Årsrapport 2014 Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd

Årsrapport 2014 Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd Rapport från Stadsrevisionen Nr 7, 2015 Dnr 3.1.2-45/2015

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Årsrapport 2014 Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd Nr 7, 2015 Dnr 3.1.2-45/2015 Hemsida: www.stockholm.se/revision

Stadsrevisionen Dnr 3.1.2-45/2015 2015-03-19 Till Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd Revisorerna för Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år 2014. Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast 2015-06-30. På revisorernas vägnar Bosse Ringholm Ordförande Karin Meding Sekreterare Stadsrevisionen Revisionskontoret Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399 www.stockholm.se/revision

Sammanfattning Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Sammantaget bedöms att Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att budgethållningen har varit tillräcklig och att fullmäktiges övriga verksamhetsmål i huvudsak har uppnåtts. Genomförd granskning av övergången från förskola till skola visar att nämnden i huvudsak har en ändamålsenlig styrning och uppföljning. Ett utvecklingsområde är dock samverkan och pedagogiskt utbyte mellan kommunala och fristående verksamheter samt uppföljningen av hur förskolans dokumentation kommer till användning i skolan. Intern kontroll Nämndens interna kontroll bedöms ha varit tillräcklig. Nämnden bedöms i huvudsak ha fungerande rutiner för intern styrning och kontroll. Några utvecklingsområden har dock identifierats, bl.a. lojalitet mot ramavtal inom individ- och familjeomsorgen, uppföljning/kontroll/avslut av behörigheter i verksamhetssystemet Paraplyet och anmälan av ej verkställda beslut till nämnden. Bokslut och räkenskaper Bokslut och räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvisande samt följer gällande regler och god redovisningssed.

Innehåll Årets granskning 1 Intern kontroll 5 Bokslut och räkenskaper 7 Uppföljning av tidigare års granskning 8 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 1 Bilaga 2 - Årets granskningar 1 Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer 1

1 (8) Årets granskning Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Intern kontroll Bokslut och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Kriterier för bedömningen redovisas i bilaga 1. I rapporten redovisas översiktligt resultatet av revisionsårets grundläggande och fördjupade granskningar. De granskningar som genomförts under revisionsåret redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. De förtroendevalda revisorerna har träffat nämnden och förvaltningsledningen i samband med genomgång av 2013 års resultat och avstämning inför 2014. Granskningsledare har varit Katja Robleto vid revisionskontoret och Richard Vahul vid PwC. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Sammantaget bedöms att Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd har i allt väsentligt bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.

2 (8) Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2014: Mnkr Budget 2014 Utfall B o k s l u t 2 0 1 4 Avvikelse Budgetavvikelse 2013 Driftbudget Verksamhet Kostnader 1 883,8 1 876,5 6,8 0,4 % -13,7 Intäkter 255,5 249,8-5,7-2,0 % 31,5 Verksamhetens nettokostnader 1 628,3 1 626,7 1,6 0,1 % 17,8 Avskrivningar 2,2 1,4 0,8 36,0 % 1,0 Internräntor 0,9 0,9 0,0 0,0 % 0,3 Driftbudgetens nettokostnader 1 631,4 1 629,0 2,4 0,1 % 19,0 Justerat netto, efter resultatöverföringar 1 630,4 1,0 0,1 % 7,2 Investeringsplan Utgifter 15,4 12,7 2,7 17,5 % 5,3 Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 % 0,0 Nettoutgifter 15,4 12,7 2,7 17,5 % 5,3 Av ovanstående redovisning framgår att nämndens utfall, efter resultatöverföringar, avviker positivt med 1 mnkr i förhållande till budgeten. Utfallet visar att budgethållningen har varit tillräcklig. De största avvikelserna finns inom verksamhetsområdena äldreomsorg (-22,8 mnkr), stöd och service till personer med funktionsnedsättning (-15,8 mnkr), ekonomiskt bistånd (-4,9 mnkr), förskola (20 mnkr), nämnd- och förvaltningsadministration (11,4 mnkr) samt individ- och familjeomsorg (7,3 mnkr). Underskottet inom äldreomsorgen beror enligt nämndens redovisning på att behovet av heldygnsplatser på vård- och omsorgsboende ökat. Underskottet inom hemtjänsten beror på omstruktureringskostnader till följd av minskade hemtjänstenheter samt svårigheten att anpassa bemanningen efter minskat antal kunder. Det nya ersättningssystemet har därutöver medfört ökade administrativa kostnader till följd av att tidredovisningssystemet inte registrerat inkörningstider fullt ut vilket lett till manuell registrering. Underskottet inom verksamhetsområdet stöd och service till personer med funktionsnedsättning beror på att antalet personer

