BDS- förfrågnings användaranvisning Användaranvisning för administrationstjänster med BDSförfrågning Endast för intern användning inom kommunen
ANVÄNDARANVISNING 2 (32) Innehållsförteckning 1 Användarvillkor för BDS-gränssnitt... 3 2 Inledning... 4 2.1 Aansvarig användare (fullständiga administrationstjänsterättigheter)... 4 2.2 Huvudanvändare (begränsade administrationstjänsterättigheter)... 5 2.3 Organisationen... 6 2.4 Rollen... 6 2.5 Process för beviljande av underhållsroller... 7 3 Inloggning och användaradministration... 9 3.1 Inloggning i tjänsten... 9 3.1.1 Första inloggning i administrationstjänster med BDS-förfrågning... 10 3.1.2 Inloggning med organisationskort... 11 3.2 Tjänstens förstasida... 11 3.3 Framställning om ny användare... 12 3.4 Kundgodkännande om framställning av användare... 18 3.5 Godkännande av användaren hos Befolkningsregistercentralen och förmedling av användarnamn... 20 3.6 Avslutande av användarrätt... 21 3.6.1 Tillfälligt förhindrande... 22 3.7 Ändringar i användarrätten till BDS-gränssnitt... 22 3.7.1 Byte av användarens användningsrättsroll... 22 3.7.2 Byte av användarens enhet inom samma organisation... 23 3.7.3 Fastställande av ny roll... 27 4 Administrering av organisationer... 27 4.1 Basuppgifter... 28 4.1.1 Hämtning av samtliga användare hos organisationen... 29 4.1.2 Rollernas produkter... 29 4.2 Kontaktperson... 29 4.3 Roller... 30 5 Kontaktinformation... 30 5.1 Problem vid inloggning... 30 5.2 Störningar och andra problem i användningen... 31 5.3 Respons... 31 6 Lösningar på problemsituationer... 31
ANVÄNDARANVISNING 3 (32) BDS- FÖRFRÅGNINGS ANVÄNDARANVISNING Med BDS-gränssnitt avses i denna anvisning BDS-administratörsgränssnitt 1 Användarvillkor för BDS-gränssnitt Personer som har fått ett personligt användarnamn och lösenord för BDSadministratörsgränssnitt ska iaktta följande anvisningar. Användaren får använda uppgifter från befolkningsdatasystemet endast för de arbetsoch tjänsteuppgifter som nämns i det avtal om registerföring som ingåtts mellan Befolkningsregistercentralen och kommunen för BDS-gränssnitt eller för arbets- och tjänsteuppgifter i anmälningstillståndet för byggnadsuppgifter. I all hantering av uppgifter ska noggrannhet och god sed iakttas. Användning eller kontroll av uppgifter för användarens personliga syften är absolut förbjuden. Befolkningsdatasystemets uppgifter är inte offentliga och inga uppgifter får lämnas ut till obehöriga. Av de uppgifter som användaren hämtat via BDS-användargränssnittet får han eller hon i sin egen organisations register endast införa sådana uppgifter som användaren har rätt att registrera enligt lag. När uppgifterna används bör bestämmelserna i personuppgiftslagen (523/1999) ägnas särskild uppmärksamhet. Befolkningsregistercentralen övervakar användningen av uppgifter från BDS-gränssnittet. För varje sökning som utförts registreras användarens användarnamn, tidpunkt (förfrågningsdag, klockslag) samt en uppgift om vilka uppgifter som har behandlats. Till följd av den övervakning som ingår i befolkningsdatasystemets administration kan en registerförvaltningsmyndighet efter att ha påträffat missbruk av användarbehörighet ge användaren en reprimand. I ett uppenbart fall av missbruk kan användarrätten för den användare som gjort sig skyldig till missbruk begränsas eller indras. En anteckning om indragning av användarrätt görs även i användarregistret. Om missbruket har varit så allvarligt att administrativa åtgärder inte utgör en tillräcklig påföljd, görs en brottsanmälan. Terminaler från vilka elektroniska anmälningar till befolkningsdatasystemet görs om byggprojekt, byggnads- och lägenhetsuppgifter eller via BDS-gränssnittet till befolkningsdatasystemet, ska vara placerade i lokaler som innehas av kommunen. Fjärranvändning av befolkningsdatasystemet utanför kommunens lokaliteter är förbjuden. Användaren ska omedelbart efter ett fortlöpande arbetspass logga ut från BDSgränssnittet och försäkra sig om att tjänstens webbläsarfönster på arbetsstationen stängs samt vid behov se till att tömma webbläsarens cacheminne. BDS-gränssnittet får användas endast av de personer som beviljats personligt användarnamn och lösenord som berättigar till användning. Användaren ansvarar för användarnamnet och lösenordet som inte får avslöjas för andra personer. Användaren ansvarar för de skador som vållas av att användarnamn och lösenord eller PIN-koden till organisationskortet har kommit till andra personers kännedom på grund av användarens vårdslöshet.
