Kävlinge kommun Revisorerna R EVISIONSRAPPORT NR 4/2007. Granskning av verksamheten inom miljökontoret.

Kävlinge kommun R EVISIONSRAPPORT NR 4/2007 Granskning av verksamheten inom miljökontoret. Bengt Sebring, ordf Tord Sturesson, 1:e v ordf. Stig Andersson, 2:e v ordf Nils Persson Bengt Joehns Januari 2008

INNEHÅLLSFÖRTECKNING SAMMANFATTNING...3 1 INLEDNING...4 1.1 Uppdrag...4 1.2 Syfte och avgränsning...4 1.3 Metod...4 1.4 Bakgrund...4 2 BYGG- OCH MILJÖNÄMNDEN...5 2.1 Uppdrag...5 2.2 Styrning...6 2.3 Uppföljning...7 2.4 Kommentarer...7 3 MILJÖKONTORET...8 3.1 Organisation och ansvar...8 3.2 Målarbetet...9 3.3 Stödsystem...10 3.4 Kompetensförsäkring...10 3.5 Kommentarer...10 4 KUNDERNA...11 4.1 Nyvångs reningsverk...11 4.2 Djurverksamhet...11 4.3 Livsmedelsanläggning...12 4.4 Kommentarer...12 5 ANALYS OCH SLUTSATSER...13 BILAGA 1...15 Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 2

Sammanfattning Ernst och Young har av de förtroendevalda revisorerna i fått i uppdrag att granska verksamheten inom bygg- och miljönämnden och dess Miljökontor, som en uppföljning av den granskning som genomfördes 2004. Våra kommentarer och förslag till fortsatt utveckling sammanfattas enligt följande: Målen från kommunfullmäktige är direkt styrande för miljökontoret. Bygg- och miljönämnden har inte konkretiserat, utvecklat eller omarbetat dem till den nya organisationen i verksamhetsplan eller annat styrdokument för verksamheten. Ett förslag är att nämnden fastställer verksamhetsplaner, så att uppföljning kan ske utifrån dessa. Bygg- och miljönämnden har inte fastslagit någon lagstadgad tillsynsplan för 2007. Det tycks osäkert när nämnden senast antog en tillsynsplan. Detta får anses som en än större brist i nämndens styrning och en tillsynsplan måste fastställas för verksamhetsåret 2008. Uppföljningen av Miljökontorets verksamhet sker enligt de kommuncentrala riktlinjerna, med avrapportering av effektmålen varje tertial och av det ekonomiska läget varje månad. Nämndens uppföljning kan dock förbättras i och med att dess styrning förbättras. Uppföljningen kring tillsynen är ett område där det kan bli bättre när styrningen också har förbättrats. Kontinuerlig uppföljning av antalet genomförda inspektioner är ett område som kan förbättras. Ett elektroniskt ärendehanteringssystem, Miljöreda, finns infört som stödsystem för myndlighetsutövningen sedan våren 2007. De ärenden som varit aktuella sedan dess är införda i systemet. Resterande är arkiverade på samma sätt som tidigare, ett arkiv som också avses att förbättras. Miljöreda har många olika funktioner och förslag till ytterligare förbättringar är att allteftersom utöka användningen av systemet. Kompetensförsäkring har tagits i beaktande i den nyrekrytering som skett och kompetensutvecklingen är planerad att finns med i den verksamhetsplan som är under framarbetande. Kundernas kontakter med Miljökontoret angavs som positiva. Bemötandet och inspektionerna upplevs i stort som en hjälp för verksamheten i arbetet med att leva upp till lagstiftningen. Med tanke på de stora och diversifierade lagområden som ligger under samma förvaltning, medborgarförvaltningen, ser vi det som positivt att en utvärdering av den nya förvaltningsorganisationen är planerad att genomföras. Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 3