3 (8) med insats ökat inom vuxen- och barnboende samt personlig assistans. Underskottet inom verksamhetsområdet ekonomiskt bistånd beror på fortsatt hög arbetslöshet hos de som ansöker om försörjningsstöd. Överskotten inom verksamhetsområdet förskola beror på förseningar i planeringsprocessen avseende nya förskolor vilket resulterat i lägre hyreskostnader. Därutöver har personalkostnaderna blivit lägre med anledning av att rekryteringen av utbildade förskolelärare inte lyckats fullt ut. Överkottet inom nämnd- och förvaltningsadministration beror på att nämnden varit restriktiv avseende inköp samt haft lägre kostnader än beräknat för bl.a. lokalunderhåll. Överskottet inom individ- och familjeomsorgen beror främst på icke budgeterade intäkter inom gemensamma kostnader och ledning. Insatser för barn och ungdom redovisar ett underskott till följd av ökade konsultkostnader på grund av personalomsättning. Underskottet inom vuxenenheten avser ökade placeringskostnader till följd av fler LVM-anmälningar. Socialpsykiatrins redovisar ett överskott till följd av minskade placeringar med dygnetrunt vård samt att Arbetscentrum haft ökade intäkter genom sålda platser till andra stadsdelar. Nämnden har tio resultatenheter inom förskoleverksamheten samt två inom äldreomsorgen. Samtliga resultatenheter utom en visar överskott. Resultatenheterna har under 2014 ökat sitt överskott med 1,4 mnkr och överför 29,5 mnkr till 2015. Nämndens budget för investeringar uppgick 2014 till 15,4 mnkr varav stadsmiljö (12,7 mnkr) samt maskiner och inventarier (2,7 mnkr). Nettoutgifterna för investeringar blev 2,7 mnkr högre än budget. Överskottet beror på att tre planerade projekt blivit försenade. Nämnden har begärt ombudgetering av ej förbrukade medel för investeringar med 2,0 mnkr. Nämnden har förklarat avvikelserna på ett tillfredsställande sätt. Verksamhetens resultat Revisionskontoret bedömer att nämndens resultat för 2014 i allt väsentligt är förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Bedömningen grundas på en granskning av nämndens

4 (8) verksamhetsberättelse samt på de övriga granskningar som har genomförts under året. Fullmäktige har fastställt tre inriktningsmål och ett antal verksamhetsmål för stadens verksamheter. Kopplat till verksamhetsmålen har ett antal indikatorer fastställts. Nämnden gör bedömningen att ett av kommunfullmäktiges inriktningsmål uppnås i sin helhet och två uppnås delvis. Inriktningsmålet som uppnås i sin helhet är Stadens verksamheter är kostnadseffektiva. De inriktningsmålen som delvis uppnås är Stockholm är en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande stad för boende, företagande och besök samt Kvalitet och valfrihet utvecklas och förbättras. Av de verksamhetsmål som kommunfullmäktige fastställt uppnås nio i sin helhet och fyra uppnås delvis. Revisionskontoret delar nämndens bedömning av måluppfyllelsen och noterar följande avvikelser. Verksamhetsmålet Invånarna i Stockholm ska vara självförsörjande uppnås delvis. Andelen hushåll med ekonomiskt bistånd har minskat marginellt trots att nämnden sett över arbetsprocesser, handläggarrutiner och arbetssätt. Avvikelsen beror på fortsatt hög arbetslöshet hos de som ansöker om försörjningsstöd. Nämnden uppnår delvis verksamhetsmålet Stockholms livsmiljö är hållbar då hälften av indikatorerna inte uppnås. Verksamhetsmålet om att Stockholmarna upplever att de får god service och omsorg uppnås delvis. Flertalet av de indikatorer som omfattar centrala delar av nämndens verksamhet såsom individ- och familjeomsorgen, stöd och service till personer med funktionsnedsättning samt äldreomsorgen uppnås delvis. Det handlar t.ex. om att minska aktuella insatser för barn och unga, nöjdheten hos personer med insats inom daglig verksamhet, hemtjänst eller vård och omsorgsboende. Nämnden uppnår delvis verksamhetsmålet Stockholm stad är en attraktiv arbetsgivare med spännande och utmanande arbeten. Indikatorer om medarbetarnas delaktighet samt tydliga krav och förväntningar i arbetet uppnås delvis. Måluppfyllelsen för sjukfrånvaron uppnås inte. Sjukfrånvaron uppgår till 7,7 procent under 2014.

