Kommunstyrelsens arbetsutskott 2007-03-08 Plats och tid för sammanträdet Bällstarummet, Kommunalhuset, Vallentuna torsdag den 8 mars 2007 kl 13-16 Beslutande Örjan Lid (m), ordförande, ej 25 Raimo Vuojärvi (m), 25 Ove Ekström (c) för Elisabeth Rydström Gunnel Orselius -Dahl (fp) Jerker Sjögren (kd) för Lars-Bertil Ohlsson Hans Strandin (s), ordförande 25 Annika Wallenskog kommundirektör Dag Tingsgård, tf kommundirektör Magnus Sjögren ekonomichef Marianne Sarberg kommunsekreterare Utses att justera Hans Strandin (s) Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret, Vallentuna måndag 12 mars Sekreterare Marianne Sarberg Paragrafer 24-35 Ordförande Örjan Lid, ej 25 Hans Strandin 25 Justerande Hans Strandin Gunnel Orselius-Dahl 25 BEVIS Justeringen har anmälts hos kommunstyrelsen. 1 (24)
Innehållsförteckning: Kommunplan 2008-2010 remiss...3 Bostadsbyggnadsprognos 07A...4 Befolkningsprognos 07A...6 Trafiksäkerhetspolicy för anställda i Vallentuna kommun...7 Förslag till ny överenskommelse om flyktingar...8 Ansökan om bidrag till Vallentuna Civilförsvarsförening 2007...11 Ansökan om bidrag till Vallentuna Civilförsvarsförening för inköp av hjärtstartare...14 Översiktlig sammanställning över anställdas bisysslor/uppdrag - januari 2007...17 Beslut om delegation av ansvarig för kommunens centralarkiv samt kommunstyrelsens arkiv...18 Ny placering av bibliotek uppdrag till samhällsbyggnadsnämnden och kulturnämnden...19 Ombudgeteringar från 2006 års bokslut till 2007 års budget...21 Feriearbete för ungdomar...24 Sid 2 (24)
Kommunplan 2008-2010 remiss KSAU 24 Underlag för remiss till nämnderna tas fram till KSAU den 15 mars 3 (24)
Bostadsbyggnadsprognos 07A KSAU 25 Arbetsutskottets förslag Arbetsutskottets lämnar ärendet efter revideringar till KSAU den 15 mars. Befolkningsprognosen separeras till ett eget beslutsärende. Anteckning Örjan Lid (m) deltar inte i handläggningen av ärendet pga jäv. Kommunstabens förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att 1. Bostadsbyggnadsprognos (BBP) 07A ska ligga till grund för befolkningsprognos 07A. Prognoserna ligger tills vidare till grund för kommunplan 2008-2010. 2. Remissförslaget innebär som svar på inkomna önskemål om detaljplanering att Kommunstyrelsen uppdrar åt samhällsbyggnadsnämnden att påbörja planläggning av Torghuset/Tunahuset/Tärningen under 2007. För Kristineberg (del av Bällsta 2:19) anges samma omfattning av bostäder som huvudsaklig inriktning i BBP07A som i BBP06B. För Skoga och Nyborg, som bl a omfattar Kragsta 1:51, anges samma omfattning av bebyggelse och tidplan för planläggning, i BBP07A som i BBP06B. Önskemål om att kunna bebygga Kragsta 1:51 tillgodoses i viss omfattning så att grönstråk inom området bevaras enligt intentionerna i Översiktsplan 2001. Planarbete för Nyborg påbörjas i samband med planeringen för Bällstaberg 4 2008. Lindholmen 5:78 ingår som nytt objekt i BBP07A med huvudsaklig inriktning första byggstart 2013. Begäran om planläggning för Ubby 1:24-1:27, Manlöten (Olhamra 1:10), Bällsta 2:928 (f.d. 2:17), Tunavägen (del av Vallentuna-Mörby 1:297), Lövsättra 1:2 och Tunavägen avslås tills prövning har gjorts i kommande översiktsplan. Begäran om planläggning av Hacksta avslås. Främst på grund av begränsad VA-kapaciteten i Karby/Brottby. 4. Bostadsbyggnadsprognosen ska fastställas med kommunplan 2008-2010 och ligga till grund för samhällsbyggnadsnämndens prioritering av detaljplanearbetet. 4 (24)
Ärendet Kommunstaben har i samarbete med samhällsbyggnadsförvaltningen utarbetat ett förslag till bostadsbyggnadsprognos för 2007-2016, BBP07A. Denna bygger på föregående års bostadsbyggnadsprognos 06B för 2006-2015. Liksom tidigare anger prognosen en planberedskap för de närmaste fyra åren, 2007-2010, och en huvudsaklig inriktning för 2011-2016. Inriktningen för prognosen är en utbyggnadstakt med ca 350 bostäder per år. Bostadsbyggandet koncentreras till centrala Vallentuna enligt det planprogram som godkändes av kommunfullmäktige hösten 2005, fortsatt utbyggnad i södra Vallentuna samt till omvandlingsområden som prioriterats inom närmaste 10-årsperiod i Översiktsplan 2001. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2006-03-02 20 att inkomna ansökningar om planläggning av Bällsta 2:928 (fd 2:17), Lövsättra 1:2 och Hacksta 1:1 behandlas under kommande planeringsomgång. Dessa förfrågningar behandlas nu tillsammans med övriga ansökningar som skickats till kommunstyrelsen sedan mars 2006. De områden som ingår i förslaget till BBP07 och övriga inkomna önskemål om planläggning beskrivs i bilaga från samhällsbyggnadsförvaltningen, Beskrivning av områden i BBP07A förslag. Handlingar i ärendet Bostadsbyggnadsprognos 07A, daterad daterad 2007-01-17 Kartbilagor bostadsbyggnadsprognos 06A Utbyggnadsplaner Vallentuna centrum AB, från hemsidan Beskrivning av områden i BBP07A förslag, daterad 2007-01-30 5 (24)
Befolkningsprognos 07A KSAU 26 Arbetsutskottets förslag Arbetsutskottet lämnar ärendet utan beslutsförslag till KSAU den 15 mars. Ärendet Förslag till befolkningsprognos presenteras. Kommunstabens förslag Befolkningsprognos 07A och BBP07A skickas på remiss till nämnderna tillsammans med förslag till kommunplan för 2008-2010. Handlingar i ärendet Befolkningsprognos 07A 6 (24)
Trafiksäkerhetspolicy för anställda i Vallentuna kommun KSAU 27 Dnr 2007.044 026 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen föreslår att fullmäktige beslutar anta bilagda förslag till trafiksäkerhetspolicy för Vallentuna kommuns anställda. Ärendet I samband med inspektion av Arbetsmiljöverket hos Socialförvaltningen hösten 2006 påpekades att förvaltningen saknade trafiksäkerhetspolicy för sin personal. Mot bakgrund av att förvaltningen har ett relativt stort antal medarbetare som i olika sammanhang och under skilda förhållanden kör bil i tjänsten fastslog Arbetsmiljöverket i sin inspektionsrapport att en sådan policy borde tillskapas. Det bedömdes då som mest lämpligt att upprätta och implementera en trafiksäkerhetspolicy för kommunens samtliga anställda. Framtagandet av förslaget till trafiksäkerhetspolicy har skett i nära samverkan med samtliga enheter inom kommunen där tjänstebilar används, liksom med flertalet av de enheter vars personal återkommande kör egen bil i tjänsten. Även synpunkter från kommunens personalchef har inhämtats och beaktats. Kommunstabens synpunkter Kommunstaben ansluter sig till det utarbetade förslaget till trafiksäkerhetspolicy. Kommunstabens förslag Kommunstyrelsen föreslår att fullmäktige beslutar att anta bilagda trafiksäkerhetspolicy för Vallentuna kommuns anställda. Beslutsgång Arbetsutskottet beslutar enligt kommunstabens förslag. Handlingar i ärendet Förslag trafiksäkerhetspolicy ÖS protokoll 7 (24)
Förslag till ny överenskommelse om flyktingar KSAU 28 Dnr 2007.038 133 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen beslutar att teckna en överenskommelse för att planera introduktionsinsatser för upp till 65 flyktingar för år 2007. Överenskommelsen inkluderar flyktingar från Migrationsverkets förläggningar, vilka informeras när lägenheter blir tillgängliga. Yrkanden Hans Strandin (s) yrkar att kommunstyrelsen accepterar 98 platser enl Integrationsverkets förslag. Besutsgång Ordförande ställer proposition på Strandins yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar enligt kommunstabens förslag. Reservation Hans Strandin (s) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Kommunstabens förslag Kommunstyrelsen beslutar att teckna en överenskommelse för att planera introduktionsinsatser för upp till 65 flyktingar för år 2007. Överenskommelsen inkluderar flyktingar från Migrationsverket förläggningar, vilka informeras när lägenheter blir tillgängliga. Ärendet Flyktingströmmen från Irak har ökat kraftigt det senaste året och många har sökt sig till Sverige. Antalet flyktingar som får uppehållstillstånd ökar och behovet av kommunplatser är mycket stort. På grund av den tillfälliga lagen om prövning av avvisnings- och utvisningsbeslut gjordes en tillfällig överenskommelse för år 2006 om att förbereda för 65 introduktionsplatser för personer som fått uppehållstillstånd. Enligt överenskommelsen skulle antalet återgå till 25 per år fr.o.m. år 2007, vilket gällt sedan 1998. Överenskommelsen blev klar först under september 2006 efter att ärendet behandlats i kommunstyrelsen. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade 83, 2006 att utöver de 25 som fanns i den tidigare löpande överenskommelsen även ta emot flyktingar från förläggning genom att meddela Integrationsverket när lägenheter blev tillgängliga. 8 (24)