1 Inledning 1.1 Uppdrag Ernst och Young har av de förtroendevalda revisorerna i fått i uppdrag att granska verksamheten inom bygg- och miljönämnden och dess miljökontor, som en uppföljning av den granskning som genomfördes 2004. 1.2 Syfte och avgränsning Granskningens syfte är att belysa bygg- och miljönämndens arbete kring målstyrning utifrån kommuninterna målsättningar och utifrån de mål som finns i lagstiftningen för miljökontorets verksamhet samt arbetet med säkerställande av kompetens. Frågor som ska besvaras är: Hur styrs arbetet utifrån kommunfullmäktiges (KF:s) mål? Hur styrs arbetet utifrån lagstadgade mål? Hur sker uppföljningen av mål inom verksamheten? Vilka stödsystem finns i myndighetsutövningen? Vilket arbete sker kring kompetensförsäkring? Hur fungerar miljötillsynen utifrån kundperspektiv? 1.3 Metod Intervjuer har genomförts med förvaltningschefen för Medborgarförvaltningen och miljöinspektör inom kommunens organisation, en tjänsteman på länsstyrelsen samt ett par av de verksamhetsutövare, kunder, som träffar miljökontorets inspektörer i tjänst. Granskning har också skett av dokument som är relaterade till granskningens syfte. I bilaga 1 finns en förteckning över de intervjuade samt vilka dokument som blivit granskade. I rapporten förekommer både begreppen miljökontor och miljöförvaltning om den aktuella tjänstemannaorganisationen. Fram till och med 2006 var det en egen förvaltning, Miljöförvaltningen, och de dokument som arbetades fram då och som det refereras till i rapporten har kvar det begreppet. Nuvarande del av Medborgarförvaltningen som arbetar med dessa frågor benämns Miljökontoret. 1.4 Bakgrund 1.4.1 Genomförd granskning år 2004 Revisionen genomförde år 2004 en granskning av miljönämnden med syfte att belysa hur miljöarbetet styrdes och följdes upp mellan kommunstyrelsen, nämnd och förvaltning samt i vilken omfattning nämnden uppfyllde sitt tillsynsansvar i förhållande till lagstiftningen. Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 4

2004 konstaterades att mängden mål var omfattande, medan uppföljningen alltför knapphändig. Tillsynsplanen var heller inte uppdaterad, vilket försvårade uppföljningen också av tillsynsarbetet. IT-stöd saknades också för förvaltningen. Ytterliggare samverkan inom 4K efterfrågades. 1.4.2 Lagstiftning En stor del av bygg- och miljönämndens miljöverksamhet är lagstyrd. Nedan presenteras de huvudsakliga lagområden som miljökontorets verksamhet bedrivs utifrån, men fler lagar, förordningar och författningar finns för mer detaljerade frågor inom respektive område. Miljöbalk (SFS 1998:808) är utgångspunkten för tillsynen inom miljöområdet. Främst används 2 kap om allmänna hänsynsregler för den som bedriver verksamhet. Livsmedelslag (SFS 2006:804) är utgångspunkten i livsmedelstillsynen och reglerar hantering, märkning och försäljning av livsmedel. Djurskyddslag (SFS 1988:534) används vid djurtillsynen och reglerar vård och behandling av husdjur eller djur som av annan orsak är i fångenskap. Smittskyddslag (SFS 1968:231, 1988:1472 och 2004:168) rör smittskyddsåtgärder för djur eller livsmedel med människan som utgångspunkt. Avfallsförordning (Miljödepartementet 2001:1063) är den övergripande förordningen som reglerar avfall och avfallshantering. Strålskyddslag (SFS 1988:220) reglerar skyddet av människor, djur och miljö mot skadlig verkan av strålning. Tobakslag (SFS 1993:581) reglerar begränsningen av rökning i vissa lokaler och vissa områden utomhus samt märkningen, försäljningen, marknadsföringen och kontrollen av tobaksvaror. 2 Bygg- och miljönämnden 2.1 Uppdrag Miljönämnden genomgick i och med den nya mandatperioden en organisationsförändring. Från att ha varit en egen nämnd slogs miljönämnden samman med byggnadsnämnden. Denna fick namnet bygg- och miljönämnden. Kontoret upplever både fördelar och nackdelar med gemensam nämnd för bygg- och miljöverksamheten. Tillstånd och remisser skickas direkt mellan tjänstemän utan att gå omvägen via nämnderna. Således anses verksamhetsutövningen i dessa aspekter ha effektiviserats. Samtidigt antyds att förändringarna har varit omfattande vilket på ett negativt sätt kan ha påverkat miljökontorets möjligheter att utföra verksamheten. Det har beslutats att under 2008 kommer en utredning genomföras i syfte att kartlägga följderna av omorganiseringen. Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 5