5 (8) Revisionskontoret har genomfört granskningar av systematiskt miljöarbete, övergång från förskola till skola samt om nationella kvalitetsregister inom äldreomsorgen, se bilaga 2. Sammanfattningsvis bedöms nämnden i huvudsak ha en ändamålsenlig styrning och uppföljning av övergången från förskola till skola. Ett utvecklingsområde är samverkan och pedagogiskt utbyte mellan kommunala och fristående verksamheter samt uppföljning av hur förskolans dokumentation kommer till användning i skolan. De brister som noterats är inte av sådan omfattning att de väsentligt påverkar bedömningen av verksamhetens resultat. Ej verkställda beslut SoL och LSS (funktionsnedsättning och IOF) Stadsdelsnämnden ska enligt SoL och LSS till Inspektionen för vård och omsorg och revisorerna rapportera gynnande beslut om insatser som inte har verkställts inom tre månader från nämndens beslut. En nämnd som inte inom skälig tid tillhandahåller bistånd som någon är berättigad till enlig domstols avgörande kan åläggas att betala en särskild avgift. Nämnden har inte tilldelats några vitesdomar. Antalet ej verkställda beslut som rapporterats till IVO tredje kvartalet 2014 är fem inom IOF. Samtliga ärenden avser insatsen träningslägenhet/försökslägenhet. Revisionskontoret har under 2014 genomfört en granskning av biståndsbeslut som inte verkställts som redovisas i bilaga 2. Intern kontroll Den interna kontrollen är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Den interna kontrollen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämndens interna kontroll har varit tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedömning redovisas nedan. Av redovisningen framgår att inga väsentliga brister har noterats. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Granskningen av nämndens verksamhetsplan för år 2014 visar att nämndens egna mål ansluter till kommunfullmäktiges mål för den

6 (8) verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara och uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. För nämndens egna mål finns indikatorer och/eller aktiviteter som bedöms uppföljningsbara och knyta an till KF:s mål. Revisionskontoret bedömer att nämnden har en i huvudsak tillfredställande uppföljningsstruktur. Ekonomi, verksamhet och kvalitet följs systematiskt upp i samband med nämndens månadsoch tertialrapporter. Nämnden har under året arbetat strukturerat med att följa och analysera effekterna av budgethållningsåtgärder. Årets uppföljningar har identifierat ekonomiska problem inom äldreomsorgen, stöd och service till personer med funktionsnedsättning samt ekonomiskt bistånd. Nämnden har genomfört åtgärder för att komma tillrätta med budgetavvikelsen genom veckovisa uppföljningar av verksamheter som riskerat att inte uppnå budgetbalans. Nedanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit god under året. Mnkr Tertialrapport 1 2014 Tertialrapport 2 2014 Bokslut 2014 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 1 834,5 1 871,3 1 876,5-5,2-0,3 % Intäkter 224,9 256,4 249,8-6,6-2,6 % Verksamhetens nettokostnader 1 609,6 1 614,9 1 626,7-11,8 0,7 % Avskrivningar 2,2 1,5 1,4 0,1 6,7 % Internräntor 0,9 0,9 0,9 0,0 0,0 % Driftbudgetens nettokostnader 1 612,7 1 617,3 1 629,0-11,7 0,7 % Justerat netto, efter resultatöverföri ngar 1 610,1 1 612,2 1 630,4-18,2 1,1 % Investeringsplan Utgifter 15,4 15,4 12,7 2,7 17,5 % Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 % Nettoutgifter 15,4 15,4 12,7 2,7 17,5 %

7 (8) Revisionskontorets granskning visar att nämndens system för intern kontroll är aktuellt och bedöms innehålla de delar som är väsentliga för den interna kontrollen. Av systemet framgår bl.a. att kontroller ska göras inom samtliga verksamheter och organisationsnivåer samt hur arbetet ska genomföras. Nämnden fastställer årligen en internkontrollplan i samband med verksamhetsplanen. Internkontrollplanen för 2014 omfattar risk för brister gällande bl.a. uppföljning ramavtal, kontroll av leverantörsfaktura mot beställning, uppföljning av förändringsplaner inom ekonomiskt bistånd samt systematiskt brandskyddsarbete. Nämndens genomförda interna kontroller redovisas i verksamhetsberättelsen. Av kontrollerna framgår bl.a. att det saknas rutinbeskrivning för hur avtalsägare chef följer upp ramavtal, att rutinen för godkännande och attest av fakturor inte innehåller tillräckliga kontroller för att upptäcka fel, att skriftliga rutiner inte finns för uppföljning av förändringsplaner inom ekonomiskt bistånd samt att systematiska kontroller av brandskyddsarbetet inte genomförs. Nämnden har vidtagits åtgärder för att komma till rätta med bristerna. Ett antal fördjupade granskningar har genomförts av nämndens interna kontroll, se bilaga 2. Granskningarna omfattar risk för att medarbetare utsätts för hot och våld, nämndens protokollshantering, lojalitet mot ramavtal inom individ- och familjeomsorgen, nämndens protokollhantering, behörighetsrutiner i Paraplyet avseende externa utförare inom socialtjänsten, biståndsbeslut som inte verkställs, behörigheter i Agresso, faktureringsrutiner avseende äldreomsorgsavgifter, uppföljning av lönehantering samt betalkort. Vissa brister har noterats men dessa är inte av sådan omfattning att de väsentligt påverkar bedömningen av nämndens interna kontroll. Dock lämnas rekommendationer till nämnden utifrån granskningarna. Rekommendationerna framgår av redovisningen i bilaga 2. Bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens bokslut är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Sammanfattningsvis bedöms att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande. Bedömningen baseras på en granskning av

8 (8) nämndens bokslut och på de övriga granskningar som genomförts under året. Uppföljning av tidigare års granskning Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Revisionskontoret gör årligen en uppföljning och bedömning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationerna, se bilaga 3. Uppföljning visar att nämnden i huvudsak har beaktat revisionens rekommendationer.

