KF Ärende 5 Beslut om ny kommunfullmäktigesal i före detta stadshuset
Tjänsteskrivelse 2018-05-02 KS 2016.0202 Handläggare: Bosse Björk Kommunstyrelsen Beslut om ny kommunfullmäktigesal i före detta stadshuset Sammanfattning Efter att sedan slutet av 1990-talet haft sammanträden i Nya Folkets Hus har förutsättningarna utretts för att åter kunna använda sessionssalen i före detta stadshuset för kommunfullmäktiges sammanträden. Före detta stadshuset numera Hotel Alfred Nobel ägs av en privat fastighetsägare som ställt sig positiv till att restaurera och anpassa lokalen så att den åter kan fungera som sessionssal. Det före detta stadshuset, uppfört i slutet av 1930-talet förklarades under 2017 som byggnadsminne, varför ombyggnader måste anpassas till byggnadens ursprungliga gestaltning och karaktär. De ombyggnadsåtgärder som nu förslås har kommunicerats med länsstyrelsen och anses uppfylla dessa krav. Förutom sessionssalen ingår angränsande sammanträdesrum, foajé till de båda rummen samt toaletter i det hyresavtal om 10 år som föreligger. Moderna och anpassade inventarier föreslås köpas in och ägas av Karlskoga kommun. Undantaget är restaurering av ett antal av de ursprungliga möblerna från sessionssalen som ingår i lokalhyran. Möblerna kommer inte vara fasta, varför vissa ommöbleringsmöjligheter finns samt att de kan flyttas till annan lokal i framtiden. Avsikten är att lokalerna även ska användas för andra av kommunen arrangerade sammankomster. Genom placeringen i det byggnadsminnesförklarade före detta stadshuset med dess storslagna byggnadsmiljö skapas en representativ plats för en rad typer av sammankomster i de båda lokalerna, särskilt i samband med olika besök. Det kan också förväntas bli ett besöksmål för arkitektur- och kulturhistoriskt intresserade. Ett anpassat IT-system, vilket inkluderar voteringsutrustning, ljudanläggning och väggskärm, köps in och ägs av Karlskoga kommun. Denna utrustning kan flyttas till annan lokal om det skulle bli aktuellt. Ledningsdragning i byggnaden ingår i lokalhyran. g:\kansliavdelningen\beslutsorgan\kommunfullmäktige\kallelser\2018\2018-05-22\5-2 beslut om ny kommunfullmäktigesal i före detta stadshuset.docx POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 kommunstyrelsen@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan 2-4 202 71 MALMÖ 0586-530 50 www.karlskoga.se 212000-1991
2018-05-02 2 (7) Iordningställandet av en modern och fullt anpassad kommunfullmäktige sal, inklusive tillhörande utrymmen består av tre delfinansieringsposter: 10-årigt hyresavtal om 498 tkr, plus funktionssupport för IT-och ljudutrustning beräknad till 25 tkr/år. Investering i anpassade inventarier 1 650 tkr (delvis offert) Investering i anpassad IT-utrustning 2 000 tkr (kalkyl) Bakgrund Kommunfullmäktige har sedan slutet av 1990-talet haft sammanträden i Nya Folkets Hus. Dessförinnan användes en sessionssal i före detta stadshuset, nuvarande Hotel Alfred Nobel. Det har under en tid framförts önskemål om att åter kunna använda sessionssalen i före detta stadshuset för kommunfullmäktiges sammanträden. Kommunstyrelsens ledningskontor gavs den 1 november 2016 i uppdrag att, tillsammans med samhällsbyggnadsförvaltningen och kommunfullmäktiges presidium utreda förutsättningarna för att åter inrymma kommunfullmäktiges sammanträden i sessionssalen i före