ANVÄNDARANVISNING 4 (32) Om användaren misstänker att användarnamnet eller lösenordet har kommit till utomstående personers kännedom, ska användaren omedelbart underrätta sin egen organisations huvudanvändare eller ansvariga användare av BDS-gränssnitt om det inträffade. En användare av BDS-gränssnitt ska omedelbart underrätta sin egen organisations huvudanvändare eller ansvariga användare av BDS-gränssnitt om följande förändringar: att personen avgår från sin tjänst, övergår till andra uppgifter, byter namn, kommer att vara frånvarande en längre tid eller att användningsbehovet upphör. I kund- och avändarregistret för administrationstjänster med BDS-förfrågning registreras användarens för- och efternamn, personbeteckning, användarnamn, kontaktuppgifter och användarrätter till BDS-gränssnitt samt användarens organisation. Om användarnamnet inte har använts på 12 månader, kan det stängas utan särskild anmälan. 2 Inledning Med hjälp av administrationstjänster med BDS-förfrågning hålls systemets organisationsoch användaruppgifter uppdaterade bl.a. för BDS-gränssnittet. Personer som innehar administrationstjänsteroll, dvs. ansvariga användare eller huvudanvändare kan föreslå användarättigheter för nya användare av BDS-gränssnitt. Administrationstjänsteroller söks skriftligen med blankett hos Befolkningsregistercentralen. Användarättigheter för användare av BDS-gränssnitt söks direkt via administrationstjänster med BDS-gränssnitt. 2.1 Aansvarig användare (fullständiga administrationstjänsterättigheter) Varje kundorganisation med BDS-gränssnitt ska ha en för ändamålet utnämnd ansvarig användare. den ansvarige användare är huvudansvarig för sin egen organisations användning av BDS-gränssnitt. Den ansvarige användarens uppgifter: Följa och övervaka sin egen organisations användning av BDS-gränssnittet och se till att användarrättigheter söks enbart för roller i överensstämmelse med tjänste- och arbetsuppgifter. Göra upp individuella ansökningar för organisationens användare och via administrationstjänsterna i systemet uppdatera ändringar i användaruppgifterna. Den ansvarige användaren är skyldig att se till att onödiga användarnamn avlägsnas utan dröjsmål och att användaruppgifterna hålls uppdaterade hos administrationstjänster med BDS-förfrågning. Om organisationen har en huvudanvändare, godkänner den ansvarige användaren de ansökningar om användarrätt som avfattats av huvudanvändaren, och Överlämnar användarnamnen till de nya användarna av BDS-gränssnittet.
ANVÄNDARANVISNING 5 (32) Det är till fördel att organisationen har två huvudanvändare av administrationstjänster, så att användarrättigheter kan tas i bruk även under semestrar, vikariat eller frånvaro av annat slag. Den ansvarige användares rättigheter innefattar inte automatiskt rätt till registrering och bläddring med BDS-gränssnitt. Den ansvarige användaren ska för sig själv föreslå en underhållsroll för registrering av eller bläddring i byggnads- och lägenhetsuppgifter i befolkningsdatasystemet. (se kapitel 3). 2.2 Huvudanvändare (begränsade administrationstjänsterättigheter) I stora organisationer är det möjligt att administrationstjänsteuppgifter delvis sköts av en skild huvudanvändare. Huvudanvändarens och den ansvarige användarens uppgifter och rättigheter är i övrigt desamma, men huvudanvändaren kan endast göra framställningar om nya användare av BDS-gränssnitt och användarrättsroller som därtill separat ska kundgodkännas av den ansvarige användaren innan användningsrättigheterna kan tas i bruk av Befolkningsregistercentralen. Huvudanvändaren kan således inte fungera som ställföreträdare för den ansvarige användaren. En skild huvudanvändare rekommenderas för organisationer hos vilka man vill använda en metod med föredragande godkännare eller organisationer som har flera användare eller enheter. Då behöver den ansvarige användaren inte känna till alla användares BDSförfrågningsuppgifter, utan en del av detta ansvar kan överföras till huvudanvändaren. Huvudanvändarens uppgifter: Att avfatta organisationens individuella ansökningar som ska godkännas av den ansvarige användaren och via administrationstjänsterna uppdatera ändringarna i systemet. Den huvudansvarige är skyldig att se till att onödiga användarnamn avlägsnas utan dröjsmål och att användaruppgifterna hålls uppdaterade hos Administrationstjänster med BDS-förfrågning. Huvudanvändaren ser till att användarrättigheter söks enbart för roller i överensstämmelse med tjänste- och arbetsuppgifter, och Överlämnar användarnamnen till de nya användarna av BDS-gränssnittet. Huvudanvändarens rättigheter innefattar inte automatiskt rätt till registrering och bläddring med BDS-gränssnittet. Huvudanvändaren ska för sig själv föreslå en roll med gränssnitt för registrering av eller bläddring i byggnads- och lägenhetsuppgifter i befolkningsdatasystemet. (se kapitel 3.3 förslag till ny användare.)
