Kvaliteten i redovisningen

www.pwc.se Revisionsrapport Anders Haglund Cert. kommunal revisor Ebba Lind Jenny Nyholm Kvaliteten i redovisningen Region Gotland

2016-04-15 Anders Haglund Projektledare Carin Hultgren Uppdragsledare Region Gotland 1 av 16

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 4 2.1. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål... 4 2.2. Revisionsmetod, revisionskriterier och avgränsning... 4 3. Granskningsresultat... 5 3.1. Styrande och stödjande dokument... 5 3.2. Följsamhet till kommunal redovisningslag och god redovisningssed... 5 3.2.1. Avsättningar och ansvarsförbindelser... 5 3.2.2. Materiella anläggningstillgångar... 6 3.2.3. Immateriella anläggningstillgångar... 6 3.2.4. Finansiella tillgångar och skulder... 7 3.2.5. Hyres- och leasingavtal... 7 3.2.6. Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar... 8 3.2.7. Derivat och säkringsredovisning... 8 3.2.8. Pensioner... 9 3.2.9. Övriga noteringar... 10 3.3. Redovisning av god kvalitet som ger den en rättvisande bild av verksamheten... 10 3.4. Det finns regler och riktlinjer för Region Gotlands redovisning och budgetering (inkl. ekonomihandbok)... 11 4. Bedömning och rekommendationer... 15 4.1. Avstämning mot kontrollmål... 15 4.2. Svar på revisionsfråga och rekommendationer... 15 Region Gotland 2 av 16

1. Sammanfattning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland genomfört en granskning av kvaliteten i redovisningen. Efter genomförd granskning är den sammanfattade bedömningen att Region Gotland i huvudsak tillämpar redovisningsregler på ett ändamålsenligt sätt. Dock noteras följande brister: Följsamhet till KRL och RKR avseende komponentavskrivning (RKR 11.4), hantering av likvida medel (RKR 18.1), hantering av försäkringsersättning (RKR 18.1 samt info från RKR 2012) samt periodisering av köpt utomlänsvård. Regler och riktlinjer för komponentavskrivning och hantering av leverantörsregister saknas. Vidare noteras att datumangivning saknas för flertalet anvisningar. Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi Regionstyrelsen att: Säkerställa att Region Gotland följer KRL och RKR:s rekommendationer och upplysningar. Anpassa redovisningen utifrån god redovisningssed avseende periodisering av köpt utomlänsvård och hantering av försäkringsersättning. Utföra en genomgång av operationella leasingavtal för att säkerställa att det inte finns leasingavtal som bör klassificeras som finansiella. Upprätta en dokumentation avseende regler och rutiner för komponentavskrivning och hantering av leverantörsregister. Revidera befintliga regler och rutiner i syfte att säkerställa dess aktualitet samt förse med datum. Region Gotland 3 av 16

2. Inledning Redovisningen är en viktig del av ekonomistyrningen. Redovisningens kvalitet och säkerheten i denna är av vital betydelse som underlag för beslutsfattande och för att förhindra oegentligheter. 2.1. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Granskningen syftar till att bedöma kvaliteten i redovisningen. Följande revisionsfråga ska besvaras: Tillämpas redovisningsregler på ett ändamålsenligt sätt i syfte att ge en rättvisande redovisning? För att besvara revisionsfrågan och därmed uppnå syftet med granskningen har vi utgått från följande kontrollmål: Följsamhet till kommunal redovisningslag och god redovisningssed. Redovisning av god kvalitet som ger den en rättvisande bild av verksamheten. Det finns regler och riktlinjer för Region Gotlands redovisning och budgetering (inkl. ekonomihandbok). 2.2. Revisionsmetod, revisionskriterier och avgränsning Granskningen baseras på intervjuer med ansvariga tjänstemän, dokumentgranskning samt stickprovskontroller avseende periodisering, fullständighet och korrekthet. Revisionskriterier utgörs av Kommunal redovisningslag, rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning samt Region Gotlands styrande och stödjande dokument. Granskningen inriktas på rutiner och kontroller som syftar till att säkerställa rätt periodisering, fullständighet och korrekthet. Region Gotland 4 av 16

