REVISIONSRAPPORT Granskning av Delårsrapport januari augusti 2003 Norrbottens läns landsting Oktober 2003 PerÅke Brunström Anders Färnstrand www.pwcglobal.com/se www.komrev.se
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning och syfte... 2 3. Iakttagelser och bedömning... 4 3.1 Tidplan och föreskrifter... 4 3.2 Delårsrapportens innehåll... 4 3.3 Förvaltningsberättelse... 5 3.4 Resultat- och balansräkning... 6 3.4.1 Redovisningsprinciper... 6 3.4.2 Resultaträkning... 7 3.4.3 Resultatanalys... 8 3.5 Ekonomistyrning... 9
1. Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av landstingets revisorer granskat delårsrapporten för perioden januari augusti. Syftet med granskningen är att bedöma om delårsrapportering sker i enlighet med lag om kommunal redovisning och om delårsrapporten används i den ekonomiska styrningen av landstinget. Sammantaget visar vår granskning att delårsrapportering sker i enlighet med den kommunala redovisningslagen (KRL) och god redovisningssed. Rapporten för perioden januari augusti har jämförts med tidigare rapporter förbättrats främst vad avser jämförelsetal för respektive rapportperiod, noter/tilläggsinformation och upplysningar om pensionsförpliktelser och pensionsmedelsförvaltning. De väsentligaste iakttagelser som gjorts och som bör beaktas av landstingsstyrelsen är: Att förvaltningsberättelsens redovisning av måluppfyllelse för verksamheten bör utvecklas. Att de åtgärdsplaner som beslutats är otillräckliga för åstadkomma en ekonomi i balans. Att ägna mer energi åt att utkräva ansvar av förvaltningen. Till detta hör att ge både positiv och negativ återkoppling till de divisioner som klarar/inte klarar sina ekonomiska mål. 1
2. Inledning och syfte Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna granskat landstingets delårsrapport för perioden januari augusti. Syftet är främst att bedöma om landstingets delårsrapportering sker i enlighet med den kommunala redovisningslagen (KRL), men även att bedöma i vilken omfattning delårsrapporten ligger till grund för den ekonomiska styrningen av landstinget. Granskningen är översiktlig i den mening att den inte är lika omfattande som granskningen av en årsredovisning. Granskningen är dessutom mer inriktad på analytiska metoder än substansgranskning. KRL innehåller följande bestämmelser om delårsrapportering: 1 Kommuner och landsting skall minst en gång under räkenskapsåret upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från räkenskapsårets början. Minst en rapport skall omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. 2 Delårsrapporten skall innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av kommunens eller landstingets verksamhet och resultat sedan föregående räkenskapsårs utgång. Upplysningar skall då lämnas om: 1. sådana förhållanden som är viktiga för bedömningen av kommunens resultat eller ställning, och 2. sådana händelser av väsentlig betydelse för kommunen eller landstinget som har inträffat under rapportperioden eller efter dennas slut. 3 Om det inte finns särskilda hinder, skall det i anslutning till uppgifter enligt 2 även lämnas motsvarande uppgifter för samma rapportperiod under det närmast föregående räkenskapsåret. Begrepp och termer skall så långt det är möjligt stämma överens med dem som har använts i den senast framlagda årsredovisningen. Normgivning/vägledning för delårsrapportering utöver KRL:s bestämmelser finns i: Delårsrapporter i kommuner och landsting - diskussionsunderlag, 1992-06-11. Referensgruppen i redovisning för kommuner och landsting. 2
