Uppdaterad 2016-11-03 sida 1 Välkommen till i Göteborgsregionen (GR) sköter antagningen till samtliga kommunala och fristående gymnasieskolor i Göteborgsregionens 13 kommuner. Under 2016 hanterades ca 12 000 sökande i antagningssystemet Indra. Arbetsordning för gymnasieskolor och Som komplement till denna arbetsordning gäller de datum som finns angivna i tidslinjen för inloggad på indra2.se/admin samt datum för arbetsuppgifter som man är ansvarig för på sin skola. Tidslinjen I hänvisar till datum som finns angivna i tidsplanen/tidslinjen för antagningsåret. Tidslinjen finns tillgänglig på Indras startsida för inloggad. s webbplatser www.indra2.se - vänder sig till elev och allmänhet och är elevernas webbplats för gymnasievalet. www.indra2.se/admin - vänder sig till grund- och gymnasieskolor/förvaltningar som arbetar med antagningsprocessen. www.grkom.se/gymnasieantagningen - s sida på GR utbildnings webbplats. Vänder sig till både allmänhet och skolpersonal. Som inloggad har skolpersonal utökad tillgång till innehåll. Användarnamn: skolpersonal, Lösenord: indra2. Antagningssystemet Indra Webbplatsen och antagningssystemet Indra är speciellt utformad för s och övriga användares behov. Samtliga skolor inom GR, såväl grundskolor som gymnasieskolor, deltar på olika vis i det gemensamma arbetet. Följande användargrupper utöver använder och rapporterar till systemet: Elever och vårdnadshavare Studie- och yrkesvägledare Skolhuvudmän; kommunala skolor och fristående skolor Skoladministratörer på grund- och gymnasieskolor Förvaltning; de som arbetar med yttrande samt beslut för mottagande av elev utbildningsplanerare de som arbetar med programutbud och utbildningsplatser utifrån GRs samverkansavtal Beslutsfattare inom utbildningsområdet (skolledare, förvaltningschefer, politiker) Med hjälp av Indra kan skolor/förvaltningar bland annat: Registrera utbildningsutbud Registrera/justera antalet platser på sina utbildningar Registrera elevernas gymnasieval Ta ut elevuppgifter och etiketter. 1
Uppdaterad 2016-11-03 sida 2 Via simuleringskörningar följa sökandefrekvensen under antagningsperioden Ta ut antagningslistor med elevval Se antagningsresultat Importera antagna elever till det egna elevregistreringssystemet (mottagande gymnasieskola) I Indra finns information om alla skolor och utbildningar inom GR. Man kan även se sina elevers gymnasieval, betyg, adress- och telefonnummer. Det finns också möjlighet att ta fram e-postadresser om man behöver göra mejlutskick till studie- och yrkesvägledare på regionens alla skolor mm. Inloggningsuppgifter Alla år 9-elever och äldreelever som är folkbokförda i GR samt registrerade i Indra får inloggningsuppgifter till webbplatsen för gymnasievalet. Alla GRs grund- och gymnasieskolor som finns registrerade i Indra får inloggning utifrån den befattning och/eller behörighet som man har på skolan. Inloggningsuppgifter skola Ansökningsformulär för inloggningsuppgifter utifrån befattning och behörighet finns för inloggad skolpersonal på grkom.se/gymnasieantagningen. Inloggningsuppgifter elev Läs dokumentet Inloggningsuppgifter elev som finns för inloggad skolpersonal på grkom.se/gymnasieantagningen. Indras ärendehanteringssystem De arbetsuppgifter som åligger skolan att utföra i antagningssystemet skickas per automatik ut till berörda användare via s ärendehanteringssystem. Arbetsuppgifter med information om vad som skall utföras, hur och när samt användarmeddelanden av mer allmän karaktär skickas till berörda användares e-post samt den personliga sida man har som inloggad på indra2.se/admin. Arbetsuppgifter skickas ut i god tid innan de skall vara utförda och klarmarkerade. Frågor? Har du frågor runt det gemensamma antagningsarbetet kontaktar du Susanne Carlström, på tel: 031-335 51 56 eller mejla suc@grkom.se 2
