmåltidsbiträde med ansvar och i förskolorna har de titeln kockar. Varje köksansvarig chef har budget-, personal-, och arbetsmiljöansvar för sina enheter, kökscheferna ingår även i kostenhetens ledningsgrupp där de arbetar med strategiska frågor. I deras arbetsuppgifter ingår det även att löpande delta i möten med kunder (med kund menas i detta fall barn och elever inom barn- och skolomsorg) för att utveckla verksamheten lokalt, vilket leder till att eleverna ges möjlighet till elevinflytande. Lagar som reglerar verksamheten är bland annat Skollagen, Livsmedelslagen och Lagen om offentlig upphandling (LOU). 4.2 Socialförvaltningen (SF) Kostenheten på socialförvaltningen består av en restaurang på Väsbygårdens särskilda boende. Utifrån restaurangen arbetar kostenheten med att planera, tillaga, transportera och servera mat till Vallentuna kommuns särskilda boenden i egen regi och kunder inom hemtjänsten. På restaurangen serveras även mat till externa gäster, personal och besökare från kommunens dagliga verksamheter inom LSS (lagen om 5 143

stöd och service till vissa funktionshindrade) samt till en privat daglig verksamhet inom LSS. I dagsläget serveras cirka 600 portioner per vardag och cirka 250 portioner per helgdag. På vardagar serveras det två alternativ till lunchen och under helgdagar serveras ett alternativ och en dessert, kvällsmålen består alltid endast av ett alternativ. I denna restaurang tillverkas och säljs det även smörgåstårtor och tårtor, samtidigt har de konferensservice och catering till större beställningar samt en del julbord. Restaurangen tillgodoser även alla individers behov, genom att laga mat efter beställningar från avdelningarna eller hemtjänstens specialkoster. I verksamheten är sju personer tillsvidareanställda och fem personer är timanställda, verksamheten styrs av en kostchef. Kostchefens arbetsuppgifter är bland annat: Planera och leda det dagliga arbetet inom enheten/enheterna Leda kostenheten för att uppnå uppsatta mål/utveckla verksamheten Tillsyn/uppföljning av miljö och hälsofrågor samt rutiner Kostdirektiv och lokalfrågor Administration och fakturahantering Personalfrågor som rekrytering och bemanning Övergripande ekonomi Utbildning och utvecklingsarbete Vara delaktiga i centrala livsmedelsupphandlingar Kostchefen ska ansvara för att på ett professionellt sätt samverka med verksamhetens viktiga externa samarbetsparter samt internt inom kommunen och inom förvaltningen. Kostchefen ska även övergripande ansvara för att arbetsmiljön är god, arbeta förebyggande och om fel och brister uppstår skyndsamt åtgärda dessa. Lagar som reglerar verksamheten är bland annat Socialtjänstlagen, Patientsäkerhetslagen, Patientlagen, Livsmedelslagen och Lagen om offentlig upphandling (LOU). I en kommande överenskommelse mellan kommun och landsting (ett ärende som ska upp för politiskt beslut under hösten 2016) kommer det krävas dietistkunskap att tillgå för bedömning av nutritionsstatus och ordinering av insatser för behandling för äldre boende på de kommunala särskilda boendena för äldre. 5. Ekonomi och nuvarande finansiering Information om vardera kostenheters ekonomi och finansiering. 6 144

