Årsrapport från internrevisionen verksamhetsåret 2010

SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET Styrelsen BESLUT Dnr SLU ua FE.2011.1.1-335 2011-02-17 Exp. den 2011-02- Rektor Årsrapport från internrevisionen verksamhetsåret 2010 Beslut Ärendet Styrelsen för SLU beslutar: att fastställa internrevisionens årsrapport för verksamhetsåret 2010. Enligt Organisation och delegationer avseende styrelsen för SLU och organ som är direkt underställda denna (Dnr SLU ua 11-2308/08), ska internrevisionen vid styrelsens första sammanträde varje år lämna en sammanfattande rapport över föregående års genomförda revisionsinsatser samt uppföljning av tidigare års påpekanden som ännu inte åtgärdats. Årsrapporten har utarbetats av internrevisionschef Inga Astorsdotter. Ingrid Petersson Inga Astorsdotter Kopia för kännedom Prorektor Dekanerna Universitetsdirektören Biträdande universitetsdirektören Avdelningscheferna/ motsv. inom universitetsadministrationen Postadress: Box 7070, 750 07 Uppsala Telefon: 018 67 16 25 E-post: Inga.Astorsdotter@slu.se Besöksadress: Undervisningsplan 7c Hemsida: www.slu.se

Bilaga till dnr SLU ua FE.2011.1.1-335 Verksamhetsåret 2010 Årsrapport från internrevisionen Till styrelsen 2011-02-17

Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 3 2. ÅRETS REVISIONSINSATSER... 3 2.1 Egendomsförvaltningen, 2010-12-15, dnr SLU ua.fe.2010.1.0-3777... 3 2.2 Styrning av universitetsadministrationen, 2010-11-03, dnr SLU ua.fe.2010.1.0-3394... 4 2.3 Projektmodellen PRIS, 2010-09-29, dnr SLU ua.fe.2010.1.0-2931... 4 2.4 Utbildning på forskarnivå, 2010-04-28, dnr SLU ua 10-1109/10... 5 2.5 Översiktlig granskning av årsredovisningen 2009, 2010-02-17, dnr SLU ua 14-347/10... 5 3. UPPFÖLJNING AV TIDIGARE ÅRS REVISIONSINSATSER... 6 3.1 Studentrekrytering, 2009-09-29, dnr SLU ua 10-2645/09... 6 3.2 Egendomsförvaltningen, 2009-04-28, Dnr SLU ua 10-1013/09... 6 3.3 Rekrytering av professor och befordran till professor, 2008-06-05, Dnr SLU ua 10-2112/08... 6 3.4 Behörigheter i administrativa IT-system, 2007-02-15, dnr SLU ua 10-345/07... 7 4. PLANERAD RÅDGIVNING... 7 4.1 Intern styrning och kontroll... 7 4.2 Lokalförsörjning... 8 5. ÖVRIG VERKSAMHET... 9 2

1. Inledning Internrevisionen vid SLU är en organisatoriskt oberoende enhet som rapporterar till styrelsen och är administrativt underställd rektor. Verksamhet bedrivs i enlighet med god internrevisorssed och god internrevisionssed. Förutom internationell standard regleras verksamheten av internrevisionsförordning (2006:1228) med Ekonomistyrningsverkets (ESV), tillhörande föreskrifter och allmänna råd samt de riktlinjer för internrevision som fastställts av styrelsen. Internrevisionen har till uppgift att stödja universitetet genom att ur ett risk- och väsentlighetsperspektiv granska och lämna förslag till förbättringar av universitetets processer för intern styrning och kontroll. Enheten har två heltidsanställda. I revisionsplanen för år 2010 angavs följande granskningsområden: Styrning av universitetsadministrationen Projektmodellen PRIS Ladok Avtal och kontrakt Granskningarna av Ladok samt avtal och kontrakt pågår och kommer att rapporteras i maj. Utöver de granskningsområden som anges i revisionsplanen har internrevisionen även granskat Egendomsförvaltningens (EF) verksamhet. I revisionsplanen ingick dessutom uppdraget att vara rådgivande dels i SLU:s arbete enligt förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll och dels inom lokalförsörjningsområdet. Nedan lämnas en sammanfattning av årets revisionsinsatser samt uppföljning av tidigare års revision där vissa rekommendationer ännu inte åtgärdats. Dessutom redovisas årets rådgivningsinsats och övrig verksamhet som internrevisionen bedrivit. 