Närvarande: Olle Persson, Karin Wikman, Jonas Carlquist, Gunni Öberg, Mats Almkvist Adjungerade: Ina Nordenström, Helen Hed, Anneli Åström, Ann-Louise Lindström 1. Slutsatser och erfarenheter av bibliotekets information om DiVA och parallellpublicering på institutionerna. 37 besök under ht-2010 och vt-2011. Sammanfattningsvis så har det fungerat mycket bra. Det har varit stort intresse och många frågor från institutionernas sida. Besöken har lett till utökade kontakter och en hel del följdfrågor från forskare och administratörer. 2. Regelbunden import av poster från Web of Science. För 2010 finns 1581 UmU-poster i WoS och 2386 forskningspublikationer i DiVA (1891 vetenskapliga artiklar och konferenspublikationer). Cirka 66% av publikationerna skulle kunna hämtas via WoS. Uppsala använder denna modell sedan 2010. De gör import från Web of Science varje måndag. Det tar 1-2 dagar för en person att komplettera posterna. Man lägger till tillhörighet och nationella ämneskategorier, men inte CAS. Man skickar heller inte ut någon fråga om fulltextartiklar för parallellpublicering. För Umeås del skulle vi även vilja lägga in CAS, och i förlängningen skicka mejl till författarna för att be dem lägga in fulltext för parallellpublicering. Biblioteket testar regelbunden import detta under hösten. Om testen faller väl ut så inför vi detta permanent från 2012. 3. Open Access-policy vid UmU Andra lärosäten: Chalmers har OA-policy rörande obligatorisk parallellpublicering av artiklar sedan 2010. Tittar man på 2010 så är det ca 10 % som finns som Open Access. Inte så mycket med andra ord. Vi insåg ganska snart att forskarna inte är så entusiastiska, därför tar vi hand om hela processen. Vi ber forskarna skicka in en författarversion till oss, så kollar vi förlagets policy, eventuell embargoperiod, skapar försättsblad om nödvändigt och laddar upp fulltexten. Av de där 10 procenten har merparten tillkommit efter att vi startade denna support. Tittar man på 2009 så är det ca 1,5 % som finns om OA, så man kan ändå se en effekt. Stockholms universitet har en rekommendation om parallellpublicering sedan 2007, men för 2010 har endast 74 av 2 150 refereegranskade artiklar parallellpublicerats (3,4 %). Även internationella studier visar på 10 15 % parallellpublicerade artiklar vid lärosäten som har ett beslut om obligatorisk parallellpublicering. UmU har (2010) 39 parallellpublicerade artiklar av 1 635, vilket gör 2,4 %.
Bör vi vid UmU införa en OA-policy även om vi sannolikt bara får in 10 20 % procent av möjliga artiklar? Med ett upptag på 10 20 % blir den extra arbetsinsatsen för UB inte så stor. Om förslag om OA-policy läggs fram så är det bra om dessa fakta är kända, så att förväntningarna på resultatet av policyn blir realistiska. Gruppen var enig om att en OA-policy för UmU vore bra. Universitetsbiblioteket tar fram ett förslag och konsekvensanalys. Förslaget kan sedan tas upp i biblioteksstyrelsen. 4. Examensarbeten, obligatorisk publicering? Bland annat Lund, SLU, KTH och en del av de mindre högskolorna har obligatorisk registrering och publicering av examensarbeten (publicering kan undantas av upphovsrätts- eller sekretesskäl). Handelshögskolan vid Umeå universitet har obligatorisk publicering av examensarbeten i DiVA sedan ett par år. Frågan har aktualiserats med anledning av att examensarbeten kommer att få en större roll vid utvärdering av utbildningar. Bör även Umeå universitet införa obligatorisk publicering av examensarbeten? Vilka fördela respektive nackdelar finns med obligatorisk publicering? Frågan kan delas upp i två delar: 1. Obligatorisk registrering av examensarbeten i DiVA. 2. Obligatorisk fulltextpublicering av examensarbeten i DiVA. Punkt 1 är ganska oproblematisk och bör vara ett naturligt första steg. Punkt 2 kan vara problematisk när examensarbetet är underlag till en framtida forskningspublikation, och undantag av upphovsrätts- eller sekretesskäl kommer alltid att behöva göras. Obligatorisk registrering av examensarbeten i DiVA tas upp som ett delförslag i förslaget till OA-policy. 5. Information och manualer om E-publicering på Bibliotekets webbsidor. Det finns nu nya och förbättrade manualer för registrering och e-publicering i DiVA. http://www.ub.umu.se/publicera/forskningspublikationer samt http://www.ub.umu.se/publicera/forskningspublikationer/importera-till-diva 6. Kvalitetshöjande åtgärder (dubblettrensning, Swepub-kontroll, information) Christoffer Lindström (tillfälligt anställd 110228-110428) har arbetat med kvalitetskontroll och bortrensning av 700 dubbletter i DiVA. Informationsmötena ute på institutionerna har också lett till större kunskap om och bättre inmatning av information i DiVA-systemet. Exporten till SwePub genererar felmeddelanden till biblioteket om poster är ofullständiga.