3. Granskningsresultat 3.1. Styrande och stödjande dokument Inom ramen för granskningen har vi inhämtat och tagit del av följande dokument: Utkast årsredovisning 2015 Ekonomihandbok med tekniska anvisningar inför bokslut 2015 3.2. Följsamhet till kommunal redovisningslag och god redovisningssed I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisning och delårsrapport. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Enligt KRL ska bokföring och redovisning fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Om avvikelse görs från vad som följer allmänna råd eller rekommendationer från normgivande organ på det kommunala området ska upplysning om detta och skäl för avvikelsen lämnas. Ett antal lagrum med tillhörande rekommendationer har följts upp inom ramen för den här granskningen: Avsättningar och ansvarsförbindelser, materiella anläggningstillgångar, immateriella anläggningstillgångar, finansiella tillgångar och skulder, hyres- och leasingavtal, intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar, derivat- och säkringsredovisning samt pensioner. 3.2.1. Avsättningar och ansvarsförbindelser Redovisningsregler för avsättningar och ansvarsförbindelser finns i KRL 5:2 och 6:11 och RKR 10.2 Avsättningar och ansvarsförbindelser. Av dessa framgår att avsättningar ska göras i balansräkningen för skulder där ovisshet råder avseende förfallotidpunkt eller belopp om skulden avser en befintlig förpliktelse, om det är troligt att förpliktelsen medför ett utflöde av resurser och om förpliktelsens regleringsbelopp kan uppskattas på ett tillförlitligt sätt. Uppfylls inte rekvisiten uppfylls ska förpliktelsen betraktas som en ansvarsförbindelse vilket inte ska tas upp i balansräkningen. Av rekommendationen framgår att upplysningar ska lämnas avseende gjorda avsättningar och ansvarsförbindelser. Region Gotland har gjort avsättningar avseende pensioner och deponier. Avsättningarna beskrivs i not där uppgift finns om ingående värde, årets avsättningar, ianspråktaget belopp, nuvärdesuppräkning och beskrivning av förpliktelsens karaktär och förväntade löptid. Vidare lämnas uppgift i not om regionens ansvarsförbindelser och deras uppskattade finansiella värde. Region Gotland 5 av 16

Vår bedömning är att Region Gotland följer KRL och RKR i hanteringen av avsättningar och ansvarsförbindelser. Detta eftersom vi håller med i Regionens klassificering av förbindelserna i avsättningar respektive ansvarsförbindelser och notupplysningarna är tillräckliga. 3.2.2. Materiella anläggningstillgångar Redovisningsregler för materiella anläggningstillgångar finns i KRL 6:6 och 6:8 och RKR 11.4 Materiella anläggningstillgångar. Av dessa framgår att materiella anläggningstillgångar ska tas upp i balansräkningen till anskaffningsvärdet. Tillkommande utgifter för värdehöjande arbete men ej reparation och underhåll får läggas till anskaffningsvärdet. Avskrivning ska göras systematiskt under tillgångens nyttjandetid från att anläggningen är färdig att tas i bruk och komponentavskrivning ska tillämpas för de anläggningar där nyttjandetiden för anläggningens väsentliga komponenter skiljer sig. Vidare framgår av rekommendationen att ett antal upplysningar lämnas i not. Upplysningar lämnas i not i enlighet med RKR. Region Gotland avviker från rekommendation 11.4, vilket de även upplyser om i årsredovisningen i avsnitt redovisningsprinciper. Regionen påbörjar avskrivning för samtliga anläggningstillgångar förutom fastigheter först vid följande årsskifte. Detta medför att påbörjan av avskrivningen kan framskjutas upp till ett år vilket strider mot rekommendationen. Vidare avviker regionen från rekommendationen avseende komponentavskrivning vilket inte tillämpas fullt ut. Aktiveringar som gjorts under 2015 har gjorts med komponentindelning. Dock har inte befintliga anläggningar (2014 och äldre) komponentindelats vilket medför att det finns betydande osäkerheter i redovisningen av materiella anläggningstillgångar och avskrivningar. RKR:s normgivning medger en succesiv övergång till komponentredovisning vilket innebär att regionens hantering inte strider mot rekommendationen. Detta förutsätter dock att tillämpning kommer att ske fullt ut 2016. Regionen redovisar inte i årsredovisningen några beräkningar för att fastslå resultateffekten av att komponentavskrivning inte tillämpats fullt ut. Vår bedömning är att Region Gotland inte följer KRL och RKR till fullo avseende hantering av materiella anläggningstillgångar. Regionen lämnar upplysningar i not i överensstämmelse med RKR 11.4 men avviker mot bestämmelserna avseende när avskrivningar påbörjas och avseende komponentindelning och därmed avskrivning på respektive komponent. 3.2.3. Immateriella anläggningstillgångar Redovisningsregler för immateriella anläggningstillgångar finns i KRL 6:2 och 6:4 2 st och RKR 12.1 Redovisning av immateriella tillgångar. Av dessa framgår att immateriella tillgångar är icke-monetära och utan fysisk form som är avskiljbar och uppkommen ur juridiska rättigheter. Vidare framgår att utgifter för utveckling, men inte forskning, kan ge upphov till internt upparbetade immateriella tillgångar som tas upp i balansräkningen. Avskrivning ska göras systematiskt under tillgångens nyttjandeperiod från den tidpunkt då tillgången är färdig att tas i bruk. Vidare framgår av rekommendationen att ett antal upplysningar lämnas i not. Region Gotland 6 av 16

