Sammanträdesprotokoll 19.4.2017 1 / 12 Sammanträdestid: Onsdagen den 19.4.2017 kl. 19.00 Sammanträdesplats: Församlingshemmet, Söderby 15 Sammanträdets öppnande 16 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 17 Val av sekreterare för sammanträdet 18 Val av protokolljusterare för mötet 19 Godkännande av föredragningslistan 20 Bestämmande av tid och plats för framläggande av protokoll 21 Församlingens samt gravvårdsfondens bokslut och verksamhetsberättelse för år 2016 Bilaga 2,3,4,5,6,7 + 9,10,11,12 22 Revisionsberättelse för räkenskapsperioden 2016 Bilaga 8 23 Beviljande av ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga för år 2016 24 Övriga ärenden till diskussion men ej till avgörande 25 Informationsärenden 26 Anvisningar för rättelseyrkande och besvär Bilaga 1 27 Sammanträdets avslutande KL 7 Kap 3 Då en vid församlingsval utsedd medlem av ett förvaltningsorgan tillfälligt är förhindrad att delta i ett sammanträde, skall han utan dröjsmål meddela härom till ordföranden för ifrågavarande organ. Sedan ordföranden meddelats av ifrågavarande medlem om hindret eller fått annat tillförlitligt besked härom, skall han kalla suppleanten i den förhindrades ställe. Detta meddelande i Lemland-Lumparlands församling kan också riktas till sekreteraren eller pastorskansliet. Martin Staf Kyrkofullmäktiges ordförande
2 / 12 Tid och plats: Församlingshemmet, Söderby Onsdagen den 19.4.2017 kl 19.00 Ordinarie medlemmar: Staf, Martin Gustafsson, Tryggve Fagerholm, Rainer Eriksson, Traute Williams, Birgitta Jonasson, Kjell Boman, Linda Lindgren, Bengt-Olof Lindqvist, Fredrik Ahlgren, Mikael Elvis Ackrén, Sture Sundblom, Gunnar Söderlund, Bo-Erik Suppleanter: Roberts, Bengt Övriga närvarande: Andersson Benny, kyrkorådets ordförande Andersson Inger, sekreterare Behandlade paragrafer: 15 27 Underskrifter Lemland 19.4.2017 Martin Staf Ordförande Inger Andersson sekreterare Protokolljustering: Lemland 19.4.2017 Linda Boman protokolljusterare Mikael Ahlgren protokolljusterare Protokollet framlagt till påseende i pastorskansliet under tiden 20.4.2017 18.5.2017.
3 / 12 15 Sammanträdets öppnande sförslag Kyrkofullmäktiges ordförande Martin Staf hälsar välkommen och öppnade sammanträdet. Kyrkofullmäktiges ordförande Martin Staf hälsade välkommen och öppnade sammanträdet. - - - - 16 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Beredning Kallellse till kyrkofullmäktige skall utfärdas senast en vecka före sammanträdet (KO 8:5). Kallelsen har varit uppsatt på församlingens anslagstavla från och med den 12.4.2017 och samma dag tillställts samtliga kyrkofullmäktiges medlemmar tillsammans med föredragningslistan. Kyrkofullmätige består av 13 medlemmar. Kyrkofullmäktige är beslutfört när över hälften av medlemmarna är närvarande (KL 7:4) sförslag Lagligheten konstateras samt förrättas namnupprop för konstaterande av beslutsfördhet. Lagligheten konstaterades samt förrättades namnupprop och konstaterades beslutsfördhet - - - - 17 Val av sekreterare för mötet sförslag Till sekreterare för mötet föreslås församlingens ekonomichef Inger Andersson Till sekreterare för mötet valdes ekonomichef Inger Andersson 18 Val av protokolljusterare för mötet Till protokolljusterare valdes Linda Boman och Mikael Ahlgren
4 / 12 19 Godkännande av föredragningslistan sförslag Till sammanträdets arbetsordning godkänns föredragningslistan med eventuella tilläggsärenden. En paragraf om val av protokolljusterare tillsattes som nummer 18. Till sammanträdets arbetsordning godkänns föredragningslistan med tillägg av paragraf 18 val ab protokolljusterare 20 Bestämmande av tid och plats för framläggande av protokoll sförslag Kungörs på pastorskansliets anslagstavla att protokollet ligger framlagt på pastorskansliet under tiden 20.4 18.5.2017 samt läggs på församlingens hemsida. Beslöts enligt förslag 21 Församlingens samt gravvårdsfondens bokslut och verksamhetsberättelse för år 2016 Bilaga 2 3 4 5 6 7 + 9 10 11 12 Beredning KR 15.2.2017 8 Lemland-Lumparlands församlings och gravvårdsfondens bokslut och verksamhetsberättelse 2016 Bilaga 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Beredning: Församlingens bokslut samt verksamhetsberättelse för år 2016 har färdigställts av ekonomichefen och sifferrapporterna inkommit från Kyrkans servicecentral. Bokslutet visar ett överskott på 2 359,52. Verksamhetskostnaderna ökade från föregående år med 5 315 och var då 586 726 och 99% av de budgeterade kostnaderna. Verksamhetsinkomsterna minskade med 46 062 och var då 50 417 och 64% av det budgeterade. Personalkostnaderna minskade med 10 596 och är inklusive lönebikostnader 389 272 (2015: 399 411 ). Fösamlingen hade vid år 2016 slut likvida medel 210 563 (2015: 209 666 ) och (2014: 265 777 ).
