POLICY FÖR REGISTRERING AV PUBLIKATION I DIVA

Transkript

1 POLICY FÖR REGISTRERING AV PUBLIKATION I DIVA Denna policy antogs vid avdelningen för Publiceringens Infrastrukturs (PI)möte Senas uppdaterad Frågor om registrering i DiVA: ep@ep.liu.se

2 Innehåll Vad är en publikation och vad är en arbetsuppgift?... 3 Radera eller byta ut publicerad publikation... 3 Organisationstillhörighet (Affiliation)... 3 Extern organisationstillhörighet (Affiliation)... 4 Nationell ämneskategori... 4 Översättning av befintlig publikation... 4 Tvåspråkig publikationstitel/översatt titel... 5 Ändra författarnamn... 5 Initialer i författarnamn... 5 Parallellpublicering... 5 Embargo... 6 Länk till Libris och WorldCat... 6 Libris... 6 WorldCat... 6 Guest Editor för en tidskrift... 6 Antologi (samlingsverk)... 7 Artikel i tidskrift... 7 Underkategori... 7 Addendum... 7 Comments/Commentary... 7 Correction... 8 Note... 8 Artikel-id, Artikelnummer... 8 Ska inte registreras... 8 Artikel, forskningsöversikt... 8 Artikel, recension... 8 Avhandlingar... 9 Bok... 9 Examensarbeten... 9 Kapitel i bok... 9 Konferensartiklar Proceedings Rapporter Statens Offentliga Utredningar (SOU) Typ av innehåll Artikel i tidskrift Bok, antologi (samlingsverk), kapitel i bok Konferensartikel, Proceedings, Poster Rapporter

3 Vad är en publikation och vad är en arbetsuppgift? DiVA är ett elektroniskt arkiv, en samlad ingång för publicerade publikationer av LiUforskare. Som publikation räknas ett arbete som forskaren deltagit i som författare. Som författare räknas inte medlemmar i arbetsgrupp (motsv.). DiVA är inte ett arkiv för arbetsuppgifter. Följande exempel räknas inte som publikation och ska inte registreras i DiVA: Artiklar med status manuskript, submitted och accepted (om artiklarna ingår i en avhandling ska de registreras som manuskript). Artiklar med status In Press, E-pub Ahead of print ska endast registreras om de har en fungerande DOI-länk. Docentföreläsning registreras inte, det är ingen publikation. Ett komplett nummer av en tidskrift där en forskare är Editor-in-Chief för tidskriften eller Guest Editor, (räknas inte heller som artikel i tidskrift, se även rubriken Artikel i tidskrift)? Presentationer, där forskaren deltagit som Chair eller Moderator på en konferens räknas inte som en publikation (se rubriken Konferensartiklar och Proceedings)? Anteckningar i patientjournaler. Undervisningsmaterial som inte är utgivet som läromedel och har ett ISBN. Radera eller byta ut publicerad publikation En redan publicerad publikation i fulltext kan inte bytas ut mot ny fulltext. Redaktionella korrigeringar inne i texten medges inte eftersom dateringen för det publicerade arbetet därmed blir oklar. Erratalista kan istället utformas och publiceras. Om det i efterhand visar sig att ett publicerat arbete innehåller så pass allvariga fel i t.ex. delar av text, tabeller, diagram etc. att slutsatserna inte stämmer med forskningsresultatet i övrigt, kan ny version publiceras tillsammans med den gamla. Versionsnummer ska anges på den nya publikationen. En redan publicerad publikation kan endast raderas om: det bryter mot upphovsrätten, det tillkommit på otillbörligt sätt (plagiat), sekretessbelagt arbetet publicerat av misstag eller om det bryter mot universitetets IT- och/eller etiska regler för e-publicering på webben. Organisationstillhörighet (Affiliation) I DiVA anges organisationstillhörighet för forskare knutna till LiU i ordningen avdelning och därefter fakultet (institution fylls automatiskt i om avdelning anges). Om forskaren är verksam på någon/några av de centrum eller institut anges organisationstillhörighet i ordningen avdelning, centrum/institut samt fakultet. Om avdelning är okänt anges institutionen. 3