detta stadshuset, numera Hotell Alfred Nobel. Beskrivning av förslaget Före detta stadshuset, numera Hotel Alfred Nobel, ägs av en privat fastighetsägare som ställt sig positiv till att restaurera och anpassa lokalen så att den åter kan fungera som sessionssal. Det före detta stadshuset, uppfört i slutet av 1930-talet förklarades under 2017 som byggnadsminne, varför ombyggnader måste anpassas till byggnadens ursprungliga gestaltning och karaktär. Länsstyrelsen har uppdraget att ha tillsyn över byggnadsminnen och kan även bevilja fastighetsägaren bidrag för vissa typer av åtgärder där merkostnader anses uppstå på grund av krav på anpassad byggnadsteknik, materialval, etc. De ombyggnadsåtgärder som nu förslås har kommunicerats med länsstyrelsen och anses uppfylla dessa krav. Även om stora hänsyn måste tas, finns inga hinder att förse lokalerna med moderna funktioner så att de kan användas på ett för ändamålet optimalt sätt, till exempel ITutrustning. I hyresobjektet ingår förutom sessionssalen angränsande sammanträdesrum, foajé till de båda rummen och toaletter i samma plan samt via hiss tillgång till handikapptoalett i plan 3. Plan 3 måste även användas för att nå läktaren i sessionssalen. Avsikten är att lokalerna även ska användas för andra av kommunen arrangerade sammankomster. Genom placeringen i det byggnadsminnesförklarade före detta stadshuset med dess storslagna
2018-05-02 3 (7) byggnadsmiljö skapas en representativ plats för en rad typer av sammankomster i de båda lokalerna, särskilt i samband med olika besök. Alla restaurering-, ombyggnads- och anpassningsåtgärder i själva byggnaden ingår i det hyresavtal som föreslås tecknas mellan fastighetsägaren Lonnhyttan Stadshuset KB och Karlskoga kommun (samhällsbyggnadsnämnden). Hyresavtalet sträcker sig över 10 år. De arkitekter fastighetsägaren anlitade för restaureringsåtgärder i lokalerna hade även uppdraget ge förslag på inventarier som är anpassade till de krav som kan ställas inom ramen för byggnadsminnet. Delvis för att tillse att dessa fullt moderna bord, stolar, etc har en karaktär som harmonierar med lokalens funktionalistiska uttryck men även att möblerna, främst borden, ges akustiska egenskaper som minimerar behovet av andra ljuddämpande åtgärder i sessionssalen. Exempelvis är akustikplattor i innertaket inte ett alternativ här. Som förutsättning gavs att möbleringen skulle ha 52 platser för fullmäktigeledamöter och adjungerade i en grundmöblering (bilaga A) plus talarstol och 4 platser på podiet för att leda möten. Borden ska inte vara fasta, för att medge annan möblering vid andra typer av sammankomster men samtidigt anpassade att härbärgera nödvändig teknik. Det förslag som presenterades (illustration bilaga B) har kommunicerats med länsstyrelsen som anser det vara ett mycket gott val, vilket även kommunfullmäktiges presidium anser. De lösa inventarierna, som förutom sessionssalen även omfattar övriga utrymmen som ingår i hyresobjektet, föreslås inköpas och ägas av Karlskoga kommun. Undantaget är restaurering av ett antal av de ursprungliga möblerna från sessionssalen som ingår i lokalhyran. Dessa är främst tänkta att användas i det lilla sammanträdesrummet. Några exempel på de ursprungliga möblerna kan även komma att placeras i sessionssalen för att visa hur det sett ut en gång i tiden. Eftersom att