Handbok för projektansökan Atlas planering 2015
Förord Handboken är tänkt att ge dig som projektansökare vägledning, stöd och råd när du fyller i ansökan för Atlas planering. Om du har frågor om ansökan eller behöver råd i utformningen av er projektidé är du välkommen att kontakta ansvarig handläggare för Atlasprogrammet; vxl tel: 010-470 03 00, e-post: atlas@uhr.se. Om ansökan Du fyller i och skickar in ansökan online. Länk till ansökan finns på Universitets- och högskolerådets webbplats www.utbyten.se/ansokan-atlas-planering. Du ska inte skicka in några papperskopior. Samtliga frågor i ansökan är obligatoriska att besvara för att den ska registreras som giltig. En ogiltig ansökan går inte vidare i behandlingen utan avslås utan att kvalitetsbedömas. Giltighetskriterier för programmet finns på sidan Bedömning av ansökan på utbyten.se. Varje skolenhet kan skicka in flera projektansökningar samtidigt, men vi strävar efter nationell spridning när vi beslutar om vilka ansökningar som ska beviljas. Sista datum att skicka in ansökan är för omgång 1: 16 mars 2015. Projektperioden sträcker sig från 1 juni till 30 januari påföljande år. Sista dag för ansökan omgång 2: 16 september 2015. Då sträcker sig projektperioden från 1 januari till 1 oktober 2016. Beslut meddelar vi tidigast 10 veckor efter sista ansökningsdag. Vi kan inte lämna förhandsbesked. Universitets- och högskolerådets beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:811. Lycka till med er ansökan! Sida 1 (12)
Innehåll Innehållsförteckning Förord... 1 Om ansökan... 1 Innehåll... 2 Ansökan online kom igång med ditt användarkonto... 3 Sökande organisation sida 1... 3 Sökande... 3 Uppgifter för utbetalning... 3 Partnerorganisation sida 2... 4 Partner... 4 Beskrivning av partnerorganisation... 4 Kontaktperson sida 3... 4 Rektors utlåtande... 4 Resor och budget sida 4... 4 Schablonbeloppen... 5 Projektbeskrivning sida 5... 5 Bakgrund... 5 Syfte och mål... 6 Bekräfta och skicka in... 6 Bilaga 1 Villkor Atlas planering 2015... 7 Bilaga 2 Ekonomiska riktlinjer för Atlas planering... 9 Resor... 9 Logi... 9 Mat... 9 Vaccinationer... 9 Visum... 9 Försäkring... 9 Återkrav... 9 Bilaga 3 Checklista för valbarhet... 11 Sida 2 (12)
Ansökan online kom igång med ditt användarkonto Ansökan ska och kan endast registreras online. Länken till online-ansökan hittar du på vår webbplats utbyten.se Ansökan Atlas planering. För att kunna fylla i en ansökan behöver du skapa ditt eget användarkonto till ansökningssystemet. Du skapar användarkontot genom funktionen logga in och registrera dig. När du skapat ditt användarkonto följer du anvisningarna i ansökningssystemet. När du skickat in ansökan får du ett diarienummer som du använder när du kontaktar Universitets- och högskolerådet. En bekräftelse på att din ansökan mottagits av Universitets- och högskolerådet skickas till den e-postadress du angivit när du skapade ditt användarkonto. All information kring din ansökan sker via ditt användarkonto. Alla typer av beslut och besked angående ditt ärende skickas till den epostadress som angivits i ansökan, samt till rektor/skolledares e-postadress. Det finns möjlighet att lägga till ytterligare kontaktpersoner. Om kontaktperson läggs till i systemet, får även de samtliga beslut och besked angående ditt ärende. Tips: Samtliga fält på varje sida i ansökan måste besvaras för att du ska kunna spara respektive sida och gå vidare i systemet. Det är därför bra om du har inbjudningsbrev samt rektors utlåtande tillgängliga när du kommer till de sidor där dessa dokument ska laddas upp. Sökande organisation sida 1 Sökande Ange er skolas adressuppgifter i fältet sökande organisation, dvs. den skola vars rektor godkänner villkoren för Atlas planering, se bilaga 1. Om ni som sökande skola tidigare beviljats medel för