1 Kallelse 1 (2) Nämnd/Styrelse Sammanträdesdatum Ärendenummer Tekniska nämnden 2019-01-24 TN 2019/0011-200 Tekniska nämnden Tid Torsdagen 24 januari 2019, kl 08.30 Plats Sammanträdesrum Tjurpannan Ordförande Alf Johansson Kl 10.00 Besök av Robert Angmyr NCC, Tanumshede vattenverk Ärende 1. Godkännande av dagordning 2. Information till nya tekniska nämnden Peo Johansson 3. Tid och plats för tekniska nämndens ordförande att vara anträffbar för allmänheten 2019-2022 4. Val av ledamöter, ersättare och presidie i tekniska nämndens arbetsutskott 2019-2022 Ärendenummer TN 2019/0038-200 TN 2019/0033-201 TN 2019/0034-201 5. Val av ledamöter och ersättare i krisutskott (beredskapsplan) 2019-2022 TN 2019/0037-201 6. Val av ledamöter och ersättare till Kommunala funktionshinderrådet 2019-2022 TN 2019/0035-201 7. Val av representanter till Folkhälsorådet 2019-2022 TN 2019/0036-201 8. Val av representant till styrgruppen för Tanumshede vattenverk Peo Johansson 9. Val av representant till VA-styrgrupp Peo Johansson 10. Besluts- och behörighetsattestanter samt behörighet att öppna anbud 2019 Ulrika Olsson, kl 09:15 11. Lokalvårdsorganisation 2019 Tony Jönsson, kl 09:20 12. Förstudie av fastighetsunderhåll Peo Johansson 13. Medfinansieringsavtal mellan Trafikverket och Tanums kommun - planläggningsprocess för gång- och cykelväg utmed väg 900, Hamburgsund-Slottet. PeO Johansson 14. Redovisning av delegationsbeslut 2019 Peo Johansson TN 2019/0032-201 TN 2019/0031-201 TN 2019/0010-206 TN 2018/0260-260 TN 2018/0272-260 TN 2017/0392-351 TN 2019/0020-201
2 Tanums kommun Kallelse 2 (2) Nämnd/Styrelse Sammanträdesdatum Diarienummer Tekniska nämnden 2019-01-24 TN 2019/0011-200 Ärende 15. Information och meddelanden till tekniska nämnden 2019 Peo Johansson Ärendenummer TN 2019/0019-200
3 Tjänsteskrivelse 1 (1) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gemensam administration 2019-01-08 TN 2019/0038-200 Tekniska nämnden Pkt 2 Information till nya tekniska nämnden Sammanfattning av ärendet Närvarande ledamöter och ersättare presenterar sig. Följande information ges: - Ordföranden Alf Johansson informerar om nämndens arbete. - Förvaltningschef Peo Johansson informerar om tekniska nämndens reglemente, delegationsordning, arvodesreglemente, tidplan för sammanträden och ekonomiska aktiviteter - Presentation av personal och kort information om verksamheterna. Avdelningscheferna kommer att informera mer om sina respektive verksamheter vid kommande nämndsmöten. Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde kallar själv ersättare inom den egna partigruppen. Om ingen av dessa kan tjänstgöra skall ledamot snarast anmäla detta till nämndens sekreterare eller annan på tekniska kontorets kansli som kallar ersättare som står i tur att tjänstgöra enligt ordning fastställd av kommunfullmäktige. Per-Olof Johansson Teknisk chef Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb 457 81 Tanumshede Storemyrsvägen 2 457 31 0525 180 00 www.tanum.se Tanumshede
4 Tjänsteskrivelse 1 (1) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gemensam administration 2019-01-08 TN 2019/0033-201 Tekniska nämnden Pkt 3 Tid och plats för tekniska nämndens ordförande att vara anträffbar för allmänheten 2019-2022 Sammanfattning av ärendet Av arvodesreglementet framgår bland annat att ordföranden i tekniska nämnden skall vara anträffbar för allmänheten på tid och plats som nämnden beslutar. Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att tekniska nämndens ordförande under mandatperioden 2019-2022, skall vara tillgänglig för allmänheten på tekniska förvaltningens kontor måndagar klockan 15:00-16:30. Per-Olof Johansson Teknisk chef Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb 457 81 Tanumshede Storemyrsvägen 2 457 31 0525 180 00 www.tanum.se Tanumshede
5 Tjänsteskrivelse 1 (2) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gemensam administration 2019-01-08 TN 2019/0034-201 Tekniska nämnden Pkt 4 Val av ledamöter, ersättare och presidie i tekniska nämndens arbetsutskott 2019-2022 Sammanfattning av ärendet Tekniska nämnden beslutade 2011-01-20 10, att inrätta ett arbetsutskott och att ärenden som skall avgöras i nämnden i sin helhet skall beredas av arbetsutskottet om beredning behövs. Inför den nya mandatperioden behöver nya representanter väljas. Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att till ledamöter och ersättare i arbetsutskottet utse: Ledamot: Alf Johansson (M) Oskar Josefsson (S) Benny Svensson (L) Lisbeth Hansson (M) Kajsa Mattsson (C) Ersättare: Lars-Erik Johansson (M) Jan Andersson (S) Tore Axelsson (L) Lars Johansson (M) Lars Olrog (C) att utse Alf Johansson (M) som ordförande i tekniska nämndens arbetsutskott att utse Oskar Josefsson (S) som förste vice ordförande i tekniska nämndens arbetsutskott, samt att utse Benny Svensson (L) som andre vice ordförande i tekniska nämndens arbetsutskott Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb 457 81 Tanumshede Storemyrsvägen 2 457 31 0525 180 00 www.tanum.se Tanumshede
6 Tanums kommun Tjänsteskrivelse 2 (2) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gemensam administration 2019-01-08 TN 2019/0034-201 Per-Olof Johansson Teknisk chef
7 Tjänsteskrivelse 1 (2) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gemensam administration 2019-01-08 TN 2019/0037-201 Pkt 5 Tekniska nämnden Val av ledamöter och ersättare i krisutskott (beredskapsplan) 2019-2022 Sammanfattning av ärendet Tekniska nämnden beslutade den 21 februari 2002 47, att inrätta ett krisutskott samt att utse ledamöter och ersättare. Inför den nya mandatperioden behöver nya ledamöter och ersättare utses. Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att arbetsutskottets ledamöter och ersättare tillika skall vara krisutskott: Ledamot: Alf Johansson (M) Oskar Josefsson (S) Benny Svensson (L) Lisbeth Hansson (M) Kajsa Mattsson (C) Ersättare: Lars-Erik Johansson (M) Jan Andersson (S) Tore Axelsson (L) Lars Johansson (M) Lars Olrog (C) att utse Alf Johansson (M) som ordförande i tekniska nämndens krisutskott att utse Oskar Josefsson (S) som förste vice ordförande i tekniska nämndens krisutskott, samt att utse Benny Svensson (L) som andre vice ordförande i tekniska nämndens krisutskott Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb 457 81 Tanumshede Storemyrsvägen 2 457 31 0525 180 00 www.tanum.se Tanumshede
8 Tanums kommun Tjänsteskrivelse 2 (2) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gemensam administration 2019-01-08 TN 2019/0037-201 Per-Olof Johansson Teknisk chef
9 Tjänsteskrivelse 1 (1) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gemensam administration 2019-01-08 TN 2019/0035-201 Tekniska nämnden Pkt 6 Val av ledamöter och ersättare till Kommunala funktionshinderrådet 2019-2022 Sammanfattning av ärendet Kommunala funktionshinderrådet är en arbetsgrupp organisatoriskt knuten till omsorgsnämnden. Enligt gällande reglemente representeras kommunen politiskt i funktionshinderrådet av en ledamot och en ersättare från omsorgsnämnden, tekniska nämnden respektive kommunstyrelsen. Ordförande och vice ordförande utses av omsorgsnämnden. Inför den nya mandatperioden behöver nya representanter väljas. Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att som ordinarie ledamot utse, och att som ersättare utse. Beslutet skickas till Omsorgsnämnden Per-Olof Johansson Teknisk chef Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb 457 81 Tanumshede Storemyrsvägen 2 457 31 0525 180 00 www.tanum.se Tanumshede
10 Tjänsteskrivelse 1 (1) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gemensam administration 2019-01-08 TN 2019/0036-201 Tekniska nämnden Pkt 7 Val av representanter till Folkhälsorådet 2019-2022 Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 23 juni 1999 201, att varje kommunal nämnd utser en politiker och en tjänsteman att ingå i folkhälsorådet. Inför den nya mandatperioden behöver nya val göras. Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att utse som ordinarie representant i folkhälsorådet, att utse som ersättare, samt att uppdra åt förvaltningschefen att utse tjänstemannarepresentant. Beslutet skickas till Folkhälsosamordnaren Per-Olof Johansson Teknisk chef Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb 457 81 Tanumshede Storemyrsvägen 2 457 31 0525 180 00 www.tanum.se Tanumshede
11 Tjänsteskrivelse 1 (2) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gemensam administration 2019-01-08 TN 2019/0032-201 Tekniska nämnden Pkt 8 Val av representant till styrgruppen för Tanumshede vattenverk Sammanfattning av ärendet Tekniska nämnden har ett pågående projekt där man avser att bygga om och bygga till vattenverket i Tanumshede. Tekniska förvaltningen har upphandlat projektet som ett partneringprojekt. I ett partneringprojekt bör det finnas en styrgrupp som har det yttersta ansvaret för samverkansprocessen i projektet. Tekniska nämndens representanter i styrgruppen har också till uppgift att fortlöpande informera nämnden om eventuella avvikelser i projektet som tidplan, budget eller annan större händelse. Styrgruppen föreslås bestå av två representanter vardera från entreprenören respektive beställaren. Förra mandatperioden representerades tekniska nämnden av ordföranden Arne Mörk tillsammans med tekniska chefen Peo Johansson. Ersättare för Arne Mörk var Alf Johansson och för Peo Johannson var VAchef Lennart Hedin. Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att utse Alf Johansson (M) med Oskar Josefsson (S) som ersättare i styrgruppen för Tanumshede vattenverk Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb 457 81 Tanumshede Storemyrsvägen 2 457 31 0525 180 00 www.tanum.se Tanumshede
