Revisionsrapport IFO med fokus mot orosanmälningar. Halmstad kommun

www.pwc.se Revisionsrapport Revisionsrapport IFO med fokus mot orosanmälningar Tommy Nyberg Augusti 2018

Innehåll 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 3 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Syfte och Revisionsfråga... 4 2.3. Revisionskriterier... 4 2.4. Kontrollmål... 4 2.5. Avgränsning... 4 2.6. Metod... 5 3. Iakttagelser och bedömningar... 6 3.1. Organisation... 6 3.2. Det finns riktlinjer som är kända och tillämpas för myndighetsbedömningen 6 3.2.1. Iakttagelser... 6 3.2.2. Bedömning... 6 3.3. Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för handläggning, uppföljning och informationsöverföring... 7 3.3.1. Iakttagelser... 7 3.3.2. Ärendegranskning... 8 3.3.3. Bedömning... 8 3.4. Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet... 8 3.4.1. Iakttagelser... 8 3.4.2. Skala till stöd för bedömning och risk.... 8 3.4.3. Signs of Safety... 9 3.4.4. Bedömning... 9 3.5. Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i handläggningsprocessen genomförs... 10 3.5.1. Iakttagelser... 10 3.5.2. Bedömning... 10 3.6. Det finns en systematisk uppföljning av verksamheten och det är mätbara mål i denna uppföljning... 11 3.6.1. Iakttagelser... 11 3.6.2. Bedömning... 11 3.7. Det finns tydliga rutiner vid mottagning av orosanmälningar... 11 3.7.1. Iakttagelser... 11 3.7.2. Bedömning... 13 4. Bedömningar... 14 4.1. Revisionell bedömning... 14 Augusti 2018 1 av 15

4.2. Bedömningar mot kontrollmål... 14 Augusti 2018 2 av 15

1. Sammanfattning och revisionell bedömning Den övergripande revisionsfrågan i granskningen har varit: Säkerställer socialnämnden ett ändamålsenligt arbete i samband med orosanmälningar inom individ och familjeomsorgen. Finns skriftliga rutiner för detta arbete? Finns tydliga rutiner för skyddsbedömningar. Finns skriftliga rutiner för samverkan med andra myndigheter vid orosanmälningar. Vår bedömning är att socialnämnden delvis säkerställer ändamålsenliga rutiner för mottagningsarbetet och för hantering av orosanmälningar. Vi bedömer att det finns goda rutiner och ett bra skyddsnät avseende orosanmälningar och kring arbetet inom mottagningsfunktionen. Det finns också en god kunskap hos de intervjuade avseende dessa rutiner. Det finns också rutiner för ersättare så att det inte skall bli ärenden som faller mellan stolarna. Dock saknas helt uppföljning av området från nämndens sida. Det bör införas interna kontroller på området för att på detta sätt säkerställa kontroll av området samt minimera risker för godtyckliga bedömningar. Det saknas i allt väsentligt en uppföljning av mottagningsfunktionens verksamhetsområde. Detta är ett stort utvecklingsområde för nämnden. Det finns en tydlig process som följs i samband med orosanmälningar. De vi intervjuat visar en enig bild och det finns också rutiner i samband med sjukdom. Vår bedömning är att det i allt väsentligt finns tydliga rutiner vid mottagning av orosanmälningar. I samband med förhandsbedömningar kan socialsekreterare i andras namn skriva in att man ej inleder utredning. I praktiken går man runt delegationsordningen på detta sätt. Detta bör nämnden ändra omedelbart. Augusti 2018 3 av 15

