Patientsäkerhetsberättelse för elevhälsans medicinska insats(skolhälsovården) År 2017 170201 Karin Linge Verksamhetschef Elevhälsans medicinska insats/skolhälsovården 1
Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 3 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 4 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 5 Uppföljning genom egenkontroll 6 Samverkan för att förebygga vårdskador 6 Riskanalys 7 Informationssäkerhet 7 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 7 Hantering av klagomål och synpunkter 7 Samverkan med patienter och närstående 8 Sammanställning och analys 8 Resultat 9 Övergripande mål och strategier för kommande år 10 2
Sammanfattning Under verksamhetsåret 2017 har följande åtgärder vidtagits för att öka patientsäkerheten: Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor med utbildningsinsatser för kompetensutveckling och kvalitetsdiskussioner samt löpande utvärdering av verksamheten innefattande avvikelserapportering och hantering av inkomna synpunkter från elever, målsmän och andra intressenter Medicinsk elevhälsapersonal har deltagit vid nationella kongresser med fortbildning och kompetensutveckling (skolsköterskekongress, ledningskonferens för elevhälsapersonal, konferens om problematisk skolfrånvaro) Samverkansmöten med BUP Utvecklingsdagar för alla skolsköterskor och skolläkaren Ständigt pågående aktivt arbete för att ta fram och utveckla säkra rutiner i det medicinska arbetet involverande både skolsköterskor och skolläkare/verksamhetschef Inrapportering av risker, tillbud och händelser enligt gällande avvikelserutin Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Elevhälsans uppdrag är att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. Skolhälsovården i Kalmar kommun arbetar fortlöpande för att upprätthålla en så hög grad av patientsäkerhet som möjligt. Målet är att bedriva en god och säker vård där risker elimineras genom tidig identifiering och förebyggande arbete. För att minimera risken för vårdskada är det viktigt att bemanningen är fullgod och att personalen har den kompetens som krävs för att bedriva en säker vård. Arbetsmiljön måste vara tillfredställande och det måste finnas tid för planering och kvalitetsarbete. Strategier för att uppnå dessa mål är att: skolsköterska finns tillgänglig på alla skolor och att dessa har ansvar för ett rimligt antal elever, ca 500 elever per heltidstjänst enligt Kalmar kommuns riktlinjer. personalen har den kompetens som krävs och ges möjlighet till utbildning och kompetensutveckling. riktlinjer och rutiner följs genom systematisk egenkontroll. en fungerande avvikelserapportering finns och att den leder till åtgärder som sedan följs upp. Under 2016 gjordes en fördjupad genomgång av verksamheten med stöd av 3
Skolläkarföreningens och Riksföreningen för skolsköterskors specifikt framtagna kvalitetsmått för elevhälsans medicinska insats och förvaltningens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Under 2017 år har kvalitetsarbetet fortsatt med fokus på de delar av kvalitetsmåtten där vi ser att förbättringar är nödvändiga eller möjliga. Inventering av verksamhetens lokaler med avseende på sekretess, golvyta, tillgänglighet, tillgång till vilrum, hygien, hantering av riskavfall och tillgång till adekvat medicinsk utrustning. Kartläggning av hur elevhälsans medicinska insats deltar i elevhälsaarbetet på enhetsnivå och gruppnivå t ex avseende deltagande i elevhälsateam, hälsofrämjande arbete utifrån livsstilsfaktorer, psykisk ohälsa, arbetsmiljö, lärandemiljö, särskilt stöd, skolfrånvaro och extern samverkan. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivare Barn- och ungdomsnämnden, Kalmar kommun är vårdgivare för den hälsooch sjukvård som bedrivs inom elevhälsan och ansvarar för att verksamhetschef för elevhälsans medicinska del utses. Verksamhetschef Verksamhetschef för elevhälsans medicinska del är skolläkare Karin Linge. Verksamhetschefen för elevhälsans medicinska del är ansvarig för att verksamheten bedrivs på ett säkert och ändamålsenligt sätt. Verksamhetschefen ansvarar för att alla medarbetare har rätt kompetens och för att de får kontinuerlig fortbildning för att upprätthålla denna. Verksamhetschefen har i detta arbete stöd av samordnande skolsköterska. Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal Legitimerad sjukvårdspersonal har ett eget ansvar för att deras arbete utförs med god kvalité, enligt vetenskap och beprövad erfarenhet, och med hög patientsäkerhet. Varje medarbetare är skyldig att identifiera avvikelser och risker i verksamheten och att rapportera dessa. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Elevhälsans medicinska del har ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete anpassat efter socialstyrelsens riktlinjer (SOSFS 2011:9). Barn- och ungdomsförvaltningen är ISO-certifierad och elevhälsans medicinska del omfattas därmed av interna och externa revisioner inom ramen för denna kvalitetscertifiering. Det finns en utarbetad rutin för avvikelserapportering. Avvikelser rapporteras till verksamhetschefen som sammanställer dessa en gång per månad och fattar 4
beslut om eventuell åtgärd. En gång per månad träffas samtliga skolsköterskor och skolläkaren på ett gemensamt yrkesnätverksmöte. Vid detta möte sker fortbildning och erfarenhetsutbyte i syfte att öka kvalitet och säkerhet i verksamheten. Yrkesnätverksmötet har en stående punkt för information om inkomna avvikelserapporter. I anslutning till denna punkt förs diskussion kring åtgärder för ökad patientsäkerhet. Det finns en utarbetad rutin för anmälan av skada/olycksfall/tillbud barn/elev och dessa uppgifter sammanställs årligen. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Under 2017 har flera insatser gjorts för att öka patientsäkerheten och ytterligare höja kvalitén i verksamheten. Yrkesnätverksmöten och utvecklingsdagar Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor har anordnats en gång i månaden. I samband med dessa möten har utbildningsinsatser för kompetensutveckling och kvalitetsdiskussioner genomförts. Dessutom har löpande utvärdering av verksamheten skett. Denna innefattar avvikelserapportering och hantering av inkomna synpunkter (från egen personal, övrig skolpersonal, elever, vårdnadshavare och andra intressenter). Under året har också utvecklingsdagar anordnats där alla skolsköterskor och skolläkaren fick utbildning i bemötande av personer med ångestproblematik Utbildning/information om bland annat följande områden har också anordnats under året: Ätstörningar och ABC-enhetens verksamhet Ångestbehandling och Valnötsträdets verksamhet STI, smittskydd och Smittskyddssköterskans verksamhet Psykosomatiska besvär och Psykosomatikteamets verksamhet Barn- och ungdomshälsans verksamhet Alkohol- och drogmottagningens verksamhet Pedagogisk miljö vid neuropsykiatrisk problematik Ungdomars alkohol- och drogvanor och områdespolisens verksamhet Deltagande i kurser och konferenser Samtliga skolsköterskor inom organisationen har deltagit i Skolsköterskeföreningens årliga skolsköterskekongress. Syftet med detta är att säkerställa att skolsköterskorna bibehåller och utvecklar sin kompetens då det är en mycket viktig faktor för att kunna bedriva ett patientsäkert arbete. Skolläkaren har deltagit i konferens om problematisk skolfrånvaro. Samordnande skolsköterska har deltagit i nationell ledningskonferens med fokus på ledningsfrågor inom elevhälsa och skolhälsovård. Samordnande 5