byggnaden är ett byggnadsminne kan det förväntas att besökare, utöver de som deltar i arrangerade sammankomster, med intresse för arkitektur och kulturhistoria kommer att betrakta den som ett attraktivt besöksmål. Detta är ännu ett skäl till att såväl lokaler som inventarier anpassas till byggnadens funktionalistiska karaktär. Ett anpassat IT-system, vilket inkluderar voteringsutrustning, ljudanläggning och väggskärm (bilaga C), upphandlas av Karlskoga kommun i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU). Denna utrustning ska vara trådlös för att vara enkelt flyttbar. Både vid alternativ möblering och ifall den skulle komma att användas i en annan lokal. En teknikstyrningsplats kommer att skapas i sessionssalen, preliminärt placerad i hörnet direkt vid ingången. Härifrån kan även bildupptagning
2018-05-02 4 (7) ske. Kabeldragning i byggnaden, inklusive hörselslinga, ingår i lokalhyran. Eftersom mikrofon- och voteringssystem är trådlöst krävs ingen kabeldragning i borden, endast elanslutning till varje plats vilket ingår i priset för inventarierna. Kostnader och finansiering Iordningställandet av en modern och fullt anpassad kommunfullmäktige sal i före detta stadshuset, inklusive tillhörande utrymmen består av tre delfinansieringsposter. Kostnader för samtliga åtgärder i själva byggnaden samt restaurering av 25 stolar och 10 bord från de ursprungliga inventarierna att användas i lilla lokalen/sammanträdesrummet regleras genom10-årigt hyreskontrakt. En klausul som medger att Karlskoga kommun ges möjligheten att korta hyresavtalets längd till 5 alternativt 8 år, mot en bestämd ersättning, kopplat till aktuellt år. Förlängning av hyresavtalet sker med automatik om inte avtalet sägs upp. Samhällsbyggnadsnämnden träffar avtalet med Lonnhyttan Stadshuset KB. Samhällsbyggnadsnämnden tecknar i sin tur avtal med kommunfullmäktige (bilaga D) om 498 tkr/år, vilken indexuppräknas en gång per år. I summa ingår, som är brukligt vid internhyra, även värme och el samt mindre och löpande underhåll till en kostnad av 120 kronor/m² och år, i detta fall 33 tkr/år. Till hyreskostnaden tillkommer ytterligare driftkostnader i form av funktionssupport för IT- och ljudanläggning, främst i samband med fullmäktigesammanträden, beräknade till 25 tkr per år. Finansiering sker genom att kommunfullmäktiges driftbudget från 2019 utökas med 523 tkr per år. Lösa inventarier, bord, stolar, etc, enligt framtaget förslag, köps in av Karlskoga kommun genom ramavtal med Kinnarps. Investeringen specificeras till större delen i en offert om 1 410 tkr som avser inventarier i sessionssalen samt en mindre del som främst avser inventarier i foajén, beräknad till 240 tkr. Sammanlagd investeringskostnad för inventarier 1 650 tkr föreslås ske i ordinarie investeringsbudget för 2019-2021 som beslutas av kommunfullmäktige den 19 juni 2018. Den IT-utrustning som inte är fast och vid behov kan flyttas till annan plats kommer handlas upp enligt lagen om offentlig upphandling. Det förslag till för ändamålet anpassad IT- och ljudutrustning som föreslås är kalkylerad till 2 000 tkr. Kommunfullmäktige har sedan tidigare beslutat om 500 tkr i budget för voteringsutrustning. Finansiering av resterande del 1 500 tkr föreslås ske i ordinarie investeringsbudget för 2019-2021 som beslutas av kommunfullmäktige den 19 juni 2018.