2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt Socialtjänstlagen skall socialnämnden utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. Utredningen ska mynna ut i en individuell bedömning av den enskildes behov. Riskfaktorer såsom personalförändringar, avsaknad av alternativt bristande kännedom om riktlinjer och rutiner samt eventuella oklarheter i informationsöverföringen riskerar försämra mottagningen och arbetet med orosanmälningar, inom individ- och familjeomsorgen. Det kan vidare medföra risker för den enskilde individen om anmälningar inte hanteras på ett adekvat sätt. Det är vidare av stor vikt att myndighetsorganisationen har ett gott samarbete kring dessa individer samt rutiner för informationsinhämtande. Området har uppmärksammats i revisorernas väsentlighets- och riskanalys. 2.2. Syfte och Revisionsfråga Säkerställer socialnämnden ett ändamålsenligt arbete i samband med orosanmälningar inom individ och familjeomsorgen. Finns skriftliga rutiner för detta arbete? Finns tydliga rutiner för skyddsbedömningar. Finns skriftliga rutiner för samverkan med andra myndigheter vid orosanmälningar. 2.3. Revisionskriterier Socialstyrelsen har utfärdat föreskrifter och allmänna råd om handläggningen inom socialtjänsten (SOSFS 2014:5). Bistånd enligt Socialtjänstlagen och enligt LVU(Lagen om vårda av unga) beviljas efter utredning och individuell bedömning. Socialtjänstlagen är en ramlag utan beskrivning av vilket bistånd som kan beviljas. Istället anger lagen grundläggande värderingar, principer och mål. 2.4. Kontrollmål Det finns riktlinjer som är kända och tillämpas för handläggningen Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i handläggningsprocessen genomförs Det finns en systematisk uppföljning av verksamheten och det är mätbara mål i denna uppföljning. Det finns tydliga rutiner vid mottagning av orosanmälningar 2.5. Avgränsning Granskningen avgränsar sig till socialnämndens handläggning inom individ- och familjeomsorg. Vår granskning gäller området barn-ungdom familj. Vuxenarbetet granskas inte. Augusti 2018 4 av 15

2.6. Metod Dokumentgranskning har genomförts av relevanta riktlinjer och rutiner. Vi har granskat internkontrollplan, riktlinjer för mottagning samt rutiner för skyddsbedömning och jouransvar. Vi har vidare granskat delegationsordning. Intervjuer har genomförts med verksamhetschef, socialsekreterare och enhetschefer. Vidare har granskningen även omfattat 10 aktgranskningar enligt utarbetad modell. Denna består i att vi granskar 10 avidentifierade orosanmälningar samt bedömningarna i detta arbete. Revisionsrapporten har sakavstämts av berörda tjänstemän. Augusti 2018 5 av 15

3. Iakttagelser och bedömningar 3.1. Organisation Fokus i denna granskning är verksamhetsområdet Stöd till barn och familjer och framförallt mottagning och orosanmälningar i dessa ärenden. Detta verksamhetsområde består av en mängd olika områden. Inom denna verksamhet arbetar socialsekreterare med ansvar för ungdom, barn och vuxna. Mottagningsenheten består av 17 medarbetare. Efter :s förra granskning inom IFO har flera positiva delar inneburit att arbetsgruppen inom individ och familjeomsorgen stabiliserats. Dels så har man inga externa inhyrda konsulter och rekrytering har gjorts av medarbetare till alla grupper inom IFO. Mottagningsenheten har en stabil bas av medarbetare och samtliga intervjuade anser att det idag finns en grupp medarbetare som fungerar väl. Det påtalas från ledningshåll i intervjuer att arbetet med team inneburit att arbetet fungerar mycket mer stabilt och att det blir en jämnare arbetsfördelning. Detta arbetssätt som kallas Klaramodellen som har sitt ursprung i Mölndals kommuns socialtjänst är en förstärkning av förbättringsarbetet. Klaramodellen delar in utredningsverksamheten i olika moment. Utredare ansvarar för olika delar som tex mottagning under en veckas tid och får på detta sätt veckor då man inte tar emot ärenden och därmed kan ägna sig åt utredningsarbetet fullt ut. Detta arbetssätt är nytt och ej helt provat men samtliga intervjuade ser det i nuläget som väldigt positivt. Medarbetare har tidigare varit kritiska mot ledning och denna kritik har även kommit från fackliga ombud. Det nya arbetssättet har tagits emot väl av samtliga och i jämförelse med tidigare granskning så är merparten intervjuade försiktigt optimistiska inför framtiden. 3.2. Det finns riktlinjer som är kända och tillämpas för myndighetsbedömningen 3.2.1. Iakttagelser Vår granskning visar på att det idag finns tydliga riktlinjer och rutiner avseende mottagningsfunktionens arbete. Direkta riktlinjer rörande mottagningen av orosanmälningar finns inte men i stället finns en kvalitetshandbok som samtliga intervjuade känner till. Nämnas kan rutiner avseende mottagningsprocessen i samband med inkommande orosanmälningar samt rutiner för hur en förhandsbedömning går till. Kvalitetshandbok är dock enligt intervjuerna ej uppdaterad. Det påtalas vidare att denna kvalitetshandbok används väldigt olika av socialsekreterare och mellan olika grupper. 3.2.2. Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt. Vi anser att det i allt väsentligt finns tydliga rutiner och riktlinjer för mottagningsfunktionens arbete. På merparten områden finns nerskrivna rutiner och riktlinjer. Vi saknar dock en kontroll av om dessa riktlinjer an- Augusti 2018 6 av 15