2. Årets revisionsinsatser Internrevisionen vill understryka att redogörelsen till stor del är problemorienterad och inte ger en helhetsbild av universitetets verksamhet inom de reviderade områdena. En del av de iakttagna bristerna är redan åtgärdade eller håller på att åtgärdas. Uppföljning av 2010 års revisionsinsatser kommer i huvudsak att avrapporteras i årsrapporten verksamhetsåret 2011 som avlämnas till styrelsen i februari 2012. Internrevisionens granskningsrapporter finns tillgängliga på universitetets hemsida. https://internt.slu.se/sv/styrning-och-organisation/internrevision/ 2.1 Egendomsförvaltningen, 2010-12-15, dnr SLU ua.fe.2010.1.0-3777 Förvaltning av egendomar och fastigheter är en udda verksamhet inom SLU med uppgift att både förse universitetet med lokaler och mark samt att driva affärsmässig verksamhet. Egendomsförvaltningen (EF) är den enhet inom universitetet som ansvarar för denna verksamhet. Granskning av verksamheten har gjorts enligt önskemål från universitetsdirektören och efter beslut av rektor i samråd med styrelsens ordförande. Utifrån noterade brister lämnade internrevisionen ett antal rekommendationer varav de väsentligaste var: att universitetsledningen säkerställer att EF:s redovisning är mer transparent, att fleråriga underhållsplaner upprättas samt att rutiner för och dokumentation av budget, beslut, uppföljning, dokumentation och garantibesiktningar förbättras, 3

att universitetsledningen säkerställer att LOU efterlevs samt att ett affärsmässigt förfarande tillämpas och att vikten av konkurrensutsättning beaktas, att universitetsledningen säkerställer att fakturor ställda till SLU är korrekta och alltså utformade i enlighet med de krav på verifikation som anges i FÅB, att framtida avtal, beslut och betalningar hanteras i enlighet med de regler för jäv som gäller inom offentlig sektor och att en etisk policy tas fram för SLU som bl.a. reglerar relationer med leverantörer samt villkor och beslutsvägar i samband med inköp från leverantör till SLU av SLU:s personal och närstående till dessa. I den etiska policy bör det framgå hur anställda ska agera när andra anställda, inklusive ledningen, inte agerar i enlighet med policyn. I september 2010 beslutade universitetsdirektören bland annat till följd av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer att EF i samarbete med ett antal av universitetsadministrationens avdelningar skulle genomföra totalt sju förbättringsprojekt. I november rapporterade projekten förslag till åtgärder. Dessa åtgärder har genomförts respektive kommer att genomföras under 2011. Internrevisionen kommer i enlighet med styrelsens beslut, att genomföra en förnyad revision av EF under fjärde kvartalet 2011. 2.2 Styrning av universitetsadministrationen, 2010-11-03, dnr SLU ua.fe.2010.1.0-3394 Revisionsbyrån KPMG har på uppdrag av internrevisionen granskat styrningen av universitetsadministrationen. I uppdraget ingick dels att bedöma om universitetsadministrationen sköts effektivt och hur den eventuellt kan förbättras och dels att bedöma universitetsdirektörens sätt att styra och leda administrationen genom ansvar, befogenheter och roller. Beträffande bedömningen av om universitetsadministrationen sköts effektiv angav rapporten att det var svårt att få en samlad bedömning av hur effektiv universitetsadministrationen är och hur väl effekterna av administrationens arbete stämde överens med satta mål. SLU arbetar dock med att utveckla uppföljningen och klargöra vad som måste eller bör mätas och bedömas inom administrationen. När det gäller att bedöma universitetsdirektörens sätt att styra och leda administrationen angav rapporten att otydligheter i styrningen av administrationen kan skapa osäkerhet i organisationen. En förutsättning för effektiv verksamhet är att delegerade befogenheter respekteras. Utifrån noterade brister lämnade revisionen ett antal rekommendationer varav de väsentligaste var: att universitetsdirektören gör en processgenomgång av styrning och ledning av universitetsadministrationen och att den administrativa ledningens roll och ansvar tydligare fokuseras på strategiska frågor och diskussioner samt låter mellanchefer som fått delegerad befogenhet hantera och ta ansvar för sina ärenden. 2.3 Projektmodellen PRIS, 2010-09-29, dnr SLU ua.fe.2010.1.0-2931 Den största delen av SLU:s verksamhet utgörs av forskning, som i huvudsak bedrivs i projektform, och till hälften är externfinansierad. Detta ställer stora krav på god redovisning och uppföljning. SLU:s projektredovisningsmodell, PRIS, har granskats utifrån frågeställningar om den följer lagar och förordningar, om verksamheten tillämpar modellen enligt 4

