Rapport Kartläggning användandet av NPÖ i Örebro län v 40, 2014

Rapport Kartläggning användandet av NPÖ i Örebro län v 40, 2014 Projekt Sammanhållen vård och omsorg Anna-Karin Karlsson Lindell Annika Friberg 2014-11-06 1

2

Kartläggning av NPÖ i Örebro län Bakgrund Den nationella patientöversikten (NPÖ) avser att ge samtliga vårdgivare i Sverige möjlighet till sammanhållen journalföring, d v s att kunna dela patientinformation som är väsentlig för att kunna ge en god och säker vård till den enskilde. De uppgifter som kan läsas i den sammanhållna journalen är de som anses ha betydelse för att förebygga, utreda eller behandla sjukdomar och skador hos patienten eller för att utfärda intyg om vården. En förutsättning är att patienten lämnat sitt samtycke till att annan vårdgivare får ta del av uppgifterna. Användningen av NPÖ nationellt Örebro kommun är den kommunen i landet som har flest uppslagningar i NPÖ. Tittar man på antalet uppslagningar i förhållande till antal invånare i kommunen så ligger Örebro kommun på plats nr 14 nationellt. Örebro län har 7 kommuner som ligger bland de 25 bästa kommunerna i landet på att använda NPÖ av 142 kommuner. I topp ligger Västerbotten och Bjurholms kommun. Kommun Plats i kommuntoppen Askersund 9 Hällefors 10 Lindesberg 12 Örebro 14 Nora 17 Karlskoga 19 Laxå 23 Ljusnarsberg 42 Hallsberg 44 Degerfors 57 Kumla 67 Lekeberg 95 Syfte Syftet med kartläggningen är undersöka i vilken omfattning NPÖ används, eventuella tekniska problem och om den information man söker finns tillgänglig. Kartläggningen kan ligga till grund för att utveckla en strukturerad dokumentation som bidrar till god och säker vård avseende digital information i vårdens övergångar. 3

Metod Mätperiod av NPÖ vecka 40 2014 Inför v 40 skickades det ut en blankett till alla 12 kommunernas NPÖ-resurspersoner i Örebro län. Resurspersonerna ansvarade för att alla användare fick information om blanketten och information om mätveckan. Blanketten som skickades ut skulle under v 40 fyllas i vid varje inloggning mot NPÖ. Blanketten skickades sedan till Regionförbundet Örebro och projektet Sammanhållen vård och omsorg för sammanställning. Blanketten innefattade; Vid misslyckad inloggning beskriv vad som hände. Felmeddelande etc. Uppstod problem i systemet efter inloggning? Ex utslängd från systemet. Beskriv. Fanns den information som eftersöktes? Sökte du info från primärvård eller sjukhus? Vilken information/dokumenttyp tog du del av? Om någon information saknas beskriv vad. Inledning och resultat Test period v 40 Testet genomfördes som planerat under v 40. Under v 40 hade NPÖ problem med långa svarstider. Alla 12 kommuner i Örebro län deltog. Från respektive kommun har svarsfrekvensen varit mycket varierande. Från alla kommunerna i Örebro län har det lämnats in 93 blanketter. De som har fyllt i blanketten är 67 sjuksköterskor/distriktssköterskor och 26 arbetsterapeuter, totalt 93 personer. Dessa personer har under vecka 40 registrerat 268 inloggningar mot NPÖ. Askersunds kommun är den kommun som registrerat in flest inloggningar (69 st) medan Karlskoga är de som registrerat in minst (2 st). 4

