Internrevisionen REVISIONSRAPPORT Christina Wannehag 2007-09-11 Dnr B5 30/07 Lena Danielsson FÖRSTUDIE CENTRUMBILDNINGAR
Bakgrund I den strategiska planen för 2007-2010 står det: Hög kvalitet på forskning och utbildning förutsätter öppenhet, dialog och samspel med omvärlden. Ett väl fungerande samverkansarbete skapar goda cirklar som ger kunskap till omvärlden och ett inflöde av nya idéer och kunskap. Göteborgs universitet har därför satt upp som mål att: o förbättra och utveckla dialogen och utbytet med omvärlden o aktivt bidra till demokrati, folkbildning och att kunskapen nyttiggörs Det är viktigt att det finns en intern miljö där ansvar och befogenheter samt regler och riktlinjer har definierats på ett klart och tydligt sätt kring de former som utvecklas avseende samverkan både inom universitetet och mellan olika universitet och externa parter. Syfte Syftet med förstudien avseende centrumbildningar har varit att få en översiktlig bild av: Intern miljö o vilket behov finns av olika centrumbildningar? finns det olika organisationsformer/modeller? o finns det övergripande regler och riktlinjer för dessa centrumbildningar? o vem har befogenhet att fatta beslut om att inrätta en centrumbildning? o hur ser chefsansvaret ut ansvar och befogenheter delegationsordning, roller? o finns avtal mellan Göteborgs universitet och olika centrumbildningar som reglerar verksamheten avseende ekonomi, personal, lokaler, utrustning, resultatet etc? Riskbedömning o har någon dokumenterad riskbedömning gjorts? Kontrollaktiviteter o vilka aktiviteter finns för att säkerställa att det finns tillräcklig intern styrning och kontroll avseende de centrumbildningar som bildas inom Göteborgs universitet? Information och kommunikation o hur sker styrning, ledning, uppföljning och rapportering? o hur sker information kring regelverk etc? Uppföljning/tillsyn o hur följs centrumbildningarna upp? o hur följs regler och riktlinjer upp? Metod och genomförande Förstudien har omfattat tre utvalda centrumbildningar. Dessa har valts ut med avseende på att de: o har olika tillhörighet i organisationen dvs direkt under rektor, direkt under dekan på fakultetsnivå samt direkt under prefekt på institutionsnivå o är olika stora ekonomiskt o hanterar externa medel i vissa fall o har olika omfattning av parter dvs både inom men även utanför universitetet o är olika med avseende på vem som ansvarar för den administrativa verksamheten 2(9)
Internrevisionen har utifrån ovanstående valt ut följande: o GMV Göteborgs miljövetenskapliga centrum direkt under rektor o Museion direkt under dekan (samhällsvetenskapliga fakulteten) o Lighthouse i samarbete med Chalmers direkt under prefekt (juridiska institutionen) Förstudien har genomförts med hjälp av intervjuer och studier av diverse dokument som avtal, delegationsordningar, redovisning, rapporter etc. Utgångspunkten för granskningen har varit COSO-modellen där intern styrning och kontroll består av fem komponenter: Internrevisionens sammanfattande iakttagelser Inledning Syftet med förstudien har inte varit att begränsa antalet centrumbildningar utan det har varit att lämna förslag till att förenkla och förtydliga strukturen för samverkan genom en lättöverskådlig och transparent myndighetsstruktur med tydliga kanaler för samverkan. Inom avdelningen för externa relationer inom gemensamma förvaltningen har ett arbete påbörjats för att få en överblick över de olika centrumbildningar som finns inom Göteborgs universitet. Tanken har också varit att utforma nya regler och riktlinjer. Ett utkast till riktlinjer upprättades under år 2005 men har ännu inte fastställts. Denna revisionsrapport har kommunicerats med rektor. Samtliga intervjuade har även haft möjlighet att kommentera rapportens innehåll och lämna synpunkter. Intern miljö Kriterier Med en god intern miljö menas att ledningen har skapat en kultur där samtliga anställda vet vilka regler (etik och moral, ansvar och befogenheter samt regler och riktlinjer) som gäller i fråga om intern styrning och kontroll. I detta sammanhang avses centrumbildningar. 3(9)