intentionerna och om tillräcklig information erhålls för att underlätta styrning och uppföljning. Införandet av PRIS försvårades av att anvisningar saknades både inom den del som rör den organisatoriska aspekten av PRIS och inom redovisningsområdet. PRIS som redovisningsmodell uppfyller de krav som ställs i lagar och förordningar. Den organisatoriska delen av projektet har inte mött förväntningarna avseende styrning och uppföljning av forskningsverksamheten. Utifrån noterade brister lämnade revisionen ett antal rekommendationer varav de väsentligaste var: att bristen på anvisningar åtgärdas, att rutiner inom både inom redovisningsområdet och andra administrativa områden utgår från en bedömning av risk och väsentlighet så att resurser anpassas för att med största effektivitet hantera de områden där de allvarligaste felen kan uppstå och att universitetsledningen bedömer om enhetsindelningen är av sådan strategisk vikt för styrning och uppföljning av SLU att en översyn bör göras av denna indelning. 2.4 Utbildning på forskarnivå, 2010-04-28, dnr SLU ua 10-1109/10 Enligt SLU:s strategiska mål ska universitetet rekrytera de bästa forskarstudenterna. Det är av stor vikt att rutinerna för rekrytering till utbildning på forskarnivå utvecklas i enlighet med detta mål. Ett antal kvalitetsrelaterade nyckeltal som rör utbildning på forskarnivå tyder på att SLU i jämförelse med andra svenska lärosäten håller förhållandevis hög kvalitet. Men för att stärka universitetets ställning som forskningsuniversitet bör den pågående förbättringsprocessen fortsätta. SLU:s antagningordning avviker på några punkter från högskoleförordningen, två undantag från utlysning och kravet på att utarbeta och bifoga individuell studieplan inför antagning. En tredjedel av universitetets forskarstuderande uppger enligt Högskoleverket att de varit skuggdoktorander, d.v.s. har påbörjat forskarutbildningen innan de formellt antagits. Detta är inte acceptabelt bl. a. av rättsäkerhetsskäl. Ett av SLU:s mål för utbildning på forskarnivå är att en ökad andel av doktoranderna ska ha anställning under studietiden. Andelen med anställning som doktorand har varit relativt oförändrad de senaste fyra åren. Utifrån noterade brister lämnade revisionen ett antal rekommendationer varav de väsentligaste var: att antagningsordningen ändras för att bättre överensstämma med högskoleförordningen, exempelvis avseende vissa undantag från utlysning och kravet på att utarbeta och bifoga ISP inför antagning, andelen skuggdoktorander inom SLU klargörs samt att ytterligare åtgärder vidtas för att minska förekomsten av skuggdoktorander och att ytterligare åtgärder vidtas för att öka andelen doktorander som har anställning. 2.5 Översiktlig granskning av årsredovisningen 2009, 2010-02-17, dnr SLU ua 14-347/10 Granskningen av årsredovisningen är endast översiktlig och ger ingen garanti för att den ekonomiska ställningen och övrig redovisning är rättvisande. 5

Internrevisionen konstaterar att inget framkommit som tyder på att årsredovisningen inte i allt väsentligt uppfyller kraven på återrapportering och redovisning samt ger en riktig bild av universitetets verksamhet. 3. Uppföljning av tidigare års revisionsinsatser Nedanstående uppföljning av tidigare års revisionsinsatser har gjorts genom att verksamheten har fått svara på vilka åtgärder som vidtagits samt vad som kvarstår. Någon djupare verifiering eller granskning av inkomna svar har inte gjorts. 