Införande av informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda kommunens roller och uppgifter 26.9.2018 kl. 10 11 och 13 14 Kukka-Maaria Berg/Utbildningsstyrelsen Miia Hämäläinen/CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Webbinariets innehåll Webbinariet 26.9.2018 är avsett för ansvariga användare och Varda-administratörer i kommuner och samkommuner som producerar uppgifter med hjälp av integration mellan Varda och kommunens informationssystem. Webbinariets innehåll: Aktuellt om Varda Kommunernas och samkommunernas uppgifter i Varda och överföringen av uppgifter till Varda Uppgifter och ansvarsområden för ansvariga användare och Varda-administratörer Användaradministration Stöd för kommuner och samkommuner vid införandet av Varda 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 2
Webbinariets mål Ansvariga användare och Varda-administratörer i kommunerna/samkommunerna: får en uppfattning om läget med utvecklingen av Varda får en uppfattning om Utbildningsstyrelsens uppgifter och Utbildningsstyrelsens föreskrift gällande Varda får en uppfattning om kommunens/samkommunens uppgifter, ansvarsområden och roll gällande Varda samt om processens tidsplan lär känna vilka uppgifter som ska föras in i Varda och hur uppgifterna ska föras får en tydligare bild av hur uppgifterna om förskoleundervisning produceras samt av uppgifterna och ansvarsområdena lär känna kommunens/samkommunens uppgifter som gäller testning av Varda får en uppfattning om Utbildningsstyrelsens stöd för kommunerna vid införandet av Varda 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 3
Aktuellt om Varda
Övergripande tidsschema för utvecklingen av Varda 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 5
Utbildningsstyrelsens uppgifter Informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda är Utbildningsstyrelsens tjänst. Utbildningsstyrelsen ansvarar för bl.a. informationsresursens allmänna drift (administration av tjänsten och tillhörande kommunikation) ansvarar för informationsresursens tillgänglighet, integritet och oföränderlighet samt för dess skydd och bevarande beslutar hur de som för in uppgifter ska hålla de registrerade uppgifterna uppdaterade samlar in loggdata om användningen av tjänsten och är registeransvarig för loggdataregistret producerar information av uppgifterna som sparats i informationsresursen för myndigheter samt statistik för offentligt bruk (Utbildningsstyrelsens Vipunen-tjänst) ansvarar för programmeringsgränssnitt för inmatning, behandling och utlämning av uppgifter samt lagenlig utlämning av uppgifter och undersökning av förutsättningarna för att öppna programmeringsgränssnitten ansvarar för beviljande av forskningstillstånd för utlämning av uppgifter 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 6
Utbildningsstyrelsens föreskrift, anvisning och uppgiftsförteckning Utbildningsstyrelsen ger en föreskrift, anvisning och uppgiftsförteckning om informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda vecka 41/2018 I föreskriften, anvisningen och bilagan anges vem föreskriften gäller vilka uppgifter som ska föras in produceras Övergångsperioden då inmatning av uppgifter börjar: 1.1.2019 30.4.2019 hur ofta uppgifter ska föras in i Varda: - frekvens för inmatning via gränssnittet en gång/dygn - uppdatering av uppgifter som matas in via gränssnittet två gånger per månad: senast den 15 och den sista dagen i månaden. uppgiftsförteckningen skickas som en bilaga till föreskriften Materialen skickas er e-post till de ansvariga användarna i kommunerna och till kommunernas registratorskontor. Materialet sparas även på Utbildningsstyrelsens sida för Varda-material: https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/varhaiskasvatuksen+tietovaranto 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 7
Informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda i nuläget: 1.1.2019 införande Miljön utvecklas vidare: bl.a. valideringar, användarrättigheter, tillsyn och övervakning Datasäkerhetsauditeringar Testning av integration Kommunikation och utbildningar om införandet av Varda Dokumentering 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 8
Informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda i nuläget: 1.9.2019 införande Definition och förberedande uppgifter för HR-systemintegrationer Närmare definition av uppgifter om personal och vårdnadshavare Planering av våren 2019 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 9
Kommunernas och samkommunernas uppgifter i Varda och överföringen av uppgifter till Varda
Kommunerna producerar uppgifterna för Varda Utbildningsstyrelsens föreskrift, anvisning och uppgiftsförteckning Lagen om småbarnspedago gik Ansvarig användare Varda-administratör Kommunens småbarnspedagogik 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 11
Kommunens uppgifter hösten 2018 systemintegrationskommuner 1. Utser kommunens Varda-administratör och den ansvariga användaren och anmäler hur kommunen för in uppgifter i Varda. Om kommunen inte har meddelat uppgifterna, vänligen ta kontakt per e-post på adressen varda@csc.fi 2. Deltar i webbinarier som är avsedda för Varda-administratörer och ansvariga användare 4.12 samt vid behov i Vardakliniker från och med 5.10 3. Besöker oph.fi/varda för att ta del av material och kommunikation som stöder införandet 4. Säkerställer hos systemleverantören/i kommunens eget system att: Uppgifterna som anges i Utbildningsstyrelsens uppgiftsförteckning finns i det egna systemet Varda-versionen i systemleverantörens/kommunens/samkommunens eget system uppdateras i god tid före årsskiftet 5. Säkerställer att den enhetliga registreringspraxis som definieras i Utbildningsstyrelsens föreskrift, anvisning och uppgiftsförteckning har förankrats hos aktörerna i kommunen (ansvarig användare) 6. Ordnar så att Varda-administratören och den ansvariga användaren i kommunen/samkommunen får användarrättigheter till Varda. 7. Januari 2019: Inmatningen av uppgifter till informationsresursen påbörjas. Varda-administratören och den ansvariga användaren ska göra en acceptanstestning (granskning av uppgifternas kvalitet). Anvisningarna gås igenom vid webbinariet i december 2018. 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 12
Hur överförs kommunens uppgifter om småbarnspedagogik till Varda? De anordnare av småbarnspedagogik som använder ett operativt system för småbarnspedagogik omfattas av automatiserad överföring av uppgifter. Leverantören av kommunens system för småbarnspedagogik sköter om kommunens automatiserade dataöverföring och integrationen i Varda Med hjälp av integrationer mellan Varda och system för småbarnspedagogik överförs de uppgifter som anges i lagen om småbarnspedagogik automatiskt till informationsresursen inom småbarnspedagogiken enligt den frekvens för överföring av uppgifter som Utbildningsstyrelsen definierat Dataöverföringsfrekvens: Inom 1 dygn från att uppgifterna producerats eller uppdaterats i systemet för småbarnspedagogik Dessutom ska kommunen ordna behövliga användarrättigheter för att möjliggöra dataöverföringen samt se till att uppgifterna som administreras i det egna systemet är uppdaterade och jämförbara (jfr uppgiftsförteckningen i Varda). Om kommunen använder ett eget system för småbarnspedagogik, kan kommunens system integreras direkt i Varda. I detta fall kontaktas kommunen av CSC, som ansvarar för det tekniska genomförandet av Varda. 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 13
Kommunens registreringsansvar från och med 1.1.2019 Kommunen eller samkommunen ska från och med 1.1.2019 spara uppgifter om följande delområden: Anordnare av småbarnspedagogik (uppgifter på FO-nummernivå) Verksamhetsställen (daghem, familjedaghem och gruppfamiljedaghem) Barn Sparade uppgifter ska överföras 1.1 30.4.2019. Under våren 2019 informerar vi närmare om personal- och vårdnadshavaruppgifter som ska införas från och med 1.9.2019. 14
