Landstingsservice Innehållsförteckning 1. GRANSKNINGENS OMFATTNING OCH INRIKTNING... 2 2. ÅRETS BOKSLUTSGRANSKNING... 2 2.1 ÅRSANALYS ENLIGT BALANSERAT STYRKORT... 2 Strategiska mål... 3 3. PERSPEKTIV... 3 3.1 SAMHÄLLSPERSPEKTIV... 3 Verksamhet... 3 Ekonomi... 3 3.2 KUNDPERSPEKTIV... 5 3.3 PROCESSPERSPEKTIV... 5 3.4 LÄRANDEPERSPEKTIV... 6 4. SAMMANFATTANDE KOMMENTARER ÅRSANALYS... 6 5. INTERN KONTROLL... 6 Bokslutsprocessen, budget och prognos... 6 1 (7)
Revisionsrapport 2003 avseende Landstingsservice, Landstinget Kronoberg. 1. Granskningens omfattning och inriktning Revisionen av Landstingsservice verksamhet 2003 har utförts i enlighet med Kommunallag, Rådet för kommunal redovisning och landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed. Syftet är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna och rapportering är rättvisande, om den interna kontrollen är tillräcklig samt om lagar och förordningar följs. Revisionen har genomförts i enlighet med fastställd revisionsplan med utgångspunkt från väsentliga risker i verksamheten och den finansiella rapporteringen. Konkret innefattar granskningen bland annat: Kontroll av ansvar och befogenheter samt efterlevnad av god redovisningssed och interna principer Kartläggning och bedömning av väsentliga processer och rutiner såsom bokslutsprocess, inköpsprocess, utbetalningsrutin etc. Bedömning och test av systembaserade och systemorienterade kontroller såsom registervård, behörigheter etc. Bedömning av den löpande redovisningen med tyngdpunkt på rörelsetillhörighet, kontering samt hantering av sekretessbelagda uppgifter Granskning av upprättad årsanlys, årsbokslut och andra redovisningshandlingar som till exempel det balanserade styrkortet, budget och prognos Uppföljning av föregående års frågeställningar Granskningen har utförts i enlighet med god revisionssed med beaktande av väsentlighet och risk i verksamheten samt kontrollmålen existens, tillhörighet, fullständighet, värdering och presentation. Efter vår bedömning av väsentlighet och risk i Landstinget Kronoberg valde vi att granska Landstingsservice mindre ingående än vissa andra driftsenheter. Driftsenheten har i år inte varit föremål för något speciellt förvaltningsrevisionellt projekt. 2. Årets bokslutsgranskning I denna rapport redovisas väsentliga förändringar, synpunkter och brister. För en allmän beskrivning av Landstingsservice verksamhet hänvisas läsaren till Landstingsservice årsanalys. 2.1 Årsanalys enligt Balanserat styrkort Under de två föregående årens rapportering har vi påpekat ett antal förbättringsmöjligheter vad gäller Landstingsservice styrning i enlighet med det balanserade styrkortet. 2 (7)
Det finns dock fortfarande vissa förbättringsmöjligheter som vi kommenterar i avsnitt 3. Strategiska mål De strategiska målen har under året bytt namn och heter nu enligt nedan: Samhällsstrategi (tidigare Ekonomistrategi) Kundstrategi (tidigare Medborgar- och kundstrategi) Processtrategi (oförändrat) Lärandestrategi (tidigare Medarbetarstrategi) Innehållet i respektive strategi har inte förändrats i någon väsentlig utsträckning. 3. Perspektiv 3.1 Samhällsperspektiv Verksamhet Landstingsservice är en för Landstinget Kronoberg renodlad intern serviceorganisation. Här finns stödverksamheter såsom lokalvård, kost- och restaurang, transportverksamhet och fastighetsverksamhet. Verksamheten interndebiterar så kallade baspaket till övriga förvaltningar i Landstinget Kronoberg. Under året har ett nytt verksamhetsområde tillskapats, IT/Telefoni. Det är IT-support på Ledningsenheten och telefoniservice på Transport som numera utgör IT/Telefoni inom Landstingsservice. Antalet anställda har ökat med 15 personer. Ökningen inkluderar sju personer från Rehab avseende vaktmästeri och lokalvård. Ekonomi Resultaträkning (Mkr) Resultaträkning (Mkr) Utfall 2003 Utfall 2002 Förändring Utfall Avvikelse Budget Avvikelse Prognos Landstingsersättning 18,1 12,8 5,4-3,3-3,0 Övriga intäkter 328,1 330,2-2,1 4,8 0,7 Intäkter 346,2 343,0 3,3 2,8-2,3 Personalkostnader -114,6-105,9 8,7-0,4 0,3 Övr exkl lokal o kapital -69,9-69,6 0,3 3,2 5,6 Lokal o kapital kostn -156,3-161,3-5,0-2,5-2,5 Kostnader -340,8-336,7 4,0 0,3 3,4 Projekt -0,3 0,0 0,3 0,0 Resultat 5,2 6,2-1,0 1,9 1,1 3 (7)