Integrationsverket kunde dock inte formulera överenskommelsen på det sätt kommunen önskade därför blev det en överenskommelse på 65 flyktingar med ett tilläggsbrev från Integrationsverket om hur överenskommelsen skulle tolkas. Av tilläggsbrevet framgick att antalet skulle ses som en uppskattad nivå och inte en nivå som kommunen skulle vara bunden av. Det framgick också att kommunen skulle meddela när det fanns lediga lägenheter. Vallentuna kommun har tagit emot 35 flyktingar under 2006, varav två är inflyttade från annan kommun, fyra kommer från förläggning, en är kvotflykting övriga är s.k. EBO:s. (eget boende). Kommunens flyktingservice erhöll tre lägenheter under hösten 2006. Integrationsverket har kontaktat kommunen både per brev och genom personligt besök med önskemål om att utöka antalet platser. Nytt avtal Integrationsverket har beräknat vad som är rimligt att en kommun kan ta emot. De använder sig av ett beräkningssätt som bygger på invånarantal, arbetslöshet och tillgång på bostäder. För Vallentunas del skulle det handla om 98 platser för år 2007. Integrationsverket har ett akut behov av att anvisa personer som i dagsläget bor på förläggning. Då krävs det att kommunen tillhandahåller bostäder. Kommuner har ingen möjlighet att få bidrag för att t ex köpa bostadsrätter för att använda till flyktingbostäder. För närvarande finns ett stort antal flyktingar som är s.k. EBO:s (är bosatta i kommunen under väntan på beslut om permanent uppehållstillstånd) i Vallentuna. Bland dessa finns även barn som under väntetiden har hunnit bli inskolade i kommunens skolor och hunnit få en anknytning till kommunen. Många av dessa familjer är trångbodda. Under januari månad har 10 s.k. EBO:s fått beslut om uppehållstillstånd. Framöver beräknas antal EBO:s vara fortsatt högt. Kommunen får ersättning med ett grundbelopp för administration och en individuell ersättning för de personer som kommunplacerats. Kommunens ansvar är att upprätta en personlig introduktionsplan enligt föreslagna mål för introduktion. Verksamheten är lokaliserad till Vallentuna Teamwork. Kommunstabens synpunkter Tillgången på lägenheter gör att det är orealistiskt att kommunen skulle kunna ta emot så många som 98 personer. Det skulle också kräva en utökad personalresurs. Överenskommelsen kan, oavsett antal, tillämpas på så sätt att så fort kommunen har en bostad ledig, meddelas Integrationsverket och de 9 (24)
kan då anvisa personer från förläggning.(ebo:s anvisas när de får uppehållstillstånd). Det kan även tilläggas att inget händer vare sig juridiskt eller ekonomiskt om kommunen inte tar emot det angivna antalet i överenskommelsen. Stabens förslag är att kommunen erbjuder platser enligt samma nivå som år 2006 d.v.s. 65 introduktionsplatser och att avtalet formuleras och tolkas på samma sätt som 2006. 10 (24)
Ansökan om bidrag till Vallentuna Civilförsvarsförening 2007 KSAU 29 Dnr 2007.008 Beslut Arbetsutskottet beslutar återremittera ärendet till kommunstaben för utredning utifrån förutsättningen att kunna få bidrag från krisberedskapsmyndigheten. Yrkanden Ordföranden Örjan Lid (m) yrkar åtterremiss till staben för utredning utifrån förutsättningen att kunna få bidrag från krisberedskapsmyndigheten. Beslutsgång Arbetsutskottet beslutar enligt ordförandens förslag. Ärendet Civilförsvarsföreningens ansökan om bidrag grundar sig på det avtal som den 27 september 1995 upprättades mellan mellan föreningen och Vallentuna kommun och som varit löpande allt sedan dess. Det nu sökta bidraget avses att användas till i huvudsak: Rekrytering av nya medlemmar till Vallentunas frivilliga resursgrupp, främst från andra frivilligorgansiationer som är verksamma inom kommunen. Grund- och vidareutbildningar för medlemmar i den frivilliga resursgruppen Övningsverksamhet