Lemland-Lumparlands församling Kyrkofullmäktige 3/2019 Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 3/2019 Sammanträdesprotokoll / 11 Sammanträdestid: Onsdagen den kl Sammanträdesplats: Församlingshemmet, Söderby Ärendets nr Sammanträdets öppnande Sammanträdets laglighet och beslutförhet Godkännande av föredragningslistan Bestämmande av tid och plats för framläggande av protokoll Val av protokolljusterare Verksamhetsberättelse och bokslut för församlingen och gravvårdsfonden för 2018 Bilagor 2,3,4,5,6,7,8,9,10,11, Revisionsberättelse för räkenskapsperioden 2018 Bilaga Beviljande av ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga för år Val av revisor samt revisorssuppleant för räkenskapsperioden Bilaga Övriga ärenden till diskussion men ej till avgörande Informationsärenden Anvisningar för rättelseyrkande och besvär Sammanträdets avslutande KL 7 Kap 3 Då en vid församlingsval utsedd medlem av ett förvaltningsorgan tillfälligt är förhindrad att delta i ett sammanträde, skall han utan dröjsmål meddela härom till ordföranden för ifrågavarande organ. Sedan ordföranden meddelats av ifrågavarande medlem om hindret eller fått annat tillförlitligt besked härom, skall han kalla suppleanten i den förhindrades ställe. Detta meddelande i kan också riktas till sekreteraren eller pastorskansliet. Gun Styrström kyrkofullmäktiges viseordförande

2 2 / 11 Onsdagen den kl Tid och plats: Ordinarie medlemmar: Församlingshemmet, Söderby Wilhelms, Brage, ordf. Styrström, Tobias Styrström, Gun, viceordf. Ackrén, Sture Eskills, Karina Staf, Martin Gustafsson, Tryggve Lindgren, Bengt-olof Williams, Birgitta Boman, Linda Eriksson, Traute Järventaus, Anne x Söderlund, Bo-Erik Sjövall, Torolf Aspbäck, Tomas Suppleanter: Beckman, Torolf Roberts, Bengt Andersson, Henry Sundblom, Gunnar Ahlgren, Elvis Övriga närvarande: Andersson, Benny, kyrkorådets ordf. Andersson, Inger, ekonomichef Behandlade paragrafer: Underskrifter Lemland Gun Styrström Ordförande Inger Andersson Sekreterare Protokolljustering Lemland protokolljusterare protokolljusterare Protokollet framlagt till påseende i pastorskansliet under tiden Protokollutdraget Riktighet bestyrks på tjänstens vägnar. Lemland / 2019 Intygar: Benny Andersson, kyrkoherde

3 3 / Sammanträdets öppnande sförslag s viceordförande Gun Styrström hälsade välkommen och öppnade sammanträdet. 24 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Beredning Kallellse till kyrkofullmäktige skall utfärdas senast en vecka före sammanträdet (KO 8:5). Kallelsen har varit uppsatt på församlingens anslagstavla från och med den och samma dag tillställts samtliga kyrkofullmäktiges medlemmar tillsammans med föredragningslistan. består av 15 medlemmar. är beslutfört när över hälften av medlemmarna är närvarande (KL 7:4) sförslag Lagligheten konstateras samt förrättas namnupprop för konstaterande av beslutsfördhet. Mötet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört 25 Godkännande av föredragningslistan sförslag Till sammanträdets arbetsordning godkänns föredragningslistan med eventuella tilläggsärenden. 26 Bestämmande av tid och plats för framläggande av protokoll sförslag Kungörs på pastorskansliets anslagstavla att protokollet ligger framlagt på pastorskansliet under tiden samt läggs på församlingens hemsida.

