Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna November 2014 Vellinge kommun Granskning av hantering av föreningsbidrag
Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Syfte och avgränsning...3 2.3. Revisionskriterier...3 2.4. Metod...4 3. Bidragsverksamheten i Vellinge kommun...5 3.1. Måluppfyllelse och organisation....5 3.2. Budget och utbetalda föreningsbidrag...5 4. Omsorgsnämnden/Omsorgsavdelningen...6 4.1. Styrning och organisation...6 4.2. Intern kontroll och uppföljning...7 4.3. Stickprov...7 4.4. Vår bedömning...8 5. Nämnden för gemensam medborgarservice/fritidsavdelningen...8 5.1. Styrning och organisation...8 5.2. Intern kontroll och uppföljning...10 5.3. Stickprov...11 5.4. Vår bedömning...11 6. Sammanfattande bedömning...13 6.1. Bedömning utifrån revisionsfrågor...13 6.2. Slutsats och rekommendationer...15 Källförteckning...16 1
1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vellinge kommun granskat hantering av föreningsbidrag. Det övergripande syftet var att bedöma ansvariga nämnders styrning, uppföljning och interna kontroll avseende hantering av föreningsbidrag. Omsorgsnämnden ansvarar för föreningsbidrag inom socialtjänstens ansvarsområde, medan nämnden för gemensam medborgarservice (NGM) hanterar föreningsbidrag som avser barnoch ungdomsverksamheten i kommunen. Inom omsorgsnämnden är det omsorgsavdelningen som har ansvar för föreningsbidragen, medan i NGM är det fritidsavdelningen som hanterar bidragen. Vår sammanfattande bedömning är att omsorgsnämnden och nämnden för gemensam medborgarservice har en svag styrning avseende utbetalning av föreningsbidrag samt att nämndernas uppföljning och interna kontroll kan stärkas. Utifrån de stickprov som granskarna tagit del av bedömer vi att ansvariga nämnder följer de regler och normer som finns för hanteringen av föreningsbidrag. Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsåtgärder/rekommendationer: Omsorgsnämnden bör tydliggöra och uppdatera befintliga regler för bidrag till ideella föreningar verksamma inom socialtjänstens ansvarsområde. Det bör av reglerna tydligt framgå mål, syfte och regler för nämndens utbetalning av föreningsbidrag. Vidare bör nämndens krav på uppföljning tydligt framgå av styrdokumentet. Omsorgsnämnden bör tillse att dokumenterade rutiner för handläggning av ansökningar upprättas. NGM bör tillse att befintlig fritids- och kulturplan för Vellinge kommun uppdateras så att den överensstämmer med den politiska organisationen. NGM bör tydliggöra och uppdatera befintliga normer för föreningsbidrag. Det bör av normerna tydligt framgå mål, syfte och regler för nämndens utbetalning av föreningsbidrag. Vidare bör nämndens krav på uppföljning tydligt framgå av styrdokumentet. 2
2. Inledning 2.1. Bakgrund Av reglementet med gemensamma bestämmelser för kommunstyrelsen och nämnderna i Vellinge kommun framgår av 5 att kommunstyrelsen och nämnderna ska besluta om bidrag till föreningar och övriga organisationer inom sina respektive ansvarsområden, och inom ramen för gällande lagstiftning och de regler och riktlinjer i övrigt som kan vara fastställda av kommunfullmäktige. Eftersom beslut om bidrag nästan helt uteslutande grundar sig på de handlingar och uppgifter som föreningarna själva skickar in samt att omfattningen på bidraget styrs av den statistik som föreningarna rapporterar avseende antalet deltagare finns det en generell risk att bidrag beviljas på felaktiga uppgifter. Utifrån denna generella risk har revisorerna i Vellinge kommun, utifrån sin risk- och väsentlighetsanalys, beslutat att granska kommunstyrelsen samt ansvariga nämnders styrning, uppföljning och interna kontroll avseende hanteringen av föreningsbidrag. 2.2. Syfte och avgränsning Granskningens övergripande syfte är att bedöma den styrning, uppföljning och interna kontroll som omsorgsnämnden och nämnden för gemensam medborgarservice bedriver avseende föreningsbidrag. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Hur stora föreningsbidrag delas ut årligen? Hur ser storleken på föreningsbidragen ut jämfört med tidigare år? Finns ett tydligt regelverk samt ändmålsenliga rutiner för bidragsgivning för samtliga bidragsformer? Finns ett tydligt regelverk för vad som händer när föreningarna inte uppfyller bidragsvillkoren? Hur rapporteras resultaten av uppföljningarna till kommunstyrelsen/nämnden? Finns system och rutiner för internkontroll avseende föreningsbidrag? 2.3. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs revisionskriterierna av: Kommunallagen I 6 kap 7 anges att nämnder var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Vellinges Vision 2012 Inom området Fritid och Kultur, som är ett av fullmäktige beslutade målområdet framgår inriktningsmålet om att Vellinge kommun ska ha ett brett utbud av olika aktiviteter. 3