5 / 12 Församlingen har, efter ett år med lägre skatteinkomst än föregående år, igen redovisat en ökad skatteinkomst. Under 2016 har det influtit 635 553 euro i skatteintäkter vilket är 1 745 mindre än budgeterat. Inkomsterna från skogsbruket under året var 3 011. Budgeterat var 31 200 men en sen avverkningsavräkning betalades in först efter årsskiftet. Investeringar gjordes för 68 311 under år 2016 varav 14 255 är för asfalteringen av parkeringsplatserna vid pastorskansliet och Birgitta Kyrka. 28 299 för sakristians skåp och målningen av bänkarna och 6 890 för konserveringen av väggarna i Lemlands kyrka och 18 867 för målning ytterväggar på prästgården, etapp 1 Avskrivningarna ligger lite lägre än föregående år och är för år 2016, 44 830. Församlingen hade en skuld på 37 021,06e till Keva, pensionsanstalten. Den har betalats bort under året. Församlingens lån från Trobergs minnesfond har betalats bort med ränta, totalt 93 586,91 Församlingens ekonomi kan anses vara rätt stabil, men klarar dock inte av mycket stora investeringar eller svängningar. Tillgången på likvida medel är tillfredsställande. Gravvårdsfondens bokslut visar ett överskott på 1 452e vilket är 589 mindre än år 2015. Likvida medlen uppgår till 33 704 jämfört med föregående år 33 563. Personalkostnaderna är 1 965. Ekonomichefens beslutsförslag: Kyrkorådet godkänner verksamhetsberättelsen och bokslutet för Lemland-Lumparlands församling samt för gravvårdsfonden för år 2016 och förelägger det för revisorn för granskning samt överlämnar det därefter till kyrkofullmäktige för att fastställas. Det härmed godkända bokslutet visar ett överskott på 2 359,52. : Kyrkorådet godkände verksamhetsberättelsen med tillägg av tre stycken konserter i verksamhetsområdet Musik, samt några ändringar av tekninska karaktär vad gäller budgetjämförelser för driften, resultaträkningen och finansieringsanalysen. Kyrkorådet godkänner bokslutet för Lemland-Lumparlands församling samt för gravvårdsfonden för år 2016. Kyrkorådet förelägger det för revisorn för granskning samt överlämnar det därefter till kyrkofullmäktige för att fastställas. Det härmed godkända bokslutet visar ett överskott på 2 359,52. KR 22.3.2017 Bilaga 2, 3, 4, 5, 6, 7 22 Beredning: Efter Kyrkorådets möte den 15.2.2017, vid revisor Krister Rehns granskning, framkom ett fel i bokslutet. Felet handlar om outredda pensionskostnader från 2009 och fram till 2013 på
6 / 12 totalt 43 475. Denna summa togs i bokslutet 2015 upp som en reservering för kommande betalning på kontot 259000 övriga kortfristiga skulder, i balansen. Skulden till Keva landade efter vidare utredningar på 37 021 vilken är bortbetald under 2016. Vid bokningen för detta bokfördes inte skulden bort från kontot 259000 utan bokningen gjordes direkt i resultaträkningen. Detta gjorde att resultatet 2016 belastades två gånger. Nu är felet korrigerat i kontot 259000 och mellanskillnaden är intäktsförd i resultaträkningen. Detta gör att 2016 års bokslut visar ett överskott på 45 834 sförslag: Kyrkorådet godkänner det härmed rättade bokslutet, och verksamhetsberättelsen för år 2016 och förelägger det för revisorn för granskning samt överlämnar det därefter till kyrkofullmäktige för att fastställas. Det härmed av kyrkorådet godkända bokslutet visar ett överskott på 45 834. : Kyrkorådet beslöt enligt förslag. Kfmge 20 19.4.2017 Beredning Ekonomichefen föredrar ärendet och presenterar församlingens bokslut och verksamhetsberättelse för år 2016. Till bokslutet hör den sammanställda Balansboken som innehåller den skriftliga verksamhetsberättelsen med sammanställning av verksamheten under året, samt det ekonomiska utfallet för varje verksamhetsområde. I sifferdelen finns Balansräkning, Finansieringsanalys, Resultaträkning extern per konto, Resultaträkning jfr med föregående period, samt Utfallet för resultaträkningsdelen per verksamhetsområde. Församlingens bokslut för år 2016 har behandlats två gånger i Kyrkorådet. Under revisorns granskning efter första rådsmötet upptäcktes ett tekniskt fel i bokslutet, vilket efter korrigering gjorde att resultatet förbättrades. Resultatet för år 2016 visar efter revisionen ett överskott på 45 834. Verksamhetskostnaderna för år 2016 ökade från föregående år med 5 315 till 586 726 vilket är 99% av de budgeterade kostnaderna. Verksamhetsinkomsterna minskade med 46 062 till 50 417 vilket är 64% av det budgeterade. Detta beror på lägre inkomster från skogsbruket. Personalkostnaderna minskade med 10 596 och är inklusive lönebikostnader 389 272 (2015: 399 411 ). Fösamlingen hade vid år 2016 slut likvida medel 210 563 (2015: 209 666 ) och (2014: 265 777 ).