Delårsrapporter i kommuner och landsting - förslag nr 13, 1995-06-06. Referensgruppen i redovisning för kommuner och landsting. Delårsrapporter - En praxisstudie med råd och kommentarer, september 1999. Svenska kommunförbundet. Delårsrapportering, Rekommendation nr 20, augusti 2000. Redovisningsrådet (för publika företag). Kommunala delårsrapporter - praxis och idéer, januari 2003. Rådet för kommunal redovisning. 3
3. Iakttagelser och bedömning 3.1 Tidplan och föreskrifter Politiskt antagna och dokumenterade föreskrifter för delårsrapportering finns i landstingets gemensamma regler 2003. I dessa fastställs att delårsrapporter per april och per augusti ska upprättas och behandlas av landstingsstyrelsen i maj resp. september, samt att rapporterna ska föreläggas fullmäktige i juni resp. oktober. Av föreskrifterna framgår vidare att rapporterna ska avse koncernen, landstingsförvaltningen och divisionerna. De ska omfatta utfall för perioden, årsprognos samt nyckeltal för ekonomi, verksamhet och personal. Föreskrifterna ställer inga krav på att rapporterna ska granskas av revisorerna. Föreskrifter till förvaltningen finns i landstingets intranet. Dessa innehåller bl a, instruktioner för periodisering av utfall, omräkning av jämförelsetal med anledning av att semesterlöner periodiseras, tidplaner och mallar för insamling av uppgifter till rapporten. Sammantaget bedömer vi att landstingets föreskrifter är mycket väl utformade och utgör en god grund för delårsrapporternas kvalitet. Landstingsstyrelsen behandlar delårsrapporterna ca en månad efter rapporttidens utgång, vilket kan jämföras med referensgruppens förslag nr 13 där det sägs att styrelsen bör ta ställning till rapporten senast 2 månader efter periodens utgång. Med andra ord kan landstinget anses ha en mycket snabb handläggningstid och därmed en aktuell rapport vid den politiska behandlingen. 3.2 Delårsrapportens innehåll Landstingets delårsrapport består av innehåller: Förvaltningsberättelse (ej rubriserad), inkl drift- och investeringsredovisning. Resultaträkning. Balansräkning. Finansieringsanalys. Redogörelse för tillämpade redovisningsprinciper. Noter/tilläggsupplysningar. 4
Sammantaget bedöms delårsrapporternas innehåll motsvara de krav som ställs i KRL. Att rapporten inte innehåller en sammanställd redovisning uppvägs dels av att uppgifter om företagens periodresultat och årsprognos anges, dels av att den verksamhet som bedrivs i företagsform är av liten omfattning. 3.3 Förvaltningsberättelse Förvaltningsberättelsen utgör kärnan i delårsrapporten och ska innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av verksamhet och resultat sedan balansdagen. Förvaltningsberättelsen ska också lämna information om viktiga förhållanden och händelser av väsentlig betydelse. Exempel på händelser och förhållanden som omnämns i förvaltningsberättelsen är börsens effekt på portföljen/resultatet, utbetalning av medel för individuell förvaltning, ingångna avtal och besparingsprogrammens genomförande. De sifferuppgifter/nyckeltal som lämnas i förvaltningsberättelsen och som ger uttryck för verksamhetens utfall jämförs genomgående med samma uppgifter föregående år. Genom att målsätta nyckeltalen och redovisa utfallen i förhållande till målen skulle en bättre redovisning av verksamhetens utfall komma till stånd. Av förvaltningsberättelsen framgår att balanskravet inte beräknas uppnås detta enskilda år och att underskottet förväntas bli 43 Mkr. Eftersom kommunallagens balanskrav innebär att ett underskott ska återställas senast under de kommande två kommande åren de uppstått, hade med alternativa åtgärder med fördel kunnat redovisas i rapporten. Enligt rådet för