Budget 2014 med ekonomisk plan 2015-2016 Vellinge kommun har som ett inriktningsmål att ha ett brett utbud av aktiviteter inom fritid och kultur. Målet mäts med hjälp av ett Nöjd-Region-Index ( Fritidsmöjligheter ), vilket avser medborgares bedömning av fritidsmöjligheterna i kommunen enligt SCB:s Medborgarundersökning. Reglemente för gemensamma bestämmelser för kommunstyrelsen och nämnderna i Vellinge kommun 1 I reglementet anges att nämnderna ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör kommunstyrelsens eller annan nämnds verksamhet. Samråd bör även ske med föreningar och organisationer i kommunen när dessa är särskilt berörda ( 6). Vidare ska delegeringsbeslut anmälas till kommunstyrelsen eller nämnden, som bestämmer i vilken ordning och på vilket sätt det skall ske. Reglemente för omsorgsnämnden i Vellinge kommun 2 Nämnden ska, enligt 5, kunna ge riktat stöd till inrättningar, organisationer, och enskilda eller grupper av enskilda, vilka är verksamma inom nämndens ansvarsområde. Vidare framgår att nämnden ska kunna ge ersättning till pensionärsförening eller annan förening för fullgörande av sådan uppgift inom ansvarsområdet som nämnden vill stödja enligt sitt uppdrag och sina mål, och som nämnden får stödja enligt gällande lagstiftning. Reglemente för nämnden för gemensam medborgarservice 3 Nämnden ansvarar för kommunens fritidsverksamhet, vilket innebär finansiering, målformulering, uppföljning, kontroll och utvärdering av kommunens uppgifter inom fritidsverksamheten ( 7). Nämnden ska i enlighet med gällande reglemente även följa utvecklingen i de frågor som gäller fritidsverksamheten, samt ha en fortlöpande dialog med föreningar i frågor inom nämndens ansvarsområde. Nämnden ansvarar också för kommunens system för föreningsstöd för barn- och ungdomsverksamhet och ska fördela generella föreningsbidrag till barn- och ungdomsverksamhet, samt handlägga ansökningar om olika föreningsbidrag från fritidsföreningar. Det framgår även att NGS ansvarar för att kontinuerligt följa upp och kontrollera verksamheten och utvärdera resultat mot fastställda mål och kvalitetsnivåer. Uppföljning och utvärdering ska avse såväl kvantitativa som kvalitativa mål. I den kvalitativa uppföljningen och utvärderingen ska inriktningen i första hand, enligt reglementet, vara på de effekter verksamheten får för den enskilda medborgaren. 2.4. Metod Initialt genomfördes en kartläggning av vilka sorters föreningsbidrag som beviljas samt vilka nämnder som ansvarade för dessa bidrag. Därefter lokaliserades vilka avdelningar inom kommunen som hanterar handläggningen av dessa bidrag. Granskningen baseras på dokumentstudier samt intervjuer med chefen för fritidsavdelningen samt chefen för omsorgsavdelningen. Utifrån kartläggningen genomfördes även en stickprovskontroll bestående av 8 bidragsansökningar från 2014 och 2 bidragsansökningar från 2013. Vid intervjuerna har revisorerna Göran Wettbo och Ulrika Gustafsson deltagit. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 1 Gäller fr.o.m. 2011-01-01 2 Gäller fr.o.m. 2011-01-01 4
3. Bidragsverksamheten i Vellinge kommun 3.1. Måluppfyllelse och organisation. Kommunens vision ( Bästa möjliga livskvalité för dig ) innefattar målbeskrivningen om att ge kommunens invånare ett brett utbud av olika fritidsaktiviteter. Enligt årsredovisningen 2013 lever kommunen upp till målet vilket avser ett brett utbud av aktiviter inom fritid och kultur. I Budget 2014 framgår att kommunen arbetar utifrån en fritids- och kulturplan från 1996-11- 27 (KF 73). I denna framgår kommunala- och lokala mål. De kommunala målen avser en verksamhetsövergripande, allmän del och därefter en verksamhetsknuten, särskild del. I fritids- kulturplanen framgår att det på varje enhet skall finnas arbetsplaner som följer upp de kommunala målen. De ska