Uppdaterad 2016-11-03 sida 3 Hösten vintern Informationsmöte och Indrautbildning På hösten bjuder in alla studie- och yrkesvägledare eller de med liknande funktion till informationsmöten. Vi går igenom resultatet av avslutat antagningsarbete och informerar om nyheter inför kommande antagningsår. Då finns det även möjlighet att ställa frågor, diskutera förslag till förbättring av rutiner mm. Under november månad finns även tillfälle för ny personal att få utbildning i antagningssystemet Indra. Anger vilka som är nyanställda och som önskar delta i Indrautbildning. Studie- och yrkesvägledare eller skolledare deltar i det informationsmöte som hålls på under hösten. Anmälan om Öppet hus Information om gymnasieskolornas Öppet hus läggs ut på GRs webbplats. Datum och tider anmäler skolan själv via formulär på www.gymnasiedagarna.se/besokare/oppet_hus. Informationen nås därefter på grkom.se/gymnasieantagningen. Gymnasiedagarna Varje höst i oktober anordnar GR Utbildning gymnasiemässan Gymnasiedagarna som är förlagd till Svenska mässan i Göteborg. Där har gymnasieskolorna möjlighet att informera om sin skola för samtliga grundskoleelever i regionen. Anmäl till GR Utbildning i mars månad om ni önskar delta på Gymnasiedagarna i oktober. Gymnasieorganisation Organisationsansvarig i kommuner och på fristående gymnasieskolor lägger in och uppdaterar själva det utbildningsutbud som skolan planerar att erbjuda inför höstens skolstart. Utbildningsutbudet samt antal platser skall vara justerat och klart när gymnasievalet startar i december. Kommunerna och gymnasieskolorna registrerar sitt utbildningsutbud och antal platser per program i antagningssystemet Indra. Inför preliminär- och slutantagning skall gymnasieskolorna klarmarkera att korrekt antal platser är registrerade i antagningssystemet Indra. Betyg Höstterminsbetyg för regionens och övriga landets sökande grundskoleelever (år 9) rapporteras till. Slutbetyg för äldresökande finns i de flesta fall redan i Indra. 3
Uppdaterad 2016-11-03 sida 4 I de fall gymnasieskolan har elever som läser på introduktionsprogram och kompletterar sina grundskolebetyg skall skolan se till att dessa registreras i Indra. Program med färdighetsprov sammanställer ett informationsblad som presenterar de utbildningar som använder sig av särskilda färdighetsprov i antagningen. Informationen läggs ut på www.grkom.se/gymnasieantagningen. I Indra fyller skolan själv i information om utbildningen och dess färdighetsprov. Skolan skall även fylla i information om skolans provtillfälle. När elevernas möjlighet att registrera gymnasieval stänger skickas kallelse ut till sökande per automatik. Inför preliminär- och slutantagning skall skolorna registrera elevernas poäng/resultat i Indra. Gymnasievalet Eleven Mellan december och februari kan eleverna själva registrera sitt gymnasieval på webbplatsen för gymnasievalet, indra2.se. För exakt tid och datum se Tidslinjen. handlägger gymnasieval* för elever inom regionen via antagningssystemet Indra. Genom att alla skolor i regionen deltar i det gemensamma antagningsarbetet undviks dubbelantagning, d v s en elev kan bara bli antagen på en skola och en utbildning. handlägger även gymnasieval för icke GR-elever som söker utbildning i Göteborgsregionen. I februari, i samband med att gymnasievalet stänger för elev, sammanställs statistik över sökandefrekvensen, antal obehöriga, lediga platser mm. Information och statistik läggs ut på grkom.se/gymnasieantagningen. * handlägger inte intresseanmälan till individbaserad yrkesintroduktion, individuellt alternativ, preparandutbildning och språkintroduktion. Kommun/skola ansvarar själv för placering av elever på dessa program via antagningssystemet Indra. Studie- och yrkesvägledaren eller motsvarande på skolan registrerar gymnasieval för eleverna i Indra i det fall eleven väljer att inte själv registrera sitt gymnasieval. Fri kvot Alla frikvotsansökningar skall skickas till. Fri kvot finns till för de elever som behöver företräde till viss utbildning på grund av sociala och/eller medicinska skäl. Skriftligt skäl över elevens situation skall vara tillhanda i samband med att gymnasievalet stänger för elev och skälen prövas sedan under våren på frikvotsmöten. ansvarar för 4