12 Tanums kommun Tjänsteskrivelse 2 (2) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gemensam administration 2019-01-08 TN 2019/0032-201 Per-Olof Johansson Teknisk chef
13 Tjänsteskrivelse 1 (1) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gemensam administration 2019-01-08 TN 2019/0031-201 Tekniska nämnden Pkt 9 Val av representant till VA-styrgrupp Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige antog 2017 en revidering av en vatten- och avloppspolicy för Tanums kommun. Syftet med policyn är att den skall vara vägledande vid alla kommunala vafrågor så att - vattenförsörjningen långsiktigt tryggas - spillvatten och dagvatten omhändertas på ett godtagbart sätt med hänsyn till människors hälsa och miljön. I policyn anges också att en va-grupp bestående av presidierna från tekniska nämnden och miljö- och byggnadsnämnden har till uppgift att föra en dialog i nämndövergripande va-frågor. Beslut tas i respektive nämnd. Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att utse tekniska nämndens presidie att representera tekniska nämnden i VA-styrgruppen. Beslutet skickas till Miljö- och byggnadsnämnden Per-Olof Johansson Teknisk chef Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb 457 81 Tanumshede Storemyrsvägen 2 457 31 0525 180 00 www.tanum.se Tanumshede
14 Tjänsteskrivelse 1 (1) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gemensam administration 2019-01-07 TN 2019/0010-206 Tekniska nämnden Pkt 10 Besluts- och behörighetsattestanter samt behörighet att öppna anbud 2019 Sammanfattning av ärendet Förteckning av besluts- och behörighetsattestanter för 2019 samt förteckning över behörighet att öppna anbud. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2019-01-07 Bilaga, beslut- och behörighetsattestanter 2019 Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att godkänna bilagda besluts- och behörighetsattestant lista Beslutet skickas till Ekonom tekniska VA administratör Administratör fastighet Ulrika Olsson Förvaltningsekonom Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb 457 81 Tanumshede Storemyrsvägen 2 457 31 0525 180 00 www.tanum.se Tanumshede
Bilaga pkt 10 15 Beslutsattestanter Tn 2019 Observera! Vid transaktioner där egen ekonomisk vinning eller annan olämplighet kan misstänkas skall beslutsattest göras av högre chef. Exempel på fakturor är: mobiltelefon, First Card och utbildning Förvaltningschefen attesteras av nämndens ordförande. Nämndens ordförande attesteras av förste vice ordförande eller andre vice ordförande. Faktura belopp 100 000-499 999 attesteras av verksamhetsansvarig Faktura belopp 500 0000 och över attesteras av förvaltningschef OBS! hyresavier och fakturor från städentreprenör kan attesteras av fastighetschef oavsett belopp VERKSAMHET INTÄKT KOSTNAD AKTIVITER EJ INV PROJEKT ORDINARIE ERSÄTTARE EXTRA ERSÄTTARE Nämndsordförande - 12100 100 Nämnd och styr verk x x x 12100 Tn ordf Tn förste vice ordf Tn andre vice ordf Förvaltningschef - 12110 705 Gemensam adm x x 12110 Tekniskchef Stf Tekniskchef 855 Vindkraft x x 12110 Tekniskchef Stf Tekniskchef Gata/GIS Gatuchef - 12140 203 Kart & mät x x 12140 Gatuchef Mät/GIS-ingenjör Tekniskchef 240-245 Gator och trafik x x 12140 Gatuchef Gatuingenjör Tekniskchef Trafikingenjör - 12142 240 Gator och vägar x x x 12142 Trafikingenjör Gatuchef Tekniskchef 245 Parkering x x x 12142 Trafikingenjör Gatuchef Tekniskchef Mät/GIS-ingenjör - 12143 203 Kart & mät x x 12143 Mät/GIS-igenjör Mätingenjör Tekniskchef Gatuingenjör - 12144 240 Gator och vägar x x 12144 Gatuingenjör Gatuchef Tekniskchef 243 Offentlig belysning x x 12144 Gatuingenjör Gatuchef Tekniskchef 245 Parkering x x 12144 Gatuingenjör Gatuchef Tekniskchef Markförvaltning Investeringsprojekt 211 Exploateringsverksamhet x x 12140 Gatuchef Tekniskchef 211 Exploateringsverksamhet x x 12144 Gatuingenjör Gatuchef Tekniskchef 211 Exploateringsverksamhet x x 12116 Projektingenjör ej VA Gatuchef Tekniskchef 211 Exploateringsverksamhet x x 12112 Projektingenjör ej VA Gatuchef Tekniskchef Kartförsörjning Investeringsprojekt 203 Kart- och mät x x 12140 Gatuchef Mät/GIS-ingenjör Tekniskchef Gata & Trafik Investeringsprojekt 240 Gator och vägar x x 12140 Gatuchef Gatuingenjör Tekniskchef 240 Gator och vägar x x 12116 Projektingenjör ej VA Gatuchef Tekniskchef 240 Gator och vägar x x 12112 Projektingenjör ej VA Gatuchef Tekniskchef 240 Gator och vägar x x 12144 Gatuingenjör Gatuchef Tekniskchef 243 Offentlig belysning x x 12144 Gatuingenjör Gatuchef Tekniskchef 245 Parkering x x 12144 Gatuingenjör Gatuchef Tekniskchef Vatten och avlopp VA-chef - 12120 865 Vatten och avlopp x x 12120 VA-chef Driftchef VA Tekniskchef VA-ingenjör - 121202 865 Vatten och avlopp x x 121202 VA-ingenjör VA-chef Driftchef VA VA-adm - 121205 865 Vatten och avlopp x x 121205 VA-adm VA-chef Driftchef VA Driftchef VA - 121209 865 Vatten och avlopp x 301 Drift och tillsyn 121209 Driftchef VA VA-chef VA-chef Drifttekniker Resö - 121210 865 Vatten och avlopp x 301 Drift och tillsyn x 121210 Drifttekniker Resö Driftchef VA VA-chef Drifttekniker Yttrevatten - 121211 865 Vatten och avlopp x 301 Drift och tillsyn x 121211 Drifttekniker Yttrevatten Driftchef VA VA-chef Drifttekniker Grebbestad - 121212 865 Vatten och avlopp x 301 Drift och tillsyn x 121212 Drifttekniker Grebbestad Driftchef VA VA-chef Drifttekniker Vatten - 121213 865 Vatten och avlopp x 301 Drift och tillsyn x 121213 Drifttekniker Vatten Driftchef VA VA chef Drifttekniker Hamburgsund - 121214 865 Vatten och avlopp x 301 Drift och tillsyn x 121214 Drifttekniker Hamburgsund Driftchef VA VA-chef Ledningstekniker - 121215 865 Vatten och avlopp x 301 Drift och tillsyn 121215 Ledningstekniker VA-chef Driftchef VA Ledningstekniker/vattenmätare - 121216 865 Vatten och avlopp x 301 Drift och tillsyn 121216 Ledningstekniker/vattenmätare VA-chef Driftchef VA Drifttekniker Tanumshede - 121217 865 Vatten och avlopp x 301 Drift och tillsyn x 121217 Drifttekniker Tanumshede Driftchef VA VA-chef Drifttekniker Fjällbacka - 121218 865 Vatten och avlopp x 301 Drift och tillsyn x 121218 Drifttekniker Fjällbacka Driftchef VA VA-chef Ledningstekniker - 121219 865 Vatten och avlopp x 301 Drift och tillsyn 121219 Ledningstekniker VA-chef Driftchef VA
16 VA Investeringsprojekt 865 Vtnförsörjn/avl hant x x 12120 VA-chef VA-ingenjör Tekniskchef 865 Vtnförsörjn/avl hant x x 121202 VA-ingenjör VA-chef Tekniskchef 865 Vtnförsörjn/avl hant x x 121209 Driftchef VA VA-chef Tekniskchef 865 Vtnförsörjn/avl hant x x 12113 Projektingenjör VA projekt VA-chef Tekniskchef 865 Vtnförsörjn/avl hant x x 12117 Projektingenjör VA projekt VA-chef Tekniskchef Fastighet Fastighetschef - 12137 700 Fastighetsförvaltning x x 12137 Fastighetschef Tekniskchef 802 Industriuthyrning x x 12137 Fastighetschef Tekniskchef 816 Bostadsuthyrning x x 12137 Fastighetschef Tekniskchef 230 Turismverksamhet x x 12137 Fastighetschef Tekniskchef 242 Vinterväghållning x x 12137 Fastighetschef Tekniskchef 244 Samhällsstädning x x 12137 Fastighetschef Tekniskchef 250 Parker x x 12137 Fastighetschef Tekniskchef 251 Lekplatser x x 12137 Fastighetschef Tekniskchef 316 Kulturfastigheter x x 12137 Fastighetschef Tekniskchef 340 Idrotts- och fritidsanläggningar x x 12137 Fastighetschef Tekniskchef 225 Energirådgivning x x 12137 Fastighetschef Tekniskchef 740 Städ x x 12137 Fastighetschef Städadministratör Förvaltare underhåll - 12138 700 Fastighetsförvaltning x x 12138 Förvaltare underhåll Fastighetschef Tekniskchef 802 Industriuthyrning x x 12138 Förvaltare underhåll Fastighetschef Tekniskchef 816 Bostadsuthyrning x x 12138 Förvaltare underhåll Fastighetschef Tekniskchef 244 Samhällsstäd x x 12138 Förvaltare underhåll Fastighetschef Tekniskchef 316 Kulturfastigheter x x 12138 Förvaltare underhåll Fastighetschef Tekniskchef 340 Idrotts- och fritidsanläggningar x x 12138 Förvaltare underhåll Fastighetschef Tekniskchef Driftchef fastighet - 12139 700 Fastighetsförvaltning x x 12139 Driftchef fastighet Fastighetschef Tekniskchef 802 Industriuthyrning x x 12139 Driftchef fastighet Fastighetschef Tekniskchef 816 Bostadsuthyrning x x 12139 Driftchef fastighet Fastighetschef Tekniskchef 230 Turismverksamhet 62 12139 Driftchef fastighet Fastighetschef Tekniskchef 244 Samhällsstädning x 62 12139 Driftchef fastighet Fastighetschef Tekniskchef 316 Kulturfastigheter x x 12139 Driftchef fastighet