ANVÄNDARANVISNING 6 (32) 2.3 Organisationen Organisationen är Befolkningsregistercentralens kund med vilken ett registerföringsavtal har ingåtts, ett tillståndsbeslut om byggnadsuppgifter eller som behöver ett BDSgränssnitt (BDS-administratörsgränssnitt) för behandling av byggnads- och lägenhetsregistrets felrapporter (RHR-felrapporter), och vars uppgifter har registrerats i systemets användarregister. Alla användare av systemet hör till en eller flera organisationer. En organisation kan omfatta en eller flera nivåer, varje nivå kan ha sin egen användare av administrationstjänster eller en och samma användare av administrationstjänster kan administrera samtliga nivåer inom organisationen. Varje organisation har ett eget kundnummer. 2.4 Rollen Användarnas användningsrätt i systemet bestäms genom roller. Rollerna indelas i administrationstjänste- och underhållsroller. Administrationstjänsterollerna omfattar den ansvarige användarens och huvudanvändarens roller med vilka användare och organisationer administreras. Underhållsrollerna omfattar underhåll, bläddring och rapportbläddring. Olika roller har olika rättigheter i fråga om registrering av samt sökning och bläddring i uppgifter. Underhållsrollen ger rätt till byggnads- och lägenhetsregistrets rapporter samt bläddringsrätt i uppgifter i BDS:s byggnads- och byggnadsprojektuppgifter inom den egna kommunen. Användaren har också registreringsrätt med BDS-gränssnitt. Bläddrarrollen ger rätt till byggnads- och lägenhetsregistrets rapporter samt bläddringsrätt i uppgifter i BDS:s byggnads- och byggnadsprojektuppgifter inom den egna kommunen. Användaren har inte registreringsrätt med BDS-gränssnitt. Rapportbläddrarrollen ger rätt till rapporter om byggnads- och lägenhetsrapporter inom den egna kommunen. Användaren har inte registreringsrätt med BDS-gränssnitt och inte heller rätt till bläddring i BDS:s byggnads- och byggnadsprojektuppgifter De roller med tillhörande informationsvyer som beviljats organisationen finns med i organisationsuppgifterna för administrationstjänster med BDS-förfrågning (se kapitel 4.3 Roller). Roller för administrationstjänster ska sökas hos Befolkningsregistercentralen med skild blankett, Underhållsroll söks för användarna direkt via förbindelsen.
ANVÄNDARANVISNING 7 (32) 2.5 Process för beviljande av underhållsroller Ansökan och godkännande av underhållsroller sker helt och hållet inom administrationstjänster med BDS-förfrågning. Hos en organisation som har en ansvarig användare 1. Den ansvarige användaren framför och kundgodkänner ett förslag till ny användare av BDS-gränssnitt inom administrationstjänster med BDS-förfrågning. 2. Befolkningsregistercentralen godkänner användarförslaget. 3. Lösenordet för administrationstjänster med BDS-förfrågning sänds till den nye användaren per e-post. 4. Den ansvarige användaren hämtar ett nytt användarnamn hos administrationstjänster med BDS-förfrågning. 5. Den ansvarige användaren överlämnar användarnamnet till den nye användaren av BDS-gränssnittet. 6. BDS-gränssnittet kan nu användas av den nye användaren.
ANVÄNDARANVISNING 8 (32) Organisation som har både ansvarig användare och huvudanvändare 1. Huvudanvändaren föreslår en ny användare av BDS-gränssnittet för administrationstjänster med BDS-förfrågning. 2. Huvudanvändaren underrättar den ansvarige användaren om framställningen om en ny användare av BDS-gränssnittet. 3. Den ansvarige användaren kundgodkänner framställningen om en användare. 4. Befolkningsregistercentralen godkänner framställningen om en ny användare. 5. Administrationstjänster med BDS-förfrågning sänder lösenordet per e-post till den nye användaren av BDS-gränssnittet.
ANVÄNDARANVISNING 9 (32) 6. Huvudanvändaren hämtar den nye användarens användarnamn hos administrationstjänster med BDS-förfrågning. 7. Huvudanvändaren överlämnar användarnamnet till den nye användaren av BDSgränssnittet. 8. BDS-gränssnittet kan användas av den nye användaren. Användaradministrationen hos administrationstjänster med BDS-förfrågning sänder inga meddelande till administrationstjänsternas användare om nya användare eller ändringar i användningsrättigheterna. Om organisationen har en skild huvudanvändare som gör framställningar om användare, ska huvudanvändaren underrätta den ansvarige användaren om att fler nya användare av BDS-gränssnittet har utsetts eller att ändringar skett i fråga om användningsrättigheterna så att den ansvarige användaren kan kundgodkänna huvudanvändarens rollframställningar. 3 Inloggning och användaradministration 3.1 Inloggning i tjänsten Till administrationstjänster med BDS-förfrågning sker inloggning med användarnamn och lösenord. Inloggningssidan till tjänsten finns på https://vtjkysely2016.vrk.fi. Klicka på Siirry VTJkyselyyn.
ANVÄNDARANVISNING 10 (32) I fältet Käyttäjätunnus införs det personliga användarnamnet och i fältet Salasana införs vid första inloggning lösenordet. Användare av administrationstjänster får sitt användarnamn i samband med godkänd tillståndsansökan. Lösenordet har sänts i två delar till användarens e-postadress. I den övre kanten av inloggningsfönstret kan tjänstens användarspråk bytas ut. 3.1.1 Första inloggning i administrationstjänster med BDS-förfrågning Läs användningsvillkoren och skriv Hyväksyn 'jag godkänner' i fältet för användarvillkor, om du godkänner användningsvillkoren. Kontrollera att personbeteckningen och e-postadressen stämmer. Välj en säkerhetsfråga och skriv in ett svar på frågan. En säkerhetsfråga behövs, om användaren glömmer lösenordet och det måste aktiveras. Bekräfta uppgifterna genom att klicka på Hyväksy.