Nämndens miljöverksamhet, och främst myndighetsutövningen i form av tillsynsverksamheten, är föremål för ett antal utredningar som föreslår att tillsynen ska flyttas från den kommunala nivån till statlig nivå, via länsstyrelsen. Djurskyddet är till exempel föreslaget att det ska lyftas över till länsstyrelsen redan från 2009, men beslut är inte fattade ännu. Hela myndighetsutövningen som miljökontoret under bygg- och miljönämnden bedriver styrs av lagar samt direktiv från olika statliga myndigheter, se 1.4.2 för gällande lagstiftning. Tillsynen sker inom främst miljöbalkens, livsmedels- och djurskyddslagens områden. Endast det strategiska miljöarbetet, till exempel arbetet med lokala miljömål, styr kommunen själv över. I KF:s budget för 2007 återges för bygg- och miljönämnden vilka verksamhetsområden som nämnden ansvarar för och vilka inriktningar och effektmål nämnden skall prioritera under 2007. Se 2.2 och 2.3 för vilka målen är och uppföljningen av dessa. 2.2 Styrning Det åligger enligt miljöbalken tillsynsmyndigheten att upprätta en tillsynsplan. Planen skall bygga på en kartläggning och inventering av tillsynsbehovet i kommunen, och den ska uppdateras årligen. Tillsynsplanen är huvudsakligen till för den egna planeringen och skall inte redovisas till regional eller central myndighet. Trots lagkravet har det enligt intervjun inte tagits fram tillsynsplan för 2007 års verksamhet. Även om det saknas tillsynsplan/er för miljökontoret framgår det i budgeten för 2007 att verksamheten skall utföras i enlighet med miljönämndens tillsynsplan (egen kursivering). Dåvarande miljönämnd motsvarar nuvarande bygg- och miljönämnd. Inga verksamhetsplaner finns antagna av bygg- och miljönämnden för 2007, varken för miljö- eller byggverksamheten. Det framgår dock att det för närvarande tas fram verksamhets- och tillsynsplaner för 2008. Anledningen till bristen på verksamhets- och tillsynsplaner anses enligt intervjun främst bero på dels omorganiseringen och dels den stora omsättningen av personal. Bland annat har miljökontoret fått en ny chef i år, vilket kan anses som en stor omställning eftersom förvaltningen under en lång period dessförinnan haft samma chef. Vidare angavs att bristen på tid anses bero på att medborgarna blivit mer medvetna om myndighetens roll, vilket lett till fler anmälningar. Enligt intervjun har kommunfullmäktiges mål för miljönämnden, vilket också är målen för nuvarande bygg- och miljönämnd, hittills varit utgångspunkten i verksamheten. I budgeten för 2007 återges för miljönämnden, nuvarande bygg- och miljönämnden, de inriktningar som skall ske samt de effektmål som skall nås under året. Vad gäller inriktningar sägs följande (dåvarande miljöförvaltning motsvarar nuvarande miljökontor): Miljöförvaltningen ska delta i projektet Miljösamverkan Skåne i samarbete med länsstyrelsen. Miljöförvaltningen ska verka för att livsmedelföretagare erbjuds lämplig utbildning i livsmedelhygien. Effektmålen: Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 6