Fastighetschef Tekniskchef 340 Idrotts- och fritidsanläggningar x 62 12139 Driftchef fastighet Fastighetschef Tekniskchef Parkchef - 12134 230 Badplatser x x 12134 Parkchef Fastighetschef Tekniskchef 242 Vinterväghållning x x 12134 Parkchef Fastighetschef Tekniskchef 244 Samhällsstädning x x 12134 Parkchef Fastighetschef Tekniskchef 250 Parker x x 12134 Parkchef Fastighetschef Tekniskchef 251 Lekplatser x x 12134 Parkchef Fastighetschef Tekniskchef 340 Idrotts- och fritidsanläggningar x x 12134 Parkchef Fastighetschef Tekniskchef Driftchef fastighet (park) - 12131 230 Badplatser x x 12131 Driftchef fastighet (park) Fastighetschef Tekniskchef 244 Samhällsstädning x x 12131 Driftchef fastighet (park) Fastighetschef Tekniskchef 340 Idrotts- och fritidsanläggningar x x 12131 Driftchef fastighet (park) Fastighetschef Tekniskchef Förvaltare underhåll (park) - 12132 230 Badplatser x x 12132 Förvaltare underhåll (park) Fastighetschef Tekniskchef 244 Samhällsstädning x x 12132 Förvaltare underhåll (park) Fastighetschef Tekniskchef 340 Idrotts- och fritidsanläggningar x x 12132 Förvaltare underhåll (park) Fastighetschef Tekniskchef Förvaltningsadm Fastighet - 12136 700 Fastighetsförvaltning x x 802 Industriuthyrning x x 816 Bostadsuthyrning x x endast hyra från extern hyresvärd x 12136 Adm fastighet Fastighetschef Tekniskchef endast hyra från extern hyresvärd x 12136 Adm fastighet Fastighetschef Tekniskchef endast hyra från extern hyresvärd x 12136 Adm fastighet Fastighetschef Tekniskchef Städaministratör - 12135 740 Städ x x x 12135 Städadministratör Fastighetschef Tekniskchef Investeringsprojekt projekt fastighet 700 Fastighetsförvaltning x x 12137 Fastighetschef Tekniskchef 700 Fastighetsförvaltning x x 12138 Förvaltare underhåll Fastighetschef Tekniskchef 700 Fastighetsförvaltning x x 12139 Driftchef fastighet Fastighetschef Tekniskchef 700 Fastighetsförvaltning x x 12116 Projektingenjör ej VA Fastighetschef Tekniskchef 700 Fastighetsförvaltning x x 12112 Projektingenjör ej VA Fastighetschef Tekniskchef 230, 244, 250, 251, 340 investeringar inom park x x 12134 Parkchef Fastighetschef Tekniskchef 230, 244, 250, 251, 340 investeringar inom park x x 12138 Fövaltare underhåll Fastighetschef Tekniskchef 230, 244, 250, 251, 340 investeringar inom park x x 12139 Driftchef fastighet Fastighetschef Tekniskchef BALANSKONTON ANSVAR ORDINARIE ERSÄTTARE Avgifter för samutnyttjade p-platser B 3191 1030 Trafikingenjör Ekonom Behörighetsattestanter Adm Fastighet VA-adm Ekonom Trafikingenjör (A.S och E.H) (P.J) (U.O) (H.L.L)
Behörighet att öppna anbud Tekniskchef Fastighetschef Parkchef Teknisk förvaltare Förvaltare underhåll Driftchef fastighet Gatuchef VA-chef Driftchef VA Projekingenjörerna Gatuingenjör 17
18 Tjänsteskrivelse 1 (1) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Fastighetsavdelningen 2019-01-09 TN 2018/0260-260 Tekniska nämnden Pkt 11 Lokalvårdsorganisation 2019 Sammanfattning av ärendet Tekniska nämnden beslöt 2018-12-13 106 att föreslå kommunfullmäktige att Tanums kommun skall återta lokalvården i egen regi. Att besluta om huvudmannaskap, finansiering, rekrytering av personal, upphandling av lokalvårdsutrustning mm kommer att ta tid varför tekniska nämnden bör diskutera en övergångslösning. Beslutsunderlag Beslutsunderlag städtjänster Tanums kommun 2018-11-28 Tekniska nämndens beslut 2018-12-13 106 Tony Jönsson Fastighetschef Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb 457 81 Tanumshede Storemyrsvägen 2 457 31 0525 180 00 www.tanum.se Tanumshede
Bilaga pkt 11 19
20
21
22
23
24
Nämnd/Styrelse Bilaga pkt 1125 Protokollsutdrag 1 (2) Sammanträdesdatum Tekniska nämnden 2018-12-13 TN 106 TN 2018/0260-260 Upphandling av lokalvård 2019 Sammanfattning av ärendet Tekniska nämndens arbetsutskott 2018-10-08 samt tekniska nämnden 2018-10-18 beslutade att säga upp avtalet för lokalvårdentreprenad med Alliance+ från och med 2019-05-01. Tekniska nämnden gav också förvaltningen i uppdrag att påbörja arbetet med att ta fram underlag för en ny upphandling, samt beräkna kostnaden för att återta lokalvårdsentreprenaden helt eller delvis i egen regi samt att beslut skall tas på tekniska nämndens decembermöte. Utvecklad ärendebeskrivning Förvaltningen har i samarbete med Borago konsult AB studerat fyra alternativ att bedriva lokalvård i Tanums kommun och har vägt för- och nackdelar samt uppskattat kostnader för varje alternativ. Förvaltningen har även haft kontakter med Munkedal. Lysekil, Sotenäs och Strömstad kommuner för att studera deras organisationer för lokalvård. Utredningen presenteras i bilaga och på tekniska nämndens möte 2018-12-13 kommer en utförligare presentation av utredningen samt framtaget underlag för ny upphandling att ges av förvaltningen och konsultbolaget Borago. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Beslutsunderlag städtjänster Tanums kommun 2018-11-28 Yrkanden Oskar Josefsson (S) yrkar på förslaget att återta lokalvården i egen regi Benny Svensson (L) yrkar på förslaget att upphandla lokalvården Beslutsgång Mötet ajourneras mellan klockan 11:15 och 11:30 för överläggningar i partigrupperna. Ordföranden ställer förslagen mot varandra och finner att tekniska nämnden bifaller Oskar Josefssons förslag. Omröstning begärs och tekniska nämnden godkänner följande beslutsgång: Ja-röst för Benny Svenssons förslag Nej-röst för Oskar Josefssons förslag Justerandes signaturer Utdragsbestyrkande
26 Tanums kommun Protokollsutdrag 2 (2) Nämnd/Styrelse Sammanträdesdatum Tekniska nämnden 2018-12-13 Omröstningsresultat Med 7 nej-röster för Oskar Josefssons förslag och 4 ja-röster för Benny Svenssons förslag beslutar tekniska nämnden att bifalla Oskar Josefssons förslag att kommunen återtar lokalvården i egen regi. Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att kommunen återtar lokalvården i egen regi Reservationer Benny Svensson (L) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget förslag Lisbeth Hansson (M), Alf Johansson (M) och Kenneth Östberg (M) reserverar sig mot beslutet till förmån för Benny Svenssons förslag. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerandes signaturer Utdragsbestyrkande
Bilaga pkt 11 27
28 Tjänsteskrivelse 1 (2) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Fastighetsavdelningen 2019-01-08 TN 2018/0272-260 Tekniska nämnden Pkt 12 Förstudie av fastighetsunderhåll Sammanfattning av ärendet EY genomförde på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Orust, Strömstad och Tanums kommuner en förstudie avseende fastighetsunderhåll. Syftet med förstudien har varit att översiktligt kartlägga hur kommunerna jobbar med fastighetsunderhåll samt att göra en jämförelse mellan kommunerna. Förstudien visar att kommunerna har liknande utmaningar vad gäller behov av lokaler. Kommunerna skiljer sig åt vad gäller organisationen av fastighetsunderhållet, lokalytor för barn och elever i förskola och skola samt kostnaderna för lokalerna. Ett antal risker har identifierats för respektive kommun där följande framkom för Tanum. - Risk för underhållsskuld till följd av otillräckliga resurser för underhållsarbetet - Risk för otillräcklig styrning av lokalförsörjningsarbetet, till följd av avsaknad av lokalförsörjningsplan Kommunrevisionen önskar återkoppling från tekniska nämnden senast 31 januari 2019 på vilka eventuella åtgärder som planeras för att hantera riskerna. Underhållsplanen för Tanums kommuns fastigheter indikerar ett underhållsbehov motsvarande ca 10 miljoner kronor i dagens penningvärde per år för nuvarande lokalbestånd (ca 80 000 m2). Underhållsplanen är detaljerad för perioden 2015 2025 men motsvarande behov, det vill säga ca 125 kr/m2 kvarstår även efter år 2025 och framåt. Tekniska nämnden har hittills kunnat lösa behovet genom att tillföra delar av nämndens samlade överskott från nämndens totala verksamhet tillsammans med beviljat anslag från kommunfullmäktige. Arbetet med en övergripande lokalförsörjningsplan pågår och beräknas vara klar under 2019. Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb 457 81 Tanumshede Storemyrsvägen 2 457 31 0525 180 00 www.tanum.se Tanumshede
29 Tanums kommun Tjänsteskrivelse 2 (2) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Fastighetsavdelningen 2019-01-08 TN 2018/0272-260 Beslutsunderlag Missiv förstudie Slutlig förstudie avseende fastighetsunderhåll Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar lämna nedanstående svar: Tekniska nämnden skall fortsätta arbetet med att identifiera fastigheter som med fördel kan avyttras för att minska behovet av lokalyta som skall underhållas samt att i takt med att underhållsstatusen på våra fastigheter förbättras, flytta medel från akut till planerat underhåll. Den övergripande lokalförsörjningsplanen beräknas slutföras under 2019 Beslutet skickas till Kommunrevisionen Tony Jönsson Fastighetschef
Bilaga pkt 12 30
Bilaga pkt 12 31 Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna November 2018 Orust, Strömstad och Tanums kommuner Förstudie avseende fastighetsunderhåll
