Tillsynsperspektiv på verksamhetsbaserad arkivredovisning och mätning av mognadsnivåer Patrik Höij / Sofia Särdquist / 2016-10-26
Utgångspunkter Regeringens definition av tillsyn Myndighetens kunskap och förmåga att uppnå regelkrav. Tillsyn grundas i sakliga faktorer som bedöms mot regelverket (bevis). Ibland enkelt i andra fall handlar det om grader eller nivåer av regeluppfyllnad. Proportionerliga krav om rättelse i förhållande till bristen.
Ur vägledningen Redovisa verksamhetsinformation Riksarkivets föreskrifter om verksamhetsbaserad arkivredovisning (RA-FS 2008:4) gäller för statliga myndigheter och de organ som hanterar allmänna handlingar. Myndigheterna ska senast den 31 december 2012 ha lämnat det gamla sättet att redovisa sitt arkiv enligt det allmänna arkivschemat (RA-FS 1997:4) och ha övergått till den nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen.
Verksamhetsbaserad arkivredovisning Arkivredovisningen ska bestå av uppgifter som kan presenteras som -en arkivbeskrivning, -en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, -en arkivförteckning. Till redovisningen ska knytas uppgifter om hur redovisningen ska användas.
Tillsyn av den verksamhetsbaserade arkivredovisningen Kontroll att AR enligt allmänna arkivschemat är avslutad Kontroll att AB har upprättats i enlighet med RA-FS 2008:4, 6 kap. 5 Kontroll att klassificeringsstrukturen är utformad enligt föreskriften, är beslutad och omfattar samtliga processer hos arkivbildaren Kontroll att samtliga processer i KS är beskrivna grafiskt eller i text
Tillsyn av den verksamhetsbaserade arkivredovisningen, forts Kontroll att arkivförteckningen består av uppgiftsmängder som kan presenteras dels som redovisning av handlingsslag och handlingstyper, dels som redovisning av förvaringsenheter Kontroll att arkivredovisningens olika delar relateras till varandra Kontroll att det knutet till arkivredovisningen finns dokumentation om hur den ska användas Kontroll att arkivredovisningen omfattar hela handlingsbeståndet
Kontroll att uppfylla syftet med arkivredovisningen Går det med stöd av arkivredovisningen (RA-FS 2008:4, 6 kap 1 ) att förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar? att överblicka handlingsbeståndet? att söka och ta fram handlingar? att hantera och förvalta handlingar? nytt syfte med AR
Ur vägledningen Redovisa verksamhetsinformation Hantera och förvalta Arkivredovisningen ska även användas för att hantera och förvalta handlingarna. I arkivredovisningen beskrivs sambanden mellan handlingar och uppgifter om gallring, bevarande, dokumentation, strategier m.m. som möjliggör en god arkivhantering. Bestämmelser om hantering av handlingar finns till exempel i Riksarkivets föreskrifter om pappershandlingar och elektroniska handlingar.
Hantera och förvalta handlingar krav på arkivverksamhet Arkivredovisningen är verksamhetsbaserad, det ska framgå hur handlingar hanteras och förvaltas i verksamheten Förstärker fokus på arkivverksamhetens organisation och gör den till ett tillsynsområde Avspeglas redan i reglerna för arkivbeskrivning: uppgiften om arkivansvar ersätts med uppgifter om arkivverksamhetens organisation (inkl arkivansvar) För att kunna uppnå kraven i föreskriften måste man ha en fungerande arkivverksamhet.
Riksarkivets modell för mätning av mognad i arkivverksamheten
Modellens uppbyggnad - mognadsnivåer
Modellens uppbyggnad - 9 principer 1 Principen om regelefterlevnad 2 Principen om utvärdering 3 Principen om ansvar 4 Principen om integration 5 Principen om informationssäkerhet 6 Principen om systematisk och heltäckande arkivbildning 7 Principen om bevarande 8 Principen om utredd och beslutad gallring 9 Principen om tillgänglighet
Modellens uppbyggnad - matriser
Modellens uppbyggnad - bedömning
Stöddokument underlag för bedömning
Modellens uppbyggnad presentera resultat
Arbetsprocessens fem steg
Att utveckla och förbättra sin arkivverksamhet