Iakttagelser - Kultur och miljö Inom Göteborgs universitet har centrumbildningar blivit ett samlingsnamn för olika organisationsbildningar. Begreppet centrumbildningar har inte klart definierats. Det är t ex oklart vad som är skillnaden mellan ett institut, forum, centrum eller annan enhet som har till uppgift att främja samverkan av olika slag. De centrumbildningar som finns har olika tillhörighet i organisationen dvs antingen direkt under rektor, dekan eller prefekt. Det är enligt internrevisionen svårt att få en överblick över de olika centrumbildningarna som finns inom Göteborgs universitet. På universitetets hemsida för centrumbildningar framgår att det finns 60 olika kompetens- och forskningscentra, men antalet är troligtvis större. Det är enligt vår uppfattning inte möjligt att precisera verksamhetens omfattning och storlek. Här används återigen ett nytt begrepp, kompetens- och forskningscentra, vilket gör att det är svårt att veta vad som menas. Internrevisionen har inte kunnat finna vad som krävs och är utmärkande för att inrätta en centrumbildning utanför den befintliga organisationsstrukturen t ex direkt under rektor, dekan eller prefekt och som har sin egen föreståndare och styrelse. De som har ingått i förstudien tycks vara permanenta och inte tidsbegränsade och borde kunna ingå i den ordinarie organisationsstrukturen. - Regler och riktlinjer Inom Göteborgs universitet råder oklarhet kring om det finns någon gällande övergripande gemensam policy och även riktlinjer avseende olika typer av centrumbildningar. Vi har inte kunnat finna någon handläggningsordning för inrättande av olika centrumbildningar. Styrelsen för Göteborgs universitet beslutade 1989-09-15 att fastställa Riktlinjer för centrumbildningar vid universitetet. Dessa riktlinjer finns inte tillgängliga för de anställda inom Göteborgs universitet varför internrevisionen ifrågasätter om de fortfarande gäller (bilaga 1). Vid samhällsvetenskapliga fakulteten har 2003-05-14 upprättats ett dokument som benämns Förslag till principer för fakultetsövergripande centrumbildningar placerade vid samhällsvetenskapliga fakulteten (bilaga 2). Internrevisionens slutsatser och frågeställningar Internrevisionen anser att det är viktigt att Göteborgs universitet centralt och på respektive fakultet har en samlad bild av vilka olika centrumbildningar som finns. Det bör även finnas kunskap om respektive organisations status, vilken typ av verksamhet det är, samt vilka ekonomiska och andra åtaganden som Göteborgs universitet har gentemot externa parter. Det bör finnas ett övergripande styrdokument fastställt av styrelsen kring hur och i vilken form verksamheten skall bedrivas. Det bör även upprättas regler och riktlinjer kring i vilka sammanhang en annan organisationsbildning än den befintliga organisationsstrukturen är lämplig, vem och var i organisationen beslut om inrättande sker, hur uppföljning och kontroll skall ske etc. 4(9)
Internrevisionen vill lyfta följande frågeställningar: o vad är syftet med att inrätta olika organisationsbildningar som är organiserade utanför den befintliga organisationsstrukturen inom en fakultet/institution vad gäller ansvar och befogenheter, styrning, ledning och uppföljning etc? Riskbedömning och kontrollaktiviteter Kriterier Med riskbedömning avses om ledningen gör en dokumenterad riskanalys för att kartlägga och analysera befintliga risker samt vidta åtgärder för att minimera dessa. Riskhantering handlar om att identifiera, bedöma och hantera risker, i detta fall avseende olika typer av centrumbildningar. Iakttagelser Internrevisionen