32 Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte och frågeställningar... 3 2.3. Metod... 3 3. Orust kommun... 4 3.1. Organisation... 4 3.2. Planer och styrdokument... 5 3.3. Uppföljning... 6 4. Strömstads kommun... 7 4.1. Organisation... 7 4.2. Planer och styrdokument... 8 4.3. Uppföljning... 9 5. Tanums kommun...10 5.1. Organisation...10 5.2. Planer och styrdokument...11 5.3. Uppföljning...12 6. Likheter och skillnader mellan kommunerna...13 7. Slutsatser och svar på förstudiens frågor...15 7.1. Sammanfattande svar på förstudiens frågor...15 7.2. Identifierade risker...16 Bilaga 1. Bakgrund...17 Bilaga 2. Källförteckning...18 1
33 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Orust, Strömstad och Tanums kommun genomfört en förstudie avseende fastighetsunderhåll. Syftet med förstudien har varit att översiktligt kartlägga hur kommunernas arbete med fastighetsunderhåll samt att göra en jämförelse mellan kommunerna. Förstudien visar att kommunerna har liknande utmaningar vad gäller behov av lokaler. Samtliga tre kommuner ser behov av utökning och lokalanpassning inom barn- och omsorgsverksamheten. I Orust och Tanums kommun beskrivs underhållet som underbudgeterat. Därutöver har kommunerna en gemensam utmaning med att styra det långsiktiga lokalförsörjningsarbetet. Ingen av kommunerna har i dagsläget fastställt lokalförsörjningsplaner. I Strömstads kommun saknas ett tydligt utpekat ansvar inom kommunledningen för att driva lokalförsörjningsfrågorna. Förstudien visar att kommunerna skiljer sig åt vad gäller organisationen av fastighetsunderhållet. I Orust kommun är det kommunstyrelsen som ansvarar för fastighetsunderhåll. I Strömstad och Tanums kommun är det tekniska nämnden som har ansvaret för fastighetsunderhållet. Det operativa underhållsarbetet i Strömstads kommun bedrivs i bolagsform vilket skiljer sig från de andra kommunerna. En annan skillnad mellan kommunerna är att lokalytan för barn i förskola och elever i grundskola skiljer sig åt. Förstudien visar att Orust och Tanums kommun understiger normvärdet vad gäller lokalyta för barn i förskola och överstiger normvärde vad gäller lokalyta för barn i grundskolan. Orust kommun har mer än dubbelt så stor lokalyta jämfört med normvärdet för grundskoleelever. Därtill är kostnaderna för lokalerna också högre i Orust kommun jämfört med de andra kommunerna. Utifrån förstudiens resultat har ett antal risker identifierats för ansvarig nämnd inom respektive kommun: Orust kommun Risk för otillräcklig styrning, intern kontroll och uppföljning av fastighetsunderhållet, till följd av avsaknad av underhållsplan och målsättningar för underhållsarbetet Risk för underhållsskuld, till följd av otillräckliga resurser för underhållsarbetet Risk för otillräcklig styrning av lokalförsörjningsarbetet, till följd av avsaknad av lokalförsörjningsplan Strömstads kommun Risk för ineffektiv och otydlig styrning av lokalförsörjningen och fastighetsunderhållet till följd av otydlig ansvarsfördelning avseende fastighetsunderhållet samt avsaknad av styrning avseende lokalförsörjningsarbetet Tanums kommun Risk för underhållsskuld, till följd av otillräckliga resurser för underhållsarbetet Risk för otillräcklig styrning av lokalförsörjningsarbetet, till följd av avsaknad av lokalförsörjningsplan 2
34 2. Inledning 2.1. Bakgrund Revisorerna i Orust, Strömstad och Tanums kommuner har beslutat att genomföra en gemensam förstudie avseende fastighetsunderhåll i kommunerna. Bakgrunden till förstudien beskrivs i bilaga 1. 2.2. Syfte och frågeställningar Syftet med förstudien är att översiktligt kartlägga kommunernas arbete med fastighetsunderhåll samt att göra en jämförelse mellan kommunerna. Förstudien kommer att svara på följande frågor: Hur är kommunernas arbete avseende fastighetsunderhåll organiserat? Vilka planer och styrdokument för arbetet med fastighetsunderhåll finns fastställda? Hur sker kort- och långsiktig uppföljning och analys av fastighetsunderhållet? Vilka väsentliga likheter och skillnader finns det mellan kommunerna? 2.3. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Källförteckning och intervjuförteckning framgår av bilaga 2. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakfelsgranska rapporten. 3
35 3. Orust kommun 3.1. Organisation Kommunstyrelsen ansvarar enligt reglemente för kommunens fastigheter. Utskottet för samhällsutveckling bereder frågor avseende kommunens fastigheter till kommunstyrelsen. Det operativa arbetet med att underhålla kommunens fastigheter sker inom sektor samhällsutveckling. Sektorn består av åtta enheter, varav fastighetsenheten är ansvarig för kommunens underhåll och tillhandahållande av lokaler och fastigheter. Fastighetsenheten leds av en fastighetschef som är chef för en fastighetsförvaltare, fem fastighetsskötare och två fastighetstekniker. Därutöver finns det en medarbetare som har en delad tjänst och som arbetar med bostadsanpassning och administration. I intervju med fastighetschef framkommer att det är svårt att rekrytera personal till enheten. Fastighetsenheten har idag två vakanta tjänster; biträdande projektledare och fastighetstekniker. Tjänsten som biträdande projektledare kommer att tillsättas under oktober 2018. Enligt fastighetschef har enheten effektiviserats genom åren, vilket lett till minskad personalstyrka och ökat krav på kompetensutveckling. Utbildning av personal avseende fastighetsunderhåll genomfört enligt uppgift systematiskt. Orust kommun äger cirka 80 fastigheter om totalt cirka 87 000 kvadratmeter. Tabellen nedan redovisar nyckeltal avseende fastigheterna i kommunen. Tabell 1: Nyckeltal, Orust kommun Nyckeltal 2015 2016 2017 Lokalyta per barn i förskolan inkl. kök, m 2-5,6 7,9 (normvärde 10) Lokalyta per elev i grundskolan inkl. gymnasiesalar - 30,8 27,0 och kök, m 2 (normvärde 10) Lokalyta per kommuninvånare inkl. förhyrd yta, m 2 Kostnad för energiförbrukning, värme, ventilation, varmvatten per uppvärmd lokalyta (ej bostäder), kr/m 2 Utgift för planerat underhåll, kr/m 2 (normvärde 125) Utgift för akut underhåll, kr/m 2 (normvärde 25) Bruttokostnad lokaler kommunal förskola, kr/inskrivet barn Kostnad lokaler kommunal förskoleklass, kr/elev Kostnad för lokaler i kommunal grundskola åk 1-9, kr/elev Kostnader för lokaler i kommunal gymnasieskola, kr/elev Bruttokostnad lokaler äldreomsorg, kr/inv 65+ - 5,7 5,9-146 - - - 69-9 - 19 023,3 24 628,7 22 841,5 27 642,5 33 179,7 37 191,9 29 068,0 33 690,6 33 484,2 66 065,6 88 521,7 68 893,6 4 871,3 4 941,9 3 850,0 Källa: Benchmarking Norra Bohuslän 2015-2017 och databasen Kolada. 4
36 I Budget för 2018 framkommer att underhållet är underbudgeterat. Det beskrivs att det finns ett ökat behov av verksamhetslokaler, främst inom barnomsorgen och omsorgsverksamheten. Budgeten för underhållsinsatser har ökat från cirka 3 miljoner till drygt 6 miljoner 2017. Enligt fastighetschef upplevs kostnaderna för underhåll som stabilt och kommunens fastighetsbestånd beskrivs vara i relativt gott skick. Dock framför fastighetschefen att det finns ett ökat behov av lokalanpassning och uppgradering av fastigheter inom barnomsorgen och omsorgsverksamheten, till följd av förändrad lagstiftning. Till exempel har det tillkommit nya krav på tillgänglig yta i badrum inom omsorgen. Enligt fastighetschefen kommer behoven inom omsorgen att ses över i samband med att Sektor omsorg har färdigställt sin lokalförsörjningsplan. 1 3.2. Planer och styrdokument Kommunfullmäktige har inte fastställt några verksamhetsmål avseende fastighetsunderhåll i budget för 2018. Dock framkommer av budget 2018 att det är av stor vikt att fastigheterna systematiskt underhålls och renoveras vid behov. Enligt intervju med fastighetschef har det saknats långsiktig planering av fastighetsunderhållet. Sektorn har upprättat tre styrdokument avseende fastighetsunderhåll: Underhållsplan Gränsdragningslista Projektmodell/ansvarsfördelning för fastighetsunderhåll Inför upprättandet av underhållsplanen har en inventering av fastigheterna i kommunen påbörjats. Målet är att 80-85 procent av alla fastigheter ska vara inventerade och inlagda i underhållsplanen till årsskiftet. Åtgärder planeras att läggas in i underhållsplanen under 2019. Gränsdragningslistan är en dokumenterad kostnads- och ansvarsfördelning mellan fastighetsenheten som hyr ut lokalerna och verksamheterna som nyttjar lokalerna. Av gränsdragningslistan framgår vem som ansvarar för drift och underhåll av fastigheterna. Därutöver framkommer av intervjuer att fastighetsenheten har tagit fram en projektmodell för fastighetsunderhåll. En projektsamordnare har anställts för att arbeta med modellen och upphandla ett projektverktyg. Projektmodellen ska ses som ett hjälpverktyg för hur enheten ska driva större fastighetsprojekt. Det pågår ett arbete med att ta lokalförsörjningsplaner och en fastighetsstrategi för fastighetsunderhåll. Enligt fastighetschef beräknas verksamheternas lokalförsörjningsplaner vara färdigställda vid årsskiftet 2018/2019. Verksamheterna ansvarar själva för att ta fram lokalförsörjningsplaner. Sektor lärande har redan tagit fram sin lokalförsörjningsplan. När lokalförsörjningsplanerna för samtliga verksamheter är klara kommer lokalstrategigruppen att se över arbetet. Lokalstrategigruppen består av fastighetschef, samtliga verksamhetschefer och ekonomichef. Gruppen kommer att fastställa hur arbetet med lokalförsörjning ska struktureras och prioriteras. 1 Förvaltningens arbete med lokalförsörjningsplaner utvecklas i nedanstående avsnitt. 5