Utrustning (västar m.m.) att användas i samband med insatser vid extraordinära händelser Kommunstabens synpunkter Civilförsvarsorganisationen har under senare år genomgått stora förändringar där det tidigare hemskyddet och hemskyddsombuden nu ersatts av nya verksamhetsformer. Främst är det arbetet med så kallade frivilliga resursgrupper (FRG) som på senare tid engagerat civilförsvarsrörelsen. En frivillig resurgrupp består av personer från olika frivilligorganisationer, rekryterade för att de har erfarenhet, utbildning och personliga förutsättningar för att klara de arbetsuppgifter som gruppen kan ställas inför. Gruppen kan kallas in av kommunledningen när något extraordinärt inträffat för att exempelvis hjälpa till med evakueringar, information, administration och andra praktiska uppgifter. Informationsfrågor och 11 (24)
medmänskligt stöd utgör vanligtvis en viktig del av FRG:s arbetsuppgifter i en krissituation. Civilförsvarsförbundet har på uppdrag av Krisberedskapsmyndigheten (KBM) gjort utbildningsplaner för FRG. Utbildningsinsatserna genomförs sedan vanligtvis av, eller i samverkan med, de lokala Civilförsvarsföreningarna. För Vallentunas del har under 2006, i samverkan med Täby och Danderyd, genomförts gemensam grundutbildning av en större FRGgrupp. Tolv av deltagarna är boende i Vallentuna kommun och kommer att vid behov kunna tas i anspråk av vår kommun. Två personer från Civilförsvarsföreningen har också genomgått särskild utbildning för gruppansvariga och kommer nu som FRG-ansvariga bli kommunens kontaktyta mot resursgruppen. De genomförda utbildningsinsatserna har finansierats med statliga bidrag. I samverkan med Vallentuna Civilförsvarsförening pågår nu planläggning för hur FRG-styrkan på bästa sätt ska kunna användas i kommunens tjänst. Även övningsverksamhet med kommunal medverkan planeras. Det bedöms angeläget för kommunen att befästa och fördjupa det goda samarbete som redan idag finns med frivilligorganisationerna. Kommunstaben ser också mycket positivt på den breddning av kompetenser och resurser som blir följden av att frivilligarbetarnas rekryteringsbas utökats till att omfatta även personer med annan bakgrund än inom civilförsvaret. I ljuset av detta framstår den riktade rekryteringsinsats som Civilförsvarsföreningen planerar under 2007 som både klok och angelägen. Att Civilförsvarsföreningen på egen hand anskaffar och vårdar den utrustning som kan komma att behövas vid insatser i kommunens tjänst bedöms vara en avsevärd fördel eftersom detta sannolikt då kan göras mer kostnadseffektivt än om kommunen svarat för denna hantering. Kommunstabens mening är att frivilligorgansiationerna utgör en viktig resurs för samhället och att det är angeläget med ett fortsatt stöd till och nära samverkan med dessa. Det ekonomiska bidrag som Vallentuna Civilförsvarsförening sökt för verskamhetsåret 2007 framstår som storleksmässigt rimligt, trots att det med närmare 50 tkr överskrider för ändamålet budeterade medel. Handlingar i ärendet 1. Ansökan från Vallentuna Civilförsvarsförening om bidrag för 2007. 2. Föreningens budget för 2007. 12 (24)
3. Verksamhetsplaner för föreningens olika grupper a. Föreningsgruppen b. Utbildningsgruppen c. PR-gruppen d. Aktivitetsgruppen 13 (24)
Ansökan om bidrag till Vallentuna Civilförsvarsförening för inköp av hjärtstartare KSAU 30 Dnr 2007.008 164 Beslut Arbetsutskottet beslutar återremittera ärendet till kommunstaben för utredning av de frågetecken som angetts i tjänsteutlåtandet. Yrkanden Hans Strandin (s) yrkar återremiss för ytterligare utredning av de frågetecken som angetts i tjänsteutlåtandet. Borgerliga gruppen biträder genom ordföranden Örjan Lid (m) återremissyrkandet. Beslutsgång Arbetsutskottet beslutar återremittera ärendet. Ärendet Bakgrund Civilförsvarsföreningens har hos kommunen ansökt om bidrag, dels med 118 tkr för ordinarie föreningsverksamhet under 2007, dels med 60 tkr för inköp av hjärtstartare. Bidraget till föreningsverksamheten har behandlats separat, denna skrivelse avser endast den del av det sökta bidraget som avser verksamheten med hjärtstartare. Det nu aktuella bidraget