4 27 Val av protokolljusterare/rösträknare 4 / 11 Beredning Protokollet justeras av två justerare, tillika rösträknare som sammanträdet väljer. Justerare väljs som justerar protokollet genast efter sammanträdet. Till protokolljusterare valdes Linda Boman och Tryggve Gustafsson 28 Församlingens och Gravvårdsfondens Verksamhetsberättelse och bokslut för år 2018 Bilagor 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, KR Församlingens bokslut samt verksamhetsberättelse och sifferrapporeter för år 2018 har 23 färdigställts av ekonomichefen. Bokslutet visar ett överskott på ,21. Verksamhetskostnaderna är och 94,9% av de budgeterade kostnaderna. Kostnaderna minskade från föregående år med Verksamhetsinkomsterna är och 125%. Dessa ökade med Personalkostnaderna minskade med och är inklusive lönebikostnader ( ) Församlingen hade vid år 2018 slut likvida medel ( ) Församlingen har för året redovisat lägre skatteinkomster än föregående år. Under 2018 har det influtit (2017: ) i skatteintäkter vilket är mer än budgeterat och 100,4% av det budgeterade. Inkomsterna från skogsbruket under året var Budgeterat var dvs 153% av det budgeterade inkom. Den stora summan och höga inkomstprocenten jämfört med budgeterat, beror på högre andel stocktimmer än beräknat samt bra pris. Investeringar gjordes för under år 2018 varav för renovering/byte av kök på Församlingshemmet Birgittagården. På toalettbygget på Lemlands gravgård har gjorts investeringar på Toalettbygget är dessvärre inte färdigställt under året utan beräknas bli klart i Maj Avskrivningarna ligger på nivå/något lägre än föregående år och är för år året Församlingens ekonomi upplever en årlig svag förbättring och kan anses vara stabil, men behöver fortsatt strama tyglar. Även tillgången på likvida medel är tillfredsställande och har förbättrats. Gravvårdsfondens likvida medel uppgår till jämfört med föregående år Inkomster för skötsel av gravar är och kostnader för blommor 438,00 Personalkostnaderna för Gravvårdsfonden är (arbetet görs av församlingsmästaren inom ordinarie tid och lön, och gravvårdsfonden betalar summan till församlingen) Inkomster Utgifter Resultat 201,80 Gravvårsfondens bokslut slutar med ett överskott på 201,80

5 Ekonomichefens beslutsförslag: 5 / 11 Kyrkorådet godkänner verksamhetsberättelsen och bokslutet för Lemland-Lumparlands församling samt för gravvårdsfonden för år 2018 och framlägger det för revisorn för kontroll, bokslutsanteckning och undertecknande. Det därmed godkända bokslutet överlämnas därefter till kyrkofullmäktige för att fastställas. Bokslutet visar ett överskott på ,21 : Kmfge Beredning: Ekonomichefen föredrar ärendet och presenterar församlingens bokslut och verksamhetsberättelse för år Till bokslutet hör den sammanställda Balansboken som innehåller den skriftliga verksamhetsberättelsen med sammanställning av verksamheten under året, samt det ekonomiska utfallet för varje verksamhetsområde. I sifferdelen finns Balansräkning, Finansieringsanalys, Resultaträkning extern per konto, Resultaträkning jfr med föregående period, samt Utfallet för resultaträkningsdelen per verksamhetsområde. Församlingens bokslut för år 2018 har behandlats i Kyrkorådet den Revisorns granskning gjordes den och Revisorn lämnade en ren Revisionsrapport. Resultatet för år 2018 visar ett överskott på Kostnaderna för verksamheten minskade från år 2017 med och är då Inkomsterna för verksamheten ökade med till Skogsinkomsterna var Investeringar gjordes för varav köksrenoveringen Personalkostnaderna minskade med och är inklusive lönebikostnader Fösamlingen hade vid år 2018 slut likvida medel Gravvårdsfondens likvida medel uppgår till jämfört med föregående år Inkomster för skötsel av gravar är Kostnader för blommor var 438,00 och personalkostnaderna för Gravvårdsfonden var (arbetet görs av församlingsmästaren inom ordinarie tid och lön, och gravvårdsfonden betalar summan till församlingen) Inkomster Utgifter Gravvårsfondens bokslut slutar med ett överskott på 201,80 Kyrkorådets beslutsförslag fastställer församlingens samt gravvårdsfondens Verksamhetsberättelse och Bokslut för räkenskapsåret Förvaring av de under denna paragraf behandlade dokumenten: Kyrkoarkiv/ Inbunden Balansbok Kustens IT-Central G:/ HT1 Förvaltning/