ANVÄNDARANVISNING 11 (32) I samband med första inloggning till administrationstjänster med BDS-förfrågan ska användaren även byta lösenord. Mata först in ditt nuvarande lösenord och därefter det nya lösenord som du valt och bekräfta det. Lösenordet ska bestå av minst tolv tecken och ska innehålla minst tre element av fyra: stora bokstäver, små bokstäver, siffror och specialtecken. Lösenordet får inte innehålla delar av personens eget namn eller användarnamn. Tryck härefter på Vaihda. 3.1.2 Inloggning med organisationskort Inloggning till administrationstjänster med BDS-förfrågning och BDS-gränssnitt kan också ske med organisationskort som innehåller ett organisationscertifikat som utfärdats av Befolkningsregistercentralen. Rätt till inloggning med kort beviljas för hela organisationen och om en sådan rätt ska separat avtalas med Befolkningsregistercentralen. 3.2 Tjänstens förstasida Efter inloggningen till BDS-förfrågningen öppnas tjänstens förstasida. Balken i vänstra kanten av förstasidan har en länk för Administrationstjänster. Genom att klicka på den kommer man till administrationstjänster med BDS-förfrågning.
ANVÄNDARANVISNING 12 (32) Administrationstjänster : För administrering av medarbetare och organisationer som använder BDSgränssnittet Kommunens ansvarige användare och huvudanvändare bläddra i sin egen organisations användaruppgifter, göra framställningar om nya användare och ändringar av användarnas roller, uppdatera användaruppgifter och besluta om användningsrättigheter. Med funktioner för administrering av användare kan den ansvarige användaren och huvudanvändaren även för sig själva föreslå en roll som tillåter dem att administrera och/eller bläddra i befolkningsdatasystemets byggnads- och lägenhetsuppgifter. Rollen som rapportbläddrare behövs för hämtning av byggnads- och lägenhetsfelrapporter och BDSgränssnittet (BDS-användargränssnittet) Rätten till rollen blir giltig först efter att den godkänts av Befolkningsregistercentralen. Utloggning från tjänsten sker alltid via knappen Kirjaudu ulos på förstasidan. Enbart stängning av webbläsaren kan lämna förbindelsen öppen. 3.3 Framställning om ny användare Om organisationen har en särskild huvudanvändare för administrationstjänster, bär huvudanvändaren ansvaret för att tillägga en ny användare av BDS-gränssnittet såsom i detta avsnitt beskrivs, medan den ansvarige användarens uppgifter vidtar först i avsnitt 3.4. Om ingen särskild huvudanvändare finns, ansvarar den ansvarige användaren helt och hållet för framställningen om ny användare av BDS-gränssnittet såsom ovan beskrivs. Det är likväl bra för alla ansvariga användare att sätta sig in i framställningen om
ANVÄNDARANVISNING 13 (32) ny användare av BDS-gränssnittet, även om huvudanvändaren bär ansvaret för processen. Om den ansvarige användaren eller huvudanvändaren vill föreslå en underhållsroll för sig själv, ska han eller hon hämta sina egna användaruppgifter och förfara enligt den beskrivning som ovan anges om tillägg av rollen. Börja med att välja Hallintapalvelut för tillägg av ny användare av BDS-gränssnitt. Gå sedan till Käyttäjien hallinta. Därefter öppnar sig söksidan. 1 2 3 Innan man kan mata in uppgifterna om den nya användaren, ska uppgifterna om
ANVÄNDARANVISNING 14 (32) användaren hämtas hos administrationstjänster med BDS-förfrågning. På så sätt ser man till att en användare inte matas in två gånger i samma organisation. Du kan söka en användare genom att mata in för- och efternamn, personbeteckning eller användarnamn. 1. Mata in sökuppgifter 2. Klicka på Hae Om du klickar på Hae utan att mata in sökuppgifter, hämtar administrationstjänster med BDS-förfrågning alla användare i din egen organisation. Genom att som sökvillkor i fältet Roolin tila välja Päättynyt kan du hämta de användare vars roll inte längre är giltig. Då kan du tilldela en användare en ny roll utan att användarens basuppgifter behöver matas in på nytt. Sökningens resultat visas i nedre kanten av sidan. Först efter sökningen visas knappen Lisää uusi käyttäjä. 3. Välj Lisää uusi käyttäjä varefter du kan börja mata in basuppgifter för den nya användaren av BDS-gränssnittet. Om användaren redan finns med i organisationen, kan du välja användare via länken Valitse som syns vid sidan av sökresultaten Mata på fliken Perustiedot in följande uppgifter om den nye användaren: Förnamn Efternamn Personbeteckning E-postadress (endast personlig arbetspostadress) Språk (finska/svenska) 2 1 1
ANVÄNDARANVISNING 15 (32) 1. Klicka på Tallenna när uppgifterna är inmatade. Användarens status har nu Visats Fältet Käyttäjätunnus (användarnamn) är fortfarande tomt. 2. Välj fliken Roolit organisaatiossa. Tillägg av en roll för användaren sker på följande sätt: Välj Lisää rooli organisaatiossa. Välj härefter den organisation till vilken användaren tilläggs. Standard är den ansvarige användarens eller huvudanvändarens egen organisation. Om den nye användaren läggs till standardorganisationen ska du klicka på Jatka.