avses att användas till: Inköp av fyra stycken hjärtstartare (defibrillatorer) Installation på lämpliga platser av inköpt utrustning Information/utbidlning till användare Löpande underhåll och kontroll av utrustningen Senare tids forskning har visat att många som avlider till följd av plötsligt hjärtstopp skulle kunna räddas till livet om lämpliga åtgärder för återupplivning omedellbart skulle kunna sättas in. Samtidigt har den medicintekniska utrustning i form av defibrillatorer (hjärtstartare) som används i professionella sammanhang utvecklats så att dessa nu finns i utföranden som kan användas framgångsrikt även av den som har ingen eller en mycket begränsad utbildning på utrustningen. Utrustning av denna typ börjar därför nu alltmer att dyka upp i olika offentliga miljöer, exempelvis finns en sådan installerad i Täby Centrum. 14 (24)
Detta är bakgrunden till Civilförsvarsföreningens förslag att låta anskaffa och installera fyra utrutsningar på strategiskt väl valda platser/offentliga miljöer inom kommunen. Kommunstabens synpunkter Kommunstaben ser positivt på föreningens initiav i denna fråga men ser också ett antal frågetecken och ännu olösta problem med koppling till den föreslagna satsningen. Främst handlar det om följande punkter och frågeställningar där det enligt kommunstabens mening fortfarande finns mer eller mindre stora oklarheter. > Huvudman för akutsjukvård Det kan starkt ifrågasättas om akut vård av plötsligt insjuknade personer, ett verksamhetsområde som och i för sig är både angeläget och behjärtansvärt, ska vara en kommunal angelägenhet. Förvisso har kommunen ett visst generellt ansvar för välbefinnandet för dem som vistas här, men i grunden är det dock så att ansvaret för insatser av detta speciella slag vilar på annan huvudman, landstinget. > Kommunens arbetsmiljöansvar När det gäller akutsjukvård finns enligt kommunstabens mening också en gränsdragning mot kommunens åligganden i dess egenskap av arbetsgivare. Kommunen har enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter skyldighet gentemot sina anställda att på samtliga arbetsställen ha en god beredskap, utbildad personal och en ändamålsenlig utrustning för första-hjälpen-insatser. Den utrustning som används är oftast strategiskt utplacerade skåp eller tavlor med enklare utrustning för att en lekman ska kunna vidta skyndsamma och lämpliga åtgärder om någon arbetskamrat drabbas av olycksfall eller akut sjukdom. Det torde ännu vara synnerligen ovanligt på arbetsplatser att hjärtstartare används som komplement till denna utrustning, men mycket talar enligt kommunstabens mening för att detta i framtiden kommer att bli mer vanligt förekommande än idag. I dagsläget kan dock knappast anskaffande av den aktuella apparaturen motiveras genom krav på en god och säker arbetsmiljö för kommunens anställda. > Att använda hjärtstartare Även om moderna varianter av defibrillatorer i stor utsräckning anses vara näst intill självgående menar kommunstaben att det för att genomföra en lyckosam räddningsinsats sannolikt ändå krävs ett visst mått av medicinsk grundutbildning. Att säkerställa att sådan särskilt utbildad personal hela tiden skulle finnas till hands i anslutning till dessa utrustningar framstår som mycket svårt att uppfylla. 15 (24)
> Akutsjukvård i räddningstjänstens regi I Vallentuna kommun finns ingen stationerad ambulans eller akutbil. Detta medför med nödvändighet oftast en viss väntetid vid behov av transport eller insatser av personal utbildad i akutsjukvård. Sedan en tid tillbaka pågår dock ett försök där räddningstjänstens personal, med utgångsställe från brandstationen i Vallentuna, har delegation att under ett första skede bedriva viss akutsjukvård. Till detta ändamål finns också en defibrillator som tas med vid utryckningar där den kan komma att behövas. Försöket innebär att räddningstjänstens personal larmas ut till olycksoch skadeplatser för att påbörja akuta livsuppehållande och skadebegränsande åtgärder även vid de typer av händelser då man annars normalt inte kallas till platsen. Enligt uppgift har det pågående försöket varit lycksosamt och genomförda