7 / 12 Gravvårdsfondens bokslut visar ett överskott på 1 452. Likvida medlen uppgår till 33 704 Personalkostnaderna är 1 965. Kyrkorådets beslutsförslag Kyrkofullmäktige fastställer församlingens verksamhetsberättelse och bokslut för räkenskapsåret 2016. Förvaring av de under denna paragraf behandlade dokumenten: Kyrkoarkiv/ Inbunden Balansbok 2016. Kustens IT-Central G:/ HT1 Förvaltning/ 1001010102 Kyrkofullmäktige Kyrkofullmäktige fastställde församlingens verksamhetsberättelse och bokslut för räkenskapsåret 2016. Förvaring av de under denna paragraf behandlade dokumenten: Kyrkoarkiv/ Inbunden Balansbok 2016. Kustens IT-Central G:/ HT1 Förvaltning/ 1001010102 Kyrkofullmäktige 22 Revisionsberättelse för räkenskapsperioden 2016 Ordförande föredrar revisionsberättelsen över 2016 års räkenskaper och förvaltning. Bilaga 8 Ekonomichefens beslutsförslag Kyrkofullmäktige antecknar sig revisionsberättelsen till kännedom. Kyrkofullmäktige antecknade sig revisionsberättelsen till kännedom 23 Beviljande av ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga för år 2016 Ordföranden föredrar ärendet. Ekonomichefens beslutsförslag Kyrkofullmäktige besluter att bevilja ansvarsfrihet åt de redovisningsskyldiga medlemmarna i kyrkorådet och de ledande tjänstemännen för räkenskapsåret 1.1.2016 31.12.2016 Kyrkofullmäktige beslöt att bevilja ansvarsfrihet åt de redovisningsskyldiga medlemmarna i kyrkorådet och de ledande tjänstemännen för räkenskapsåret 1.1.2016 31.12.2016
8 / 12 24 Övriga ärenden till diskussion men ej till avgörande 25 Informationsärenden Ungdomsarbetsledare Erika Santos har lämnat in avskedsansökan Willy Nordberg avgår med pension 31.5 Julia Norlander anställd som församlingsmästare från 1.4 Anhållan om utlåtande över uppförande av toalettbyggnad invid pannrummet på Lemlands begravningsplats, är skickad till Kulturbyrån Fyrens Marinas svar på bestridande av ersättningskrav 26 Anvisning om rättelseyrkande eller besvär Meddelas anvisning om rättelseyrkande eller besvär enligt bilaga 1. 27 Sammanträdets avslutande Ordföranden avslutar sammanträdet kl. 21.01
9 / 12 Lemland-Lumparlands församling Bilaga 1 ANVISNING OM RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING KFMGE 19.4.2017, 15 27 BESVÄRSFÖRBUD Grunderna för förbud I följande beslut får ändring enligt 24 kap. 5 kyrkolagen inte sökas genom kyrkobesvär och ansökningsförfarande enligt lagen om offentlig upphandling inte inledas enligt 5 1 mom. förvaltningsprocesslagen, eftersom beslutet endast gäller beredning eller verkställighet. Paragrafer 24 kap. 14 3 mom. kyrkolagen 5 2 mom. förvaltningsprocesslagen Enligt övrig lagstiftning får ändring inte sökas genom besvär i följande beslut. Paragrafer och grunder för besvärsförbud. I följande beslut som gäller upphandling får enligt 24 kap. 14 kyrkolagen ändring inte sökas genom kyrkobesvär på den grund att beslutet strider mot lagen om offentlig upphandling (1505/1992), om prövningen av ärendet hör till marknadsdomstolens behörighet. Paragrafer BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid I följande beslut får ändring sökas genom skriftliga besvär. Besvärsmyndighet och kontaktuppgifter: Helsingfors förvaltningsdomstol Besöksadress: Banbyggarvägen 5, 00520 Helsingfors Postadress: Telefax: 029 56 42079 E-post: helsinki.hao@oikeus.fi Kyrkobesvär, paragrafer Förvaltningsbesvär, paragrafer Besvärstid 30 dagar 30 dagar