4 Om forskaren är verksam även inom Region Östergötland anges Region Östergötland efter LiU med klinik (centrum fylls automatiskt i). Är klinik okänd anges centrum och är även centrum okänt anges endast Region Östergötlands som organisationstillhörighet. Extern organisationstillhörighet (Affiliation) Om forskaren är verksam vid LiU och LiU står angivet som andra lärosäte i artikeln eller lägre ska LiU anges först genom val ur listan Organisationstillhörighet. Om författaren utöver LiU tillhör annat lärosäte, statligt verk, företag eller annan organisation, anges det lärosätet i fältet för Annan organisation. Ange först LiU genom val ur listan och därefter det externa lärosätet i fältet för Annan organisation. Om författaren är verksam vid fler externa lärosäten separeras lärosäten med semikolon. Exempel: Lancaster University, UK ; University of Bristol, UK. Om institution motsv. är känt, lägg till det före lärosätets namn. Organisationstillhörighet för medförfattare, verksamma vid annat lärosäte, anges i fältet Annan organisation. Lägst uppgift i fältet är universitet och land som alltid ska anges. Exempel: Lancaster University, UK. Om institution (motsv.) är känt, lägg även till det före universitet. Nationell ämneskategori För varje publikation måste nationell ämneskategori fyllas i på minst nivå två. Det finns sex stycken huvudnivåer: Humaniora Lantbruksvetenskaper Medicin och hälsovetenskap Naturvetenskap Samhällsvetenskap Teknik och teknologier Publikationer i LiU:s publiceringssystem kommer att hämtas av den nationella publikationsportalen SwePub som i sin tur kommer att användas av forskningsfonder som t.ex. Vetenskapsrådet för utvärderingar och analyser. Därför måste fältet Nationell ämneskategori på minst nivå två fyllas i. Flera ämnesord kan kombineras med annat ämnesord så att det passar publikationens innehåll. Översättning av befintlig publikation En publikation, som är en översättning till annat språk än originalspråket, registreras som en ny post. Om översättning avser en bok måste ett ISBN finnas för att den översatta publikationen ska få en egen post. I övrigt får en översättning en egen post. Fulltexten ska inte publiceras för översättningen eftersom översättaren äger upphovsrätten till den översatta publikationen. Om ett underskrivet publiceringsavtal finns kan översättningen publiceras i fulltext. Om möjligt bör en länk skapas från den redan existerande artikeln till den översatta 4

5 artikeln, om den finns online, och till den svenska om även den finns online. Se detta exempel: För publikationstyperna bok, kapitel i bok, antologi och rapport finns möjlighet att lägga till ett extra block med information om upphovsman, t.ex. översättaren, genom att klicka på länken med texten Lägg till upphovsman direkt efter blocket med information om författaren. Om översättningen finns tillgänglig online på annat ställe, hämta uppgifter om abstract/sammanfattningen från översättningen efter originalabstract/sammanfattning. Tvåspråkig publikationstitel/översatt titel Om en publikation är skriven på t.ex. svenska men titeln är översatt till engelska, skrivs den svenska titeln som vanligt i fältet för titel. Översättningen av titeln anges direkt efter den svenska och skrivs inom hakparentes. Exempel: Är HbA1c 40 mmol/mol tecken på god diabetesvård? [Is HbA1c 40 mmol/mol a sign of good diabetes care?]. Om titeln är uppdelad i huvud- respektive undertitel anges översättningen i respektive fält inom hakparentes. Ändra författarnamn Namnändringar sker i allmänhet t.ex. vid byte från ett vanligt efternamn till mer ovanligt eller vid giftemål. Vid dessa tillfällen uppkommer frågan huruvida man bör lägga till eller ändra författarens namn på tidigare publicerade publikationer så att alla publikationer blir sökbara på båda namnen. Följande policy gäller om en författare: gift sig och lägger till ett extra efternamn ska institutionsadministratör utföra ändringarna och lägga till det nya efternamnet inom parentes i äldre publikationer, byter efternamn till ett nytt ska administratör på institutionen utföra ändringarna, på eget initiativ ändrar stavning på sitt namn, där stavningsändringen inte är bokförd på Skatteverket, ska i första hand uppgifterna i personalkatalogen gälla men för sökbarhetens skull hänvisa till institutionsadministratör som utför ändringen, efter ett namnbyte (t.ex. vid giftemål), där författaren på egen begäran ber att få ändra eller lägga till det nya namnet i publicerade publikationer kan institutionsadministratör göra ändringarna i publicerade artiklar och lägga till det nya namnet inom parentes efter det gamla. Initialer i författarnamn Om författarens förnamn är angivet med initialer men tillgång finns till fullständigt namn, ska det fullständiga namnet anges. Vissa författarnamn kan vara svåra att avgöra i vilket som är för- eller efternamn. Om osäkerhet råder, kontakta författaren (ordningen på namnen i personalkatalogen är ibland inte korrekt). Parallellpublicering Parallellpublicering innebär att göra en kopia eller originalet av en vetenskaplig publikation fritt tillgänglig i ett s.k. öppet arkiv (DiVA) i enlighet med forskningsfondernas direktiv om Open Access. Parallellpublicering kan ske även om forskningsfonden inte ställer några krav 5