Vi bedömer att Region Gotlands hantering av immateriella anläggningstillgångar överensstämmer med KRL och RKR. Detta eftersom de immateriella anläggningstillgångarna kan styrkas via regionens anläggningsregister och upplysningar i not lämnas i tillräcklig utsträckning. 3.2.4. Finansiella tillgångar och skulder Redovisningsregler för finansiella tillgångar och skulder finns i KRL 2:8, 6:5-6 samt kap 9 och kap 10 och RKR 20. Redovisning av finansiella tillgångar och skulder. I dessa regleras klassificering och värdering av finansiella tillgångar och skulder. Vi har inte noterat några avvikelser från KRL och RKR i Region Gotlands hantering av finansiella tillgångar och skulder. 3.2.5. Hyres- och leasingavtal Redovisningsregler för hyres- och leasingavtal finns i KRL 6:1 och 6:3-5 och RKR 13.2 Redovisning av hyres-/leasingavtal. Av dessa framgår under vilka förutsättningar som hyres-/leasingavtal ska klassificeras som finansiell- eller operationell leasing samt hur de ska redovisas. I huvudsak innebär rekommendationen att ett leasingavtal ska klassificeras som finansiellt om de ekonomiska riskerna och de ekonomiska fördelarna relaterat till leasingobjektet övergår till leasingtagaren. Leasingavtal med en avtalstid på max tre år får, oavsett ovan nämnda klassificeringsregel, klassificeras som operationella leasingavtal. Vidare framgår av rekommendationen att ett antal upplysningar lämnas i not. Regionen har under 2015 övergått till leasingavtal med längre avtalstid än tre år för leasingbilar vilka utgör huvuddelen av regionens leasingåtaganden. De har i och med det omklassificerat berörda leasingåtaganden från operationella till finansiella. En översiktlig avstämning av klassificeringen av de finansiella leasingavtalen har gjorts genom en kontrollberäkning. Summan av nuvärdet för minimiavgifterna för leasingavtalen utgör 78 procent av baspriset för leasingobjektet. Mot bakgrund att majoriteten av leasingavtalen påbörjats före 2015 gör vi bedömningen att minimileaseavgifterna vid avtalets början översteg 80 procent av leasingobjektets verkliga värde. En översiktlig avstämning av klassificeringen av de operationella leasingavtalen har gjorts. Vi noterar bl.a. kaffemaskiner, datorer och hyrcisternskåp med avtalstider längre än fyra år. Vi ställer oss frågande till huruvida minimileasavgifterna vid avtalens ingång utgjorde mer än 80 procent av leasingobjektens verkliga värde och därmed bör klassificeras som finansiell leasing. Tillräckliga upplysningar har lämnats i not om både regionens finansiella och operationella leasingavtal. Vår bedömning är att Region Gotlands hantering av hyres-/leasingavtal i huvudsak är i enlighet med KRL och RKR. Region Gotland 7 av 16