3.1 Studentrekrytering, 2009-09-29, dnr SLU ua 10-2645/09 Söktrycket till universitetets program på grundnivå har under många år varit förhållandevis konstant. Vissa utbildningar är populära, men cirka hälften av programmen fyller inte sina platser. Snedrekryteringen är dessutom ett stort problem då många studenter hamnar i grupper med sned eller mycket sned könsfördelning. I granskningen lämnade internrevisionen bland annat följande rekommendationer: Att universitetsledningen säkerställer att kommunikationsplanernas innehåll tydliggörs och fastställs. Att universitetsledningen tydliggör hur ansvaret för rekryteringsinsatser ska fördelas mellan fakulteter, informationsavdelningen och GUR eller annan samordnande instans. Rektor beslutade den 14 december 2009 om Kvalitet i SLU:s utbildning Policy och strategi 2009-2012 dnr SLU ua 10-3663/09. Där anges som delmål bl.a. att SLU ska öka antalet studenter på både på grund- och avancerad nivå och genomföra särskilda insatser för att få en mer heterogen sammansättning, såväl avseende kön som etnisk och socioekonomisk bakgrund. Ett rekryteringsråd har inrättats, med uppgift att utarbeta en långsiktig handlingsplan för studentrekrytering, inkluderande även breddad rekrytering och internationell rekrytering, Rådet har också uppdraget att förbättra samordningen mellan olika aktörer, och utreda ansvarsförhållandena. Ett förslag till treårig handlingsplan och budget för studentrekrytering är under utarbetande, för fastställande av rektor under våren 2011. 3.2 Egendomsförvaltningen, 2009-04-28, Dnr SLU ua 10-1013/09 Som anges i avsnitt 2.2 ovan, genomförde internrevisionen en granskning av Egendomsförvaltningen under 2010. Verksamheten granskades även i början av 2009. Vissa av nedanstående iakttagelser och rekommendationer ingår i internrevisionens granskningsrapport och i de förbättringsprojekt som universitetsdirektören initierade i september 2010. Utöver de rekommendationer som ingår i 2010 års granskningsrapport respektive inkluderats i universitetsdirektörens uppdrag, kvarstår rekommendationen att den pågående översynen av fastigheternas taxeringsvärden fortsätter, liksom rekommendationen att regler utarbetas för hur EF:s priser ska sättas samt att dessa regler fastställs och tillämpas. 3.3 Rekrytering av professor och befordran till professor, 2008-06-05, Dnr SLU ua 10-2112/08 Med anledning av en skrivelse till rektor i januari 2008 fick internrevisionen i uppdrag av rektor att kartlägga processerna för rekrytering av och befordran till professor, identifiera problemområden inom processerna och lämna förslag till förbättringar. 6

Internrevisionen genomförde en granskning som koncentrerades till områdena rekrytering av och befordran till professor. Utifrån de mer väsentliga rekommendationer som lämnades kvarstår att personalenheten bör ansvara för och stödja fakulteterna med att ta fram strukturerade och enhetliga arbetssätt samt att följa upp att de fungerar och används. Personalenheten ska senast våren 2011 presentera ett förslag på arbetssätt och rutiner där enheten i högre utsträckning samarbetar med fakultetskanslierna. 3.4 Behörigheter i administrativa IT-system, 2007-02-15, dnr SLU ua 10-345/07 Behörighetsadministrationen har förbättrats under de senaste åren. Det finns dock fortfarande vissa brister i hanteringen som behöver åtgärdas för att säkra god intern styrning och kontroll. Internrevisionen föreslog i granskningen 2007 att rolltilldelningen i systemen ses över så att det inte är möjligt att ha olika roller i ett system som innebär att anställda t.ex. både kan godkänna och attestera i samma ärende. Genom att en person kan genomföra båda uppgifterna frångås en av grunderna i god intern kontroll som innebär att det alltid ska vara minst två personer involverade i ett transaktionsflöde. Internrevisionen föreslog också att dokumenterade rutiner för loggning i system skulle införas och att det där framgår vilka avvikelser som måste följas upp och hur det ska utföras. Även rutiner för rensning/ändring av behörigheter behöver införas. Det finns fortfarande brister i behörighetsadministrationen. Ett projekt pågår för att få ett