Årsrapport 2014 Skarpnäcks stadsdelsnämnd

Transkript

1 Årsrapport 2014 Skarpnäcks stadsdelsnämnd Rapport från Stadsrevisionen Nr 14, 2015 Dnr /2015

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Årsrapport 2014 Skarpnäcks stadsdelsnämnd Nr 14, 2015 Dnr /2015 Hemsida:

3 Stadsrevisionen Dnr / Till Skarpnäcks stadsdelsnämnd Revisorerna för Skarpnäcks stadsdelsnämnd har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för Skarpnäcks stadsdelsnämnd. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast På revisorernas vägnar Bosse Ringholm Ordförande Karin Meding Sekreterare Stadsrevisionen Revisionskontoret Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

4 Sammanfattning Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Sammantaget bedöms att Skarpnäcks stadsdelsnämnd i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen grundar sig på att det ekonomiska utfallet ligger i nivå med budget och att fullmäktiges övriga verksamhetsmål i huvudsak nås. Intern kontroll Nämndens interna kontroll bedöms ha varit tillräcklig. Det finns en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. Prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit god under året. I de granskningar som revisionskontoret har genomfört av nämndens interna kontroll under året har det inte noterats några väsentliga brister förutom granskningen av nämndens hantering av registerkontroll av personal inom förskolan. Nämnden uppfyller inte lagens krav. Nämnden rekommenderas införa en rutin som säkerställer att lagen och stadens anvisningar för rekryteringshandlingar följs. Nämnden rekommenderas även ta fram anvisningar för registerkontroll av inhyrda tjänster för förskolorna. Bristen bedöms inte påverka revisionskontorets sammanfattade bedömning av nämndens interna kontroll. Bokslut och räkenskaper Bokslut och räkenskaper bedöms i allt väsentligt vara rättvisande samt följer gällande regler och god redovisningssed.

5 Innehåll Årets granskning 1 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi 1 Intern kontroll 4 Bokslut och räkenskaper 7 Uppföljning av tidigare års granskning 7 Bilaga 1 - Bedömningskriterier 1 Bilaga 2 - Årets granskningar 1 Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer 1

6

7 1 (7) Årets granskning Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Intern kontroll Bokslut och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Kriterier för bedömningen redovisas i bilaga 1. I rapporten redovisas översiktligt resultatet av revisionsårets grundläggande och fördjupade granskningar. De granskningar som genomförts under revisionsåret redovisas närmare i bilaga 2. En uppföljning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationer från tidigare års granskning redovisas översiktligt i rapporten och mer detaljerat i bilaga 3. De förtroendevalda revisorerna har träffat nämnden/representanter för nämnden i samband med genomgång av 2013 års granskning och avstämning inför år Granskningsledare har varit Anna-Karin Karlström vid revisionskontoret och Carin Hultgren vid PwC. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi I detta avsnitt redovisas en granskning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Sammantaget bedöms att Skarpnäcks stadsdelsnämnd har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt.

8 2 (7) Bedömningen grundar sig på att det ekonomiska utfallet ligger i nivå med budget och att fullmäktiges övriga verksamhetsmål i huvudsak nås. Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2014: Mnkr Budget 2014 Utfall B o k s l u t Avvikelse Budgetavvikelse 2013 Driftbudget Verksamhet Kostnader 1147,3 1156,8-9,5-0,8 % -16,3 Intäkter 125,2 134,0 8,8 7,0 % 14,2 Verksamhetens nettokostnader 1022,1 1022,8-0,7-0,1 % -2,1 Avskrivningar 2,8 2,7 0,1 3,6 % 0,0 Internräntor 1,2 1,3-0,1-8,3 % 0,0 Driftbudgetens nettokostnader 1026,1 1026,8-0,7-0,1 % -2,1 Justerat netto, efter resultatöverföringar 1026,1 0,0 0,0 % 1,0 Investeringsplan Utgifter 11,3 12,0-0,7-6,0% 3,6 Inkomster 0 1,3 1,3 0,0% 0,0 Nettoutgifter 11,3 10,7 0,6 6,0% 3,6 Av ovanstående redovisning framgår att nämnden har ett utfall i balans med budgeten. Utfallet visar att budgethållningen har varit tillräcklig. De största avvikelserna finns inom verksamhetsområdena stöd och service till personer med funktionsnedsättning (-3,7 mnkr), ekonomiskt bistånd (-3,3 mnkr) samt äldreomsorg (-8,0 mnkr). Enligt nämndens redovisning beror avvikelserna inom verksamhetsområdet stöd och service till personer med funktionsnedsättning dels på ett ökat antal utförda hemtjänsttimmar och dels på grund av dyrare placeringar i boenden enligt LSS som köpts utanför upphandlad verksamheter enligt LOV. Nämnden redovisar ett underskott inom ekonomiskt bistånd på grund av att bidraget per hushåll och antalet bidragstagande hushåll har varit högre än budgeterade nivåer per månad. Ökningen av bidrag per hushåll hänförs främst till ökade boendekostnader.