6 6 / Revisionsberättelse för räkenskapsperioden 2018 Bilaga 13 Ordförande föredrar revisionsberättelsen över 2018 års räkenskaper och förvaltning. Ekonomichefens beslutsförslag antecknar sig revisionsberättelsen till kännedom. 30 Beviljande av ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga för år 2018 Ordföranden föredrar ärendet. Ekonomichefens beslutsförslag besluter att bevilja ansvarsfrihet åt de redovisningsskyldiga medlemmarna i kyrkorådet och de ledande tjänstemännen för räkenskapsåret Val av revisor samt revisorssuppleant för räkenskapsperioden Bilaga 14 KR Val av revisor och revisorssuppleant för Beredning: Behörighetkravet på en församlingsrevisor är att denna behöver vara minst OFR. Revisor och revisorssuppleant väljs för samma period som kyrkofullmäktige. Lemland- Lumparlands församling skall då välja revisor och revisorssuppleant för mandatperioden Församlingens revisor under senaste period har varit BDO-Audiators OFR Krister Rehn, och hans suppleant OFGR, GR Tove Linström-Koli. Ekonomichefen har inbegärt offert för uppdraget. Audiator offererar den lagstadgade revisionen till priset /år exklusive resekostnader, vilka tillkommer. Revisionsuppdragets omfattning uppskattas till 1,5-2 revisionsdagar på årsnivå. BDO Audiator Ab är landets ledande revisionssamfund inom församlingsekonomin. BDO Audiator Ab hör till BDO-koncernen. En stor del av de finländska evangelisk-lutherska församlingsekonomierna är BDO Audiator Ab:s kunder. De skriver att de i revisionen

7 sförslag: naturligtvis följer branschens lagstiftning och standarder, god revisionssed, OFR-nämndens anvisningar samt metoder som deras eget bolags kvalitetsgrupp tar fram. BDO Audiator Ab utser för uppdraget till ansvarig revisor OFR Krister Rehn och till revisors ersättare OFGR, GR Tove Lindström-Koli. Ekonomichefen har goda erfarenheter av BDO Audiator Ab/Krister Rehn som redan har reviderat två års bokslut för församlingen. Kyrkorådet besluter att föreslå för kyrkofullmäktige att anta BDO Audiators offert från den / 11 Offerten omfattar lagstdgad revision enligt 15 Kap. 7-9 i kyrkoordningen, och utser till ansvarig revisor OFR Krister Rehn, och till revisors ersättare OFGR, GR Tove Lindstöm-Koli. Offertens pris är /år för 1,5-2 dagars revision. För övriga revisions- och tilläggsuppdrag överenskommes skilt. Resekostnader tillkommer. : Kfmge sförslag: omfattar Kyrkorådets beslut och antar därmed BDO Audiators offert från den : 32 Övriga ärenden till diskussion men ej till avgörande Inga övriga ärenden fanns 33 Informationsärenden Information om skolningen på lördag Anvisning om rättelseyrkande eller besvär Meddelas anvisning om rättelseyrkande eller besvär enligt bilaga 35 Sammanträdets avslutande Ordföranden avslutar sammanträdet kl

8 8 / 11 Bilaga 1 ANVISNING OM RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING KFMGE 3/ BESVÄRSFÖRBUD Grunderna för förbud I följande beslut får ändring enligt 24 kap. 5 kyrkolagen inte sökas genom kyrkobesvär och ansökningsförfarande enligt lagen om offentlig upphandling inte inledas enligt 5 1 mom. förvaltningsprocesslagen, eftersom beslutet endast gäller beredning eller verkställighet. Paragrafer 24 kap mom. kyrkolagen 5 2 mom. förvaltningsprocesslagen Enligt övrig lagstiftning får ändring inte sökas genom besvär i följande beslut. Paragrafer och grunder för besvärsförbud. I följande beslut som gäller upphandling får enligt 24 kap. 14 kyrkolagen ändring inte sökas genom kyrkobesvär på den grund att beslutet strider mot lagen om offentlig upphandling (1505/1992), om prövningen av ärendet hör till marknadsdomstolens behörighet. Paragrafer BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid I följande beslut får ändring sökas genom skriftliga besvär. Besvärsmyndighet och kontaktuppgifter: Helsingfors förvaltningsdomstol Besöksadress: Banbyggarvägen 5, Helsingfors Postadress: Telefax: E-post: helsinki.hao@oikeus.fi Kyrkobesvär, paragrafer 28 Förvaltningsbesvär, paragrafer Besvärstid 30 dagar 30 dagar 23-27, 29-32