37 Av årsredovisningen 2017 framkommer att en fastighetsstrategi är under framtagande. Strategin syftar till att peka ut riktningen avseende om kommunen ska investera själva eller låta en extern part bygga där kommunen är hyresgäst. Enligt fastighetschef ska strategin fastställas under hösten 2018. 3.3. Uppföljning Kommunstyrelsen följer upp fastighetsunderhållet genom delårsbokslut och årsredovisning. Därutöver får utskottet för samhällsutveckling ta del av regelbunden muntlig rapportering från fastighetschef om hur arbetet fortgår i stora projekt. Enligt uppgift kommer sektorn följa upp underhållsåtgärder och andra nyckeltal avseende fastighetsunderhållet från och med 2019 via ett It system. I årsredovisningen rapporteras nyckeltal avseende underhållskostnader och uthyrningsgrad. I årsredovisningen för 2017 framkommer att uthyrningsgraden var 92 procent, vilket är en ökning med mer än 20 procentenheter jämfört med 2016. Vidare framkommer av årsredovisningen att de genomsnittliga driftskostnaderna för fastigheter har minskat jämfört med föregående år. I årsredovisningen presenteras även resultatet från en årlig kundundersökning. År 2017 visade undersökningen att 86 procent av kunderna var nöjda med servicen inom fastigheter, vilket var något lägre resultat än målet på 90 procent. I årsredovisningen görs ingen analys av orsakerna till varför målet inte uppnåddes. 2 2 Enligt uppgift anses resultatet av enkätundersökningen vara högt trots att målet inte uppnåddes. 6
38 4. Strömstads kommun 4.1. Organisation Tekniska nämnden ansvarar enligt reglemente för att driva, utveckla och förvalta kommunens fastigheter. Det operativa arbetet med att förvalta och underhålla kommunens fastigheter sker inom bolagen Strömstadsbyggen AB och Strömstadslokaler AB. Strömstadbyggen AB förvaltar ungefär 1 500 lägenheter och serviceboenden i kommunen. Bolaget förvaltar även kommunens äldreboenden. Strömstadslokaler AB förvaltar merparten av kommunens övriga fastigheter, såsom skollokaler och idrotts- och fritidslokaler. Strömstadsbyggen AB och Strömstadslokaler AB drivs av en gemensam verkställande direktör (VD). Bolagen samverkar med varandra och fördelar resurser mellan sig. Totalt har bolagen cirka 35 medarbetare som bland annat består av två fastighetsförvaltare, projektchef och fastighetstekniker. Förvaltarna arbetar på respektive bolag och samarbetar med varandra. Förvaltarna ansvarar för löpande kontroller av fastighetsåtgärder och samverkar även med bolagens fastighetstekniker. Resurserna fördelas till det bolag som har störst behov. Bolagens VD ser i nuläget inga större utmaningar vad gäller kompetensförsörjningen inom bolagen. Det beskrivs finnas goda förutsättningar och kunskaper inom bolagen för att förvalta och underhålla kommunens fastigheter. Strömstadsbyggen AB och Strömstadslokaler AB förvaltar de flesta fastigheterna i kommunen. Det finns dock ett fåtal fastigheter som ägs och förvaltas av tekniska förvaltningen. Det rör sig främst om förvaltningens egna lokaler, men också ett par andra lokaler. Förvaltningen äger och ansvarar för underhåll av följande fastigheter: Fem reningsverk Fem vattenverk En mekanisk verkstad Ett ridhus En byggnad i anslutning till kustbevakningens kajanläggning Av intervjuer med bolagens VD och chef för tekniska förvaltningen framkommer att det är otydligt varför tekniska förvaltningen förvaltar vissa lokaler utanför förvaltningens verksamhetsområde, såsom ridhuset. Förvaltningschefen menar att det vore mer naturligt om ansvaret för driften av ridhuset var hos Strömstadslokaler AB eller förvaltning med kompetens inom området. Vad gäller den byggnad som hör till kustbevakningens kajanläggning är det ännu inte klart vem som ska ansvara för driften. Tekniska förvaltningen har fått i uppdrag att bygga kajanläggningen och det bedöms som troligt att förvaltningen även kommer att ansvara för drift och underhåll av den fastighet som hör till anläggningen. Tabellen nedan redovisar nyckeltal avseende fastigheterna i kommunen. 7
39 Tabell 2: Nyckeltal, Strömstads kommun Nyckeltal 2015 2016 2017 Lokalyta per barn i förskolan inkl. kök, m 2 16,2 - - (normvärde 10) Lokalyta per elev i grundskolan inkl. gymnasiesalar 16,2 - - och kök, m 2 (normvärde 10) Lokalyta per kommuninvånare inkl. förhyrd - - - yta, m 2 Kostnad för energiförbrukning, värme, ventilation, 144,0 - - varmvatten per uppvärmd lokalyta (ej bostäder), kr/m 2 Utgift för planerat underhåll, kr/m 2 (normvärde 623,0 3 - - 125) Utgift för akut underhåll, kr/m 2 (normvärde - - - 25) Bruttokostnad lokaler kommunal förskola, kr/inskrivet barn 20 837,2 20 384,0 21 336,1 Kostnad lokaler kommunal förskoleklass, kr/elev 11 560,0 9 614,1 9 360,9 Kostnad för lokaler i kommunal grundskola åk 1-9, kr/elev 21 544,0 20 776,3 20 717,6 Kostnader för lokaler i kommunal gymnasieskola, kr/elev 30 777,5 24 597,9 25 344,7 Bruttokostnad lokaler äldreomsorg, kr/inv 65+ 3 364,6 3 433,2 6 502,1 Källa: Benchmarking Norra Bohuslän 2015-2017 och databasen Kolada. Av kommunfullmäktiges budget för 2018 framkommer att ökat invånarantal bland annat ställer krav på kommunens kapacitet att bygga bostäder och utöka skol- och barnomsorg. Inom framförallt skolverksamheten finns behov av nya lokaler. Kommunen planerar att investera i tillbyggnad av flera grundskolor samt bygga en ny förskola under 2018. Enligt uppgift finns ett underhållsbehov inom kommunens fritidsanläggningar. Dock är underhållsinvesteringar genomförda vad gäller en ny sporthall och ett nytt kulturhus. I budget 2018 framgår att kommunens badhus ska renoveras under året. 4.2. Planer och styrdokument För att uppnå kommunens vision 2030 har Kommunfullmäktige i budget 2018 antagit långsiktiga mål. Ett av det antagna målen är följande: 2030 rankas Strömstads kommun som en mycket attraktiv arbetsgivare Tekniska nämnden har brutit ner målet i ett nämndmål som rör fastighetsunderhåll: Ny ersättningslokal för tekniska förvaltningens) verksamheter Av budget 2018 framkommer att det pågår dialog med Strömstadslokaler om till- och ombyggnation av fastigheten Mekanikern. I delårsrapporten för 2018 framkommer att målet är delvis uppfyllt. Trolig start av till- och ombyggnation sker under 2019. 3 Inkluderar eventuellt akut underhåll. 8
40 Strömstadsbyggen och Strömstadslokaler har upprättat övergripande målsättningar för arbetet med kommunens fastigheter. Det finns dock inga konkreta målsättningar avseende fastighetsunderhåll inom bolagen. Bolagen har vidare upprättat tre styrdokument avseende fastighetsunderhåll: Investeringsplan 2019-2021 Underhållsplan Gränsdragningslista Strömstadslokaler har fastställt en investeringsplan för 2019-2021. Investeringsplanen baseras på en uppskattning av antagen byggnadsvolym. Det är främst investering av skolbyggnader och fritidsanläggningar som prioriteras i planen. Till exempel planeras cirka 34 miljoner kronor investeras i renovering av kommunens badhus under 2019. Strömstadslokaler har upprättat en underhållsplan för fastighetsunderhållet. Underhållsplanen läggs för en 10-årsperiod. Enligt bolagens VD pågår ett arbete med att inrätta ett digitalt system för fastighetsunderhållet. Således kommer arbetet med underhållsplanen att digitaliseras under de närmaste åren. Strömstadslokaler AB tagit fram en gränsdragningslista mellan bolagen och kommunens verksamheter. 4 Både VD för bolagen och chef för tekniska förvaltningen beskriver kommunens övergripande lokalförsörjningsarbete som en betydande utmaning. Enligt reglemente ansvarar kommunstyrelsen för att leda, utveckla och samordna kommunens lokalförsörjning. Kommunledningsförvaltningen har ansvaret för att verkställa arbetet med lokalförsörjningsplaner. Det finns dock ingen vid förvaltningen som ansvarar för lokalförsörjningsarbetet. Enligt uppgift har arbetet avstannat. Både bolagen och verksamheterna har påtalat att det finns behov av tydlig styrning av lokalförsörjningsarbetet. I nuläget saknas övergripande prioritering och planering av kommunens lokalbehov. Ekonomichef och utvecklingschef har under hösten 2018 fått i uppdrag av kommunens ledningsgrupp att påbörja arbetet. Det är oklart när lokalförsörjningsplanen ska vara färdigställd. 4.3. Uppföljning Kommunstyrelsen följer upp bolagens arbete inom ramen för uppsiktsplikten. Inom ramen för delårs- och årsbokslut följs måluppfyllelsen avseende nämndmålet som rör fastighetsunderhåll upp. Därutöver redovisas inga specifika nyckeltal eller annan uppföljning avseende fastighetsunderhåll i boksluten. Nyckeltal för fastighetsunderhåll såsom investeringar och underhållskostnader redovisas dock i bolagens respektive årsredovisning. Bolagens VD deltar månatligen vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträden. Enligt uppgift får arbetsutskottet då information om nyckeltal och pågående underhåll. 4 Gränsdragningslistan är en dokumenterad kostnads- och ansvarsfördelning mellan fastighetsenheten som hyr ut lokalerna och verksamheterna som nyttjar lokalerna. Av gränsdragningslistan framgår vem som ansvarar för drift och underhåll av fastigheterna. 9