insatser av detta slag har sannolikt räddat livet på flera personer i fall där utgången annars varit oviss. Även om varje minut är synnerligen dyrbar från det att ett inträffat hjärtstopp inträffat tills adekvata livräddande åtgärder sätts in kan vi för Vallentuna kommuns del konstatera att det således redan finns en väsentligen höjd beredskap för att mycket snabbt undsätta personer som drabbats av denna typ av livshotande tillstånd. Samråd Vid ärendets beredning har samråd skett med kommunens medicinskt ansvariga sjuksköterska, Lilian Bylund. Bedömning Kommunstabens samlade bedömning ger vid handen att kommuninvånarnas trygghet och säkerhet i nu aktuella avseenden i dagsläget får anses vara tämligen väl tillgodosedda. En fortsatt utveckling inom det medicintekniska området kan dock innebära att det i framtiden finns skäl att ompröva detta ställningstagande. Detsamma gäller om andra för frågans bedömnnig relevanta faktorer förändras. Kommunstabens förslag Kommunstyrelsen beslutar att avslå det av Vallentuna Civilförsvarsförening sökta bidraget för inköp av hjärtstartare. Handlingar i ärendet Ansökan från Vallentuna Civilförsvarsförening om bidrag för hjärtstartare 16 (24)
Översiktlig sammanställning över anställdas bisysslor/uppdrag - januari 2007 KSAU 31 Dnr 2007.033 029 Beslut Arbetsutskottet beslutar att godkänna redovisningen och lägga den till handlingarna. Ärendet Kommunledningskontoret har med förvaltningarnas medverkan inventerat de anställdas bisysslor/uppdrag i januari 2007. Sysslorna redovisas översiktligt per förvaltning. Redovisningen anmäls till kommunstyrelsens arbetsutskott. I samband med att redovisningen görs och i samband med introduktion för nyanställda har arbetsgivaren informerat om gällande regler om bisysslor/uppdrag. Chefer uppmärksammas också i olika sammanhang på att det är mycket viktigt att upphandlande chefer är observanta på i vilka företag anställda har styrelseuppdrag eller i övrigt genom t.ex. släkt- eller familjeband har en ställning, som kan innebära intressekonflikter vid inköp eller upphandling. Arbetssätt: Kommunledningskontoret svarar utifrån förvaltningarnas underlag för att den översiktliga redovisningen görs för hela kommunen. Redovisningen anmäls till kommunstyrelsens arbetsutskott. Respektive förvaltning gör centralt på förvaltningen en förteckning över anställda, som har bisysslor/uppdrag och sysslornas innehåll och omfattning. Redovisningen anmäls till nämnden. Handlingar i ärendet Redovisning av anställdas bisysslor/uppdrag läget i januari 2007 17 (24)
Beslut om delegation av ansvarig för kommunens centralarkiv samt kommunstyrelsens arkiv KSAU 32 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen beslutar att delegera arkivansvar för kommunens centralarkiv samt för kommunstyrelsens arkiv till kommundirektören. Kommundirektören kan vidaredelegera ansvaret. Delegationsordningen kompletteras enligt beslutet. Ärendet Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och ska bistå förvaltningarna i dokumenthanterings- och arkivfrågor. Häri ligger också att utöva tillsyn över nämndernas arkiv. Kommunstyrelsen har ansvar för centralarkivet dit nämndernas arkiv inlämnas för slutförvaring. Arkivansvarig för kommunens centralarkiv är kommunstyrelsen, dvs arkivmyndigheten, som kan delegera arkivansvaret till kommundirektören. Kommunstyrelsen är också, liksom varje nämnd, arkivbildare. Arkivansvarig för kommunstyrelsens arkiv är kommunstyrelsen som kan delegera arkivansvaret till kommundirektören. Kommundirektören kan i sin tur vidaredelegera arkivansvaret till annan tjänsteman. Kommunstabens förslag Kommunstyrelsen beslutar att delegera arkivansvar för kommunens centralarkiv samt för kommunstyrelsens arkiv till kommundirektören. Kommundirektören kan i sin tur vidaredelegera arkivansvaret till annan tjänsteman. Delegationsordningen kompletteras enligt beslutet. Handlingar i ärendet Förslag tillägg i delegationsordningen. 18 (24)