skolsköterska har också deltagit i utbildning för att HBTQ-certifiera elevhälsan i Kalmar kommun Inventering av verksamhetens lokaler har genomförts på alla skolor utom två där byggnation pågår. Av de 21 skolsköterskerum som inventerades var åtta utan anmärkning och fem hade anmärkning av lindrig art, framför allt rörande bristfällig utrustning. Sju av lokalerna hade brister som gör att de inte kan betraktas som patientsäkra. I fyra av fallen(barkestorpsskolan, Lindöskolan, Rinkabyholmsskolan och Rocknebyskolan) handlar det främst om bristande sekretess då samtal i normal samtalston lätt uppfattas utanför rummen. Ett av skolsköterskerummen på Vasaskolan uppvisar brister då det gäller utrustning och tillgänglighet. Skolsköterskelokalerna på Tullbroskolan och på Funkaboskolan (tidigare Västra Funkaboskolan ) uppvisar stora brister då det gäller lokalstorlek, hygien, sekretess, tillgänglighet och utrustning och kan inte anses som patientsäkra. Kartläggning av elevhälsans medicinska insats deltagande i elevhälsaarbetet på enhets- och gruppnivå har genomförts. Kartläggningen visar att skolsköterskorna, i mån av tid, arbetar hälsofrämjande och förebyggande på alla nivåer. Det kan röra sig om olika typer av hälsolektioner, friskvårdaktiviteter, närvarofrämjande aktiviteter, trygghets- och kamratstödjargrupper, arbetsmiljögrupper, samverkansgrupper och elevhälsateam. De skolsköterskor som har ansvar för ett mycket stort antal elever har svårare för att hinna med den här typen av arbete då de måste fokusera på de lagstadgade arbetsuppgifter som åligger dem. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Egenkontroll medicinskteknisk utrustning utförs enligt gällande rutin. Inrapportering till vaccinationsregister. Kontroll av hur stor andel elever som utnyttjar möjligheten att ha ett hälsosamtal med skolsköterska. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Intern samverkan Elevhälsateam där skolans personal och elevhälsans personal gemensamt identifierar elever som är i behov av elevhälsans insatser s.k. utökade EHT. Samordning av insatser inom elevhälsan. Information om nya elever på skolorna så att dessa får ta del av elevhälsans rutinmässiga insatser som görs i hälsofrämjande och förebyggande syfte. Regelbundna möten mellan skolläkare och skolpsykologer. Regelbundna möten mellan central elevhälsapersonal och verksamhetschefen för central elevhälsa. Extern samverkan Fungerande rutin för remittering till annan vårdgivare när behov av 6
detta finns. Regelbundna möten med externa samverkansparter såsom BHV, ungdomsmottagning, socialtjänst, primärvård, sjukhuskliniker m fl. Regelbundna möten med barn- och ungdomspsykiatrin där övergripande samverkansfrågor diskuteras och där även specifika elevärenden kan tas upp. Skolläkarens deltagande vid barn- och ungdomsklinikens utbildningsmöte en gång per vecka. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Rapportering av risker och händelser Att identifiera risksituationer och att rapportera dessa är ett ansvar som alla inom elevhälsans medicinska insats delar. Det finns rutiner för hur elevhälsans medicinska personal går till väga för att rapportera risksituationer och avvikelser inom verksamheten. Informationssäkerhet HSLF-FS 2016:40, 7 kap. 1 Datajournalsystemet PMO genomgår fortlöpande kvalitetsförbättringar i syfte att förbättra säkerheten. En gång per månad görs även loggkontroller där man kontrollerar öppnade journaler och samkör dessa med behörighet på de aktuella enheterna. Journalgranskning där varje skolsköterska tillsammans med en kollega granskar avidentifierade journalanteckningar med avseende på kvalité genomförs årligen. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 p 5 Avvikelser Genomgång av inkomna risk- och avvikelserapporter sker veckovis så att akuta åtgärder kan vidtas vid behov. Inkomna rapporter analyseras och sammanställs av verksamhetschefen tillsammans med samordnande skolsköterska veckovis. Genomgång och analys av de aktuella risk- och avvikelserapporterna sker också vid regelbundna yrkesnätverksmöten en gång per månad. Analys av avvikelser dokumenteras. Verksamhetschefen vidtar lämplig åtgärd beroende på avvikelsens karaktär och gör vid behov anmälan enligt Lex Maria. Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Vårdgivaren har ett system för att ta till vara klagomål, beröm och synpunkter. Inkomna klagomål och synpunkter gällande verksamheten sammanställs och behandlas löpande en gång i månaden vid Ledningens genomgång. 7
Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Elevhälsans medicinska insats bedriver frivillig vård och samtycke från elev och vårdnadshavare är en förutsättning för insatser. Elever har rätt att själva söka elevhälsans personal och kontakt tas med vårdnadshavare i de fall där man bedömer att detta är lämpligt eller nödvändigt. Eleverna informeras om att skolsköterskor, skolläkare och skolpsykologer har tystnadsplikt och om vad detta innebär. De får också information om att tystnadsplikten kan brytas i vissa situationer t ex vid misstanke om att barn far illa. Information till och samverkan med elever och vårdnadshavare är en viktig del av elevhälsans arbete. Information skall vara anpassad efter elevens behov, ålder, kunskap och situation och kan t ex beröra följande områden: Beskrivning av elevhälsans medicinska del(roll och uppdrag) Information inför vaccinering Information inför hälsobesök och inför eventuell uppföljning av hälsobesök Information om vidtagna åtgärder vid symtom eller skada Det är viktigt att elevhälsans personal uppmärksammar faktorer som kan medföra svårigheter i informationsöverföringen t ex behov av tolk. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Under verksamhetsåret har inga klagomål eller synpunkter på verksamheten framkommit via det system som vårdgivaren har för detta, från Patientnämnd eller från IVO. 16 avvikelserapporter har inkommit under året. Samtliga avvikelserapporter har hanterats enligt de rutiner som finns för detta. 10 av avvikelserna rör vaccinationer. Det handlar om uteblivna vaccinationer, felaktiga vaccinationer och vaccinationer som inte givits vid rätt tidpunkt. Två av avvikelserna rör bristfällig dokumentation. Två av avvikelserna rör uteblivna kontroller eller uppföljningar. En avvikelse handlar om ett journalskåp som lämnats öppet. En avvikelserapport innehåller ett flertal uppgifter om uteblivna kontroller och uppföljningar samt uteblivet administrativt arbete. Då en stor andel av avvikelserna handlar om vaccination har extra tid ägnats åt att analysera orsaker till dessa. Vi har numera ett stort antal elever som är ofullständigt vaccinerade och som därför erbjuds individuella vaccinationsscheman. Det innebär att det är betydligt svårare att hålla reda på vem som ska ha vilken vaccination och vid vilken tidpunkt. Vaccinationsrutinen har anpassats för att möta dessa svårigheter och förhoppningen är att antalet misstag successivt kommer att minska. Vi har även ett ökat antal olika vaccinationsty- 8
per att hantera vilket gör att risken för sammanblandningar är större. För att underlätta hanteringen och minska risken för sammanblandningar har skolläkaren sammanfattat de aktuella vaccinationstyperna i en förteckning som uppdateras regelbundet. Den avvikelse som innehåller ett flertal fall av misstag gäller alla en skola där skolsköterskebemanningen har varit haltande under en längre tid. Situationen kommer nu förhoppningsvis att stabiliseras men avvikelserna visar hur viktigt det är att skosköterskebemanningen på alla enheter är tillfredsställande och att överrapportering till vikarierande eller nyanställd skolsköterska kan ske. Det blir även tydligt att skolsköterskornas dokumentation och användandet av väntelista-systemet i datajournalen är viktigt för patientsäkerheten. Ingen av de rapporterade avvikelserna har medfört allvarlig patientskada eller risk för sådan. Ingen av avvikelserapporterna har föranlett anmälan enligt Lex Maria. Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Strukturmått Skolsköterska har funnits tillgänglig på alla skolor under verksamhetsåret. På Funkaboskolan F-6, Trekantenskolan, Lindöskolan och Rocknebyskolan har skolsköterskebemanningen under höstterminen 2017 inte varit optimal då tillträdande skolsköterska började en bra bit in på terminen. Situationen på Djurängsskolan och Särskolan har inte heller varit tillfredsställande då tillträdande skolsköterska där inte hade möjlighet att börja förrän i slutet av terminen. Esplanadskolans särskilda undervisningsgrupp och Mottagningsenheten har inte haft tillgång till egen skolsköterska. Antalet elever per skolsköterska avviker i de flesta fall inte i alltför stor utsträckning från de riktlinjer som finns. Elevhälsans medicinska personal har deltagit i utbildningsinsatser och utvecklingsarbete i planerad utsträckning. Avvikelserapportering har fungerat tillfredsställande och har lett till adekvata åtgärder. Processmått Inventering av verksamhetens lokaler har genomförts. Kartläggning av hur elevhälsans medicinska insats deltar i elevhälsaarbetet på grupp och enhetsnivå har genomförts. Yrkesnätverksmöten för samtliga skolsköterskor har genomförts enligt planering med verksamhetsutveckling och utbildningsinsatser för kompetensökning. Utvecklingsdagar med utbildning i bemötande av personer med ångestproblematik har genomförts. Egenkontroll har genomförts enligt planering. Regelbundna samverkansmöten med Barn- och ungdomspsykiatriska kliniken har genomförts. 9
Avvikelserapportering har skett enligt gällande rutin. Resultatmått Lokalinventering visar att det finns brister i skolsköterskelokaler på en rad skolor. Kartläggning visar att elevhälsans medicinska insats deltar i elevhälsaarbetet på grupp och enhetsnivå men att möjligheterna till detta varierar beroende på arbetsbelastning. Bemanningssituationen har varit god på de flesta enheter men vissa enheter har för högt elevantal per skolsköterska och vissa enheter har varit utan skolsköterska under perioder vilket innebär risk för patientsäkerheten. Avsaknaden av skolsköterska för elever på Esplanadskolans särskilda undervisningsgrupp och Mottagningsenheten har försämrat tillgängligheten till medicinsk elevhälsa för specialenheternas elever. Elevhälsapersonalen har fått tillgång till utbildning och innehar den kompetens som krävs för att bedriva en patientsäker verksamhet. Journalgranskning visar att skolhälsovårdens journaler håller en hög kvalitet. Närmare 100% av grundskolans elever har haft hälsosamtal med skolsköterska och 100% av eleverna har genomgått de föreskrivna hälsokontrollerna. 16 avvikelserapporter har inkommit. Dessa har analyserats, bedömts och relevanta åtgärder har vidtagits. Inga av händelserna har lett till allvarlig vårdskada eller anmälan enligt Lex Maria. Systemet för rapportering av risker och händelser fungerat väl. Inga klagomål har inkommit från IVO eller Patientnämnd. Verksamheten uppnår de flesta av de kvalitetsmått för elevhälsans medicinska insats som finns angivna. Måluppfyllelse Elevhälsans medicinska del har bedrivit en god och säker vård under 2017. Det är dock viktigt att alla enheter har skolsköterska på plats under hela läsåret och att skolsköterskornas lokaler uppfyller grundläggande krav på hygien, sekretess och utrustning. Övergripande mål och strategier för kommande år Elevhälsans uppdrag och mål är att arbeta förebyggande och hälsofrämjande och att stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål. Under kommande år kommer elevhälsans medicinska insats att analysera statistik från skolsköterskornas hälsosamtal. Denna statistik har sammanställts av Landstinget i Kalmar län i syfte att kartlägga barns och ungdomars psykiska hälsa. Elevhälsans medicinska insats kommer utifrån denna statistik delta i arbetet med att ta fram en handlingsplan för att motverka psykisk ohälsa hos skolelever. 10