Blanketterna som lämnats in är i några fall ofullständiga och viss information saknas. Där information saknas har inga uppgifter registrerats, utan har lämnats tomt. Sammanställningen är ett mått på användarnas upplevelse av att använda NPÖ. Varje månad lämnar Inera ut statistik på hur landet använder NPÖ. I Örebro län är Askersunds kommun den kommun som har flest användare av NPÖ i förhållande till antalet möjliga användare. Att användandet av NPÖ fungerar bra i Askersund och att man har funnit ett användningsområde för att säkra upp kring patienterna syns tydligt i de blanketter som lämnats in från Askersund. I slutet av den här rapporten kommer varje kommuns resultat att redovisas. Sammanställning av mätvecka 40 Från vilken verksamhet söker kommunerna i Örebro län information ifrån i NPÖ? Kommunerna i Örebro län söker mest information från sjukhusens journalföring, 103 st (57 %). Där efter söker man information från Primärvården, 76 st (42 %). En liten del av information hämtas även från Centrum för hjälpmedel, 2 st (1 %). 5

Inloggningar i NPÖ under mätvecka 40 Antal inloggningar under mätvecka 40 som har registrerats är 268 st. Av dessa är 52 st (19%) misslyckade och 216 (81%) lyckade. Nedan visas samtliga beskrivna orsaker till de misslyckade inloggningarna. De fel som gör att inloggningen misslyckas beror oftast på att man får upp ett felmeddelande som säger zen class not found som kan bero på ett tekniskt fel kommunalt eller nationellt. 6

För att man ska kunna följa upp, förklara och åtgärda problemet hade det underlättat om användarna fyllt i tydligare i blanketten vad som sker eller vad ett ev. felmeddelande säger. Orsakerna till att inloggningarna misslyckas kan grupperas och ett visst mönster kan ses. Vi har tagit hjälp från support i Örebro läns landsting Karin Rydberg att tolka uppgifterna. Nedan följer Karin Rydbergs tolkning och antagande av uppgifterna som lämnats. Misslyckade inloggningar Angiven orsak: Dokumentet öppnar sig inte Går ej att få fram sidan Går ej att koppla upp Går inte att visa sidan Kan inte öppna sidan Kom inte in i systemet Kommer inte in står bara och söker Meddelande från webbsidan Sidan vill inte öppna sig Systemet svarar inte Webbsidan kan inte visas Error Tekniskt fel Zen class not found Zen error Inloggning i sjunet misslyckades Pop upp fönster Zen exeption pop upp Går inte att komma in pga. Java Nekad åtkomst Registrering av samtycke misslyckades Tänkbar anledning: Kan bero på att patienten har mycket information som tar tid att läsa upp; Kan bero på att enkäten var ute när det var problem i NPÖ med långa svarstider; Kan bero på den lokala anslutningen ute i kommunen Kan bero på felaktiga tekniska förutsättningar lokalt i kommunen; Kan bero på fel i nationella tjänsten just när sökning sker. Kan bero på behörighet som saknas Tomt fönster Kan bero på spärr eller timeout Ej fyllt i T Användaren lämnat för otydlig uppgift som inte går att svara på 7

Problem i systemet efter inloggning 216 st (91%) av inloggningarna var lyckade och av dessa får 21 st (9%) problem efter inloggningen. Det handlar främst om att man blir utslängd, att inte hela dokumenten går att läsa eller att zen class not found dyker upp. Dessa tekniska problem kan antingen ligga lokalt hos kommunen, men även nationellt. Tittar man på de blanketter som lämnats in så är det den 2/10 som flest personer uppgett att de fått felmeddelandet zen class not found. Det skulle kunna betyda att man nationellt haft tekniska problem, eftersom problemet är jämnt fördelat över alla kommuner den 2/10. 8

