Kommunstyrelsens arbetsutskott 18 december 2003 Plats och tid för sammanträdet Beslutande Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Bällstarummet, Kommunalhuset, Vallentuna torsdagen den 18 december 2003 kl 9.00 12.30 Sten-Åke Adlivankin (m), ordförande Gunnel Orselius-Dahl (fp), vice ordförande Elisabeth Rydström (c) Lars-Bertil Ohlsson (kd) Hans Strandin (s) Jaana Tilles (s) Kommundirektör Kjell Johansson Chefsekonom Ove Olsson IT strateg Lars-Inge Andersson Kommunplanerare Shula Gladnikoff Kommunsekreterare Anna Lindholm Samhällsbyggnadschef Olle Wallin Konsult Kristina Berglund Hans Strandin (s) Kommunledningskontoret, Vallentuna Kommunsekreterare Anna Lindholm Paragrafer 142-157 Ordförande Sten-Åke Adlivankin Justerande Hans Strandin (s) BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 18 december 2003 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Kommunledningskontoret, Vallentuna Underskrift 1 (21)
Innehållsförteckning:...Sid IT-infrastrukturprogram...3 Sammanhållen IT-verksamhet i Vallentuna kommun - information...5 Uppgradering televäxel, byte av röstbrevlåda och hänvisningssystem...6 Årets företagare 2003 - information...7 Hävning av beslut 46/ 2003 omatt nämndernas arbetsutskott beslutar om anställningsstopp och upphandling av konsulter...8 Månadsuppföljning november...9 Tidplan bokslut 2003...10 Tidplan för uppföljning ekonomi och verksamhet 2004...12 Budget 2004 för kommunstyrelsens verksamhetsområde...14 Beslutsattestanter för kommunstyrelsens verksamhetsområde 2004...15 Firmateckning för kommunstyrelsens administration 2004...16 Yttrande - Utjämningskommitténs betänkande Gemensamt finansierad utjämning i kommunsektorn...17 Medgivande att anlita konsult vid bankupphandling...18 Medgivande att anlita konsult vid lönekartläggning...19 Förvärv av aktier i Roslagsvatten AB...20 Uppdrag till kommunstaben angående Vallentuna Tellus 1:99...21 2 (21)
IT-infrastrukturprogram AU 142 Dnr 2003.132 005 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige antar upprättat förslag till IT-infrastrukturprogram och överlämnar det till länsstyrelsen för godkännande. Kommunstyrelsen får i uppdrag att upphandla infrastruktur enligt programmet under förutsättning av länsstyrelsens godkännande. Staten har tillskjutit medel för utbyggnad av IT-infrastruktur ( bredband ) i en stor del av landet. För Vallentunas del kan maximalt 6,7 Mkr (33 %) i statsbidrag utgå vid en total projektkostnad av 20 Mkr. Förutsättningar är dels att kommunen har upprättat och länsstyrelsen har godkänt en plan för utbyggnaden, dels att kommunen medfinansierar med (minst) 5 %, dels att det går att finansiera resterande 62 % genom andra aktörer. Kommunen har träffat avtal med Adebra Nordic AB om konsulthjälp för att ta fram ett IT-infrastrukturprogram. Kostnaderna för detta täcks av statsbidraget. Representanter för kommunstaben, IT-enheten och samhällsbyggnadsförvaltningen har medverkat vid programarbetet. I programförslaget, daterat 2003-12-04, konstateras att Vallentuna är välförsett med s k ortssammanbindande nät, medan områdesnät/ortsnät saknas (förutom i Vallentuna tätort, vilken dessutom överskrider storleksgränsen för bidragsberättigad ort, 3 000 invånare). Programmet föreslår därför att utbyggnaden skall inriktas på att åstadkomma områdesnät i åtta områden, nämligen Karby/Brottby Lindholmen Kårsta/Ekskogen Roslagsstoppet och närområden Angarn och kringområden Garns-Ekskogen Bostadsområden längs Lingsbergsvägen (Gustavslund, Gröndal, Upprätta Lingsberg samtliga med prioriteringsgrad 1 samt övrig glesbygd med prioriteringsgrad 2. 3 (21)
Forts 142 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. Handlingar i ärendet 1. Förslag till IT-infrastrukturplan daterad 2003-12-05. 4 (21)