vänds av socialsekreterarna. Vi anser också att det skall finnas rutiner för att följa upp dessa riktlinjer varje år så att de alltid är aktuella. 3.3. Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas för handläggning, uppföljning och informationsöverföring 3.3.1. Iakttagelser Det finns tydliga rutiner avseende skyddsbedömning och förhandsanmälan. Vi har också tagit del av ett flödesschema som avser den process som anmälning i samband med oro för ett barn föreligger. 1 Det finns också en egen rutin för den som har jouransvar. Denna rutin hanterar vilka delar och i vilken ordning den som har jouren skall hantera sina arbetsuppgifter. 2 Det finns flera skriftliga rutiner inom mottagningsfunktionen. Nämnas kan en redovisning av förhandsbedömning men också tydliga rutiner för hanteringar och mottagning av orosanmälningar. Det finns rutiner för anmälningsmöten och informationsöverföring med skolan. Detta är känt av de intervjuade och denna rutin används och detta arbete genomförs regelbundet. Det finns tydliga rutiner kring anmälningar om våld mot barn eller sexuella övergrepp som finns i den regionala handboken avseende sådana ärenden, där rutinen är sådan att vid inkommen anmälan gällande våld eller sexuella övergrepp mot barn ska mottaget/utredning samråda per telefon med polisens arbetsgrupp avseende polisens bedömning kring barnförhör samt polisanmälan. Förvaltningen har även regelbunden samverkan med denna grupp två gånger per år för att gå genom rutiner samt diskutera hur samverkan fungerar. Motsvarande samverkan finns även med utredningsgrupp kring andra ungdomsbrott, ex. brottslig gärning i form av stöld, misshandel, olaga hot, skadegörelse, narkotikabrott mm. Där har de också samverkansmöten två gånger per år samt telefonkontakt vid behov. Polisen har skyldighet att meddela socialtjänsten när de håller förhör med barn under 18 år. Vid intervjuerna påtalas att de sällan kan prioritera att medverka vid förhör kring ex. stöld, utan försöker vara med vid förhör gällande grövre brott, ex. rån mm. I samband med sakgranskning påtalas att samtliga nyanställda får en behovsanpassad introduktion i hanteringen av mottagning av anmälningar av 1:e socialsekreterare. De får också en mentor i arbetsgruppen samt en nära arbetsledning i det dagliga arbetet med anmälningar av 1:e socialsekreterare. Familjerätten har en del ärenden där man bedömer huruvida orosanmälningar bör göras. I samband med intervjuer rörande detta påtalas att det finns en bred erfarenhet inom verksamheten och att det förs diskussioner då det finns tveksamheter om anmälan bör göras. Vidare påtalas att det saknas skriftliga rutiner för hur och när orosanmälningar skall göras. Detta anses inte vara ett problem då man anser att det finns en bred erfaren- 1 Rutin anmälan Halmstads kommun 2 Rutin anmälan Augusti 2018 7 av 15