2018-05-02 5 (7) Överväganden Hållbarhetsbedömning av föreslag till beslut i ärende. Ekologisk hållbarhet: Återanvändning och modernisering av en befintlig lokal ger en mer begränsad resursanvändning ur ekologiskt perspektiv jämfört med nyproduktion. Eftersom lokalen är byggd som sessionssal för kommunfullmäktige bedöms detta alternativ även vara något mer ekologiskt hållbart än att anpassa den lokal som idag används av kommunfullmäktige. Socialt/kulturell hållbarhet: Återskapandet av kommunfullmäktiges sessionssal i före detta stadshuset, särskilt efter att byggnaden nu byggnadsminnesförklarats som ett av landets bästa arkitektoniska exempel från funktionalismens tidsepok bedöms ha ett stort kulturellt värde. Genom att restaurering och möblering anpassas skapas ett nationellt besöksmål för intresserade inom arkitektur och kulturhistoria. Att kommunens högsta beslutande organ kan verka i denna stolta och klassiska miljö bedöms även ha ett socialt och demokratiskt värde ur karlskogaperspektiv. Ekonomisk hållbarhet: Precis som ur det ekologiska perspektivet ger återanvändning och modernisering av en befintlig lokal en mer begränsad resursanvändning ur ekonomiskt perspektiv jämfört med nyproduktion. Eftersom lokalen ursprungligen är byggd som sessionssal för kommunfullmäktige sannolikt även jämfört med att anpassa den lokal som idag används av kommunfullmäktige. Nackdelen är dock att kommunen inte äger lokalen i före detta stadshuset vilket innebär framtida hyreskostnad som alternativ till investering, vilket dock sker med inventarier och ITutrustning. Sessionssalens historiska anknytning till det byggnadsminnesförklarade före detta stadshuset är av många skäl viktigt, vilket redovisas ovan, bland annat som besöksmål. Lokalerna i före detta stadshuset har därutöver en större användningsbredd för olika sammankomster som kan ge vissa minskade kostnader för att hyra andra externa lokaler. Bedömningen är att en anpassning, inom ramen för vad som är möjligt, i Folkets hus i rena medel kostar mindre, särskilt avseende inventarier. De mervärden som beskrivs ovan kan dock bedömas uppväga detta, särskilt på längre sikt. Beslutsunderlag Ledningskontorets tjänsteskrivelse den 12 april 2018 Bilaga A, grundmöblering sessionssal Bilaga B, Förslag lösa inventarier i sessionssalen, inklusive illustration Bilaga C, Förslag till voteringsutrustning, inklusive mikrofon Bilaga D, Förslag till hyresavtal för hyresobjektet inom fastigheten Stadshuset 3
2018-05-02 6 (7) Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att kommunfullmäktige från 2019 flyttar sina sammanträden till sessionssalen i före detta stadshuset, numera Hotel Alfred Nobel på fastigheten Stadshuset 3. 2. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna det sammantagna förslaget till hur sessionssalen och övriga utrymmen som tillhör detta anpassas och utformas, för sin funktion som kommunfullmäktiga sal och med möjlighet att använda för andra sammankomster, samt med hänsyn till de krav som ställs med anledning av att byggnaden är byggnadsminnesförklarad. 3. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna förslag till internt hyresavtal mellan samhällsbyggnadsnämnden och kommunfullmäktige. 4. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att finansiering av avtalet sker genom att kommunfullmäktiges driftbudget för 2019 tillförs 498 tkr som indexuppräknas i enlighet med hyresavtalet en gång per år. 5. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att kommunfullmäktiges driftbudget för 2019 tillförs 25 tkr för att täcka funktionssupport för IT- och ljudsystem, främst vid möten. 6. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige köpa in inventarier till sessionssalen enligt förslag samt erforderliga inventarier till övriga utrymmen i hyresobjektet för högst 1 650 000 kronor. 7. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige upphandla IToch ljudutrustning till sessionssalen enligt förslag, till en kalkylerad kostnad på 2 000 000 kronor. 8. Finansiering av punkterna 4 och 5 angående ökning av kommunfullmäktiges driftbudget 2019 finansieras genom kommunens egna kapital. Finansiering av punkterna 6 och 7 föreslås ske inom ramen för ordinarie investeringsbudget för 2019-2021 som beslutas av kommunfullmäktige den 19 juni 2018. Bosse Björk Samhällsplaneringschef
2018-05-02 7 (7) Expedieras till Kommunstyrelsens ledningskontor Samhällsbyggnadsnämnden Kultur- och föreningsnämnden Lonnhyttan Stadshuset KB Länsstyrelsen i Örebro län
Bilaga C Bilden visar exempel på en trådlös mikrofon som inkluderar voteringsfunktion som placeras vid respektive sittplats. Enheterna är inte fastmonterade utan kan tas bort vid behov, t ex för andra sammankomster än fullmäktigemöten. Systemutrustningen ska därutöver bestå av väggskärm för bild och resultatvisning samt styrutrustning för den som leder mötet och för servicepersonal.