uttrycka verksamhetens ambitioner att förverkliga fritids- och kulturverksamhetens mål. Vidare framgår av planen att all verksamhet inom M-förvaltningen ska utvärderas kontinuerligt. Utvärderingen ska ske utifrån M-nämndens mål. Särskilt fokus är att följa upp och utvärdera medborgarnas synpunkter och attityder till verksamheten. Tidigare har M-nämnden ansvarat för hanteringen av föreningsbidrag i Vellinge kommun. Efter omorganisationen delades ansvaret upp mellan omsorgsnämnden och nämnden för gemensam medborgarservice (NGM). Omsorgsnämnden betalar idag ut föreningsbidrag inom socialtjänstens ansvarsområde, medan NGM ansvarar över föreningsbidrag som avser barn- och ungdomsverksamheten i kommunen. Inom omsorgsnämnden ansvarar omsorgsavdelningen för hantering av föreningsbidrag. I NGM är det fritidsavdelningen som har detta ansvar. 3.2. Budget och utbetalda föreningsbidrag Bidragsverksamheten omfattar sedan 2010 totalt 14 490 082 kr. I tabellerna nedan framgår omfattningen på omsorgsnämnden- och NGM:s utbetalningar av föreningsbidrag 2010 2014. Omsorgsnämnden 76 000 74 000 72 000 70 000 68 000 66 000 64 000 62 000 60 000 58 000 56 000 2010 2011 2012 2013 2014 Utbetalade föreningsbidrag, kr Intern budget för föreningsbidrag Mellan 2010 2014 har nämnden betalat ut mellan 50 500 kr (2013) och 75 000 kr (2012). Totalt har omsorgsnämnden betalat ut 341 500 kr mellan 2010-2014, i form av föreningsbidrag inom socialtjänstens ansvarsområde. Av tabellen ovan framgår även nämndens interna budget för föreningsbidrag. Notera att det innefattar både vård och omsorg, samt individ- och familjeomsorg. Under 2012 överskreds nämndens budget med 5
2000 kr. Enligt chefen för omsorgsavdelningen ställdes beloppet i proportion till den övriga budgeten, och godkändes som rimlig. Tabellen visar att nämnden under de andra åren inte överskridit budget. 3 100 000 3 000 000 2 900 000 2 800 000 2 700 000 2 600 000 2 500 000 2 400 000 2 300 000 Nämnden för gemensam medborgarservice 2010 2011 2012 2013 2014 Utbetalade föreningsbidrag, kr Internbudget för föreningsbidrag Mellan 2010 2014 har NGM betalat ut mellan 2 723 654 kr (2011) och 3 035 685 kr (2010). Totalt har NGM betalat ut 14 148 582 kr. Tabellen visar att nämndens interna budget för föreningsbidrag överskridit samtliga år som granskats. Enligt chefen för fritidsavdelningen motiveras detta i årsredovisningen. Motiveringen har enligt uppgift inte ifrågasatts av nämnden eftersom det kopplas till det kommunövergripande målet om ett brett utbud av aktiviteter. Vi noterar att följsamheten mellan internbudgeten och utbetalade föreningsbidrag förbättrats 2013 och 2014. 4. Omsorgsnämnden/Omsorgsavdelningen 4.1. Styrning och organisation I Budget 2014 finns ingen särskild målsättning avseende föreningsbidrag. Däremot har nämnden beslutat om regler för bidrag till ideella föreningar verksamma inom socialtjänstens ansvarsområde. Av reglerna framgår att nämnden årligen i samband med budget ska besluta om det totala anslaget som är möjligt att fördela. I reglerna anges att ideella föreningar som är knutna till en riksorganisation och som på frivillig bas bedriver stödjande eller förebyggande verksamhet inom socialtjänstens ansvarsområde kan söka föreningsbidrag från kommunen. Utöver föreningsbidrag betalar omsorgsnämnden ut aktivitetsbidrag, aktivitetspeng, samt ett specifikt bidrag till kvinnojouren och kommunens brottsofferjour. Kravet är att verksamheten ska utformas så att medborgare i kommunen kan ta del av verksamheten/aktiviteten. Vi noterar att styrdokumentet inte är uppdaterat sedan 2008-08-19 samt att det i dokumentet finns hänvisningar till M-nämnden som upphört. Vidare framgår det inte av reglerna vad som gäller när en förening inte uppfyller bidragsvillkoren. Av intervjuer framgår att en förening i dessa fall kontaktas för komplettering av ansökan. Är det ett återkommande problem kan det, enligt uppgift, resultera i att föreningen inte är kvalificerad för bidrag vid nästa års prövning. Chefen för omsorgsavdelningen hyser dock stor tillit till de föreningar som ansöker om bidrag, och det är sällan som felaktigheter uppkommer som inte senare kan redas ut vid ett möte. Av intervjuerna framgår att chefen för omsorgsavdelningen arbetar efter reglerna även om de ej är uppdaterade. 6