het att luta sig emot. Enligt intervjuerna görs aldrig skyddsbedömning eller förhandsbedömning inom familjerätten utan detta skickas till mottagningsenheten för bedömning. Inom familjehemsenheten görs skyddsbedömningar samt förhandsbedömningar i de ärenden som de ansvarar för. Detta innebär att de har egna rutiner för skyddsbedömning. I samband med att vi intervjuar en familjehemssekreterare påtalas att det finns djup kunskap om individer inom verksamheten och att detta underlättar då bedömningar skall göras. Det finns i rutiner hantering av skyddsbedömningar samt förhandsbedömningar. Nämnas kan att skyddsbedömningar skall göras inom 24h. De har dock inte samma rutiner som man har inom mottagningsenheten. 3.3.2. Ärendegranskning I vår ärendegranskning har vi tagit del av 10 ärenden. I vår genomgång kan vi i allt väsentligt konstatera att det finns en ändamålsenlig handläggning av dessa ärenden. Det finns en genomgående struktur och även om vi granskar ett mindre antal ärenden så ser vi att det i dessa ärenden i stora drag finns en gemensam utgångspunkt från de skrivna rutiner som finns inom förvaltningen. 3.3.3. Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Det finns idag flera skriftliga rutiner inom mottagningsfunktionen. I samband med överföring av ärendet till utredningsgruppen så framkommer i vår granskning att det p.g.a. stor arbetsbelastning hos utredningsgruppen ibland kan dröja innan de kan ta över ärenden. Dock är arbetet med Klaramodellen(Se 3:1) något som samtliga tror kommer att innebära att detta förbättras då flera administrativa moment försvinner samt direkt kunskap i samband med mottagning av orosanmälan kommer att innebära att ärenden kan hanteras snabbare. En allmän iakttagelse är att det inom socialförvaltningen kan finnas flera verksamheter som måste göra orosanmälningar, skyddsbedömningar samt förhandsbedömningar. Då nämnden stickprovsgranskar dessa delar bör det inkludera även de verksamheter som ligger utanför de vanliga områden(mottagningsenheten) som man granskar. Främst tänker vi på familjerätt, familjehemsverksamhet samt öppenvård. 3.4. Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet 3.4.1. Iakttagelser Bedömningsinstrument används i samband med mottagning som en hjälp att kunna bedöma allvarsgraden i det enskilda ärendet. Detta är viktigt då det ger en bedömningsgrad för handläggarna att förhålla sig till. 3.4.2. Skala till stöd för bedömning och risk. Det finns en tydlig skala som syftar att vara ett stöd för socialsekreterare i samband med riskbedömning. Denna skala delas in i fem riskområden och är utarbetad av socialstyrelsen: Inte känt En riskbedömning kan inte göras eftersom information om riskfaktorer- och skyddsfaktorer saknas, är otillräcklig eller otillförlitlig. Augusti 2018 8 av 15