kommunal redovisning ska det i förvaltningsberättelsen lämnas upplysningar om pensionsförpliktelser och pensionsmedelsförvaltning. Av tilläggsupplysningar framgår förpliktelserna och medlen för pensioner. Även pensionsfondens avkastning redovisas. Sammantaget görs bedömningen att förvaltningsberättelsen motsvarar redovisningslagens krav men att den bör utvecklas främst vad avser redovisning av måluppfyllelse för verksamheten. Vidare bör en anpassning ske till rådets skrift om delårsrapport där förvaltningsberättelsens föreslås innehålla följande avsnitt: Omvärldsanalys Finansiell analys Drift- och investeringsredovisning Måluppfyllelse Väsentliga personalförhållanden Viktiga förhållanden för bedömning av utveckling och tillstånd Framtidsbedömning 5
Enligt vår uppfattning skulle ett avsnitt Omvärldsanalys innehållande bedömningar av samhällsekonomin, landstingssektorn, befolkning, näringsliv, arbetsmarknad och skatteutjämningssystem etc. tillföra delårsrapporten väsentlig information. 3.4 Resultat- och balansräkning Delårsrapportens resultat- och balansräkningar är upprättade enligt KRL:s räkenskapsscheman med den skillnaden att det i resultaträkningen lagts till en resultatnivå. Jämförelser sker med samma delårsperiod 1 föregående år. Även årsprognos och beräknad budgetavvikelse lämnas. Vidare lämnas specificerande noter till resultaträkningens poster Skatteintäkter, Generella statsbidrag, Finansiella kostnader/intäkter och Jämförelsestörande poster. Jämförelser sker även av aktuell rapportperiod 2 mot föregående rapportperioder. Denna typ av jämförelse underlättar bl a bedömningar av besparingsprogrammens effekter. 3.4.1 Redovisningsprinciper Av avsnittet Redovisningsprinciper framgår att delårsrapporten upprättats enligt samma redovisningsprinciper som föregående årsredovisning. Den redovisningsprincip som ändrats är periodisering av semesterlön som kontantredovisats i föregående års delårsrapportering. Jämförelsetalen har med anledning av detta räknats om. 1 Delårsperiod omfattar tiden från räkenskapsårets början till utgången av den aktuella rapportperioden. 2 Aktuell rapportperiod är perioden från den senast avgivna delårsrapporten. 6
3.4.2 Resultaträkning Nedan framgår landstingets delårsrapport per 2003-08-31. Resultaträkning (Mkr) Utfall 0308 Utfall 0208 Årsprognos 2003 Utfall 2002 Verksamhetens intäkter 770 787 1 166 1 196 Verksamhetens kostnader -3 544-3 337-5 420-5 116 Avskrivningar -140-149 -223-231 Verksamhetens nettokostnad -2 914-2699 -4 477-4 151 Skatteintäkter 2 215 2 188 3 321 3 275 Generella statsbidrag och utjämning 701 664 1 050 1 004 Resultat före finansiella poster 2 153-106 128 Finansiella intäkter 84-78 97-72 Finansiella kostnader -21-13 -34-30 Resultat efter finansiella poster 65 62-43 26 Bidrag från kommunakuten 45 180 Resultat 65 107-43 206 Landstinget redovisar ett resultat före finansiella poster på 2 Mkr vilket är 151 Mkr sämre än samma period ifjol. Verksamhetens nettokostnader har ökat 215 Mkr samtidigt som skatter, generella statsbidrag och utjämning ökat med 64 Mkr jämfört med samma period i fjol. Takten i kostnadsökningar varierar kraftigt mellan de olika divisionerna. Årets resultat prognostiseras bli 43 Mkr vilket är 113 Mkr sämre än budget. Jämfört med den prognos som lämnades per april innebär augustiprognosen en resultatförbättring på 48 Mkr. Förbättringen är hänförbar till finansnettot, vars prognos har förbättrats med hela 76 Mkr mellan de båda rapporttillfällena. 7