Sammanhållen IT-verksamhet i Vallentuna kommun - information KS 143 Dnr 2003.133 005 Beslut Arbetsutskottet tackar för informationen. Kommunens ledningsgrupp (förvaltningscheferna) har uppdragit åt en projektgrupp under ledning av IT-strategen Lars-Inge Andersson att lägga samman de olika IT-resurser som idag finns på olika förvaltningar med syfte att effektivisera verksamheten och förbättra servicen mot IT-användare såväl inom administrationen som pedagogisk verksamhet och omsorg. Projektgruppen föreslår bl a: En ny IT-enhet bildas med Ledning, Drift och Support som avdelningar Förvaltningar och skolenheter skall kunna träffa serviceavtal på olika nivåer med IT-enheten Nuvarande abonnemangssystem inom den administrativa verksamheten avskaffas, och ersätts dels med serviceavtal för PC-arbetsplatser enligt ovan, dels med en anslagsfinansierad del under kommunstyrelsen. Den senare innefattar gemensamma kostnader såsom stadsnät, fastighetsnät, säkerhet, servrar, nätoperativsystem m m. Att den nya enheten placeras på plan 2 i kommunalhuset Arbetsutskottet noterar informationen. 5 (21)
Uppgradering televäxel, byte av röstbrevlåda och hänvisningssystem KS 144 Dnr 2001.117 005 Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner att kommundirektören tecknar ett avtal med Dotcom Solutions AB innebärande bland annat hård- och mjukvara för kommunens televäxel Alcatel 4400 uppgraderas nuvarande hänvisningssystem ersätts nuvarande röstbrevlåda ersätts avtal tecknas på 60 månader med rätt till uppsägning 2006-12- 31 (då en länsgemensam upphandling kan komma att ske) kommunens totala kostnader för funktionerna inkl service reduceras från 440 tkr/kvartal (2002 års nivå) till 140 tkr/kvartal (2004 års nivå) Under 2003 är kostnaden 300 tkr/kvartal. Kommunen har sedan 1998 ett avtal med Dotcom Solutions om hyra av televäxel, röstbrevlåda och hänvisningssystem. När 5-årsavtalet gick ut förlängdes det ett år med en lägre hyresnivå men med befintlig utrustning och programvara. Dotcom erbjuder nu inom ramen för Statskontorets upphandling av teletjänster en uppgradering av växeln samt byte av hänvisningsdator och röstbrevlåda. Bytet skulle kunna ske i januari 2004. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med kommunstabens förslag. Handlingar i ärendet 1. Förslag till avtal mellan Vallentuna kommun och Dotcom Solutions 6 (21)
Årets företagare 2003 - information AU 145 Dnr 2003.012 149 Beslut Arbetsutskottet noterar informationen. Företagarna i Vallentuna har föreslagit att Team Wåhlin blir årets företagare. 7 (21)
Hävning av beslut 46/ 2003 omatt nämndernas arbetsutskott beslutar om anställningsstopp och upphandling av konsulter AU 146 Dnr 2003.095 023 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen häver beslutet 46/2003 om att nämndernas arbetsutskott beslutar om anställningsstopp och upphandling av konsulter. Beslutet är också ett svar på barn- och ungdomsnämndens förfrågan om anställningsstopp. Kommunstyrelsen har fått en förfrågan från Barn- och ungdomsnämnden om hur länge anställningsstoppet ska gälla. Yrkanden Hans Strandin (s) yrkar att kommunstyrelsen häver beslutet 46/2003 om att nämndernas arbetsutskott beslutar om anställningsstopp och upphandling av konsulter, inför nya budgetåret 2004. Ordförande Sten-Åke Adlivankin ställer proposition på Hans Strandins förslag och finner att arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen häver beslutet 46/2003 om att nämndernas arbetsutskott beslutar om anställningsstopp och upphandling av konsulter. Handlingar i ärendet 1. Barn- och ungdomsnämndens förfrågan 8 (21)