Ingen-Låg risk Det finns inga eller endast enstaka riskfaktorer som inte är omfattande eller allvarliga. Det finns skyddsfaktorer Något förhöjd risk Riskfaktorerna är flera eller enstaka men omfattande och allvarliga. Skyddsfaktorerna är flera och omfattande. Hög risk Riskfaktorerna är flera eller enstaka men omfattande och allvarliga. Skyddsfaktorerna är bristande eller delvis bristande. Mycket hög risk Riskfaktorerna är flera och vissa är mycket omfattande eller mycket allvarliga och/eller riskfaktorerna finns i riskfyllda kombinationer. Skyddsfaktorerna är bristande eller delvis bristande. 3.4.3. Signs of Safety Förvaltningeplanerar till hösten att börja arbeta efter modellen Signs of Safety. Arbetsmodellen med rötter i Australien används idag internationellt vid utredning av barn och unga som far illa i sina hemmiljöer. Arbetsmodellen lämpar sig för olika delar av utredningsprocessen och används med fördel i kombination med BBIC (Barns behov i Centrum). Signs of Safety innebär ett nytänkande i socialsekreterarens förhållningssätt då det förutsätter att socialtjänsten till stor del inkluderar barnets familj och närmaste nätverk för att skapa en säkrare miljö för barnet. Tack vare arbetsmodellens positiva effekter för att skapa en långsiktig förändring används den av många kommuner i landet. En av de mest centrala delarna av Signs of Safety innebär att socialtjänsten gör en säkerhetsplanering. Detta görs oftast i situationer där socialtjänstens oro för barnet är så pass allvarlig att barnet kan komma att behöva placeras enligt LVU. Socialtjänsten för då en dialog med barnets familj och närmaste nätverk, gör en omfattande kartläggning av det utsatta barnets livssituation, och identifierar risk- och skyddsfaktorer. Genom att inkludera barnet i säkerhetsplaneringen stärks barnets möjlighet att komma till tals och själv beskriva sin situation. Meningen med säkerhetsplaneringen är att socialtjänsten så småningom ska kunna lämna över ansvaret för barnet till dess föräldrar. Denna modell används främst inom utredningsarbetet men även i mottagningen. 3.4.4. Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt. Det planeras ett utrednings/bedömningsinstrument som heter Signs of Safety. Vi bedömer att detta snarare är ett utredningsinstrument än ett bedömningsinstrument men hjälper socialsekreteraren i grunden för bedömningen varför vi anser att det bör vägas in som ett partiellt bedömningsinstrument. De intervjuer vi haft tydliggör att det är en hjälp i vardagsarbetet för mottagningsfunktionen och därmed en hjälp i bedömningen i ärenden. Vidare finns en tydlig skala för riskbedömningar.vi bedömer att förvaltningen bör utveckla d bedömningsinstrument avseende skyddsbedömningar och förhandsbedömningar som finns då de enligt vår bedömning är av en övergripande karaktär. Augusti 2018 9 av 15

3.5. Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i handläggningsprocessen genomförs 3.5.1. Iakttagelser Vid vår granskning av internkontrollplanen saknas rutiner om det finns en likvärdig bedömning mellan handläggarna inom mottagningsfunktionen. Det finns idag, enligt vår granskning, ingen tydlig jämförelse mellan handläggarnas arbete och ingen annan typ av egenkontroll där det framkommer om handläggningen inom kommunens mottagning är likvärdig. Det saknas vidare intern kontroll av hur mottagningsfunktionen hanterar orosanmälningar. Det saknas systematisk intern kontroll av hur många ärenden som förhandsbedöms inom två veckor samt om skyddsbedömningar görs i alla ärenden. Viss redovisning görs i delårsrapport. I samband med sakgranskning påtalas att det görs en samlad bedömning från förvaltningen där förhandsbedömningar redovisas i delårsrapport. Skyddsbedömningar görs det ingen intern kontroll av. Förvaltningen har i verksamhetsplanen en egenkontrollplan som tar upp flera områden som bör kontrolleras varje år. Nämnas kan att förvaltningen skall kontrollera antalet anmälningar som inkommit samt hur många som går vidare till utredning. Det finns stickprovskontroller i form av egenkontroller avseende skyddsbedömningar samt förhandsbedömningar utförda av förvaltningen. Det saknas dock skriftliga rutiner för dessa områden. Utvecklingsenheten ansvar för detta område och de intervjuade påtalar att det idag inte finns ett tillräckligt fungerande samarbete med utvecklingsenheten. De intervjuade önskar en dialog där man kan påverka vilka områden som bör granskas. Risk och konsekvensanalys gjordes för ett år sedan. Detta arbete gjorde ur flera olika perspektiv. Klientperspektiv, individperspektiv, medarbetarperspektiv samt grupperspektiv. Ärendetyngdsmätning görs en gång per kvartal och då görs en värdering av pågående insatser. Det finns även en barometer för arbetsmiljö som görs via självskattning. Där konstateras i intervjuer att resultatet för socialsekreterarnas mående utifrån denna kraftigt förbättrats under det senaste året. FIT= Feedback information treatment. Man skattar måendet hos individen före insats samt efter insatsen. Detta görs på mottagning vilket merparten intervjuade är kritiska mot då det tar upp mycket tid men inte ger något då de träffar dem så kort tid samt ofta bara en gång. 3.5.2. Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt. Det saknas idag en systematisk uppföljning av mottagningsfunktionens olika processer. Vi kan konstatera att det i många delar finns goda rutiner och riktlinjer men att vi i vår granskning inte kan se en systematisk uppföljning av området. På samma sätt saknas en systematisk uppföljning av orosanmälningar. Detta är en del av mottagningsfunktionens arbete men med fördel kunde nämnden kontrollera om för- Augusti 2018 10 av 15