3.2.6. Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar Redovisningsregler för intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar finns i RKR 18.1 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar. Av rekommendationen framgår att inkomster ska redovisas som intäkter då den kan beräknas på ett tillförlitligt sätt, med säkerhet kommer tillfalla kommunen och eventuella transaktionsutgifter hänförliga till inkomsten kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Uppfyller inte alla delar av inkomsten kriterierna ska de icke-uppfyllande delarna periodiseras som skuld. Vidare framgår att villkorade projektbidrag ska intäktsredovisas i takt med att villkoren uppfylls. RKR har 2012 kommit ut med en information som avser redovisning av försäkrings- och skadeståndsersättning m.m. I denna framgår att försäkringsersättning ska betraktas som ersättning för den eller de tillgångar som skadats eller förlorats och är inte hänförbar till den investering som krävs för att återställa eller återuppföra skadad eller förlorad tillgång. Intäkten ska således intäktsföras. RKR utkom i december 2015 1 med ett yttrande avseende redovisning av det särskilda statsbidraget med anledning av flyktingsituationen. Vi noterar att regionen har hanterat bidraget i enlighet med RKR, dock ska information om periodiseringen framgå av not till resultaträkningen, vilket saknas. Vår bedömning är att Region Gotland inte fullt ut följer RKR:s rekommendation och information. Följande avvikelser har noterats: Likvida medel på regionens bankkonto uppgående till 14,3 mnkr har felaktigt klassificerats som upplupen intäkt. Tillgångssidans totala värde påverkas inte av periodiseringen, dock redovisas ett för lågt värde av likvida medel. Vid uppföljning med kommunen framgår att felklassificeringen beror på en felaktig uppbokning. Då felet kan hänföras till en enskild uppbokning och beror på den mänskliga faktorn gör vi bedömningen att risken för framtida fel är relativt liten. Regionen har för åren 2009-2011 erhållit 31 200 tkr i försäkringsersättning avseende Garda skola. Beloppet upplöses med 1 mnkr årligen. Regionen har inte anpassat sin redovisning utifrån Rådets information. Förklaringen som ges är att hanteringsbeslutet togs innan Rådet utkom med informationen och därav gjordes en bedömning i enlighet med då rådande praxis. Regionen har därefter valt att behålla samma hanteringsförfarande för detta specifika ärende. Regionen uppger dock att nytillkomna ärenden kommer hanteras i enlighet med Rådets information. 3.2.7. Derivat och säkringsredovisning Redovisningsregler för derivat och säkringsredovisning finns i RKR 21 Redovisning av derivat och säkringsredovisning. Specifika lagregler saknas men KRL 6:5-6 och 1 Yttrande om redovisning och periodisering av statsbidrag som ges som tillfälligt stöd till kommuner och landsting för att hantera den rådande flyktingsituationen (december 2015) Region Gotland 8 av 16

kap 9 är tillämpliga. Av rekommendationen framgår hur derivat som inte används som säkringsinstrument ska redovisas och värderas samt hur säkringsinstrument ska redovisas och värderas. Säkringsförhållandets effektivitet ska löpande bedömas och ska ha en förväntad effektivitetunder hela säkringsperioden. Inför bokslutet 2015 kom RKR med ett förtydligande avseende rekommendationen med anledning av den låga räntan. Av förtydligandet framgår att säkringar i form av ränteswapar med negativ marknadsränta för lån med räntegolv på 0 procent ska upphöra. Värderingsdifferensen avseende den säkrade posten och säkringsinstrumentet som uppstår till följd av upphörandet av säkringsförhållandet ska kostnadsföras i resultaträkningen. Region Gotland har en upprättad säkringsdokumentation som redogör för regionens syfte med säkringen, vilken risk som säkras, den säkrade posten, samt de säkringsinstrument som används. Vidare så beskrivs säkringsförhållandet mellan den säkrade posten och säkringsinstrumenten, samt hur regionen avser bedöma säkringsförhållandets effektivitet. Region Gotland har säkringsinstrument, ränteswapar, för sina långfristiga lån. Region Gotland gör bedömningen att säkringsförhållandet är effektivt och vi instämmer i den bedömningen. Vi noterar att den genomsnittliga räntan för lånen inklusive ränteswapar uppgår till 2,74 procent varför vi bedömer att risken för att säkringsförhållandet skulle vara föremål för upphörande som mycket liten. Region Gotland har även derivat som inte används som säkringsinstrument. Dessa redovisas enligt lägsta värdets princip till anskaffningsvärde, vilket är i enlighet med rekommendationen. Vår bedömning är att hanteringen av derivat och säkringsinstrument i huvudsak är i enlighet med RKR. Vi noterar dock att tilläggsupplysning avseende vilken påverkan säkringsinstrumenten har haft på regionens resultaträkning under året saknas i not, vilket är avsteg från rekommendationen. 3.2.8. Pensioner Redovisningsregler för pensioner finns i KRL 5:4 och 6:11, RKR 2.1 Särskild avtalspension och visstidspension, RKR 7.1 Upplysning om pensionsförpliktelser och pensionsmedel och RKR 17. Värdering av och upplysningar om pensionsförpliktelser. Av RKR 2.1 framgår att särskild avtalspension ska redovisas antingen som skuld eller avsättning, att pension för visstidsförordnade eller förtroendevalda ska klassificeras som avsättning om utbetalning påbörjats eller med sannolikhet kan antas påbörjas och att pension för visstidsförordnade/förtoendevalda ska klassificeras som ansvarsförbindelse om utbetalning inte har påbörjats. De olika pensionsförmånsslagen ska specificeras i not. Vi bedömer att Region Gotland har redovisat pensionerna i enlighet med RKR 2.1 med undantag från att det i not saknas kompletterande information om antalet visstidsförordnanden och särskilda villkor som avviker från det normala. Region Gotland 9 av 16