Uppdaterad 2016-11-03 sida 5 antagningen i fri kvot på kommunala gymnasieskolor medan frikvotsansökningar till fristående gymnasieskolor handläggs och beslutas av mottagande fristående gymnasieskola. För skäl som uppkommit under vårterminen och för äldre elever är sista datum runt 1 juni, se Tidslinjen. Fristående gymnasieskolor ansvarar för att pröva elever i fri kvot till den egna skola samt registrera skolans beslut i Indra. Våren Anstånd Inför preliminärantagningen skall gymnasieskolorna registrera den utbildning i elevens gymnasieval som man tidigare ansökningsår beviljat anstånd till. Skolan skall även ta in eleven på utbildningen i antagningssystemet Indra. Simuleringskörningar/Planeringskörningar Under våren gör simuleringskörningar varje vecka, vilka redovisas i Indra för skolpersonal med viss behörighet. Simuleringskörningarna ger information om fördelningen av förstahandsvalen till de olika utbildningarna och är ett bra underlag för dimensionering av skolans organisation/antal utbildningsplatser. Skolan kan själv påverka simuleringarna genom att ändra antal platser i Indra inför varje körning och på så sätt se hur antagningsresultatet förändras. Skolorna är skyldiga att kontrollera resultatet av varje simuleringskörning för att upptäcka eventuella felaktigheter innan preliminär- och slutantagningskörningarna. Informationsmöte På våren då preliminärantagningen är klar bjuder in alla studie- och yrkesvägledare eller dem med liknande funktion till informationsmöten. Vi går igenom resultatet av antagningarna, diverse antagningsstatistik samt informerar om kvarvarande antagningsperiod fram till dess att antagningen avslutas. Studie- och yrkesvägledare eller skolledare deltar i informationsmötet. Preliminärantagningen Preliminärantagning är klar i mitten av april. Det officiella beslutet om antagning fattas av den politiska antagningsnämnden, Utbildningsgruppen, för de kommunala skolorna. Även om fristående 5
Uppdaterad 2016-11-03 sida 6 skolor inte omfattas av själva beslutet gäller regler och rutiner runt antagningen samtliga skolor oavsett huvudman. meddelar antagningsbesked till samtliga sökanden samt informerar pressen om resultatet av antagningen. Information och statistik läggs ut på grkom.se/gymnasieantagningen. Inför preliminärantagningen skall gymnasieskolorna klarmarkera att korrekt antal platser är registrerade i antagningssystemet Indra. Gymnasievalet Ändra i ansökan eller göra nyval Elever som vill ändra eller lägga till gymnasieval efter preliminärantagningen måste vända sig till sin studie- och yrkesvägledare för att få hjälp med att registrera valen. Upprop Inför slutantagningen skall skolorna registrera information om upprop (datum, tid och plats) i Indra. Informationen meddelas antagna elever via antagningsbeskedet. Dispens engelska 16 kap 32 Skollagen: En sökande till ett nationellt program som saknar godkänt betyg i engelska men uppfyller övriga behörighetskrav skall ändå anses behörig om den sökande 1. på grund av speciella personliga förhållanden inte har haft möjlighet att delta i undervisning i engelska under en betydande del av sin tid i grundskolan eller motsvarande utbildning, och 2. bedöms ha förutsättningar att klara studierna på det sökta programmet. Eleven skall också ges förutsättningar att läsa in engelskan så att eleven får ett slutbetyg i gymnasieskolan. Rektor på avlämnande grundskola har ansvar för att skolan sammanställer skrivelse där man begär dispens från engelska för eleven. Skrivelsen skickas till mottagande gymnasieskola/skolor för beslut om dispensen beviljas eller ej. Gymnasieskolans åtagande Det är huvudmannen för skolan, dvs mottagande gymnasieskola, som avgör om man beviljar eleven dispens samt registrerar sitt beslut i Indra. Därefter prövas eleven som övriga elever i antagningssystemet. OBS! Prövning sker ej till preliminärantagningen. Omgångare Inför slutantagningen skall gymnasieskolorna registrera den utbildning i elevens gymnasieval som man beslutat att eleven skall gå om. Skolan skall även ta in eleven på utbildningen i antagningssystemet Indra. 6