41 5. Tanums kommun 5.1. Organisation Tekniska nämnden ansvarar enligt reglemente för att förvalta kommunens fastigheter 5. Det operativa arbetet med att underhålla kommunens fastigheter sker inom tekniska förvaltningen. Tekniska förvaltningen består av tre avdelningar, VA-avdelningen (Vatten och Avlopp), Gata/Gis avdelningen och fastighetsavdelningen. Det är fastighetsavdelningen som ansvarar för fastighetsunderhåll. Fastighetsavdelningen består av cirka 30 medarbetare. Avdelningen har en central administration, direkt underställd fastighetschef. Fastighetsavdelningen har en lokalsamordnare/projektledare, en administratör och en teknisk förvaltare. Den 1 oktober 2018 anställdes ytterligare en förvaltare med ansvar för fastighetsunderhåll. Förvaltaren ansvarar för samordning och upphandling av fastighetsunderhåll. Inom avdelningen finns också en enhet som ansvarar för drift av fastigheter. Enheten leds av en driftschef. Under driftschefen finns åtta drifttekniker/fastighetstekniker. Kommunen äger ett 80-tal fastigheter om totalt cirka 82 000 kvm. Enligt uppgift har tekniska nämnden beslutat att avyttra fyra fastigheter i kommunen, bland dessa ett industrihotell samt en skyddad fastighet i Fjällbacka. Tabellen nedan redovisar nyckeltal avseende fastigheterna i kommunen. Tabell 3: Nyckeltal, Tanums kommun Nyckeltal 2015 2016 2017 Lokalyta per barn i förskolan inkl. kök, m 2 (normvärde 10) Lokalyta per elev i grundskolan inkl. gymnasiesalar och kök, m 2 (normvärde 10), Lokalyta per kommuninvånare inkl. förhyrd yta, m 2 Kostnad för energiförbrukning, värme, ventilation, varmvatten per uppvärmd lokalyta (ej bostäder), kr/m 2 Utgift för planerat underhåll, kr/m 2 (normvärde 125) Utgift för akut underhåll, kr/m 2 (normvärde 25), Bruttokostnad lokaler kommunal förskola, kr/inskrivet barn Kostnad lokaler kommunal förskoleklass, kr/elev Kostnad för lokaler i kommunal grundskola åk 1-9, kr/elev Kostnader för lokaler i kommunal gymnasieskola, kr/elev Bruttokostnad lokaler äldreomsorg, kr/inv 65+ 8,7 8,5 8,8 15,6 15,3 14,5 6,4 7,0 7,0 153,0 141,0-54,0 54,0 99,0 68,0 68,0 33,0 18 245 17 929 18 055 10 983 9 713 10 631 18 794 18 266 18 756 21 728 23 939 29 409 4 504 4 610 4 659 Källa: Benchmarking Norra Bohuslän 2015-2017 och databasen Kolada. 5 Förutom de fastigheter eller delar av fastigheter som kommunen upplåtit genom särskilt förvaltningsavtal. 10
42 Enligt fastighetschefen är flera fastigheter i behov av underhåll. Underhållsinvesteringar under 2018 berör främst om- och tillbyggnad av grundskolor samt lokalanpassning inom omsorgsverksamheten. En annan utmaning som nämns under intervju är lokalanpassning och uppgradering av fastigheter till följd av förändrad lagstiftning. Till exempel har det tillkommit nya krav på tillgänglighet 6 och uppgradering av brandskydd. Fastighetsavdelningen har avsatt medel för denna typ av underhåll inom ramen för akuta besiktningsåtgärder. Av delårsrapporten per augusti 2018 framgår att det finns ett ökat behov av skollokaler i flera samhällen i kommunen. I dagsläget inryms förskola ofta i skolans lokaler. Till följd av ökat elevantal behöver skolorna det utrymme som nu nyttjas av förskolan. Enligt fastighetschefen har fastighetsunderhållet under en längre tid varit eftersatt. Budgeten för planerat underhåll var 6 miljoner kronor år 2016. Underhållsplanen som fastställdes 2016 anger att kommunen behöver investera 100 miljoner kronor i planerat underhåll de kommande 10 åren, vilket motsvarar ett snitt på 10 miljoner kronor per år. Kommunfullmäktige har beviljat ett ramanslag på 8 miljoner kronor till underhållsinvesteringar under 2018. Trots att fastighetsunderhållet är eftersatt beskriver fastighetschefen att finansiering för underhållet under 2018 är tillräcklig då nämnden har tillskjutit cirka 2 miljoner kronor utöver ramanslaget på 8 miljoner kronor för underhåll under året. 5.2. Planer och styrdokument Kommunfullmäktige har i budget 2018 antagit två verksamhetsmål för tekniska nämnden som är relaterade till fastighetsunderhåll: Kommunen skall utifrån lokalförsörjningsplan tillhandahålla ändamålsenliga och kostnadseffektiva verksamhetslokaler 7 Verksamheten skall arbeta för kontinuerlig energieffektivisering och andelen fossil energi skall på sikt fasas ut. Indikatorer: o Lokalkostnaden för kommunens verksamhetskostnader ska vara högst 750 kronor per kvadratmeter o Anslag för planerat underhåll skall inte understiga 125 kronor per kvadratmeter I delårsrapporten per augusti 2018 prognostiserar kommunstyrelsen att målen kommer att uppfyllas under året. Lokalkostnaden för kommunala verksamhetslokaler beräknas understiga 750 kronor per kvadratmeter. Det framkommer dock inte hur kommunen har arbetat med kostnadseffektiva verksamhetslokaler utifrån underhållsplanen. Det framkommer inte heller huruvida anslag för planerat underhåll understiger 125 kr per kvm. 6 Till exempel nya krav på tillgänglighet vad gäller nivåskillnader och korridorer. 7 Det finns inga indikatorer för detta verksamhetsmål. 11
43 Tekniska nämnden har antagit två huvudsakliga styrdokument avseende fastighetsunderhåll: Underhållsplan (2016) Lokalförsörjningsplan för särskilda boenden Gränsdragningslista (2014) En underhållsinventering av fastighetsbeståndet slutfördes i mars 2016 och sammanställdes i en underhållsplan för perioden 2016-2025. Samtliga kommunens fastigheter finns inlagda i underhållsplanen. Från och med 2017 har förvaltningen brutit ned den långsiktiga underhållsplanen i ettåriga underhållsplaner. Kommunen har under året påbörjat ett arbete med att ta fram lokalförsörjningsplaner för verksamheterna. Det finns en lokalförsörjningsplan för särskilda boenden. Lokalförsörjningsplaner inom LSS (lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade), barn och utbildning och kostenheten håller på att tas fram. Därtill framkommer av tekniska nämndens sammanträdesprotokoll från 15 mars 2018 att arbetet med att ta fram en övergripande lokalförsörjningsplan för samtliga verksamheter påbörjades 2017. Slutligen har fastighetsavdelningen sedan 2014 en gränsdragningslista mellan fastighetsenheten och verksamheterna. 8 5.3. Uppföljning Nämnden följer upp fastighetsunderhållsarbetet genom delårsbokslut och årsredovisning. Fastighetschefen har också muntliga rapporteringar av underhållet till tekniska nämnden en gång i månaden. Fastighetschefen presenterar då nyckeltal avseende underhållsinsatser, hur arbetet med pågående underhållsprojekt fortgår och om eventuella omprioriteringar inom underhållet kommer att göras. I oktober månad varje år genomförs en enkätundersökning om kundnöjdhet avseende lokalernas standard och Fastighetsenhetens service. Resultatet från enkätundersökningen redovisas i årsredovisningen. Målet är att uppnå minst 3.0 på en 5-gradig skala. I årsredovisningen för 2017 framkommer att målet är uppnått och att kundnöjdheten uppgår till 4,3. 8 Gränsdragningslistan är en dokumenterad kostnads- och ansvarsfördelning mellan fastighetsenheten som hyr ut lokalerna och verksamheterna som nyttjar lokalerna. Av gränsdragningslistan framgår vem som ansvarar för drift och underhåll av fastigheterna. 12
44 6. Likheter och skillnader mellan kommunerna Tabellen nedan visar en sammanfattning över hur fastighetsunderhållet styrs och följs upp inom respektive kommun. Tabell 4: Sammanställning av fastighetsunderhåll i Orust, Strömstad och Tanums kommun Kommun Organisation Styrdokument Uppföljning Utmaningar Ansvarig nämnd Operativt ansvar Orust KS -Sektor samhällsutveckling Strömstad TN Fastställt -Gränsdragningslista -Underhållsplan -Projektmodell Under utveckling -Lokalförsörjningsplaner -Fastighetsstrategi -Strömstadsbyggen AB -plan 2019-2021 plan -Investerings- -Lokalförsörjnings- Strömstadslokaler AB -Underhållsplan -Gränsdragningslista -Tekniska förvaltningen Rapportering till Mål och ansvarig nämnd uppföljning -Underhållskostnader och uthyrnings-ställda mål -Inga fastgrad -Nyckeltal och pågående underhålls-mål. Följs -Ett fastställt investeringar (till KSAU) upp inom ramen för delårsbokslut och årsredovisning -Lokalbehov och lokalanpassning inom barnomsorgen och omsorgsverksamheten -Rekrytering av projektledare -Underbudgeterat underhåll - Ökat lokalbehov inom barnomsorgen och fritidsanläggningar - KS övergripande lokalförsörjningsarbete Tanum TN -Tekniska -Underhållsplan -Övergripande förvaltningen -Lokalförsörjningsplan för Säbo Lokalförsörjningsplan -Gränsdragningslista -Underhållsinsatser och pågående underhållsprojekt -Två fastställda mål. Följs upp inom ramen för delårsbokslut och årsredovisning -- Lokalbehov inom barnomsorgen - Lokalanpassning inom omsorgsverksamheten -Eftersatt och underbudgeterat underhåll Förstudien och sammanställningen ovan visar att de tre kommunerna har liknande utmaningar vad gäller behov av lokaler. Samtliga tre kommuner ser behov av utökning och lokalanpassning inom barn- och omsorgsverksamheten. I Orust och Tanums kommun beskrivs underhållet som underbudgeterat, vilket gör att dessa kommuner riskerar att bygga upp underhållsskulder på sikt. Dock beskrivs det underbudgeterade underhållet av fastighetschef i Orust kommun som stabilt. En annan gemensam utmaning är arbetet med att styra det långsiktiga lokalförsörjningsarbetet. Ingen av kommunerna har i dagsläget fastställt lokalförsörjningsplaner. I Strömstads kommun saknas ett tydligt utpekat ansvar inom kommunledningen för att driva lokalförsörjningsfrågorna. Förstudien visar att kommunerna skiljer sig åt vad gäller organisationen av fastighetsunderhållet. I Orust kommun är det kommunstyrelsen som ansvarar för fastighetsunderhåll medan det är tekniska nämnden som har ansvaret i Strömstads och Tanums kommun. Det operativa underhållsarbetet drivs därtill i bolagsform i Strömstad. 13