Månadsuppföljning november AU 147 Dnr 2003.010 042 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen lägger månadsuppföljningen för november till handlingarna. Uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet under 2003 ska enligt kommunstyrelsens beslut ske månadsvis. Bifogat redovisas förvaltningarnas uppföljning efter november månad med prognos över utfallet för hela år 2003. Kommunstabens sammanfattning Sammantaget visar förvaltningarnas uppföljningsrapporter efter november månad ett bättre prognostiserat utfall än i BUF 3 och månadsuppföljning oktober. Beräknade budgetavvikelser netto för nämnderna totalt visar följande utveckling: BUF 3 MU oktober MU november - 14,6 mkr - 13,6 mkr - 10,6 mkr Samtliga nämnder visar något bättre utfall än i månadsuppföljning för oktober. Kommunstabens uppfattning är att prognoserna i månadsuppföljning november är realistiska. En faktor som inte beaktats i redovisad prognos är en eventuell skuld för s k Wärnersson-pengar, vilka kan komma att återkrävas av Skolverket för höstterminen 2003. Enligt god redovisningssed måste en sådan post kostnadsbokföras under 2003 och kommer då att belasta utfallet för barn- och ungdomsnämnden. Handlingar i ärendet 1 Månadsuppföljning för kommunens samtliga nämnder delas ut vid sammanträdet 9 (21)
Tidplan bokslut 2003 AU 148 Dnr 2003.130 042 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen godkänner förslaget till tidplan för bokslut 2003 Tidpunkt Aktivitet December Förberedande åtgärder: Ex. rättelser/omföringar, slutredovisningar, uppbokningar, avstämningar 15 Sista dag för ankomstregistrering av fakturor Januari 9 Sista dag för registrering av fakturor som avser 2003 Sista dag för registrering fakturaspecifikation som avser 2003 (faktureringsrutin) Integrationer till XOR klara 26 Sista dag för registrering bokföringsorder som avser 2003 28 Ekonomiska rapporter med definitiva bokslutssiffror kan tas ut 29 Preliminärt resultat (KS AU) 30 Verksamhetsberättelser till kommunledningskontoret (prel version) Februari 13 Verksamhetsberättelser till kommunledningskontoret definitiv version) Rapport över resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen 18,19 Genomgång nämnderna (Budgetberedningen bjuds in) 20 Specifikation av balanskonton till Konsult & Service Mars Komrev börjar granskningen av årsredovisningen 25 Årsredovisningen i KS AU April 19 Årsredovisningen i KS 10 (21)
22 Slutrevision (kl 13.00) Maj 3 Årsredovisningen i KF Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. 11 (21)
Tidplan för uppföljning ekonomi och verksamhet 2004 AU 149 Dnr 2003.128 042 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen godkänner förslaget till tidplan för uppföljning och verksamhet 2004. Den löpande uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamhet sker enligt regler fastställda av kommunfullmäktige i reglemente för budgetuppföljning. Där föreskrivs bl. a att förvaltningskontoren skall rapportera uppföljning till sin nämnd minst en gång per kvartal. Vidare föreskrivs att nämnderna skall redovisa uppföljning samt årsprognos över utfallet till kommunstyrelsen i den ordning kommunstyrelsen bestämmer. Reglementet föreskriver även att ett delårsbokslut skall upprättas en gång per år. Fr o m 2002 har KS beslutat att nämnderna förutom den kvartalsvisa uppföljningen även skall lämna månadsvis uppföljning till KS. Kvartalsrapporter i Vasaru -format Uppföljning av ekonomi och verksamhet görs genom att nämnderna lämnar Vasaru-rapporter efter varje kvartal till Kommunledningskontoret för vidare ärendehantering i kommunstyrelse och fullmäktige. Rapporten efter två kvartal utgör underlag för att upprätta delårsbokslutet. Nämnderna skall lämna sina rapporter till Konsult och service enligt bifogad tidplan. Månadsvisuppföljning (MU!) Den månadsvisa uppföljning lämnas till kommunledningskontoret och redovisas vidare till kommunstyrelsen. Uppföljningen omfattar i huvudsak en avstämning av driftsredovisningen med en prognos för helårsutfallet, för vissa nämnder kompletterad med nyckeltal och/eller investeringsredovisning. Tidplan för Uppföljning år 2004 På omstående sida anges tidplanen för 2004. Uppföljningarna kommer i de flesta fall inte att hinna passera respektive nämnd/arbetsutskott innan de ska vara kommunledningskontoret tillhanda vilket inte heller är ett krav från Kommunstyrelsen. Ärendena ska dock, parallellt med den centrala hanteringen, anmälas i respektive nämnd. Om nämnden då fattar beslut om ändringar eller åtgärder av någon form skall respektive förvaltning omgående meddela dessa beslut till kommunstaben. 12 (21)