Även här har vi tagit hjälp av Karin Rydberg för att tolka den information som kommit in. Nedan följer Karins tolkning. Problem i systemet efter inloggning. Angiven orsak: Efter 2 min står allt still och bara söker Efter inloggningen blir det tomt Efter inloggningen går det ej att komma längre Efter sökning på personnr blir det tomt Ej behörig Ser inte hela texten under dokumentet Scriptfel vid varje inloggning Stopp i systemet Utslängd Utslängd efter sökning på person nr Vid utloggning hänger sig datorn Zen class not found Tänkbar anledning: Kan bero på att patienten har mycket information som tar tid att läsa upp; Problem med NPÖ + svarstider; Spärrad information Behörighet saknas Beror på att man använder ej godkänd version av webbläsare Tekniska fel som antingen ligger lokalt hos kommunen eller nationellt. Hittar man den information man eftersöker? Man finner den information man eftersöker i 153 st (76%) av alla inloggningar. I 48 st (24%) saknar man någon typ av information. 9

Vilken typ av information saknar man? Den information man i allra högsta grad saknar är odlingssvar, provsvar och läkaranteckningar. Även ADL-bedömningar saknas. Odlingssvar och ADL-bedömning visas inte upp i NPÖ. Läkaranteckningar visas upp om de inte är skrivna i daganteckningar. Att man saknat denna information kan bero på att informationen inte har varit inlagt i journalsystemet vid den angivna tidpunkten. När det gäller sjukgymnast och arbetsterapeutanteckningar skrivs de oftast under daganteckningar vilket inte speglas upp i NPÖ. 10

Nedan följer en förklaring i tabelform om den information man saknar i NPÖ och om den visas upp eller inte: Information som saknas i NPÖ Diagnos Klinisk kemi Besök på smärtkliniken Epikris ssk och riskbedömning Inskrivningsanteckning Läkarepikris Läkaranteckning Sjukgymnast bedömning Finns planerade besök Vikt Bedömningsinstrument Remiss svar Vårdplanering Planen inför hemgång Insulindos Doseringsschema för ett läkemedel ADL bedömning EKG-uppgifter Odlingsvar Remiss Sekretess uppgifter Sökte info innan 2011 Daganteckningar Ej skrivit in öppenvårdsanteckning Journalen ej dikterad Ingen information om patienten lagts in och vad som gjorts Ej fullgod info om vad som gjorts och fortsatt vård Kommentar: Finns Finns Finns Finns Finns Finns Finns; ej daganteckning Finns om den ej är i daganteckning Planerade läkarbesök finns Kan finnas i dokumentation + Klinisk kemi Kan finnas i dokumentationen Saknas; kan finnas i dokumentation om man dikterar in det svar man får Vårdplan från journalsystem publiceras men ej från Meddix Förskrivna läkemedel + Uthämtade fr Apoteket Förskrivna läkemedel + Uthämtade fr Apoteket Saknas Saknas Saknas Saknas Sekretessmarkerad patient i befolkningsregistret är ej sökbar i NPÖ Publicerar enbart 3 år bakåt + ett år framåt Publiceras inte Saknas information eller är bristfällig i grundsystemet så saknas den även i NPÖ eller är lika bristfällig. 11

Vilken typ av information läser man i NPÖ? Den information man tar del av i NPÖ är till största delen dokument. Därefter tittar man på diagnoser och provsvar. Läkemedel kommer på plats 7. 12

Örebro kommun 16 personer har lämnat in mätblanketten v 40. 15 sjuksköterskor/distriktssköterskor och 1 arbetsterapeut. Tillsammans har man loggat in i NPÖ vid 32 tillfällen. Vid dessa tillfällen kom man in i NPÖ vid 31 tillfällen. Vid ett tillfälle kom man inte in. Av de lyckade inloggningarna så var det vid ett tillfälle som man fick problem efter inloggningen då systemet bara stod och sökte. Under v 40 har man uppgett att man i 60% av inloggningarna fann den informationen man sökte och vid 40% inte fann den information man sökt. Det är främst från sjukhusen man söker information (65%), därefter kommer primärvården (35%). Den information man saknar är bla odlingsvar och provsvar. Den information som man tar del av i Örebro kommun är främst dokument och diagnoser. 13

