Anmälan mot Södertörns högskola angående handläggningstid

BESLUT 1(7) Avdelning Juridiska avdelningen Handläggare Sofia Tiberg 08-563 088 38 sofia.tiberg@uka.se Södertörns högskola Rektor 141 89 Huddinge Anmälan mot Södertörns högskola angående handläggningstid av disciplinärenden m.m. Beslutet i korthet: I en anmälan till Universitetskanslersämbetet (UKÄ) har företrädare för studentkåren vid Södertörns högskola anmält bl.a. att handläggningstiden för disciplinärenden vid högskolan under ett års tid varit alltför lång. Södertörns högskola har uppgett att högskolan under senare år fått erfara en stadig uppgång av disciplinärenden, men att ökade resurser, bättre administrativa rutiner och ett övergripande kvalitetsutvecklingsarbete hösten 2018 kraftigt förbättrat ärendebalansen. Södertörns högskola konstaterar dock att det finns mycket kvar att göra och att högskolan även fortsättningsvis tar detta på stort allvar. UKÄ uttalar att ämbetet har förståelse för att situationen med ett ökat antal disciplinärenden de senaste åren har varit svår att hantera för Södertörns högskola. UKÄ anser dock att en handläggningstid som i många ärenden uppgår till närmare ett år och i flera ärenden dessutom överstiger ett år är alltför lång i förhållande till kravet i förvaltningslagen på en så enkel, snabb och kostnadseffektiv handläggning som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. UKÄ riktar därför kritik mot Södertörns högskola för detta. Avslutningsvis uttalar UKÄ att ämbetet kommer följa upp Södertörns högskolas handläggningstider i disciplinärenden under hösten 2019. Anmälan XX (studentombud) och YY (studentkårens ordförande) har i en anmälan till Universitetskanslersämbetet (UKÄ) anfört bl.a. följande. Under ett års tid har handläggningstiden för disciplinärenden vid Södertörns högskola varit alltför lång. Enligt högskolans egna bestämmelser ska handläggningen ta 3-5 månader. I oktober 2018 hade högskolan fortfarande fyra ärenden kvar från år 2017. Snart kommer högskolan gå in på handläggning av ärenden som anmäldes i januari 2018, där beredningen kommer vara klar i december 2018. Den utdragna processen skapar en otrolig rättsosäkerhet för högskolans studenter. Studentkåren varnade högskolan första gången i juli 2017 att rättssäkerheten och högskolans rutiner för handläggning kunde brista om inte nya åtgärder vidtogs. Det grundläggande felaktiga agerandet är att handläggningen är långt ifrån att vara så snabb, enkel och billig som möjligt. Högskolans ledning drar ner på resurserna för disciplinhandläggning och studenträtt när de borde anställa fler att arbeta med handläggningen och proaktiva åtgärder, såsom informationssatsningar för studenter och lärare om disciplinnämnden och grunder för disciplinanmälningar. POSTADRESS Box 7703 SE-103 95 Stockholm BESÖKSADRESS Löjtnantsgatan 21 Stockholm TELEFON +46 8 563 085 00 FAX +46 8 563 085 50 ORGANISATIONSNR 202100-6495 KONTAKT registrator@uka.se www.uka.se

BESLUT 2(7) I ett senare tillägg har XX och YY anfört bl.a. följande. Under det senaste året har det funnits en person som kontinuerligt har arbetat med handläggning av disciplinärenden. Därutöver har nio personer kommit och gått med varierande anställningstider. Detta har tagit mycket tid från handläggningen då en ordinarie person har introducerat och lärt upp dessa nio personer. Det har även äventyrat kontinuiteten och rättssäkerheten då olika handläggare jobbar på olika sätt. Till följd av de långa handläggningstiderna har högskolan infört strafflindring, dvs. om handläggningen av ett ärende överskrider sex månader får studenten en kortare påföljd då bedömningen är att väntetiden har varit straff nog. Studentkåren upplever en brist i att det inte funnits tid eller resurser att helt utveckla detta system. Till exempel vad gäller prioriteringar om en student har ett äldre ärende (som ännu inte utretts) och ett nytt ärende (som inte heller utretts). I dessa fall slussas det äldre ärendet fram för att göra en samlad bedömning. Detta leder till att studenten inte får någon strafflindring då ärendet har prioriterats, medan ärenden som inkom samtidigt och utreds enligt ordinarie ordning får en strafflindring. Studentkåren kan se att studenterna