handsbedömningar görs inom två veckor och om skyddsbedömningar har gjorts i alla ärenden. Detta bör göras med stickprov och redovisas minst en gång per år i nämnden. 3.6. Det finns en systematisk uppföljning av verksamheten och det är mätbara mål i denna uppföljning. 3.6.1. Iakttagelser Enligt socialnämndens verksamhetsplan saknas det mätbara mål i verksamheten som rör mottagningsfunktionen samt orosanmälningar. Vår granskning har gått igenom de mål som finns i officiella dokument och denna visar att det saknas mätbara mål i verksamheten som rör mottagningsfunktionen och orosanmälningar. Det finns en intern kontroll avseende orosanmälningar. Bland flera saker som förvaltningen tagit fram avseende detta finns anmälningsstatistik. Enligt flera intervjuer påtalas att kommunens socialnämnd har en måluppfyllelse i verksamhetsplanen som har brister. En orsak till detta påtalas vara att målen är luddiga och svåra att följa upp vilket innebär att flera intervjuade ser detta område som ett utvecklingsområde. Detta går också att utläsa i kommunens årsbokslut. Det har enligt intervjuerna påbörjats ett arbete med ett kvalitetsledningssystem. Som en del i detta arbete görs en processkartläggning avseende mottagning av orosanmälningar. Planeringen är att detta skall vara klart innan augusti månad. I nämndens verksamhetsplan framgår att det övergripande målet för mottagningsenheten är att socialförvaltningen skall utveckla det förebyggande arbetet samt fortsätta att kvalitetssäkra arbetet med inkomna orosanmälningar 3. Detta mål har sin grund i fullmäktiges mål där det framgår att barn och unga skall uppleva en god psykisk hälsa. 3.6.2. Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt. Det saknas i flera delar en uppföljning av mottagningsfunktionens verksamhetsområde. Det finns vissa egenkontroller men detta redovisas inte till nämnden. Detta är ett utvecklingsområde för nämnden. 3.7. Det finns tydliga rutiner vid mottagning av orosanmälningar 3.7.1. Iakttagelser Det finns tydliga rutiner för varje delmoment i mottagningen. Vi har tagit del av rutiner som hanterar jouransvar samt rutiner för bedömning av orosanmälningar. Mottagningsenheten gör en första bedömning ifall man skall inleda utredning i ett enskilt ärenden. Därefter kommer teamet in. Telefonjour regleras i rutiner så att inga ärenden skall falla mellan stolarna. 3 Verksamhetsplan 2018 Augusti 2018 11 av 15