45 Tabellen nedan visar nyckeltal avseende fastighetsunderhållet under 2017 för de tre kommunerna. Tabell 5: Nyckeltal, Orust, Strömstad och Tanums kommun Nyckeltal 2017 Orust Strömstad Tanum Lokalyta per barn i förskolan inkl. kök, m 2 (normvärde 10) Lokalyta per elev i grundskolan inkl. gymnasiesalar och kök, m 2 (normvärde 10), Lokalyta per kommuninvånare inkl. förhyrd yta, m 2 7,9-8,8 27,0-14,5 5,9-7,0 Kostnad för energiförbrukning, värme, ventilation, - - - varmvatten per uppvärmd lokalyta (ej bo- städer), kr/m 2 Utgift för planerat underhåll, kr/m 2 (normvärde 69-99,0 125) Utgift för akut underhåll, kr/m 2 (normvärde 25), - - 33,0 Bruttokostnad lokaler kommunal förskola, 22 841,5 21 336,1 18 054,5 kr/inskrivet barn Kostnad lokaler kommunal förskoleklass, 37 191,9 9 360,9 10 630,7 kr/elev Kostnad för lokaler i kommunal grundskola åk 33 484,2 20 717,6 18 755,6 1-9, kr/elev Kostnader för lokaler i kommunal gymnasieskola, 68 893,6 25 344,7 29 409,1 kr/elev Bruttokostnad lokaler äldreomsorg, kr/inv 65+ 3 850,0 6 502,1 4 659,3 Källa: Benchmarking Norra Bohuslän 2017 och databasen Kolada. Trots att det saknas flera nyckeltal för Orust och Strömstads kommun kan man utifrån tabellen urskilja en del skillnader mellan kommunerna. Sammanställningen visar att Orust och Tanums kommun understiger normvärdet vad gäller lokalyta för barn i förskola och överstiger normvärde vad gäller lokalyta för barn i grundskolan. Orust kommun har mer än dubbelt så stor lokalyta jämfört med normvärdet för grundskoleelever. Kostnaderna för lokalerna är också högre i Orust kommun jämfört med de andra kommunerna. 14
46 7. Slutsatser och svar på förstudiens frågor 7.1. Sammanfattande svar på förstudiens frågor Forskningsfrågor Hur är kommunernas arbete avseende fastighetsunderhåll organiserat? Vilka planer och styrdokument för arbetet med fastighetsunderhåll finns fastställda? Hur sker kort- och långsiktig uppföljning och analys av fastighetsunderhållet? Vilka väsentliga likheter och skillnader finns det mellan kommunerna? Bedömning Kommunstyrelsen ansvarar för fastighetsunderhåll i Orust kommun medan det är tekniska nämnden som har ansvaret i Tanums och Strömstads kommun. Det operativa ansvaret i sker inom Sektor samhällsutveckling i Orust och tekniska förvaltningen i Tanum. I Strömstads kommun ligger det operativa ansvaret att förvalta fastigheter hos Strömstadsbyggen AB och Strömstadslokaler AB, men tekniska förvaltningen äger och underhåller också enstaka lokaler. Orust kommun har fastställt en gränsdragningslista, underhållsplan och projektmodell. Strömstads kommun har fastställt investeringsplan, underhållsplan och gränsdragningslista. Tanums kommun har fastställt underhållsplan och lokalförsörjningsplan för Säbo. Samtliga kommuner arbetar med att ta fram fler planer och styrdokument. Kommunstyrelsen i Orust kommun samt tekniska nämnden i Strömstad och Tanums kommun får systematiskt ta del av kortsiktig uppföljning i form av nyckeltal och pågående underhållsinvesteringar. Långsiktig uppföljning av fastighetsunderhållet sker inom ramen för delårsbokslut och årsredovisning. I Orust kommun saknas dock mål för fastighetsunderhållet, vilket innebär att ingen uppföljning av underhållet sker i delårs- och årsredovisning. De tre kommunerna har liknande utmaningar vad gäller behov av lokaler och lokalanpassningar. Samtliga kommuner saknar vidare lokalförsörjningsplaner för styrning av lokalförsörjningsarbetet. Kommunerna skiljer sig åt vad gäller organisationen av fastighetsunderhållet. Det finns också betydande skillnader i nyckeltal som rör lokalytor och lokalkostnader mellan kommunerna. 15
47 7.2. Identifierade risker Förstudiens syfte har varit att översiktligt kartlägga kommunernas arbete med fastighetsunderhåll samt göra en jämförelse mellan kommunerna. Utifrån förstudien kan vi konstatera att det finns olika förutsättningar i kommunerna för att bedriva arbetet med fastighetsunderhåll. Kommunerna har olika geografiska, ekonomiska och organisatoriska förutsättningar. De har kommit olika långt i arbetet med att ta fram planer och styrdokument, vilket påverkar styrning och uppföljning. Utifrån förstudiens resultat har ett antal risker identifierats inom respektive kommun: Orust kommun Risk för otillräcklig styrning, intern kontroll och uppföljning av fastighetsunderhållet, till följd av avsaknad av målsättningar för underhållsarbetet Risk för underhållsskuld, till följd av otillräckliga resurser för underhållsarbetet Risk för otillräcklig styrning av lokalförsörjningsarbetet, till följd av avsaknad av lokalförsörjningsplan Strömstads kommun Risk för ineffektiv och otydlig styrning av lokalförsörjningen och fastighetsunderhållet till följd av otydlig ansvarsfördelning avseende fastighetsunderhållet samt avsaknad av styrning avseende lokalförsörjningsarbetet Tanums kommun Risk för underhållsskuld, till följd av otillräckliga resurser för underhållsarbetet Risk för otillräcklig styrning av lokalförsörjningsarbetet, till följd av avsaknad av lokalförsörjningsplan Göteborg den 12 november 2018 Emma Bergstrand Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Rebecka Rask Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Liselott Daun Kvalitetssäkrare och certifierad kommunal yrkesrevisor Ernst & Young AB 16
48 Bilaga 1. Bakgrund Brister i fastighetsunderhållet utgör en risk för kapitalförstörelse och därmed försämrad hushållning av gemensamma resurser. Kommunernas fastigheter och lokaler kräver löpande såväl som periodiskt underhåll för att bevara sitt värde. Om underhållsnivån är otillräcklig kan det leda till ett uppdämt behov av underhållsåtgärder och att investeringsbehov kan behöva tidigareläggas. Ytterligare konsekvenser är att fastighetsbeståndet får en försämrad standard, vilket leder till sämre arbets- och brukarmiljö. Eftersatt underhåll kan också medföra akuta underhållsåtgärder och tillfälliga lösningar vilket leder till ökade kostnader för kommunerna. I Orusts kommuns budget för 2017 fastställde den politiska majoriteten att kommunens fastighetsbestånd är en gemensam tillgång och att renoveringen av fastigheter ökar värdet av tillgångarna. Det förbättrar också förutsättningarna för att behålla och rekrytera personal. I Strömstads kommun finns inga fastställda mål eller visioner kring fastighetsunderhållet. I Tanums kommun färdigställdes en underhållsinventering under 2016. Av kommunens budget för 2017 framkommer att ett anslag om 8 000 tkr lämnats för fastighetsunderhåll, vilket indikerar att behovet av underhåll är omfattande. Ingen av kommunerna har i exempelvis sin årsredovisning redogjort för uppföljningen av fastighetsunderhållet, vilket är en förutsättning för att kunna bedriva ett ändamålsenligt arbete. Kommunrevisionen i respektive kommun har mot bakgrund av ovanstående bedömt att det är väsentligt att genomföra en förstudie av kommunernas arbete med fastighetsunderhåll. 17
49 Bilaga 2. Källförteckning Genomförda telefonintervjuer 2018-09-17 Fastighetschef, Orust kommun Fastighetschef, Tanums kommun Verkställande direktör för Strömstadbyggen AB och Strömstadslokaler AB Genomförda telefonsavstämningar under förstudiens gång: Tillförordnad kommunchef, Strömstads kommun Förvaltningschef för tekniska förvaltningen, Strömstads kommun Dokumentation Övergripande Benchmarking, norra Bohuslän 2015-2017 Orust kommun Budget 2018 Årsredovisning 2017 Gränsdragningslista Strömstads Kommun Budget 2018 Årsredovisning för Strömstadslokaler AB och Strömstadsbyggen AB Ägardirektiv Strömstads bolag Tanums kommun Budget 2018 Årsredovisning 2017 Lokalförsörjningsplan SäBo 18