Södra länet Kumla 4 arbetsterapeuter har lämnat in mätblanketten v 40. Tillsammans har man loggat in i NPÖ vid 9 tillfällen. Vid dessa tillfällen kom man in i NPÖ 8 gånger. Vid ett tillfälle kom man inte in i systemet. Av dessa 8 tillfällen så fick man inga problem under tiden man var i NPÖ. Vid de 8 tillfällena fann man den information man sökte. Man sökte främst information från sjukhusen (63%) och från primärvården (37%). En önskan man har är att man skulle vilja kunna ta del av ADL-bedömningar och bedömningsinstrument i NPÖ. Den information man tar del av är främst diagnoser. 14

Lekeberg 4 personer har lämnat in mätblanketten v 40. En sjuksköterska och tre arbetsterapeuter. Tillsammans har man loggat in i NPÖ vid 10 tillfällen. 7 av dessa var lyckade inloggningar och 3 misslyckade. Att man inte kom in berodde på zen class not found, error och att sidan inte kunde visas. När man kommit in i NPÖ fick man problem vid 4 tillfällen. Vid ett av dessa tillfällen har man angivit orsaken till att man inte var behörig. Vid de andra tre tillfällena såg man inte hela texten under dokumentet. Det betyder att endast 3 tillfällen (43 %) var helt lyckade. Vid dessa 3 tillfällen fann man till 50 % den information man sökte och vid 50 % fann man inte den information man sökte. Informationen söktes från sjukhusen. Den information som saknas är bl.a. ADL-bedömning. Den information som man tar del av i Lekebergs kommun är främst epikriser, dokument och senior alert. 15

Hallsberg 4 sjuksköterskor/distriktssköterskor har lämnat in mätblanketten v 40. Tillsammans har man loggat in i NPÖ vid 8 tillfällen. Vid dessa tillfällen kom man in i NPÖ vid 4 tillfällen och misslyckades att logga in vid 4 tillfällen. När inloggningen misslyckades berodde detta främst på zen class not found, nekad åtkomst och meddelande från webbsida. En sjuksköterska har uppgett att man upplever att NPÖ fungerar mycket sämre i Hallsberg än i Örebro där personen tidigare arbetat. När man väl kom in så fungerade systemet och man kunde ta del av den information man sökte. Informationen man sökte var från sjukhusen. Det man tittade på var provsvar, läkemedel och dokument. 16

Askersund 20 personer har lämnat in mätblanketten v 40. 15 sjuksköterskor/distrikstsköterskor och 5 arbetsterapeuter. Tillsammans har man loggat in i NPÖ vid 69 tillfällen. Av dessa var 8 misslyckade och 62 lyckade inloggningar. När inloggningen misslyckades berodde det på zen class not found, zen exeption not found och misslyckad inloggning. Vid 2 tillfällen fick man problem efter inloggningen och då blev man utslängd ur systemet. Vid 52 tillfällen fann man den information man sökte och vid 10 tillfällen saknade man information. Man saknade främst information som inte hunnit skrivas in i öppenvårdsanteckning. Man sökte information från sjukhusen (56%), primärvården (42%) och från centrum för hjälpmedel (2%). Den information man tog del av var främst öppenvårdsanteckningar och provsvar. 17

Norra länet Lindesberg 16 personer har lämnat in mätblanketten v 40. 8 sjuksköterskor/distriktssköterskor och 8 arbetsterapeuter. Tillsammans har man loggat in i NPÖ vid 63 tillfällen. Vid dessa tillfällen kom man in i NPÖ vid 49 tillfällen och misslyckades vid 14 tillfällen. Vid misslyckad inloggning berodde det främst på att webbsidan inte kunde visas och att systemet bara stod och sökte. Vid 10 tillfällen fick man problem efter inloggningen av olika orsaker bla att det efter inloggningen blev tomt. 18