9 3 (7) Underskotten inom äldreomsorgen hänförs delvis till beställarenheten där ett ökat antal utförda timmar inom hemtjänsten, främst inom nattinsatser, har bidragit till underskottet (- 4,5 mnkr). Resterande del av underskottet inom äldreomsorgen, -3,5 mnkr, hänförs till Skarpnäcks kommunala hemtjänst. Skarpnäcks kommunala hemtjänst redovisar ett underskott om 3,5 mnkr varav nämnden bedömer att 2,6 mnkr är kostnadseffekter på grund av införandet av det nya ersättningsystemet. Nämnden bedömer att kostnaderna inte har uppkommit av eget handlande och tillförs därför inte till enhetens samlade behållning vid utgången av Resultatenheternas samlade resultatfond uppgick till 8,8 mnkr vid ingången av år Sammantaget redovisar nämndens resultatenheter ett underskott för år 2014 med 3,3 mnkr. Delar av underskottet tillförs resultatfonden och fondens samlade behållning vid utgången av 2014 uppgår till 8,1 mnkr. Utfallet för nämndens investeringar är i enlighet med budget. Nämndens investeringsredovisning avviker med 0,6 mnkr i förhållande till nämndens investeringsplan 11,3 mnkr. Nämnden har förklarat avvikelserna på ett i huvudsak tillfredsställande sätt. Verksamhetens resultat Revisionskontoret bedömer att nämndens resultat för 2014 i allt väsentligt är förenligt med de mål som fullmäktige fastställt. Bedömningen grundas på en granskning av nämndens verksamhetsberättelse samt på de övriga granskningar som har genomförts under året. Av verksamhetsberättelsen framgår att nämnden har bidragit till att kommunfullmäktiges tre inriktningsmål har uppfyllts. Samtliga verksamhetsmål utom två har uppfyllts. Verksamhetsmålet Stockholmarna upplever att de erbjuds valfrihet och mångfald bedöms enligt nämnden delvis uppnås på grund av att resultatet från brukarundersökningarna avseende valfrihet inom hemtjänst och funktionsnedsättning inte uppnår årsmålen. Revisionskontoret anser att nämndens bedömning är rimlig. Verksamhetsmålet Stockholm stad är en attraktiv arbetsgivare med spännande och utmanande arbeten bedöms enligt nämnden delvis

10 4 (7) uppnås på grund av att årsmålet för sjukfrånvaron och indikatorn andel medarbetare på deltid som erbjuds heltid inte uppfylls. Sjukfrånvaron har ökat jämfört med föregående år från 5,6 % till 6,4 % och överstiger både nämndens och fullmäktiges årsmål. Ökningen avser främst långtidssjukfrånvaro. Resultatet från delar av medarbetarenkäten uppnår inte heller årsmålen. Revisionskontoret anser att nämndens bedömning är rimlig. Revisionskontoret har genomfört en granskning av nationella kvalitetsregister inom äldreomsorgen. Sammanfattningsvis bedöms nämnden i huvudsak använda de nationella kvalitetsregistren på ett ändamålsenligt sätt. Ej verkställda beslut SoL och LSS (funktionsnedsättning och IoF) Stadsdelsnämnden ska enligt SoL och LSS till Inspektionen för vård och omsorg och revisorerna rapportera gynnande beslut om insatser som inte har verkställts inom tre månader från nämndens beslutsdatum. En nämnd som inte inom skälig tid tillhandahåller bistånd som någon är berättigad till enlig domstols avgörande kan åläggas att betala en särskild avgift. Antalet ej verkställda beslut som rapporterats till IVO tredje kvartalet 2014 är fyra inom funktionsnedsättning och ett inom IoF. Ärendena avser insatserna ledsagarservice, stödboende, permanent bostad och bostad med särskild service. Två av de fem ärendena är beslutade år 2013 eller tidigare och de avser beslut om boende. Nämnden har tilldelats en vitesdom under perioden 2013 till och med tredje kvartalet 2014 med ett totalt vite om 225 tkr. Ärendet avsåg insatsen daglig verksamhet. Nämnden har beslutat att överklaga domen och fått prövningstillstånd i Kammarrätten. Revisionskontoret har under 2014 genomfört en granskning av biståndsbeslut som inte verkställts som redovisas i bilaga 2. Intern kontroll Den interna kontrollen är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Den interna kontrollen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämndens interna kontroll har varit tillräcklig. De iakttagelser som ligger till grund för denna bedömning redovisas nedan. Av redovisningen framgår att väsentliga brister har noterats vad gäller nämndens