har i denna förstudie inte kunnat finna någon dokumenterad riskanalys avseende olika centrumbildningar vare sig på universitetsövergripande nivå eller vid de besökta fakulteterna, institutionerna eller enheterna. Internrevisionen vill lyfta följande tänkbara risker avseende centrumbildningar: o oklarhet avseende ansvar och befogenheter vilket mandat har styrelse, styrgrupp, föreståndare i olika avseenden? o vilket ansvar och vilken delegation har centrumstyrelsen och föreståndaren i förhållande till den beslutsordning som gäller för de olika beslutsnivåerna inom Göteborgs universitet? o finns det skriftliga avtal alternativt överenskommelser i samtliga fall? o externa parter hur mycket skall de kunna påverka och styra? o ekonomiska risker hur fördelas kostnader och intäkter mellan parterna? o legala risker tex avseende LOU, tecknade ramavtal, arbetsmiljö? o är personalens organisatoriska tillhörighet tydligt reglerad? o är arbetsmiljöansvaret tydligt? o resultatet av samverkan vem äger resultatet? Internrevisionens slutsatser och frågeställningar Internrevisionen anser att det bör göras en dokumenterad riskanalys för att på ett effektivt sätt kunna hantera och minimera de risker som finns med inrättande av olika centrumbildningar. Internrevisionen vill lyfta följande frågeställningar: o hur hanterar Göteborgs universitet de risker som finns med olika centrumbildningar? o hur hanteras ev engagemang i t ex aktiebolag eller ideell förening som ska ha regeringens tillstånd enligt kapitalförsörjningsförordningen? o vilka kontrollaktiviteter bör finnas för att minimera de risker som finns? Information och kommunikation Kriterier När det gäller information och kommunikation är det viktigt att ledningen på olika nivåer säkerställer att den får den information som krävs för styrning, uppföljning, rapportering och förbättring av verksamheten i de olika centrumbildningarna. 5(9)
Iakttagelser - Universitetsövergripande nivå GMV, Göteborgs miljövetenskapliga centrum, är organisatoriskt placerat direkt under rektor både inom Göteborgs universitet och Chalmers och har således två huvudmän. Avtal är undertecknat år 2004 mellan huvudmännen. GMV har en årlig budget om ca 25 mnkr. Styrelsen för GMV består av representanter från Göteborgs universitet, Chalmers och externa parter. Föreståndaren och stf föreståndare ingår i styrelsen. Styrelsen har ingen arbetsordning utan deras arbete regleras i avtalet där det anges att sammanträde skall hållas minst två gånger per år samt att de skall utarbeta verksamhetsplan och budget. Föreståndaren rapporterar till rektor vid de båda lärosätena. Delegation finns till föreståndaren från Chalmers rektor men inte från rektorn på Göteborgs universitet. Kansliet är en stödfunktion och vissa medarbetare är anställda vid Chalmers och vissa medarbetare är anställda vid Göteborgs universitet. Organisationen måste hela tiden förhålla sig till två huvudmän. Rapportering och uppföljning sker regelbundet till rektor och förvaltningschef inom Göteborgs universitet men det finns inte dokumenterat hur detta skall ske. I avtalet framgår att kostnaderna skall fördelas med utgångspunkt i likadelning enligt årlig fastställd budget. -Fakultetsnivå Museion inrättades av rektor vid Göteborgs universitet 1999 som en särskild arbetsenhet inom Temanämndens ansvarsområde direkt under rektor. Genom ett nytt rektorsbeslut i juni 2003 överfördes arbetsenheten Museion till samhällvetenskapliga fakulteten. I detta beslut ingick att göra en översyn av Museions organisation. En översyn gjordes och en ny organisation trädde i kraft i januari 2004. I förslaget till ny organisation anges att det är viktigt att Museion behåller en organisatorisk självständighet och att ansvaret för arbetsenheten ligger på samhällsvetenskapliga fakulteten i samråd med humanistiska fakulteten. Det är