Ny placering av bibliotek uppdrag till samhällsbyggnadsnämnden och kulturnämnden KSAU 33 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsen beslutar ge samhällsbyggnadsnämnden och kulturnämnden i uppdrag att utreda, belysa och beskriva ett uppförande av nytt bibliotek i Vallentuna centrum utifrån följande förutsättningar: 1. Den totala kostnadsramen för biblioteket i färdiguppfört skede får inte överstiga 45,2 Mkr i 2001 års kostnadsläge, exklusive expolateringskostnader, arbetsplatser och inredning. 2. Biblioteket/verksamhetsbyggnaden ska placeras som en solitär i Kommunalhusparken. 3. Uppdraget innebär också att belysa hur ett samband mellan torgytorna kan åstadkommas med hänsyn till utbyggnaden av Tärningen. 4. Planerad verksamhet, inom ramen för den fysiska byggnaden, ska samordnas med det utbud av service och tjänster som tillhandahålls i andra anläggningar som Tellus, Nova, kommunal receptioner, turistbyråverksamhet, mm dvs att alla möjligheter till samordning med annan kommunal eller privat verksamhet ska gås igenom. 5. Personallokalernas/arbetsplatsernas placering, i befintliga lokaler eller i den nya byggnaden ska vägas in i bedömningen, eftersom de inte finns med i den ursprungliga planerade utbyggnaden. 6. Anläggningen ska senast tas i bruk våren 2010. 7. Första rapportering ska göras till KSAU den 12 april. Yrkanden Den borgerliga koalitionen yrkar genom ordföranden Örjan Lid (m) att kommunstyrelsen beslutar ge samhällsbyggnadsnämnden och kulturnämnden i uppdrag att utreda, belysa och beskriva ett uppförande av nytt bibliotek i Vallentuna centrum utifrån ovanstående förutsättningar, punkt 1-7. Hans Strandin (s) yrkar avslag till koalitionens yrkande och yrkar vidare att samhällsbyggnadsnämnden och kulturnämnden ges iuppdrag att fullfölja utbyggnad av biblioteket på den planerade tomten söder om Tärningen. 19 (24)
Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på yrkandena och finner att arbetsutskottet beslutar enligt den borgerliga koalitionens yrkande. Reservation Hans Strandin (s) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. 20 (24)
Ombudgeteringar från 2006 års bokslut till 2007 års budget. KSAU 34 Arbetsutskottets förslag 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att samtliga över- och underskott för nämndernas drift ombudgeteras till 2007 förutom skolpeng och KSOF (kommunstyrelsens anslag för oförutsett), enligt förslag i bilaga 1. 2. Kommunstyrelsen besluta vidare att ombudgetera investeringsanslagen enligt bilaga 1, totalt 29 248 tkr. 3. Kommunstyrelsen beslutar att socialnämndens begäran, om att inte överföra förväntat underskott mm, utgår p g a inaktualitet. 4. Kommunstyrelsen beslutar att Användandet av 200 tkr av överskottet för arbetsmarknadsenheten till erbjudande av ferieplatser separeras till ett eget beslutsärende. Ärendet Kommunstaben har fått en redovisning av varje nämnds bokslut dels i form av verksamhetsberättelserna samt del i form av genomgångar under bokslutsdagarna 22 och 23 februari. Förutom den samlade bedömning och dialog staben därutöver haft med respektive förvaltning har två skrivelser inkommit angående hanteringen av över/underskott. Dels från kommunstyrelsens arbetsmarknadsenhet och dels från socialnämnden. Skrivelserna bifogas detta ärende. Gällande regler Enligt reglerna för styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet i Vallentuna kommun, fastställda av fullmäktige 2004-12-20, är huvudprincipen att nämnd för med sig de ekonomiska över- och underskott som redovisas i bokslut till kommande budgetår. Dock skall en bedömning göras om det föreligger särskilda skäl att frångå principen. Tolkningen av reglerna innebär också att överförda överskott inte ska användas för utökning av ramarna så att de grundläggande höjer kostnadsnivån (t ex anställa personal eller utöka hyreskostnaderna) utan ska användas till särskilda insatser som inte är återkommande. Kommunstabens synpunkter Budgetutfall och avvikelser redovisas i bilaga 1 för såväl driftsramar som investeringar. Kommunstaben anser att ekonomistyrprinciperna ska efterlevas och ser i sin samlade bedömning inget skäl att föreslå annat än ombudgetering av över- och underskott av driftsbudgetens avvikelser förutom två undantag. 21 (24)