5.1 Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF) Kostenheten är avdragsfinansierad, vilket betyder att kostenheten finansieras med del från skolpeng, intäkter från externa kunder samt ett mindre skolmjölksbidrag från jordbruksverket. En lunchportion på en skola kostar mellan 25-27 kronor att producera och servera. Barn- och ungdomsförvaltningens kostenhet omsätter cirka 36 mnkr. Resultatet för de tre senaste åren ser ut som följande, 2015: underskott 400 tkr, 2014: överskott 600 tkr och 2013: underskott 300 tkr. 5.2 Socialförvaltningen (SF) Kostenheten omsätter cirka 8 mnkr årligen. Kostnaderna täcks genom försäljning som främst sker till kommunens äldreboenden men också till personer med hemtjänstinsatser samt på den egna restaurangen. Utifrån en självkostnadskalkyl framtagen till socialnämnden framgår det att en lunch kostar mellan 44 kr 58 kr att producera beroende på om lunchen serveras i restaurangen eller fraktas till ett boende, kostnaden för en middag ligger mellan 43 kr 55 kr 2. Socialförvaltningens kostenhet omsätter cirka 8 mnkr. Resultatet för de tre senaste åren ser ut som följande, 2015: underskott 533 tkr, 2014: underskott 474 tkr och 2013: underskott 1 975 tkr. 6. Fördelar med en kommungemensam kostenhet Fördelarna med en gemensam kostenhet är uppdelade i fem delar, personal, effektivitet, ekonomi, kund och ledning och styrning. Personal Kompetensförsörjning är en förutsättning för en god måltidskvalitet, och påverkar även anställdas trivsel och engagemang i positiv riktning, en gemensam kostenhet ökar möjligheten till gemensamma utbildningar. Det leder också till ett ökat stöd i gemensamma frågor som hygien, service och leverantörkontakter. En gemensam kostenhet bidrar till fler arbetstillfällen för timanställda och deltidsanställda, då möjligheten att arbeta på flera ställen tillkommer. Till exempel Väsbygården är öppet på helger, vilket ger möjlighet till helgjobb. 2 Kostnaden är inklusive overhead, se bifogad självkostnadskalkyl. 7 145

Rent administrativt, leder en gemensam kostenhet till bättre översikt och planering gällande personal och deras arbetstider samt löneutbetalningar. Effektivitet En stor fördel med en kommungemensam kostenhet är att det skulle bli mer effektivt, då dubbelarbetet som förekommer idag skulle upphöra. Dubbelarbetet som förekommer i dagsläget och upphör vid en kommungemensam kostenhet är arbete kring centrala livsmedelsupphandlingar, tilläggsupphandlingar, näringsberäkningar och tillskrivningar 3. För nuvarande använder båda enheterna samma system för näringsberäkningar, men två personer genomför det istället för en. En gemensam kostorganisation ger en effektiv personalbemanning eftersom det är samma personalgrupp som berörs i alla enheterna. Det blir även effektivt genom att en gemensam kostenhet får en övergripande syn över hela kommunens måltidsbehov, där alla kunders behov tas tillvara på. Effektivare och mer kvalitetssäkert med arbetet kring livsmedelsavtal och avtalsuppföljning där alla kunders behov tas med, både äldres och barns då en övergripande helhetssyn finns kring måltiden och målgrupperna. Nuvarande gemensamma arbetsuppgifter (görs i vardera kostenhet): Leda och organisera kostverksamheter Näringsberäkningar och näringsberäkningssystemet Livsmedelsupphandling med kvalitetskrav, förfrågningsunderlag och utvärdering samt avtalsuppföljning Leverantörer kontakter (arbetskläder, livsmedel, rengöringsprodukter, transporter etc.) Upphandling av andra varor/tjänster som kostenheterna har gemensamt Transporter av mat till kunder Personalhantering och bemanning System för uppföljning av inköp Fakturahantering i DCE Fakturering Dessa arbetsuppgifter hanteras nuvarande både hos barn- och ungdomsförvaltningen och socialförvaltningen, med en gemensam kostenhet skulle dubbel hantering av arbetsuppgifterna försvinna och arbetet skulle bli effektivare. Ekonomi En gemensam kostorganisation har större möjligheter att ge en enhetlig bild över vad kommunernas olika typer av måltider kostar. Detta kommer i sin tur leda till en 3 Då leverantörer vill ändra i det upphandlade sortimentet granskas och godkänns förslagen. 8 146