En jämförelse av verksamhetens nettokostnaders utveckling över de senaste 6 tertialen (där det sista tertialet är en prognos) visar alla tertial 2003 är dyrare än motsvarande tertial ifjol, vilket är oroväckande: Verksamhetens nettokostn -1150-1200 -1250-1300 -1350-1400 -1450-1500 -1550-1600 T1 T2 T3 T1 T2 T3 2002 2003 3.4.3 Resultatanalys Av tabellen nedan framgår att de positiva avvikelserna i förhållande till budget är att hänföra till lägre avskrivningar och högre finansiella intäkter. Verksamhetens intäkter och kostnader uppvisar negativa avvikelser i förhållande till budget, vilket även skatteintäkterna gör. Resultaträkning (Mkr) Resultat 0301-0308 Budget 0301-0308 Avvikelse % Verksamhetens intäkter 770 787-17 -2,2% Verksamhetens kostnader -3 544-3 508-36 -1,0% Avskrivningar -140-163 23-14,1% Verksamhetens nettokostnad -2 914-2 884-30 -1,0% Skatteintäkter 2 215 2 234-19 -0,8% Generella statsbidrag och utjämning 701 705-4 -0,6% Resultat före finansiella poster 2 55-53 -96,4% Finansiella intäkter 84 7 77 1 100,0% Finansiella kostnader -21-15 -6-40,0% Resultat -30 23-53 38,3% 8
Tabellen nedan visar på kostnadsutvecklingen för de olika divisionerna under årets två första tertial jämfört med motsvarande period år 2002. Summa kostnader Summa kostnader 0301-0308 0201-0208 Förändring Mkr Förändring % Primärvård 910,3 848,8 61,5 7% Opererande 789,6 662,1 127,5 19% Medicin 901,7 747,8 153,9 21% Vuxenpsykiatri 169,7 155,1 14,6 9% Diagnostik 189,5 170,6 18,9 11% Folktandvård 170,6 154,7 15,9 10% Kultur o utbildning 118,5 114,0 4,5 4% Service 505,7 521,9-16,2% -3% Summa divisioner 3 755,6 3 375,0 380,6 11% Som framgår av tabellen skiljer kostnadsutvecklingen sig markant mellan de olika divisionerna, spannet är från -3% lägre till 21% högre kostnader. Totalt sett för divisionerna uppgår kostnadsökningen till 11%. Prognoserna för divisionerna pekar på en viss återhämtning av den negativa kostnadsutvecklingen under resten av året. Prognosen på årets kostnader i jämförelse med utfallet på kostnader föregående år för divisionerna framgår nedan. Prognos kostnader Utfall kostnader 0312 0212 Förändring Mkr Förändring % Primärvård 1 390,4 1 306,0 84,4 6% Opererande 1 183,2 1 034,9 148,3 14% Medicin 1 341,2 1 176,0 165,2 14% Vuxenpsyk 267,3 243,8 23,5 10% Diagnostik 301,7 267,0 34,7 13% Folktandvård 265,0 246,2 18,8 8% Kultur o utbildning 177,9 175,9 2,0 1% Service 774,2 805,3-31,1-4% Summa divisioner 5 700,9 5 255,1 445,8 8% 3.5 Ekonomistyrning Landstingets finansiella utveckling de senaste åren har kommit att innebära en fokusering på att klara avtalet med kommundelegationen i första hand. När avtalet nu fullföljts bör en fokusering på balanskravet och att leva upp till kommunallagens målsättningsregel om god ekonomisk hushållning ske. Delårsrapporten (och all annan rapportering) syftar till att stödja det löpande beslutsfattandet vilket i detta samanhang kan ses som en viktig ingrediens i den eko- 9
nomiska styrningen mot balanskravet. Vår uppfattning är att delårsrapporten utgör en god grund för landstingsstyrelsens ekonomiska styrning. Årsprognosen för respektive division gentemot budgeten visar på ett sammanlagt underskott på 194,5 Mkr vilket är ett större underskott än vad som prognostiserades i samband med aprilrapporten då underskottet beräknades till 184,5 Mkr. I samband med att prognoserna lämnades i april presenterades och beslutades om åtgärdsplaner för att förbättra ekonomin inom divisionerna Primärvård, Opererande specialiteter och Medicinska specialiteter. Dessa besparingar uppgick till 21,1 Mkr under 2003. I samband med att augustirapporten presenterades beslöt landstingsstyrelsen att vidta åtgärder för att minska kostnaderna för inhyrd personal. Vilken effekt i pengar