4.1.1. Rutiner för handläggning De dokumenterade rutinerna för handläggning av ansökningar utgörs av nämndens regler för bidrag till ideella föreningar. Det finns ingen särskild blankett för att ansöka om föreningsbidrag riktat mot socialtjänstens ansvarsområde. Av intervjuer framgår att ansökningar om bidrag från omsorgsnämnden ofta inkommer till kommunen i form av ett brev från föreningen. Av de dokumenterade reglerna framgår dock att ansökan ska innehålla viss information. Enligt reglerna ska följande information bifogas en ansökan för att den ska vara komplett: hur mycket bidrag verksamheten ansöker om vilket bidrag som söks vad bidraget ska användas till tydligt att verksamheten/aktiviteterna vänder sig till kommuninvånarna och att verksamheten/aktiviteten skapar ett mervärde verksamhetsberättelse Utifrån inkomna ansökningar värderas och rangordnas de olika ansökningarna utifrån vilka föreningar som för det kommande verksamhetsåret kan erbjuda största möjliga mervärde för kommuninvånarna. Bedömningen om vilken förening som ska tilldelas bidrag innefattar även hur många kommuninvånare som berörs av verksamheten/aktiviteten, samt hur aktiv föreningen är. Det totala ekonomiska anslaget fördelas därefter mellan de olika föreningarna. Vid intervjuerna framförs att det under hösten 2014 ska genomföras en översyn av befintliga regler för föreningsbidrag. 4.2. Intern kontroll och uppföljning I årsredovisningen framgår ej något om den interna kontrollen eller nämndens uppföljning avseende föreningsbidrag. Av vad som framgår av intervjuer sker en kontroll vid hantering av ansökan för att säkerställa att samtliga efterfrågade handlingar och krav är bifogade ansökan när den har registreras i det kommungemensamma ärendehanteringssystemet W3D3. Enligt chefen för omsorgsavdelningen har förvaltningen diskuterat föreningsbidrag inom ramen för arbetet med den interna kontrollen. Eftersom aktiviteten avseende föreningsbidrag inte utgör en tillräckligt stor risk, har den inte hanterats i nämndens interna kontrollplan. Chefen för omsorgsavdelningen har delegation från nämnden att besluta om tilldelning av bidrag utifrån tilldelad ekonomisk ram. En redovisning av vilka föreningar som blivit tilldelade föreningsbidrag, samt hur mycket, återrapporteras till nämnden enligt rutinen för anmälan av delegationsbeslut. Av protokollgranskning framgår att delegationsbeslutet om beviljande av föreningsbidrag har återrapporterats 2013 och 2014. Rapporteringen innefattar information om vilka föreningar som ansökt samt omfattningen på beviljat bidrag. En uppföljande rapport av förgående års verksamhet tillhandahålls inte nämnden. 4.3. Stickprov Inom ramen för granskningen har en stickprovsgranskning genomförts. Vi har valt att granska två föreningsbidrag utbetalade av omsorgsnämnden 2013. I tabellen nedan framgår vilken förening bidraget avser, samt huruvida kraven på dokumentation uppfylls. 7
Stickprov Utbetalt bidrag 2014 Vilket bidrag som ansökan avser Vad bidraget ska användas till Verksamhetsberättelse Rapport Föräldraföreningen mot narkotika i Malmö Vellinge Demensförening 15 000 kr Föreningsbidrag Framgår Bifogad 12 500 kr Föreningsbidrag Framgår Bifogad Inkom 2013-11- 18 Inkom 2013-11- 29 4.4. Vår bedömning Nämnden ska enligt reglementet, 5, kunna ge riktat stöd till organisationer och föreningar för uppgift inom ansvarsområdet som nämnden vill stödja enligt sitt uppdrag och sina mål. Vår bedömning är att omsorgsnämnden arbetar i enlighet med gällande reglemente avseende utbetalning av föreningsbidrag. Vi bedömer dock att nämndens styrning av föreningsbidragen varit svag. Omsorgsnämnden bör tydliggöra och uppdatera befintliga regler för bidrag till ideella föreningar verksamma inom socialtjänstens ansvarsområde. Det bör av reglerna tydligt framgå mål, syfte och regler för nämndens utbetalning av föreningsbidrag. Vidare framgår av nämndens reglemente, 1, att nämnden har ansvar för att löpande följa upp och kontrollera verksamheter som berör nämndens ansvarsområde. Föreningsbidrag har diskuterats i samband med den interna kontrollen men eftersom den inte utgjort en tillräcklig stor risk har den inte hanterats i nämndens interna kontrollplan. Vi bedömer dock att nämnden kan stärka sin uppföljning och interna kontroll genom att föreningarnas redogörelser för föregående år tillhandahålls. Avslutningsvis bedömer vi utifrån stickprovsgranskningen att handläggningen uppfyller de krav som ställs av nämnden i reglerna för bidrag till ideella föreningar verksamma inom socialtjänstens ansvarsområde. 