är konfunderade gällande detta och att det inte finns en tillräcklig informationsspridning. Strafflindring bör vara något som är extremfall och inte något högskolan arbetar med på rutin. Till följd av de långa handläggningstiderna har högskolan även infört summariska utredningsprocesser. Studentkåren ser även här att det inte funnits tydliga rutiner för detta och flera ärenden lämnades utan åtgärd efter att beslutsfattare inte ansett att utredningen var tillräcklig. Summariska utredningar istället för utredningssamtal kan även här utmana rättssäkerheten. Studentkåren vill även poängtera att resurser inte har tilldelats studentavdelningen för att revidera högskolans riktlinjer om studenternas rättigheter och skyldigheter. Med tanke på att det tillkommit en ny förvaltningslag, ny dataskyddsförordning och nya riktlinjer för salstentamina, bör dessa riktlinjer revideras. Studentkåren anser att riktlinjerna skulle vara ett bra verktyg för att i större mån informera studenter och personal om de rättigheter och skyldigheter som åläggs dem inom ramarna för disciplinära åtgärder. Remiss till Södertörns högskola Med anledning av anmälan har UKÄ remitterat ärendet till Södertörns högskola. I remissen ombads högskolan yttra sig enligt följande. Kommentera det som anförs i anmälan. Bifoga relevanta dokument, t.ex. lokala regler och riktlinjer. Bifoga en lista över samtliga disciplinärenden som har registrerats under tidsperioden den 1 juli 2017 den 30 september 2018. Redogör för hur lång

BESLUT 3(7) handläggningstiden har varit i respektive ärende. Bifoga relevant underlag för bedömningen av handläggningstiden. Ange om högskolan planerar att vidta några åtgärder med anledningen av handläggningstiden för disciplinärenden. Efter remissen har UKÄ även skickat XX och YY tillägg till Södertörns högskola för kännedom och eventuella kommenterar. Södertörns högskolas yttrande Högskola har inkommit med efterfrågade dokument och uppgifter. Högskolan har i yttrande anfört bl.a. följande. Högskolan har under senare år fått erfara en stadig uppgång av disciplinärenden. Enbart i juni 2017 gjordes 39 anmälningar. Det är samma antal som för hela år 2013. År 2014 gjordes 40 anmälningar. Ökade resurser, bättre administrativa rutiner och ett övergripande kvalitetsutvecklingsarbete har hösten 2018 kraftigt förbättrat ärendebalansen. Högskolan konstaterar dock att det finns mycket kvar att göra och tar detta, även fortsättningsvis, på stort allvar. Högskolan har ökat bemanningen för disciplinärenden, studenträttsliga frågor och likabehandling för studenter under den efterfrågade perioden. Inom området disciplinärenden arbetar högskolan såväl med handläggning som med förebyggande verksamhet. Funktionen för handläggning av disciplinärenden, råd och stöd i studenträttliga ärenden samt likabehandling för studenter är på högskolan placerad på studentavdelningen. Mot bakgrund av ökningen i antalet ärenden så beslutades i juni om extra resurser för att handlägga ärendena. Idag finns fyra ordinarie handläggare som arbetar med såväl disciplinärenden som studenträttsliga frågor och likabehandling. Bemanningen för disciplinärenden, studenträttsliga frågor och likabehandling totalt var motsvarande 2,3 heltidsekvivalenter under juni december 2017 och motsvarande 4,9 i november 2018. I december 2018 var heltidsekvivalenten 3,75 eftersom rekrytering pågår av ersättare, bl.a. på grund av tjänstledighet. Enligt högskolan arbetar samtliga handläggare efter tydliga och detaljerade mallar och flödesscheman för ärendehantering. Kvalitetskontroll sker löpande genom att handläggare läser varandras utredningar och utrymmet för att hantera ett disciplinärende på olika sätt beroende på handläggare är mycket liten. För att hantera de äldsta ärendena införde högskolan en tillfällig rutin under sommaren 2018. Denna rutin innebar att äldre ärenden utreddes på samma sätt som vanligt med ett undantag. I stället för att hålla utredningssamtal med studenterna kontaktades dessa via e-post med ett antal frågor. Svarsfrekvensen för dessa ärenden var hög. Det innebar att istället för en text skriven av handläggaren och godkänd av studenten så fördes studentens skriftliga yttrande oredigerat in i utredningen.