oklart vad för sorts centrumbildning Museion är då den på hemsidan definieras som en institution och om den i dagsläget är permanent eller ej. Det framgår vidare att en styrelse bör inrättas och det definieras i dokumentet vad styrelsen skall besluta om. Museion har i dagsläget en föreståndare med prefektstatus samt en styrelse med representation från statens museer för världskultur. Museion har en årlig budget om ca 6 mnkr. Enligt föreståndaren saknas en delegationsordning för föreståndaren samt en dokumenterad beskrivning över hur styrning och uppföljning skall ske. Det kan dock konstateras att det enligt förslag till ny organisation framgår att styrelsens och föreståndarens uppgifter är de som anges i det nuvarande dokumentet arbets-, besluts-, och delegationsordning för samhällsvetenskapliga fakulteten. -Institutionsnivå Inom Lighthouse sker samverkan mellan Chalmers, Göteborgs universitet och näringslivet avseende forskning, utveckling och utbildning inom sjöfartens väsentliga frågeställningar. Avtal tecknades mellan Chalmers och Göteborgs universitet den 10 februari 2005 avseende samverkan. Den 15 december samma år tecknades avtal om samarbete och centrumbildning inom sjöfartsområdet häri regleras bl a parternas finansiella bidrag, ersättningar, varumärket, externa uppdrag, organisation och styrelse samt administration. Enligt vad internrevisionen förstår så har vissa parter tecknat avtal om att bidra med pengar och andra har gjort en avsiktsförklaring för 10 år framåt. Detta motsvarar ca 200 mnkr. Inom Göteborgs universitet är Lighthouse organisatioriskt 6(9)
placerad vid juridiska institutionen vid Handelshögskolan medan den administrativa verksamheten bedrivs vid Chalmers. Inom Lighthouse finns förutom en styrelse och föreståndare, en akademisk ledningsgrupp samt en samordnare (anställd vid Göteborgs universitet). Vid Handelshögskolan har för ändamålet inrättats ett forsknings- och utbildningsråd. Uppdrag och ansvarsområde har definierats för föreståndaren men för övriga grupper och personer har ansvar och befogenheter ännu inte definierats och dokumenterats. Ledningsgruppen består av föreståndaren, samordnaren och prefekten vid Chalmers vilka träffas en gång/månad. Samordnaren rapporterar till forsknings- och utbildningsrådet vid Göteborgs universitet. Enligt samordnaren går mycket tid åt till möten med olika grupper och personer. Inom Göteborgs universitet finns ingen uppföljning kring hur mycket tid totalt som Lighthouse tar i anspråk. Avtal har ännu inte tecknats med den enskilde forskaren för att säkerställa att det resultat som framkommer ägs av Chalmers alt Göteborgs universitet. Internrevisionens slutsatser och frågeställningar Internrevisionen vill lyfta följande frågeställningar gällande centrumbildningar direkt under rektor: o är det effektivt att ha vissa centrumbildningar direkt under rektor? o kan det uppstå oklarheter kring vilken huvudman som har huvudansvaret i olika avseende (se internrevisionens riskanalys)? o vilket ansvar och vilka befogenheter har styrelsen i GMV? o har föreståndaren vid GMV samma funktion dvs samma ansvar och befogenheter som dekanus vid Göteborgs universitet? o vilka risker finns med att hantera två organisationer? o hur hanteras styrning, ledning och uppföljning? o hur har uppföljning skett över åren avseende likadelning av kostnaderna? Internrevisionen vill lyfta följande frågeställningar gällande centrumbildningar direkt under fakulteten: o vad innebär det att vissa enheter hanteras av två fakultet gemensamt? var regleras det? o vad innebär det och vilka risker är det för organisationen att det finns oklarheter avseende vilken typ av centrumbildning Museion är? o vilka risker finns med en oklar och otydlig delegation eftersom arbetsenheten inte är en institution? o vilken risk finns med att det finns en