INTERNKONTRAKT Samhällsbyggnadsförvaltningen Objektnr: Kontraktsnr: Hyresvärd Hyresgäst Lokalens adress och beteckning SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN, FASTIGHETSAVDELNINGEN, 691 83 KARLSKOGA KS - Kommunstyrelsens ledningskontor Adress 1 /Kansli Adress Torget 1 Fastighet Stadshuset 3 Postnr 691 38 Ort Karlskoga Församling Karlskoga Reg/Personnr 212000-1991 Lokalens omfattning 2 vån 275 m² vån m² vån m² vån m² vån m² I hyresrätten ingår Total yta: 275 m² vindsutrymme källarutrymme parkeringsplatser garageplats Lokalens användning Lokalen uthyres för att användas uteslutande för: Kontor /Mötesrum i den mån/omfattning vederbörande myndigheter medgiver. Det åligger hyresgästen att inhämta erforderligt medgivande samt på egen bekostnad vidtaga de åtgärder som myndighet kan ålägga beträffande lokalen. Hyresgästen äger icke utan hyresvärdens skriftliga medgivande företaga ändringar i lokalen. Lokalens skick Lokalen uthyres i befintligt skick Hyresvärden förbinder sig att senast ha verkställt åtgärder enligt bilaga Inredning Lokalen uthyres utan inredning med inredning enligt bilaga 4 Vid hyresavtalets upphörande skall hyresgästen bortföra honom tillhörig inredning och återställa lokalen i godtagbart skick. Hyrestid, uppsägningstid och förlängningstid Hyra och förfallodag Oförutsedda kostnader Uppvärmning Hyrestid fr o m 2019-01-01 t o m 2028-12-31 Uppsägningstid 9 mån Förlängningstid 60 mån Uppsägning av detta hyresavtal skall ske skriftligt med iakttagande av ovannämnda uppsägningstid före den avtalade hyrestidens utgång. I annat fall förlängs avtalet med ovannämnda förlängningstid för varje gång med enahanda uppsägningstid. Årshyra: Trehundranittioentusen åttahundra kronor Hyran skall betalas utan anfordran i förskott senast sista vardagen före början av varje kalendermånad med kronor 32.650 justering av hyran: I enlighet med indexklausul bil. 1 Kr: 391.800 kr Skulle under hyrestiden - för avtal löpande på längre tid än två år oförutsedda kostnadsökningar uppkomma för fastigheten på grund av: a) införande eller höjning av särskild för fastigheten gällande skatt, avgift eller pålaga varom riksdagen eller regeringen kan komma att besluta, b) ombyggnadsåtgärder eller liknande på fastigheten som hyresvärden åläggs utföra till följd av beslut av riksdag, regering eller myndighet, skall hyresgästen med verkan från liknande kostnadsökning erlägga ersättning till hyresvärd för på lokalen belöpande andel av den totala årliga kostnadsökningar för fastigheten. Lokalens andel beräknas i förhållande till i fastigheten utgående hyror. Ingår i hyran Ombesörjes och bekostas av hyresgästen Ingår icke i hyran Bränslekostnad utgår vid kontraktets undertecknande med kr/m 2 Yta för beräkning m 2 Hyresvärden äger rätt att utan föregående uppsägning justera bränslekostnaden med hänsyn till energiutvecklingen Varmvatten Ingår i hyran Ingår icke i hyran Vatten och avlopp Ingår i hyran Ingår icke i hyran Trappstädning Ingår i hyran Ingår icke i hyran Ombesörjes och bekostas av hyresgästen Emballage- och sophämtning Snöröjning och sandning Ordinarie hämtning av hushållsavfall enligt vid varje tid gällande renhållningsbestämmelser Ingår i hyran Ombesörjes och bekostas av hyresgästen Det åligger hyresgästen att sortera och placera avfall i avsett kärl på avsedd plats liksom att utan kompensation medverka till den ytterligare källsortering som hyresvärden kan komma att besluta. För avfallsslag som ej nämnts och för hämtning utöver ordinarie hämtning ombesörjer och bekostar hyresgästen uppsamling, sortering, bortforsling m m Ingår i hyran Ingår icke i hyran Elektricitet Ingår i hyran Ingår icke i hyran