BESLUT 4(7) Vid disciplinnämndens sammanträde den 30 augusti 2018 beslutade nämnden att handläggningstidens längd, dvs. studentens väntetid, skulle beaktas vid beslut om avstängning. Disciplinnämnden har tillämpat en billighetshänsyn som innebär ett procentuellt avdrag på avstängningstiden (mellan sex och sju månader ger ett avdrag med 25 %, mellan åtta och nio månader ger ett avdrag med 50 %, mellan tio och elva månader ger ett avdrag med 75 %, och tolv månader eller mer ger varning istället för avstängning). Det är normal rutin att samordna ärenden som rör samma student. Efter införandet av billighetshänsyn har det arbetssättet fått konsekvensen att studenter fick billighetshänsyn i det äldre ärendet och inte i det nyare. Regelverket Rättigheter och skyldigheter regelverk för studier på grundnivå och avancerad nivå vid Södertörns högskola innehåller lagar, förordningar samt högskolans egna riktlinjer. Högskolan har uppgett att regelverket senast reviderades 2015, och är planlagd för revidering före 2020. Som en av flera åtgärder kring det ökade antalet disciplinanmälningar avsatte rektor medel samt gav i december 2017 (budgetbeslut 1,2 mkr) studieverkstan och utvecklingsenheten för högskolepedagogik och utbildning i uppdrag att, tillsammans med högskolans utbildningsmiljöer och studentavdelningen, genomföra ett utvecklingsarbete och ett antal workshoppar om kvalitet och rättssäkerhet i examination. Detta kvalitetsarbete genomsyras av att hitta hållbara lösningar för kvalitet och rättssäkerhet i examination inom högskolans ämnen. Utgångspunkten är att integrera de rättsliga frågorna med de pedagogiska, och mot denna bakgrund gavs uppdraget till den högskolepedagogiska enheten, studieverkstan och studentavdelningen. Prorektor har under våren 2018 inlett ett arbete som syftar till att skapa en akademisk stödfunktion på varje institution. Modellen är att prorektor samlat en grupp bestående av seniora lärare/professorer med lång pedagogisk erfarenhet och där varje institution är representerad. Denna grupp fick under hösten 2018 föredragningar om disciplinärenden i form av case-studier av utredaren för disciplinärenden, och diskuterade t.ex. handledaruppdraget, pedagogik och grundad misstanke i syfte att bilda referensgrupper på varje institution. Dessa grupper kommer sedan utgöra stödfora i de olika akademiska miljöerna på högskolan. Högskolan har avslutningsvis uppgett att högskolan övergått till en i princip helt digital hantering av dokument vid handläggning av disciplinärenden. Under 2019 kommer högskolan även att övergå till ett annat diariesystem som är tänkt att underlätta i handläggningen genom att ge systemstöd vid hantering av olika dokument och mallar i handläggningen av disciplinärenden.