10 / 12 Kyrkobesvär i underställningsmål I följande ärenden kan ändring sökas genom skriftliga besvär. Besvärsmyndighet och kontaktuppgifter: Domkapitlet i stiftet, paragrafer Besvärstid 30 dagar Besöksadress: Gymnasiegränd 2, Postadress: PB 30, 06101 BORGÅ Telefax: 019-585705 E-post: Kyrkostyrelsen, paragrafer 30 dagar PB 185 (Hamngatan 11), 00161 Helsingfors Telefax: 09-1802 350 E-post: kirkkohallitus@evl.fi 30 dagar Undervisningsministeriet, paragrafer PB 29 (Sjötullsgatan 10), 00023 Statsrådet Telefax; 09-135 9335 (registratorskontor) E-post: opmkirjaamo@minedu.fi Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet. Besvärsskrift Besvärsskriftens innehåll och undertecknande I besvärsskriften skall uppges: ändringssökandens namn och hemkommun postadress och telefonnummer, under vilka meddelanden om handläggningen av ärendet kan tillställas ändringssökanden det beslut i vilket ändring söks till vilka delar ändring söks i beslutet och vilka ändringar som yrkas de grunder på vilka ändring yrkas Ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet skall underteckna besvärsskriften. Om ändringssökandens talan förs av hans lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har uppgjort besvären, skall i besvärsskriften även uppges namn och hemkommun för denna person.
11 / 12 Bilagor till en besvärsskrift Till besvärsskriften skall fogas det beslut i original eller kopia i vilket ändring söks intyg över vilken dag beslutet har delgivits eller annan utredning över när besvärstiden har börjat de handlingar som ändringssökanden åberopar till stöd för sina yrkanden, om dessa inte redan tidigare har tillställts myndigheten. Ombudet skall till besvärsskriften foga en fullmakt, om han inte är advokat eller allmänt rättsbiträde. Inlämnande av besvärshandlingar Besvärshandlingarna skall inom besvärstiden tillställas den besvärsmyndighet som nämns i beslutet. Besvärshandlingarna kan på eget ansvar skickas per post eller genom bud. Till posten skall besvärshandlingarna lämnas i så god tid att de hinner fram sista dagen av besvärstiden före utgången av myndighetens öppettid. Anhängiggörande av ärende som gäller upphandling vid marknadsdomstolen A n v i s n i n g o m a n s ö k a n Anhängiggörande av ärende vid marknadsdomstolen Den som saken gäller kan anhängiggöra ärende vid marknadsdomstolen på den grund att det vid en upphandling har förfarits i strid med lagen om offentlig upphandling (1505/1992) eller med stöd av den utfärdade bestämmelser eller föreskrifter eller Europeiska gemenskapens lagstiftning eller Världshandelsorganisationens avtal om offentlig upphandling. Paragrafer Uppgörande av ansökan Ansökan skall göras skriftligen. Sökanden skall innan ansökan ges in till marknadsdomstolen skriftligen meddela upphandlingsenheten sin avsikt att anhängiggöra ärendet i marknadsdomstolen. Ansökan skall göras inom 14 dagar från det att en kandidat eller anbudsgivare skriftligen har fått del av sin uteslutning ur anbudstävlan och om grunderna för uteslutningen eller av anbudstävlans utgång och om grunderna för denna samt en skriftlig anvisning om hur ärendet kan anhängiggöras i marknadsdomstolen (anvisning om ansökan). Kandidaten eller anbudsgivaren anses, om inte något annat visas, ha fått del av uppgifterna och anvisningen om ansökan den sjunde dagen efter att handlingarna avsändes. Marknadsdomstolens kontaktuppgifter Ansökan skall tillställas marknadsdomstolen på adressen:
12 / 12 Postadress: PB 118, 00130 HELSINGFORS Besöksadress: Banbyggarvägen 5, 00520 Helsingfors Telefax: (09) 68 405 514 Tilläggsuppgifter Rättegångsavgift Enligt 3 lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/1993) uppbärs av ändringssökanden en rättegångsavgift på 80 euro i förvaltningsdomstol och 200 euro i marknadsdomstolen, om inte annat följer av lagens 6 och 7. Detaljerad besvärsanvisning / anvisning om ansökan fogas till protokollsutdraget.