Resultaträkning nedbruten på verksamhetsområden Resultaträkning (Mkr) Lokalvården Kost o rest Transport Ltingsfastigheter IT/Telefon i Central service Intäkter 44,5 54,5 29,1 199,5 8,1 10,6 Personalkostnader -33,7-29,1-15,2-22,6-6,9-7,1 Övr kostnader -7,6-25,5-5,4-38,1-1,1-1,6 Lokal o kapital -7,0-138,9-1,1 Kostnader -41,3-54,6-27,6-199,6-8,0-9,8 Resultat 3,2-0,1 1,5-0,1 0,1 0,8 Budgetavvikelse 2003 3,2-0,1 1,5-0,1 0,1 0,7 Utfall 2002 0,9-0,6 0,0 0,4 Kommentarer till ekonomiska utfallet Resultaträkningen är nedbruten på verksamhetsområden för att tydliggöra att Landstingsfastigheters interna hyresdebiteringar inte innehåller överdebiteringar. Driftsenheten har förväntats lämna ett positivt budgetöverskott på 2,1 Mkr. Landstingsservice visar ett positivt budgetöverskott på 5,2 Mkr. Det är lokalvården som visar större delen av överskottet och hela det överskottet är hänförligt till interna intäkter. På samma sätt är Transports överskott hänförligt till ökade interna intäkter. Landstingsservice har terminssäkrat elpriser. Det uppges att rörliga priser på elmarknaden hade åsamkat Landstinget högre kostnader med 3,7 Mkr. Prognosavvikelse I delårsrapporten för augusti prognosticerades ett budgetöverskott på 4,0 Mkr. Avvikelsen på 1,2 Mkr är hänförbar till minskade kostnader för fjärrvärme och medveten vakanshållning av tjänster vid långtidsfrånvaro. Balansräkningen I likhet med tidigare år är fastigheter den största enskilda balansposten. Avskrivningskostnaden uppgår till 59,6 Mkr och baseras på en 30-årig rak avskrivningsplan. Avskrivningskostnaden sjunker till följd av att stora värden faller ur planen samtidigt som nya investeringar inte görs i samma omfattning. Bokförda värden är följande: Mkr 2003-12-31 2002-12-31 2001-12-31 2000-12-31 Fastigheter 892,2 937,2 1 020,4 1 055,7 4 (7)
Under 2003 har försäljning skett av fastigheter på Sigfridsområdet. Köpare har varit NCC, Hyresbostäder samt FlyktingPsykiatri AB. I samband med försäljning av fastigheterna har Landstinget bland annat åtagit sig att bygga infrastrukturella projekt i Växjö. Bland annat har en rondell byggts. Åtagandena har gjorts som delar i affärerna. Vi anser att åtagandena är av sådan art att Landstinget bör fundera över om det ligger i Landstingets uppdrag att ikläda sig ansvar med hänsyn till de risker som finns i samband med projektering. Sigfridsområdet har inget bokfört värde eftersom markområdet kommit i Landstinget Kronobergs ägo genom en statlig gåva för många år sedan. Det innebär att försäljningssummorna blir realisationsvinster till sina fulla belopp efter avdrag för försäljnings- och projekteringskostnader. I samband med fastighetsförsäljning till FlyktingPsykiatri AB har avtal slutits med tillträde under 2004. Handpenning har betalats under 2003. Bokföring har endast skett av handpenningen, vilket medför att Landstinget tagit upp 2,0 Mkr för lite i realisations-vinst för 2003. God redovisningssed säger att realisationsvinstberäkning skall ske när avtal slutits. Som ett led i Sigfridsområdets omstrukturering kan nämnas att avtal slutits med Apoteksbolaget som kommer att öppna ett nytt dosapotek på området. Utrangering av tidigare aktiverade kostnader avseende branden på Psykiatrin uppgår till 0,6 Mkr. Det