5. Nämnden för gemensam medborgarservice/fritidsavdelningen 5.1. Styrning och organisation Föreningar som har ungdomsverksamhet i Vellinge kommun kan ansöka bidrag från kommunen. I Budget 2014 framgår att kommunen arbetar utifrån en Fritids- och kulturplan från 1996-11-27. I planen framgår att kommunens roll inom ramen för fritid är att stödja och underlätta föreningars verksamhet. Kommunens stöd till verksamheterna ska utformas så att flickor och pojkar får del av lika mycket. I Budget 2014 framgår även NGM s verksamhetsmål som brutits ner från det kommunövergripande målet för Fritid och Kultur och är enligt följande. Öka tillgänglighet och service inom kultur- och fritidsverksamheten utifrån ett medborgarperspektiv. Med bakgrund av resultat från enkätundersökningar bedömdes målet som uppfyllt 2013. Nämndens andra verksamhetsmål 2014 med koppling till Fritid och Kultur, och som även presenteras i kommunens Fritids- och kulturplan, är följande: 8
Ha ett brett utbud som attraherar lika många flickor som pojkar. Det ska enligt chefen för fritidsavdelningen vara en jämn fördelning mellan könen i föreningarnas verksamhet som bedrivs i kommunens lokaler. Med hjälp av stickprov bedömdes målet som uppfyllt 2013. Chefen har delegation från NGM att besluta om fördelningen av föreningsbidrag utifrån tilldelad budgetram. Av intervjun framgår att samtliga föreningar som uppfyller nämndens bidragskrav får ansökan beviljad. Fritidsavdelningen arbetar efter ett dokument kallat Bidragsnormer, vilket tydliggör vilka bidrag som finns, hur mycket bidrag föreningar kan ansöka om, samt att föreningen i sin ansökan ska bifoga verksamhetsberättelse och årsbokslut. Utöver det som anges i bidragsnormerna framgår av intervjuer att nämnden endast ger föreningsbidrag till föreningar som tillhör Riksidrottsförbundet. I bidragsnormerna, 7, framgår att M-nämnden äger rätt att avslå bidragsansökan, samt att missbruk och lämnande av oriktiga uppgifter kan medföra att föreningen blir återbetalningsskyldig, och/eller avstängd från fortsatt bidragsgivning. I bidragsnormerna presenteras framgår följande bidragstyper Grundbidrag Bidraget beviljas till förening enligt följande beräkningsgrund: Förening med upp till 50 medlemmar erhåller 800 kr/år Förening med upp till 100 medlemmar erhåller 1500 kr/år Förening med upp till 300 medlemmar erhåller 3000 kr/år Förening med över 300 medlemmar erhåller 5000 kr/år Lokalbidrag Bidraget beviljas med 75 % av föreningens kostnader för anläggningar och lokaler närmast föregående redovisningsår, dock med högst 16 500 kr. Bidraget utgår endast till förening som av sitt totala medlemsantal har minst 50 % mantalsskrivna medlemmar i Vellinge kommun som är under 18 år. Lokalt aktivitetsstöd Till organisationen som bedriver verksamhet i enlighet med regler för lokalt aktivitetsstöd för åldersgruppen från 6 år till 18 år beviljas bidrag med 3,50 kr per deltagare. Lokalt aktivitetsstöd ska sökas före den 30 juni och 31 december. Ledarutbildningsbidrag Ledarutbildningsbidrag beviljas till kursavgift och reseersättning enligt billigaste färdsätt. För föreningens sammanlagda utbildning bevilja 22 kr per medlem och år. Administratörs- och instruktörsbidrag Bidraget beviljas till föreningens verifierade kostnader (lön och social avgifter) för administratörer/instruktörer som verkar i föreningens ungdomsarbete. Bidragets storlek är beroende av antalet medlemmar och antalet deltagare enligt reglerna för lokalt aktivitetsstöd och beräknas på närmst föregående års redovisning. Vi noterar att det inte framgår av dokumentet när det är beslutat men vi noterar att det i dokumentet hänvisas till M-nämnden, en nämnd som upphört efter en omorganisation i kommunen. Enligt chefen för fritidsavdelningen använder sig NGM av dokumentet i sin styrning av föreningsbidrag som är riktad mot barn- och ungdomsverksamhet. 9