möjlighet att effektivisera produktionen. I livsmedelsupphandlingar kommer stordriftsfördelarna hela måltidsverksamheten till gagn och man har större möjlighet att samplanera matsedlar utifrån upphandlade varor. Kund Möjlighet till ökad kompetens hos personal (beskrivet under personal) inom en gemensam kostenhet, leder till ökad måltidskvalitet gentemot kunden. I en kommande överenskommelse mellan kommun och landsting (finns beskrivet under punkt 4) krävs det dietistkunskap inom särskilt boende för äldre. En ökad dietistkunskap kommer i en gemensam kostenhet även till nytta för personal som jobbar med barn och elever. En gemensam kostenhet möjliggör för kunden att lättare få tillgång till kommunens kostorganisation. Styrning och ledning Med en gemensam kostenhet blir det möjligt att få en samlad överblick och styra måltidsverksamheten på alla nivåer utifrån kostpolicy och måldokument för Vallentuna kommun. Framtida implementering av kommande styrdokument underlättas också genom en gemensam kostenhet, exempelvis folkhälsostrategi och folkhälsopolicy. Detta sker genom att man gör en sammanhållen planering, genomför planerna, följer upp och analyserar hur det har gått för verksamheten samt åtgärdar och prioriterar utifrån resultatet. Kostpolicyn blir enhetlig för hela kommunens kunder oavsett vilken måltidsgrupp eller organisation individerna tillhör. Utifrån ett köks- och matsalsperspektiv kan kostenheten bidra med kunskap kring måltidssituationen för såväl äldre och demenssjuka som för barn och elever. 7. Risker med en gemensam organisation Riskerna med en gemensam kostenhet är uppdelade i fem delar, personal, effektivitet, ekonomi, kund och ledning och styrning. Personal Det finns en möjlighet att bemanningsorganisation i en gemensam kostenhet får utökad arbetsmängd, vilket måste tas i beaktning. Effektivitet 9 147

Om personalen på Väsbygården upplever en oro med en gemensam organisation kan det påverka arbetet och effektiviteten. Därmed är det viktigt att en dialog förs med personalen. Förändringen att högst ansvarig chef inte är på plats kan möjligen påverka arbetet och effektiviteten, detta måste diskuteras och beaktas. Ekonomi En gemensam kostenhet kommer behöva ta hänsyn till två typer av finansiering, barn- och ungdomsförvaltningens avdragsfinansiering och socialförvaltningens intäktsfinansiering, vilket behöver hållas isär så att intäkter och kostnader belastar rätt verksamheter. Båda förvaltningarnas kostverksamheter har under några år gått med underskott och detta är något som behöver ses över så att intäkter och kostnader kommer i balans. En eventuell risk är om den gemensamma kostorganisationen får överta en ekonomi i obalans som då belastar den framtida nämndens ekonomi. Kund Med tiden finns det även en risk för att kökspersonalen på Väsbygård känner mindre tillhörighet till äldreboendet med personal och boende, (till exempel som i skolan, där kökspersonalen uppfattar sig som vi och dem med skolans övriga personal). Detta kan möjligen medföra att fokuseringen mot kund går förlorad, vilket är en risk som måste beaktas. Ledning och styrning En gemensam kostenhet kommer få utökade administrativa uppgifter i och med organisationens storlek. Vidare arbetar äldreomsorgens kök till skillnad från skolornas kök även röda dagar och helger, vilket kräver utökad bemanning även administrativt. En annan risk är vem som är ansvarig chef på kvällar och helger, för eventuella operativa frågor från köket på Väsbygården. 8. Hur skulle en gemensam kostenhet kunna se ut? Nedan är ett förslag på struktur inom en gemensam kostenhet för Vallentunas alla måltider. Kostorganisation inom äldreomsorgen (SF) inordnas i barn- och ungdomsförvaltningens kostorganisation, som en enhet till. Den nya kostenheten består då av 6 stycken förskolekök, 9 stycken grundskolkök och ett gymnasium kök 10 148