Förvaltningen skall delta i de projekt, som föreslås av länsstyrelsen. Utbildning skall genomföras på 60 företag gällande livsmedelhygien. Vidare framgår det av budgeten för 2007 att dåvarande miljönämnd ska, i rollen som tillsynsmyndighet, verka för att samhällets miljömål uppfylls. De övergripande målen är de 15 nationella miljökvalitetsmålen för ett hållbart Sverige. Bygg- och miljönämnden har i det arbetet bildat en miljömålsgrupp med ett antal representanter ur nämnden, med uppgift att styra arbetet med att konkretisera dessa mål på lokal nivå. Detta arbete har påbörjats under senhösten och något resultat har inte presenterats ännu. 2.3 Uppföljning Tidigare har miljönämnden följt upp verksamheten varje tertial. Från och med 2007 har detta att ändrats så att målen istället följs upp varje kvartal. De inriktningar och effektmål som kommunfullmäktige fastställde för miljönämnden, direkt riktade till miljökontoret, för året följdes senast upp per sista september. Det som i budgeten finns under rubriken Prestation följs däremot inte upp av nämnden. Där framgår bland annat mål för handläggningstider för verksamhetens myndighetsutövning. Under 2007 rapporterar bygg- och miljönämnden hur effektmålen följs kvartalsvis. I den senaste rapporten från den 30 september framgår följande för de två effektmålen: Länsstyrelsen inte har föreslagit något projekt vilket innebär att målet framskjuts till 2008 Utbildningen klar för företagen i kommunen och den är nu genomförd för rektorer i kommunen. Uppföljning av ekonomin sker månadsvis i bygg- och miljönämnden, som därefter skickar uppföljningen vidare till kommunstyrelsen. 2.4 Kommentarer En uppdaterad tillsynsplan är ett krav enligt den lagstiftning som bygg- och miljönämnden har att arbeta utifrån. Eftersom miljönämnden under budgetprocessarbetet för 2007 inte var medveten om avsaknaden av tillsynsplan, tyder det på att dialogen mellan förvaltningen och nämnden vid den tiden var bristfällig. Uppföljningen sker per kvartal i år, vilket är oftare än förra året då det skedde per tertial. En tätare uppföljning ger som regel en bättre kontroll över verksamheten, men är ändå något som bör utvärderas på sikt utifrån det merarbete det också medför. Utifrån intervjuerna och tillgängliga dokument går att konstatera att bygg- och miljönämndens styrning av miljökontoret är bristfällig. Utgångspunkten i arbetet är kommunfullmäktiges mål, men dessa har inte konkretiserats ytterligare av bygg- och miljönämnden. Vissa brister i uppföljningen finns också, utöver de brister som kommer av avsaknaden av styrdokument, vilket är att de uppgifter och mål som i budgeten framgår under rubrikerna Prestation och Kvalitet inte följs upp. En uppföljning av dessa områden skulle bland annat ge nämnden en bild av effektiviteten i verksamheten. Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 7

3 Miljökontoret 3.1 Organisation och ansvar På miljökontoret finns tre miljöinspektörer samt en kommunekolog, fördelade på tre tjänster. Kommunekologen är en kvartstjänst som delas med Svalövs kommun. Två av inspektörerna är nyrekryterade under 2007. Vid rekryteringen anges att inspektörer med så bred kompetens som möjligt söktes, för att vara flexibla i arbetsuppgifterna. De tre inspektörerna har fördelat områdena livsmedelstillsyn, miljö- och hälsoskyddstillsyn samt djurskyddstillsyn mellan sig. En av inspektörerna har nu en bred, generell kompetens inom de tre områdena, medan övriga är mer av specialister inom livsmedels- respektive djurskyddsområdet. Fram till och med december 2006 utfördes lantbruks- och djurskyddsinspektionerna av inhyrd konsult. Kommunekologen arbetar med det strategiska, det icke lagstyrda eller myndighetsutövande, miljöarbetet inom kommunen. Det pågår bland annat ett arbete med att ta fram lokala miljömål, utifrån de som är fastställda på nationell nivå. Nytt för i år är att chefskapet, nämndssekreteraruppgifterna, ekonomihanteringen, diarieföringen och inkommande post får miljökontoret hjälp med från andra delar av medborgarförvaltningen. Listor med inkommande post presenteras för pressen varje dag. Även om dessa delar av det administrativa arbetet övertagits av andra delar i förvaltningar så utgör den administrativa biten fortfarande en stor del av inspektörernas arbete. Detta anses medverka till att det finns för lite tid till planeringen av arbetet. Både det långsiktiga och kortsiktiga planerandet blir lidande, enligt intervjuerna. Det långsiktiga arbetet anges överlag som svårt att hinna med inom kontoret. 3.1.1 Tillsynsobjekt Tillgänglig statistik över utvecklingen av antalet objekt för perioden 2004 till 2007 saknas. Däremot är antalet utförda inspektioner inom miljö- och djurskyddsområdet ett nyckeltal som finns med i årsredovisningen. För livsmedelsinspektionerna har istället antalet provtagningar följts upp, eftersom det hade tyngdpunkten i lagstiftningen fram till 2006. Uppgifter för 2007 saknas dock ännu, sammanställningen sker först till årsredovisningen. Antal inspektioner (antal provtagningar för livsmedelsområdets del): 2007 2006 2005 2004 Miljöskydd 45 60 55 45 Lantbruk- o djurskydd 18 105 20 26 Livsmedel 34 150 85 59 Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 8