6 på fri tillgänglighet av publikationen. För att öka synligheten bör alla publikationer parallellpubliceras i DiVA om det inte finns några upphovsrättsliga hinder. De flesta tidskrifter tillåter parallellpublicering men undantag finns. För mer information se vår sida om parallellpublicering. Embargo Flera förlag och tidskrifter tillämpar embargo som kan variera mellan sex upp till 24 månader innan artikeln kan parallellpubliceras. LiU räknar embargoperioden från det datum artikeln har publiceras och hit räkans även publiceringstypen epub ahead of print eftersom en artikel kan vara epub ahead of print upp till ett år eller längre. Länk till Libris och WorldCat Vid registrering eller kontroll av publikationstyperna Bok, Kapitel i bok och antologi, kontrollera om publikationen finns i Libris och WorldCat och länka till dessa enligt nedan. Libris Publikation som finns i Libris, använd länken som i Libris är åtkomlig under rubriken Länka till posten (se bild 1 nedan). Klistra in länken, markerat med blått i bilden, i fältet URL i DiVAposten och som Benämning på URL ange Find book at a Swedish library/hitta boken i ett svenskt bibliotek. Länken enligt bild 1 är att föredra eftersom den även fungerar för Kapitel i bok registrerade i Libris. Se detta exempel för Kapitel i bok med länk till Libris: Bild 1. Länk till Libris. WorldCat Kontrollera om boken finns tillgänglig via WorldCat genom att klistra in ISBN i nedanstående exempel på länk. Länken fungerar både med eller utan bindestreck i ISBN. Klistra in länken i fältet för URL i DiVA och i fältet Benämning på URL ange Find book in another country/hitta boken i ett annat land. Guest Editor för en tidskrift Om en forskare varit Guest Editor för ett specialnummer i en tidskrift och vill registrera det i DiVA, ska specialnumret registreras som Antologi (samlingsverk), där forskaren är 6