förhållandevis låga anskaffningsvärdet utgörs av relativt sent tillkomna byggnadsdelar. Den stora byggnaden saknade anskaffningsvärde i enlighet med vad som sagts ovan. Vakansgraden avseende uthyrda lokaler är fortsatt låg. Lager uppgår till 2,4 Mkr. Individuell nedskrivning har skett av lager av handterminaler till 25 % av ursprungligt anskaffningsvärde. Interima skulder innehåller till stora delar personalrelaterade skulder. En ytterligare del av interimsskulderna avser förutbetalda hyresintäkter. Skulden uppgår till 2,7 Mkr, vilket är 1,0 Mkr högre jämfört med 2002. Det förklaras med att Landstingsservice från och med 2003 administrerar samtliga hyreskontrakt inom Landstinget. Vi anser att redovisade tillgångar och skulder är korrekt redovisade. 3.2 Kundperspektiv Landstingsservice har inte vidtagit några förändringar avseende kundperspektivet. Genomförda kundenkäter visar på utfall som ligger på fortsatt jämna nivåer. Vi anser att en tydligare verbal beskrivning av hur kundundersökningarna genomförts kan förbättra lämnad information. 3.3 Processperspektiv Perspektivet beskrivs väl i årsanalysen med utgångspunkt i de olika verksamhetsområdena. Framgångsfaktorerna är samma som 2002. Vi efterlyser en tydligare verbal 5 (7)
beskrivning av vad styr- och måltal innehåller. Med hänsyn till de olika verksamheter som Landstingsservice bedriver kan det vara svårt att hitta styrtal på övergripande nivå. Vi anser att det i stället skulle kunna vara en möjlighet att skära ned antalet framgångsfaktorer och fokusera än mer på de återstående. 3.4 Lärandeperspektiv Det mest iögonfallande är att sjukfrånvaron minskat med 9,7 dagar. Det är en reell sänkning med 6 dagar och 4 dagar beror på förtidspensionering. Förvaltningen har inriktat sig på att följa upp korttidsfrånvaron, vilket till synes givit gott resultat. Under året har en arbetsgrupp från lokalvården arbetat fram ett hälsobokslut tillsammans med personal- och ekonomiavdelningarna. Hälsobokslutet beskriver personalbild, kompetensbild, tidsanvändning, sjukfrånvaro och rehabilitering mm. 4. Sammanfattande kommentarer årsanalys Vi konstaterar att Landstingsservice följer den uppställning som kommunicerats med landstingsledningen. Det förefaller vara viktigt för Landstingsservice att intresset för det balanserade styrkortet ökar. Ett ökat intresse ger upphov till utveckling av styrkortet. Den ekonomiska informationen i årsanalysen är väl beskriven. 5. Intern kontroll Genomförd granskning av den interna kontrollen inom Landstinget Kronoberg redovisas i en separat rapport. Vi har valt att bifoga denna rapport som en bilaga till respektive driftsenhets bokslutsrapportering. I bilagan återfinns iakttagelser och rekommendationer för att förbättra den interna kontrollen. För Landstingsservice har följande brister konstaterats; Lönerutin bristande attestförfarande Löpande redovisning o Ej uppdaterat register för stöldbegärlig egendom I övrigt har granskningen av den interna kontrollen i Lasndstingsservice inte föranlett några anmärkningar utan det råder en allmänt god ordning och reda. 6 (7)
Bokslutsprocessen, budget och prognos Bokslutsarbetet har genomförts på ett tillfredsställande sätt. Tidsplanen har följts och dokumentationen har överlämnats för revision i tid. Landstingsstyrelsens direktiv och god redovisningssed har i allt väsentligt följts. Vid vår granskning har inget indikerat att gällande anvisningar frångåtts. Goda avstämningsrutiner finns. Årsbokslutet är väl dokumenterat och strukturerat. Personalen har god kompetens att klara av sin uppgift i bokslutsarbetet. Budget och prognos diskuteras ovan. Växjö 27 april 2004 Rickard Löf Granskningsansvarig Peter Bjureberg Kundansvarig, LT Kronoberg Bilaga: Intern kontroll år 2003 7 (7)