3.1.2 Taxorna Enligt miljöbalken, djurskyddslagen och livsmedelslagen har kommunen rätt att ta ut en avgift för tillsynen enligt en taxa som kommunen själv bestämmer. Det finns emellertid undantag då kommunen inte får ta ut en taxa. Exempel på detta är vid tillsyn som föregås av klagomål som visar sig obefogat och handläggning som föranleds av att ett beslut av nämnden, enligt miljöbalken eller bestämmelser meddelade med stöd av miljöbalken, överklagas. Timtaxan, som också ligger som grund för de fasta avgifterna, är 600 kr. För livsmedelinspektionerna är intäkterna på väg att fördubblas för 2007 jämfört med 2006. Anledningen är förändringen i lagstiftningen som gör att livsmedelinspektionerna betalas genom fasta avgifter och att verksamheten i högre utsträckning ska vara självfinansierad. Uppföljning av tillsynsverksamhetens självfinansieringsgrad görs inte. 3.1.3 Bemanning Antalet tjänster har de senaste åren varit konstant, men utökats från och med 2007. Tidigare 2,5 tjänster är numera 3,0. Förutom inspektörsuppgifterna ingår, som tidigare nämnts, en kvartstjänst som kommunekolog i dessa tre tjänster. 3.2 Målarbetet Kommunfullmäktiges mål för nämnden i Årsbudget 2007 är formulerade utifrån att nämnden är en renodlad miljönämnd. Efter framtagandet av budgetmålen har miljöoch byggnämnden slagits ihop. Därför anses miljökontorets förutsättningar att följa målen ha ändrats. Trots detta har kontoret inte lämnat målen för 2007 utan försöker i möjligaste mån att nå målen. Av intervjun framgår det att ny lagstiftning, verksamhetsökningar och akuta utryckningar utifrån anmälningar kommer mellan arbetet med tillsynen av objekten. Enligt inspektören kommer fler anmälningar in nu än tidigare år, allmänheten har större medvetenhet om myndighetens roll. Dokumenterade rutiner har börjat arbetas fram inom verksamheten. Det är främst rutiner kring hur vissa delar av myndighetsutövningen ska gå till. Detta uppges vara för att säkra myndighetsutövningen i de fall olika inspektörer behöver arbeta inom samma område. Vissa moment är också gemensamma för all typ av tillsyn, vilket gör att man strävar efter en likartad hantering. För att bättre kunna hantera det ökande antalet kontakter från allmänheten har miljökontoret infört rutiner för telefon- och besöksärenden, till exempel fasta telefontider. För djurskyddsområdet har det internt på kontoret tagits fram en verksamhetsplan/tillsynsplan för 2007. Planen är inte beslutad av nämnden. Arbete pågår med framtagningen av kontorets verksamhets- och tillsynsplaner för 2008. Dokumenten är inte fastställda ännu, men av utkasten framgår att budgeten för 2008 kommer att innehålla fler mål än för 2007. Vidare uppges det finnas en strävan att arbeta mer utåtriktat än tidigare i den meningen att vara mer ute hos verksamhetsutövarna, kunderna, än tidigare. Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 9