Av RKR 7.1 framgår att upplysning ska lämnas i förvaltningsberättelsen om kommunens pensionsförpliktelse och pensionsmedelsförvaltning. I avsnittet finansiell analys i årsredovisningen lämnas uppgifter om avsättningar, ansvarsförbindelser, finansiella placeringar, tillgångsslag och avkastning på placeringarna, återlånade medel samt en beskrivning av årets förändring. Denna hantering överensstämmer med kraven i rekommendationen. Av RKR 17 framgår att pensionsförpliktelser som intjänats efter 1998 ska klassificeras som avsättning och att pensionsförpliktelse som intjänats före 1998 (och övriga pensionsförpliktelser) ska redovisas som ansvarsförbindelse. Värdering av pensionsförpliktelserna ska göras med RIPS07. Region Gotlands hantering av pensionsförpliktelser överensstämmer med rekommendationen. 3.2.9. Övriga noteringar Utöver granskade lagrum med tillhörande rekommendationer har vi noterat följande avsteg från god redovisningssed: Region Gotland köper utomlänsvård från Karolinska Universitetssjukhuset, vilket vid årsbokslutet redovisas som en upplupen kostnad. Vi noterar att regionen har en eftersläpning av bokföringen innebärandes att regionen redovisar kostnader som avser oktober 2014 till september 2015. Detta strider mot god redovisningssed och har påtalats för Regionen vid flertal tillfällen. 3.3. Redovisning av god kvalitet som ger den en rättvisande bild av verksamheten Inom ramen för granskningen har kontroll skett att kommunens förvaltningsberättelse avseende 2015 är i enlighet med KRL 9:2 och RKR 22. Nedanstående tabeller utgör resultatet av granskningen. Kontroll Händelser av väsentlig betydelse som inträffat under eller efter årsrapportens slut har rapporterats. Upplysningar om kommunens förväntade utveckling avseende ekonomi och verksamhet redovisas. Investeringsredovisning redovisas en samlad, men övergripande, redovisning. Bedömning Uppfyllt I respektive nämnds verksamhetsberättelse finns ett avsnitt om viktigare händelser. Vi noterar att det saknas en samlad förvaltningsberättelse för hela regionen. Vår bedömning är att detta som komplement skulle ge en bättre helhetsbild av regionen. Uppfyllt I respektive nämnds verksamhetsberättelse finns ett avsnitt om utveckling på sikt. Vi noterar att det saknas en samlad förvaltningsberättelse för hela regionen. Vår bedömning är att detta som komplement skulle ge en bättre helhetsbild av regionen. Uppfyllt Investeringarna beskrivs i ett eget avsnitt i årsredovisningen investeringar. Region Gotland 10 av 16