Forts 149 Tidplan för uppföljning av ekonomi och verksamhet 2004 Fullst. uppdat. i XOR Till KOS KS AU KS MU januari 4/2 11/2 ----- 16/2 MU februari 3/3 12/3 25/3 19/4 BUF 1 (3 mån) 5/4 16/4 22/4 10/5 MU april 5/5 11/5 13/5 7/6 MU maj 2/6 4/6 ----- 7/6 BUF 2 (6 mån) 3/7 19/7 ------ 9/8 MU juli 4/8 13/8 19/8 6/9 MU augusti 2/9 3/9 ----- 6/9 BUF 3 (9 mån) 5/10 15/10 ------ 25/10 MU Oktober 3/11 12/11 18/11 6/12 MU november 3/12 10/12 15/12 jan -05 13 (21)
Budget 2004 för kommunstyrelsens verksamhetsområde AU 150 Dnr 2003.131 042 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen fastställer budget för 2004 enligt kommunledningskontorets förslag 2003-12-08. Kommunledningskontoret har upprättat förslag till budget 2004 för kommunstyrelsens verksamhetsområde. Kommunfullmäktige har fastställt budgetramen till 24 500 tkr med förutsättningen att beräknat överskott i 2003 års bokslut blir 650 tkr. Förslaget till budget upptar nettokostnader med 24 000 varvid 200 tkr ur det beräknat överskottet 2003 har tagits i anspråk. Det finns således ett ytterligare utrymme att fördela om bokslutsprognosen håller. Kommunstaben föreslår att detta sker när det slutliga bokslutsresultatet föreligger. Ett utrymme för höjning av politikerarvoden 2004 har reserverats inom anslaget för oförutsedda behov, KS OF. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. Handlingar i ärendet 1. Förslag till budget 2004 för kommunstyrelsen 14 (21)
Beslutsattestanter för kommunstyrelsens verksamhetsområde 2004 AU 151 Dnr 2003.127 002 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen godkänner attesträtter enligt förslag 2004A. Som en del av den interna kontrollen skall varje år kommunens nämnder utse befattningshavare med rätt att beslutattestera ekonomiska transaktioner inom nämndens ansvarsområden. Rätten att beslutsattestera ges i regel till varje budgetansvarig tjänsteman, därutöver anges en eller ibland fler ersättare för huvudattestanten. Attesträtterna kan, efter nytt beslut i nämnden, komma att ändras under pågående år till följd av t ex personalförändringar. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. Handlingar i ärendet 1. Förslag på beslutsattestanter för kommunstyrelsens verksamhetsområden och konton. (2004A) 15 (21)
Firmateckning för kommunstyrelsens administration 2004 AU 152 Dnr 2003.126 002 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen godkänner förslaget till firmatecknare för kommunstyrelsen för år 2004. På grund av personalförändringar inom konsult och service behöver ett nytt beslut om ordinarie firmatecknare tas. Anvisningar på kommunens check-, postgiro och bankräkningar, kvittering eller överlåtelse av checkar, postremissväxlar och dylikt undertecknas av endera Enhetschef Magnus Sjögren Redovisningsekonom Sven Arvidson Chefsekonom Ove Olsson I förening med endera Ekonomihandläggare Kerstin Sundborg Ekonomiassistent Helena Litzén Ekonomiadministratör Anette Jonsson Kommunens självdeklaration samt skattedeklaration innehållande mervärdesskatt, arbetsgivaravgift och avdragen skatt undertecknas av enhetschef Magnus Sjögren och vid förfall för Sjögren av redovisningsekonom Sven Arvidson. Ansökan om betalningsföreläggande undertecknas av enhetschef Magnus sjögren, fastighetsförvaltare Anita Ericsson och ekonomiassistent Helena Litzén var för sig. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. 16 (21)