9 9 / 11 Kyrkobesvär i underställningsmål I följande ärenden kan ändring sökas genom skriftliga besvär. Besvärsmyndighet och kontaktuppgifter: Domkapitlet i stiftet, paragrafer Besvärstid 30 dagar Besöksadress: Gymnasiegränd 2, Postadress: PB 30, BORGÅ Telefax: E-post: Kyrkostyrelsen, paragrafer 30 dagar PB 185 (Hamngatan 11), Helsingfors Telefax: E-post: kirkkohallitus@evl.fi 30 dagar Undervisningsministeriet, paragrafer PB 29 (Sjötullsgatan 10), Statsrådet Telefax; (registratorskontor) E-post: opmkirjaamo@minedu.fi Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet. Besvärsskrift Besvärsskriftens innehåll och undertecknande I besvärsskriften skall uppges: ändringssökandens namn och hemkommun postadress och telefonnummer, under vilka meddelanden om handläggningen av ärendet kan tillställas ändringssökanden det beslut i vilket ändring söks till vilka delar ändring söks i beslutet och vilka ändringar som yrkas de grunder på vilka ändring yrkas Ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet skall underteckna besvärsskriften. Om ändringssökandens talan förs av hans lagliga företrädare eller ombud eller om någon annan person har uppgjort besvären, skall i besvärsskriften även uppges namn och hemkommun för denna person. Bilagor till en besvärsskrift Till besvärsskriften skall fogas det beslut i original eller kopia i vilket ändring söks

10 10 / 11 intyg över vilken dag beslutet har delgivits eller annan utredning över när besvärstiden har börjat de handlingar som ändringssökanden åberopar till stöd för sina yrkanden, om dessa inte redan tidigare har tillställts myndigheten. Ombudet skall till besvärsskriften foga en fullmakt, om han inte är advokat eller allmänt rättsbiträde. Inlämnande av besvärshandlingar Besvärshandlingarna skall inom besvärstiden tillställas den besvärsmyndighet som nämns i beslutet. Besvärshandlingarna kan på eget ansvar skickas per post eller genom bud. Till posten skall besvärshandlingarna lämnas i så god tid att de hinner fram sista dagen av besvärstiden före utgången av myndighetens öppettid. Anhängiggörande av ärende som gäller upphandling vid marknadsdomstolen A n v i s n i n g o m a n s ö k a n Anhängiggörande av ärende vid marknadsdomstolen Den som saken gäller kan anhängiggöra ärende vid marknadsdomstolen på den grund att det vid en upphandling har förfarits i strid med lagen om offentlig upphandling (1505/1992) eller med stöd av den utfärdade bestämmelser eller föreskrifter eller Europeiska gemenskapens lagstiftning eller Världshandelsorganisationens avtal om offentlig upphandling. Paragrafer Uppgörande av ansökan Ansökan skall göras skriftligen. Sökanden skall innan ansökan ges in till marknadsdomstolen skriftligen meddela upphandlingsenheten sin avsikt att anhängiggöra ärendet i marknadsdomstolen. Ansökan skall göras inom 14 dagar från det att en kandidat eller anbudsgivare skriftligen har fått del av sin uteslutning ur anbudstävlan och om grunderna för uteslutningen eller av anbudstävlans utgång och om grunderna för denna samt en skriftlig anvisning om hur ärendet kan anhängiggöras i marknadsdomstolen (anvisning om ansökan). Kandidaten eller anbudsgivaren anses, om inte något annat visas, ha fått del av uppgifterna och anvisningen om ansökan den sjunde dagen efter att handlingarna avsändes. Tilläggsuppgifter Marknadsdomstolens kontaktuppgifter Ansökan skall tillställas marknadsdomstolen på adressen: Postadress: PB 118, HELSINGFORS Besöksadress: Banbyggarvägen 5, Helsingfors Telefax: (09)

11 11 / 11 Rättegångsavgift Enligt 3 lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/1993) uppbärs av ändringssökanden en rättegångsavgift på 80 euro i förvaltningsdomstol och 200 euro i marknadsdomstolen, om inte annat följer av lagens 6 och 7. Detaljerad besvärsanvisning / anvisning om ansökan fogas till protokollsutdraget.