Datainnehåll Anordnare 1. FO-nummer 2. Anordnarens namn (kopplat till FO-numret) 3. Kommunkod 4. Kontaktuppgifter - E-post - Kontonummer - IP-adress - Postadress (gatuadress, postnummer och -ort) 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 15
Datainnehåll Verksamhetsställe 1. Verksamhetsställets namn 2. Kontaktuppgifter - Postadress (gatuadress, postnummer och -ort) - Telefonnummer - E-post 3. Form för anordnande av verksamhetsstället - Anordnas av kommun eller samkommun - Köpt tjänst i kommun eller samkommun - Anordnas med servicesedel - Anordnas med stöd för privat vård 4. Verksamhetsställets verksamhetsform - Dh, Fdh, Gfdh 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 16
Datainnehåll Verksamhetsställe 1. Verksamhetsställets språk 2. Verksamhetsställets prioriteringar inom småbarnspedagogik - Enligt pedagogisk inriktning - Verksamhet som betonas - Språk som betonas i verksamheten 3. Antal platser inom småbarnspedagogiken 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 17
Datainnehåll Barn 1. Personbeteckning 2. Namn 3. Modersmål 4. Hemkommun 5. Kontaktuppgifter (gatuadress, postnummer och -ort) 6. Verksamhetsstället där barnet deltar i småbarnspedagogisk verksamhet 7. Datum då ansökan lämnades in 8. Start- och slutdatum registrerat på beslutet om småbarnspedagogik 9. Förverkligande av grunden för rätten till småbarnspedagogik i. Timantal per vecka ii. Är barnet i skiftomsorg iii. Daglig eller en del av veckan iv. Under (5,0 eller under) eller över 5 timmar (5,01 eller över) per dag i småbarnspedagogik 10. Form för anordnande av småbarnspedagogik 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 18
Uppgifter om förskoleundervisning Kommunen ansvar för att uppgifterna om förskoleundervisning registreras via Varda-integrationen i Koskitjänsten När det gäller förskoleundervisning som anordnas i samband med grundläggande utbildning används redan en integration av den grundläggande utbildningens system i Koski-tjänsten eller Koski-tjänsten används via ett användargränssnitt Om kommunen anordnar förskoleundervisning på en plats för förskoleundervisning i enlighet med lagen om småbarnspedagogik, ska uppgifterna om förskoleundervisning registreras från och med 1.1.2019 med hjälp av integrationen via Varda i Koski. När det gäller registrering av förskoleundervisning som anordnas i samband med grundläggande utbildning i Koski fås kundsupport på adressen: koski@opintopolku.fi, i annat fall på varda@opintopolku.fi Mer information om Koski-tjänsten: https://www.oph.fi/koski 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 19
Kommun/samkommun som registeransvarig Kommun eller samkommun Kommunen eller samkommunen är registeransvarig då det gäller deras egna uppgifter och ska se till att uppgifterna är uppdaterade. Kommunen eller samkommunen ansvarar för innehållet i uppgifterna som förs in samt för att uppgifterna är korrekta. Utbildningsstyrelsen Om kommunen eller samkommunen upphör vara registeransvarig och den aktuella registeransvariges uppgifter inte överförs till någon annan, är Utbildningsstyrelsen registeransvarig för de aktuella uppgifterna som förts in i informationsresursen. Utbildningsstyrelsen är registeransvarig för loggdataregistret. Utbildningsstyrelsen ser till att de registrerades rättigheter tillgodoses i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning. 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 20
Uppgifter och ansvarsområden för ansvariga användare och Varda-administratörer
Varda-roller i kommunen Kommunen har två roller i Varda: Ansvarig användare Varda-administratör 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 22