Uppdaterad 2016-11-03 sida 7 Lägga ner utbildning I de fall skolan lägger ner en utbildning kommer berörda elever att informeras per automatik. När skolan markerar i Indra att utbildningen inte kommer att starta finns möjlighet att skriva till egen information som komplement till den text som finns i informationsbrevet som skickas ut till eleverna. Sista dag att lägga ner en utbildning är i god tid innan slutantagningen, se exakt datum på Tidslinjen. Detta för att eleverna skall hinna göra omval innan gymnasievalet stänger. Informationsskyldigheten fastställs av GRs politiska utbildningsgrupp och finns angiven i de Etiska reglerna. Sommaren Betyg Slutbetyg för regionens sökande (år 9) och elever utifrån andra kommuner som söker gymnasieutbildning i GR rapporteras till. I de fall gymnasieskolan har elever som läser på introduktionsprogram och som kompletterar sina grundskolebetyg skall skolan se till att dessa registreras i Indra. Slutantagningen Slutantagningen är klar i slutet av juni. Det officiella beslutet om antagning fattas av den politiska antagningsnämnden, Utbildningsgruppen, för de kommunala skolorna. Även om fristående skolor inte omfattas av själva beslutet gäller regler och rutiner runt antagningen samtliga skolor oavsett huvudman. meddelar antagningsbesked till samtliga sökanden samt informerar pressen om resultatet av antagningen. Information och statistik läggs ut på grkom.se/gymnasieantagningen. Gymnasieskolorna kan själva ta fram information om antagna, antal reserver, lediga platser och antagningspoäng för sin skola ur antagningssystemet. Inför slutantagningen skall gymnasieskolorna klarmarkera att korrekt antal platser är registrerade i antagningssystemet Indra. Fristående skolor skall också på utsatt datum klarmarkera att man godkänner föreslagna elever för antagning. Reservantagningen I början av augusti gör en stor reservantagning till de platser som blivit lediga under sommaren och därefter sker kontinuerlig påfyllning fram till dess att antagningen avslutas i september. Varje gymnasieskola har en kontaktperson hos under reservantagningen. sköter alla kontakter med avgående och tillkommande elever under hela reservantagningen, d v s skolan får inte själv ta in elever vid sidan om den officiella antagningen. 7
Uppdaterad 2016-11-03 sida 8 Varje skola bistår med en kontaktperson under hela reservantagningen, vilken rapporterar till vilka elever som inte kommit till upprop och varför. Därefter rapporterar skolan de elever som avgår från skolan så länge som reservantagningen pågår, se Tidslinjen. Utbildningskatalog Vad ska jag välja? och skolan Under våren samlar GR Utbildning in information om utbildningsutbudet för nästkommande antagningsår från skolorna. Uppgifterna sammanställs i katalogen Vad ska jag välja? som de allra flesta grundskolor i regionen brukar beställa till sina år 9-elever. Länk till katalogen (PDF) finns på grkom.se/gymnasieantagningen. Skolan skall lämna skriftlig information till ansvarig på GR Utbildning så att uppgifterna i utbildningskatalogen Vad ska jag välja? blir korrekt. I maj kan skolorna beställa katalogen och i september kommer den ut i tryck. GRUUS GöteborgsRegionens UngdomsUppföljningsSystem (www.gruus.se) Med anledning av kommunernas informationsansvar och att skolorna enligt skollagen är skyldiga att informera elevens hemkommun om när en elev börjar eller slutar vid en gymnasieskola med annan huvudman än hemkommunen så används inom GR det webbaserade uppföljningssystemet GRUUS. De två direkta syftena med systemet är: att hemkommunen skall få