detta ska leda till framgår ej av beslutet. Nedan framgår årsprognoserna för respektive division samt landstinget i sin helhet. Tabellen har även kompletterats med den information om besparingsarbetet som går att utläsa ur delårsrapporten. Prognos Bugetavvikelse 0312 Primärvård -3,8 Opererande -98,6 Medicin -113,6 Vuxenpsyk 10,0 Diagnostik 3,6 Folktandvård 0,0 Kultur o utbildning 0,0 Service 7,9 Summa divisioner -194,5 Kommentarer ur delårsrapporten Beslutade åtgärderna beräknas spara 7,4 Mkr och bedömningen är att de klaras helt. Beslutade åtgärder beräknas spara 32 Mkr och bedömningen är att 5 Mkr klaras 2003. Har presenterat ett sparförslag för att komma i balans till 2005. Bedömningen är att 1,8 Mkr klaras 2003. Bedömer att budgeten klaras under 2003. Bedömer att budgeten klaras under 2003. Bedömer att budgeten klaras under 2003. Bedömer att budgeten klaras under 2003. Bedömer att budgeten klaras under 2003. Av bilden ovan kan man utläsa att vissa divisioner förväntar sig rejäla underskott och att de åtgärdsplaner som beslutats ej räcker för att klara ett balanserat resultat 2003. Som nämnts ovan har divisionerna presenterat ett antal åtgärder för att få ekonomin i balans. Vid landstingsstyrelsen den 3 juni presenterades åtgärder som skulle förbättra ekonomin med 87 Mkr på årsbasis. Ytterligare förslag till åtgärder presenterades vid landstingsstyrelsen den 13 augusti på totalt 127 Mkr vilka sedan reducerades till 114 Mkr vid landstingsstyrelsen den 27 augusti, sammantaget innebär det att åtgärder uppgående till 201 Mkr presenterats. 10
Presenterade åtgärder kan genomföras successivt och få fullt genomslag år 2005. I samband med åtgärderna uppstår omställningskostnader vilka i dag ej är kända. Vidare har under våren beslut fattats om utbyggnad av viss verksamhet som medför ökade kostnader med 6 Mkr respektive 8 Mkr för åren 2004 och 2005. Nedan framgår årsprognoserna för respektive division. Tabellen har även kompletterats med nämnda åtgärdsplaner och dess tänkta effekt på de kommande åren. Divisioner Prognos mot budget Besparingar enl sammanställning 2003 2004 2005 Primärvård -4,0 22,0 22,0 Opererande -99,0 49,0 62,0 Medicin -114,0 105,0 105,0 Vuxenpsykiatri 10,0 Diagnostik 4,0 Folktandvård 0,0 Kultur o utbildning 0,0 Service 8,0 8,0 12,0 Summa divisioner -195,0 184,0 201,0 Av bilden ovan kan man utläsa att de åtgärdsplaner som redovisats ej räcker för att klara ett balanserat resultat 2004. Även om vi tittar på 2005 så förefaller åtgärdsplanerna ej att räcka till. Sammantaget bedöms landstingsstyrelsens beslut i samband med delårsrapporteringen inte leda till en ekonomi i balans. Ekonomistyrning innebär dock mer än att bara besluta om åtgärder i samband med rapportering. En väl fungerande ekonomistyrning förutsätter: En klar rollfördelning och fördelning av ekonomiskt ansvar i organisationen. Att befattningshavare med ekonomiskt ansvar också har befogenheter att påverka det ekonomiska utfallet. Att ansvar utkrävs när ekonomiska mål inte uppnås. Enligt vår uppfattning är rollfördelningen mellan politik och förvaltning i landstinget inte otydlig. Det ekonomiska ansvaret är decentraliserat till divisionerna som också har omfattande befogenheter. De beslut som landstingsstyrelsen tagit om olika besparingar hade med stor sannolikhet kunnat rymmas inom det uppdrag och de befogenheter divisionerna redan har. Vår uppfattning är därför att landstingsstyrelsen bör ägna mer energi åt att utkräva ansvar av förvaltningen. Till detta hör att ge både positiv och negativ återkoppling till de divisioner som klarar/inte klarar sina ekonomiska mål. 11