ANVÄNDARANVISNING 16 (32) Om administrationstjänsteanvändaren har rätt att få flera organisationers uppgifter och du vill tillägga användaren till en underorganisation, ska du mata in kundnumret till önskad organisation i fältet och välja Jatka. Om du inte känner till kundnumret, ska du välja Tyhjennä och Hae. I sökfönstret som öppnas ska du mata in organisationens namn eller kundnummer och välja rätt organisation. Om du enbart klickar på Hae i sökfönstret utan sökvillkor, hämtas en förteckning över samtliga organisationer som administreras av användaren. Välj ut den organisation du önskar och klicka därefter på Jatka liksom i fråga om standardorganisation. När organisationen har valts, ska du välja Rooli önskad roll för användaren i rullgardinsmenyn. Huvudanvändarens och den ansvarige användarens roller syns i rullgardinsmenyn Huvudanvändarens och den ansvarige användarens roller söks alltid skriftligen hos Befolkningsregistercentralen. De rättigheter som ingår i respektive roll kan kontrolleras av administrationstjänsteanvändaren i menyn Organisaatioiden hallinta i fliken organisationens roller Roolit (se kapitel 4.3).
ANVÄNDARANVISNING 17 (32) 1. L i s ä ä r o o n 1??? 2 1. Lägg till begynnelsedagen för rollens giltighet. Ikonen bredvid datumet öppnar en kalender där du kan välja datum genom att klicka. Slutdag behöver inte anges, men om slutdagen för användarens anställningsförhållande är känd, kan den anges. 2. Spara uppgifterna. Den nye användarens och rollens status har nu Visats. I organisationer som har en särskild huvudanvändare övergår ansvaret för godkännande av användaren i detta skede från huvudanvändaren till den ansvarige användaren.
ANVÄNDARANVISNING 18 (32) 3.4 Kundgodkännande om framställning av användare Så här långt har både den ansvarige användaren och huvudanvändaren kunnat mata in samma uppgifter i systemet. Endast den ansvarige användaren kan kundgodkänna rollframställningen och användaren. Om det inte finns någon särskild huvudanvändare, öppnas den sida som nedan beskrivs direkt efter att rollframställningen har sparats. 2 1 Här anges Kundgodkänd då rollframställningen godkänns av den ansvarige användaren. Välj Muuta, då kommer den ansvarige användaren tillbaka till sidan Käyttäjäroolin lisäys och kan ändra roll eller begynnelsedag. Om du väljer Poista, raderas rollen helt och hållet. Om användaren bara har ett enda rollförslag, kan det inte raderas. 1. Välj Hyväksy rooliehdotus. Efter godkännandet ändras rollens status till "Kundgodkänd". 2. Gå till fliken Perustiedot för att godkänna användaren. Hos organisationer som har en särskild huvudanvändare måste den ansvarige användaren hämta huvudanvändarens användarframställningar i användaradministreringen. För att hämta de föreslagna användarna ska du välja Hallintapalvelut och Käyttäjien hallinta 1. Välj Käyttäjän tila i menyn Visad. 2. Välj Hae. Användarframställningarna syns i nedre kanten av sidan.
ANVÄNDARANVISNING 19 (32) 1 3 2 3. Välj användare som ska godkännas. Gå vidare i användaruppgifter till fliken Roolit organisaatiossa och ge den ovan nämnda rollen ett kundgodkännande. Efter att ha godkänt rollen ska den ansvarige användaren gå tillbaka till fliken Perustiedot Välj Perustiedot en ny föreslagen användare i fliken Toiminnot på rullgardinsmenyn Godkänn användare.
ANVÄNDARANVISNING 20 (32) Status för användaren ändras till Kundgodkänd. Nu är användarframställningen klar. Fältet Käyttäjätunnus är fortfarande tomt. Innan användningsrätten blir giltig ska den bekräftas av Befolkningsregistercentralen, varvid ett användarnamn ges till användaren. 3.5 Godkännande av användaren hos Befolkningsregistercentralen och förmedling av användarnamn De nya användarna av BDS-gränssnittet som är kundgodkända av den ansvarige användaren godkänns hos Befolkningsregistercentralen. De ansökningar om användningsrättigheter för administrationstjänster med BDS-förfrågning som lämnats föregående dag blir giltiga senast därpå följande vardag. I och med att användaren godkänns ges användaren av BDS-gränssnittet ett användarnamn. Ingen särskild anmälan sänds om att användningsrätten blir giltig. När Befolkningsregistercentralen godkänner användningsrätten skickas vid den första inloggningen ett engångslösenord till den nye användaren i två skilda e-postmeddelanden. Den ansvarige användaren och huvudanvändaren kan hämta en ny godkänd användares användarnamn genom att hämta den nye användarens uppgifter antingen med användarens namn och personbeteckning eller med hjälp av en förteckning av samtliga användare hos organisationen (se kapitel 3.3). Bland sökresultaten väljs önskad användare. Fliken Perustiedot för användaren visar det användarnamn som skapats för personen. Administrationstjänsteanvändaren överlämnar användarnamnet, inloggningsanvisningarna till BDS-gränssnittet med användningsvillkoren samt tjänstens nätadress till den nye användaren av BDS-gränssnittet.