1 (2) Bilaga 1 - Bedömningskriterier Revisionskontorets bedömningskriterier För avsnitten Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi och Intern kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Inte tillfredsställande/ Inte tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt Bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

2 (2) Intern kontroll Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Nämnden genomför årligen en riskanalys som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att verksamhetens mål inte uppnås. Nämndens organisation har en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som bidrar till att stödja verksamheten och att förhindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämnden har ett fungerande informations- och kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. Nämnden har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs. Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt. Nämndens bokslut och räkenskaper Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.

1 (8) Bilaga 2 - Årets granskningar Granskningar och projekt under perioden april 2014 mars 2015 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Systematiskt miljöarbete -Miljöeffektiva transporter (nr 11, 2014) Granskning har genomförts avseende systematiskt miljöarbete med inriktning på miljöprogrammets målområde Miljöeffektiva transporter. Granskningen syftar till att bedöma om stadens nämnder och styrelse arbetar på ett ändamålsenligt sätt för att uppnå målen inom målområdet. Den sammantagna bedömningen är att stadsdelsnämnden bidrar till måluppfyllelse inom målområdet miljöeffektiva transporter. Nämndens miljöhandlingsplan utgår från miljöprogrammet och de mål som bedöms beröra stadsdelsnämndens verksamhet. För vissa av målområdena anser nämnden att den saknar rådighet över frågorna och är därmed mycket begränsade i vad de kan göra. Detta har lett till att fokus i nämndens arbete ligger på den direkta miljöpåverkan (t.ex. miljöeffektiv bilflotta). Speciellt viktigt för målområdet är upphandlingen av transporter. Denna process behöver ses över avseende upphandlingar där i dagsläget en gammal guide används med inaktuella upphandlingskrav. Nämnden ska yttra sig över rapporten senast den 6 mars 2015. Övergång förskola skola (nr 8, 2014) Revisionskontoret har granskat övergång förskola - skola utifrån läroplanens krav och fullmäktiges riktlinjer. Syftet med granskningen har varit att bedöma om barnen får en välplanerad övergång utifrån fullmäktiges riktlinjer. Granskningen har avgränsats till utbildningsnämnden och stadsdelsnämndsområdena Norrmalm, Enskede-Årsta-Vantör och Hässelby-Vällingby samt kommunala och fristående förskolor och skolor inom berörda områden. Revisionskontoret sammanfattande bedömning är att ett arbete har påbörjats med att ge alla Stockholms barn en likvärdig och välplanerad övergång från förskolan till skolan. Men fortsatt utveckling behövs. Det gäller samverkan och pedagogiskt utbyte

2 (8) mellan fristående och kommunala verksamheter och uppföljning av hur förskolans dokumentation till skolan kommer till användning i skolan. Berörda nämnder har lämnat yttranden den 29 januari 2015. Av yttrandena framgår att samtliga nämnder delar revisionskontorets bedömningar och förslag till fortsatt utvecklingsarbete. Norrmalm som arbetat längst enligt riktlinjerna, lyfter dock fram svårigheten att nå ut till de fristående förskolorna. Vidare lyfter utbildningsnämnden fram att ett närmare samarbete kring barn som behöver särskilt stöd kan öka föräldrarnas förståelse för verksamheternas olika uppdrag och minska antalet barn som gör sitt förskoleklassår i förskolan. Nationella kvalitetsregister inom äldreomsorgen Granskning har genomförts för att bedöma om nämnden registrerar i de nationella kvalitetsregistren och använder resultaten i verksamhetsutvecklingen av äldreomsorgen. Nämnden ska i enlighet med kommunfullmäktiges beslut använda de nationella kvalitetsregistren, Senior Alert och Svenska palliativregistret, inom alla särskilda boenden oavsett regiform. Syftet med registren är att skapa en systematik i patientsäkerhetsarbetet som kan bidra till att förbättra vården och omsorgen för sjuka äldre. Granskningen visar att nämnden har anslutit sig till och använder Senior Alert och Palliativa register i enlighet i kommunfullmäktiges beslut. En enhet som drivs på entreprenad har anslutit sig till registret för beteendemässiga och psykiska symtom vid demens (BPSD). Av utdata från kvalitetsregistret Senior Alert framgår att antalet registrerade riskbedömningar ökat jämfört med 2013. Även registreringen av planerade åtgärder för att bl.a. förebygga fallskador och trycksår och uppföljning av dessa har ökat. För att kunna behandla personuppgifter i de nationella kvalitetsregistren krävs enligt Patientdatalagen (2008:355) att den äldre ger sitt samtycke. Om den enskilde är beslutsoförmögen 1 ger ändå lagen vårdgivaren möjlighet att registrera och behandla personuppgifter. Detta genom t.ex. att anhöriga kan förmedla den äldres uppfattning. Nämnden har som rutin att, när ett ärende aktualiseras, fråga den äldre om samtycke till registrering av personuppgifter där sådant 1 Att den enskilda inte endast tillfälligt saknar förmåga att ta ställning.