BESLUT 5(7) Synpunkter på Södertörns högskolas yttrande från anmälarna XX och YY har beretts tillfälle att inkomma med synpunkter på Södertörns högskolas yttrande och har anfört bl.a. följande. Studentkåren vill understryka att områdena disciplinärenden, studenträttsliga frågor och likabehandlingsfrågor i viss mån är särskilda och att handläggarna ofta arbetar med ett av områdena och inte alla. För handläggarna som arbetar med disciplinärenden och studenträtt ingår även UKÄgranskningar, revidering av riktlinjer och dokument, samt hantering av en students frekventa ärenden som krävt att en handläggare arbetar heltid endast med denne students ärenden. Ansträngningar för att bibehålla och utveckla kvalitet och rättssäkerhet kräver tid och resurser för att inte förlänga handläggningstiden för studenter med disciplinärenden. De proaktiva åtgärderna som högskolan uppger är initiativ från högskolans ledning. Studentkåren anser att det är bra och värdefulla initiativ. Under 2018 har studentkåren dock sett att då disciplin- och studenträttshandläggare arbetar med förebyggande arbete innebär detta att studenter fått vänta en längre tid för att få sitt ärende handlagt. Studentkåren delar inte bilden av att revideringen av det centrala regelverket Rättigheter och skyldigheter kommer att vara genomförbar under år 2019 utan att något annat eftersätts. Universitetskanslersämbetets bedömning UKÄ:s uppgift är bl.a. att utöva tillsyn över universitet och högskolor. Syftet med tillsynen är att värna om enskilda individers rättigheter genom att kontrollera att universitet och högskolor följer de lagar och förordningar som gäller för verksamheten. UKÄ utreder inte frågor som kan prövas av en annan myndighet eller av domstol. I 10 kap. 1 högskoleförordningen (1993:100) anges att disciplinära åtgärder får vidtas mot studenter i vissa uppräknade fall (p. 1-4). Vidare anges att disciplinära åtgärder inte får vidtas senare än två år efter det att förseelsen har begåtts. Enligt 10 kap. 9 högskoleförordningen ska grundad misstanke om sådan förseelse som anges i 1 skyndsamt anmälas till rektor. Rektor ska låta utreda ärendet och ge studenten tillfälle att yttra sig över anmälningen. Rektor ska därefter, i förekommande fall efter samråd med den lagfarna ledamoten, avgöra om omständigheterna är sådana att ärendet ska (1) lämnas utan vidare åtgärd, (2) föranleda varning av rektor, eller (3) hänskjutas till disciplinnämnden för prövning. Av 10 kap. 10 högskoleförordningen följer att ett beslut av rektor om varning av studenten får underställas disciplinnämnden för prövning. Studenten ska underrättas om denna rättighet. I 10 kap. 11 högskoleförordningen anges att disciplinnämnden ska se till att ett ärende som hänskjuts dit utreds noggrant. Nämnden ska ge den student som berörs av ärendet tillfälle att inför nämnden uttala sig i saken. Studenten har även rätt att närvara när andra uttalar sig inför nämnden, om inte särskilda skäl talar mot det.