11 5 (7) hantering av registerkontroll av personal inom förskolan. Dock bedöms bristen inte påverka revisionskontorets sammanfattande bedömning av nämndens interna kontroll. En del i nämndens interna kontroll är att säkerställa en ändamålsenlig styrning och kontroll av ekonomi och verksamhet. En granskning av nämndens verksamhetsplan för år 2014 visar att nämndens egna mål ansluter till kommunfullmäktiges mål för den verksamhet som nämnden bedriver. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden har en i huvudsak tillfredsställande uppföljningsstruktur. Ekonomi, verksamhet och kvalitet följs systematiskt upp i samband med nämndens månads- och tertialrapporter. Uppföljning av verksamhet som uppdragits åt annan att utföra sker årligen. Uppföljning sker enligt stadens gemensamma modell och uppföljningen rapporteras årligen till nämnden. Inga väsentliga avvikelser har noterats under årets verksamhetsuppföljning. Däremot har flertalet uppföljningar identifierat utvecklingsområden såsom bl.a. att den sociala dokumentationen behöver utvecklas. Nedanstående sammanställning visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit god under året.

12 6 (7) Mnkr Tertialrapport Tertialrapport Bokslut 2014 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 1131,6 1148,9 1156,8-7,9-0,7 % Intäkter 114,1 125,2 134,0 8,8 7,0 % Verksamhetens nettokostnader 1017,5 1023,7 1022,8 0,9 0,1 % Avskrivningar 2,8 2,8 2,7 0,1 3,6 % Internräntor 1,2 1,2 1,3-0,1-8,3 % Driftbudgetens nettokostnader 1021,5 1027,7 1026,8 0,9 0,1 % Justerat netto, efter resultatöverföri ngar 1019,5 1024,8 1026,1-1,3-0,1 % Investeringsplan Utgifter 8,3 11,3 12,0-0,7-6,2% Inkomster 0,0 0,0 1,3 1,3 Nettoutgifter 8,3 11,3 10,7 0,6 5,3% Revisionskontorets granskning av nämndens system för intern kontroll visar att systemet är aktuellt och att nämndens arbete med riskanalyser och uppföljning av internkontrollplan i huvudsak är tillräckligt. Interna kontroller genomförs inom alla verksamheter och på alla organisationsnivåer. Enheterna dokumenterar genomförda kontroller på en särskild blankett, som i slutet av året översänds till förvaltningens centrala administration. Nämndens övergripande riskanalys och internkontrollplan dokumenteras i stadens ILSsystem. Riskanalysen är kopplad till fullmäktiges mål och indikatorer och till verksamheternas väsentliga processer. Den årliga riskanalysen ligger till grund för nämndens övergripande plan för intern kontroll. Nämndens internkontrollplan för år 2014 innehåller kontroller av akthantering inom individ- och familjeomsorgen, avgiftshantering inom äldreomsorgen, hantering av personuppgifter samt förskolornas ramöppettider. Nämnden har även utfört kontroller av hantering av Stockholms stads betalkort (First Card), budget, löneutbetalning samt rutinerefterlevnad i verksamheterna.

13 7 (7) Sammanfattningsvis visade kontrollerna inte på några väsentliga avvikelser. Ett antal granskningar har genomförts av nämndens interna kontroll, se bilaga 2. Granskningarna omfattar avtalstroheten inom individoch familjeomsorgen, biståndsbeslut som inte verkställs, risk för hot och våld, nämndens protokollshantering, faktureringsrutiner äldreomsorgsavgifter, hantering av mervärdesskatt, hantering av Stockholms stads betalkort/inköpskort samt statsbidrag för flyktingmottagande. Revisionskontoret har även granskat nämndens hantering av registerkontroll av personal inom förskolan. Granskningen visar på väsentliga brister och att nämnden inte uppfyller lagens krav. Nämnden rekommenderas införa en rutin som säkerställer att lagen och stadens anvisningar för rekryteringshandlingar följs. Nämnden rekommenderas även ta fram anvisningar för registerkontroll av inhyrda tjänster för förskolorna. Sammantaget är de brister som noterats inte av sådan omfattning att de påverkar den sammanfattande bedömningen av nämndens interna kontroll. I bilaga 2 sammanfattas revisionskontorets granskningar med bedömningar och lämnade rekommendationer. Bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas en bedömning av om nämndens bokslut är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Sammanfattningsvis bedöms att bokslut och räkenskaper i allt väsentligt är rättvisande. Bedömningen baseras på en granskning av nämndens bokslut och på de övriga granskningar som genomförts under året. Uppföljning av tidigare års granskning Tidigare års granskning av nämndens verksamhet har utmynnat i ett antal rekommendationer. Revisionskontoret gör årligen en uppföljning och bedömning av i vad mån nämnden har beaktat rekommendationerna, se bilaga 3. Uppföljning visar att nämnden i huvudsak har beaktat revisionens rekommendationer.