Mottagningen och utredning jobbar ihop i jourärenden. Enligt de intervjuade på mottagningsenheten påtalas att man ser många fördelar med att utredarna är med i arbetet från början. Om det finns något som de ser som ett riskmoment så är det att de får arbeta med många olika handläggare men överlag anser man att de positiva delarna är många. Inte minst så blir det en stor förståelse för varandras områden. Rutin i samband med jour att kunna lägga över ansvar på andra bör skrivas. Normal ärendefördelning görs en gång per vecka och då kan justering göras. Socialsekreterare träffas varje måndag då de får ärenden från mottagning till utredning i den s.k. Högen. Intervjuerna har visat att väntetider minskat kraftigt nu då utredarna är med vid jourbesök samt slipper andrahandsinfo. Den som har ansvar för jourtelefon ansvarar för skyddsbedömning. Det finns skriftliga rutiner avseende detta område. Överlämning till utredningsgrupp görs i mapp som skickas till 1:e socialsekreterare som delar ut ärendet på måndagar. Om ett ärende ej kan vänta går ansvarig socialsekreterare till ansvarig enhetschef och överlämnar ärendet fysiskt. Detta gör man för att undvika att ärendet inte hanteras omedelbart. Nya anmälningar i pågående utredningar eller insatser liksom ärenden som varit aktuella de senaste två månaderna går automatiskt över till ansvarig handläggare i samband med orosanmälningar. Finns inte denna på plats gör ansvarig handläggare på mottagningen skyddsbedömning innan det lämnas över för förhandsbedömning till aktuell socialsekreterare på utredningsenheten. I aktuella ärenden ansvarar ansvarig i ärendet för skyddsbedömning samt förhandsbedömning. Vid omedelbart behov av att påbörja utredning så påtalar flera intervjuade att det är möjligt för mottagningen att påbörja utredning. Detta är dock ett ovanligt förfarande. 3.7.1.1. Skyddsbedömningar Vid skyddsbedömningar är rutinen att detta skall göras utan dröjsmål. Detta innebär enligt merparten intervjuer inom 24h men måste ske innan helg om det kommer in kontorstid på en fredag. Vad utan dröjsmål innebär regleras inte i skriftliga rutiner och då flera grupper har ansvar för skyddsbedömningar finns viss risk för missförstånd enligt de intervjuer vi gjort. Våra intervjuer och vår dokumentgranskning visar att det finns en tydlig process i mottagningen i samband med orosanmälningar. Brev eller annan information kommer i postfack till socialtjänsten. Jouransvarig hämtar de orosanmälningar som kommit. Sedan gör ansvarig socialsekreterare en skyddsbedömning. Skyddsbedömning är i princip en bedömning som syftar till att bedöma om omedelbar insats behövs. Skyddsbedömning görs enligt rutiner omgående. Detta innebär enligt de intervjuade att en bedömning görs omgående vilket oftast innebär samma dag. Det finns tydliga rutiner för vem som är backup i samband med sjukdom. Därefter görs under två veckor förhandsbedömningar. Enligt de Augusti 2018 12 av 15

socialsekreterare vi intervjuat så kallas individer till möten per brev medan vissa ringer. Då förhandsbedömningen är klar fattas beslut om att inleda eller inte inleda utredning. 3.7.1.2. Förhandsbedömning Enligt de intervjuer vi utfört så genomförs en förhandsbedömning alltid inom två veckor. I enskilda fall kan man dra över men då är det pga skäl som handlar om att man ej får kontakt med klienter. Vid inkomna ärenden och efter skyddsbedömning överlämnas ärenden till socialjouren ifall detta arbete ej kan fullföljas inom kontorstid. 1:e soc.sekr har delegation att ej inleda utredning. Dock kan socialsekreterare skriva i andras namn i systemet. Detta innebär att socialsekreterare kan lägga ett förslag till beslut i 1:e socialsekreterare namn i systemet vilket samtliga intervjuade påtalar som ett mycket tveksamt förfarande. Det saknas idag enligt flera intervjuade en internkontroll av förhandsbedömning.(se 3:6) 3.7.1.3. Bedömningsinstrument Det finns bedömningsinstrument i form av risk och skyddsfaktorer i respektive ärenden. Nya BBIC tar också upp risk och skyddsfaktorer. Till hösten påbörjas också ett arbete som heter Signs of Safety. 3.7.2. Bedömning Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Det finns en tydlig process som följs i samband med orosanmälningar. De vi intervjuat visar en enig bild och det finns också rutiner i samband med sjukdom. Vår bedömning är att det i allt väsentligt finns tydliga rutiner vid mottagning av orosanmälningar. Vi vill påtala att då detta område är avhängigt av kompetens och erfarenhet så kan förmåga komma att förändras vid utbyte av personal. Därför bör nämnden årligen göra någon form av stickprovskontroll för att få en bild av att de rutiner som finns följs. I samband med förhandsbedömningar kan socialsekreterare i andras namn skriva in att man ej inleder utredning. I praktiken går man runt delegationsordningen på detta sätt. Detta bör nämnden ändra omedelbart. Denna enskilda del har dock inte påverkat vår helhetsbedömning. Augusti 2018 13 av 15