5.1.1. Rutiner för handläggning Det finns inte något samlat dokument som tydliggör rutiner för handläggningen av ansökningar om föreningsbidrag. Av bidragsnormerna, utifrån intervju och information på kommunens hemsida beskrivs dock följande rutin: Ansökan om föreningsbidrag ska skickas till kommunen i början av varje år och grundar sig på uppgifter från föregående år. En ansökan lämnas in för hela verksamhetsåret och utbetalning sker två gånger per år (i maj och september). Enligt chefen för fritidsavdelningen görs detta med syfte att hjälpa föreningarna att sprida ut utgifter under året. För att nämnden ska betala ut föreningsbidrag måste det till ansökan bifogas verksamhetsberättelse och bokslut från föregående år. En blankett för ansökan om föreningsbidrag avseende ungdomsverksamhet finns på kommunens hemsida. På blanketten ska det totala antalet deltagare fyllas i tillsammans med information om hur fördelningen ser ut mellan flickor och pojkar. Enligt chefen för fritidsavdelningen är det viktigt att föreningarna delger hur fördelningen mellan könen ser ut i verksamheten. Syftet är att uppfylla kommunens målsättning om att ha ett brett utbud av aktiviteter i kommunen som attraherar lika många flickor som pojkar. Av ansökan ska det även gå att utläsa vilka ledarutbildningsinsatser som genomförts under föregående verksamhetsår. När ansökan har kommit in till förvaltningen kontrolleras huruvida den uppfyller uppställda krav, samt om samtliga dokument är bifogade. Om det saknas något i ansökan tar avdelningschefen generellt kontakt med aktuell förening och begär in kompletteringar. Vid en omorganisation sammanställde kommunen samtliga kategorier av bidrag på en och samma blankett, vilken är den som föreningar idag får fylla i för att söka bidrag hos kommunen. Det är även den blanketten som finns tillgänglig på kommunens hemsida. Enligt chefen för fritidsavdelningen är syftet med att samla alla bidragsformer på en blankett att förenkla för kommunenens föreningsliv, samt att minska det administrativa arbetet. 5.2. Intern kontroll och uppföljning I årsredovisningen 2013 framgår information om nämndens utbetalningar av föreningsbidrag. Chefen för fritidsavdelningen genomför enligt uppgift 5 stickprov/år. Vid stickproven kontrolleras fem föreningars deltagarlistor i syfte att säkerställa att kommunen inte betalar ut mer bidrag än vad föreningen har rätt till. Enligt uppgift finns ambitioner att i framtiden även kontrollera statisken avseende flickor och pojkar i syfte att stärka kommunens mål om att erbjuda fritidsaktiviteter till både flickor och pojkar. Av intervjuer framgår att enkäter genomförs för att mäta och följa upp medborgarnas åsikter. Dock upplever chefen för fritidsavdelningen att det finns en s.k. enkättrötthet i kommunen, vilket bidragit till att kommunen minskat antalet enkäter och istället utformat dem till att bli mer detaljerade för att öka svarsfrekvensen. NGM får, i samband med redovisning av delegationsbeslut, en redogörelse från fritidsavdelningen av ärendet, beslutet, vem som fattat beslutet, samt vilken tidpunkt som beslutet fattats. 10
5.3. Stickprov En sammanställning av stickprovsgranskningen framgår i tabellen nedan. I tabellen anges huruvida granskade stickprov uppfyller de dokumentationskrav som anges i nämndens bidragsnormer avseende ansökan: Stickprov IK Finish BK Näset Höllviken Vellinge IF Marizz Dans i Höllviken Skanör Falsterbo TK Vellinge Näset Simklubb Höllvikens Boxningsklubb Kämpinge gymnastikförening Utbetalt bidrag 2014 111 436 kr 280 678 kr 166 808 kr Antal deltagare Totalt antal flickor/pojkar Ledarutbildnin gsinsatser från föregående år Verksamhets berättelse Bokslut 88 738 kr 138 774 kr 164 862 kr 86 190 kr 98 684 kr 5.4. Vår bedömning Enligt reglementet ansvarar NGM för kommunens fritidsverksamhet, vilket omfattar finansiering, målformulering, uppföljning, kontroll och utvärdering ( 7). Vidare framgår att NGM ansvarar för kommunens system för föreningsbidrag till barn- och ungdomsverksamhet, samt att handlägga ansökningar om olika föreningsbidrag från fritidsföreningar. Chefen för fritidsavdelningen har delegation från NGM att besluta om fördelningen av föreningsbidrag utifrån tilldelad budgetram. Enligt 1 i nämndens reglemente ska nämnden arbeta aktivt med medborgarkontakter, och genom dialog med medborgarna inhämta information och kartlägga behov, önskemål och krav inom nämndens ansvarsområde. Nämnden använder sig av enkäter för att mäta och följa upp medborgarnas åsikter vilket enligt