7 redaktören. Typ av innehåll anges som Refereegranskat. Om specialnumret har fler än en gästforskare som Guest Editor ska samtliga registreras som redaktörer. Antologi (samlingsverk) Antologier eller samlingsverk innehåller kapitel, skrivna av olika författare och som är sammanställda av redaktör(er). Redaktörerna ska anges i den ordning de står på omslaget/titelsidorna. ISBN och förlag (om antologin är förlagsutgiven) måste fyllas i. Artikel i tidskrift Om publikationen endast har ett ISSN ska den registreras som artikel i tidskrift. Om publikationen har ett ISSN och ett ISBN ska den registreras som konferensartikel. Notera att konferensartikeln även kan ingå i en serie. Författare i en artikel registreras i den ordning de står angivna i den publicerade artikeln. Endast de som är angivna som författare ska registreras. Olika forskargrupper med benämningarna Co-authorship, Working Groups, Group Authors, Collaborators och Additional Authors ska inte registreras som författare utan dessa namn anges i fältet för anmärkning. Underkategori För artikel i tidskrift finns fyra olika underkategorier: Meeting abstract, Editorial material, Letter samt Dagstidning/nyhet. Av dessa ska inte Meeting abstract registreras över huvud taget. Meeting abstracts är individuella abstracts för presentation vid möten, konferenser, seminarier, workshops, round table eller andra vetenskapliga sammankomster. Editorial material är en artikel, i vilken man har synpunkter/åsikter om artikelns redaktörer eller förlaget. Letter är brev till tidskriftens redaktör med synpunkter/åsikter om innehållet i en artikel. Dagstidning/nyhet är artikel publicerad i en periodiskt utgiven vecko eller månadstidskrift eller dagstidning som inte klassas som recension. Addendum Addendum är ett tillägg till en tidigare publicerad artikel. Addendum registreras som Artikel i tidskrift med full referens inklusive DOI (om sådan finns) i anmärkningsfältet till vilken artikel Addendum härör. Texten Article Addendum to följt av kolon ska stå före referensen. Exempel: Article Addendum to: H Appelqvist, P Waster, I Eriksson, I Rosdahl, K Ollinger. Lysosomal exocytosis and caspase-8-mediated apoptosis in UVA-irradiated keratinocytes. Journal of Cell Science 2013; 126: DOI: /jcs Klicka på artikelns titel ovan för att se posten. Comments/Commentary Comments/Commentary är kommentarer till en artikel publicerad av annan författare i en vetenskaplig tidskrift och ska registreras som Artikel i tidskrift med underkategorin Editorial material. I fältet för titel skrivs: Comments: inklusive kolon, följt av artikelns titel. I slutet av titeln, inom parentes, skrivs i vilken ursprunglig volym och nummer artikeln är publicerad i samt sidor följt av år. Exempel: Comments: The symptomatic profile of panic disorder is 7

8 shaped by the 5-HTTLPR polymorphism (vol. 33, p 1479, 2009). Typ av innehåll anges som Övrigt vetenskapligt. Correction Correction är fel som upptäckts i den nyligen publicerade artikeln och innehåller korrigerade uppgifter av den egna artikeln, där korrigeringen publicerats i tidskriften som en separat artikel. Dessa artiklar ska registreras i DiVA som Artikel i tidskrift utan underkategori. I fältet för titel skrivs Correction: inklusive kolon, följt av artikelns titel. I slutet av titeln, inom parentes, skrivs i vilken ursprunglig volym och nummer artikeln är publicerad i samt sidor följt av år. Exempel: Correction: The symptomatic profile of panic disorder is shaped by the 5-HTTLPR polymorphism (vol. 33, p 1479, 2009). Typ av innehåll anges som Övrigt vetenskapligt. Note Note är en artikel som omnämner eller anmärker på en publicerad artikel i ett specifikt ämne. Dessa registreras som Artikel i tidskrift men underkategorin Letter. Framför titeln anges Note: inklusive av kolon. Exempel: Note: The symptomatic profile of panic disorder is shaped by the 5-HTTLPR polymorphism (vol. 33, p 1479, 2009). Typ av innehåll anges som Övrigt vetenskapligt. Artikel-id, Artikelnummer Om den publicerade artikeln saknar sidintervall t.ex men har ett Artikel-id eller Artikelnummer, ska det anges i fältet Artikel-id. Ska inte registreras Tre publikationstyper ska inte registreras som artikel i tidskrift utan under kategorin Övrigt: Kompendium: Läromedel: En sammanställning av kurslitteratur eller utdrag av sidor eller kapitel ur annan kurslitteratur som samlats till ett kompendium. Kurslitteratur eller läromedel som inte publicerats som bok eller antologi, som saknar ISBN och inte kan redovisas som kompendium. Artikel, forskningsöversikt En forskningsöversikt är ett arbete där författaren söker fram och läser om tidigare och pågående forskning inom ett visst avgränsat forskningsområde som sedan redovisas genom att skriva en forskningsöversikt. Artikel, forskningsöversikt är en egen publikationstyp i DiVA och endast forskningsöversikter ska registreras under denna publikationstyp. Som forskningsöversikt räknas inte litteratursammaställning eller litteraturgenomgång. Artikel, recension Under denna publikationstyp publiceras recensioner av t.ex. film, litteratur, musik, opera eller teater. Recensionerna kan vara införda i dagspress, tidskrift inom ämnet som recenseras. En recension kan även publiceras i internetbaserade tidskrifter. En recension ska inte registreras som artikel i tidskrift. 8