En redovisning av hur utfallet förhåller sig till den budget som fastställts för den löpande verksamheten (motsvarande driftredovisning). En bedömning av balanskravsresultatet utifrån helårsprognosen lämnas. Uppfyllt Det finns ett avsnitt i årsredovisningen budget och utfall där budget och utfall per verksamhet redovisas. Vidare redovisas nämndernas budget och utfall under respektive nämnds verksamhetsberättelse. Vi noterar att det saknas en samlad driftsredovisning för nämnderna. Vår bedömning är att detta som komplement skulle ge en bättre helhetsbild av regionen. Uppfyllt Balanskravsutredning görs i årsredovisningen i avsnittet finansiell analys. 3.4. Det finns regler och riktlinjer för Region Gotlands redovisning och budgetering (inkl. ekonomihandbok) Som ett led i granskningen har vi inhämtat styrande och stödjande dokument i region Gotland inklusive ekonomihandbok. Nedan presenteras och kommenteras de inhämtade dokumenten. Anläggningsredovisning Investeringar Avskrivningar Försäljning av anläggningstillgångar Redovisningskrav för IT-investeringar Rutin för begäran om finansiellt igångsättningstillstånd Kreditivränta Internränta (2014) Redovisningskrav för investeringsinkomster Regler om försäljning av regionens lösa egendom (2013-05-13) Av rutinerna framgår vilka inköp som klassificeras som investeringar och därmed får aktiveras. Aktiveringsgränsen är preciserad (1 PPB). Vidare framgår arbetsprocessen för igångsättandet av bygg- eller anläggningsprojekt som beräknas uppgår till mer än tre mnkr, försäljningsbefogenheter, tillämpade avskrivningstider, hur kreditiv och internränta beräknas och fastställs samt hur åtskillnad ska göras mellan drifts- och investeringsutgifter inom ett projekt (IT). Vi noterar att rutinerna inte innehåller rutiner för komponentavskrivning. Enligt uppgift från regionen pågår arbete med att ta fram riktlinjer för komponentavskrivning parallellt med att nya investeringar i fastigheter och tekniska anläggningar komponentredovisas. Region Gotland 11 av 16

Exploatering Exploatering av mark Anvisningar för redovisning och budgetering av markexploatering (2013-12-26) RS 27 (2014-01-24) exploateringsredovisning av markanvisningar (2014-01-24) Författningssamling för Region Gotland riktlinjer för markexploatering och försäljning av mark och fastigheter (2014-03-31 37) Av rutinerna framgår vad som klassificeras som exploateringsprojekt samt hur exploateringsprojekten ska redovisas (bl.a. uppgift om aktivitet, projekt, verksamhet och objekt). Fakturor/inköpskort/dags- och växelkassor Uppgifter för externfaktura Riktlinjer för fakturering, kravhantering och inkasso (2011) Kundfakturering Inköpskort Regler för inköpskort (2012-11-28) Användarhandledning First Card inköpskort pilotprojekt Ansökansblankett inköpskort First Card RS 10 (2013-01-30) Införande av inköpskort, med regler, inom Region Gotland (2013-01-30) Anvisningar för förskotts- och växelkassor (2012-11-29) Lathund för dagskassehantering Loomis Regler för hantering av kundfakturor finns. Det finns även tydliga regler för användning av inköpskort som behandlar bland annat privat användning och attestering. Vi noterar att särskilda regler för hantering av leverantörsfakturor saknas, men att det i riktlinjerna för attest framgår vilka regler som gäller avseende attest och kontroller vid leverantörsutbetalningar. Vidare saknas dokumenterade rutiner och regler avseende upplägg av leverantörer, hantering av leverantörsregister etc. Attest Attest Buntkontroll Riktlinjer för attest (2015-03-02 116) Regionstyrelsens delegationsordning (2015-11-25 356) Tillräckliga anvisningar för attest finns inom regionen. Av attestreglementet och delegationsordningen framgår bland annat attestanternas ansvar och befogenheter. Vidare finns attestregler och kontrollmoment för manuella utbetalningar. Region Gotland 12 av 16