vår bedömning är ett sätt att leva upp till uppdraget att inhämta information och kartlägga behov avseende föreningsbidragen. Vår bedömning är att NGM arbetar i enlighet med gällande reglemente avseende utbetalning av föreningsbidrag. Vi bedömer dock att nämndens styrning av föreningsbidragen varit svag. I Fritids- och kulturplanen framgår kommunala och lokala mål. Den berör organisation (ej handläggning av föreningsbidrag), personal, lokaler, arbetsmiljö och hur utvärdering/uppföljning ska hanteras. Vi noterar dock att planen inte är uppdaterad i enlighet med kommunens befintliga politiska organisation. I nämndens normer för bidrag finns ingen övergripande målsättning för föreningsbidragen. Vi noterar att bidragsnormerna inte heller är uppdaterade enligt befintlig politisk organisation. NGM bör tydliggöra och uppdatera Fritids- 11
och kulturplanen samt befintliga Normer för bidrag. Det bör av normerna tydligt framgå mål, syfte och regler för nämndens utbetalning av föreningsbidrag. I dokumentet bidragsnormer anges vissa krav och i viss utsträckning beskrivs rutiner för handläggning. Det finns information på hemsidan och inom förvaltningen har det utvecklats en rutin för handläggningen. Vi bedömer att ett samlat regelverk avseende föreningsbidrag samt dokumenterade rutiner för handläggning skulle stärka nämndens styrning och i större utsträckning säkerställa en ändamålsenlig hantering. Av reglementet framgår att nämnden ansvarar för finansiering, målformulering, uppföljning, kontroll och utvärdering av kommunens uppgifter inom fritidsverksamheten ( 7). Av vad som framgår av granskningen sker en redovisning av utbetalat föreningsbidrag i samband med redovisning av delegationsbeslut i nämnden en gång per år. Vidare finns viss information i årsredovisningen. Dock framgår av granskningen att fritidsavdelningen inte återrapporterar resultatet av genomförda stickprov till NGM. Vi bedömer att nämndens uppföljning och interna kontroll av föreningsbidragen kan stärkas. Avslutningsvis bedömer vi utifrån stickprovsgranskningen att handläggningen uppfyller de krav som ställs av nämnden i bidragsnormerna och på upprättad blankett. 12
6. Sammanfattande bedömning 6.1. Bedömning utifrån revisionsfrågor Hur stora föreningsbidrag delas ut årligen? Hur ser storleken på föreningsbidragen ut jämfört med tidigare år? Se tabell på s.5 och s.6. I stycke 3.2 framgår omfattningen på utbetalda föreningsbidrag under perioden 2010-2014. Vi kan av statistiken konstatera att utbetalningar haft samma nivå under denna period inom omsorgsnämnden. I NGM är skillnaderna större. Vi noterar att följsamheten mellan internbudgeten och utbetalade föreningsbidrag förbättrats 2013 och 2014 avseende föreningsbidrag riktade mot barn- och ungdomsverksamheten i kommunen. Finns ett tydligt regelverk samt ändamålsenliga rutiner för bidragsgivning för samtliga bidragsformer? Omsorgsnämndens regler rörande föreningsbidrag är daterade 2008. Vi bedömer att regelverket för bidragsgivning inte är tillräckligt tydligt. Utifrån vad som framkommer av intervjuerna bedömer vi att det finns en utarbetad rutin för hur ansökningar om bidrag hanteras. Vidare anges i reglerna vilken dokumentation som ska bifogas en ansökan. Vi bedömer dock att dokumenterade rutiner för handläggning i större utsträckning skulle säkerställa en ändamålsenlig hantering. I kommunens fritids- och kulturplan framgår kommunala och lokal mål för fritidsverksamheten. Hantering av föreningsbidrag framgår ej av planen. Planen är från 1996-11-27. Vidare noterar vi att den inte har uppdaterats utifrån kommunens politiska organisation. I styrdokumentet Bidragsnormer regleras NGM:s fördelning av föreningsbidrag. Vi bedömer att regelverket för bidragsgivning inte är tillräckligt tydlig. Utifrån vad som framkommer av intervjuerna samt av dokumentation bedömer vi att det finns en utarbetad rutin för hur ansökningar om bidrag hanteras. Vidare anges i reglerna vilken dokumentation som ska bifogas en ansökan. Vi bedömer dock att dokumenterade rutiner för handläggning i större utsträckning skulle säkerställa en ändamålsenlig hantering. Finns ett tydligt regelverk för vad som händer när föreningarna inte uppfyller bidragsvillkoren? Omsorgsnämnden har inte några dokumenterade riktlinjer vilka avser hur man hanterar föreningar som