4. Bedömningar 4.1. Revisionell bedömning Vår bedömning är att socialnämnden delvis säkerställer ändamålsenliga rutiner för mottagningsarbetet och för hantering av orosanmälningar. Vi bedömer att det finns goda rutiner och ett bra skyddsnät avseende orosanmälningar och kring arbetet inom mottagningsfunktionen. Det finns också en god kunskap hos de intervjuade avseende dessa rutiner. Det finns också rutiner för ersättare så att det inte skall bli ärenden som faller mellan stolarna. Dock saknas helt uppföljning av området från nämndens sida. Det bör införas interna kontroller på området för att på detta sätt säkerställa kontroll av området samt minimera risker för godtyckliga bedömningar. 4.2. Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål Kommentar Det finns riktlinjer som är kända och tillämpas för myndighetsbedömningen Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Vi anser att det i allt väsentligt finns tydliga rutiner och riktlinjer för mottagningsfunktionens arbete. På merparten områden finns nerskrivna rutiner och riktlinjer. Det finns skriftliga rutiner som är kända och tillämpas Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Det finns idag flera skriftliga rutiner inom mottagningsfunktionen. I samband med överföring av ärendet till utredningsgruppen så framkommer i vår granskning att det p.g.a. stor arbetsbelastning hos utredningsgruppen ibland kan dröja innan de kan ta över ärenden. Dock är arbetet med Klaramodellen(Se 3:1) något som samtliga tror kommer att innebära att detta förbättras då flera administrativa moment försvinner samt direkt kunskap i samband med mottagning av orosanmälan kommer att innebära att ärenden kan hanteras snabbare. Bedömningsinstrument finns i tillräcklig utsträckning som stöd i utredningsarbetet Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt. Det finns idag planering för ett utrednings/ bedömningsinstrument som heter Signs of Safety. De intervjuer vi haft tydliggör att det är en hjälp i vardagsarbetet för mottagningsfunktionen och därmed en hjälp i bedömningen i ärenden. Vidare finns en tydlig skala för Augusti 2018 14 av 15

riskbedömningar som används som bedömningsinstrument. Övergripande systematisk uppföljning av kritiska moment i handläggningsprocessen genomförs Det finns tydliga rutiner vid mottagning av orosanmälningar Det finns en systematisk uppföljning av verksamheten och det är mätbara mål i denna uppföljning. Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt. Det saknas idag en systematisk uppföljning av mottagningsfunktionens olika processer. Vi kan konstatera att det i många delar finns goda rutiner och riktlinjer men att vi i vår granskning inte kan se en systematisk uppföljning av området. På samma sätt saknas en systematisk uppföljning av orosanmälningar. Detta är en del av mottagningsfunktionens arbete men med fördel kunde nämnden kontrollera om förhandsbedömningar görs inom två veckor och om skyddsbedömningar har gjorts i alla ärenden. Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Det finns en tydlig process som följs i samband med orosanmälningar. De vi intervjuat visar en enig bild och det finns också rutiner i samband med sjukdom. Vår bedömning är att det i allt väsentligt finns tydliga rutiner vid mottagning av orosanmälningar. Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt. Det saknas i allt väsentligt en uppföljning av mottagningsfunktionens verksamhetsområde. Detta är ett utvecklingsområde för nämnden. 2018-08-19 Carl-Magnus Stenehav Uppdragsledare Tommy Nyberg Projektledare Augusti 2018 15 av 15