3.3 Stödsystem Sedan mars i år använder miljökontoret ett databaserat stödsystem, Miljöreda, för dokumentation av myndighetsutövningen. De objekt som arbete skett kring sedan dess är inlagda i systemet samt de beslut, klagomål och inspektionsrapporter som inkommit kring objektet. Årsavgiften för dessa objekt, i de fall det är aktuellt, är också inlagda i systemet. Utöver ovan nämnda uppgifter i systemet, kommenterar även den ansvarige varje inspekterat objekt. I Miljöreda finns också miljökontorets diarium, sedan systemet infördes och framåt. Användningen av Miljöreda uppges fortfarande vara under utveckling. Det finns flera funktioner i systemet som inte används ännu. Äldre handlingar kring objekt som inte varit aktuella sedan Miljöreda infördes ligger kvar i hängmappar, vilket var systemet för dokumentation som användes tidigare. Miljökontoret har äskat pengar till förbättringsarbete kring detta arkiv. Äskandet inför budgeten 2007 avslogs dock. Förhoppningen från miljökontorets sida var att därmed få en bättre ordning på arkivhållningen som de senaste åren upplevts som bristfällig. En annan typ av stödsystem som används i myndighetsutövningen för att nå likartad hantering är de checklistor som finns eller är under framtagande för tillsynsverksamheten. Listor finns för livsmedelskontrollen och delar av djurskyddskontrollen, för resterande delar av tillsynen arbetas det fram checklistor. 3.4 Kompetensförsäkring För närvarande pågår ett arbete med att ta fram rutiner för hur fortsatt kompetensutveckling och kompetenssäkring skall ske. Det framgår också av intervjuerna att 2008 års verksamhetsplan kommer att innehålla utbildningsplaner för varje anställd. Därmed kan den anställde enklare följa sin kompetensutvecklingsplan. Innan har miljökontoret löpande, men inte systematiskt, kompetensutvecklat personalen. Det tidigare samarbetet på miljöområdet, kallat 4K, med de tre närliggande och likartade kommunerna fortskrider. Samarbetet uppges ha betydelse för kompetensförsäkringen på så sätt att inspektörerna, som är ensamma om sina områden, har andra att diskutera och resonera med kring regeltolkningar och dylikt. Kontakt hålls också med andra större miljöförvaltningar i till exempel Helsingborg och Malmö, som uppges villiga att dela med sig av sitt interna utvecklingsarbete kring inspektionsverksamheten. Också det är en väg att bygga upp kompetensen på det egna kontoret. 3.5 Kommentarer Miljökontoret tycks ha bättre möjligheter att arbeta med tillsynen jämfört med tidigare år. Det har skett en mindre personalökning samtidigt som ett antal uppgifter har lyfts från kontoret till andra delar av förvaltningen. Stödsystemet Miljöreda är ytterligare en faktor som ger bättre förutsättningar för tillsynsarbetet. Detta sammantaget ger en bra grund för det förbättringsarbete som påbörjats inom kontoret, men de ökade lagkraven inom tillsynen måste också tas med i beaktandet. En utbyggd användning av Miljöreda, att till exempel koppla det samman med ekonomisystemet, bör finnas med i det fortsatta förbättringsarbetet. Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 10

Ambitionen har ju också varit att arbeta med det arkiv som upprättats innan Miljöreda infördes, men där har resurserna satt stopp. Det visar att medvetenheten finns om vikten av god arkivering i myndighetsutövningen. Den kompetensbevakning som är planerad inför 2008 och därefter löpande i verksamhetsplanerna är också en förbättring som är särskilt viktig i en mindre kommun där det är en inspektör per område. Förbättringsarbete pågår inom flera områden, men ytterligare områden där uppföljningen behöver bli bättre är kontrollen över antalet objekt som nämnden utövar tillsyn över samt hur stor självfinansieringsgraden är inom de olika tillsynsområdena. 4 Kunderna Den största delen av miljökontorets verksamhet består av kontakter med verksamhetsutövare av olika slag som har att följa de lagar miljökontoret inspekterar utifrån. Nedan ges en bild av hur verksamhetsutövare upplever sina kontakter med miljökontoret. Urvalet av typ av verksamhetsutövare har skett av revisorerna. 4.1 Nyvångs reningsverk Tillsynen av Nyvångs reningsverk ligger helt och hållet på länsstyrelsen eftersom det är klassat som en B-anläggning, enligt bilaga till förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd (SFS 1998:899). Tillsynen från länsstyrelsen består i att verket årligen skickar in (utfört av tekniska chefen 2006) en miljörapport som upprättas enligt Naturvårdsverkets föreskrift NFS 2000:13 och utgår från det tillstånd med villkor som verksamheten bedrivs utifrån. Viktiga förändringar i verksamheten under året samt vidtagna åtgärder för att förbättrad prestanda ur miljö-, säkerhets eller hälsosynpunkt ska också rapporteras. Senaste kontakterna mellan verket och länsstyrelsen, förutom årligen inskickade miljörapporter, ägde rum i början av 2000-talet. Skriftväxling och ett besök på plats gjordes då för att tiden för provvillkoren gick ut och diskussion uppstod om fastställandet av de slutliga villkoren. 4.2 Djurverksamhet För verksamhetsutövaren som berörs av djurskyddsinspektioner uppges att inspektioner ägt rum på plats vart tredje år. Inspektionerna är alltid anmälda och tiden överenskommen i förväg, mycket beroende på att inspektören inte själv kan ta sig in till den verksamhet som ska inspekteras. Hittills har kunden varit mycket nöjd med kontakterna med miljökontoret. Inspektionerna upplevs ha hållits på en rimligt detaljerad nivå och utförts utifrån god kännedom om verksamheten. Om något avvikit från vad som är föreskrivet har en muntlig varning först givits innan det kom med i inspektionsrapporten. Dokumentationen från inspektionerna har kunden fått del av. Fram till senaste besöket har det under en längre tid varit samma inspektör. Kunden uttrycker en oro inför framtida besök i och med den Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 11