14

15 1 (2) Bilaga 1 - Bedömningskriterier Revisionskontorets bedömningskriterier För avsnitten Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi och Intern kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Inte tillfredsställande/ Inte tillräcklig Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt Bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

16 2 (2) Intern kontroll Den interna kontrollen är en process som utförs av nämnd, förvaltningsledning och personal. Den är en integrerad del i verksamhetens styrning och uppföljning. Processen säkerställer, med en rimlig grad av säkerhet, att verksamheten drivs effektivt, att lagar, förordningar och andra regler följs samt att en tillförlitlig finansiell redovisning och rättvisande rapportering om verksamheten lämnas. Nämnden genomför årligen en riskanalys som fångar upp väsentliga risker samt hur de ska hanteras för att minimera risken för att verksamhetens mål inte uppnås. Nämndens organisation har en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter som bidrar till att stödja verksamheten och att förhindra avsiktliga och oavsiktliga fel samt oegentligheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämnden har ett fungerande informations- och kommunikationssystem för styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. Nämnden har riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att verksamhetens mål uppfylls och att föreskrifter följs. Nämnden följer upp den interna kontrollen systematiskt och regelbundet för att säkra att den fungerar på ett betryggande sätt. Nämndens bokslut och räkenskaper Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed.

17 1 (7) Bilaga 2 - Årets granskningar Granskningar och projekt under perioden april 2014 mars 2015 Verksamhetens ändamålsenlighet och ekonomi Nationella kvalitetsregister (äldreomsorgen) En granskning har genomförts för att bedöma om nämnden registrerar i de nationella kvalitetsregistren och använder resultaten i verksamhetsutvecklingen av äldreomsorgen. Nämnden ska i enlighet med kommunfullmäktiges beslut använda de nationella kvalitetsregistren, Senior Alert och Svenska palliativregistret, inom alla särskilda boenden oavsett regiform. Syftet med registren är att skapa en systematik i patientsäkerhetsarbetet som kan bidra till att förbättra vården och omsorgen för sjuka äldre. Granskningen visar att nämnden i samband med avtals- och verksamhetsuppföljningen stämmer av hur de externa utförarna använder de nationella registren. Resultatet visar att utförarna är anslutna till Senior Alert och Svenska Palliativregistret men använder inte registren aktivt för att utveckla patientsäkerhetsarbetet. Även utdata från kvalitetsregistret Senior Alert bekräftar detta men det framgår också att antalet registrerade riskbedömningar ökat jämfört med För att kunna behandla personuppgifter i de nationella kvalitetsregistren krävs enligt Patientdatalagen (2008:355) att den äldre ger sitt samtycke. Om den enskilde är beslutsoförmögen 1 ger ändå lagen vårdgivaren möjlighet att registrera och behandla personuppgifter. Detta genom t.ex. att anhöriga kan förmedla den äldres uppfattning. Nämnden har som rutin att, när ett ärende aktualiseras, fråga den äldre om samtycke till registrering av personuppgifter där sådant medgivande krävs. Den äldres ställningstagande ska dokumenteras i hälso- och sjukvårdsjournalen. Den sammanfattande bedömningen är att nämnden i huvudsak följer upp och säkrar att de externa utförarna registrerar genomförda riskbedömningar i de nationella kvalitetsregistren. Nämnden 1 Att den enskilda inte endast tillfälligt saknar förmåga att ta ställning.

