Ledarutveckling över gränserna Case 2017-05-10 Aneby kommun - en lärande organisation? Patrik Karlsson, Tranås kommun Angela Schandersson, Vetlanda kommun Joakim Öhman, Vetlanda kommun sidan 1 av 6
Bakgrund Detta case har vi jobbat med under tre dagar, som en del i vår utbildning Ledarutveckling över gränserna. Uppdrag I Aneby kommuns strategiska plan är ett av de övergripande målen att Aneby kommun ska kännas igen som en attraktiv arbetsgivare. En strategi för att uppnå detta är att vara en lärande organisation. Vårt uppdrag var att: - Ta reda på hur Aneby kommun jobbar för att vara en lärande organisation och hur man kan utveckla arbetet. - Hur får man ett fungerande lärande på både individ, grupp och organisationsnivå? - Är Aneby kommun en lärande organisation på alla nivåer? Avgränsningar Arbetet har utförts under tre dagar. Vi har inte haft möjlighet att träffa personer inom alla avdelningar, därmed är våra slutsatser inte representativa för hela kommunen. Metod Arbetet började med att vi gjorde en faktainsamling om vad en lärande organisation är, främst genom att söka information på internet. Utifrån detta förberedde vi intervjufrågor. Intervjuer genomfördes med fyra personer i olika befattningar, dessa personer hade i förhand valts ut av vår kontaktperson. Vår egen faktainsamling och dessa intervjuer sammanställdes sedan och ligger till grund för vår analys och slutsats. sidan 2 av 6
Vad är en lärande l organisation? I många organisationer sker utveckling genom att chefer och beslutsfattare bestämmer vad som ska göras och sedan är det upp till medarbetarna att implementera detta i den dagliga verksamheten. I en lärande organisation utgår man från medarbetarnas egna erfarenheter och vardagsproblem. Utifrån dem arbetar man utforskande för att hitta, förstå och implementera lösningar på de aktuella problemen. Man vänder helt enkelt på organisationsstrukturen, se bild nedan. Bild. Omvänd organisationsstruktur i en lärande organisation. Det är främst inom skolvärlden som detta arbetssätt praktiseras. Enligt Skolverket har stark kritik har riktats mot uppifrån styrda skolutvecklingsprocesser, där andra bestämmer ramar för kvalitetsutvecklingen i skolan utan att ta hänsyn till de lokala förutsättningarna. Istället förespråkas ett underifrånperspektiv på skolutveckling, vilket man får med en lärande organisation. Sammanfattning av intervjuer Bosse Rofors, barn- och utbildningschef Bosse har jobbat som barn- och utbildningschef i Aneby kommun sedan 2009. I sitt tidigare arbete som områdeschef i Eksjö arbetade han med lärande organisation och tyckte att detta var ett mycket bra arbetssätt för att utveckla och förbättra en organisation. Ett krav från Bosse när han sökte tjänsten i Aneby var därför att han skulle få arbeta på detta sätt i Aneby, något som kommunledningen var positiva till. Vid denna tidpunkt var resultaten inom skolan dåliga och en stor del av eleverna i grundskolan klarade inte av de uppsatta målen. De senaste åren har resultaten förbättrats avsevärt och enligt Bosse beror detta till stor del på det nya arbetssättet med lärande organisation. Varje vecka har all personal inom BU en eftermiddag avsatt för utvecklingsarbete. I fyraveckorscykler träffas man i olika gruppkonstellationer för att dela erfarenheter och lära av varandra. Vecka 1 genomförs arbetsplatsträffar. Vecka 2 träffas lärgrupper inom ämneslaget. Vecka 3 träffas lärgruppen inom arbetslaget. Vecka 4 arbetar man med läsårets övergripande förbättringsområden. sidan 3 av 6
Arbetet med de övergripande förbättringsområdena pågår under hela läsåret och resultatet redovisas av respektive lärgrupp vid en lärstämma med all personal i slutet av läsåret. Vid träffar inom arbetslag och ämneslag arbetar man med lokala aktiviteter kopplade till de övergripande förbättringsområdena. Efter varje lärgruppstillfälle praktiserar man sina nya kunskaper i den dagliga verksamheten och återkopplar vid nästa lärgruppstillfälle. Detta medför att alla bidrar till varandras kompetensutveckling och behovet av externa utbildningar minskar. Anne Hallberg, kommunchef Anne har en lång bakgrund som chef inom skolvärlden och är sedan 3 år tillbaka kommunchef i Aneby. Hennes uppfattning är att det är den dagliga verksamheten som ska ligga till grund för ständiga förbättringar. Det är detta arbete som syns och därmed ligger till grund för hur medborgarna upplever resultatet av det dagliga arbetet. Anne påpekar vikten av att ta tillvara kunskaper och erfarenheter hos medarbetare längst ut i verksamheterna och för att göra detta behöver det finnas förutsättningar att kunna arbeta med den lärande organisationen. Cheferna behöver ha en tillåtande attityd och våga släppa ansvar till medarbetarna. Om medarbetarna får vara delaktiga i den dagliga verksamhetsutvecklingen kan problemen lösas på rätt nivå, vilket leder till en lärande organisation och ständiga förbättringar. I kommunlednings- och ledarutvecklingsgruppen lyfts frågeställningar och övergripande problem som kan komma att påverka den framtida verksamheten. Cheferna tar sedan med sig dessa frågor till sina respektive verksamheter och lärgrupper för att få kunskap och erfarenhet från den operativa nivån då det är här kunskapen om den dagliga verksamheten finns. Bild. Aneby kommuns modell för medarbetarskap och ledarskap. Göran Tranell, personalchef p Göran tycker att grunden för en attraktiv arbetsgivare är att kunna locka både befintlig och ny personal att stanna i kommunen. För att göra detta behöver varje medarbetare känna sig stolt över sitt arbete, känna delaktighet och meningsfullhet samt känna att det finns förutsättningar att göra vanliga saker ovanligt bra. sidan 4 av 6