ANVÄNDARANVISNING 21 (32) Av datasäkerhetsskäl lämnas användarnamnet och lösenordet till användaren i två olika försändelser. Den nye användaren loggar in i systemet och godkänner användningsvillkoren, kontrollerar sina egna uppgifter, väljer en säkerhetsfråga för att aktivera lösenordet och byta ut det erhållna lösenordet mot ett nytt. Lösenordet går ut efter 90 dagar och användaren måste byta ut det på bestämda tider. Närmare inloggningsanvisningar ges i användaranvisningen. Om kommunen använder ett organisationskort som utfärdats av Befolkningsregistercentralen, kan det användas för inloggning, om tillstånd för kortinloggning har sökts hos Befolkningsregistercentralen. För anslutning av kortet till BDS-gränssnittet finns det en en för användaren avsedd egen anvisning som sänds från Befolkningsregistercentralen när organisationen beviljats tillstånd till kortinloggning Den första inloggningen till BDS-gränssnittet sker alltid med lösenord och användarnamn. 3.6 Avslutande av användarrätt Administrationstjänsteanvändaren är skyldig att hos sin organisation avsluta de användares användningsrättigheter som inte längre behövs för BDS-gränssnittet. Dessutom ska användningsrätten avslutas till exempel för en längre tjänstledighet. För att avsluta användningsrätten ska du i fliken Perustiedot för användaren i menyn Toiminnot välja Päätä käyttöoikeus avsluta användningsrätt, och klicka på Suorita. I fönstret som öppnar sig ska du mata in användningsrättens slutdag Den användningsrätt som ska avslutas är alltid giltig under hela den anmälda slutdagen.
ANVÄNDARANVISNING 22 (32) Om användarrollen har en annan slutdag, t.ex. på grund av ett tidsbundet anställningsförhållande, upphör användningsrätten på samma gång som rollen upphör. Om samma användare på nytt inträder i tjänst hos organisationen och på nytt behöver rätt till BDS- gränssnitt, kan personens uppgifter hämtas genom att användarens namn, personbeteckning eller användarnamn matas in på söksidan och att sökvillkoret "Avslutad" skrivs in i fältet Roolin tila. När användarens uppgifter hittas, kan en ny rollframställning göras för personen. Om användarens uppgifter inte fås fram, kan personen matas in i systemet som ny användare. 3.6.1 Tillfälligt förhindrande Administrationstjänsteanvändaren kan tillfälligt förhindra användarens användning av BDS-gränssnittet t.ex. om det föreligger skäl att misstänka att användarnamnet eller lösenordet har kommit till utomståendes kännedom eller på grund av misstanke om missbruk. För andra tillfälliga avbrott i användningen såsom semestrar och alterneringsledigheter ska funktionen inte användas. För att förhindra användningen ska du i rullgardinsmenyn Toiminnot välja "Förhindra användning" och klicka på Suorita. När användning förhindrats försvinner inte användarens uppgifter ur användarregistret, men personen kommer inte in på BDS-gränssnittet. För att användning på nytt ska möjliggöras måste den ansvarige användaren kontakta Befolkningsregistercentralen. 3.7 Ändringar i användarrätten till BDS-gränssnitt Användarens behov av förbindelse kan förändras i och med att arbetsuppgifterna ändras eller användaren eventuellt behöver fler roller i sitt arbete. En ändring av användarrollen följer samma mönster som tillägg av en ny roll. Den ansvarige användaren kundgodkänner den nya roll som föreslås av huvudanvändaren, varefter ändringarna aktiveras genom Befolkningsregistercentralens godkännande. 3.7.1 Byte av användarens användningsrättsroll Organisationens ansvarige användare eller huvudanvändare tar fram den användare vars roll ska ändras (se kapitel 3.3.). I användaruppgifterna syns i fliken Roolit organisaatiossa användarens giltiga roller. En ny roll läggs till användaren enligt det förfarande som beskrivs i kapitel 3.3. Om den gamla rollen blir öveflödig, ska den tas bort. För den gamla rollen kan vid behov fastställas en slutdag för att det inte ska bli ett avbrott i användningen under
ANVÄNDARANVISNING 23 (32) godkännandeprocessen. Befolkningsregistercentralen avlägsnar automatiskt de gamla rollerna, om användaren ändrar sin organisation. I exemplet på bilden ser man att användaren har två roller, den gamla rollen och en ny roll som har tillagts. Den giltiga rollens status är "Godkänd", medan status för den roll som väntar på Befolkningsregistercentralens behandling är "Kundgodkänd". Den ansvarige användarens och huvudanvändarens arbetsfördelning följer samma mönster som vid godkännande av en ny användare. Huvudanvändaren kan endast föreslå nya roller, men deras kundgodkännande förutsätter att de godkänns av den ansvarige användaren. Om användaren behöver flera administrationsroller samtidigt, ska den ansvarige användaren ta kontakt med Befolkningsregistercentralen. 3.7.2 Byte av användarens enhet inom samma organisation Då en tillståndsmottagarorganisation inom administrationstjänster med BDS-förfrågning har olika underorganisationer, kan en ansvarig användare på en högre nivå hos organisationen flytta en användare av BDS-gränssnitt från en organisationsenhet till en annan. Nedan ett exempel på en organisationsstruktur som administreras av en ansvarig användare på en högre nivå. Organisationers administrering beskrivs i kapitel 4.