information om egen elev, om elev som går i en annan kommun, på fristående skola eller som avbryter sina studier. att ge fristående gymnasieskolor och kommuner inom GR ett klart och entydigt underlag om vilken kommun som är ekonomiskt ansvarig för en elev. GRUUS används idag av samtliga gymnasieskolor, såväl fristående som kommunala inom GR. På varje gymnasieskola finns en av skolan utsedd registreringsansvarig som löpande registrerar tillkommande och avgående elever. GRUUS används även av de av kommunerna utsedda informationsansvariga som arbetar med ungdomsuppföljning i regionens kommuner. Särskild ansökan om användar-id till GRUUS skickas till. Frågor om GRUUS mejlas till gruus@grkom.se Gemensamma gymnasiet (www.gemgym.goteborg.se) Gymnasieskolorna i GR kan genom Gemensamma gymnasiet erbjuda ett fast utbud av kurser i samband med respektive skolas ordinarie val av valbara kurser och individuella val. För att dessa kurser skall kunna erbjudas i kursutbudet tidigt i valprocessen har varje skola möjlighet att anmäla vilka kurser de önskar anordna och/eller vilka kurser som de vill skall anordnas. Vilken eller vilka kurser ur det gemensamma utbudet som skolan sedan vill erbjuda sina elever bestämmer 8
Uppdaterad 2016-11-03 sida 9 respektive hemskola själv. De gemensamt anordnade kurserna inom regionen skall vara nationella kurser som enskilda skolor av olika anledningar väljer att inte erbjuda. All information om kursutbudet finns på GR Utbildnings webbplats: www.grkom.se och välj Inför gymnasievalet och därefter Gemensamma gymnasiet. För att kunna arbeta med det administrativa systemet krävs användar-id och lösenord. Särskild ansökan om användar-id till Gemensamma gymnasiet skickas till. Inom ramen för Gemensamma gymnasiets administrativa system erbjuder även Språkcentrum ett antal kurser i ämnet Modersmål. 9
Uppdaterad 2016-11-03 sida 10 s verksamhet under antagningsåret September Reservantagning är klar, antagningen avslutas, se Tidslinjen Antagningsresultatet visas i Indra Antagningsstatistik finns på grkom.se/gymnasieantagningen Utbildningskatalogen Vad ska jag välja? skickas ut Juni - juli Augusti Reservantagning Skolstart Sista ansökningsdag, se Tidslinjen Grundskolorna för över slutbetygen Gymnasieskolorna klarmarkerar sin organisation Fristående gymnasieskolor godkänner föreslagna elever för antagning Slutantagningen är klar Antagningsresultatet visas i Indra Antagningsstatistik finns på grkom.se/gymnasieantagningen Sökande från kommuner utanför GR får även antagningsbesked per post Maj Sista ansökningsdag till program med färdighetsprov, se Tidslinjen Skolorna registrerar uppropstider i Indra Sista dag för nedläggning av utbildning, se Tidslinjen Utbildningskatalogen Vad ska jag välja? beställs Oktober Nytt antagningsår startar Gymnasiedagarna på Svenska mässan Syv-information hos Grundskolorna för över elevuppgifter till antagningssystemet Indra Antagningsåret April Preliminärantagningen är klar Antagningsresultatet visas i Indra Antagningsstatistik finns på grkom.se/gymnasieantagningen Syv-information hos Elev kan göra ändringar i sin ansökan med hjälp av studievägledare Sökande från kommuner utanför GR får även antagningsbesked per post Mars November Skolorna registrerar sitt utbildningsutbud Skolorna registrerar antal platser per utbildning håller utbildning i antagningssystemet Indra Skolorna registrerar extraval/elevval (språkval, individuellt val, instrument och idrott) December Elevernas inloggningsuppgifter till gymnasievalet skickas ut Gymnasievalet öppnar Grundskolorna för över höstterminsbetygen Januari-Februari Sista ansökningsdag, se Tidslinjen Sökandestatistik finns på grkom.se/gymnasieantagningen Skolorna registrerar anstånd Simuleringskörningar startar och presenteras i Indra Söktrycket visas i Indra registrerar gymnasieval för icke GR-elever som söker utbildning i regionen Gymnasieskolorna klarmarkerar sin organisation 10