Underhåll Tillsyn Skötsel Inre planerat underhåll Inre löpande underhåll Ingår i hyran Ingår icke i hyran Löpande underhåll mark och markutrustning Tillsyn och skötsel mark och markutrustning Övriga kostnader och ersättningar Det åligger hyresvärden hyresgästen att på eget ansvar och egen bekostnad svara för de åtgärder, som av försäkringsbolag, miljönämnd eller annan myndighet kan komma att krävas för lokalens nyttjande för avsett ändamål. Hyresgästen äger icke erhålla nedsättning i hyran för tid, varunder hyresvärden låter verkställa sedvanligt underhåll (i den mån det enligt ovan ankommer på hyresvärden) av fastigheten eller lokalen. Hyresgästen äger icke rätt till ersättning för skada till följd av arbeten, som hyresvärd låter utföra, om hyresvärden visar, att han ej gjort sig skyldig till försummelse. Avgifter i rättsligt hänseende Samtliga ovan angivna avgifter skall i rättsligt hänseende betraktas som hyra. Skyltar Hyresgäst äger uppsätta anvisningsskyltar avseende i lokalen bedriven rörelse under förutsättning att hyresgästen inhämtat härför erforderligt tillstånd av berörda myndigheter. Vid utförandet av fastighetsunderhåll åligger det hyresgästen - om så erfordras - att på egen bekostnad nedmontera och åter uppmontera dylika skyltar. Låsanordning Det åligger hyresvärden Det åligger hyresgästen att utrusta lokalen med sådana lås- och stöldskyddsanordningar som krävs för försäkrings giltighet. Tillhandahållet lås i ytterdörr underhålls av hyresvärd. Force majeure Hyresvärden fritager sig från skyldighet att fullgöra sin del av avtalet och från skyldighet att erlägga skadestånd om hans åtagande inte alls eller endast till onormalt hög kostnad kan fullgöras på grund av krig eller upplopp, på grund av sådan arbetsinställelse, blockad, eldsvåda, explosion eller ingrepp av offentlig myndighet som hyresvärden inte råder över eller kunnat förutse. Särskilda bestämmelser Utöver hyreskostnaden tillkommer 8789 kr/mån för iordningställande av lokalen enl. bilaga 4. (105468kr/år) Vid uppsägning av kontraktet efter 5 års hyrestid utgår en engångskostnad för kvarvarande hyrestid och kvarvarande kostnad för iordningställande av lokalen till en summa av 2.488.000 kr. Vid uppsägning av kontraktet efter 8 års hyrestid utgår en engångskostnad för kvarvarande hyrestid och kvarvarande kostnad för iordningställande av lokalen till en summa av 995.000 kr. Övriga villkor vid förhyrning Hyresvärden äger rätt att genom lokalen draga fram ledningar för värme, vatten, avlopp, gas, elektricitet och antenn m m utan att det medför rätt för hyresgästen att erhålla nedsättning i hyran eller annan ersättning. Hyresgästen förbinder sig att icke utan hyresvärdens tillstånd uppsätta markiser eller utomhusantenner. Hyresgästen förbinder sig att vid avflyttning lämna lokalen väl rengjord och att till hyresvärden överlämna samtliga till lokalen hörande nycklar. Underskrift Av detta hyresavtal är två likalydande exemplar upprättade och utväxlade Hyresvärd Hyresgäst Överenskommelse om avflyttning På grund av denna dag träffad överenskommelse upphör kontraktet att gälla f r o m till vilken dag hyresgästen förbinder sig ha avflyttat Hyresvärd Hyresgäst