Yttrande - Utjämningskommitténs betänkande Gemensamt finansierad utjämning i kommunsektorn AU 153 Dnr 2003.113 049 Arbetsutskottets förslag Arbetsutskottet lämnar ärendet utan eget ställningstagande Det är ännu inte klart om ett gemensamt yttrande för Stockholms samtliga kommuner ska skrivas fram av KSL. Alternativt kommer UNO-kommunerna att skriva ett gemensamt yttrande. Förslag till yttrande lämnas vid kommunstyrelsens sammanträde den 12 januari 2004. Handlingar i ärendet 1. KSLs förslag till yttrande 17 (21)
Medgivande att anlita konsult vid bankupphandling AU 154 Dnr 2003.124 055 Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner att kommunstaben utnyttjar medverkan av konsult i planerad upphandling av banktjänster för kommunens räkning. Kommunstaben har för avsikt att under 2004 genomföra en upphandling av banktjänster för kommunens räkning avseende t ex betalningsförmedling, löneutbetalningar och medelsförvaltning. Processen underlättas avsevärt om konsult med erfarenhet av sådana bankupphandlingar kan anlitas. Kommunstaben anser det lämpligt att anlita samma konsult som för två år sedan genomförde en cash managementstudie åt kommunen och som därmed har en grundläggande kunskap om kommunen och de förhållanden som kan ha betydelse i upphandlingen. Enligt kommunstyrelsens beslut ska repektive nämnds arbetsutskott godkänna upphandling av konsulttjänster. Kommunstabens förslag Arbetsutskottet godkänner att kommunstaben utnyttjar medverkan av konsult i planerad upphandling av banktjänster för kommunens räkning. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med kommunstabens förslag. 18 (21)
Medgivande att anlita konsult vid lönekartläggning AU 155 Dnr 2003.125 024 Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner att kommunstaben använder sig av konsultmedverkan vid kartläggning av löner enligt jämställdhetslagens krav. Kommunstaben har för avsikt att under 2004 använda ett IT-baserat verktyg för att i hela kommunen genomföra en lönekartläggning enligt jämställdhetslagens krav. Om en konsult med erfarenhet av IT-verktyget och av lönekartläggningar i andra kommuner anlitas, kommer arbetet med kartläggningen att snabbare och säkrare leda fram till ett underlag, som kommunen sedan kan arbeta vidare med. Konsultmedverkan beräknas preliminärt omfatta ca 4 dagar. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med kommunstabens förslag. 19 (21)
Förvärv av aktier i Roslagsvatten AB AU 156 Dnr 2003.134 107 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen beslutar förvärva 3.800 aktier á nominellt 100 kr i Roslagsvatten AB till en kostnad av 532 000 kr. Kommunfullmäktige beslöt den 22 september 2003 att godkänna etableringsavtal mellan Roslagsvatten AB och Vallentuna kommun samt uppdra åt kommunstyrelsen att teckna erforderliga följdavtal. Vidare beslöt kommunfullmäktige att kostnader i samband med förändringen ska belasta kommunfullmäktiges anslag för oförutsedda kostnader. Bolagsstämman för Roslagsvatten AB har den 12 augusti 2003 beslutat att bemyndiga styrelsen att längst intill bolagets ordinarie bolagsstämma år 2004 fatta beslut om riktad nyemission av lägst 3.800 aktier och högst 7.600 aktier, envar aktie om nominellt 100 kronor. Bemyndigat skall inom ovan angivna ramar kunna utnyttjas vid ett eller flera tillfällen. Skälet till avvikelsen från aktieägares företrädesrätt är att bolaget genom denna emission får Knivsta kommun och Vallentuna kommun som nya ägare, vilket tillför verksamhet och anläggningstillgångar. Emissionskursen beslutades till 140 kronor per aktie. För Vallentunas del innebär det ett förvärv av 3.800 aktier till en total kostnad av 532 000 kr. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. 20 (21)
Uppdrag till kommunstaben angående Vallentuna Tellus 1:99 AU 157 Dnr Beslut Kommunstaben ges i uppdrag att skriva fram ett ärende, om Vallentuna Tellus 1:99 med utgångspunkt av lämnade remissvar till kommunstyrelsens sammanträde den 12 januari 2004. 21 (21)