7. Föreslagna förbättringar i Infoglue-komponenten för presentationen av publiceringar på institutionernas webbsidor. Undertitel och tidskrift (namn, vol, nr, sid) kommer att läggas till på publikationslistorna. Det kommer också att bli möjligt att hämta publikationer för en grupp av personer genom att man i komponentens egenskap kan lägga till flera casid:n. Informationsenheten (UmU) ansvarar för arbetet med Infoglue. De försöker genomföra förbättringarna till nästa uppdatering den 25 maj. 8. Publiceringsdata i ledningsinformationssystemet Fokus. Publikationsrapporter på fakultets, institutions- och individnivå kommer att kunna hämtas ur Fokus. De första rapporttyperna beräknas vara klara i slutet av vt-2011. Olle Persson har arbetat med modellerna och underlagen, Mats Olsson i Uppsala gör programmeringen. 9. Vidareutveckling DiVA 2011-2012, huvudpunkter: Anpassning av DiVA till nationell formatöversyn av SwePub och rekommendationer från SUHF-gruppen Tillägg och justeringar av publikationstyper/innehållstyper Övergång till nya nationella ämneskategorier inkl. mappning av befintliga kategorier Implementation av norska listan för förlag (böcker, kapitel) Uppdateringsrutiner för norska listorna så att nya titlar läggs till kontinuerligt Vidareutveckling av parallellpublicering/försättsblad (arbetsgrupp + externt projekt finansierat av KB) Förbättrade funktioner för print-on-demand (arbetsgrupp) Implementation av format för icke-textbaserade och konstnärliga publikationer (enl. KB-projekt) Översyn av externt sökgränssnitt (arbetsgrupp) Anpassning till lärosätenas digitala arkiv (projekt UU) Utökad dubblettkontroll (typ matchning av titel) vid registrering 10. Registrering av publikationer som redaktör Möjligheten att i DiVA registrera sig som redaktör har lett till vissa oklarheter. Vi försöker tydliggöra för forskarna att DiVA är en publiceringsdatabas. Systemet är inte till för att registrera utfört arbete. Att all registrering ska utgå från något som man publicerat. 11. Dagstidningsartiklar Dagstidningsartiklar kan registreras i DiVA. De bör registreras under kategorin Övrigt (populärvetenskap, debatt, mm). 12. Registrering av konferenspublikationer
Idag registreras alla konferenspublikationer på samma sätt, man kan inte särskilja artiklar från abstracts eller posters. Förslag till förbättring i DiVA: Efter man valt konferenspublikation, bör man tvingas välja artikel eller abstract (poster). Om man till en konferenspublikation bifogar en artikel eller poster, men dessa inte finns publicerade någonstans kan man inte ange det. Förslag till förbättring i DiVA: Statusfältet (accepted, published, submitted m.m.) som finns under artikel bör även finnas för konferenspublikation. Det görs en hel del bristfälliga registreringar av konferenspublikationer. Exempel: Namn på konferensen oklart, ort saknas. Ingen koppling till någon publikation. Trots påstötningar så är det svårt att få in kompletterande information från författarna. Detta gör att det blir skräpposter i DiVA. Beslut: Att biblioteket i de mejl som skickas ut för att få in saknade uppgifter lägger till raden: Ofullständiga poster renas bort ur DiVA-systemet efter 30 dagar. 13. RSS Önskemål har inkommit om förbättrade uttagsmöjligheter för RSS-flöden. Ämneskategori, tidskrift och disputationsdatum vore önskvärt. Anneli har kontaktat DiVA-utvecklarna i Uppsala angående detta och följer upp ärendet. 14. Folder inför tryckning av avhandling Print & Media har tagit fram en ny folder Print & medias snabbkurs inför tryckning av doktorsavhandlingar. Biblioteket lägger till länkar till foldern från webbsidorna som rör publicering. 15. 24-25 maj så håller UB i ett nationellt DiVA-möte för de som jobbar med DiVA vid de 28 lärosäten som använder systemet. Förutom de ordinarie diskussionerna om utveckling och samordning så kommer Olle Persson kommer att hålla ett föredrag om bibliometri. Mats Almkvist /Anneli Åström
Bilaga: Institutionsbesök ht-2010 och vt-2011 TekNatfak Fakulteten 2010-10-27 Kemiska institutionen 2010-10-27 Fysik 2010-11-10 TFE - Tillämpad fysik och elektronik 2010-11-11 Fysiologisk botanik 2010-11-18 Ekologi-, miljö- och geovetenskap EMG 2010-11-24 Mat/Mat stat (tills m Informatik) 2010-11-02 UMF 2011-05-09 Humfak Idé- och samhällstudier 2011-01-21 Institutionen för språkstudier 2011-01-28 Samfak Institutionen för utbildningsvetenskap (TUV) 2010-12-02 Sociologi 2010-12-08 Pedagogiska institutionen 2010-12-10 UCGS 2010-12-15 Statvetenskap 2011-01-20 Informatik (tills m Mat/Mat stat) 2010-11-02 Kulturgeografi 2011-04-08 Psykologi 2011-05-12 Statistiska institutionen 2011-05-17 Medfak Medicinsk kemi och biofysik 2010-10-04 UCMM 2010-10-07 Odontologi 2010-10-13 Yrkesmedicin 2010-10-14 Allmänmedicin 2010-10-14 Farmakologi och klinisk neurovetenskap 2010-10-21 Strålningsvetenskap 2010-10-25 Sjukgymnastik 2010-10-27 Virologi 2010-10-29 Idrottsmedicin 2010-11-01 Medicinsk biovetenskap 2010-11-03 Kirurgisk och perioperativ vetenskap 2010-11-04 Medicinsk teknik (strålningsvetenskaper) 2011-01-25 Molekylärbiologi 2011-04-07 Institutionen för folkhälsa och klinisk medicin, Enheten för medicin 2011-04-28 Klinisk vetenskap 2011-05-09 Fakultetskanslierna 2011-04-15