9 Avhandlingar Avhandling, skriven av LiU-forskare och framlagd vid annat universitet än LiU, registreras som avhandling i DiVA med notering i anmärkningsfältet att det är en avhandling framlagd vid annat universitet, datum samt universitetets namn. Avhandlingar skrivna och framlagda på annat lärosäte, där LiU-forskare varit handledare eller opponent registreras som avhandling i DiVA. LiU-ID för handledaren kan anges dels i författarens fält för användarnamn och dels i samma fält under kategorin handledare så att posten visas vid listning av publikationer på LiU-ID. I anmärkningsfältet anges var avhandlingen är framlagd samt datum och handledarens namn. OBS att tryckåret inte ska anges som År i DiVA utan År är disputationsåret. Bok Bok är en publikation med ett ISBN och utgiven av ett förlag eller motsv. Saknas ISBN registreras den som Övrigt? I tveksamma fall kontrollera med LIBRIS eller Library of Congress. En tryckt bok, som även är utgiven som ebook och/eller som CD-skiva, ska utgåvan registreras som en publikation om titeln är exakt densamma för samtliga utgåvor. Om titeln avviker (kontrollera att det verkligen är korrekt titel eller om titeln är olika) får de olika utgåvorna en egen post. I båda fallen anges i fältet för ISBN publiceringsformen efter ISBN. Exempel: Tryckt utgåva (Print), ebook för elektronisk utgåva: (ebook) CD för CD-Skiva: (CD). Om titeln avviker och publikationen får egen post, lägg en länk mellan posterna via fältet för URL. Se denna publikation som exempel: Kompendium registreras som bok om ISBN finns. Om ISBN saknas registreras den som Övrigt. Examensarbeten Exjobb framlagda vid annat universitet, där författaren vill registrera metadata (med eller utan fulltext) på LiU för att ingå i publikationslista, registreras som Rapport med information i anmärkningsfältet om exjobbets/uppsatsens nivå (kandidat, magister eller master), antal poäng samt ämne/kurs. Kapitel i bok Som Kapitel i bok registreras publikationer som ingår i en antologi, bokserie, rapport med flera kapitel eller motsv. Det måste finnas ett ISBN. Bokens titel, som kapitlet ingår i, ska alltid anges. 9

10 Konferensartiklar Vid registrering av konferensbidrag måste underkategori väljas ur listan: Publicerat paper, där artikeln är publicerad i en proceeding, bok, antologi eller motsv. refereegranskad publiceringsform och anges som Refereegranskad, Poster (med eller utan abstract) anges som Övrigt vetenskapligt, Enbart muntlig presentation anges som Övrigt vetenskapligt samt Muntlig presentation med publicerat abstract anges som Övrigt vetenskapligt. Konferensens namn, plats och datum ska alltid registreras. Det måste gå att härleda en konferens. Meeting Abstract ska inte registreras i DiVA. Om Proceedingen för en konferens utkommer året efter eller senare konferensen ägt rum, ska proceedingens utgivningsår gälla för konferensartikeln. Konferensens namn och år framgår i konferensartikeln. Det ska således inte finnas två poster för konferensartikeln; en post när konferensen ägde rum och en post när proceedingen gavs ut. Om publikationen har ett ISSN och ett ISBN ska den registreras som konferensartikel. Notera att konferensartikeln även kan ingå i en serie. Om publikationen endast har ett ISSN ska den registreras som artikel i tidskrift. Konferensartiklar och proceedings som ingår i serien Lecture Notes in Computer Science, Lecture Notes in Mathematics och Lecture Notes in Applied and Computational Mechanics ska registreras som konferensbidrag. Dessa serier är bokserier på SpringerLink och har både ett ISSN och ett ISBN. Bokseriernas namn kan väljas ur listan för Serier i DiVA. Presentationer, där forskaren deltagit som Chair eller Moderator på en konferens ska inte registreras i DiVA. Detta räknas som en arbetsuppgift. Om konferensartiklarna är utgivna på en CD med ISBN, räknas den som publicerad i Proceeding. Om konferensartiklarna är utgivna på en CD utan ISBN ska dessa registreras som konferensbidrag men inte som Proceeding. En konferensartikel som inte går att verifiera/härleda ska inte registreras. Proceedings Konferensartiklar publiceras ibland som Proceedings med, antingen alla på konferensen presenterade artiklar eller ett urval av de presenterade artiklarna. En proceeding har också ett ISBN och kan ges ut i tryckt format och/eller som CD och/eller på USB-minne. I alla tre fallen ska ISBN anges med publiceringsformen inom parentes. Exempel: Print för tryckt utgåva (Print) CD för CD-Skiva: (CD) USB för USB-minne: (USB) Om titeln avviker mellan de olika utgivningsformerna, får publikationerna egna poster. Lägg en länk mellan posterna via fältet för URL. Se denna publikation som exempel: 10