otydlighet avseende styrning och uppföljning? Internrevisionen vill lyfta följande frågeställningar gällande centrumbildningar direkt under institutionen: o är Lighthouse en centrumbildning när finansiering har erhållits för 10 år? o vilken risk innebär det att ansvar och befogenheter inte definierats och dokumenterats ännu? o vilka konsekvenser kan det få för Göteborgs universitet att avtal inte tecknats med de enskilda forskarna avseende vem som äger resultatet? o varför görs ingen uppföljning kring hur mycket tid Göteborgs universitet totalt lägger på detta projekt utöver de pengar som har erhållits från näringslivet? 7(9)
Uppföljning och tillsyn Kriterier Häri innefattas de åtgärder som ledningen vidtar för att säkerställa att verksamheten fungerar på avsett vis, i det här fallet avses hur olika centrumbildningar fungerar och utvecklas. Iakttagelser I det förslag till principer för centrumbildningar som upprättats av samhällsvetenskapliga fakulteten framgår följande: Centrumbildningar skall utvärderas senast efter tre år, omprövas efter fem år Centrumbildningar är inte tänkta som permanenta enheter utan skall senast efter tre år utvärderas i förhållande till sitt uppdrag och omprövas senast efter fem år. Vissa centrumbildningar förväntas vara temporära i syfte att svara mot ett i tiden avgränsat behov, andra kan utvecklas till självständiga arbetsenheter/institutioner, som i så fall skall beslutas i särskild ordning. I Riktlinjer för centrumbildningar vid universitetet finns ingen liknande skrivning angående utvärdering och omprövning. Internrevisionens slutsatser och frågeställningar Internrevisionen anser att verksamheten i olika typer av centrumbildningar bör utvärderas regelbundet. Internrevisionen vill lyfta följande frågeställning: o är det en generell princip för Göteborgs universitet att sk centrumbildningar inte är tänkta som permanenta enheter? o skall olika typer av centrumbildningar utvärderas efter tre år? o vem skall ansvara för att utvärdering genomförs? hur skall utvärderingen genomföras? vem skall resultatet rapporteras till? Sammanfattande slutsatser och rekommendationer Internrevisionen anser att den interna styrningen och kontrollen bör förbättras vad gäller centrumbildningar vid Göteborgs universitet. Internrevisionen avser att följa det arbete som universitetet påbörjat för att stärka den interna styrningen och kontrollen avseende centrumbildningar och kommer därefter att ta ställning till om en fördjupad granskning bör ske. Internrevisionen vill lämna följande rekommendationer: Intern miljö o Göteborg universitet bör ha en samlad bild över samtliga centrumbildningar. Det bör för varje centrumbildning anges vilken typ av verksamhet det är samt vilka ekonomiska och andra åtaganden som Göteborgs universitet har gentemot externa parter. o Det bör finnas ett övergripande dokument fastställt av styrelsen som anger hur och i vilken form olika centrumbildningar skall bedrivas. Häri bör syftet för inrättande av centrumbildningar utanför den befintliga organisationsstrukturen anges. 8(9)
o Det bör även upprättas regler och riktlinjer kring när en annan organisationsbildning än den befintliga organisationsstrukturen är lämplig, vem som fattar beslut om inrättande av en sådan etc. Riskbedömning o En riskanalys bör upprättas på övergripande nivå och fakultetsnivå för att kunna hantera och minimera de risker som finns. o Det är viktigt att det klart och tydligt framgår vilket ansvar en föreståndare samt styrelse har i dessa centrumbildningar. Information och kommunikation o Det är viktigt att strukturen för styrning, ledning och uppföljning är klar och tydlig. Uppföljning och tillsyn o Det bör ske en regelbunden utvärdering av befintliga centrumbildningar. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Christina Wannehag tf Internrevisionschef 9(9)