3 (8) medgivande krävs. Den äldres ställningstagande dokumenteras i hälso- och sjukvårdsjournalen. Ansvaret för att organisera och följa upp att registreringen sker i de nationella registren åligger verksamhetschef. Granskningen visar att uppföljningen sker löpande och att resultatet årligen redovisas i t.ex. patientsäkerhetsberättelsen till nämnden. Den sammanfattande bedömningen är att nämnden i huvudsak använder de nationella kvalitetsregistren på ett ändamålsenligt sätt. Nämnden rekommenderas att se till att fler enheter aktivt ökar antalet registreringar i de nationella kvalitetsregistren. Intern kontroll Risk för att medarbetarna utsätts för hot och våld Utifrån arbetsmiljölagens krav och Arbetsmiljöverkets föreskrift om våld och hot i arbetsmiljön har en granskning genomförts för att bedöma om nämnden bedriver arbetet med att förebygga och hantera hot och våld mot personalen på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen har visat att förvaltningen har riktlinjer och rutiner mot hot- och våld, och anvisningar för hur de anställda inom olika enheter ska agera både förebyggande och om de hamnar i hot- och våldssituationer. Enhetscheferna ansvarar för att nyanställda får introduktionsutbildning där säkerhetsfrågor ingår. Vid granskningstillfället arbetade förvaltningen med att uppdatera riktlinjerna och alla enheter hade uppmanats att göra verksamhetsspecifika riskinventeringar. Förvaltningen har sedan 1,5 år en säkerhetsstrateg och även en HR-konsult som arbetar med övergripande arbetsmiljöfrågor. Alla incidenter tas upp på APT och i arbetsgrupperna och chefer på förvaltningsnivå går löpande igenom det som finns registrerat i RISK. De personalkategorier som förvaltningen bedömer löper störst risk att utsättas för hot och våld är socialsekreterare och personal som arbetar inom äldreomsorgen och med personer med funktionsnedsättning. Exempel på förebyggande säkerhetsåtgärder som har vidtagits är vakt i receptionen, arbete i fokusgrupper för att förbättra trivseln i receptionen, att uppsökarna och boendestödjarna försetts med larm samt att socialsekreterare har larm vid hembesök. Enligt förvaltningen diskuteras också hur viktigt personalens bemötande och tillgänglighet är för att förebygga att hotfulla situationer uppstår.

4 (8) Utdrag ur RISK-systemet för perioden 1 november 2013 t o m oktober 2014 visar att anställda i Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning har registrerat 54 incidenter, varav 15 har klassificerats som allvarliga. Av de 54 incidenterna gäller 35 avdelningen för äldre och funktionsnedsatta, 10 avdelningen för förskola, fritid och kultur, 8 avdelningen för individ- och familjeomsorg och 1 i receptionen. I RISK-systemet ska bl.a. noteras vad som kan göras i förebyggande syfte för att det inte ska hända igen. Revisionskontoret har noterat att detta görs. Sammantaget är bedömningen att Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd arbetar på ett ändamålsenligt sätt med att förebygga och hantera hot och våld mot personalen. Lojalitet mot ramavtal inom Individ och Familjeomsorgen Granskning har genomförts av om nämnden följer stadens riktlinjer och följer upp sin lojalitet mot ramavtal inom individ- och familjeomsorgen. Granskningen har avgränsats till öppenvårdsverksamhet för barn och ungdomar. Granskningen visar att nämnden säkerställer sin följsamhet till ramavtalet genom att enhetschef är den enda som har delegation att teckna avtal utanför ramavtalet. Vidare följer förvaltningen upp öppenvårdsinsatser systematiskt oavsett utförare. Under hösten har förvaltningen genomfört intern kontroll av hur rutinerna för avsteg från ramavtal fungerar. Vid granskningstillfället hade inte resultatet av den interna kontrollen sammanställts. Nämnden har under 2013 köpt externa öppenvårdstjänster för 2 449 tkr varav 4,4 % inte kan kopplas till ramavtalet eller till rätt kategori, vilket beror på felregistreringar i ekonomisystemet. Förvaltningen har inte köpt öppenvårdsverksamhet utanför ramavtalet. Den sammanfattande bedömningen är att nämnden i huvudsak följer stadens riktlinjer och följer upp sin lojalitet mot ramavtal inom individ- och familjeomsorg. Nämnden rekommenderas dock att säkerställa tillförlitligheten i internredovisningen när det gäller verksamhetskoder, då finns mindre brister som försvårar den interna uppföljningen. Nämndens protokollhantering Granskning har genomförts av nämndens protokoll för att bedöma om kommunallagens krav följs och om protokollen är informativa