generationsväxling som skett på miljökontoret. Oron besannades, eller har sin grund i, senaste besöket där kunden upplevde inspektionen som alldeles för detaljerad. Även planerna på att flytta ansvaret för djurskyddet från kommunen till länsstyrelsen är enligt kunden oroande. Vid verksamhetsutövarens kontakter med länsstyrelsen har de visat sig vara mer byråkratiska än kommunen. Det negativa som lyfts fram är att handläggningstiden är oviss och inte möjlig för verksamhetsutövaren att påverka, vid till exempel förprövning och tillstånd för nyetablering. 4.3 Livsmedelsanläggning Inom livsmedelstillsynen uppger kunden att tillsyn på plats sker en gång per år om inget särskilt inträffar, vilket det tycks göra med jämna mellanrum. Kontakter uppges finnas med miljökontoret med frekvenser mellan varannan vecka upp till tre månaders mellanrum. Kontakterna beror på händelse i form av inkomna klagomål eller synpunkter från kunder. Kunden uppger att det är samma inspektör de har kontakt med varje gång, och har haft ett antal år. Kontakterna anses fungera mycket bra. De påpekanden som lämnas vid inspektioner är som regel befogade även enligt kunden. Men ibland upplevs påpekandena som för paragrafmässiga, med för svag betydelse för verksamheten. Kontakter och möten mellan kunden och miljökontoret sker på bådas initiativ, beroende på vart kunden har vänt sig med synpunkter eller klagomål. Inspektionerna sker, enligt kunden, både anmälda och oanmälda. Kunden varierar också med att delta i inspektionerna, beroende på vad de rör och vilken dignitet det har för verksamheten. Alla inspektioner uppges dokumenteras mycket noggrant och allt får kunden del av. Största negativa synpunkten är höjningen av tillsynsavgiften, men kännedom finns om att det inte är kommunen som helt själva bestämt graden av höjningen. 4.4 Kommentarer Kunderna tycks generellt nöjda med miljökontorets inspektioner och de kontakter som de har med kontoret i övrigt. Kontakter uppges tas från båda håll och kunderna upplever inga hinder eller tvekan att själva ta kontakt med miljökontoret i olika frågor, vilket tyder på att bemötandet upplevs som positivt. Att det finns olika syn på behovet av detaljeringsnivå i inspektionerna är ju naturligt eftersom verksamhetsutövaren och inspektören har två olika utgångspunkter i betraktandet av verksamheten. En av synpunkterna rörde handläggningstiden av ärenden, något som finns beslutat i kommunfullmäktiges budget under rubriken Prestation för dåvarande miljönämnden, men som inte följs upp av bygg- och miljönämnden. Med tanke på att det lyfts fram som viktigt för verksamhetsutövare ger det anledning att ta med i uppföljningen. Ytterligare anledning att ta med det i uppföljningen är att nämnden i övrigt saknar mål för god ekonomisk hushållning, men detta är ett sätt för nämnden att mäta det. Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 12