ANVÄNDARANVISNING 24 (32) Högre organisationsnivå. Rollen för hela organisationens ansvarige användare har förlagts till denna Underorganisation er. Användarna i dessa organisationer administreras av en för organisationen gemensam ansvarig Om den ansvarige användaren eller huvudanvändaren har placerats på underorganisationsniv å, kan han eller hon administrera endast den enskilda underorganisationens användare och En ansvarig användare på en högre nivå kan däremot flytta användare mellan vilka som helst av de underorganisationer han eller hon administrerar. Då en användare flyttas från en organisation till en annan, sker det på så sätt att användaren först tilldelas en roll i den nya organisationen. Därefter tas rollen i den förra organisationen bort genom att en slutdag fastställs för den gamla rollen. En ansvarig användare på en högre nivå har rätt att se alla användare i sin egen organisation och underorganisationernas användare. Då en användare flyttas till en annan organisation inleds flyttningen med att den användare som ska flyttas tas fram. Användarens uppgifter hämtas antingen direkt med den avsedda användarens uppgifter eller med hjälp av en förteckning över samtliga användare hos organisationen. Välj användare som ska flyttas och gå till fliken Roolit organisaatiossa. Organisationen Kundnumret Rollen
ANVÄNDARANVISNING 25 (32) På platsen Organisaatio syns användarens nuvarande organisation. Organisationen kan definieras utifrån kundnumret som syns på platsen Tunnus. På platsen Rooli syns användarens giltiga roll och rollbeteckning. Därefter tilldelas användaren en roll i den nya enheten. Välj Lisää rooli organisaatiossa. Som standard anges administrationstjänsteanvändarens egen organisation. Om önskat kundnummer är bekant, ska du mata in det och klicka på Jatka. Annars ska du välja Tyhjennä och därefter Hae. I fönstret som öppnar sig ska du ta fram önskad organisationsenhet med kundnumret eller organisationens namn. Kommandot Hae tar fram en förteckning över alla organisationer över vilka administrationstjänsteanvändaren har administrationsrätt, om inga sökvillkor anges. Välj önskad organisation med kommandot Valitse.
ANVÄNDARANVISNING 26 (32) 2 1 3 1. Välj önskad roll i rullgardinsmenyn 2. Mata in giltighetens begynnelsedag 3. Välj Tallenna De informationsvyer som ingår i var och en roll kan kontrolleras av administrationstjänsteanvändaren som kan klicka på rollens namn eller gå in på fliken Roolit i organisationens basuppgifter (se kapitel 4.3). 1 2 Användaren har nu två roller, en i vardera organisationen. Den gamla rollens status anges som "Godkänd" och den nya rollens status som "Visad". 1.Den ansvarige användaren kundgodkänner den nya rollframställningen.
ANVÄNDARANVISNING 27 (32) 2. Ange en slutdag för den gamla rollen genom att välja Muuta, du kan också ta bort rollen helt och hållet, men detta leder till ett avbrott i användningen innan. Befolkningsregistercentralen har godkänt den nya rollen Slutresultatet blir att användaren har flyttats till en ny organisation och användarrätten i den förra organisationen har upphört. Den nya rollens status är nu "Kundgodkänd" och då Befolkningsregistercentralen har godkänt den nya rollframställningen, har flyttningen av användaren genomförts. Användarnamn och lösenord förblir desamma. Användaren ska av datasäkerhetsskäl byta sitt lösenord i och med övergången till den nya enheten. Om tillståndsmottagaren vill ändra på organisationsstrukturen så att hela organisationens uppgifter ansluts till en och samma enhet, eller skapa nya underorganisationer, ska den ansvarige användaren ta kontakt med Befolkningsregistercentralen. 3.7.3 Fastställande av ny roll Kommunen kan till BRC göra framställningar om tillägg av nya roller samt ändringar och avlägsnande av roller som redan skapats. För ändringar och avlägsnande av roller ska den person som i registerföringsavtalet anges som kontaktperson eller ansvarig användare ta kontakt med Befolkningsregistercentralen. 4 Administrering av organisationer Administrationstjänsteanvändare kan kontrollera och uppdatera sin egen organisations uppgifter. Alla organisationsuppgifter får inte kontrolleras i administrationstjänster med
ANVÄNDARANVISNING 28 (32) BDS-förfrågning. Exempelvis måste Befolkningsregistercentralen skriftligen eller per e- post underrättas om en ändring av namnet på en organisation. Organisationens uppgifter får du fram genom att på förstasidan klicka på länken Hallintapalvelut. 2 1 3 4 1. Börja med att välja Organisaatioiden hallinta 2. Mata in organisationens namn eller kundnummer 3. Välj Hae 4.1 Basuppgifter 4. Välj önskad organisation Om du bara klickar på Hae, får du fram alla organisationer över vilka användaren har administrationsrätt. Om den ansvarige användaren har rätt till en utförligare vy, kan man på fliken Perustiedot i vänstra kanten se organisationens struktur i administrationstjänster med BDS-förfrågning. Andra organisationsenheter kommer man åt att administrera genom att klicka på organisationens namn. Med fliken i övre kanten av sidan kan man navigera mellan organisationens olika vyer. Administrationstjänsteanvändare kan bearbeta organisationsuppgifter som syns på mörk botten. Uppgifter på grå botten kan inte ändras. För att dessa uppgifter ska kunna ändras måste Befolkningsregistercentralen kontaktas.