5 (8) och lättförståeliga samt om regler och rutiner för publicering av protokollen är tillräckliga. Granskningen visar att kommunallagens krav i huvudsak följs vad gäller protokollens förande, innehåll och justering. Det finns dock brister i nämndens rutin för när protokoll anslås, då protokollen genomgående anslås betydligt senare än vad lagen föreskriver. Granskningen har därutöver visat att närvaroredovisningen bör utvecklas, då det inte framgår vid vilka ärenden personalföreträdare och tjänstemän deltog. Kommunallagens krav på protokollen utgör minimikrav. Utöver detta bör protokollen även beaktas som informationsbärare för såväl den egna organisationen som omvärlden i form av intressenter och allmänhet. Granskningen visar att protokollen är informativa och lättförståeliga. Granskningen visar även att nämndens rutiner för publicering av protokollen på webbplatsen insyn är tillräckliga. Den sammantagna bedömningen är att nämndens protokoll i huvudsak följer kommunallagens krav och att protokollen är informativa och lättförståeliga samt att det finns tillräckliga rutiner för publicering av protokollen på webbplatsen insyn. Nämnden bör dock säkerställa att protokollen anslås i enlighet med vad lagen för föreskriver. Nämnden rekommenderas att utveckla närvaroredovisningen. Behörighetsrutiner i Paraplyet avseende externa utförare inom socialtjänsten Revisionskontoret har genomfört en granskning av den interna kontrollen i nämndens behörighetsrutiner för externa utförare avseende verksamhetssystemet Paraplyet. Granskningen visar att det finns centrala riktlinjer och regelverk kring informationssäkerhet och behörighetsroller. Det saknas dock tydliga anvisningar för hur nämnderna ska handlägga behörigheter gentemot externa utförare. Det noteras att äldrenämnden efter granskningen tagit fram anvisningar för behörighetsadministration inom äldreomsorgen. Nämnden har tagit fram en rutin för behörighets- och lösenordsadministration i Paraplysystemet. I rutinen framgår bl.a. att uppföljning av behörigheter ska göras i samband med den årliga verksamhetsuppföljningen av utföraren. Någon sådan uppföljning har dock inte genomförts. Paraplysamordnaren informerar, utbildar

6 (8) och ger de externa utförarna support under avtalstiden vad det gäller behörighetssystemet och utförardokumentationen. Uppföljning av vilka behörigheter som kan avslutas görs varje tertial i samråd med utföraren. De externa utförarna ansvarar för att behörigheter på en lägre nivå än verksamhetschef läggs upp. Behörighetsblanketter upprättas för ändamålet, undertecknas av behörig beslutfattare och förvaras på förvaltningen. För att säkerställa att det är rätt person som skriver under behörighetsblanketterna begär paraplysamordnaren in ett beslutsprotokoll, med namnteckningsprov, där det framgår vilka som är behöriga beslutsfattare. Verifieringen visade att det fanns fullständigt underlag, ifyllda och undertecknade av behöriga personer, för samtliga granskade behörigheter. Den sammantagna bedömningen är att nämnden i huvudsak följer gällande centrala anvisningar för behörighetsadministrationen i Paraplysystemet. Nämnden behöver dock förbättra uppföljningen och kontrollen av hur de externa utförarna hanterar tilldelning, uppföljning och avslut av behörigheter. Nämnden rekommenderas att årligen och på plats, t.ex. i samband med verksamhetsuppföljningen, särskilt kontrollera detta. Biståndsbeslut som inte verkställs Stadsdelsnämnderna ska enligt socialtjänstlagen (Sol) och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) rapportera till inspektionen för vård och omsorg (IVO) och revisorerna gynnande biståndsbeslut som inte har verkställts inom tre månader från nämndens beslutsdatum. Granskningen syftar till att bedöma om nämnden har rutiner som säkerställer att gynnande ej verkställda beslut avrapporteras och om nämnden vidtar tillräckliga åtgärder för de biståndsbeslut som inte är verkställda. Nämnden har dokumenterade rutiner för bevakning och rapportering av ej verkställda beslut. Rapporteringen anmäls till nämnden. Av anmälan framgår antal ärenden, vilken typ av insats som ges och anledningen till varför ärendet inte verkställts. Däremot har nämnden inte rapporterat till revisorerna under år 2014.