enhetligt standardiserat system för samtliga behörigheter. Delar av projektet som rör tilldelning samt borttagning av konton och e-post är planerat att vara infört till hösten 2011. Projektet kommer att leverera kravspecifikation för hantering av behörigheter till andra system. Dokumenterade rutiner finns för loggning i ekonomisystemet Agresso och fakturasystemet Baltzar men rutiner för uppföljning av avvikelser saknas. Dessa rutiner kommer att utarbetas under våren 2011. Arbetet med ett nytt reseräkningssystem och en ersättning av personaldatabasen Ansti pågår och det är f.n. oklart när projekten kommer att vara slutförda. 4. Planerad rådgivning Internrevisionen har medverkat i två planerade s.k. rådgivningsuppdrag under 2010. Dessa har inte tidigare avrapporteras till styrelsen utan detta sker i stället här. 4.1 Intern styrning och kontroll Enligt myndighetsförordningen är ledningen, d.v.s. SLU:s styrelse, ansvarig inför regeringen och ska se till att verksamheten: bedrivs effektivt, bedrivs enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av EUmedlemskapet, redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt och att myndigheten hushållar väl med statens medel. SLU ska också ha en process för att säkerställa att universitetet med rimlig säkerhet fullgör sina uppgifter och mål enligt kraven i myndighetsförordningen. Detta framgår av förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll. Processen omfattar riskanalys, kontrollåtgärder och uppföljning. De tre momenten ska dokumenteras. 7

Ledningen ska också göra en bedömning i myndighetens årsredovisning av huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande. Internrevisionen har i enlighet med revisionsplanerna för 2008, 2009 och 2010 genomfört rådgivningsuppdrag inom området intern styrning och kontroll. Första gången SLU:s styrelse gjorde en bedömning av den interna styrningen och kontrollen var i årsredovisningen för 2008. Det året lämnade Riksrevisionen en rapport till styrelsen innehållande ett antal iakttagelser som rörde brister i universitetets arbete inom området. Under 2009 fortsatte SLU arbetet med intern styrning och kontroll, vilket resulterade i att Riksrevisionen inte lämnade någon rapport inom området i samband med årsredovisningen 2009. I enlighet med den av styrelsen beslutade anslagsfördelningen för 2011 har fakultetsnämnderna under hösten 2010, med stöd av ledningskansliet, genomfört riskanalyser inom sina respektive verksamheter. Även universitetsledningen, universitetsadministrationen, universitetsdjursjukhuset, biblioteket och egendomsförvaltningen gavs i uppdrag att genomföra riskanalyser som underlag för universitetets samlade riskanalys. En lägesrapport av dessa riskanalyser med undantag av universitetsledningen och egendomsförvaltningen lämnades till styrelsen den 15 december 2010. Internrevisionen ser positivt på det arbete som bedrivits särskilt som riskanalyser för första gång genomförts på samtliga fakulteter, universitetsdjursjukhuset och biblioteket. 4.2 Lokalförsörjning Internrevisionen hade under 2010 i uppdrag att arbeta med rådgivningsuppdrag inom lokalförsörjningsområdet. Inom ramen för detta arbete har revisionen dels följt de lokalärenden som behandlats i styrelsen och dels utarbetat en skrivelse ställd till rektor i januari 2010. 1 Av de råd som lämnas i skrivelsen framgår bland annat att SLU enligt LOU 2, vid större byggentreprenader är skyldig att i avtal förpliktiga berört företag, exempelvis Akademiska Hus, att följa LOU. SLU är även skyldig att försäkra sig om att så sker. Detta förhållande har även påpekats av Riksrevisionen. Skrivelsen behandlar även villkoren för att universitetet dels tecknar hyresavtal med rörlig ränta samt dels bygger upp fonder inom det balanserade kapitalet för att reducera effekterna av kraftiga hyreshöjningar p.g.a. rörlig ränta. Detta kan möjligen ifrågasättas då det knappast är i linje med riksdagens och regeringens intentioner att en myndighet ska ta ränterisker eller bygga