18 2 (7) rekommenderas att i större utsträckning följa upp och bedöma hur resultatet av riskbedömningarna används i patientsäkerhetsarbetet. Intern kontroll Risk för hot och våld Utifrån Arbetsmiljölagens krav och Arbetsmiljöverkets föreskrift om våld och hot i arbetsmiljön har en granskning genomförts för att bedöma om nämnden bedriver arbetet med att förebygga och hantera hot och våld mot personalen på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen har visat att förvaltningens enheter har handlingsplaner, rutiner och anvisningar för hur de anställda inom olika enheter ska agera både förebyggande och om de hamnar i hot- och våldssituationer. Checklista för riskinventering finns. Dokumenten uppdateras vid behov och diskuteras på APT. Enhetscheferna påminner löpande sin personal om att incidenter ska rapporteras i RISK-systemet. Säkerhetssamordnare finns utsedd. Förvaltningsbyggnaden har en säkerhetsgrupp med representanter från alla avdelningar. De personalkategorier som förvaltningen bedömer löper störst risk att utsättas för hot och våld är socialsekreterare samt personal inom äldreomsorgen och omsorgen om personer med funktionsnedsättning. Exempel på förebyggande säkerhetsåtgärder som har vidtagits är vakt i receptionen med överfallslarm, att besöksrummen lagts i anslutning till entrén, att socialsekreterarna i mottagningsgruppen som regel alltid går två vid hembesök och då med bärbart larm. Enligt förvaltningen diskuteras också hur viktigt personalens bemötande är för att förebygga att hotfulla situationer uppstår. Utdrag ur RISK-systemet för perioden 1 november 2013 t o m oktober 2014 visar att anställda i Skarpnäcks stadsdelsförvaltning har registrerat 21 incidenter, varav 5 har klassificerats som allvarliga. Av de 21 incidenterna gäller 11 förskoleverksamheten, 9 individ- och familjeomsorgen och 1 receptionen. I RISK-systemet ska bl a noteras vad som kan göras i förebyggande syfte för att det inte ska hända igen. Revisionskontoret har noterat att detta görs. Sammantaget är bedömningen att Skarpnäcks stadsdelsnämnd arbetar på ett ändamålsenligt sätt med att förebygga och hantera hot och våld mot personalen.

19 3 (7) Avtalstrohet inom individ- och familjeomsorgen En granskning har genomförts av om nämnden följer stadens riktlinjer och följer upp sin lojalitet mot ramavtal inom individ- och familjeomsorgen. Granskningen har avgränsats till öppenvårdsverksamhet för barn och ungdomar. Granskningen visar att nämnden säkerställer sin följsamhet till ramavtalet genom att enhetschef är den enda som har delegation att teckna avtal utanför ramavtalet. Förvaltningen följer systematiskt upp öppenvårdsinsatser oavsett utförare. Det finns en utsedd person för avtalsförvaltning, det är dock otydligt om det även gäller individuella avtal inom individ- och familjeomsorgen. Enhetschefer ansvarar för individuella avtal som de tecknar. Nämnden har under 2013 köpt externa öppenvårdstjänster för 318 tkr varav 61,3 % inte kunde kopplas till ramavtalet eller till rätt kategori, vilket beror på felregistreringar i ekonomisystemet. Förvaltningen har inte köpt öppenvårdsverksamhet utanför ramavtalet. Den sammanfattande bedömningen är att nämnden i huvudsak följer stadens riktlinjer och följer upp sin lojalitet mot ramavtal inom individ- och familjeomsorg. Nämnden rekommenderas dock att säkerställa tillförlitligheten i internredovisningen när det gäller verksamhetskoder, då det finns brister som försvårar den interna uppföljningen. Biståndsbeslut som inte verkställs Stadsdelsnämnderna ska enligt Socialtjänstlagen (Sol) och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) rapportera till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) och revisorerna gynnande biståndsbeslut som inte har verkställts inom tre månader från nämndens beslutsdatum. Granskningen syftar till att bedöma om nämnden har rutiner som säkerställer att gynnande ej verkställda beslut avrapporteras och om nämnden vidtar tillräckliga åtgärder för de biståndsbeslut som inte är verkställda. Granskningen har avgränsats till verksamheterna individ- och familjeomsorg och stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Nämnden har rutiner för bevakning och rapportering av ej verkställda beslut. Däremot är de inte dokumenterade. Rapporteringen anmäls endast till sociala delegationen.

20 4 (7) Nämnden vidtar åtgärder när ett biståndsbeslut inte kan verkställas men har fortfarande två ärenden från år 2013 eller tidigare som ännu inte verkställts. Den ena brukaren har erbjudits boendeplacering men tackat nej. Den andra brukaren har erbjudits HVB-boende i väntan på boendeplacering men tackat nej. Nämnden har tilldelats en vitesdom om ett totalt vite om 225 tkr. Den sammantagna bedömningen är att nämnden i huvudsak har rutiner som säkerställer att gynnande ej verkställda beslut avrapporteras och att nämnden vidtar åtgärder för de biståndsbeslut som inte är verkställda. Rapporteringen utförs i huvudsak enligt lagstiftningen och stadens anvisningar. Revisionskontoret rekommenderar att rutinerna för bevakning och rapportering av ej verkställda beslut dokumenteras. Nämnden rekommenderas tillse att rapporteringen anmäls till nämnden. Av anmälan bör det framgå antal ärenden, vilken typ av insats som ges, anledningen till varför ärendet inte verkställts samt hur länge ett ärende varit ej verkställt. Nämndens protokollshantering En granskning har genomförts av nämndens protokoll för att bedöma om kommunallagens krav följs och om protokollen är informativa och lättförståeliga samt om regler och rutiner för publicering av protokollen är tillräckliga. Granskningen visar att kommunallagens krav i huvudsak följs vad gäller protokollens förande, innehåll och justering. Beslutsgången i vissa ärendena redovisas dock inte tydligt i protokollet. Det framgår inte hur ordförande ställt olika förslag mot varandra. Granskningen har därutöver visat att närvaroredovisningen bör utvecklas, då det inte framgår vid vilka ärenden personalföreträdare och tjänstemän deltog. Vidare bör protokollföringen av jäv utvecklas, då det i aktuell paragraf inte framgår vilka ledamöter som inte deltog i handläggningen av ett ärende på grund av jäv. Kommunallagens krav på protokollen utgör minimikrav. Utöver detta bör protokollen även beaktas som informationsbärare för såväl den egna organisationen som omvärlden i form av intressenter och allmänhet. Granskningen visar att protokollen är informativa och lättförståeliga. Granskningen visar även att nämndens rutiner för publicering av protokollen på webbplatsen Insyn är tillräckliga.