5 Analys och slutsatser Både miljönämnden, den totala förvaltningsorganisationen och miljökontoret har genomgått relativt stora förändringar inför 2007. Det här har naturligtvis påverkat verksamheten på olika sätt. Den förändrade förvaltningsorganisationen har gett miljökontoret en ny ledningsfunktion, från renodlad miljöchef till förvaltningschef för medborgarförvaltningen med miljö-, bygg- och social verksamhet. En uppgift som inte kan vara helt enkel med tanke på den digra och skilda lagstiftning som finns för varje område. Å andra sidan har miljökontoret fått utökade resurser, vilket möjliggör att förvaltningschefen kan ta en mer övergripande ledningsroll. Inom miljökontoret har stor personalomsättning skett och mycket av det som vandrat ut genom dörren finns inte dokumenterat eller på annat sätt överlämnat till organisationen. Det här tycks ändå ha gett verksamheten en bra möjlighet att börja ett förbättringsarbete, samtidigt som det är en svag grund de har att bygga på. Hur styrs arbetet utifrån KF:s mål? Hur styrs arbetet utifrån lagstadgade mål? Vidare framgår i granskningen att nämnden utövat en bristfällig styrning över verksamheten. Samma påpekande som gjordes i 2004 års granskning kvarstår fortfarande och gäller det viktigaste lagkravet som åvilar nämnden angående styrningen; en uppdaterad tillsynsplan. En fråga uppstår också kring nämndens medvetenhet om avsaknaden av tillsynsplan med tanke på skrivningen i budgeten för 2007. Kommunfullmäktiges mål riktade till miljönämnden har heller inte konkretiserats eller arbetats om för att passa den nya bygg- och miljönämnden. Hur sker uppföljningen av mål inom verksamheten? Uppföljningen följer de kommuncentrala riktlinjer som finns och sker i övrigt utifrån de förutsättningar som finns i styrningen. Bygg- och miljönämnden tycks inte efterfråga så mycket uppföljning kring tillsynen eftersom sammanställningar och statistik inte finns på miljökontoret. Till exempel saknas löpande statistik över genomförda inspektioner. Vilka stödsystem finns i myndighetsutövningen? Vilket arbete sker kring kompetensförsäkring? Miljökontoret har påbörjat ett arbete med att styra upp kring verksamheten på sin nivå. Miljöreda är infört, arkivet finns det ambitioner att förbättra, kompetensutvecklingen kommer enligt uppgift att styras upp i verksamhetsplanen och skriftliga rutiner tas fram för olika arbetsmoment. Det har således hänt en hel del utvecklingsarbete under 2007, men en del är inte slutfört och viss oro kring tidsbrist för långsiktig planering uttrycks av medarbetare. Hur fungerar miljötillsynen utifrån kundperspektiv? Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 13

De kunder som kontaktats angående miljökontorets inspektionsverksamhet tycks nöjda med hur inspektioner genomförs och det bemötande som generellt ges på miljökontoret. För detaljerade inspektioner är en farhåga, men här styr lagstiftningen i stor utsträckning. Inspektionerna anges ligga på en bra nivå i det avseendet. Generationsbytet oroar eftersom det kan ge mer ambitiösa, men mindre erfarna inspektörer. Erfarna i den meningen att kännedomen om själva verksamheten är lika god som kunskapen kring lagstiftningen. Sammanfattningsvis kan konstateras att det på förvaltningsnivå finns ett pågående förbättringsarbete, men en hel del återstår att färdigställa. För bygg- och miljönämnden kan konstateras att styrningen av verksamheten, och därmed också uppföljningen, har väsentliga brister. En lagstadgad tillsynsplan måste fastställas. Åstorp den 22 januari 2008 Hanna Ershytt Michael Nilsson Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 14

Källor Bilaga 1 Intervjuade tjänstemän Anita Månsson, chef medborgarförvaltningen Magnus Åsberg, miljöinspektör Ena Segerberg, miljöinspektör Lennart Höglind, länsstyrelsen Intervjuade verksamhetsutövare Bengt Svensson, butikschef City Gross Håkan Bengtsson, lantbrukare Dokument och övriga källor s hemsida Årsbudget 2007, Årsredovisning 2006, Nämndernas uppföljning av effektmålen, sept. 2007 Granskning av miljökontorets verksamhet, januari 2008 15