upp kapital för att hantera dessa risker. Internrevisionen slutsats är att hyresavtal med rörlig ränta och fondering av balanserat kapital för att minska ränterisker inte strider mot gällande regelverk. Internrevisionen råder dock universitetsledningen att ta fram genomarbetade kalkyler, säkerställa god transparens samt att information om såväl räntevillkor som fondering lämnas i årsredovisningen. Om SLU får tillstånd av regeringen att teckna 20-årigt hyresavtal med Akademiska hus AB utifrån ett preliminärt avtal med fast ränta och därefter utarbetar ett slutligt avtal om rörlig ränta, rekommenderar internrevisionen att även det slutliga avtalet överlämnas regeringen och ESV för bedömning. 1 Dnr SLU 244-189/10 2 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling 3 kap 2 och förarbeten till paragrafen Prop. 2006/07:128 s. 314: Bestämmelsen innebär att den eller de upphandlande myndigheter som utger bidrag till ett privat företag för att utföra en sådan byggentreprenad... skall i avtal med företaget förpliktiga detta att följa bestämmelserna i denna lag och försäkra sig om att företaget följer avtalet. 8

I det avtal som SLU tecknat under 2010 om byggnation av VHC har Akademiska hus inte förpliktigats att följa LOU. Internrevisionen ska i enlighet med revisionsplanen för 2011 fortsätta stödja universitetsledningen i detta arbete. 5. Övrig verksamhet Internrevisionen kontaktas ofta av olika enheter inom universitetet när det gäller råd och stöd i olika frågor. Detta är en viktig del av internrevisionens verksamhet. Frågorna är ofta kopplade till tidigare granskningar. I övrigt berör frågorna ett stort spektrum såsom regler vid förmåner avseende gåvor och uppvaktning av anställda, intern och extern representation samt rese- och exkursionsförskott. Internrevisionen har även kontaktats i frågor som rör systemförvaltning, rutiner vid hantering av reseräkningar, revision av SIDA och EU-finansierade projekt samt upphandling. De råd som ges och den kunskap som inhämtas i samband med rådgivning inkluderas i den årliga riskanalys som internrevisionen genomför av verksamheten. Inom ramen för kontinuerlig kompetensutveckling och omvärldsbevakning har personalen bland annat deltagit ESV:s kurser för internrevisorer, föreningen Internrevisorernas kurser och årliga konferens samt det årliga mötet för det nordiska internrevisionsnätverket NIRUH som 2010 arrangerades av KI och KTH. Internrevisionscheferna vid KI, KTH, UU och SLU har tagit fram en mall till revisionshandbok som ska utgöra ett stöd i det avdelningsinterna arbetet. Lokal anpassning pågår och färdigställs under 2011. Internrevisionen vid SLU och Uppsala universitet samarbetar sedan i många år och samarbetet är framför allt inriktat på kvalitetssäkring. Detta är ett sätt för internrevisionen att leva upp till de krav på kvalitetssäkring av verksamheten i enlighet med internationell standard för internrevision. Som ett resultat av den gemensamma riskanalys som genomfördes hösten 2009 har internrevisionen utarbetat ett program för kvalitetssäkring och kvalitetsförbättring med titeln IKON internrevision för kvalitet och nytta. Under 2010 har särskild uppmärksamhet ägnats åt att ett av de förbättringsområden som identifierats i IKON; att förkorta granskningstiden utan att kvaliteten försämras. Arbetet har inte nått ställda mål utan kommer att fortsätta under 2011. ESV ska i en årlig rapport till regeringen analysera och bedöma statusen på statlig internrevision. Insamling av de uppgifter för 2009 som ligger till grund för den senaste rapporten skedde i en enkät som besvarades i februari 2010. ESV:s rapport listar SLU som en av tretton myndigheter med den högsta relativa poängen. Sammanlagt har 54 myndigheter bedömts. Motsvarande uppgifter för 2010 lämnas i februari 2011. En nyhet i år är att enkäten även kan användas som den årliga självutvärdering som internrevisionen ska göra enligt internrevisionsförordningen. Inga Astorsdotter Internrevisionschef Joakim Hedin Internrevisor 9