Tillsynsperspektiv på verksamhetsbaserad arkivredovisning och mätning av mognadsnivåer. Patrik Höij / Sofia Särdquist /

Relevanta dokument
Verksamhetsbaserad arkivredovisning

Riksarkivets författningssamling

Arkivredovisning, gallring och export

Arkivfrågor när en myndighet startar

Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Sverige

Processer i verksamhetsbaserad arkivredovisning. Nora Liljeholm / Riksarkivet /

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet /

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas,

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Vad är förvaringsenheter och hur hanteras de i praktiken? Johan Wilén,

Anvisning om dokumenthantering vid KTH

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Inspektion av arkivvården vid Kungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen

Riksarkivets författningssamling

Tillsynsavdelningen Dnr RA /9964 U Hofverberg. Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Österåkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Verksamhetsbaserad arkivredovisning för Malmö stad

Titel: VAR 2 - Verksamhetsbaserad arkivredovisning Projekt: VAR 2Verksamhetsbaserad arkivredovisning Dnr: TS

Redovisa verksamhetsinformation

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.

Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar den 15 juni 2015

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012.

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen. Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen

PLAN FÖR TILLSYN AV ARKIVVÅRD

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4

Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

Inspektion av arkivvården vid Brottsoffermyndigheten. Riksarkivet inspekterade den 14 december 2015 arkivvården vid Brottsoffermyndigheten.

Datum Dnr RA /5817

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Göteborg

1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr:

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA /1121 Håkan Lövblad

Att överlämna handlingar till en annan myndighet

Inspektion av arkivvården vid Karolinska institutet (KI)

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt

Att upprätta en systemdokumentation

Tillsynsavdelningen Dnr RA /195

Riksarkivet. 3.1 Ansvar, avgränsning och organisation. 3.2 Styrdokument. 3.3 Arkivbildning 2(5)

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Umeå den 26 maj 2015

Inspektion av arkivvården vid Handelsanställdas arbetslöshetskassa den 14 mars Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

INFÖRANDE AV VERKSAMHETSBASERAD ARKIVREDOVISNING ENLIGT RA-FS 2008:4 LULEÅ TEKNISKA UNIVERSITET

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Tillsynsenheten Sofia Särdquist RA /5998

Inspektion av arkivvården vid Bolagsverket den 1 oktober 2013

Redovisning av föreläggandena ska ske skriftligen till Riksarkivet senast den 31 maj 2012.

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

Policy för hantering av arkiv i Vetlanda kommun och dess bolag

Tillsynsavdelningen Dnr RA /2900 E Berndtsson

Att redovisa arkiv. i Nässjö kommun

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH

Dnr RA /4384

Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning

Inspektion av arkivvården vid Umeå tingsrätt den 2 juni 2015

Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Västra Götalandsregionen

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Umeå den 29 oktober 2014

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Arkivreglemente för Skövde kommun

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013

Riksarkivet har den 21 november 2014 besökt Skellefteå tingsrätt, på Brännavägen 9 i Skellefteå, för att inspektera arkivvården.

Arkivreglemente. Styrdokument

Barn- och utbildningsnämnden

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.

Reglemente för arkiv

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Riktlinjer till arkivreglemente för Göteborgs Stad avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar

Kommunens författningssamling

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LJUSTERÖ- KULLA FÖRSAMLING

Reglemente för arkiv

Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan

Arkivvården inom Håbo kommun

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Introduktion till. (FGS) FGS Arkivredovisning. Vägledning och förklaring till de förvaltningsgemensamma specifikationerna

Vad är processorienterad arkivredovisning?

ATT UPPRÄTTA EN KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Tillsynsavdelningen Dnr RA /4114 T Ståhle

Handledning i mätning av mognadsnivåer inom arkivbildning och arkivvård

Inspektion av arkivverksamheten vid Linköpings universitet

ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN

Sammanfattande rapport av politikområde Utbildning och forskning

Verksamhetsbaserad arkivredovisning

Arkivreglemente för Skara kommun

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

Inspektion av arkivvården vid Luleå tekniska universitet (LTU)

Inspektionsrapport Dnr RA /1524

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap den 18 september 2014

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Bilaga 1 Förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Göteborgs Stad

Transkript:

Tillsynsperspektiv på verksamhetsbaserad arkivredovisning och mätning av mognadsnivåer Patrik Höij / Sofia Särdquist / 2016-10-26

Utgångspunkter Regeringens definition av tillsyn Myndighetens kunskap och förmåga att uppnå regelkrav. Tillsyn grundas i sakliga faktorer som bedöms mot regelverket (bevis). Ibland enkelt i andra fall handlar det om grader eller nivåer av regeluppfyllnad. Proportionerliga krav om rättelse i förhållande till bristen.