21 5 (7) Den sammantagna bedömningen är att nämndens protokoll i huvudsak följer kommunallagens krav och att protokollen är informativa och lättförståeliga samt att det finns tillräckliga rutiner för publicering av protokollen på webbplatsen insyn. Nämnden rekommenderas att tydligt redovisa beslutgången i aktuell paragraf. Nämnden bör utveckla närvaroredovisningen i protokollföringen vid förekomst av jäv. Registerkontroll av personal inom förskolan Den som erbjuds en anställning, praktiktjänstgöring eller om det sker genom uppdrag i kommun ska, om arbetet innebär direkt och regelbunden kontakt med barn, på begäran av arbetsgivaren/huvudmannen visa upp ett utdrag ur Rikspolisstyrelsens belastningsregister. Revisionskontoret har genomfört en granskning för att bedöma om nämnden följer det lagstiftningen föreskriver. Den som erbjuds arbete får inte börja sin anställning innan utdrag uppvisats. Kontrollen ska enligt lagen dokumenteras. I ett urval av 15 personalakter saknades det vid granskningstillfället utdrag ur belastningsregistret för 9 anställda. Efter granskningen har samtliga som saknades inkommit till förvaltningen. Tre personer i urvalet hade börjat anställningen innan utdragen var utfärdade. På ett registerutdrag går det inte utläsa vilket datum det var utfärdat. Enligt uppgift från förvaltningen har förskolecheferna inte kontrollerats. Enligt stadens anvisningar ska utdragen och övriga relevanta rekryteringshandlingar förvaras i personalakten på förvaltningen. Granskningen visade att endast ett fåtal av personalakterna innehöll något mer än anställningsavtalet. I granskningen framkom att det råder osäkerhet kring registerkontroll vid inhyrda tjänster. Nämnden har personal som börjat sina anställningar innan registerutdrag har uppvisats. Alla relevanta yrkeskategorier har inte kontrollerats. Den sammantagna bedömningen är därför att nämnden inte uppfyller lagens krav om registerkontroll av personal inom förskolan. Revisionskontoret rekommenderar att en rutin införs för att säkerställa att lagen och stadens anvisningar följs. Förslagsvis genom att efterfråga relevanta rekryteringsunderlag om endast anställningsavtal skickas in till förvaltningen. Nämnden

22 6 (7) rekommenderas att ta fram anvisningar för registerkontroll av inhyrda tjänster vid förskolorna. Faktureringsrutiner äldreomsorgsavgifter Granskningen visar att nämndens interna kontroll säkerställer en aktuell, fullständig och rättvisande intäktsredovisning. Äldreomsorgsavgifterna omfattas av 2014 års internkontrollplan. Under året har nämnden genomfört en kontroll av samtliga ärenden. Nämnden rekommenderas att fortsätta genomföra löpande kontroller av äldreomsorgsavgifter. Biståndshandläggaren hanterar hela ärendeflödet från bistånds till avgiftsbeslut. Kontrollen bör därför utföras av annan personal för att skapa dualitet i ärendeflödet. Uppföljning hantering av mervärdesskatt Granskningen visar att nämndens interna kontroll i huvudsak säkerställer en fullständig och rättvisande redovisning av mervärdesskatt. Nämnden följer stadens anvisningar. Granskningen har utförts genom bl.a. stickprov på ett antal fakturor. Redovisning av mervärdesskatt hade redovisats felaktigt i några fall, vilka åtgärdades efter påpekande. Hantering av Stockholms stads betalkort/inköpskort Granskning har genomförts av nämndens hantering av stadens betalkort/inköpskort. Granskningen har avgränsats till de administrativa rutinerna vid beställning av betalkort/inköpskort. Nämnden följer stadens riktlinjer i huvudsak. Vid granskningen framkommer att inte alla förbindelser är undertecknade korrekt. Nämnden bör säkerställa att samtliga förbindelser undertecknas korrekt. Statsbidrag för flyktingmottagande Granskningen har avgränsats till individ- och familjeomsorg och ekonomiskt bistånd. Granskningen visar att nämnden har en tydlig ansvarsfördelning och rutiner för samt gör uppföljning av ansökningar av statliga ersättningar inom individ- och familjeomsorg. Inom ekonomiskt bistånd saknas tydliga rutiner. I granskningen noteras att inga ansökningar har gjorts gällande ersättning för barnomsorgskostnader för asylsökande förskolebarn under år Under 2014 har det enligt uppgift gjorts två ansökningar.