samt köket inom äldreomsorgen. Alla kök leds av kökschefer. Kostenheten leds av en kostchef samt en biträdande kostchef. Kostchef Bitr. kostchef Administratör Förskolor, grundskolor och gymnasiet Kökschef/köksansvarig Äldreomsorg, LSS Kökschef Alla förskolor, grundskolor och gymnasiet i Vallentuna innehar en kökschef som i mottagningsköken går under benämningen skolmåltidsbiträde med ansvar och i förskolorna går de under titeln kock. Kökschefen på Väsbygården får ett likadant uppdrag som kökscheferna inom skolans kostorganisation har idag. Kökschef med budget personal- och arbetsmiljöansvar med uppdrag att följa kommunens kostpolicy, arbeta mot enhetens egna uppsatta mål och bidra till att kostorganisationen når sina mål. Kökschefen leder och fördelar det dagliga arbetet samt deltar i kostorganisationens ledningsgrupp och arbetar där med övergripande strategiska frågor. För att säkerhetsställa de äldres nutritionsstatus, kan en dietist arbeta ungefär 20 procent tillsammans med sjuksköterskorna på de särskilda boendena. Dietisten kan med fördel upphandlas som konsulttjänst och anlitas utefter behov. För att säkerhetsställa personalens trygghet under kvällar, helger och röda dagar bildas ett avtal mellan trygghetsjouren och chefen för verksamheten. Ett telefonnummer utges, vilket leder till att personalen vet vart de ska vända sig vid behov. Nya tjänster För att säkerställa att kvalitet i ledning och styrning inte påverkas av utökade administrativa arbetsuppgifter så bör en administrativ/ekonomisk tjänst till kostenheten tillsättas. Tjänster som inte kommer behövas i ny organisation Den tidigare kostchefen inom äldreomsorgen ersätts inte med nyrekryterad. 11 149

9. Utvärdering Utredningens resultat visar att det finns goda förutsättningar för en gemensam kostenhet, och att en placering inom barn- och ungdomsförvaltningen är att föredra. Utredningen visar på att barn- och ungdomsförvaltningens kostorganisation idag har goda organisatoriska förutsättningar för att integrera en mindre enhet som socialförvaltningens kostenhet. Genom att ge kökschefen på Väsbygården ett likadant uppdrag som kökscheferna inom skolans nuvarande kostorganisation skapas tydlighet i verksamheten. En kommungemensam kostenhet innebär många fördelar för personalen, med gemensamma utbildningar och stöd i gemensamma frågor som rör hygien, service och leverantörkontakter. Arbetet blir även mer effektivitet, då en del av det dubbelarbete som pågår för närvarande kommer att försvinna. Resultatet av utredningen visar att en kommungemensam kostorganisation har större möjlighet till att ge en enhetlig bild över vad kommunens olika typer av måltider kostar, vilket leder till en möjlighet att effektivisera produktionen. En kommungemensam kostenhet behöver dock ta hänsyn till två typer av finansieringar, barn- och ungdomsförvaltningens avdragsfinansiering och socialförvaltningens intäktfinansiering. Det är även viktigt att kostverksamhetens intäkter och kostnader ses över, så att en kommungemensam kostenhet inte får överta en ekonomi som befinner sig i obalans. Utvärderingen ser också att en dietist ska kopplas till den gemensamma kostenheten. Behovet kommer dels från den kommande överenskommelsen där dietistkunskap krävs samt att ökad dietistkunskap kan användas för utbildning av kökspersonal. Ökad dietistkunskap hos personalen kan vara till nytta vad gäller arbetet med kommunens kostpolicy både mot äldre och unga kunder, till exempel när det gäller specialkoster. 10. Fortsatt arbete Viktigt att tydliggöra ansvarsområden i en eventuell ny organisation I nuvarande kostorganisation på socialförvaltningen vid äldreomsorgen har en del arbetsuppgifter till äldreboendet utförts som nu särskiljs och inte kommer ingå i en eventuell ny kostorganisations arbetsuppgifter. Viktigt att alla dessa extra arbetsuppgifter tydliggörs för att undvika missförstånd i framtiden med åtföljande gnissel mellan personalgrupper. Finansieringen av måltider Måltider för de två nuvarande kostenheterna finansieras idag på olika sätt och kan i framtiden behöva harmoniseras. Det är även viktigt att kostverksamhetens intäkter och kostnader ses över för att säkerställa en ekonomi i balans. 12 150

Implementering av folkhälsostrategi och folkhälsopolicy i kommunens kostorganisation Under år 2016 kommer kommunen implementera en folkhälsostrategi och folkhälsopolicy i kommunens kostorganisation, genom denna implementering tillkommer nya styrdokument till kostorganisationen. 13 151