Roller i Varda Ansvarig användare Den ansvariga användaren: samordnar och ansvarar för att förfarandena för att registrera uppgifter inom småbarnspedagogiken förankras i kommunen eller samkommunen ser till att endast uppgifter i enlighet med föreskriften, anvisningarna och uppgiftsförteckningen i Varda matas in i kommunens system. Ändrade uppgifter ska matas in i kommunens system genast. testar uppgifternas kvalitet i Varda i januari februari 2019, dvs. jämför att uppgifterna som administreras i kommunens system och kommunens uppgifter som matats in i Varda är korrekta enligt de färdiga testfall för datakvalitet som projektet gett. utnyttjar uppgifterna i informationsresursen inom småbarnspedagogiken med hjälp av rapporteringsverktyg, t.ex. UBS Vipunen-tjänst 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 23
Roller i Varda Varda-administratör Varda-administratören: Samordnar och ansvarar i kommunen eller samkommunen för de tekniska förberedelserna för införandet av Varda tillsammans med leverantören för systemet för småbarnspedagogik Samordnar och ansvarar i fortsättningen för kontakten med den tekniska administrationen gällande leverantören för systemet för småbarnspedagogik samt Utbildningsstyrelsen Verkar som administratör för kommunens eller samkommunens Vardaanvändarrättigheter 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 24
Kommunen/samkommunen deltar i testningen Testningssätt Tidsplan Deltagare Testmaterial Integrationstestning september december 2018 Kommunernas/samkommunernas systemleverantörer (+ representanter för kommunen/samkommunen); Kommuner/samkommuner med ett eget system CSC:s, systemleverantörens eller kommunens/samkommu nens testdata Testning av användargränssnitt oktober december 2018 Användargränssnittets användare i kommunerna/samkommunerna Testdata Testning av datakvalitet från och med 1.1.2019 Ansvariga användare och Vardaadministratörer i kommunerna/samkommunerna Kommunens/samkommu nens egna Vardauppgifter 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 25
Innehåll i integrationstestningen Programmässig datainmatning från operativa informationssystem till Varda via REST-gränssnittet Testaren matar in, läser, bearbetar och tar bort uppgifter validering, fel Mål: felfri dataöverföring och uppfyllelse av programvarukrav Medverkande företag: Abilita, Tieto, WhileOnTheMove, CGI och Visma Kommu n 1 Kommu n 2 Kommu n 3 Kommu n 4 X data data X data data testdata testdata X data data Systemleverantör 1 Systemleverantör 2 testdata testdata testdata testdata R E S T testdata testdata Varda 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 26
Test av användargränssnitt och datakvalitet Användargränssnittet testas hösten 2018 Användbarhetstestning med frivilliga testare i kommunerna Funktionell testning Teknisk testning - Automations- och prestandatestning Tillgänglighetsauditering 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 27
Användaradministration
Kort om användaradministration Vad? Vem? Med användaradministration avses administrationen av Varda, vem i kommunen som får läsa uppgifter som matats in i Varda, vem som matar in uppgifter och vem som beviljar andra användarrättigheter till Varda. Kommunen ansvarar för att sköta den interna användaradministrationen för sin egen organisation i Varda. Var? Användarrättighet till Varda ansöks om och hanteras via användargränssnittet för tjänstemän i Studieinfo, virkailija.opintopolku.fi Hur? Kommunens ansvariga användare i Studieinfo beviljar administratörsbehörighet för kommunens egen Varda-administratör hösten 2018. Kommunens Varda-administratör beviljar övriga användarrättigheter till Varda inom den egna kommunen från och med 1.1.2019. Utbildning i användaradministration ordnas för administratörer i december 2018. 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 29