ett projekt inom Atlasprogrammet med den aktuella samarbetspartnern ska ni ange diarienummer för tidigare samarbete här. Exempel: 450-2014. Diarienumret återfinns i ert beslutsbrev. (Det är inte ansökans ID-nummer som efterfrågas, som kan se ut som exempel: 20022656). Uppgifter för utbetalning Beviljade medel betalar vi ut till det plus- eller bankgironummer som du anger i ansökan. De betalningsuppgifter du anger för kontoinbetalning, organisationsnummer och plus- eller bankgiro, måste tillhöra en och samma organisation. För att kunna lokalisera de utbetalda pengarna anger du en utbetalningstext. Är du osäker på vilken text som är lämplig, stäm av med ekonomiavdelningen på din skola. Ange max 50 tecken, övrig text kommer inte med vid utbetalning. Observera att Universitets- och högskolerådet inte betalar ut bidrag till privata personkonton. Sida 3 (12)
Partnerorganisation sida 2 Partner Här anger du den utländska partnerskolans/partnerorganisationens adressuppgifter. Det är också här som du laddar upp inbjudan från den involverade partnerskolan/organisationen. Beskrivning av partnerorganisation Inom Atlasprogrammet ska samarbete ske med en förskola, skola eller vuxenutbildningsorganisation. När det gäller planering av APL ska samarbetspartnern vara företag/organisation. En svensk skola i ett annat land kan inte vara samarbetsskola eller partnerorganisation. Beskriv er partnerskola/partnerorganisation, vilken typ av organisation det är, storlek, utbildningsnivå och ev. ålder på eleverna där samarbetet ska ske. Inom Atlas kan samarbete ske mellan olika utbildningsnivåer, dock högst gymnasial nivå och det ska framgå tydligt här. I de fall samarbete sker med frivilligorganisationer måste det framgå att de bedriver skolor. Observera att du måste ladda upp en inbjudan/letter of Intent från partnerskolan/organisationen. Kontaktperson sida 3 Här fyller du i kontaktuppgifter till rektor och kontaktpersoner på den sökande svenska skolan. De personer som du fyller i här är de som kommer att få ta del av beslut med mera gällande projektet. Du kan lägga till flera kontaktpersoner. Rektors utlåtande Du som söker Atlas planering ska ladda upp ett dokument med rektors utlåtande i ansökningssystemet. I dokumentet ska rektor motivera på vilket sätt ledningen stödjer projektet samt ange vad det förväntade resultatet kan ge för effekter på verksamheten. Observera att det är rektor för skolenheten som ska utföra detta, inte biträdande rektor eller skolchefer. Rektors namn och titel ska framgå i utlåtandet, t.ex. som ett brevhuvud eller e-postsignatur. Rektor ska också godkänna de allmänna villkor som gäller för Atlas planering. Detta sker i ansökningssystemet, innan ansökan skickas in. Resor och budget sida 4 Börja med att välja rätt typ av aktivitet: Planera ett samarbetsprojekt med en förskola, skola eller annan utbildningsinstitution i ett annat land. Ömsesidig planering med partnerskola eller Besöka företag och organisationer för planering av en APL-vistelse i ett annat land. Medel beviljas i form av schablonsummor baserat på antal deltagare. Beviljade medel ska ses som ett bidrag och eventuella merkostnader förväntas skolan själv att stå för. Söker ni medel för ömsesidiga planeringsresor, vilket inte är ett krav, måste båda resorna genomföras under projektperioden. Villkoret är att båda parter besöker varandra. Det är möjligt att söka bidrag för maximalt åtta deltagare fördelat på två Sida 4 (12)