ANVÄNDARANVISNING 29 (32) Bilden visar strukturen av den organisation som administreras av användaren. Organisationsträd et visar endast de enheter för vilka användaren har administrationsrät t. Med flikarna navigerar man mellan olika vyer. Här kan samtliga användare hos organisatione n tas fram och rollernas produkter 4.1.1 Hämtning av samtliga användare hos organisationen I övre kanten av fliken Perustiedot kan man från menyn Toiminnot direkt ta fram samtliga användare hos organisationen genom att välja "Hämta organisationens användare" och klicka på Suorita. Sökningen tar enbart fram användare för det kundnummer som syns i basuppgifterna. Om organisationen har flera kundnummer, ska användarna hämtas skilt för vart och ett nummer. 4.1.2 Rollernas produkter Genom att i menyn Toiminnot välja Visa datatillståndets och rollens produkter och klicka på Suorita kan administrationstjänsteanvändaren kontrollera produkter, dvs. informationsvyer till vilka organisationen har beviljats åtkomst. Sökning av rollspecifika informationsvyer beskrivs i kapitel 4.3 4.2 Kontaktperson I fliken Yhteyshenkilö finns uppgifter om organisationens kontaktperson för BDSförfrågning. Den ansvarige användaren och huvudanvändaren kan uppdatera uppgifterna om kontaktperson.
ANVÄNDARANVISNING 30 (32) Kontaktpersonen behöver inte vara samma person som den ansvarige användaren hos organisationen. 4.3 Roller I fliken Roolit syns de roller som beviljats organisationen, dvs. de kombinationer av användningsrättigheter inom ramen för vilka administrationstjänsteanvändaren kan söka användningsrättigheter för organisationens användare. Genom att klicka på Roolitunnus får man fram ett sammandrag av rättigheterna för rollen i fråga. De roller som beviljats organisationen administreras av Befolkningsregistercentralen. Om du vill ändra på rollerna, ska du kontakta Befolkningsregistercentralen. Rollbeteckning ar 5 Kontaktinformation 5.1 Problem vid inloggning Låsta lösenord aktiveras av Tieto Oy:s kundstöd, tfn 020 343 433 (öppet 24h). För aktivering av lösenordet måste användaren känna till användarnamnet och kunna svara på den säkerhetsfråga som formulerades vid den första inloggningen. Om användaren inte känner till sitt eget användarnamn ska användaren ta kontakt med den ansvarige användaren hos sin egen organisation.
ANVÄNDARANVISNING 31 (32) 5.2 Störningar och andra problem i användningen Eventuella störningar och problemsituationer i användningen av BDS-gränssnitt eller BDSförfrågning kan anmälas till Tieto Oy:s kundstöd, tfn 020 343 433 eller vrk.sd@tieto.com Då man hör sig för om användning av BDS-gränssnitt eller BDS-förfrågning behövs följande uppgifter: Användarens namn Användarnamnet Organisationens namn Organisationens kundnummer Dessutom: En beskrivning av problemet Felanmälningar från systemet I vilken användarroll har användaren varit inloggad då problemet upptäcktes 5.3 Respons Problemsituationer kan fortast och lättast lösas då tillräckliga uppgifter finns till hands. Respons om användningen av administrationstjänster med BDS-förfrågning kan sändas till rahu.info@vrk.fi. Du kan också be huvudanvändaren eller den ansvarige användaren hos din organisation om hjälp. 6 Lösningar på problemsituationer Problem Lösning Problem Användaren har fått lösenordet i sin e-post, men inget användarnamn. Av datasäkerhetsskäl sänds användarnamnet inte per e-post Administrationstjänsteanvändaren ska överlämna användarnamnet till den nye användaren. Huvudanvändaren eller den ansvarige användaren ska kontrollera en ny användares användarnamn i användaradministrationen i administrationstjänster med BDS-förfrågning. Användaren har glömt lösenordet och kan inte logga in. Lösning Användaren måste personligen kontakta Tieto Oy:s kundstöd 020 343 433. Då användaren korrekt besvarar den säkerhetsfråga han eller hon har fastställt, skickas ett nytt lösenord till användaren.
ANVÄNDARANVISNING 32 (32) Problem Användarens namn eller e-postadress har ändrats Lösning Problem Lösning Problem I administrationstjänster med BDS-förfrågning behövs alltid en uppdaterad e-postadress t.ex. för aktivering av lösenordet. Om användarens e- postadress ändras till följd av en namnändring eller organisationens namnbyte, korrigerar den ansvarige användaren eller huvudanvändaren användarens namn och e-postadress i användarens basuppgifter. Bland organisationens användare upptäcks personer som inte längre är i organisationens tjänst eller inte behöver BDS-gränssnittet i sina arbetsuppgifter. Den ansvarige användaren eller huvudanvändaren avslutar de överflödiga användarnas användningsrätt. Användarens namn syns två gånger i förteckningen över användare, t.ex. som huvudanvändare och förfrågningsanvändare. Lösning Om användaren har flera roller i administrationstjänster med BDSförfrågning, visas varje roll i förteckningen över användare på skild rad så att användarens olika roller kan visas i denna vy.