BESLUT 6(7) Enligt 9 förvaltningslagen (2017:900) ska ett ärende handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. I 12 kap. 3 högskoleförordningen anges att bestämmelser om överklagande till allmän förvaltningsdomstol finns i 40 förvaltningslagen. Andra beslut av en disciplinnämnd än beslut om avstängning och varning får dock inte överklagas. Av 40 förvaltningslagen följer att beslut överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Prövningstillstånd krävs vid överklagande till kammarrätten. Universitetskanslersämbetet gör följande bedömning. Av 12 kap. 3 högskoleförordningen följer att ett beslut om avstängning och varning av en disciplinnämnd kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Det finns alltså en särskild anvisad ordning för hur dessa beslut ska överprövas. Det framgår av utredningen att Södertörns högskola under sommaren 2018 införde en tillfällig rutin som innebar att istället för att hålla utredningssamtal med studenterna kontaktades dessa via e-post med ett antal frågor. Vidare framgår av utredningen att disciplinnämnden sedan den 30 augusti 2018 kan beakta handläggningstidens längd som en förmildrande omständighet (s.k. billighetshänsyn) för att bestämma ett procentuellt avdrag på avstängningstiden. Frågor som t.ex. rör skriftlig utredning och billighetshänsyn är frågor som skulle kunna prövas av en allmän förvaltningsdomstol. Mot denna bakgrund uttalar sig UKÄ inte i dessa frågor. Vad gäller handläggningstiden anges i det inskickade dokumentet Disciplinärende information till student (senast uppdaterat 2018-11-01) att handläggningstiden för disciplinärenden är ungefär tre till fem månader. Av den inskickade ärendelistan över disciplinärenden för tidsperioden 1 juni 2017 30 september 2018 framgår följande. Totalt har 148 anmälningar avgjorts under tidsperioden, och av dessa hade 124 ärenden avgjorts per den 4 december 2018. Av de ärenden som avgjorts har handläggningstiden understigit fem månader i 40 ärenden, varit mellan fem och tolv månader i 63 ärenden, och mellan tretton och sexton månader i 21 ärenden. Av de ärenden som ännu inte avgjorts uppgick handläggningstiden per den 4 december 2018 till mellan fem och tolv månader i samtliga 24 ärenden. UKÄ kan alltså konstatera att Södertörns högskola har överskridit den handläggningstid som anges i informationen till studenterna i en stor andel av ärendena (drygt 70 %) under den aktuella tidsperioden. Södertörns högskola har i korthet anfört följande. Högskolan har under senare år fått erfara en stadig uppgång av disciplinärenden. Enbart i juni 2017 gjordes 39 anmälningar. Högskolan har därför ökat bemanningen för disciplinärenden, studenträttsliga frågor och likabehandling för studenter under den efterfrågade tidsperioden. Genom ökade resurser, bättre administrativa rutiner och ett övergripande kvalitetsutvecklingsarbete har högskolan kraftigt förbättrat ärendebalansen under hösten 2018. Högskolan har även genomfört ett kvalitetsarbete för att hitta hållbara lösningar för kvalitet och

BESLUT 7(7) rättssäkerhet i examination inom högskolans ämnen. Dessutom har högskolan initierat ett arbete som syftar till att skapa en akademisk stödfunktion på varje institution. Högskolan har avslutningsvis uppgett att högskolan vidtagit och kommer att vidta olika tekniska och digitala lösningar för att stödja och underlätta handläggningen av disciplinärenden. UKÄ har förståelse för att situationen med ett ökat antal disciplinärenden de senaste åren har varit svår att hantera för Södertörns högskola. Men en handläggningstid som i många ärenden uppgår till närmare ett år och i flera ärenden dessutom överstiger ett år är alltför lång i förhållande till kravet i förvaltningslagen på en så enkel, snabb och kostnadseffektiv handläggning som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. För detta ska Södertörns högskola kritiseras. Södertörns högskola har uppgett att högskolan vidtagit flera åtgärder som under hösten 2018 medfört att situationen har förbättrats. Södertörns högskola konstaterar dock att det finns mycket kvar att göra och att högskolan även fortsättningsvis tar detta på stort allvar. UKÄ kommer att följa upp Södertörns högskolas handläggningstider i disciplinärenden under hösten 2019. Vad XX och YY anfört i övrigt föranleder ingen åtgärd eller uttalanden från UKÄ:s sida. Beslut i detta ärende har fattats av generaldirektören Anders Söderholm efter föredragning av verksjuristen Sofia Tiberg i närvaro av chefsjuristen Christian Sjöstrand och strategi- och planeringsansvarige Per Westman. Anders Söderholm Sofia Tiberg Kopia till: XX och YY