23 7 (7) Nämnden rekommenderas tydliggöra rutinerna för ansökning av statliga ersättningar inom ekonomiskt bistånd. Nämnden bör se över rutinerna för ansökan av ersättning för barnomsorgskostnader för asylsökande förskolebarn för att säkerställa att nämnden får del av den statliga ersättning som den har rätt till.

24

25 Granskningsår JA DELVIS NEJ Skarpnäcks stadsdelsnämnd 1 (4) Bilaga 3 - Uppföljning av lämnade rekommendationer ÅTGÄRDAT REKOMMENDATION 2012 Korttidstillsyn (KTT) enligt LSS Följsamheten till riktlinjer för upphandling, delegation och uppföljning av avtal och utförarnas verksamhet bör förbättras. Bland annat bör nämnden vara mer aktiv i att begära in genomförandeplaner och förbättra beställningarna samt genomföra kontroller av att beloppsgränserna för direktupphandling följs. X KOMMENTAR Vid revisionskontorets uppföljning av de planerade åtgärderna vid årsskiftet framkom att förvaltningen ännu inte har hunnit följa upp alla brister vad gäller insatsen korttidstillsyn, KTT på grund av personalbrist. Arbetet att ta fram konkreta åtgärder har påbörjats. Vidare planeras att ta fram en mall för målstyrda beställningar. Översyn av delegation för upphandling har genomförts Kontaktverksamhet för barn och ungdom enligt SoL Den interna kontrollen behöver stärkas med löpande kontroller av uppdragstagarnas akter samt stickprovsvisa kontroller av utbetalat arvode Stadens ramöppettider för förskolan och möjlighet till omsorg utanför ramtiden. Nämnden rekommenderas att rutinmässigt begära uppgift från förskolorna om deras öppettider och även stickprovsmässigt tillfråga vårdnadshavarna om öppettiderna motsvarar deras behov. Nämnden bör tillhandahålla skriftlig information om möjlighet till omsorg på ob-tid Nämndens systematiska arbetsmiljöarbete Nämnden rekommenderas att upprätta en övergripande utbildningsplan för arbetsmiljöområdet och att säkerställa att blanketterna för fördelning av arbetsmiljöuppgifter förvaras på ett betryggande sätt, t ex i personalakterna Behörigheter i Paraplysystemet Behörighetsadministration i Paraplysystemet bör ingå i nämndens riskanalys. Nämnden rekommenderas att upprätta en dokumenterad rutin för behörighetsadministrationen där det bl.a. X X X X Nämnden har vidtagit åtgärder för att förbättra den interna kontrollen. Det som återstår är att dokumentera rutinerna för den interna kontrollen. I nämndens yttrande till revisionskontoret anges att nämnden kommer att löpande kontrollera förskolornas ramöppettider. Förvaltningen har sammanställt en informationsbroschyr om öppettider och barnomsorg utanför ramöppettiden som varje familj får vid erbjudande av plats. Under 2014 har området omfattats i internkontrollplanen. Granskningen visar att förskolorna har rutiner för att informera föräldrarna regelbundet om öppettider. Förskolorna anpassar öppethållandetider efter föräldrarnas behov av omsorg. Staden centralt håller på att utarbeta riktlinjer för handläggning av ansökningar om barnomsorg på obekväm tid. I nämndens yttrande till revisionskontoret anges att nämnden kommer att upprätta en utbildningsplan för arbetsmiljöområdet och säkerställa rutiner. Enligt nämndens riskochväsentlighetsanalys anges att förvaltningen har löpande kontroll av att rutiner följs inom området. HR-konsulterna följer upp enheternas systematiska arbetsmiljöarbete årligen genom att enheterna ska fylla i en blankett om vilka åtgärder som vidtagits under året. Nämnden har upprättat en skriftlig rutin om behörighetsadministration för verksamhetssystemet.