Informationen har man sökt från sjukhus (61%), primärvård (36%) och centrum för hjälpmedel (3%). Vid 36 tillfällen fann man den information man sökte och vid 5 tillfällen fann man inte den information man sökte. Den information man saknade var bla. ADL-status. Den information man tog del av var bla. dokument och diagnoser. 19

Hällefors 8 personer har lämnat in mätblanketten v 40. 5 sjuksköterskor/distriktssköterskor och 3 arbetsterapeuter. Tillsammans har man loggat in vid 19 tillfällen i NPÖ. Av dessa tillfällen var 12 tillfällen lyckade och 7 tillfällen misslyckade. De misslyckade tillfällena berodde främst på att man inte kom in i systemet eller går inte att visa sidan. Vid ett tillfälle fick man problem efter inloggningen med att datorn hängde sig. Man sökte information från sjukhusen (75%) och från primärvården (25%). Vid hälften av inloggningarna fann man den information man eftersökte. Den information man bla. saknade var diagnoser och odlingssvar. Och den information man tagit del av var bla. journalanteckningar. Saknad information Antal inloggningar Information man tagit del av Antal inloggningar diagnos 1 Epikris 1 finns planerade besök 1 Öppenvårdsanteckning 1 Klinisk kemi 1 Journal anteckning 2 odlingssvar 1 20

Nora 7 sjuksköterskor/distriktssköterskor har lämnat in mätblanketten v 40. Tillsammans har man loggat in vid 19 tillfällen. Av dessa var 13 tillfällen lyckade och 6 tillfällen misslyckade. Att inloggningen har misslyckats beror på olika saker bla zen class not found. Vid ett tillfälle fick man problem efter inloggningen och då med zen class not found. Man sökte information från sjukhusen (78%) och från primärvården (22%) av tillfällena. 73% av alla inlogningar fann man den information man sökte och vid 27% av inloggningarna saknade man information. Den information man saknade var inskrivningsanteckning och remiss. Den information man tog del av var bla. dokument och läkemedel. 21

Ljusnarsberg 2 sjuksköterskor/distriktssköterskor har lämnat in mätblanketten v 40. Tillsammans har man loggat in i NPÖ vid 7 tillfällen. Av dessa var 4 tillfällen lyckade och 3 tillfällen misslyckade. De misslyckade tillfällena berodde på att registreringen av samtycket misslyckades. När man var inne i NPÖ fick man inga problem vid inloggningen. Man sökte information från sjukhusen (50 %) och från primärvården (50 %) av tillfällena. Vid dessa tillfällen fann man vid 25 % den information man sökte och vid 75 % av tillfällena inte den information man sökte. Man saknade information bl.a. om besök från smärtkliniken. Den information man tog del av var bl.a. om diagnos. Saknad information Antal inloggningar Information man tagit del av Antal inloggningar besök från smärtkliniken 1 Epikris 1 EKG-uppgifter 1 Öppenvårdsanteckning 1 Läkar anteckning om besök bokats 1 Diagnos 2 22

Västra länet Laxå 5 sjuksköterskor/distriktssköterskor har lämnat in mätblanketten v 40. Tillsammans har man loggat in i NPÖ vid 13 tillfällen. Av dessa var 10 lyckade inloggningar och 3 misslyckade inloggningar. De misslyckade inloggningarna berodde på zen class not found. När man fick problem efter inloggningen skedde detta en gång och det man angivit som orsak är zen class not found. Man har sökt information från primärvården (78 %) och från sjukhusen (22 %) av tillfällena. Vid 67 % av tillfällena fann man den information man sökte och vid 33 % fann man inte den information man sökte. Man saknade information från bl.a. läkarantecknig. Information man tog del av var bl.a. provsvar. Saknad information Antal inloggningar Information man tagit del av Antal inloggningar journal ant ej dikterad 1 Dokument 3 läkar anteckning 1 Diagnos 2 Läkarepikris 1 Provsvar 3 23