Representation Checklista för redovisning av kostnader och moms för intern och extern representation (2013-01-17) Riktlinjer för representation, uppvaktning, minnesgåvor samt regler för flaggning (2009-11-23 151) Bilaga till riktlinjer för representation samt uppvaktning och utdelning av minnesgåvor (2014-09-22) Avdragsförbud och avdragsbegränsning Av riktlinjerna framgår vem som får representera och vad som klassificeras som representation samt konteringsanvisningar för avdragsgill/icke avdragsgill representation (moms). Hyra/leasing Tillämpningsanvisningar för hyres-/leasingavtal inom Region Gotland (2003-03-17) Av anvisningarna framgår regionens förhållningssätt till leasing samt vem som får besluta om leasingavtal. Moms Procentsatser avseende moms Momsredovisning Momsersättning till kommuner Av anvisningarna framgår hur regionens momshantering i skattefinansierad verksamhet och affärsmässig verksamhet ska hanteras och konteras. Vidare behandlas de tjänsteområden som är undantagna från momsplikten. Övrigt Arkivering av räkenskapsinformation Balanskonton Användarhandledning för upprättande av elektronisk balanskontospecifikation (2012-07-16) Förteckning över räkenskapsinformation inom Region Gotland Uppföljning (styrprocess) Systemdokumentation Gotland 2013 Av anvisningarna framgår Region Gotlands arkiveringshantering samt hur uppföljning (styrprocess) görs mellan nämnd och regionstyrelse. Vidare finns en tydlig systemdokumentation över redovisningssystemet vilket är i enlighet med KRL. Noteringar Region Gotland 13 av 16

Utifrån ovan redovisade dokumentgranskning noterar vi att det helt och hållet saknas rutiner och riktlinjer för hantering av komponentavskrivning samt till viss del för hantering av leverantörsfakturor och leverantörsregister. Vidare konstaterar vi att det för många av dokumenten saknas datum. Vi noterar även att ekonomihandboken inte finns som en samlad handbok utan samtliga dokument står att finna på regionens intranät. Mot bakgrund av detta bedömer vi att regler och rutiner för redovisning och budgetering i huvudsak finns i tillräcklig utsträckning förutom för komponentavskrivning och hantering av leverantörsregister. Region Gotland 14 av 16

4. Bedömning och rekommendationer 4.1. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Kommentar Följsamhet till kommunal redovisningslag och god redovisningssed. Redovisning av god kvalitet som ger den en rättvisande bild av verksamheten. Det finns regler och riktlinjer för Region Gotlands redovisning och budgetering (inkl. ekonomihandbok). Delvis uppfyllt Avsteg från KRL och RKR görs avseende komponentavskrivning (RKR 11.4) och hantering av likvida medel (RKR 18.1), hantering av försäkringsersättning (RKR 18.1 och info från RKR 2012) samt periodisering av köpt utomlänsvård. Uppfyllt Redovisningen ger en rättvisande bild av verksamheteten då upplysningar lämnas om väsentliga händelser, förväntad utveckling, investeringsredovisning, driftsredovisning samt balanskravsutredning. Delvis uppfyllt Regler och riktlinjer för redovisning och budgetering finns i tillräcklig utsträckning förutom för komponentavskrivning och hantering av leverantörsregistret. Vi noterar även att datumangivning saknas för flertalet anvisningar. 4.2. Svar på revisionsfråga och rekommendationer Tillämpas redovisningsregler på ett ändamålsenligt sätt i syfte att ge en rättvisande redovisning? Efter genomförd granskning är den sammanfattade bedömningen att Region Gotland i huvudsak tillämpar redovisningsregler på ett ändamålsenligt sätt. Dock noteras följande brister: Följsamhet till KRL och RKR avseende komponentavskrivning (RKR 11.4), hantering av likvida medel (RKR 18.1), hantering av försäkringsersättning (RKR 18.1 samt info från RKR 2012) samt periodisering av köpt utomlänsvård. Region Gotland 15 av 16

Regler och riktlinjer för komponentavskrivning och hantering av leverantörsregister saknas. Vidare noteras att datumangivning saknas för flertalet anvisningar. Utifrån genomförd granskning rekommenderar vi Regionstyrelsen att: Säkerställa att Region Gotland följer KRL och RKR:s rekommendationer och upplysningar. Anpassa redovisningen utifrån god redovisningssed avseende periodisering av köpt utomlänsvård och hantering av försäkringsersättning. Utföra en genomgång av operationella leasingavtal för att säkerställa att det inte finns leasingavtal som bör klassificeras som finansiella. Upprätta en dokumentation avseende regler och rutiner för komponentavskrivning och hantering av leverantörsregister. Revidera befintliga regler och rutiner i syfte att säkerställa dess aktualitet samt förse med datum. Region Gotland 16 av 16