7 (8) Nämnden vidtar åtgärder när ett biståndsbeslut inte kan verkställas och har endast ärenden från 2014 som ännu inte är verkställda. Nämnden har inte tilldelats några vitesdomar. Den sammantagna bedömningen är att nämnden har rutiner för att säkerställa att gynnande ej verkställda beslut avrapporteras. Rapporteringen utförs delvis enligt lagstiftningen och stadens anvisningar. Nämnden rekommenderas rapportera kvartalsvis till revisorerna. Rapporteringen som anmäls till nämnden bör kompletteras med information om hur länge ärenden har varit ej verkställda. Behörigheter i Agresso Granskningen har syftat till att bedöma om den interna kontrollen är tillräcklig när det gäller hantering av behörigheter i ekonomisystemet Agresso. Den interna kontrollen bedöms som tillräcklig, men det finns förbättringsområden. Nämnden rekommenderas att kontrollera behovet av behörigheter för användare som sällan eller aldrig är inloggade i systemet. Nämnden bör också kontrollera att det vid tilldelning av behörighet upprättas en behörighetsblankett. Vidare rekommenderas nämnden att löpande kontrollera att det finns aktuella attestkort och attestförteckning. Faktureringsrutiner äldreomsorgsavgifter Granskning har skett avseende nämndens faktureringsrutiner och om det finns avstämningsrutiner som säkerställer en aktuell, fullständig och rättvisande intäktsredovisning. Den interna kontrollen bedöms som tillräcklig, men det finns områden där den kan utvecklas. Nämnden bör överväga att ta fram rutiner för stickprovskontroll när bistånds- och avgiftsbeslut fattas av en och samma person och för löpande uppföljning och hantering av utestående fordringar. Lönehantering uppföljning Granskning har skett av nämndens kontroller i samband med löneutbetalning med fokus på att det finns rutiner för löpande uppföljning och avstämning av löneutbetalningar. Den interna kontrollen bedöms vara tillräcklig. Nämnden rekommenderas dock att dokumentera samtliga kontroller och genomföra slumpmässiga stickprov i enlighet med stadens riktlinjer.

8 (8) Betalkort Granskning har skett om hanteringen av betal-/inköpskort sker i enlighet med stadens regler. Nämnden bedöms i allt väsentligt följa stadens regler för hanteringen av betalkort. Detta med undantag för de administrativa rutinerna vid beställningen av betalkort som bedöms inte tillräcklig. Nämnden rekommenderas att ta fram en ansökan, som stämmer överens med delegationsordningen, där det framgår att förvaltningschefen är behörig beställare av inköpskort. Vidare att ta fram en förteckning över samtliga utlämnade kort för en bättre överblick och kontroll. Därutöver säkerställa att samtliga förbindelser undertecknas av kontaktperson och kortinnehavare.

Granskningsår JA DELVIS NEJ Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd 1 (3) Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer ÅTGÄRDAT REKOMMENDATION 2012 Överföring av känslig information Nämnden rekommenderas att införa en fungerande rutin som säkerställer att känslig information inte förekommer i ekonomisystemet. 2013 Stadens ramöppettider för förskolan och möjlighet till omsorg utanför ramtiden Nämnden rekommenderas att rutinmässigt begära in uppgifter från förskolorna om deras öppettider och stickprovsmässigt tillfråga vårdnadshavarna om öppettiderna motsvarar behoven. Vidare att tillhandahålla skriftlig information om möjligheter till omsorg på ob-tider. 2013 Hanteringen av enskildas medel Nämnden rekommenderas att genomföra uppföljning för att säkerställa att nämndens regler avseende hanteringen av enskildas medel efterlevs. Vidare att följa upp att privata utförare har rutiner för hanteringen av enskildas medel. 2013 Interna och externa projektmedel för särskilda insatser/utvecklingsområden Nämnden rekommenderas att utarbeta riktlinjer för projekthantering och fastställa en lägsta nivå avseende krav på dokumentation, redovisning, uppföljning och kontroll av verksamhet som bedrivs i projekt. 2013 Parkskötsel och investeringar Nämnden rekommenderas att upprätta egna rutiner för dokumentation av parkskötsel samt ta fram en rutin som säkerställer att inkommande synpunkter dokumenteras och diarieförs. 2013 Korruption och oegentligheter Nämnden rekommenderas att utarbeta rutiner för händelser då anställda utsätts för otillbörlig påverkan eller begår oegentligheter. Vidare att regelbundet informera de anställda om reglerna kring bisysslor samt kontrollera anställdas bisysslor. X X X X X X KOMMENTAR Stadens rutin tillämpas. SDF säkerställer att rutinen följs genom att kontinuerligt påtala att personuppgifter inte får förekomma på fakturor. Handläggare och administrativa assistenter uppmanas att omgående kontakta leverantören om sådana uppgifter ändå förekommer. Förvaltningen har begärt in information om förskolornas ramöppettider. Några stickprov har inte gjorts under 2014. Synpunkter och klagomål har däremot följts upp. Inga klagomål har handlat om förskolornas öppettider. Förvaltningen har muntligen gått igenom enheternas ramöppettider med alla förskolechefer. Uppföljning sker av både kommunala och privata utförares hantering av enskildas medel. Stadsövergripande regler och rutiner för hanteringen av privata medel har skickats till berörda enheter och finns på intranätet. Nämnden följer stadens projektstyrningsmodeller Lilla och Stora Ratten. Flera medarbetare har genomgått en utbildning i projektstyrning enligt Lilla Ratten. Nämnden har tagit fram rutinbeskrivningar. Ny checklista för produktionsuppföljning är framtagen. Möten ska ske på operativ chefsnivå framöver. Halvårsavstämningar är utförda/bokade där inblandade funktioner ska närvara. Strukturen för månatliga byggmöten ses över och justeras. Inkommande synpunkter och felanmälningar dokumenteras i stadens synpunktsportal. Nämnden har tagit fram en riktlinje/rutin som kommunicerats till samtliga chefer. Information ges regelbundet till chefer om reglerna kring bisyssla. Medarbetarna inom individ- och familjeomsorg, äldreomsorg samt stöd och service till personer med funktionsnedsättning ska gå en utbildning i regelverket kring muta, korruption samt offentlighet och sekretess.