11 Rapporter Som Rapport registreras en publikation om den ingår i en serie som tydligt anger att detta är en rapportserie. Om inte publikationstypen rapport anges men att den ingår i en rapportserie registreras dessa som rapport. Om det uttryckligen står rapport i publikationen men den ingår inte i en rapportserie registreras dessa som rapport (undantag är SOU se rubrik nedan). Om det inte står rapport i publikationen eller det framgår inte om den ingår i en rapportserie och det finns inget ISBN dvs. en lös publikation ska dessa registreras som rapport. Statens Offentliga Utredningar (SOU) Statliga utredningar i serien Statens Offentliga Utredningar (SOU) kan registreras under publikationstyperna Bok, Kapitel i bok eller Samlingsverk (antologi) beroende på hur utredningen är utformad och vilken roll författaren har haft. Om det tydligt framgår i utredningen, att den är skriven av endast en författare ska utredningen registreras under publikationstypen Bok. Om utredningen är indelad i kapitel och det i varje kapitel tydligt finns angivet författare, registreras avsnittet som Kapitel i bok. Har utredningen en eller flera redaktörer angivet registreras utredningen som Samlingsverk (antologi). I det fall det inte finns angivet i utredningen, vare sig författare eller redaktör(er) utan den är skriven av flera författare som tillsammans bidragit till utredningens innehåll, ska inte blocket med Författare fyllas i. Klicka istället på länken Lägg till upphovsman (se bild 2, röd markering) och fyll i på samma sätt som för författare. Bild 2. Välj Annan upphovsman. I blocket med Annan upphovsman finns möjlighet att välja Roll. Välj Medarbetare/bidragsgivare (bild 3, röd markering). Har någon bidragit med t.ex. fotografier välj Fotograf eller annan roll som passar in vad författaren bidragit till. Fyll därefter i uppgifterna med efternamn, förnamn, LiU-ID samt organisationstillhörighet. Det går att välja fler upphovsmän precis som det gör med författare. SOU ska inte registreras som publikationstyperna Rapport eller Övrigt. I fältet för Seriens namn/issn välj Statens Offentliga Utredningar och i fältet Nr. i serien skriv årtal, kolon och därefter numret i serien. Exempel: 2004:45. 11

12 Bild 3. Välj roll för annan upphovsman. Typ av innehåll Artikel i tidskrift Artikel publicerad i tidskrift och utgiven på ett förlag som finns med i den norska listan över auktoriserade publiceringskanaler dvs. den lista som finns i DiVA, anges som Refereegranskad. Editorial material, Letters, Note och Corrections anges som Övrigt vetenskaplig Bok, antologi (samlingsverk), kapitel i bok För Böcker, antologier och kapitel i böcker anges Övrigt vetenskapligt i de flesta fallen. Undantaget är böcker publicerade via e-förlag som IEEE, SpringerLink, m.fl., där det på hemsidan uttryckligen anges att publikationer publicerade på förlaget genomgått en refereegransking. Konferensartikel, Proceedings, Poster Om en konferensartikel, där artikeln eller proceeding inte är utgivna på ett förlag t.ex. IEEE eller SpringerLink, registreras Typ av innehåll som Övrigt vetenskapligt. Presentation som Poster registreras som Övrigt vetenskapligt. Rapporter För rapporter anges Övrigt vetenskapligt som typ av innehåll. 12