resor (in- och utresa), varav maximalt två deltagare/resa kan vara elever från samma skola/organisation. Vi ser gärna att skolledare deltar då detta är bra för förankringsprocessen på båda skolor. Inget krav finns på att antalet personer behöver vara detsamma om resor sker i båda riktningarna. Planeringsresan bör vara minst fem dagar, exklusive res- och helgdagar. Schablonbeloppen 6000 kronor per deltagare inom EU/EES (endast möjligt för planering av APL). 8 000 kronor per deltagare inom övriga Europa. 16 000 kronor per deltagare inom Amerika, Afrika, Asien och Oceanien. Projektbeskrivning sida 5 Här ska du skriva in relativt mycket text och information. Om du inte har tid eller möjlighet att fylla i all information på en och samma gång kan du spara sidan. Därefter kan du gå tillbaka till sidan för att fylla på med text om du så önskar vid ett senare tillfälle. Alla rutor måste vara ifyllda för att du ska kunna spara sidan, vilket du kan lösa genom att exempelvis skriva ett ord i varje ruta. Syftet med en planeringsresa är att skapa förutsättningar för kvalitativa kommande samarbeten. Tid för personliga och fördjupade möten partners emellan är viktigt för att kunna identifiera mål för samarbetet samt hur samarbetet ska ske framledes för att önskade mål ska uppnås. Försök att i era svar belysa hur ni ska skapa utrymme för att diskutera förutsättningarna för ett framtida samarbete under ert planeringsbesök. Förankring/stöd hos ledning. Etablerade kontakter. Tydlig projektidé kopplat till programmets långsiktiga mål. Förberedda deltagare. Förankring i organisationen. Att tid finns avsatt för planering och genomförande samt efterarbete. Tänk även på att: besvara frågorna utifrån ett vad-, hur- och varförperspektiv för att ge ett utvecklat svar på frågan. Bakgrund 1. Beskriv skolans förutsättningar och utvecklingsbehov Här handlar det om att beskriva skolans utvecklingsbehov och hur detta/dessa påverkar ert val av inriktning på projektet. 2. Beskriv befintliga kontakter med er samarbetspartner. Beskriv hur val av partner har gjorts och anledning till att just denna partner är aktuell. 3. Vilka ytterligare kontakter förväntas planeringsresan etablera? Sida 5 (12)
Här kan ni ange om planer finns på att t.ex. besöka ambassad, ministerium etcetera för att förankra samarbetet. Syfte och mål Projektet ska ligga i linje med programmets syfte, mål och förväntade resultat. Se sidan Förväntade resultat för Atlas praktik respektive Atlas partnerskap på utbyten.se. 4. Gör en översiktlig beskrivning av det framtida projektets tänkta inriktning och mål. Naturligtvis kan ni inte i detta skede ha en fullt utvecklad idé om hur framtida samarbete kommer att se ut men försök ändå att ge en bild av vad ni vill med samarbetet. Vilka behov ska samarbetet möta? Gör kopplingar till syfte och mål för Atlasprogrammet. 5. Beskriv planeringsresans program och hur den kommer att stärka era förutsättningar att genomföra ett kvalitativt framtida projekt (se punktade förutsättningar). Försök att beskriva vilka möten ni ska ha, vilka ni ska träffa, vad ni ska diskutera och varför. Visa att tillräckligt med tid finns avsatt för planering. Observera att minst fem dagar, exkl. resdagar, bör avsättas för planering med partnerskolan. 6. Beskriv samtliga deltagares professioner och motivera deras roller i planeringen (administrativt, pedagogiskt, praktiskt, etc.) Det är viktigt att noga tänka igenom vilka som ska delta på en planeringsresa. Vi ser att skolledares deltagande är positivt för förankringen av kommande samarbete. Ni kan ansöka om upp till fyra deltagare/resa och maximalt två av deltagaran kan vara elever. Att involvera elever redan under planeringen är betydelsefullt eftersom de ofta kan tillföra andra perspektiv. Bekräfta och skicka in Här får du en sammanställning av ansökan och du kan enkelt gå tillbaka till olika delar och redigera vid behov. Sida 6 (12)