26 Granskningsår JA DELVIS NEJ Årsrapport (4) ÅTGÄRDAT REKOMMENDATION framgår information om vilka som beslutar och registrerar behörigheterna. Vidare bör nämnden följa upp aktuella behörigheter två gånger per år samt dokumentera kontrollerna. Behörighetsblanketterna bör också förvaras på ett sätt som underlättar kontroll och uppföljning Nämndens lönehantering Nämnden rekommenderas att kommunicera gällande lönerutiner med samtliga beslutsfattande chefer. Samtliga genomförda kontroller bör dokumenteras Interna och externa projektmedel för särskilda insatser/utvecklingsområden Nämnden rekommenderas att fastställa en lägsta nivå avseende krav på dokumentation, redovisning, uppföljning och kontroll avseende verksamhet som bedrivs i projekt Behörigheter i ekonomisystemet Agresso Nämnden rekommenderas att göra en förnyad prövning om vissa behörigheter ska kvarstå. Vidare bör nämnden dokumentera sin rutin för behörighetsadministrationen Känslig information i ekonomisystemet Nämnden rekommenderas att införa en rutin som säkerställer att känslig information inte förekommer i ekonomisystemet Stockholms Trygghetsjour Den sammanfattande bedömningen är att nämnden behöver se över rutiner och arbetssätt för att säkerställa att dokumentationen från Trygghetsjouren hanteras rätt. Vidare kan samarbetet med Trygghetsjouren på handläggarnivå utvecklas Nationella kvalitetsregister (äldreomsorgen) Nämnden rekommenderas att i större utsträckning följa upp och bedöma hur resultatet av riskbedömningarna används i patientsäkerhetsarbetet Avtalstrohet inom individ- och familjeomsorgen Nämnden rekommenderas dock att säkerställa tillförlitligheten i X X X X X KOMMENTAR Nämnden delar revisorernas bedömning och har vidtagit åtgärder. Rutin och checklista har upprättats. Nämnden har upprättat rutin. Nämnden har upprättat rutin. I nämndens yttrande till revisionskontoret anges att nämnden har kontaktat de leverantörer som har med namn eller personnummer på sina fakturor/fakturabilagor. En ny rutin har även införts med att stickprovvis kontrollera minst 30 vårdfakturor per kvartal. Nämnden har upprättat rutin. Följs upp under 2015 Följs upp under 2015

27 Granskningsår JA DELVIS NEJ Skarpnäcks stadsdelsnämnd 3 (4) ÅTGÄRDAT REKOMMENDATION internredovisningen när det gäller verksamhetskoder, då det finns brister som försvårar den interna uppföljningen Biståndsbeslut som inte verkställs Revisionskontoret rekommenderar att rutinerna för bevakning och rapportering av ej verkställda beslut dokumenteras. Nämnden rekommenderas tillse att rapporteringen anmäls till nämnden. Av anmälan bör det framgå antal ärenden, vilken typ av insats som ges, anledningen till varför ärendet inte verkställts samt hur länge ett ärende varit ej verkställt Nämndens protokollshantering Nämnden rekommenderas att tydligt redovisa beslutgången i aktuell paragraf. Nämnden bör utveckla närvaroredovisningen protokollföringen vid förekomst av jäv Registerkontroll av personal inom förskolan Revisionskontoret rekommenderar att en rutin införs för att säkerställa att lagen och stadens anvisningar följs. Förslagsvis genom att efterfråga relevanta rekryteringsunderlag om endast anställningsavtal skickas in till förvaltningen. Nämnden rekommenderas att ta fram anvisningar för registerkontroll av inhyrda tjänster vid förskolorna Faktureringsrutiner äldreomsorgsavgifter Nämnden rekommenderas att fortsätta genomföra löpande kontroller av äldreomsorgsavgifter. Biståndshandläggaren hanterar hela ärendeflödet från bistånds till avgiftsbeslut. Kontrollen bör därför utföras av annan personal för att skapa dualitet i ärendeflödet Hantering av stadens betalkort/inköpskort Nämnden bör säkerställa att samtliga förbindelser undertecknas korrekt Statsbidrag för flyktingmottagande Nämnden rekommenderas tydliggöra rutinerna för ansökning av statliga ersättningar inom ekonomiskt bistånd. Nämnden bör se över rutinerna för ansökan av ersättning för KOMMENTAR Följs upp under 2015 Följs upp under 2015 Följs upp under 2015 Följs upp under 2015 Följs upp under 2015 Följs upp under 2015

28 Granskningsår JA DELVIS NEJ Årsrapport (4) ÅTGÄRDAT REKOMMENDATION barnomsorgskostnader för asylsökande förskolebarn för att säkerställa att nämnden får del av den statliga ersättning som den har rätt till. KOMMENTAR