Ur vägledningen Redovisa verksamhetsinformation Riksarkivets föreskrifter om verksamhetsbaserad arkivredovisning (RA-FS 2008:4) gäller för statliga myndigheter och de organ som hanterar allmänna handlingar. Myndigheterna ska senast den 31 december 2012 ha lämnat det gamla sättet att redovisa sitt arkiv enligt det allmänna arkivschemat (RA-FS 1997:4) och ha övergått till den nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen.

Verksamhetsbaserad arkivredovisning Arkivredovisningen ska bestå av uppgifter som kan presenteras som -en arkivbeskrivning, -en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, -en arkivförteckning. Till redovisningen ska knytas uppgifter om hur redovisningen ska användas.

Tillsyn av den verksamhetsbaserade arkivredovisningen Kontroll att AR enligt allmänna arkivschemat är avslutad Kontroll att AB har upprättats i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap. 5 Kontroll att klassificeringsstrukturen är utformad enligt föreskriften, är beslutad och omfattar samtliga processer hos arkivbildaren Kontroll att samtliga processer i KS är beskrivna grafiskt eller i text

Tillsyn av den verksamhetsbaserade arkivredovisningen, forts Kontroll att arkivförteckningen består av uppgiftsmängder som kan presenteras dels som redovisning av handlingsslag och handlingstyper, dels som redovisning av förvaringsenheter Kontroll att arkivredovisningens olika delar relateras till varandra Kontroll att det knutet till arkivredovisningen finns dokumentation om hur den ska användas Kontroll att arkivredovisningen omfattar hela handlingsbeståndet

Kontroll att uppfylla syftet med arkivredovisningen Går det med stöd av arkivredovisningen (RA-FS 2008:4, 6 kap 1 ) att förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar? att överblicka handlingsbeståndet? att söka och ta fram handlingar? att hantera och förvalta handlingar? nytt syfte med AR

Ur vägledningen Redovisa verksamhetsinformation Hantera och förvalta Arkivredovisningen ska även användas för att hantera och förvalta handlingarna. I arkivredovisningen beskrivs sambanden mellan handlingar och uppgifter om gallring, bevarande, dokumentation, strategier m.m. som möjliggör en god arkivhantering. Bestämmelser om hantering av handlingar finns till exempel i Riksarkivets föreskrifter om pappershandlingar och elektroniska handlingar.

Hantera och förvalta handlingar krav på arkivverksamhet Arkivredovisningen är verksamhetsbaserad, det ska framgå hur handlingar hanteras och förvaltas i verksamheten Förstärker fokus på arkivverksamhetens organisation och gör den till ett tillsynsområde Avspeglas redan i reglerna för arkivbeskrivning: uppgiften om arkivansvar ersätts med uppgifter om arkivverksamhetens organisation (inkl arkivansvar) För att kunna uppnå kraven i föreskriften måste man ha en fungerande arkivverksamhet.

Riksarkivets modell för mätning av mognad i arkivverksamheten

Modellens uppbyggnad - mognadsnivåer

Modellens uppbyggnad - 9 principer 1 Principen om regelefterlevnad 2 Principen om utvärdering 3 Principen om ansvar 4 Principen om integration 5 Principen om informationssäkerhet 6 Principen om systematisk och heltäckande arkivbildning 7 Principen om bevarande 8 Principen om utredd och beslutad gallring 9 Principen om tillgänglighet

Modellens uppbyggnad - matriser

Modellens uppbyggnad - bedömning

Stöddokument underlag för bedömning

Modellens uppbyggnad presentera resultat

Arbetsprocessens fem steg

Att utveckla och förbättra sin arkivverksamhet