Roller i integrationskommuner Användarrättighet till Varda Varda-administratör Varda-läsare Vardatjänsteanvändare Beskrivning av användarrättighet Varda-administratören kan bevilja läs- och sparrättigheter inom sin organisation kan läsa uppgifter som kommunen fört in i Varda ser uppgifter om misslyckade dataöverföringar och rapporterar dem vidare kan specificera personer utan personbeteckning i studentnummerregistret kan skapa användarnamnet för kommunens Varda-tjänsteanvändare Varda-läsaren kan läsa uppgifter som kommunen fört in i Varda antingen på för hela kommunen eller per verksamhetsställe Varda-tjänsteanvändare kommunens dataöverföringskod som ställs in i informationssystemet, dvs. organisationsspecifikt användarnamn och lösenord för gränssnittet användarrättigheten beviljas inte en person, utan en aktör inom småbarnspedagogik, såsom en kommun Varda-administratören skapar koden för Varda-tjänsteanvändare Obs! Användargränssnittskommunerna använder även användarrättighet för Varda-registrerare. Varda-registreraren kan spara uppgifter i Varda via Vardas användargränssnitt samt specificera personer som saknar personbeteckning i
Två olika nivåer av användarrättigheter 1:a nivån: kommun Användarrättighet beviljas på kommunnivå, då personen ser alla verksamhetsställen som lyder under kommunen och deras uppgifter Kommun 2:a nivån: verksamhetsställe användarrättighet beviljas för ett enskilt verksamhetsställe, då personen endast ser uppgifterna för detta verksamhetsställe Daghemmet Blåbäret Daghemmet Jordgubben Familjedaghem met Hallonet Gruppdaghem met Lingonet 18.10.2018 31
Stöd för kommuner och samkommuner vid införande av Varda hösten 2018
Stöd för införande av Varda hösten 2018 Utbildningar Webbinarier - 4.12.2018 (integrationskommuner) - 5.12.2018 och 9.1.2019 (användargränssnittskommuner) Systemleverantörers utbildningar Kliniker öppna för alla från och med 5.10 varje fredag kl. 10 11 Varda-utbildningar för RFV planeras Stöd för införande UBS föreskrift och anvisningar (bl.a. uppgiftsförteckning) Kundtjänst per e-post: varda@opintopolku.fi Kundtjänst per telefon kommer snart Wikisidor och vanliga frågor: https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/varhaiskasvat uksen+tietovaranto Instruktionsvideor (användargränssnitt) Evenemang Småbarnspedagogikmässa fre 12.10.2018 Övrig kommunikation Utbildningsstyrelsens nättjänst oph.fi/varda Varda-nyhetsbrev, beställning varda@opintopolku.fi Upptagningar på YouTube: https://www.youtube.com/playlist?list=plsbm4tvhw D2H88OOrgJH2OZjkA5I_Zeu3 Sociala medier E-post och vid behov förfrågningar Varda-broschyr
oph.fi/varda 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/varhaiskasvatuksen+tietovaranto 34
Kommunikation om Varda på svenska Varda-broschyr och oph.fi/varda på svenska Utbildningsstyrelsens föreskrift och anvisning översätts till svenska Kundservice på svenska Webbinariets bilder översätts till svenska En del av användarinstruktionerna översätts till svenska Instruktionsvideorna textas på svenska 18.10.2018 Utbildningsstyrelsen 35
Till sist
Jämförbar datainsamling är a och o Informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda sammanställer på ett och samma ställe de uppgifter som behövs i den nationella planeringen och styrningen av småbarnspedagogik. Då jämförbara och aktuella uppgifter matas in kan uppgifterna utnyttjas på bästa möjliga sätt. Uppgifterna i Varda utnyttjas för bl.a. nationell och internationell statistik och forskning samt myndigheternas lagstadgade uppgifter. Av anordnarna av småbarnspedagogik förutsätts i egenskap av uppgifternas ägare att de producerar information om småbarnspedagogik i enlighet med definitionerna i lagen om småbarnspedagogik och uppgiftsförteckningen för Varda registrerar uppgifter i informationsresursen inom småbarnspedagogiken via användargränssnittet i Varda i enlighet med gemensam registreringspraxis (jämförbara och aktuella uppgifter) sparar uppgifter i informationsresursen i enlighet med föreskriften från Utbildningsstyrelsen.
Tack oph.fi/varda varda@opintopolku.fi