Bilaga 1 Villkor Atlas planering 2015 1. BESLUT Universitets- och högskolerådets beslut om beviljande av medel meddelas via e-post till kontaktperson och rektor/rektors motsvarighet. I beslutet specificeras beviljade medel samt de särskilda villkor som gäller. 2. SYFTE Beviljade medel gäller för planeringsresa i enlighet med beskrivning i ansökan. 3. GILTIGHET Beviljade medel ska utnyttjas inom den giltighetsperiod som anges i beslutet. 4. FINANSIERING Beviljat belopp och beviljat antal deltagare framgår av beslutet. Medel beviljas i form av ett schablonbelopp per deltagare och kan användas för att täcka kostnader för resa och uppehälle. För planering av ett samarbete med ett land utanför EU/ EES samt OECD kan beviljade medel användas för att bjuda in representanter från partnerskolan. Enligt Inkomstskattelagen (SFS 1999:1229) avd. III, paragraf 5 är stipendier för utbildning mestadels skattefria. Vi rekommenderar er att kontakta Skatteverket vid tveksamhet. 5. UTBETALNING AV MEDEL Efter beslut av Universitets- och högskolerådet betalas medel ut till det bank- eller plusgironummer som finns angivet i ansökan. Observera att utbetalning inte kan ske till privata konton. 6. ÄNDRINGAR OCH ÅTERBETALNING Universitets- och högskolerådet måste omgående underrättas om: Er skola/organisation beviljas andra medel för samma aktivitet. Ändringar sker i projektets syfte och aktiviteter. Projektet inte kan genomföras. Efter beslut av Universitets- och högskolerådet kan beviljade medel komma att justeras. Utbetalda medel som inte disponeras enligt ansökan och Universitets- och högskolerådets beslut, ska återbetalas på begäran av Universitets- och högskolerådet. 7. RAPPORT Efter avslutat projekt ska rapport och ekonomisk redovisning skickas elektroniskt till Universitets- och högskolerådet. All information kring hur rapporteringen ska göras finns på vår webbplats: www.utbyten.se Det är önskvärt att ni skickar in er rapport senast fyra veckor efter genomförd aktivitet, dock senast: Ansökningsomgång vår: 1 september året efter beslutet om beviljade medel har tagits. Ansökningsomgång höst: 31 december året efter beslutet om beviljade medel har tagits. Sida 7 (12)
Ni ska kunna styrka deltagande genom färdbevis i form av till exempel boardingkort. Verifikationerna måste sparas på skolan/organisationen i fem år för en eventuell revision. 8. VISUM OCH VACCINATIONER Det är skolans skyldighet att kontrollera och följa de visumregler och krav på vaccinationer som gäller i de mottagande länderna. 9. GODKÄNNANDE Ansökan och avtalet ska godkännas av rektor/rektors motsvarighet med ekonomiskt ansvar för verksamheten. Sida 8 (12)
Bilaga 2 Ekonomiska riktlinjer för Atlas planering De medel som beviljas betalar Universitets- och högskolerådet ut i form av schablonbidrag för resekostnader, uppehälle och försäkring. Schablonen per deltagare beror på i vilket land besöket äger rum. Bidragmedel betalas ut för max 4 deltagare per skola, även vid ömsesidig planeringsresa. Observera begränsningen om max 2 deltagare per skola om besöket sker inom EU/EES. Nedan beskriver vi vilka kostnader som får rymmas inom projektbudgeten och när ett återkrav föreligger. Det är inte uttömmande beskrivningar utan ska ses som en vägledning. Är ni osäkra på några utgifter, kontanta handläggare så får ni hjälp. Vi betalar ut beviljade medel direkt till er skola vid ett tillfälle. Resor Flyg Det ekonomiska bidraget ska täcka de internationella flygresorna, ekonomiklass. Inom ramen för flygresor ingår även eventuella avbeställningsskydd. Resor inom landet för att ta sig till och från flygplats är också giltiga kostnader. Transporter Transporter inom besökslandet för att ta sig mellan boendet och skolan/organisation samt att ta sig till och från flygplats är giltiga kostnader. Logi Kostnader för logi för godkända deltagare inom Atlas planering godtas. Logikostnader utanför besökstiden är inte giltiga. Mat Matkostnader under besökstiden godtas. Vaccinationer Vaccinationskostnader för godkända deltagare inom Atlas planering godtas. Visum Visumkostnader för godkända deltagare inom Atlas planering godtas. Även resor till och från ambassad kan godkännas om det krävs för visumhanteringen. Försäkring Utgifter för försäkring av godkända deltagare godtas. Personal Kostnader för personal och eventuella vikarier är inte giltiga. Återkrav Universitets- och högskolerådet har i vissa fall rätt att återkräva beviljade medel. Nedan anger vi fall där det kan bli aktuellt. De grunder som anges är inte uttömmande. Kontakta en handläggare om du har frågor om specifika situationer eller detaljer som inte står med. Sida 9 (12)