50 Tjänsteskrivelse 1 (2) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gata/GIS 2019-01-15 TN 2017/0392-351 Tekniska nämnden Pkt 13 Medfinansieringsavtal mellan Trafikverket och Tanums kommun produktion för en gång- och cykelväg utmed väg 900, Hamburgsund-Slottet. Sammanfattning av ärendet Avtalet avser reglera respektive parts åtagande och finansiella ansvar för produktionen av en gång- och cykelväg längs med väg 900. Avtalet avser bygghandling och produktion av gång- och cykelväg längs med väg 900. Åtgärden innebär en cirka 1 800 meter lång gång- och cykelväg mellan väg 907 i Hamburgsund och väg 889 i Slottet. Den totala kostnaden för åtgärden som omfattas av detta avtal uppgår till cirka 8 700 000 kronor i prisnivå oktober 2018 och avser bygghandling och produktion. Åtgärden finansieras till 100 % av Kommunen, innan regionen eventuell kommer med ett annat besked. Kostnaderna bygger på kalkyler i tidigt skede och är preliminära. De faktiska kostnaderna kan därför komma att förändras på grund av t.ex. rådande marknadsläge och platsspecifika förutsättningar i ett senare skede. Om kostnaden vid anbudstillfället överstiger 30 % av bedömd totalkostnad, när hänsyn tagits till kostnadsutvecklingen enligt Trafikverkets index för väginvesteringar, ska Kommunen ges möjlighet till omförhandling eller uppsägning av detta avtal. Beslutsunderlag Medfinansieringsavtal- produktion för en gång- och cykelväg utmed väg 900. Förslag till beslut Tekniska nämnden beslutar att godkänna medfinansieringsavtal väg 900, produktion av gång- och cykelväg mellan Hamburgsund och Slottet samt att medel tas från investeringsprojekt 70703, gång- och cykelvägar. Postadress Besöksadress Telefon E-post Webb 457 81 Tanumshede Storemyrsvägen 2 457 31 0525 180 00 www.tanum.se Tanumshede
51 Tanums kommun Tjänsteskrivelse 2 (2) Avdelning/Enhet Datum Ärendenummer Gata/GIS 2019-01-15 TN 2017/0392-351 Beslutet skickas till Trafikverket Per-Olof Johansson Teknisk chef
Bilaga pkt 13 52 1 (6) Ärendenummer Trafikverket TRV 2017/4044 Tanums XX? kommun Medfinansieringsavtal Produktion för en gång- och cykelväg på väg 900 mellan väg 907, Hamburgsund, och väg 889, Slottet, Tanums kommun Detta avtal avser projektering och byggande av åtgärder och innefattar: Medfinansiering från annan part till statlig infrastruktur Mellan nedanstående parter träffas härmed avtal om medfinansiering enligt följande: 1 Parter Trafikverket, Region Väst, org.nr. 202100-6297, 781 89 Borlänge Tanums kommun, org.nr. 212000-1348, 457 81 Tanumshede. 2 Definitioner och begrepp Följande definitioner och begrepp används i detta medfinansieringsavtal: Trafikverket Region Väst - Trafikverket Tanums kommun Kommunen 3 Syfte och bakgrund Syftet med detta avtal är att reglera respektive parts åtagande och finansiella ansvar för produktionen av en gång- och cykelväg längs med väg 900. Avtalet avser bygghandling och produktion av gång- och cykelväg längs med väg 900. Åtgärden innebär en cirka 1 800 meter lång gång- och cykelväg mellan väg 907 i Hamburgsund och väg 889 i Slottet.
53 2 (6) Figur 1. Gång- och cykelvägen längs med väg 900 (blått streck). Åtgärden genomförs för att öka trafiksäkerheten för de oskyddade trafikanterna som rör sig längs med vägen. Idag är oskyddade trafikanter hänvisade till vägbanan. Skyltad hastighet på sträckan är 40, 50 och 70 km/tim. Årsdygnstrafiken på väg 679 är cirka 500 fordon per dygn, varav cirka 8,5 % är tung trafik. Genom att bygga en gång- och cykelväg tillskapas en gång- och cykellänk mellan Hamburgsund, Rörviks camping, sevärdheten Hornborgs slottsruin och Slottet. Från Slottet finns sedan en mindre trafikerad väg till Tegelstrand och Heestrand. Behovet av gång- och cykelvägar längs med statlig väg är stort i Västra Götalandsregionen. Det innebar att aktuell gång- och cykelväg inte kunde prioriteras i Västra Götalandsregionens cykelplan för år 2017-2020. Tanums kommun bekostar därför själva det pågående arbetet med att ta fram en vägplan för gång- och cykelvägen. Kommunen ämnar spela in produktionen av aktuell sträcka i kommande regionala satsning på gång- och cykelvägar. I väntan på detta har Tanums kommun beslutat i Tekniska nämnden XX-XX-XX XX att själva bekosta bygghandlingen och produktionen för en ny gång- och cykelväg längs med väg 900 mellan Hamburgsund och Slottet. På så sätt tappar inte projektet tid i genomförandet. Om gång- och cykelvägen kommer med i nästa satsning kommer del av produktionen att bekostas av regionen och detta avtal upphör att gälla. Medfinansiärens nyttor och motivering av finansiering Följande nyttor bedöms gälla för genomförande av åtgärden: Trafiksäkerheten och tillgängligheten för oskyddade trafikanter ökar Möjligheten att kunna pendla med cykel ökar Livskvaliteten för boende ökar Bidrar till en positiv miljö- och hälsoutveckling Tidigare studier och utredningar avseende detta objekt är - Utredningen Kostnadsberäkning - GC mellan Rörviks camping och Hamburgsund (BBK Teknik & Miljökonsulter AB), 2009-12-15. - En vägplan är under framtagande. Preliminärt skickas vägplanen in för fastställelse under hösten år 2019. Vägplan för Väg 900, delen Hamburgsund-Slottet, gång- och cykelväg, TRV 2017/103658.
54 3 (6) 4 Tidigare avsiktsförklaring eller avtal avseende medfinansiering och samverkan för åtgärden Parterna har tidigare träffat följande avtal avseende medfinansiering av åtgärden Medfinansieringsavtal Planläggningsprocess för en gång- och cykelväg på väg 900 mellan väg 907, Hamburgsund, och väg 889, Slottet, Tanums kommun (TRV 2017/98042), tecknad 2017-11-23. Det nu träffade medfinansieringsavtalet avser bygghandling och produktion av gång- och cykelvägen. 5 Beskrivning av åtgärder Trafikverket håller på att ta fram en vägplan för en cirka 1 800 meter lång gång- och cykelväg längs väg längs med väg 900. Det blir en separat gång- och cykelväg som preliminärt anläggs på den västra sidan av väg 900. Gång- och cykelvägen blir 2,5 meter bred (belagd bredd) och ska uppfylla Trafikverkets standard vad gäller utförande och drift. För gång- och cykelvägen behöver en bygghandling tas fram innan produktionen kan starta. Trafikverkets riktlinje om belysning på cykelvägar utanför tätort tillämpas. Eftersom gång- och cykelvägen ligger utanför planlagt område ska gång- och cykelvägen inte belysas. Tomrör skall dock läggas ner på sträckan för att möjliggöra eventuell framtida belysning. Avtalet omfattar följande åtgärder i anläggningen som Trafikverket äger och ansvarar för, det vill säga 1 800 meter ny gång- och cykelväg: Åtgärder i den statliga infrastrukturen Åtgärd 1. Bygghandling och produktion av en gång- och cykelväg längs med väg 900 6 Finansiering Den totala kostnaden för åtgärden som omfattas av detta avtal uppgår till cirka 8 700 000 kronor i prisnivå oktober 2018 och avser bygghandling och produktion. Åtgärden finansieras till 100 % av Kommunen, innan regionen eventuell kommer med ett annat besked. Kostnaderna bygger på kalkyler i tidigt skede och är preliminära. De faktiska kostnaderna kan därför komma att förändras på grund av t.ex. rådande marknadsläge och platsspecifika förutsättningar i ett senare skede. Finansieringen av åtgärderna fördelas enligt nedan:
55 4 (6) Medfinansieringen till den statliga anläggningen beräknas uppgå till cirka 8 700 000 kronor. Kommunen ska i och med rekvisition betala för faktiska upparbetade kostnader cirka 8 700 000 kronor till Trafikverket (+ max 30 % + indexuppräkning enligt 8, se även vidare 9). Kostnader för ägande respektive drift och underhåll i förvaltningsskedet ingår inte i ovan angivna totalkostnad. Trafikverket svarar för kostnaderna för drift och underhåll för de delar som utgör ett tillägg till den statliga anläggningen och som således innebär merkostnader. 7 Ansvarsfördelning Parterna beslutar självständigt i genomförandet av sina respektive anläggningar enligt 5 om det inte påverkar förutsättningarna för hela projektet. För övrigt gäller följande: Trafikverkets ansvar 1. Trafikverket ska utföra eller låta utföra åtgärden inom det statliga åtagandet som omfattas av detta avtal 5 och 6. 2. Trafikverket ansvarar för att tillämpliga lagar och andra författningar samt myndighetsbeslut iakttas för de åtgärder som Trafikverket ansvarar för. 3. Trafikverket utser en projektledare som samordnar och driver projektet. 4. Trafikverket svarar för att dialog förs med Västtrafik. 5. Trafikverket blir efter byggnation och godkänd slutbesiktning väghållare av gång- och cykelvägen och sköter och bekostar framtida drift- och underhåll samt eventuell förnyelse av gång- och cykelvägen. 6. Vägnätsförändringen införs i NVDB av Trafikverket. Kommunens ansvar 1. Kommunen genomför och bekostar eventuellt erforderliga ändringar av detaljplaner för genomförande av åtgärder knutna till detta avtal. 2. Kommunen ska bistå projektet med befintliga handlingar som behövs för arbetet med bygghandling, såsom exempelvis kartunderlag. 3. Kommunen tillhandahåller utan ersättning den kommunala mark som krävs för genomförandet av gång- och cykelväg vid den statliga vägen. 4. Kommunen ska utse en kontaktperson som bevakar kommunens intressen i produktionsskedet av åtgärden.