Göran jobbar med att skapa mötesplatser och förutsättningar för verksamheterna att kunna jobba med de vardagsnära frågorna. Ett exempel är att alla avdelningar ska ha en gemensam mall för vad en arbetsplatsträff (APT) ska innehålla. Detta för att ge verksamheterna bättre möjligheter att jobba i en lärande organisation och säkerställa delaktighet och kvalitet. Eftersom alla har olika förutsättningar och befinner sig på olika nivåer är det viktigt att ta reda på var varje verksamhet befinner sig just nu och utifrån det låta dem växa i den lärande organisationen. Carola Albertsson, f.d. enhetschef sociala avdelningen Carola har tidigare jobbat som enhetschef på den sociala avdelningen men jobbar idag på HRavdelningen. Hennes bild av en lärande organisation är att man tar tillvara medarbetares kunskaper och erfarenheter. Detta kräver att det finns en öppenhet och delaktighet. Inom den sociala avdelningen har man jobbat med att få en lärande organisation, men enligt Carola har man inte nått hela vägen ännu. En av orsakerna har varit att det är svårt att få tid till gemensamma förbättringsträffar i en dygnet-runt-verksamhet och att medarbetarna inte varit mogna att ta till sig detta arbetssätt. Nu har man gjort en nystart där utvecklingsledaren har lärgruppsträffar med utvalda representanter från de olika arbetslagen. Detta i syfte att utbilda och skapa förståelse för arbetssättet i en lärande organisation. För att bli en attraktiv arbetsgivare krävs det enligt Carola att medarbetarna är goda ambassadörer för sin verksamhet. Analys Vi tycker att Aneby kommuns strategi för att vara en attraktiv arbetsgivare genom att verka för en lärande organisation är bra. Detta verkar också vara en viktig del i verksamheten hos de personer som vi har intervjuat, vilket tyder på att det inte bara är tomma ord i en strategisk plan. Det är viktigt att detta arbetssätt anammas av hela organisationen för att få en fungerande helhet, vilket ställer höga krav på både chefer och medarbetare. Vi upplever att detta arbetssätt tillämpas och fungerar mellan kommunledning och avdelningschefer samt inom barn- och utbildningsavdelningen hela vägen ner till medarbetarna. Inom den sociala avdelningen har man gjort vissa försök att införa arbetssättet, dock utan större framgång. Då vi inte har fått möjlighet att intervjua personal från andra avdelningar är det svårt att säga huruvida detta arbetssätt används hos dem. Vi tror att anledningarna till att arbetssättet inte fått genomslag på andra avdelningar än BU är att organisationen inte varit mogen för detta. Det krävs en chef som brinner för detta och på så sätt kan entusiasmera sina medarbetare och implementera detta i den dagliga verksamheten. För att göra detta måste chefen våga släppa ansvar till medarbetarna och skapa forum för att arbeta med detta. Medarbetare måste i sin tur också våga ta det ansvaret, vilket kan vara svårt att göra som medarbetare om man är ny i sin roll eller saknar kunskap i vad arbetssättet innebär och vilka fördelar som finns. En anledning till att detta verkar fungera bra inom skolan är troligtvis för att man har haft en ledare som varit drivande i införandet av arbetssättet. Inom skolan är man också van vid att jobba med mätning av måluppfyllelse inom flera områden, vilket kanske gjort det lättare att anamma detta arbetssätt och se förbättringar av resultaten snabbare. sidan 5 av 6
Slutsats Aneby kommun arbetar för att vara en lärande organisation, men når inte riktigt hela vägen fram ännu. Eftersom tankesättet redan finns hos de högre cheferna finns det goda förutsättningar att implementera detta nedåt i samtliga verksamheter. Förslag på fortsatt arbete för den lärande organisationen Följande punkter tycker vi är viktiga att tänka på i det fortsatta arbetet med den lärande organisationen: - Introduktion och utbildning av nya och befintliga medarbetare - Avsätt tid och planera in tillfällen för att jobba i den lärande organisationen - Skapa mallar för hur arbetssättet kan användas i de olika verksamheterna - Dokumentera förbättringsarbetet, både det som fungerat och det som inte fungerat - Ge utrymme för personer med en avvikande åsikt om det positiva med en lärande organisation, för att utveckla en verksamhet behöver det finnas motpoler. Ta hjälp och inspiration av BU i det fortsatta arbetet, men tänk på att det inte går att kopiera deras arbetssätt rakt av. Varje verksamhet är unik och anpassningar måste göras efter var respektive grupp befinner sig i sin utveckling just nu. Låt varje grupp växa utifrån sina förutsättningar. sidan 6 av 6