Om deltagare inte följer med på resan görs återkrav på motsvarande beviljat schablonbelopp. Om en deltagare deltar som inte är behörig att delta återkrävs hela schablonbeloppet för den deltagaren. Meddela alltid handläggare om ni bytt deltagare. Om den genomförda aktiviteten inte stämmer överens med den som angetts i ansökan. Sida 10 (12)
Bilaga 3 Checklista för valbarhet Använd listan som en sista kontroll av att ni har fyllt i ansökan korrekt och fullständigt samt att ni inte har missat någon punkt som gör att hela ansökan blir ogiltig. Ansökan har utförts enligt programmets ramar och kriterier (programmets syfte, mål, giltiga aktiviteter, tidsramar med mera). Rektor har i ett utlåtande motiverat på vilket sätt ledningen stödjer projektet samt angett vad det förväntade resultatet kan ge för effekter på verksamheten. Rektors namn och titel ska framgå i utlåtandet, t.ex. som ett brevhuvud eller e-postsignatur. Rektor ska också godkänna de villkor som gäller för Atlas planering. Detta sker i ansökningssystemet, innan ansökan skickas in. Observera att det är rektor för skolenheten som ska utföra detta, inte biträdande rektor eller skolchefer. Angiven rektor är ekonomiskt ansvarig. Komplett inbjudan har bifogats ansökan. Det kan vara i form av ett aktuellt brev, formellt e-post eller fax. Om ni söker stöd för att bjuda in partnern ska ni bifoga en bekräftelse från samarbetsskolan. Inbjudan på annat språk än svenska och engelska ska ni översätta och bifoga. Inbjudan ska: o vara daterat (visa att det är aktuellt) o påvisa att samarbetet rör det aktuella projektet o ange när besöket/besöken ska äga rum o intyga att man där samarbetet ska ske bedriver utbildning på högst gymnasial nivå (om universitet) o intyga att man äger/driver skolor där samarbetet sker (om organisation) o vara underskrivet av ansvarig person med titel på mottagande/inbjuden partnerskola Samtliga frågor i ansökan har besvarats, och ansökan har skickats in online senast sista ansökningsdag. Organisationen är behörig att söka Atlas planering dvs.; 1. För Planering med partnerskola är en förskola, grundskola, gymnasieskola, kommunal vuxenutbildning, allmän linje vid en folkhögskola eller kompletterande utbildning. 2. För Planering av APL-vistelse är de nationella yrkesprogrammen i gymnasie- samt gymnasiesärskola. Även utbildningsanordnare inom yrkesvux, gymnasieskolans yrkesintroduktion, lärlingsprogrammet och teknikprogrammets fjärde år kan söka. Samarbetslandet är giltigt för den sökta aktiviteten: 1. Planering med partnerskola kan sökas för samarbeten med länder utanför EU/EES. Möjligheten att bjuda in är begränsad till länder utanför EU/EES samt OECD. 2. Stöd för APL-vistelse kan sökas för resa till länder i hela världen. Sida 11 (12)
Samarbetspartner är giltig för den sökta aktiviteten: Tänk också på: 1. För planering med partnerskola ska samarbetspartner vara en förskola, skola eller vuxenutbildningsorganisation. 2. För planering av APL-vistelse kan samarbetspartner vara företag eller andra organisationer. Vi har inte möjlighet att i förväg läsa er ansökan och undersöka om den är korrekt ifylld/komplett eller inte. Vi läser inte hänvisningar till webbplatser eller annat utan endast det som står i er ansökan. Sida 12 (12)