ej uppfyller bidragsvillkoren. Avdelningschefen för omsorgsavdelningen har förvaltningen en stor tillit till föreningarna, och om större felaktigheter upptäckts kallas föreningarna till ett möte där de tillsammans med förvaltningen utreder vad som gått fel. I NGM:s bidragsnormer framgår att nämnden äger rätten att avslå bidragsansökan, samt att missbruk och lämnande av oriktiga uppgifter kan medföra att föreningen blir återbetalningsskyldig, och/eller avstängd från fortsatt bidragsgivning. Hur rapporteras resultaten av uppföljningarna till kommunstyrelsen/nämnderna? Till omsorgsnämnden återrapporteras beslut om föreningsbidrag inom ramarna för återanmälan av delegationsbeslut. Det sker ingen återrapportering av den uppföljning som begärs in från föreningarna vid handläggningen av ansökan. 13
Till NGM återrapporteras beslut om föreningsbidrag inom ramarna för återanmälan av delegationsbeslut. Vidare återrapporteras enkätresultatet inom ramarna för bedömning av måluppfyllelse i årsredovisningen. Denna information återrapporteras således även till kommunstyrelsen. Fritidsavdelningen rapporterar inte resultatet av genomförda stickprov. Finns system och rutiner för intern kontroll avseende föreningsbidrag? När en ansökan inkommit till omsorgsförvaltningen kontrolleras den för att säkerställa att den uppfyller de krav som kommunen har samt att efterfrågade handlingar finns bifogade. Enligt avdelningschefen för omsorgsavdelningen har föreningsbidrag diskuterats inom ramen för intern kontroll, dock har det ansetts ha för låg risk- och väsentlighet vilket resulterat i att den inte behandlats i nämndens interna kontrollplan. Beslut om utbetalde föreningsbidrag redogörs i omsorgsnämnden i samband med redogörelsen av delegationsbeslut. Vi bedömer att det finns system för intern kontroll avseende föreningsbidrag men att omsorgsnämnden bör stärka systemet. Fritidsavdelningen genomför stickprov fem gånger per år för att kontrollera deltagarlistor hos föreningar i kommunen. Vidare görs en kontroll av t.ex. ansökningar när de kommer in till fritidsavdelningen. Fritidsavdelningen använder sig även av enkäter för att stämma av medborgares åsikter om fritidsaktiviteter, lokaler etc. Vi bedömer att det finns system för intern kontroll avseende föreningsbidrag men att NGM bör stärka systemet. 14
6.2. Slutsats och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning är att omsorgsnämnden och nämnden för gemensam medborgarservice har en svag styrning avseende utbetalning av föreningsbidrag samt att nämndernas uppföljning och interna kontroll kan stärkas. Utifrån de stickprov som granskarna tagit del av bedömer vi att ansvariga nämnder följer de regler och normer som finns för hanteringen av föreningsbidrag. Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsåtgärder/rekommendationer: Omsorgsnämnden bör tydliggöra och uppdatera befintliga regler för bidrag till ideella föreningar verksamma inom socialtjänstens ansvarsområde. Det bör av reglerna tydligt framgå mål, syfte och regler för nämndens utbetalning av föreningsbidrag. Vidare bör nämndens krav på uppföljning tydligt framgå av styrdokumentet. Omsorgsnämnden bör tillse att dokumenterade rutiner för handläggning av ansökningar upprättas. NGM bör tillse att befintlig fritids- och kulturplan för Vellinge kommun uppdateras så att den överensstämmer med den politiska organisationen. NGM bör tydliggöra och uppdatera befintliga normer för föreningsbidrag. Det bör av normerna tydligt framgå mål, syfte och regler för nämndens utbetalning av föreningsbidrag. Vidare bör nämndens krav på uppföljning tydligt framgå av styrdokumentet. Vellinge kommun den 4 november 2014 Anna Hammarsten EY Sofie Bredberg EY 15
Källförteckning Intervjuer Mats Persson, avdelningschef för Fritidsavdelningen Catharina Byström, avdelningschef för Omsorgsavdelningen Dokument Budget 2014 Vellinges Vision 2012 Reglemente med gemensamma bestämmelser för kommunstyrelsen och nämnderna i Vellinge kommun Omsorgsnämndens reglemente Nämnden för gemensam medborgarservices reglemente Omsorgsnämndens delegationsordning Nämnden för gemensam medborgarservices delegationsordning Regler för bidrag till ideella föreningar verksamma inom socialtjänsten ansvarsområde Bidragsnormer Stickprov: o Ansökningar o Verksamhetsberättelser o Bokslut 16