Granskningsår JA DELVIS NEJ Årsrapport 2014 2 (3) ÅTGÄRDAT REKOMMENDATION 2013 Lönehantering Nämnden rekommenderas upprätta en rutinbeskrivning för lönehanteringen och att den kommuniceras till samtliga beslutsattestanter. 2014 Övergång förskola till skola Nämnden rekommenderas att utveckla samverkan och pedagogiskt utbyte mellan kommunala och fristående verksamheter samt uppföljningen av hur förskolans dokumentation till skolan kommer till användning i skolan. 2014 Nationella kvalitetsregister inom äldreomsorgen Nämnden rekommenderas att fortsättningsvis öka antalet enheter som aktivt registrerar i de nationella kvalitetsregistren. 2014 Lojalitet mot ramavtal inom Individ och Familjeomsorgen Nämnden rekommenderas att säkerställa tillförlitligheten i internredovisningen när det gäller verksamhetskoder, då det finns mindre brister som försvårar den interna uppföljningen. 2014 Nämndens protokollhantering Nämnden bör säkerställa att protokollen anslås i enlighet med vad lagen förskriver samt att utveckla närvaroredovisningen. 2014 Behörighetsrutiner i Paraplyet avseende externa utförare inom socialtjänsten Nämnden rekommenderas att förbättra uppföljningen och kontrollen av hur de externa utförarna hanterar tilldelningen, uppföljningen och avslut av behörighet. Vidare att kontrollera detta årligen och på plats. 2014 Biståndsbeslut som inte verkställs Nämnden rekommenderas rapportera kvartalsvis till revisorerna. Rapportering som anmäls till nämnden bör kompletteras med information om hur länge ärenden har varit ej verkställda. 2014 Behörigheter i Agresso Nämnden rekommenderas att kontrollera behovet av behörigheter för användare som sällan eller aldrig är inloggade i systemet. Vidare att kontrollera att det vid tilldelningen av behörighet upprättas en behörighetsblankett. Därutöver att löpande kontrollera att det finns aktuella X KOMMENTAR Nämnden har tagit fram en rutin för lönehanteringen som ska kommuniceras till samtliga beslutsattestanter. Följs upp under 2015 Följs upp under 2015 Följs upp under 2015 Följs upp under 2015 Följs upp under 2015 Följs upp under 2015 Följs upp under 2015

Granskningsår JA DELVIS NEJ Hässelby-Vällingby stadsdelsnämnd 3 (3) ÅTGÄRDAT REKOMMENDATION attestkort och attestförteckning. KOMMENTAR 2014 Faktureringsrutiner inom äldreomsorgsavgifter Nämnden rekommenderas att överväga att ta fram rutiner för stickprovskontroll när bistånds- och avgiftsbeslut fattas av en och samma person och för löpande uppföljning och hantering av utestående fordringar. 2014 Lönehantering- uppföljning Nämnden rekommenderas att dokumentera samtliga kontroller och genomföra slumpmässiga stickprov i enlighet med stadens riktlinjer. 2014 Betalkort Nämnden rekommenderas att ta fram en ansökan, som stämmer överens med delegationsordningen, där det framgår att förvaltningschefen är behörig beställare av inköpskort. Vidare att ta fram en förteckning över samtliga utlämnade kort för bättre överblick och kontroll. Därutöver säkerställa att samtliga förbindelser undertecknas av kontaktperson och kortinnehavare. Följs upp under 2015 Följs upp under 2015 Följs upp under 2015