Degerfors 5 personer har lämnat in mätblanketten v 40. 3 sjuksköterskor/distriktssköterskor och 2 arbetsterapeuter. Tillsammans har man loggat in i NPÖ vid 16 tillfällen. Av dessa var ett tillfälle misslyckat som berodde på ett tekniskt fel och vid ett tillfälle blev man utslängd efter inloggningen. Man sökte information från sjukhusen (57 %) och primärvården (43 %) av tillfällena. I 93 % av inloggningarna fann man den information man sökte och i 7 % av inloggningarna fann man inte den information man sökte. Den information man saknade var remissvar. Den information man tog del av var bl.a. om diagnos. 24

Karlskoga 2 sjuksköterskor/distriktssköterskor i Karlskoga har lämnat in mätblanketten v 40. Tillsammans har man loggat in i NPÖ vid 2 tillfällen. Båda tillfällena var lyckade inloggningar och man fick inte problem efter inloggningen. Man har sökt information från sjukhuset. Vid ett tillfälle saknade man information om ett odlingssvar och vid den andra inloggningen tog man del av information från audiologen. 25

Sammanfattning och diskussion Antalet aktiva användare varierar stort mellan kommunerna och arbetet med att öka användandet behöver fortsätta. Kommunerna i Örebro län har under v 40 sökt mest information från sjukhusen (57 %), därefter från primärvården (42 %) och från centrum för hjälpmedel (1 %). Man har under v 40 registrerat 268 stycken inloggningar. Av dessa har 81 % varit lyckade och 19 % misslyckade. Att inloggningen misslyckas har till störst del berott av att man fått upp felmeddelandet zen class not found. Den 2/10 under v 40 var den dagen som flest misslyckade inloggningar rapporterades och det var också zen class not found som var skälet. Det kan antas att felet uppstod p.g.a. nationellt tekniska problem eftersom fördelningen av misslyckade inloggningar och problemet är jämnt fördelat över länet den aktuella dagen. Nationellt hade man också problem med långa svarstider under mätveckan vilket kan ha påverkat de misslyckade inloggningarna. Av de som loggat in fick 9 % problem efter inloggningen och även då dök felmeddelandet zen class not found upp. I vissa fall kunde man inte läsa hela dokumentet eller så blev man utslängd. Vissa av dessa problem kan härledas till problem lokalt i kommunerna vilket behöver ses över. Under v 40 har man i 76 % av inloggningarna funnit den information man sökt efter. Vid 24% av inloggningarna fann man inte det man sökte efter. Den information man saknar är främst odlingssvar. Odlingssvar är en uppgift som idag inte visas upp i NPÖ. Bedömningar från arbetsterapeut och sjukgymnast gällande bl. a. ADL är också information som saknas i NPÖ. När det gäller information om läkemedel framkommer det inte i kartläggningen om man tar del av informationen eller saknar något. Aktuell läkemedelsordination är annars något man efterfrågat och saknat. Det är också en viktig patientsäkerhetsfråga. Kartläggningen kan ligga till grund för att utveckla dokumentationen och bidra till god och säker vård avseende digital information i vårdens övergångar. Diskussion kan behövas gällande hur fort information förs in och under vilka dokumenttyper. Målet måste även vara att man i framtiden minskar mängden pappersdokument som skickas till nästa vårdgivare. Ett önskemål från NPÖ-resurspersonerna ute i kommunerna är att man får göra om mätveckan för att kunna följa upp och jämföra resultaten. En önskan är också att man får mer tid för att förbereda inför en ny mätvecka. Många som använder NPÖ sitter inte på samma ställe och det är svårt att få ut information till alla. En förtydligande i blanketten behöver också göras för att få användarna att tydligare precisera vilket dokument man tar del av i NPÖ. Lokalt i kommunerna måste man även fortsätta att titta på hur man använder NPÖ. Nationellt vet vi att ett nytt NPÖ är på gång under 2015 vilket troligen leder till ökad användarvänlighet och teknisk stabilitet. 26