Dels skolpengen som inte är påverkbar när pengnivån och ramen väl är satt. Avvikelser på skolpengsramen har undantagits även tidigare år. Dels medlen som kvarstår i KSOF (kommunstyrelsens anslag för oförutsett) då dessa skall tillgodoräknas 2006 års resultat för att täcka ökade hyreskostnader i samband med försäljningen av centrumfastigheterna. Vad gäller socialnämndens skrivelse från början av december angående att inte ta med sig förväntat underskott visar bokslutet att det slutligen blev ett överskott i stället med 2 229 tkr. Detta överskott ska enligt stabens förslag ombudgeteras. Vad gäller deras önskan att få lämna underlag till fullmäktige för ökande LSS-kostnader för att under löpande budgetår justera nämndens budget föreslår staben avslag. Grundregeln är att inte i förväg besluta om budgetjusteringar utöver fastställd ram utan så långt möjligt ta hänsyn till särskilda förhållanden i budgetprocessen. Angående arbetsmarknadens begäran om att få använda 200 tkr av överskottet från 2006 för finansiering av 25-30 ferieplatser ryms det inom den föreslagna ombudgeteringen för kommunstyrelsen som helhet. Förslaget till ombudgeteringar inom driften framgår av bilaga 1. Den sammanlagda ombudgeteringen för driftsbudgeten blir 6 864 tkr från 2006 till 2007. För investeringsanslag gäller enligt ekonomistyrprinciperna också att över/underskott medförs då större investeringsprojekt ofta löper över mer än ett år. Ett undantag är de årligt återkommande mindre anslag som ges vissa nämnder. Här görs en särskild bedömning då nytt anslag ges varje år och att det därmed inte finns skäl att med automatik överföra vissa överskott. Efter dialog med förvaltningarna föreslås ombudgetering enligt bifogat förslag. Kommunstabens förslag 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att samtliga över- och underskott för nämndernas drift ombudgeteras till 2007 förutom skolpeng och KSOF (kommunstyrelsens anslag för oförutsett), enligt förslag i bilaga 1. 2. Kommunstyrelsen besluta vidare att ombudgetera investeringsanslagen enligt bilaga 1, totalt 29 248 tkr. 3. Kommunstyrelsen avstyrker socialnämndens begäran om att inte överföra förväntat underskott samt önskan att få lämna underlag under budgetåret som grund för extra ramjustering utöver fastställd budget. 22 (24)
4. Kommunstyrelsen godkänner användandet av 200 tkr av överskottet för arbetsmarknadsenheten till erbjudande av ferieplatser. 23 (24)
Feriearbete för ungdomar KSAU 35 Arbetsutskottets förslag Kommunstyrelsens beslutar att under år 2007 erbjuda ca 25-30 feriearbeten, kostnaderna om 200 tkr belastar näringslivs- och arbetsmarknadsservice. Kommunstabens förslag Kommunstyrelsen beslutar att under år 2007 erbjuda ca 25-30 feriearbeten, kostnaderna om 200 tkr täcks av det överskott som uppstod på enheten för näringslivs- och arbetsmarknadsservice 2006. Ärendet Frågan om feriearbeten för ungdomar har varit uppe i kommunfullmäktige 2006-11-06, 64. Förutsättningarna har sedan dess ändrats på så sätt att alla statliga medel för feriearbeten har dragits in. Detta gäller för samtliga kommuner. Det finns i nuläget inga pengar avsatta i kommunen för att kunna anställa ungdomar i feriearbeten för år 2007. De senaste åren har 25 ungdomar/år fått feriearbete via kommunen med stöd av statliga medel. En ökning skedde år 2006 p.g.a. att kommunen fick större statligt stöd än tidigare. Kommunen fick 300 tkr från länsarbetsnämnden, avsedda för ungdomar som gick första och andra året på gymnasium. Detta medförde att 45 ungdomar av 146 sökande fick arbete. Platserna lottades ut, utöver det antal som fick arbete p.g.a. särskilda behov. Ett feriejobb kostade ca 6.700 kr/ungdom. Lönen var 60 kr/timme. De har fått arbeta sex timmar om dagen i tre veckor. Kommunstabens synpunkter Även om det kanske i år blir lite lättare att hitta sommarjobb i regionen så är kommunstabens bedömning att det ändå kommer att uppstå ett behov av att tillhandahålla feriearbeten i kommunen. Kommunen är Vallentunas största arbetsgivare och har också personella resurser att ta hand om feriearbetare. Handläggningen av feriearbeten sker på enheten för näringslivs- och arbetsmarknadsservice. 24 (24)